Locatie: Bureau van de Europese Ombudsman (Froissartstraat 87, Brussel)

Aanwezig

Europese Commissie

• Afdelingshoofd - Strategy & Corporate Campaigns (DG COMM.B.1)
• Afdelingshoofd - Juridisch advies, beveiliging en documentbeheer (DG COMM.D.2)
• Afdelingshoofd Interinstitutionele Betrekkingen, Corporate Contracts & EDCC (DG COMM.B.2)
• Sectorhoofd - Overheidsopdrachten en subsidies (DG COMM.D.3.003)
• Juridisch medewerker - Ethiek, goed bestuur en betrekkingen met de Europese Ombudsman (SG.C.2)
• Adjunct-eenheidshoofd - Transparantie, documentenbeheer en toegang tot documenten (SG.C.1)
• Juridisch en beleidsmedewerker - Transparantie, documentenbeheer en toegang tot documenten (SG.C.1)
• Juridisch en beleidsmedewerker - Transparantie, documentenbeheer en toegang tot documenten (SG.C.1)
• Administratief functionaris - Transparantie, documentenbeheer en toegang tot documenten (SG.C.1)

Europese Ombudsman

• Jennifer King, juridisch expert
• Nicholas Hernanz, onderzoeksofficier
• Kilian Frey, stagiair bij Inquiries

Achtergrond en doel van de vergadering

De klacht betreft het antwoord van de Europese Commissie op een verzoek om toegang van het publiek tot documenten die zijn geregistreerd onder EASE 2024/0393 in verband met de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van de public relations-campagne van de Commissie “You are EU”. Klager voert aan dat de Commissie niet alle documenten heeft geïdentificeerd die binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen.

Het doel van de bijeenkomst was dat het onderzoeksteam van de Ombudsman duidelijkheid kreeg over de manier waarop de Commissie de documenten die binnen het toepassingsgebied van het verzoek om toegang van de klager vielen, heeft opgezocht en geïdentificeerd.

Inleiding en procedurele informatie

De aanwezigen stelden zich voor en het onderzoeksteam van de Ombudsman bedankte de vertegenwoordigers van de Commissie voor hun ontmoeting. Zij schetsten het rechtskader dat van toepassing is op vergaderingen van de Ombudsman, met name dat de Ombudsman zonder voorafgaande toestemming van de Commissie geen door de Commissie als vertrouwelijk aangemerkte informatie openbaar zou maken, noch aan de klager, noch aan enige andere persoon buiten het Bureau van de Ombudsman^[1].

Het onderzoeksteam legde uit dat zij een ontwerpverslag over de vergadering zouden opstellen dat aan de Commissie zou worden toegezonden om ervoor te zorgen dat de inhoud feitelijk juist en volledig was. Het verslag van de vergadering zou dan worden afgerond, in het dossier worden opgenomen en aan de klager worden verstrekt. Er zou geen vertrouwelijke informatie in het verslag worden opgenomen of anderszins aan de klager of een derde worden verstrekt.

Uitgewisselde informatie

De vertegenwoordigers van de Commissie legden uit dat het oorspronkelijke verzoek van klager betrekking had op “dePR-campagne “U bent EU” die de Commissie momenteel voert”(onderstreping toegevoegd). Aangezien de campagne in drie verschillende golven is verdeeld, was de Commissie van mening dat het oorspronkelijke verzoek alleen betrekking had op de documenten die betrekking hadden op de derde golf van de campagne (die momenteel loopt). Naar aanleiding van het confirmatief verzoek van de klager heeft de Commissie begrepen dat het toepassingsgebied ruimer kan zijn, wat kan leiden tot de identificatie van aanvullende documenten.

De vertegenwoordigers van de Commissie legden uit dat het secretariaat-generaal van de Commissie, na ontvangst van het confirmatief verzoek van klager, nauw heeft samengewerkt met het directoraat-generaal Communicatie (DG COMM), dat het oorspronkelijke verzoek heeft behandeld. Naast de 32 documenten die in de beginfase zijn geïdentificeerd, heeft DG COMM nog eens 8 documenten geïdentificeerd. De vertegenwoordigers van de Commissie merktenop dat een van de aanvullende documenten, de “Nota over een onderhandelingsprocedure”[2], essentiële informatie bevatte met betrekking tot de wens van de klager om te begrijpen waarom voor deze procedure werd gekozen, welke rechtsgrondslag werd gebruikt en hoe de voorlopige marktanalyse werd uitgevoerd.

