Straatsburg, 26 februari 2008

Geachte heer S.,

Op 6 november 2006 heeft u een klacht ingediend tegen de Europese Commissie met betrekking tot specifiek contract nr.: 2005/110223 - "Voorbereiding van de definitieve aanpassingsstrategie voor St. Kitts en Nevis in reactie op de nieuwe suikerregeling van de EU".

Op 4 december 2006 hebben mijn diensten u telefonisch meegedeeld dat uw klacht zonder bijlagen bij het secretariaat van de Ombudsman was aangekomen en hebben zij u verzocht deze opnieuw in te dienen. Op dezelfde dag ontving ik de relevante documenten.

Op 21 december 2006 heb ik u meegedeeld dat het wegens de omvang van het dossier en de komende vakantieperiode niet mogelijk zou zijn de analyse van de ontvankelijkheid van uw klacht vóór eind januari 2007 af te ronden.

Op 26 januari 2007 heb ik uw klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie en verzocht om uiterlijk op 30 april 2007 een antwoord.

Op 4 april 2007 deelde de Commissie mij mee dat zij, om een antwoord op uw klacht voor te bereiden, haar delegatie in Barbados meermaals had moeten raadplegen, waardoor het overleg tussen de diensten vrij lang had geduurd. De Commissie heeft daarom verzocht om verlenging van de termijn voor het uitbrengen van haar advies tot en met 31 mei 2007. Op 23 april 2007 heb ik de gevraagde verlenging toegestaan en u daarvan in kennis gesteld.

Op 6 juni 2007 heb ik het advies van de Commissie ontvangen, dat ik u met een verzoek om opmerkingen heb toegezonden. Op 16 juli 2007 heb ik uw opmerkingen ontvangen.

Op 13 november en 27 december 2007 heeft u informatie gevraagd over de status van uw klacht, die mijn diensten op 15 november 2007 en 16 januari 2008 hebben verzonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

De klacht kan als volgt worden samengevat.

Klager werkte als consultant voor het consortium dat verantwoordelijk was voor de voorbereiding van een "Final Adaptation Strategy for St. Kitts and Nevis in response to the new EU Sugar Regime" (de "FAS").

Op 7 november 2005 ondertekende het consortium specifiek contract nr.: 2005/110223. De veldmissie van het consortium begon op 9 november 2005 en duurde tot 16 december 2005. De uiterste datum voor de levering van het BAS was 24 januari 2006.

Op 15 december 2005 heeft het consortium een ontwerpversie van het BAS ingediend (het "ontwerp-BAS"). De opmerkingen van de overeenkomstsluitende partijen, te weten de delegatie van de Europese Commissie in Barbados en het oostelijke Caribisch gebied ("de delegatie"), de regering van St. Kitts en Nevis ("GSKN") en de Commissie, moesten uiterlijk op 16 januari 2006 aan de consortiumleider (1) worden toegezonden.

Op 16 januari 2006 ontving de consortiumleider verschillende reeksen opmerkingen van GSKN en de delegatie. De ontvangst van verschillende reeksen opmerkingen was in strijd met "belangrijk bericht nr. 11 van het raamcontract BENEF van 17.10.2005", waarin het volgende werd bepaald:

"Om de samenhang en efficiëntie te waarborgen, moet de projectleider de contractant één reeks documenten toezenden die door de verschillende betrokken partijen zijn opgesteld. Hij moet ook voorkomen dat [sic] de opmerkingen van verschillende partijen afwijkende standpunten naar voren brengen, waardoor de contractant [sic] het verslag niet kan afronden."(2)

Op 19 januari 2006 heeft het consortium GSKN telefonisch om opheldering over de opmerkingen verzocht. Een vertegenwoordiger van GSKN weigerde een aantal vragen te beantwoorden.

Het ontvangen van verschillende reeksen opmerkingen in plaats van één geconsolideerde versie maakte het voor het consortium erg moeilijk om het BAS te voltooien. Daarom heeft het consortium op 24 januari 2006, dus nog steeds binnen de contractuele termijn, een onvolledige versie van het BAS ingediend. Diezelfde dag maakte de delegatie een halve bladzijde met opmerkingen over het onvoltooide BAS.

Op 16 februari 2006 heeft het consortium de definitieve versie van het BAS (het "definitieve BAS") in de vorm van acht papieren exemplaren en één elektronische versie bij de delegatie ingediend.

