Straatsburg, 6 december 2007

Geachte heer X,

Op 15 december 2006 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) over de testresultaten van uw toelatingsexamens in het kader van algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/47/06 voor administrateurs AD5.

Op 2 februari 2007 heb ik de klacht doorgestuurd naar de directeur van EPSO. EPSO heeft op 17 april 2007 de Franse versie van zijn advies en op 7 mei 2007 de Engelse vertaling ervan toegezonden. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, indien u dat wenst. Er zijn geen opmerkingen van u ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager, een Roemeens onderdaan, nam deel aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/47/06, georganiseerd door het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) om administrateurs (AD5) met de Roemeense nationaliteit aan te werven. Klager slaagde niet voor de toelatingstoetsen, aangezien het totaalcijfer dat hij behaalde niet voldoende was om te worden opgenomen onder de kandidaten met de beste cijfers voor deze toetsen.

Bij e-mail van 14 december 2006 heeft klager EPSO verzocht zijn toelatingsexamens opnieuw te evalueren en hem informatie te verstrekken over de mogelijke annulering van bepaalde vragen, alsmede een kopie van de vragen en de juiste antwoorden.

In zijn antwoord van 15 december 2006 bevestigde EPSO de resultaten van de toelatingstoetsen van klager en legde uit dat onjuiste vragen waren geannuleerd voor alle kandidaten die dergelijke vragen hadden ontvangen, maar dat klager er geen had ontvangen. Voorts verklaarde zij dat zij klager geen kopie van de vragen en de juiste antwoorden kon verstrekken, omdat deze vragen deel uitmaakten van een uitgebreide databank met vragen, die ook in andere vergelijkende onderzoeken werd gebruikt, en dat zij derhalve geen vragen uit deze databank kon vrijgeven zonder het besluitvormingsproces van de jury te ondermijnen.

Op 21 december 2006 diende klager deze klacht in bij de Ombudsman. In zijn klacht stelde klager dat

1. EPSO heeft geen geldige en toereikende redenen aangevoerd om te weigeren hem een kopie van de vragen en de juiste antwoorden te geven;
2. veel testvragen in de toelatingstoetsen van algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/47/06 waren onjuist.

Bij brief van 2 februari 2007 deelde de Ombudsman klager mee dat er, overeenkomstig artikel 195 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, onvoldoende gronden waren voor een onderzoek naar de tweede bewering, omdat deze te algemeen van aard was. De Ombudsman verzocht EPSO derhalve alleen een advies over de eerste bewering in te dienen. De Ombudsman heeft EPSO ook verzocht adequate informatie te verstrekken over de wijze waarop de databank waarnaar het in zijn e-mail van 15 december 2006 aan klager had verwezen, is opgezet en hoe deze wordt gebruikt in het kader van door het EPSO georganiseerde algemene vergelijkende onderzoeken.

Het onderzoek

Advies van EPSO

In zijn advies herinnerde EPSO eerst aan de achtergrond van de zaak door uit te leggen dat klager kandidaat was voor algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/47/06, waarvoor de aankondiging van vergelijkend onderzoek op 21 juni 2006 in Publicatieblad C 152 A is bekendgemaakt.

Overeenkomstig punt B.1 van de aankondiging van het vergelijkend onderzoek waren er twee toelatingstoetsen, die elk een reeks meerkeuzevragen omvatten: (i) test (a) was bedoeld om de kennis van de Europese Unie, haar instellingen en beleid te beoordelen en was gemarkeerd op een schaal van 0 tot 20 punten, met een minimumscore van 10, en (ii) test (b) was bedoeld om de algemene bekwaamheid, met name verbale en redeneervaardigheden, te beoordelen, en was gemarkeerd op een schaal van 0 tot 40 punten, met een minimumscore van 20.

Op 10 augustus 2006 heeft EPSO de kandidaten van wie de sollicitaties correct waren geregistreerd, meegedeeld dat het had besloten dat de bovengenoemde tests computertests (CBT) zouden zijn.

