Onderzoek: OI/4/2020/TE

Titel: Transparantie van de Raad tijdens de COVID-19-crisis

 Datum: vrijdag 13 november 2020

Locatie: Raad van de EU, Brussel

Aanwezig

Vertegenwoordigers van de Raad van de Europese Unie, waaronder twee leden van de juridische dienst, vier leden van het transparantieteam en zes personen die de geïnspecteerde dossiers behandelen.

Vier vertegenwoordigers van de Europese Ombudsman.

Doel van de inspectievergadering

Het doel van de vergadering was een beter inzicht te krijgen in de transparantieregelingen die de Raad tijdens de COVID-19-crisis heeft ingevoerd, met name wat betreft de beschikbare documentatie over het besluitvormingsproces van de Raad. Om een volledig begrip te krijgen, werden de volgende documenten geïnspecteerd:

• dossier met betrekking tot de vaststelling van Verordening (EU) 2020/672 van de Raad van 19 mei 2020 betreffende de instelling van een Europees instrument voor tijdelijke steun om het risico op werkloosheid in een noodtoestand te beperken (SURE) als gevolg van de COVID-19-uitbraak;
•  Dossier met betrekking tot de vaststelling van Verordening (EU) 2020/696 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 2020 tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1008/2008 inzake gemeenschappelijke regels voor de exploitatie van luchtdiensten in de Gemeenschap in het licht van de COVID-19-pandemie;
•  Dossier met betrekking tot de vaststelling van Besluit (EU) 2020/701 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 2020 inzake Marcofinanciële bijstand aan uitbreidings- en nabuurschapspartners in de context van de COVID-19-pandemie;
•  Dossier betreffende de vaststelling van het besluit van de Raad betreffende confirmatief verzoek 6/c/01/20 inzake toegang tot documenten WK 11963/19 en WK 14081/18;
•  Dossier betreffende de vaststelling van Besluit (EU) 2020/789 van de Raad van 9 juni 2020 tot verlenging van de Overeenkomst voor wetenschappelijke en technologische samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en de regering van de Republiek India;
•  Document ST 6934 2020 INIT, getiteld “Uitzonderlijke maatregelen voor de voortzetting van de besluitvorming in de Raad”, van 19 maart 2020.
•  Documentatie beschikbaar over de werking van drie groepen (met inbegrip van agenda’s, notulen van vergaderingen, verslagen van informele vergaderingen van tele- of videoconferenties en resultaten van schriftelijk overleg) in de periode van 1 januari tot en met 30 juni 2020. De Raad heeft de Groep luchtvaart, de Groep voorlichting en de Groep audiovisuele aangelegenheden geselecteerd.

Inleiding en procedurele informatie

De bijeenkomst werd georganiseerd overeenkomstig artikel 3, lid 2, van het Statuut van de Europese Ombudsman en artikel 4 van de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman.

De vergadering begon om 10.00 uur en eindigde om 14.00 uur.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft het voorwerp en het doel van en de procedure voor de bijeenkomst in het kader van het strategisch onderzoek van de Ombudsman OI/4/2020/TE uiteengezet. Het onderzoeksteam legde met name uit dat dit onderzoek tot doel heeft ervoor te zorgen dat de Raad, terwijl hij zijn werking aanpast in het licht van de COVID-19-crisis, de hoogste normen inzake transparantie met betrekking tot zijn besluitvormingsproces handhaaft. Dit is van bijzonder belang gezien de grote impact op de EU-burgers van de besluiten die de Raad in deze periode heeft genomen. 

De vertegenwoordigers van de Ombudsman hebben de vertegenwoordigers van de Raad ook meegedeeld dat, indien zij de Ombudsman documenten willen verstrekken die zij als vertrouwelijk beschouwen, derden geen toegang mogen krijgen zonder voorafgaande toestemming van de Raad´. Dergelijke informatie en documenten worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd.

Discussie tijdens de vergadering

1. Achtergrond van de besluitvorming van de Raad tijdens COVID-19

De vertegenwoordigers van de Raad wezen in de eerste plaats op de algemene inspanningen van de Raad om de transparantie van zijn besluitvormingsproces tijdens de COVID-19-crisis te waarborgen. Zij legden uit dat in de meeste gevallen een samenvatting van alle besluiten beschikbaar is en dat de verslagen van schriftelijke procedures beschikbaar zijn in het openbaar toegankelijke register.