Op 16 maart 2006 schreef het delegatiehoofd een brief aan de leider van het consortium waarin hij i) de ontvangst van het definitieve BAS bevestigde en ii) hem meedeelde dat zowel de delegatie als GSKN het verslag binnen 60 dagen na ontvangst van het eindverslag onbevredigend achtten en niet voldeden aan het mandaat. De delegatie heeft het definitieve BAS derhalve niet aanvaard. Het delegatiehoofd nodigde de consortiumleider uit om binnen 15 dagen opmerkingen te maken over het bijgevoegde negatieve "beoordelingsformulier voor de prestaties van de opdracht". In de brief werd de leider van het consortium er voorts van in kennis gesteld dat, in afwachting van zijn opmerkingen, de eindbetaling was opgeschort.

Op 22 maart 2006 heeft de leider van het consortium zijn eindfactuur ingediend.

Op 23 maart 2006 heeft het hoofd van de delegatie, in antwoord op de vragen van de adviseurs over de redenen voor de negatieve beoordeling, in wezen zijn eerdere opmerkingen overgenomen en de opmerkingen van de delegatie en GSKN opnieuw bijgevoegd.

Op 6 april 2006 heeft de leider van het consortium zijn leden voorgesteld het BAS te herzien om tegemoet te komen aan de resterende punten van zorg van de delegatie.

Op 7 april 2006 antwoordde het hoofd van de delegatie dat de delegatie het aanbod van de consortiumleider niet kon aanvaarden "gezien de krappe termijn voor de indiening van het document bij de delegatie door [GSKN]". Het hoofd van de delegatie deelde klager voorts mee dat de eindbetaling niet zou worden verricht en dat de subsidiabele uitgaven gelijk zouden zijn aan het voorschot dat aan het begin van de opdracht werd ontvangen. Het hoofd van de delegatie heeft als bijlage bij zijn brief het volgende toegevoegd: i) "Uitgebreide opmerkingen van de regering van St. Kitts en Nevis over het ontwerpdocument"; ii) "Opmerkingen van de Commissie (directoraat-generaal Ontwikkeling - "DG DEV" en het Samenwerkingsbureau EuropeAid - "AIDCO") over het ontwerpdocument"; iii) "Sequentie van uitwisselingen tussen de EG-delegatie en de leider van het adviesteam over ontwerp- en eindverslag"; en iv) "Afgerond prestatiebeoordelingsblad van de opdracht".

Op 24 april 2006 heeft de leider van het consortium AIDCO schriftelijk om bijstand verzocht met betrekking tot de uitvoering van het contract en de eindbetaling. De leider van het consortium wees erop dat de opmerkingen van de delegatie betrekking hadden op het op 15 december 2005 ingediende ontwerp-BAS en niet op het op 16 februari 2006 ingediende definitieve BAS. Bovendien waren deze opmerkingen in strijd met belangrijk bericht nr. 11 van het raamcontract BENEF van 17 oktober 2005, aangezien zij niet "geconsolideerd"waren. De consortiumleider wees er verder op dat het "krappe tijdsbestek"niet de schuld van zijn team was. Zij heeft de delegatie aangeboden het BAS zonder kosten te herzien. De leider van het consortium was voorts van mening dat, indien het antwoord van de delegatie negatief zou zijn, hij zijn eindfactuur van 22 maart 2006 zou moeten aanvaarden.

In haar antwoord van 27 april 2006 was AIDCO van mening dat indien de delegatie zou weigeren te betalen, zij punt voor punt duidelijke opmerkingen zou moeten maken over welke delen van het verslag niet in overeenstemming waren met de toepasselijke richtsnoeren.

Op 5 mei 2006 heeft de consortiumleider AIDCO opnieuw schriftelijk om advies verzocht. Hij benadrukte voorts dat i) hij van mening was dat het definitieve bedrag nog verschuldigd was; ii) de tijdsdruk niet door het consortium was veroorzaakt; en iii) de delegatie had geweigerd haar toe te staan het op 16 februari 2006 ingediende definitieve BAS te herzien.