Klager ontving het minimumscore voor beide examens, maar zijn totaalscore was niet voldoende om hem te kunnen rangschikken onder de 410 kandidaten met de hoogste scores. Hij behaalde 36 punten, terwijl het laagste cijfer onder de beste 410 kandidaten 42,666 punten was.

Op 14 december 2006 heeft EPSO klager in kennis gesteld van zijn resultaten en van het feit dat hij niet was toegelaten tot de volgende fase van het vergelijkend onderzoek.

Bij e-mail van 14 december 2006 heeft klager EPSO verzocht hem een kopie van de testvragen en de tabel met de juiste antwoorden te sturen, waarbij hij erop wees dat hij twijfels had over zijn resultaten, aangezien een aantal vragen fouten bevatte en tijdens de test was geannuleerd.

Op 15 december 2006 heeft EPSO klager geantwoord en de in zijn EPSO-dossier gepubliceerde resultaten bevestigd. Het legde uit dat bepaalde testvragen moesten worden geannuleerd, maar dat hij geen foutieve vragen had ontvangen. Voorts heeft zij verklaard dat zij hem de gevraagde informatie niet kon toezenden, aangezien de door hem beantwoorde vragen deel uitmaakten van een uitgebreide database van vragen en ook in andere vergelijkende onderzoeken werden gebruikt. EPSO kon dus geen vragen uit deze databank bekendmaken zonder het besluitvormingsproces van de jury te ondermijnen. Bovendien kan openbaarmaking van de inhoud van de databank sommige kandidaten ten goede komen, waardoor de gelijke behandeling van kandidaten wordt geschonden en toekomstige selectieprocedures in het gedrang komen.

Ten gronde heeft EPSO kort samengevat de volgende opmerkingen gemaakt:

Wat de CGT betreft, heeft EPSO uitgelegd dat in samenwerking met de verschillende Europese instellingen en met de hulp van een contractant een databank is opgezet om kandidaten in staat te stellen de toelatingstoetsen op computer af te leggen. Deze databank bevat een reeks vragen over verbaal en numeriek redeneren en vragen om de kennis van de Europese Unie te beoordelen. Het voordeel van dit instrument is dat kandidaten een individuele test kunnen afleggen op basis van een willekeurige selectie van de vragen in de databank, op de datum van hun keuze, die binnen een door EPSO vastgestelde termijn valt. Toelatingstoetsen vinden daarom uitsluitend online plaats en kandidaten kunnen hun examenpapieren niet afnemen of vragen om een afdruk van de vragen of van hun antwoorden. Aangezien de vragen in de databank voortdurend worden gebruikt, zowel voor lopende als toekomstige vergelijkende onderzoeken, kan de informatie in de databank niet openbaar worden gemaakt.

EPSO wees erop dat, indien het verzoek van klager om toegang tot documenten zou worden behandeld in het kader van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (1) ("Verordening 1049/2001"), het duidelijk zou zijn dat er grenzen zijn aan het recht van toegang, met name om redenen van algemeen belang, teneinde de doelstelling van de selectie van het beste personeel voor de Europese instellingen te waarborgen. In dit verband verwees EPSO naar de gevoegde zaken T-110/03, T-150/03 en T-405/03, Sison/Raad (2). In die zaken oordeelde het Hof:

1. "de verordening heeft tot doel de toegang van eenieder tot openbare documenten te waarborgen en niet alleen de toegang van de verzoekende partij tot documenten die op hem betrekking hebben";
2. "de uitzonderingen op de toegang tot documenten waarin artikel 4, lid 1, onder a), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 voorziet, zijn in dwingende bewoordingen geformuleerd"; en
3. "het bijzondere belang dat een verzoekende partij kan doen gelden bij het verkrijgen van toegang tot een document dat hem persoonlijk betreft, kan niet in aanmerking worden genomen bij de toepassing van de verplichte uitzonderingen van artikel 4, lid 1, onder a), van Verordening (EG) nr. 1049/2001."(3)

