Straatsburg, 13/06/2017

Ad: Uitvoering van artikel 16 van het Statuut van de ambtenaren van de EU

Geachte heer Rasi,

Zoals u wellicht weet, heb ik de afgelopen jaren onderzoek gedaan naar de wijze waarop de Europese Commissie omgaat met situaties waarin personeel vertrekt om voor de particuliere sector te werken en waarin personeel zich bij de Commissie aansluit nadat het in de particuliere sector heeft gewerkt (de zogenaamde “draaideur”). Naar aanleiding van mijn onderzoek heb ik suggesties en richtsnoeren gedaan om de procedures van de Commissie voor de uitvoering van de desbetreffende bepalingen van het Statuut van de ambtenaren van de EU te versterken [1].

Ik ben onlangs een vervolgonderzoek [2] gestart om de Commissie in de gelegenheid te stellen mij op de hoogte te stellen van de maatregelen die naar aanleiding van mijn suggesties en richtsnoeren zijn genomen.

Artikel 16, lid 3, van het Statuut bepaalt onder meer dat het tot aanstelling bevoegde gezag voormalige hoge ambtenaren in beginsel verbiedt om gedurende de twaalf maanden na beëindiging van de dienst lobbyen of belangenbehartiging te voeren ten aanzien van het personeel van hun voormalige instelling voor hun bedrijf, klanten of werkgevers met betrekking tot aangelegenheden waarvoor zij tijdens de laatste drie dienstjaren verantwoordelijk waren. Artikel 16, lid 4, schrijft voor dat elke instelling jaarlijks informatie over de uitvoering van deze verplichting publiceert, met inbegrip van een lijst van de beoordeelde gevallen.

Meer dan drie jaar zijn verstreken sinds de inwerkingtreding van het door de wetgevers overeengekomen herziene Statuut. De herziene verordeningen omvatten de nieuwe verplichting voor de instellingen, organen en instanties van de EU om een lobby- en belangenbehartigingsverbod van een jaar af te dwingen voor hooggeplaatst EU-personeel dat het EU-ambtenarenapparaat heeft verlaten en om jaarlijks informatie te publiceren over de zaken die voor dit doel zijn beoordeeld. Ik denk dat dit een goed moment is om de balans op te maken van onze respectieve praktijken bij het nakomen van deze verplichtingen.

Tot op heden heeft mijn bureau drie verslagen [3] gepubliceerd over onze uitvoering van artikel 16, lid 3, van het Statuut. In de loop van mijn onderzoek naar de wijze waarop de Commissie omgaat met situaties waarin personeel is vertrokken om voor de particuliere sector te werken en vice versa, heeft de Commissie haar eerste verslag voor het jaar 2014 gepubliceerd. Intussen heeft de Commissie een tweede verslag gepubliceerd. Hoewel ik de eerste publicatie door de Commissie van informatie over de beroepsactiviteiten van hoger personeel dat de dienst heeft verlaten, als verdere vooruitgang verwelkomde, handhaafde ik mijn suggestie dat de Commissie alle besluiten zo spoedig mogelijk, met meer details, zou moeten publiceren en dat zij in de lijst alle beoordeelde gevallen zou moeten opnemen, niet alleen de aanvragen die volgens haar aanleiding zouden kunnen geven tot lobbywerk of belangenbehartiging. Ik heb ook voorgesteld dat de Commissie mij in kennis stelt van elk geval waarin uitzonderlijke en dwingende privacyredenen de bekendmaking van een individueel besluit in de weg staan.

Als Europese Ombudsman wil ik alle EU-instellingen, -organen, -bureaus en -agentschappen helpen de hoogste normen voor verantwoordingsplicht en transparantie te ontwikkelen en hun inspanningen ondersteunen door beste praktijken te helpen identificeren. Ik schrijf daarom ook aan de andere EU-instellingen en -organen dan de Commissie die het Statuut toepassen en die vertegenwoordigd zijn in het Voorbereidend Comité voor aangelegenheden in verband met het Statuut [4], alsook aan een aantal gedecentraliseerde EU-agentschappen [5], met als doel informatie te verzamelen over de huidige praktijken en mogelijke uitdagingen in verband met de uitvoering van artikel 16, leden 3 en 4, van het Statuut.

Om mij te helpen bepalen wat de huidige praktijken zijn, zou ik het op prijs stellen als u de volgende vragen beantwoordt:

i) Publiceert uw instelling de op grond van artikel 16, lid 4, van het Statuut vereiste jaarlijkse informatie reeds of is zij voornemens deze te publiceren? Zo ja, kunt u mij een kopie van het laatste verslag of een voorontwerp bezorgen? Kunt u mij het internetadres van het rapport geven?

ii) Wat is de werkelijke of voorgestelde vorm, reikwijdte en inhoud van deze informatie? Bevat de lijst met name alle beoordeelde gevallen of zal deze alle beoordeelde gevallen bevatten, of alleen die gevallen die volgens uw instelling lobbyactiviteiten of belangenbehartiging met zich mee zouden kunnen brengen?

iii) Hoe definieert uw instelling “hoge ambtenaren” of is zij voornemens dit te doen?  Vermeldt uw instelling in het openbaar beschikbare verslag de namen van de betrokken ambtenaren of is zij voornemens deze te vermelden?

iv) Wanneer en hoe beoordeelt uw instelling de begrippen “lobbyen” en “belangenbehartiging” of is zij voornemens deze te beoordelen?

v) Wat zijn de details en het tijdstip van de vereiste publicatie? Zijn er gevallen geweest waarin uitzonderlijke en dwingende privacyredenen de publicatie van een individueel besluit verhinderden?

Ik zou het op prijs stellen als u mij binnen drie maanden na de datum van deze brief uw antwoord geeft. Aarzel niet om voorbeelden van beste praktijken in uw antwoord te vermelden. Gelieve er nota van te nemen dat ik het nuttig kan achten uw antwoord op mijn website beschikbaar te stellen.

Na ontvangst en analyse van alle antwoorden zal ik contact opnemen met alle betrokken instellingen en met het netwerk van EU-agentschappen om de resultaten van mijn werk te delen.

Ik kijk ernaar uit om hierover constructief met u samen te werken. Indien uw personeel verdere informatie of verduidelijkingen wenst, kan zij contact opnemen met mevrouw Alice Bossière (+ 32 2 283 34 01) in mijn kantoor.

Met vriendelijke groet, 

Emily O'Reilly

[1] Besluit tot afsluiting van het onderzoek op basis van klachten 2077/2012/TN en 1853/2013/TN over de wijze waarop de Europese Commissie omgaat met het fenomeen “draaideuren”. Beschikbaar op:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/71136/html.bookmark

[2] Mijn brief aan de Commissie tot inleiding van het vervolgonderzoek is beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/77544/html.bookmark

[3] De verslagen voor 2014, 2015 en 2016 zijn beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/nl/resources/ethics_and_conduct/home.faces

[4] Europees Parlement, Raad van de EU, Hof van Justitie van de EU, Europese Rekenkamer, Europese Dienst voor extern optreden, Economisch en Sociaal Comité, Comité van de Regio's en Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

[5] EMA, EFSA, ECHA, EASA, ESMA, EBA en Eiopa. Deze agentschappen werden geselecteerd op basis van hun omvang en/of hun regelgevende rol.