Op 6 juni 2006 heeft AIDCO de delegatie per e-mail meegedeeld dat: i) zij heeft begrepen dat het consortium niet was betaald omdat het ontwerp-BAS niet was aanvaard; ii) de delegatie weigerde het voorstel van de contractant om wijzigingen aan te brengen vanwege tijdgebrek; en iii) die tijdsdruk kennelijk niet haar schuld was, maar "het gevolg was van een te late indiening van de opmerkingen, die tweemaal moest worden ingediend door de delegatie die [sic] niet rechtstreeks geconsolideerde opmerkingen heeft ingediend". AIDCO vestigde de aandacht van de delegatie op het feit dat "opmerkingen moeten worden geconsolideerd", in overeenstemming met de "instructie gegeven via het belangrijke bericht nr. 11". Voorts was hij van mening dat dergelijke beperkingen hadden kunnen worden vermeden door de snelle indiening van geconsolideerde documenten en drong hij er bij de delegatie op aan actie te ondernemen en haar besluit te herzien.

Op 7 juni 2006 heeft de delegatie aan AIDCO geantwoord dat: i) het BAS ontbrak aan een behoorlijke beoordeling op specifieke gebieden en dit was herhaaldelijk aan de consultants meegedeeld; ii) in de opmerkingen werd verwezen naar de versie van 24 januari 2006 en niet alleen naar de versie van 15 december 2005; iii) de opmerkingen van de delegatie, GSKN en de Commissie ontbraken niet aan consistentie en werden als één enkel document toegezonden op een overeengekomen datum voor het indienen van opmerkingen, namelijk 16 januari 2006; iv) het consortium heeft niet aangetoond dat het de werkzaamheden op bevredigende wijze kon uitvoeren, de delegatie "verloor alle vertrouwen" in het ontvangen van aanvaardbare documenten van het consortium en zag derhalve geen reden om het consortium opnieuw de gelegenheid te geven het document te herzien; en v) aangezien de werkzaamheden GSKN of de delegatie niet tevredenstelden, was de betaling van het saldo geen optie en kon het consortium er geen verdere werkzaamheden aan verrichten (aangezien GSKN het had voltooid).

Op 21 augustus 2006 heeft AIDCO de consortiumleider per e-mail meegedeeld dat zij de delegatie had voorgesteld het deel van het verslag dat kon worden gebruikt, te betalen of, als alternatief, de door GSKN doorgebrachte tijd in mindering te brengen op de openstaande vergoedingen.

Op 14 september 2006 heeft de consortiumleider AIDCO om verdere bijstand en begeleiding gevraagd met betrekking tot wat zij zou kunnen doen om voor de geleverde werkzaamheden te worden betaald.

Op 10 oktober 2006 stuurde klager een e-mail naar AIDCO waarin hij aangaf dat er onbetwistbaar bewijs was dat de opmerkingen die de delegatie in januari 2006 aan de consultants had voorgelegd inderdaad niet waren geconsolideerd, aangezien de opmerkingen van GSKN verduidelijking behoeven en de consultants deze nooit hebben ontvangen. In dezelfde e-mail legde hij ook uit dat AIDCO, ondanks het bovenstaande bewijs, de kwestie niet langer nastreeft. Vanuit het oogpunt van klager was dit onaanvaardbaar en vormde het een ernstig procedureel en contractueel misbruik. Klager had financiële schade geleden en zijn reputatie geschaad. Hij verzoekt AIDCO derhalve hem te laten weten of zij voornemens is de verwerping door de delegatie van het verslag van de adviseurs nietig te laten verklaren ten gunste van de formele aanvaarding ervan, waardoor de betaling van alle openstaande honoraria wordt vergemakkelijkt. Klager concludeerde dat hij, bij gebrek aan een positief antwoord op 31 oktober 2006, een formele klacht zou indienen bij de Europese Ombudsman.

Op 6 november 2006 diende klager een klacht in bij de Ombudsman.

Klager voerde aan dat de Commissie, dat wil zeggen de delegatie en AIDCO:

1. te voldoen aan de juiste procedures voor het indienen van opmerkingen over de ontwerpversie van het verslag "Definitieve aanpassingsstrategie voor St. Kitts en Nevis in reactie op de nieuwe suikerregeling van de EU"; en
2. terdege rekening te houden met het voorstel van de adviseurs voor de herziening van de "Final Adaptation Strategy for St. Kitts and Nevis in Response to the New EU Sugar Regime"-verslag.

Klager verzocht de Commissie:

1. het besluit tot afwijzing van het rapport van de adviseur nietig te verklaren; en
2. hem in totaal 2268,44 EUR te betalen, wat overeenkomt met zijn openstaande honoraria, vermeerderd met rente.