EPSO voerde aan dat het recht op toegang tot documenten beperkt of uitgesloten is volgens het beginsel lex specialis derogat legi generali, dat wil zeggen dat een bijzondere regel afwijkt van de algemene regel wanneer er bijzondere regels bestaan voor specifieke aangelegenheden. In dit verband verwees EPSO naar zaak T-371/03, Le Voci/Raad (4), en voerde het verder aan dat het Statuut in casu een specifieke doelstelling heeft die wordt gerechtvaardigd door redenen van algemeen belang.

Voorts verwees EPSO naar zaak T-376/03, Hendrickx/Raad (5) en de daarin aangehaalde rechtspraak, en met name zaak T-53/00, Angioli/Commissie (6). In laatstgenoemd geval heeft het Gerecht geoordeeld dat verzoeker zich niet op artikel 255, lid 1, EG-Verdrag of verordening nr. 1049/2001 kan beroepen om de toepasselijkheid van artikel 6 van bijlage III bij het Statuut, waarin het beginsel van geheimhouding van de werkzaamheden van de jury is neergelegd, in twijfel te trekken.

EPSO was derhalve van mening dat het niet mogelijk was klager een kopie van door de computer gegenereerde vragen en zijn antwoorden te verstrekken. EPSO herhaalde dat het de door de computer gegenereerde vragen aan een kandidaat niet kan vrijgeven zonder de selectieprocedure te ondermijnen, aangezien dit toekomstige kandidaten ten goede zou komen, de procedures van toekomstige vergelijkende onderzoeken zou kunnen verstoren, de gelijke behandeling van kandidaten zou ondermijnen en schadelijke gevolgen zou hebben voor de procedures van het vergelijkend onderzoek.

EPSO wees er ook op dat artikel 43 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 bepaalt dat de toegang tot een document wordt geweigerd "tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt". Het belang in de onderhavige zaak was duidelijk privé en het was ongetwijfeld in het algemeen belang dat de objectiviteit van de selectieprocedure van de Europese instellingen en de gelijke behandeling van kandidaten volledig waren gewaarborgd.

EPSO was derhalve van mening dat de weigering om klager toegang te verlenen tot de vragen en zijn antwoorden volledig gerechtvaardigd was. EPSO voerde aan dat "algemene systematische en officiële" toegang tot de vragen in de databank voor elke kandidaat die daarom verzoekt, deze nieuwe methode ernstig zou schaden en dat ad-hoctoegang tot tests, als onderdeel van een specifieke klachtenprocedure, eveneens een negatief effect zou hebben op het evaluatiesysteem.

Wat voorts de redenen voor de resultaten van klager betreft, heeft EPSO benadrukt dat volgens de relevante rechtspraak de mededeling van het cijfer aan een niet-geselecteerde kandidaat een voldoende rechtvaardiging vormt voor het besluit van de jury. Klager werd in kennis gesteld van zijn resultaten en waarom hij niet werd toegelaten tot de volgende fase van het vergelijkend onderzoek.

Opmerkingen van klager

Van klager zijn geen opmerkingen ontvangen.

BESLUIT

1 Toegang tot de vragen en antwoorden van een computergebaseerde test ("CBT")

1.1 Klager, die in het kader van algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/47/06 een computertest ("CBT") heeft afgenomen, stelde , dat het Europees Bureau voor personeelsselectie ("EPSO") geen geldige en toereikende redenen had aangevoerd om te weigeren hem een kopie van de vragen en de juiste antwoorden te geven.

1.2 In zijn advies verklaarde EPSO, kort samengevat, dat het hem de gevraagde informatie niet kon toezenden, aangezien de vragen die hij had beantwoord deel uitmaakten van een uitgebreide database van vragen die ook in andere vergelijkende onderzoeken werden gebruikt, en dat het bijgevolg geen vragen uit deze database kon onthullen zonder het besluitvormingsproces van de jury te ondermijnen.