De Raad merkte ook op dat hij, ondanks de crisis, de termijnen voor het beantwoorden van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1049/2001 ^[1] in acht heeft genomen, behalve in enkele gevallen.

a) Tijdelijke afwijking van het reglement van orde van de Raad

Als reactie op de COVID-19-crisis moest de Raad snel reageren en zijn interne procedures aanpassen om de continuïteit van zijn besluitvorming te waarborgen. In normale tijden worden de meeste besluiten van de Raad vastgesteld in formele fysieke vergaderingen. Het Comité van permanente vertegenwoordigers (Coreper) neemt met eenparigheid van stemmen de gewone schriftelijke procedure voor “dringende aangelegenheden” in acht.

Op 23 maart 2020 heeft de Raad Besluit 2020/430 ^[2] vastgesteld, dat voorziet in een tijdelijke afwijking van artikel 12, lid 1, eerste alinea, van zijn reglement van orde ^[3]. Deze afwijking vergemakkelijkt het gebruik van de gewone schriftelijke procedure. De afwijking is sinds maart vijf keer verlengd en is momenteel van toepassing tot en met 15 januari 2021 ^[4].

De afwijking stelt het Coreper in staat te besluiten de gewone schriftelijke procedure te volgen door de stemregel toe te passen die van toepassing is op de vaststelling van de betrokken handeling van de Raad (bv. met gewone meerderheid, gekwalificeerde meerderheid of eenparigheid van stemmen, naargelang het geval). Het doel is de Raad in staat te stellen besluiten te nemen op een tijdstip waarop het voor bepaalde leden van de Raad onmogelijk of zeer moeilijk is te reizen om fysiek aanwezig te zijn op de Raadszittingen die op de zetel van de Raad worden gehouden. Tegelijkertijd benadrukten de vertegenwoordigers van de Raad dat het van bijzonder belang is dat het besluitvormingsproces volledig in overeenstemming is met het transparantiebeginsel. In feite is de afwijking vastgesteld met het oog op “het zoveel mogelijk waarborgen van onder meer [...] publieke transparantie”.^[5] De vaststelling van de afwijking zelf gebeurde binnen het huidige rechtskader en met volledige inachtneming van de transparantievereisten.

Vertegenwoordigers van de Raad legden verder uit dat de Raad Besluit 2020/430 op 23 maart heeft vastgesteld naar aanleiding van een door het secretariaat-generaal van de Raad opgestelde nota die op 19 maart 2020 aan het Coreper is voorgelegd. In het document, getiteld "Uitzonderlijke maatregelen voor de voortzetting van de besluitvorming in de Raad"^[6], werden aan het Coreper twee opties (en een combinatie daarvan) voorgesteld om het besluitvormingsproces van de Raad in de huidige uitzonderlijke situatie aan te passen. Het Coreper heeft voorgesteld tijdelijk af te wijken van artikel 12, lid 1, eerste alinea, van het reglement van orde van de Raad en het gebruik van de schriftelijke procedure te vergemakkelijken. De andere door het secretariaat voorgestelde optie bestond erin de formele Raadszittingen voort te zetten, maar tijdelijk af te wijken van het quorumvereiste van artikel 11, lid 4, van het reglement van orde van de Raad. Deze optie voorzag erin dat de leden van de Raad, die een vergadering niet fysiek konden bijwonen, via videoconferentie konden deelnemen, maar toch als onderdeel van het quorum konden worden meegeteld.

Vertegenwoordigers van de Raad verklaarden voorts dat de door het secretariaat-generaal opgestelde optienota aanvankelijk als LIMITE was gemarkeerd ^[7], maar op 14 oktober 2020 openbaar werd gemaakt naar aanleiding van een verzoek om toegang van het publiek tot documenten op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Zij wezen erop dat het reglement van orde van de Raad volgens de Verdragen geen wetgevingshandeling is en dat voor een besluit om daarvan af te wijken dus niet dezelfde transparantienormen gelden als voor handelingen die volgens een wetgevingsprocedure worden vastgesteld. De aanvankelijke keuze om het document als LIMITE te markeren, hield zeker ook verband met de onzekere ontwikkeling van de COVID-crisis op dat moment en de mogelijkheid om verder na te denken over opties om te reageren.