In antwoord op een vraag van het onderzoeksteam van de Ombudsman over bepaalde documenten die in de openbaar gemaakte, maar niet geïdentificeerde documenten werden genoemd, legde de Commissie uit dat dit voorbereidende documenten waren en daarom buiten het toepassingsgebied werden geacht. De vertegenwoordigers van de Commissie verklaarden dat klager niet specifiek om deze documenten had verzocht.

De vertegenwoordigers van de Commissie waren het erover eens dat, indien de Ombudsman zou concluderen dat aanvullende documenten hadden moeten worden geïdentificeerd, de Commissie haar besluit opnieuw zou kunnen beoordelen.

Zij wezen ook op de moeilijke context in april 2022, toen de Commissie de onderhandelingsprocedure COMM/2022/NP/0302 inleidde voor een communicatiecampagne over de reactie van de EU op de gevolgen van de Russische aanvalsoorlog tegen Oekraïne. Gezien de context moest de Commissie haar algemene communicatiestrategie snel wijzigen om het optreden van de Unie in reactie op de oorlog en de daaruit voortvloeiende energie- en economische crises sneller, reactiever en efficiënter uit te leggen. Er was inderdaad dringend behoefte aan communicatie over de reactie van de EU aan een breed publiek en de bestaande contractuele oplossingen maakten het niet mogelijk om snel een campagne te voeren.

Het Financieel Reglement[3] staat de EU-instellingen toe om in uiterst dringende gevallen gebruik te maken van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking van een aankondiging van een opdracht. De vertegenwoordigers van de Commissie benadrukten dat er in dergelijke gevallen geen verplichte verplichting bestaat om een voorlopige marktanalyse uit te voeren; maar de Commissie heeft niettemin besloten de markt te analyseren en heeft daaruit drie communicatiebedrijven geïdentificeerd en geïnterviewd.

De communicatieactiviteiten die blijk geven van solidariteit met Oekraïne, waaronder de campagne “Jij bent de EU”, hebben in 2023 zelfs de prijs van de Europese Ombudsman voor goed bestuur gewonnen in de categorie “Excellentie in communicatie”[4].

Het onderzoeksteam van de Ombudsman verwees naar de bewering van klager dat het moeilijk te geloven was dat de Commissie had besloten de campagne “U bent EU” “vollediguit het niets” telanceren. Zij vroegen of er aanvullende documenten bestaan met betrekking tot de voorbereidende fasen en/of een besluit om de onderhandelingsprocedure in te leiden. De vertegenwoordigers van de Commissie bevestigden dat dergelijke documenten niet bestaan. Het besluit om de procedure in te leiden was het resultaat van een brainstorming onder hoge ambtenaren van de Commissie in DG COMM. Het was gebaseerd op de mededeling over maatregelen op het gebied van bedrijfscommunicatie in 2021-2023 in het kader van het meerjarig financieel kader 2021-2027, “Communicerenover een Unie die meer nastreeft”[5], die eind 2020 is aangenomen en waarin staat dat het DG middelen kan bundelen om pan-Europese communicatiecampagnes uit te voeren.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman vroeg naar het verzoek van klager om toegang tot documenten die in het bezit waren van de voorzitter van de Commissie en/of haar kabinet. De vertegenwoordigers van de Commissie legden uit dat zij in de beginfase bij de directeur Strategie en Bedrijfscommunicatie van DG COMM hadden gecontroleerd of zij e-mail- of sms-berichten hadden uitgewisseld met de voorzitter of haar kabinet, en dat de directeur had bevestigd dat er geen berichten waren uitgewisseld. Zij hebben niet rechtstreeks contact opgenomen met de voorzitter of haar kabinet, aangezien eventuele uitwisselingen, indien deze hadden plaatsgevonden, zouden hebben plaatsgevonden met de directeur als bevoegde ordonnateur en elk dergelijk document dus in het bezit van die directeur zou zijn geweest. In de confirmatieve fase heeft het secretariaat-generaal van de Commissie dat het confirmatieve verzoek behandelt, ook geen contact opgenomen met het kabinet van de voorzitter, op basis van dezelfde bevestiging door DG COMM met betrekking tot de documenten die van oordeel waren dat een dergelijke e-mail of sms niet bestond. Bovendien verwezen de vertegenwoordigers van de Commissie naar het confirmatief verzoek van klager, waarin hij zijn verzoek met betrekking tot e-mail of sms-berichten van de voorzitter of haar kabinet niet had herhaald.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman merkte op dat het confirmatieve besluit geen enkele motivering bevatte over de manier waarop het zoeken naar de gevraagde documenten werd uitgevoerd, ondanks de bezorgdheid van de klager over het niet identificeren van relevante documenten. Zij vroegen of de Commissie in de toekomst zou kunnen overwegen om in haar confirmatieve besluiten nader uit te leggen hoe het zoeken naar documenten wordt uitgevoerd (zelfs in gevallen waarin geen documenten worden geïdentificeerd). De vertegenwoordigers van de Commissie zeiden dat zij met dit voorstel rekening zouden houden als voorbeeld van goede praktijken.