Op 4 december 2006 deelde klager de Ombudsman mee dat bovengenoemde e-mail van 10 oktober 2006 nog steeds onbeantwoord bleef.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

Het advies van de Commissie kan als volgt worden samengevat.

De Commissie begon met uit te leggen dat St. Kitts en Nevis lid zijn van de ACS-landen en ook het suikerprotocol hebben ondertekend. Als ondertekenaar van het suikerprotocol had het tot voor kort preferentiële toegang tot de suikermarkt van de EU. De hervorming van de suikerregeling vereiste aanpassingen van de nationale suikersector van St. Kitt en Nevis. Om GSKN te helpen de nieuwe situatie het hoofd te bieden, werd op zeer korte termijn financiële bijstand op korte termijn door de Europese Commissie gefinancierd, namelijk de voorbereiding van een aanpassingsstrategie voor St. Kitts en Nevis in reactie op de nieuwe suikerregeling van de EU. De Commissie heeft besloten deze opdracht via een specifiek contract te gunnen aan een van de raamcontractanten van perceel nr. 1 (plattelandsontwikkeling en voedselveiligheid) die met succes had deelgenomen aan de aanbesteding "Meervoudig raamcontract voor de aanwerving van technische bijstand voor expertise op korte termijn ten behoeve van [het] exclusieve voordeel van derde landen die externe hulp van de Europese Commissie ontvangen" (Europeaid/1119860/C/SV multi, het "raamcontract").

Zo heeft de consortiumleider ("Scanagri A/S Denmark") in het kader van het "Actieplan voor begeleidende maatregelen voor landen van het suikerprotocol die getroffen zijn door de hervorming van de suikerregeling van de EU"(3) op 7 november 2005 een specifiek contract 2005/110223 ondertekend voor de "Voorbereiding van de definitieve aanpassingsstrategie voor St. Kitts en Nevis in reactie op de nieuwe suikerregeling van de EU" met de Commissie, die namens GSKN optrad. Klager behoorde tot de vier consultants die de consortiumleider voor deze specifieke opdracht in dienst had. Het contract werd beheerst door de algemene voorwaarden, de algemene voorwaarden van het raamcontract en de specifieke taakomschrijving van het contract, waarin de door de contractant uit te voeren diensten werden gespecificeerd. Volgens de ToR was de opdracht verdeeld in twee fasen: i) het vaststellen van een specifiek menu van opties voor een doeltreffende aanpassingsstrategie om het effect van de hervorming op economisch, sociaal en milieuniveau aan te pakken; en ii) het bereiken van een consensus op nationaal niveau over een bepaalde aanpassingsoptie en de voorgestelde focus van de bijstand voor 2006, en het ontwikkelen ervan tot een volwaardige gemeenschappelijke strategie. Overeenkomstig de overeenkomst en artikel 28 van de algemene voorwaarden is een voorfinanciering van 82 442 EUR betaald. Deze betaling vertegenwoordigde 60 % van de totale waarde van de opdracht, namelijk 137 404 EUR.

Chronologische achtergrond (4)

Op 19 december 2005, d.w.z. binnen de oorspronkelijk overeengekomen termijn, heeft de delegatie de leider van het consortium haar eerste opmerkingen toegezonden, waarin de tekortkomingen van de ontwerpstrategie nader werden toegelicht.

Op 22 december 2005 heeft de leider van het consortium ermee ingestemd de indiening van zowel de opmerkingen van de delegatie over het ontwerpverslag als het eindverslag uit te stellen tot respectievelijk 16 en 20 januari 2006. De voltooiingsdatum van de opdracht werd dus uitgesteld van 23 december 2005 tot 30 januari 2006.

Op 13 januari 2006 heeft GSKN de delegatie een brief gestuurd met haar evaluatie van het ontwerp. Zij was in het algemeen van mening dat "de kwaliteit van het ontwerpverslag ruimschoots onder het niveau lag dat van een dergelijk belangrijk document mag worden verwacht". In de punten 24 en 25 van haar brief benadrukte GSKN het volgende:

"[het] verslag [heeft] nagelaten de elementen van een passende aanpassingsstrategie correct te identificeren en op coherente wijze samen te brengen (...) indien het document [werd] aanvaard en uitgevoerd zoals [was] het de chaos en verwarring aanzienlijk [zou] vergroten (...) In het licht van het bovenstaande heeft St Kitts & Nevis [was] nu dringend zijn bezorgdheid over het ontwerp van het strategiedocument voor aanpassing aan de EG kenbaar gemaakt en wenst te benadrukken dat het verslag [het] noch het land noch zijn behoeften nauwkeurig weergeeft".