b) Praktische werking van informele ministeriële videoconferenties en werkgroepen

Informele ministeriële videoconferenties

Met de uitbraak van COVID-19 was het duidelijk dat niet alle leden van de Raad naar de zetel van de Raad zouden kunnen reizen en formele Raadszittingen zouden kunnen bijwonen. In plaats daarvan worden informele ministeriële video- of teleconferenties georganiseerd. Tijdens dergelijke videoconferenties kunnen geen handelingen of conclusies worden vastgesteld. Overeenkomstig de tijdelijke afwijking van het reglement van orde kunnen besluiten van de Raad via de schriftelijke procedure worden vastgesteld na een daartoe strekkend besluit van het Coreper. Het reglement van orde van de Raad is als zodanig niet van toepassing op informele ministeriële videoconferenties.

Vertegenwoordigers van de Raad legden uit dat de manier waarop deze informele ministeriële videoconferenties werden georganiseerd, in de loop der tijd is aangepast. Aanvankelijk werd aangenomen dat de wijzigingen die in het licht van COVID-19 werden doorgevoerd, slechts voor een korte periode van toepassing waren. Naarmate de COVID-19-crisis evolueerde, duurde de afwijking langer dan oorspronkelijk was voorzien en moest de Raad zich aanpassen om beter op de situatie te reageren. Aan het begin van de pandemie, van maart tot mei 2020, richtte de Raad zich op COVID-19 en de respons van de EU op de crisis. Er vonden regelmatig informele ministeriële videoconferenties van de ministers van Volksgezondheid plaats om te zorgen voor een niveau van coördinatie tussen de lidstaten. Er was weinig activiteit op ministerieel niveau in vergelijking met wat de Raad onder normale omstandigheden onderneemt. Vanwege het langdurige karakter van de situatie wilden de ministers pas na een bepaalde periode kwesties bespreken die normaal gesproken tijdens formele Raadszittingen worden besproken, zoals wetgevings- en andere dossiers.

Op basis van de ervaring die in de begindagen van de crisis is opgedaan, kon de Raad beter bepalen hoe hij te werk moest gaan en zijn besluitvorming onder deze omstandigheden aanpassen, ook om ervoor te blijven zorgen dat de transparantievereisten volledig in acht worden genomen. Bijgevolg heeft de Raad organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat informele ministeriële besprekingen voor het publiek toegankelijk zijn. Op 29 juni 2020 is aan de delegaties een document voorgelegd met als titel “Modaliteiten voor het bijeenroepen, voorbereiden en organiseren van informele videoconferenties van ministers tijdens de COVID-19-crisis”^[8], dat op 3 juli 2020 door de Raad is goedgekeurd. Dit document was oorspronkelijk aangeduid als LIMITE, maar werd na goedkeuring op 6 juli 2020 openbaar gemaakt via het register van de Raad. Het document bepaalt dat een agenda van informele ministeriële bijeenkomsten openbaar moet worden gemaakt. Voorts is het secretariaat-generaal van de Raad begonnen met het webstreamen van informele ministeriële videoconferenties wanneer er besprekingen worden gehouden over wetgevingshandelingen of over andere punten waarvoor beraadslagingen in het openbaar moeten worden gehouden in de zin van artikel 8 van het reglement van orde van de Raad. Bovendien publiceert zij op een speciale website een lijst van deelnemers, opnames (indien beschikbaar) en bijbehorende documenten.

Vertegenwoordigers van de Raad wezen erop dat deze regelingen nog niet waren geformaliseerd in mei en juni 2020, toen de desbetreffende besluiten werden vastgesteld in de dossiers die de Ombudsman inspecteert.

