Straatsburg, 11 oktober 2007

Geachte mevrouw C.,

Op 9 februari 2007 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over de vermeende onjuiste toepassing van de regels inzake de officiële stageregeling van de Commissie en het vermeende verzuim van het stagebureau om zijn sollicitatieformulier te wijzigen zodat niet-opeenvolgende werkervaring kon worden gemeld.

Op 19 maart 2007 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft haar advies op 31 mei 2007 toegezonden en ik heb u verzocht desgewenst opmerkingen te maken. Er zijn geen opmerkingen van u ontvangen. Op 10 september 2007 hebben mijn diensten u gebeld en in de loop van dit gesprek heeft u bevestigd dat u tevreden bent met de manier waarop de Commissie de kwestie heeft opgelost.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de relevante feiten, samengevat, als volgt:

Klager, een Portugees onderdaan, was gedurende een totale periode van drie weken onbetaald stagiair in het kantoor van een lid van het Europees Parlement ("EP-lid"), in Straatsburg, tijdens de plenaire vergaderingen van het Parlement in mei, juni en juli 2006. Om de toegang tot de gebouwen van het Parlement te vergemakkelijken, heeft het EP-lid in kwestie verzocht om haar een dienstkaart te verstrekken die gedurende de gehele periode van drie maanden geldig was.

In augustus 2006 solliciteerde klager naar een stage bij de Commissie. Overeenkomstig punt 2.3 van de Regeling officiële stages van de Commissie (hierna "de Regeling" genoemd)(1) worden sollicitaties van personen die al meer dan zes weken een opleiding hebben gevolgd, door de Commissie niet aanvaard. Rekening houdend met de bovenstaande regel en om de duur van de stage in kwestie te verduidelijken, heeft klager een verklaring bijgevoegd van het EP-lid voor wie zij had gewerkt, waarin de duur en het tijdstip van haar stage in zijn kantoor zijn vermeld.

Klager voerde aan dat zij in haar elektronische aanvraagformulier moest verklaren dat haar opleiding drie maanden in plaats van drie weken duurde, aangezien het desbetreffende veld in het formulier het formaat "van ... tot" gebruikte, waardoor aanvragers geen niet-opeenvolgende werkervaring konden aangeven. In de beschrijving van haar activiteiten verduidelijkte klager echter dat haar opleiding slechts drie weken had geduurd.

Op 10 oktober 2006 heeft de Commissie haar aanvraag afgewezen op grond dat niet was voldaan aan de subsidiabiliteitscriteria van punt 2.3 van de regeling.

Nadat klager de afwijzing van haar aanvraag door de Commissie had ontvangen, stuurde hij verschillende e-mails naar haar diensten, waarin zij nadere uitleg gaf over de duur van haar opleiding. Zij verzocht de Commissie haar besluit te heroverwegen en haar verzoek toe te wijzen. Klager verzocht de Commissie voorts het elektronische sollicitatieformulier voor de toekomst te wijzigen, zodat kandidaten ook niet-opeenvolgende werkervaring kunnen aangeven.

Op 13 oktober 2006 herhaalde de Commissie haar standpunt dat de aanvraag van klager voor een stage niet ontvankelijk was, met het argument dat klager gedurende drie maanden toegang had gekregen tot het Parlement en dat zij daarom gedurende de gehele periode van drie maanden als stagiair was geregistreerd. De Commissie benadrukte dat haar besluit om het verzoek van klager af te wijzen definitief was.

Klager overwoog in februari 2007 opnieuw een stage aan te vragen en besloot de Commissie te vragen hoe zij niet-opeenvolgende werkervaring kon declareren, aangezien het elektronische sollicitatieformulier nog steeds niet was gewijzigd. De Commissie heeft klager opnieuw meegedeeld dat zij niet voor een stage kon solliciteren.

Op 9 februari 2007 diende de klacht een klacht in bij de Europese Ombudsman, waarin zij aanvoerde dat haar verzoek door een onjuiste toepassing van punt 2.3 van het Reglement ten onrechte door de Commissie was afgewezen en dat zij geen nieuwe aanvraag mocht indienen.

Voorts voerde klager aan dat de Commissie haar elektronische aanvraagformulier niet had gewijzigd, hoewel de huidige versie aanvragers in haar situatie niet in staat stelde niet-opeenvolgende werkervaring aan te geven.

Klager voerde aan dat zij een stageaanvraag moet kunnen indienen en dat het elektronische sollicitatieformulier moet worden gewijzigd zodat niet-opeenvolgende werkervaring kan worden opgegeven.

Het onderzoek

Standpunt van de Commissie
Wat de eerdere ervaring van klager betreft

In haar advies legde de Commissie uit dat de aanvraag van klager was afgewezen op grond van het feit dat de voorbereidende en follow-upwerkzaamheden voor de plenaire vergaderingen meer moesten inhouden dan louter het bijwonen van de zittingen. De Commissie had ook van de veiligheidsdienst van het Parlement ontdekt dat klager over een dienstkaart beschikte die gedurende de gehele periode van drie maanden geldig was. De Commissie concludeerde derhalve dat klager meer dan drie weken in het Parlement moet hebben gewerkt.

De Commissie wees er echter op dat zij, na het dossier van klager opnieuw te hebben onderzocht en met name de verklaring van het EP-lid met wie klager had gewerkt, had voorgesteld de aanvraag van klager als in aanmerking komend te aanvaarden en voor te leggen aan de preselectiecomités voor de opleidingsperiode die in oktober 2007 van start zou gaan.

