Straatsburg, 26/05/2016

Strategisch onderzoek OI/6/2016/AB naar de regels en praktijken van de Europese Commissie om mogelijke belangenconflicten van speciale adviseurs te voorkomen

Geachte Voorzitter,

Bij de uitvoering van haar werkzaamheden streeft de Europese Commissie terecht naar het beste advies dat beschikbaar is, zij het van binnen de Commissie of, indien nodig, van buitenaf. Deskundig advies van buitenaf kan de vorm aannemen van "bijzondere adviseurs", die commissarissen rechtstreeks bijstaan op basis van hun uitzonderlijke kwalificaties en/of de relevantie, kwaliteit en het niveau van hun beroepservaring en deskundigheid [1].

Speciale adviseurs hebben bevoorrechte toegang tot besluitvormers van de Commissie op het hoogste niveau en mogelijk tot vertrouwelijke informatie. Bovendien kan hun advies aan deze besluitvormers vanwege hun ervaring en vaardigheden op hoog niveau meer gewicht krijgen dan advies uit andere bronnen.

Veel mensen werken slechts voor een korte periode, vaak slechts voor een aantal dagen per jaar; sommigen zijn onbetaald, sommigen zijn gepensioneerd, maar velen werken ook buiten de Commissie tijdens hun tijd als speciaal adviseurs. Hoewel dit op zich geen belemmering vormt voor het hebben van een speciaal adviseur, houdt dit wel in dat de nodige regels en procedures moeten worden ingevoerd om te voorkomen dat speciale adviseurs worden gebruikt om ongepaste invloed uit te oefenen op de Commissie ten gunste van gevestigde belangen. Indien een speciaal adviseur wordt gekozen om onafhankelijk deskundig advies te geven, moet de Commissie er bovendien voor zorgen dat de speciaal adviseur dergelijk advies verstrekt in volledige onafhankelijkheid van elke externe rol die hij of zij zou kunnen hebben. Daarom moet er een robuust systeem worden opgezet om eventuele belangenconflicten te controleren.

Klachten die bij mijn kantoor zijn ingediend, hebben vragen doen rijzen over de mechanismen die de Commissie heeft ingesteld om belangenconflicten te beoordelen bij de benoeming van speciale adviseurs en ik heb deze kwestie in het verleden al onderzocht. Gelet op de hierna uiteengezette overwegingen ben ik derhalve van mening dat er redenen zijn om een systematisch onderzoek in te stellen. In mijn onderzoek zal ik nagaan hoe de Commissie haar huidige regels toepast en ook of het wenselijk zou zijn dat de Commissie haar huidige regels en praktijken wijzigt in overeenstemming met de beginselen van behoorlijk bestuur. In dit verband ben ik van mening dat de EU-instellingen niet alleen moeten blijven werken aan het voorkomen van belangenconflicten, maar ook aan de schijn van belangenconflicten, en proactief moeten blijven bij het identificeren en beheren van risico’s op dit gebied. Dit zal niet alleen de reputatie van de EU-instellingen dienen, maar in de huidige context ook de reputatie van de speciale adviseurs zelf, vaak personen met onberispelijke geloofsbrieven en van de hoogste reputatie.

Ik wil benadrukken dat dit onderzoek geen betrekking heeft op het gedrag van individuen, maar in plaats daarvan gericht is op de volgende systemische administratieve kwesties.

Ten eerste is bezorgdheid geuit over de omvang van het onderzoek dat de Commissie heeft verricht voordat speciale adviseurs worden benoemd. Zoals mijn voorganger opmerkte,“is het de verantwoordelijkheid van de Commissie, en niet van de toekomstige speciale adviseur, om te bepalen of er sprake is van een belangenconflict dat de benoeming van deze laatste zou moeten verhinderen”[2]. Het zou nuttig zijn het publiek gerust te stellen dat de Commissie alle nodige informatie over het toekomstige mandaat van de speciaal adviseur en zijn/haar externe activiteiten verkrijgt voordat de benoeming plaatsvindt.

In het geval van speciale adviseurs, wier mandaat zeer breed kan zijn, hoeft een overlapping tussen hun taken en externe activiteiten hun benoeming niet automatisch te verhinderen. Eventuele overlappingen, die niet automatisch een belangenconflict inhouden, moeten niettemin adequaat worden aangepakt.

Ten tweede moet de beoordeling van belangenconflicten een doorlopend proces zijn, aangezien speciale adviseurs vrij zijn om tijdens hun mandaat in de particuliere sector te blijven en/of nieuwe rollen op zich te nemen. Het is een goede administratieve praktijk om ervoor te zorgen dat een speciaal adviseur de Commissie in kennis stelt van substantiële wijzigingen in zijn/haar activiteiten en dat vervolgens een nieuwe beoordeling van belangenconflicten plaatsvindt. Hoewel de Commissie daarmee had ingestemd [3], is deze kwestie opnieuw aan de orde gesteld in een klacht die onlangs bij mijn kantoor is ingediend. Het onderhavige onderzoek zal de Commissie derhalve in staat stellen de regels vast te stellen die nu van toepassing zijn wanneer de externe activiteiten van een speciaal adviseur na zijn benoeming zijn gewijzigd.

Tot slot verstrekt de Commissie op haar website een aanzienlijke hoeveelheid informatie over haar speciale adviseurs, met inbegrip van hun cv's. Dit is al een hoge mate van transparantie. Om echter elke suggestie van een belangenconflict te vermijden wanneer er geen belangenconflict is, zou ik de Commissie willen verzoeken te overwegen proactief aanvullende informatie te publiceren, met name over haar beoordeling van belangenconflicten. Gegevensbeschermingskwesties kunnen worden aangepakt door potentiële speciale adviseurs te vragen hun toestemming te geven voor openbaarmaking.

Als eerste stap in dit onderzoek zou ik het op prijs stellen als u ervoor zou kunnen zorgen dat mijn diensten de dossiers van alle speciale adviseurs die in 2015 en 2016 zijn aangesteld, kunnen inzien. U kunt er zeker van zijn dat de inspectie van de Ombudsman er niet toe zal leiden dat derden of andere personen toegang krijgen tot documenten die de Commissie tijdens de inspectie als vertrouwelijk beschouwt, of tot informatie in dergelijke documenten.

De vergadering moet ook de gelegenheid bieden om in dit vroege stadium van gedachten te wisselen en verduidelijkingen te verstrekken. Afhankelijk van de beschikbaarheid van de Commissie zou ik de inspectie eind juni willen laten plaatsvinden. Ik zal de volgende stap in dit onderzoek bepalen op basis van de bij de inspectie verkregen informatie. Daarom vraag ik de Commissie in dit stadium niet om hierover een advies uit te brengen.

Ik zou het op prijs stellen als uw diensten contact zouden kunnen opnemen met mevrouw Alice Bossière (+ 32 2 283 34 01), functionaris strategische onderzoeken, die verantwoordelijk is voor dit onderzoek, om overeenstemming te bereiken over een geschikte datum voor de inspectie van documenten.

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly

[1] Artikel 5 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie (RAP).

[2] Besluit van de Europese Ombudsman tot afsluiting van zijn onderzoek naar klacht 476/2010/ANA

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/10719/html.bookmark

[3] In zijn antwoord op het besluit van de Europese Ombudsman tot afsluiting van zijn onderzoek naar klacht 476/2010/ANA.