Werking van werkgroepen

Vertegenwoordigers van de Raad legden uit dat er meer dan 150 werkgroepen en comités in de Raad zijn die helpen bij de voorbereiding van zijn werkzaamheden. De werkgroepen werken elk anders en organiseren hun werkzaamheden anders overeenkomstig het reglement van orde van de Raad. Tijdens de COVID-19-crisis konden werkgroepen geen fysieke vergaderingen meer houden, behalve in uitzonderlijke omstandigheden. Tegelijkertijd was het van bijzonder belang de continuïteit van hun werkzaamheden te waarborgen. De COVID-19-werkregelingen verschillen van werkgroep tot werkgroep en omvatten naast fysieke vergaderingen ook informele video- en teleconferenties. Wanneer fysieke vergaderingen niet mogelijk waren, kregen de werkgroepen aanvankelijk de opdracht geen agenda's in de vorm van CM-documenten (mededelingsdocumenten) op te stellen. Vanaf het begin bevatte het openbaar register echter een document met een opsomming van alle „essentiële vergaderingen”, of het nu gaat om fysieke vergaderingen of informele video- of teleconferenties van de leden van een werkgroep. Daarom werd het publiek te allen tijde geïnformeerd welke vergaderingen, al dan niet fysiek, werden gehouden. Wanneer een agenda aan de informele video- of teleconferentie werd meegedeeld, werd deze rechtstreeks aan de leden verstrekt per e-mail of in de vorm van een werkdocument van de WK. Toen echter duidelijk werd dat de situatie zich zou voordoen, kregen de werkgroepen, die in informele videoconferenties bijeenkomen, de opdracht om agenda's te registreren in de vorm van een CM-document, dat openbaar beschikbaar is.

Om het personeel van het secretariaat-generaal van de Raad bij te staan met praktisch advies in een situatie waarin het moeilijk was om persoonlijk bijeen te komen om standpunten en beste praktijken uit te wisselen en tegelijkertijd met soortgelijke uitdagingen te worden geconfronteerd, werd interne begeleiding gegeven als instrument voor administratief beheer.

2. Discussie over de goedkeuring van vijf dossiers en de activiteiten van drie werkgroepen tijdens COVID-19

a) Luchtvaart

Groep luchtvaart

Vertegenwoordigers van de Raad die zich bezighouden met de Groep luchtvaart legden uit hoe de Groep onder de huidige omstandigheden functioneert en gaven een overzicht van de dossiers die tot dusver tijdens de crisis zijn aangenomen.

In normale tijden komt de Groep luchtvaart fysiek bijeen en geven vertegenwoordigers van de lidstaten hun mening over de besproken dossiers. Met betrekking tot COVID-19 heeft de groep het ontvangen advies en de ontvangen richtsnoeren opgevolgd.

De uitbraak van COVID-19 heeft gevolgen gehad voor de werkregelingen van de groep en het werktempo vertraagd. De lidstaten zenden hun standpunten nu ook schriftelijk toe, die in WK-documenten zijn gebundeld. Hoewel dit ook vóór de pandemie gebeurde, komt de praktijk nu vaker voor. Voor elk agendapunt (d.w.z. voor elk dossier) worden afzonderlijke WK-documenten afgegeven. WK-documenten worden in eerste instantie niet openbaar gemaakt, maar een lijst van deze WK-documenten wordt periodiek gepubliceerd in een ST-document (Standaard). Bovendien kan toegang tot deze WK-documenten worden verleend op basis van een verzoek om toegang van het publiek tot documenten door specifiek te vragen om deze documenten op basis van de openbaar beschikbare lijst of door te vragen om alle documenten die verband houden met een dossier. De ontwerpwetgevingsvoorstellen worden gepubliceerd als ST-documenten (standaarddocumenten) en gemarkeerd als LIMITE tijdens de onderhandelingen en toegang tot die documenten kan ook worden verleend op verzoek van het publiek. Zodra de definitieve handeling is vastgesteld, worden de ST-documenten en de aan het dossier gekoppelde WK-documenten openbaar gemaakt ^[9].

Vertegenwoordigers van de Raad merkten op dat de praktijk van schriftelijke opmerkingen niet nieuw is en bestond vóór COVID-19. Het werd echter tijdens de crisis op grotere schaal gebruikt, aangezien informele videoconferenties van de leden van de groep als omslachtig en moeilijk te organiseren worden beschouwd, met technische problemen die vooruitgang in de weg staan. In de loop der tijd zijn er enkele verbeteringen aangebracht, maar het blijft een uitdaging om belangrijke wetgevingsdossiers in informele videoconferenties te bespreken. Daarom zijn ook schriftelijke opmerkingen nodig. Het ruimere gebruik van schriftelijke opmerkingen heeft geleid tot een toename van het aantal door de groep afgegeven documenten.