De Commissie heeft voorts verduidelijkt dat het volgens de regels niet van belang was of het werk van verzoekster al dan niet uitsluitend tijdens de zitting werd verricht. Klager had ofwel een actieve rol, niet alleen tijdens de plenaire zittingen, maar ook tijdens de voorbereiding van dergelijke zittingen, ofwel was zij slechts waarnemer. Indien de klager slechts een waarnemer was, had haar rol niet als beroepservaring mogen worden aangemerkt. Aangezien verzoekster tussen de zittingen niet betrokken was geweest bij enige voorbereidende werkzaamheden, bleek haar rol beperkt te zijn tot die van louter waarnemer en wees de Commissie erop dat zij dus geen rekening zou houden met de door klager in die rol aangegeven werkervaring. Volgens de Commissie had de ervaring van klager als waarnemer in haar aanvraagformulier niet als beroepservaring mogen worden opgegeven.

Wat betreft het formaat van het elektronische aanvraagformulier

Wat het elektronische aanvraagformulier betreft, heeft de Commissie verduidelijkt dat de aanvragers werd verzocht in het formulier alleen relevante beroepservaring met een minimumduur van één maand te vermelden. De Commissie verklaarde dat ten tijde van de opstelling van het aanvraagformulier beroepservaring van minder dan een maand niet als relevant was beschouwd en dat deze ervaring dus niet hoefde te worden opgegeven.

Opmerking van klager

Van klager zijn geen opmerkingen ontvangen.

BESLUIT

1 Beschuldigingen en beweringen van klager

1.1 Klager, een Portugees onderdaan, heeft zich aangemeld voor een stage bij de Europese Commissie. Zij wordt ervan in kennis gesteld dat haar sollicitatie is afgewezen omdat zij niet voldoet aan de toelatingscriteria van punt 2.3 van de Regeling inzake de officiële stageregeling van de Commissie (hierna "de Regeling" genoemd). Volgens punt 2.3 van de regeling worden aanvragen van personen die al langer dan zes weken een bijscholing hebben gevolgd, door de Commissie niet aanvaard. In haar klacht bij de Europese Ombudsman beweerde klager dat haar aanvraag ten onrechte was afgewezen, aangezien haar niet-opeenvolgende werkervaring alleen tijdens de plenaire vergaderingen van het Parlement plaatsvond en in totaal slechts drie weken duurde. Voorts voerde zij aan dat het formaat van het elektronische aanvraagformulier aanvragers in haar situatie niet in staat stelde niet-opeenvolgende werkervaring aan te geven en dat de Commissie had nagelaten het formulier dienovereenkomstig te wijzigen. Klager voerde aan dat haar poging om opnieuw een stage aan te vragen ook door de Commissie was afgewezen. Zij voerde aan dat zij een stageaanvraag moet kunnen indienen en dat het elektronische sollicitatieformulier moet worden gewijzigd zodat niet-opeenvolgende werkervaring kan worden gedeclareerd.

1.2 Wat de eerdere beroepservaring van klager betreft, verklaarde de Commissie in haar advies dat zij van mening was dat voorbereidende en follow-upwerkzaamheden voor plenaire vergaderingen meer inhielden dan louter het bijwonen van de vergaderingen. De Commissie verklaarde ook dat het niet van belang was of het werk van klager al dan niet uitsluitend tijdens de zittingen werd verricht. De Commissie verklaarde dat zij ook rekening had gehouden met het feit dat klager een dienstkaart had ontvangen die gedurende de gehele periode van drie maanden geldig was. Volgens de Commissie heeft verzoekster niet alleen tijdens de plenaire vergaderingen, maar ook tijdens de voorbereiding van die vergaderingen een actieve rol gespeeld, of was zij slechts waarnemer. Indien de klager slechts een waarnemer was, had haar rol niet als beroepservaring mogen worden aangemerkt. Aangezien verzoekster slechts een waarnemer leek te zijn geweest, heeft de Commissie erop gewezen dat zij haar verklaring van deze rol als beroepservaring niet in aanmerking zou nemen.

1.3 Wat het formaat van het elektronische aanvraagformulier betreft, heeft de Commissie uitgelegd dat alleen werkervaring van ten minste één maand moet worden opgegeven en dat ervaring van minder dan één maand niet relevant wordt geacht en niet mag worden opgegeven.

1.4 De Commissie verklaarde dat zij, na het dossier van klager opnieuw te hebben onderzocht, had besloten haar sollicitatie in te willigen en deze voor de opleidingsperiode vanaf oktober 2007 voor te leggen aan de voorselectiecomités.

1.5 Op 10 september 2007 hebben de diensten van de Ombudsman klager gebeld. Klager bevestigde dat zij tevreden was met de manier waarop de Commissie de zaak had opgelost. Klager bedankte ook de Ombudsman voor zijn effectieve tussenkomst en hulp bij het beslechten van haar zaak.

1.6. Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat de Commissie passende maatregelen lijkt te hebben genomen om de zaak te schikken en daarmee de klager tevreden heeft gesteld.

2 Conclusie

Uit de opmerkingen van de Commissie blijkt dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en daarmee de klager tevreden heeft gesteld. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Beschikking van de Commissie van 2 maart 2005, C(2005)458.