Straatsburg, 26/05/2016

Strategisch onderzoek OI/6/2016/AB naar de regels en praktijken van de Europese Commissie ter voorkoming van mogelijke belangenconflicten van speciale adviseurs

Geachte heer de Voorzitter,

Bij de uitvoering van haar werkzaamheden streeft de Europese Commissie terecht naar het beste advies dat beschikbaar is, hetzij van binnen de Commissie, hetzij, indien nodig, van buitenaf. Deskundig advies van buitenaf kan de vorm aannemen van "speciale adviseurs", die de commissarissen rechtstreeks bijstaan op basis van hun uitzonderlijke kwalificaties en/of de relevantie, de kwaliteit en het niveau van hun beroepservaring en deskundigheid [1].

Speciale adviseurs hebben bevoorrechte toegang tot besluitvormers van de Commissie op het hoogste niveau en mogelijk tot vertrouwelijke informatie. Bovendien kan hun advies aan deze besluitvormers vanwege hun ervaring en vaardigheden op hoog niveau meer gewicht krijgen dan advies uit andere bronnen.

Veel mensen werken slechts voor een korte periode, vaak slechts voor een aantal dagen per jaar; sommige zijn onbetaald, sommige zijn gepensioneerd, maar velen werken ook buiten de Commissie in hun tijd als speciaal adviseurs. Hoewel dit op zich geen belemmering vormt voor het hebben van een speciaal adviseur, betekent dit wel dat de nodige regels en procedures moeten worden ingevoerd om te voorkomen dat speciale adviseurs worden gebruikt om ongepaste invloed op de Commissie uit te oefenen ten gunste van gevestigde belangen. Indien een speciaal adviseur wordt gekozen om onafhankelijk deskundig advies te geven, moet de Commissie er bovendien voor zorgen dat de speciaal adviseur dergelijk advies verstrekt in volledige onafhankelijkheid van elke externe rol die hij of zij zou kunnen vervullen. Er moet dus een robuust systeem worden ingevoerd om eventuele belangenconflicten te controleren.

Klachten die bij mijn bureau zijn ingediend, hebben vragen doen rijzen over de mechanismen die de Commissie heeft ingesteld om belangenconflicten te beoordelen bij de benoeming van speciale adviseurs, en ik heb deze kwestie in het verleden al onderzocht. Daarom, en rekening houdend met de hierna uiteengezette overwegingen, ben ik van mening dat er redenen zijn om een systematisch onderzoek in te stellen. Mijn onderzoek zal onderzoeken hoe de Commissie haar huidige regels toepast en ook of het raadzaam is dat de Commissie haar huidige regels en praktijken wijzigt in overeenstemming met de beginselen van goed bestuur. In dit verband ben ik van mening dat de EU-instellingen niet alleen moeten blijven werken aan het voorkomen van belangenconflicten, maar ook aan het ontstaan van belangenconflicten, en proactief moeten blijven bij het identificeren en beheren van risico’s op dit gebied. Dit zal niet alleen de reputatie van de EU-instellingen dienen, maar in de huidige context ook de reputatie van de speciale adviseurs zelf, vaak personen met onberispelijke geloofsbrieven en van de hoogste reputatie.

Ik wil benadrukken dat dit onderzoek geen betrekking heeft op het gedrag van individuen, maar zich richt op de volgende systemische administratieve kwesties.

Ten eerste is bezorgdheid geuit over de omvang van het onderzoek dat de Commissie heeft verricht voordat speciale adviseurs worden benoemd. Zoals mijn voorganger opmerkte, “is het de verantwoordelijkheid van de Commissie, en niet van de toekomstige speciale adviseur, om te bepalen of er sprake is van een belangenconflict dat de benoeming van deze laatste moet beletten”[2]. Het zou nuttig zijn het publiek gerust te stellen dat de Commissie vóór de benoeming alle nodige informatie verkrijgt over het toekomstige mandaat van de speciaal adviseur en zijn/haar externe activiteiten.

In het geval van speciale adviseurs, wier mandaat zeer breed kan zijn, hoeft een overlapping tussen hun taken en externe activiteiten hun aanstelling niet automatisch te verhinderen. Mogelijke overlappingen, die niet automatisch een belangenconflict impliceren, moeten niettemin adequaat worden aangepakt.

Ten tweede moet de beoordeling van belangenconflicten een doorlopend proces zijn, aangezien het speciale adviseurs vrij staat om tijdens hun mandaat nieuwe functies in de particuliere sector voort te zetten en/of op te nemen. Het is een goede administratieve praktijk om ervoor te zorgen dat een speciaal adviseur de Commissie in kennis stelt van substantiële wijzigingen in zijn/haar activiteiten en dat vervolgens een nieuwe beoordeling van belangenconflicten plaatsvindt. Hoewel de Commissie ermee had ingestemd [3], is deze kwestie opnieuw aan de orde gesteld in een klacht die onlangs bij mijn bureau is ingediend. Het onderhavige onderzoek zal de Commissie derhalve in staat stellen de regels vast te stellen die nu van toepassing zijn in geval van een wijziging in de externe activiteiten van een bijzonder adviseur nadat deze is aangesteld.

Ten slotte verstrekt de Commissie op haar website een aanzienlijke hoeveelheid informatie over haar speciale adviseurs, met inbegrip van hun cv’s. Dit is al een hoge mate van transparantie. Om echter elke suggestie van een belangenconflict te vermijden, zou ik de Commissie willen verzoeken te overwegen proactief aanvullende informatie te publiceren, met name over haar beoordeling van belangenconflicten. Gegevensbeschermingskwesties kunnen worden aangepakt door potentiële speciale adviseurs te vragen hun toestemming voor openbaarmaking te geven.

Als eerste stap in dit onderzoek zou ik het op prijs stellen als u ervoor zou kunnen zorgen dat mijn diensten de dossiers van alle in 2015 en 2016 benoemde speciale adviseurs inzien. U kunt er zeker van zijn dat de inspectie van de Ombudsman er niet toe zal leiden dat derden of andere personen toegang krijgen tot documenten die de Commissie tijdens de inspectie als vertrouwelijk heeft aangemerkt, of tot informatie in dergelijke documenten.

De vergadering moet ook de gelegenheid bieden om in dit vroege stadium van gedachten te wisselen en verduidelijkingen te verstrekken. Afhankelijk van de beschikbaarheid van de Commissie denk ik dat de inspectie eind juni zal plaatsvinden. Ik zal de volgende stap in dit onderzoek bepalen op basis van de informatie die bij de inspectie is verkregen. Daarom vraag ik de Commissie in dit stadium niet om hierover advies uit te brengen.

Ik zou het op prijs stellen als uw diensten contact zouden kunnen opnemen met mevrouw Alice Bossière (+ 32 2 283 34 01), functionaris voor strategische onderzoeken, die verantwoordelijk is voor dit onderzoek, om een geschikte datum voor de inzage van documenten overeen te komen.

De jouwe oprecht,

Emily O'Reilly

[1] Artikel 5 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie (RAP).

[2] Besluit van de Europese Ombudsman tot afsluiting van zijn onderzoek naar klacht 476/2010/ANA

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/10719/html.bookmark

[3] In haar antwoord op het besluit van de Europese Ombudsman tot afsluiting van zijn onderzoek naar klacht 476/2010/ANA.