Wat de transparantie van het proces betreft, merkten de vertegenwoordigers van de Raad op dat de werkzaamheden van de groep op een bepaalde manier hebben geleid tot de productie van meer documenten in het kader van de COVID-19-situatie. Terwijl de uitwisselingen tijdens vergaderingen onder normale omstandigheden voornamelijk mondeling zijn, worden de standpunten van de leden van de groep met COVID-19 meer verzameld en geregistreerd in formele documenten.

Verordening (EU) 2020/696 inzake gemeenschappelijke regels voor de exploitatie van luchtdiensten in de Gemeenschap in het licht van de COVID-19-pandemie

Vertegenwoordigers van de Raad merkten op dat een wijziging van een verordening in normale tijden tot 18 maanden kan duren. In het geval van Verordening (EU) 2020/696 inzake gemeenschappelijke regels voor de exploitatie van luchtdiensten in de Gemeenschap in het licht van de COVID-19-pandemie werd dit vanwege de urgentie van de situatie binnen drie weken gedaan.

Het voorstel is op 29 april 2020 door de Commissie op het delegatieportaal gepubliceerd. De delegaties werd verzocht schriftelijke opmerkingen in te dienen. Het voorstel is ook besproken tijdens een informele videoconferentie van de groep op 5 mei 2020. De opmerkingen zijn gebundeld in een compromisdocument dat op 8 mei 2020 aan het Coreper is toegezonden. Het Coreper heeft het oorspronkelijke voorstel van de Commissie enigszins gewijzigd. Het standpunt van de Raad is vervolgens aan het Parlement meegedeeld. Het Parlement heeft op 15 mei 2020 verdere amendementen ingediend. Op 25 mei 2020 is het voorstel van het Parlement naar het Coreper gestuurd en via de schriftelijke procedure aangenomen.

Vertegenwoordigers van de Ombudsman merkten op dat niet alle documenten in verband met het dossier het interinstitutionele wetboek dragen en dat deze documenten moeilijk te vinden waren in het openbaar register van de Raad. Vertegenwoordigers van de Raad namen er nota van dat de schriftelijke raadpleging van de groep is gestart met document 7586/2020, waarin de delegaties van de lidstaten wordt verzocht schriftelijke opmerkingen in te dienen. De resultaten staan in document 7613/2020. Op het eerste document is het interinstitutionele wetboek niet van toepassing, op het tweede document is dit wel van toepassing. Wanneer het desbetreffende document niet voorzien is van het interinstitutionele wetboek, is dit het gevolg van technisch toezicht.

Vertegenwoordigers van de Raad merkten ook op dat de schriftelijke opmerkingen van de lidstaten te vinden zijn in het openbaar register. Aangezien zij echter in de vorm van WK-documenten zijn geregistreerd, hebben zij geen afzonderlijke inschrijving in het register. In plaats daarvan wordt met regelmatige tussenpozen, meestal aan het einde van het roulerende halfjaarlijkse voorzitterschap van de Raad, een ST-document gepubliceerd, dat een lijst bevat van WK-documenten die in de afgelopen maanden zijn afgegeven.  

Vertegenwoordigers van de Raad legden verder uit dat er geen gestandaardiseerde formele procedure bestaat voor de lidstaten om schriftelijke opmerkingen in te dienen. Dergelijke inzendingen kunnen verschillende formaten hebben in verschillende sectoren, waaronder het verzenden van e-mails of documenten met tabellen, documenten met opmerkingen of een lijst met opmerkingen. De verscheidenheid aan formaten is het resultaat van verschillende werkmethoden en kan soms uitdagingen creëren voor het samenstellen van de opmerkingen. Gezien deze verschillen en de verschillende stadia waarin opmerkingen kunnen worden verzameld, is het moeilijk voor te stellen dat de leden van een groep in een bepaalde vorm opmerkingen moeten indienen. Er werd opgemerkt dat schriftelijke opmerkingen een standpunt formaliseren dat tijdens de onderhandelingen tot minder flexibiliteit kan leiden.

b) Groep audiovisuele aangelegenheden

De vertegenwoordiger van de Raad die zich bezighoudt met de Groep audiovisuele aangelegenheden heeft zijn activiteiten tijdens de COVID-19-crisis toegelicht.