Op 16 januari 2006 heeft de delegatie, zoals eerder overeengekomen met de leider van het consortium, de leider van het consortium een volledige reeks documenten van GSKN en het hoofdkantoor van de Commissie toegezonden, samen met haar eerdere opmerkingen van 19 december 2005.

Op 17 januari 2006 heeft de leider van het consortium de delegatie om opheldering verzocht, die hij op 18 januari 2006 heeft verstrekt.

Op 24 januari 2006 heeft de leider van het consortium het herziene verslag per e-mail ingediend en verklaard dat de papieren exemplaren van het verslag op 30 januari 2006 zouden worden toegezonden. De consultants waren niet in staat om een uitputtende beoordeling van de opties voor economische diversificatie te verstrekken, hoewel dit op grond van de taakomschrijving vereist was. De delegatie zond de consortiumleider daarom een lijst van gebieden die moesten worden verbeterd, met name een "verdere analyse van de schuld". Zij wees er voorts op dat de door haar ontvangen opmerkingen geen verklaring gaven waarom dergelijke gebieden niet waren behandeld.

Op 26 januari 2006 heeft de leider van het consortium getracht uit te leggen waarom sommige gebieden niet konden worden aangepakt en was hij het niet eens met de beoordeling van de delegatie met betrekking tot andere gebieden.

Reeds in dit stadium besloot GSKN de strategie onafhankelijk van het consortium op te stellen, aangezien de uiterste datum voor de indiening van het document bij de Commissie 28 april 2006 was.

Op 14 maart 2007 heeft de Commissie, naar aanleiding van de herbeoordeling door de Commissie van de kwaliteit van de verleende diensten, bij brief een voorstel voor een minnelijke schikking ingediend en voorgesteld een extra betaling van 26 750 EUR aan de consortiumleider te doen om de zaak te schikken.

Op 20 maart 2007 stemde de consortiumleider in met de nieuwe betalingsvoorwaarden en aanvaardde hij dit als een definitieve oplossing van de kwestie.

Standpunt van de Commissie over de beweringen en beweringen van klager

(1) De Commissie benadrukte dat zij geen contractuele relatie had met de klager, aangezien de partijen bij het contract de Commissie en het consortium waren. Klager was een consultant in dienst van de consortiumleider.

(2) De Commissie was van mening dat het "belangrijke bericht nr. 11 van het raamcontract" slechts een aanbeveling was (5). Volgens de Commissie waren "belangrijke berichten" niet bindend en hadden zij dezelfde waarde als de "veelgestelde vragen" (of "FAQ's"). Deze boodschappen zijn door AIDCO opgesteld met het oog op een efficiënte en consistente uitvoering van het raamcontract. Geen enkele bepaling die op het betrokken specifieke contract van toepassing was, voorzag in een verplichting voor de aanbestedende dienst om geconsolideerde opmerkingen over het verslag te maken. In artikel 27, lid 2, van de algemene voorwaarden werd alleen verwezen naar "opmerkingen". Volgens de Commissie was het van essentieel belang dat de opmerkingen van de verschillende partijen gelijktijdig en consistent werden toegezonden.

De Commissie erkende dat de benadering en de mate van gedetailleerdheid van de opmerkingen van GSKN enerzijds en van de opmerkingen van de Commissie anderzijds tot op zekere hoogte verschilden. Volgens de Commissie impliceerde dit echter niet het bestaan van afwijkende standpunten, maar weerspiegelde het slechts verschillende manieren om ontevredenheid over te brengen. De GSKN heeft op 13 januari 2006 algemene opmerkingen naar de delegatie gestuurd en de Commissie heeft een gedetailleerde lijst van tekortkomingen en te behandelen onderwerpen verstrekt. Zowel de Commissie als GSKN waren het er inhoudelijk over eens, dat wil zeggen dat het verslag geen diepgaande analyse bevatte en eerder een "behoefteanalyse" dan een strategie was. De structuur en de taal kunnen worden verbeterd; er waren gebieden die onbedekt bleven; Er waren niet genoeg voorstellen gedaan.