EPSO was van mening dat verzoeken om toegang tot vragen van en antwoorden op CGT's, dat wil zeggen de eigen antwoorden van de kandidaten en de juiste antwoorden, onder alle omstandigheden moeten worden afgewezen. EPSO heeft zijn besluit om dergelijke toegang te weigeren gebaseerd op Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (7) ("Verordening 1049/2001"). Zij voerde met name aan dat de vragen en antwoorden van de CBT’s niet aan de kandidaten konden worden meegedeeld omdat dit het selectieproces zou ondermijnen.

1.3 De Ombudsman merkt op dat EPSO in het kader van zijn onderzoek naar klachten 2626/2006/MHZ, 3746/2006/MHZ en 370/2007/MHZ, die betrekking hadden op soortgelijke zaken, in wezen dezelfde argumenten heeft aangevoerd ter ondersteuning van zijn betwiste weigeringen om toegang te verlenen. In zijn besluiten over deze klachten (8) stelde de Ombudsman vast dat EPSO haar betwiste weigering onvoldoende had gemotiveerd en dat dit een geval van wanbeheer vormde. Deze vaststelling vindt ook mutatis mutandis plaats in de onderhavige zaak.

1.4 In zijn bovengenoemde besluiten merkte de Ombudsman ook op dat hij reeds te maken had met een aanzienlijk aantal soortgelijke klachten ten aanzien waarvan EPSO in wezen hetzelfde standpunt en dezelfde ondersteunende argumentatie had ingenomen. In deze omstandigheden achtte hij het passend om op eigen initiatief een onderzoek in te stellen naar de algemene structuur van de CBT's die worden gebruikt in door EPSO georganiseerde vergelijkende onderzoeken. Het onderzoek op eigen initiatief zou EPSO in de gelegenheid stellen zijn beleid ter zake te herzien en te zoeken naar manieren om de door de Ombudsman vastgestelde problemen aan te pakken en, meer in het algemeen, tot een billijke oplossing te komen.

1.5 In het licht van het bovenstaande zal de Ombudsman de onderhavige zaak en alle andere lopende zaken waarin dezelfde vraag wordt behandeld, afsluiten door te verwijzen naar zijn kritische opmerking in zaak 370/2007/MHZ (9). De Ombudsman zal de betrokken klagers ook in kennis stellen van het resultaat van zijn onderzoek op eigen initiatief.

2 Conclusie

Om de in punt 1.4 van dit besluit uiteengezette redenen is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek naar deze klacht niet gerechtvaardigd is. De Ombudsman verwijst echter naar zijn kritische opmerking in zaak 370/2007/MHZ, waarin hij erop wijst dat EPSO zijn weigering om klager toegang te verlenen tot de CGT-vragen/antwoorden onvoldoende heeft gemotiveerd en dat dit een geval van wanbeheer vormt.

De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De directeur van EPSO zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) PB L 145, blz. 43.

(2) Gevoegde zaken T-110/03, T-150/03 en T-405/03, Sison/Raad, Jurispr. 2005, blz. II-1429.

(3) Gevoegde zaken T-110/03, T-150/03 en T-405/03, Sison/Raad, reeds aangehaald, punten 50-52.

(4) Zaak T-371/03, Le Voci/Raad, JurAmbt. 2005, blz. I-A-209 en II-957, punt 122.

(5) Zaak T-376/03, Hendrickx/Raad, JurAmbt. 2005, blz. I-A-83 en II-379.

(6) Zaak T-53/00, Angioli/Commissie, JurAmbt. 2003, blz. I-A-13 en II-73, punt 84.

(7) PB L 145, blz. 43.

(8) Deze besluiten zijn te vinden op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).

(9) "EPSO heeft zijn weigering om de klager toegang te verlenen tot de CGT-vragen/antwoorden onvoldoende gemotiveerd. Dit is een geval van wanbeheer."