In normale tijden, wanneer de groep een dossier behandelt, brengt zij eerst samen met het voorzitterschap een tekst uit in de vorm van een ST-document. In sommige gevallen vraagt zij de lidstaten om schriftelijke opmerkingen. Over het algemeen vindt er echter een fysieke vergadering plaats tijdens welke de standpunten van de lidstaten mondeling worden verwoord. Er zijn geen notulen van de vergaderingen van de groep. De nadruk ligt op de voorbereiding van de volgende versie van de tekst in het licht van de opmerkingen van de lidstaten, die na de vergadering vaak schriftelijk worden ingediend. De volgende versie van de tekst wordt gepubliceerd als een nieuw ST-document en het proces herhaalt zich vervolgens totdat overeenstemming - of een maximale mate van overeenstemming - is bereikt. Het dossier wordt vervolgens doorgestuurd naar het Coreper. De vertegenwoordiger van de Raad merkte op dat schriftelijke opmerkingen het onderhandelingsproces soms kunnen bemoeilijken en dat de voorkeur meestal uitgaat naar interactieve uitwisselingen tijdens fysieke vergaderingen. In de loop der jaren zijn schriftelijke opmerkingen echter steeds gebruikelijker geworden. 

In tijden van COVID-19 heeft de Groep haar werking aangepast door over te stappen op schriftelijk overleg met de lidstaten. Tussen 14 maart en 7 juni 2020 vonden er geen fysieke vergaderingen meer plaats en geen informele videoconferentie.  Schriftelijke consulten worden geregistreerd in de vorm van WK-documenten. De vertegenwoordiger van de Raad merkte op dat dit heeft geleid tot een transparanter proces, aangezien de standpunten van de lidstaten beschikbaar zijn in WK-documenten en het publiek op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 om toegang tot dergelijke documenten kan worden verzocht.

c) Economisch

Besluit (EU) 2020/789 van de Raad van 9 juni 2020 betreffende de verlenging van de Overeenkomst voor wetenschappelijke en technologische samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en de regering van de Republiek India

De verantwoordelijke vertegenwoordiger van de Raad legde uit dat het dossier de normale procedure voor internationale overeenkomsten volgde, met dien verstande dat de schriftelijke procedure werd gebruikt om het Parlement om goedkeuring te verzoeken en om het besluit vast te stellen.

Het proces dat tot de vaststelling van het besluit heeft geleid, is vóór de COVID-19-crisis van start gegaan. Daarom kwam de verantwoordelijke Groep onderzoek in eerste instantie fysiek bijeen. Met de uitbraak van COVID-19 heeft de groep haar werking aangepast en volgde het dossier de schriftelijke procedure voor formele aanneming door de Raad.

Verordening (EU) 2020/672 van de Raad van 19 mei 2020 betreffende de instelling van een Europees instrument voor tijdelijke steun om het risico op werkloosheid in een noodtoestand te beperken (SURE) naar aanleiding van de COVID-19-uitbraak

De vertegenwoordiger van het secretariaat-generaal van de Raad, die het dossier destijds heeft behandeld, legt uit dat maatregelen voor een gecoördineerde respons op de economische gevolgen van de COVID-19-pandemie door de Eurogroep zijn besproken, zoals de EU-leiders op 26 maart 2020 hadden gevraagd. De discussie vond plaats tijdens een videoconferentie op 7-9 april 2020, in het zogenaamde “inclusieve” formaat. De ministers bereikten overeenstemming over een verslag aan de leiders ^[10] waarin hun politieke standpunten over en steun voor een reeks voorstellen, waaronder het SURE-instrument, tot uiting kwamen, dat de Commissie op 2 april 2020 heeft ingediend. De ministers verzochten onverwijld een begin te maken met de wetgevingswerkzaamheden met betrekking tot het SURE-instrument.