In antwoord op een vraag van het onderzoeksteam van de Ombudsman hebben de vertegenwoordigers van de Commissie in het verzoek van klager enkele verduidelijkingen verstrekt over de kaderovereenkomsten in kwestie. Zij legden uit dat de Commissie voor de eerste ronde van de campagne, in het licht van de bovengenoemde urgentie, een uitzonderlijke onderhandelingsprocedure heeft gebruikt om het aanbestedingsproces te versnellen (het duurde minder dan drie maanden om het contract te ondertekenen, vergeleken met negen maanden in standaardkaderovereenkomsten). Het raamcontract dat werd gebruikt om de eerste golf te lanceren, duurde slechts één jaar. De tweede en derde golf werden vervolgens gebaseerd op standaard open procedures. In totaal waren er slechts twee aanbestedingsprocedures: De ene voor de eerste golf en de andere voor de tweede en derde golf.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman verwees naar een aantal voorbeelden van documenten waarnaar in de tekst van de geïdentificeerde documenten was verwezen en vroeg of deze ook binnen het toepassingsgebied van het verzoek van klager vielen. Het onderzoeksteam vroeg ook of bepaalde enquêteresultaten en kwantitatieve analyses die worden genoemd in document 32, dat een voortgangsverslag over bedrijfscampagnes is[6], documenten waren die hadden moeten worden geïdentificeerd.

De vertegenwoordigers van de Commissie kwamen overeen alle relevante documenten die binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen, opnieuw te doorzoeken en de eventueel nieuw geïdentificeerde documenten te beoordelen op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Zij zouden de documenten waarnaar de Ombudsmanverwijst [7] in overweging nemen bij deze nieuwe zoektocht naar documenten en zouden klager in kennis stellen van het besluit van de Commissie. Zij verduidelijkten ook dat document 32 betrekking had op de tweede golf van de campagne “Jij bent de EU” en dat er geen voortgangsverslag over de derde golf bestaat, aangezien de campagne nog steeds loopt. De Commissie stemde er ook mee in om na te gaan of het voortgangsverslag over de eerste golf van de campagne had moeten worden vastgesteld.

Afsluiting van de vergadering

Het onderzoeksteam bedankte de vertegenwoordigers van de Commissie voor hun tijd en voor de verstrekte uitleg, en de vergadering eindigde.

Brussel, 5 september 2024

Jennifer King Nicholas Hernanz

Juridisch deskundige onderzoeksfunctionaris

[1] Artikel 4, lid 8, van de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman.

[2] Ref. Ares(2022)3066266 - 19/04/2022

[3] Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/press-release/en/171613

[5] Beschikbaar op: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2020)9390&lang=nl

[6] “Notater attentie van de uitvoerend communicatieadviseur van voorzitter Von der Leyen”,Ref. Ares(2023)5148142 van 25 juli 2023.

[7] Het onderzoeksteam van de Ombudsman stelde een indicatieve en niet-uitputtende lijst op van voorbeelden van documenten die in de reeds bekendgemaakte documenten werden genoemd, maar niet werden geïdentificeerd. De lijst is als bijlage bij dit verslag van de vergadering gevoegd. De vertegenwoordigers van de Commissie verzochten om vertrouwelijke behandeling van de bijlage.