Verdere vergaderingen, tijdens welke het dossier werd besproken, waren die van de verantwoordelijke Groep financiële raden, en werden fysiek gehouden. Bijgevolg is het besluitvormingsproces niet gewijzigd ten opzichte van de normale procedure, met dien verstande dat de handeling uiteindelijk door de Raad via de schriftelijke procedure is vastgesteld. Er zijn geen verslagen van de fysieke vergaderingen van de groep, die niet specifiek zijn voor de COVID-19-situatie. Met betrekking tot de vaststelling van de SURE-verordening bevat één document ^[11] - een nota aan het Coreper, waarin, in overeenstemming met de gebruikelijke praktijk, de inhoud en het proces van de voorbereiding van rechtshandelingen of wetgevingshandelingen ter aanneming door de Raad worden toegelicht - informatie over de wijze waarop de onderhandelingen zijn verlopen. Dit document was gemarkeerd als LIMITE en werd openbaar gemaakt na de vaststelling van de handeling.

Wat betreft het feit dat sommige documenten met betrekking tot het dossier niet voorzien zijn van het interinstitutionele wetboek, bevestigde de vertegenwoordiger van de Raad dat dit een technisch toezicht was.

Besluit (EU) 2020/701 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 2020 betreffende macrofinanciële bijstand aan uitbreidings- en nabuurschapspartners in de context van de COVID-19-pandemie

Vertegenwoordigers van de Raad legden uit dat de vaststelling van Besluit 2020/701 in de context van de COVID-19-crisis als urgent werd beschouwd. Er is in een zeer snel tempo op informele wijze met het Europees Parlement onderhandeld om de tijd die aan amendementen wordt besteed, te beperken. De contacten met het Parlement waren daarom nog informeler dan tijdens normale trialogen. De informele contacten betroffen telefoongesprekken om ervoor te zorgen dat de wetgevers op dezelfde pagina zaten en om elke afwijking van het voorstel die de wetgevingsprocedure zou vertragen, te voorkomen. Er is geen verslag van deze informele uitwisselingen met het Parlement.

De verantwoordelijke vertegenwoordiger van de Raad legt uit dat, aangezien het voorstel door de Groep financiële raden is behandeld (net als de SURE-verordening), de werkregelingen nauwelijks zijn gewijzigd. De Groep komt tijdens de crisis nog steeds fysiek bijeen.

d) Transparantie

Groep voorlichting

De Groep voorlichting werkt aan aangelegenheden in verband met communicatie, informatie en transparantie. Wat de toegang van het publiek tot documenten en de transparantie betreft, wordt Verordening (EG) nr. 1049/2001 toegepast en worden de strikte termijnen in acht genomen.

Het ontbreken van fysieke vergaderingen en de lockdown hebben de werkzaamheden van de groep bemoeilijkt en de werking ervan vertraagd, met name door het systematische gebruik van de schriftelijke procedure voor de vaststelling van besluiten van de Raad. Over het geheel genomen was de verantwoordelijke vertegenwoordiger van de Raad echter van oordeel dat de groep tijdens de crisis responsief was geweest. Er werden geen specifieke vertragingen geconstateerd bij de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten.

Besluit van de Raad betreffende confirmatief verzoek 6/c/01/20

De vertegenwoordiger van de Raad, die het dossier heeft behandeld, lichtte de werking van de groep toe aan de hand van het voorbeeld van dit confirmatieve besluit, dat betrekking had op documenten over sancties die aan de Russische autoriteiten waren opgelegd.

3. Verdere bespreking

In haar brief van 27 juli 2020 had de Ombudsman de Raad ook verzocht een overzicht te geven van hoe vaak werkgroepen die geen fysieke vergaderingen hadden, tussen 23 maart 2020 en 30 juni 2020 overeenstemming hebben bereikt over wetgevingshandelingen.

Vertegenwoordigers van de Raad legden uit dat dergelijke gegevens niet beschikbaar zijn, aangezien werkgroepen geen besluiten nemen over wetgevingshandelingen. Er zij evenwel op gewezen dat de Raad 163 keer via de schriftelijke procedure een besluit heeft genomen. Daarvan is de Raad tussen 23 maart 2020 en 30 juni 2020 25 keer in beslag genomen om besluiten te nemen over dossiers in het kader van de gewone wetgevingsprocedure en zes keer over dossiers in het kader van een bijzondere wetgevingsprocedure.  Wat de interactie tussen de werkgroepen en het Coreper betreft, is het Coreper in verschillende stadia van de wetgevingsprocedure 65 keer in beslag genomen met betrekking tot punten in de gewone wetgevingsprocedure. Dit omvat besluiten om de schriftelijke procedure te volgen voor de vaststelling van de handeling, het mandaat voor onderhandelingen met het Europees Parlement, voortgangsverslagen en verslagen over de stand van zaken.

Vertegenwoordigers van de Raad verduidelijkten dat de Raad met “essentiële vergaderingen” verwijst naar alle vergaderingen die plaatsvinden, hetzij fysiek, hetzij per tele- of videoconferentie. De term “essentieel” wordt gebruikt als rechtvaardiging voor het organiseren van elk type vergadering.

Uitgewisselde informatie/geïnspecteerde documenten 

De vertegenwoordigers van de Ombudsman hebben kopieën verkregen van documenten die in het bezit zijn van de Raad en die betrekking hebben op de vier dossiers betreffende:

•  Verordening (EU) 2020/672 van de Raad van 19 mei 2020 betreffende de instelling van een Europees instrument voor tijdelijke steun om het risico op werkloosheid in een noodtoestand te beperken (SURE) als gevolg van de COVID-19-uitbraak;
•  Verordening (EU) 2020/696 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 2020 tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1008/2008 inzake gemeenschappelijke regels voor de exploitatie van luchtdiensten in de Gemeenschap in het licht van de COVID-19-pandemie;
•  Besluit (EU) 2020/701 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 2020 betreffende macrofinanciële bijstand aan uitbreidings- en nabuurschapspartners in de context van de COVID-19-pandemie;
•  Besluit (EU) 2020/789 van de Raad van 9 juni 2020 betreffende de verlenging van de Overeenkomst voor wetenschappelijke en technologische samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en de regering van de Republiek India.

De vertegenwoordigers van de Ombudsman hebben ook de documenten met betrekking tot de Groep luchtvaart, de Groep audiovisuele aangelegenheden en de Groep voorlichting, die door het secretariaat-generaal van de Raad zijn opgesteld voor de periode van 1 januari tot en met 30 juni 2020, geïnspecteerd.

De Raad heeft verzocht om vertrouwelijke behandeling van de documenten.

 

Brussel, 12 januari 2021

Rosita Hickey Tanja Ehnert

Directeur van onderzoeken Case handler

 

[1] Verordening 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Besluit (EU) 2020/430 van de Raad van 23 maart 2020 betreffende een tijdelijke afwijking van het reglement van orde van de Raad in het licht van de door de COVID-19-pandemie in de Unie veroorzaakte reisproblemen, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32020D0430&from=EN

[3] Artikel 12, lid 1, van het reglement van orde van de Raad luidt als volgt: “De besluiten van de Raad over een dringende aangelegenheid kunnen bij schriftelijke stemming worden aangenomen wanneer de Raad of het Coreper met eenparigheid van stemmen besluit van die procedure gebruik te maken. In bijzondere omstandigheden kan de Voorzitter ook het gebruik van deze procedure voorstellen; in dat geval kunnen schriftelijke stemmen worden gebruikt wanneer alle leden van de Raad met die procedure instemmen."

[4] Besluit (EU) 2020/1659 van de Raad van 6 november 2020 tot verdere verlenging van de tijdelijke afwijking van het reglement van orde van de Raad, ingevoerd bij Besluit (EU) 2020/430 en verlengd bij de Besluiten (EU) 2020/556, (EU) 2020/702, (EU) 2020/970 en (EU) 2020/1253, in het licht van de door de COVID-19-pandemie in de Unie veroorzaakte reisproblemen, beschikbaar op https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32020D1659&from=EN.

[5] Besluit (EU) 2020/430 van de Raad overweging 4

[6] Document 6934/20.

[7] Van de ontvangers van documenten met de markering LIMITE wordt verwacht dat zij ervoor zorgen dat dergelijke documenten intern bij de Raad blijven. De Raad maakt dergelijke documenten niet rechtstreeks toegankelijk voor het publiek op zijn website.

[8] Document 9188/20

[9] De zogenaamde procedure van artikel 11, lid 6, van het reglement van orde van de Raad.

[10] https://www.consilium.europa.eu/en/press/press-releases/2020/04/09/report-on-the-comprehensive-economic-policy-response-to-the-covid-19-pandemic/

[11] Document ST 7277/20.