De Commissie was voorts van mening dat AIDCO in de briefwisseling met de consortiumleider enkel de algemene beginselen heeft bevestigd, zoals de noodzaak om de afwijzing van het verslag toe te lichten of het beginsel dat alle opmerkingen tezamen moeten worden toegezonden.

(3) De Commissie wees erop dat het specifieke contract de aanbestedende dienst niet verplichtte de herziening van een verworpen verslag toe te staan. Bij de behandeling van het herzieningsverzoek beschikte de Commissie dus over een beoordelingsmarge om te beoordelen of een dergelijke herziening al dan niet passend was.

De Commissie betreurde het dat klager de indruk had dat het verslag en de inhoud ervan zonder voorbehoud volledig waren aanvaard, maar wees er ook op dat zij op geen enkel moment haar ontevredenheid verborg. Integendeel, haar boodschappen brachten het idee over dat de algemene analyse zeer zwak was en dat er nog veel ruimte voor verbetering was. De definitieve versie van het op 24 januari 2006 ontvangen document werd niet beschouwd als een significante verbetering ten opzichte van de versie die eerder in december 2005 was ingediend. In het verdere bericht van de consultants van 26 januari 2006, dat zij in antwoord op het verzoek om toelichting van de delegatie hebben verzonden, werd voorgesteld dat zij niets verder konden doen om de door de delegatie en GSKN aan de orde gestelde kwesties aan te pakken. Toen de delegatie op 6 april 2006 het verzoek van het consortium tot herziening van de ontwerpstrategie ontving, werd het zinloos geacht een reeds verlengd proces voort te zetten dat geen aanvaardbare eindproductie opleverde, aangezien i) de consortiumleider zelf had erkend dat hij niet bereid was een aantal van de voorgestelde wijzigingen aan te pakken en ii) er zeer weinig tijd overbleef voordat de aan GSKN opgelegde termijn verstreek. In haar brieven van 7 april en 7 juni 2006 heeft de delegatie haar besluit om het consortium niet opnieuw in de gelegenheid te stellen de ontwerpstrategie te herzien, naar behoren gemotiveerd.

GSKN moest haar strategie uiterlijk op 28 april 2006 indienen, zodat het noch praktisch noch realistisch zou zijn geweest als de consultants verdere pogingen hadden mogen doen om het document te verbeteren, nadat zij al duidelijk hadden gemaakt dat zij deden wat gezien de omstandigheden mogelijk was. Bij brief van 24 januari 2006 heeft de delegatie aan GSKN duidelijk gemaakt dat de niet-naleving van de door de Commissie opgelegde termijn voor de presentatie van haar strategie tot gevolg had dat zij de in het suikerprotocol vastgestelde financiële steunmaatregelen voor 2006 zou verliezen. Op 13 februari 2006 deelde GSKN de delegatie mee dat zij de verantwoordelijkheid op zich had genomen om het document zelf te schrijven.

(4) Samenvattend verwierp de Commissie de argumenten van klager. Hij benadrukte dat in zijn brieven aan de leider van het consortium van 16 en 23 maart; 7 april; 7 juni; en 12 september 2006 had zij haar besluit om het advies van de adviseurs af te wijzen en een verdere herziening van de ontwerpstrategie niet te aanvaarden, uitvoerig gemotiveerd. Aangezien de adviseurs het reglement van orde niet hadden kunnen naleven, was de Commissie overeenkomstig artikel 27, lid 2, van de algemene voorwaarden verplicht een negatieve beschikking te geven.

Zij wees er voorts op dat de delegatie, in het licht van de hierboven uiteengezette redenen, van mening was dat het voorschot van 82 442 EUR betrekking had op alle terug te betalen bedragen en 42 % van de honoraria. Hoewel het eindverslag niet aanvaardbaar was, hield de Commissie er rekening mee dat de consortiumleider alle overeengekomen termijnen in acht had genomen en dat de consultants bereid waren geweest het eindverslag te herzien, hoewel de delegatie dit niet had toegestaan. Om tot een voor de consortiumleider aanvaardbare eindbetaling te komen, had de delegatie daarom besloten de betaling voor de honoraria voor beroepsbeoefenaren te verhogen van slechts 42 % tot 70 %, waarbij dit laatste bedrag 65 828 EUR bedroeg. De Commissie had besloten het verschil tussen 42 % en 70 % van de honoraria (d.w.z. 26 750 EUR) te betalen na de waarde van de verleende diensten opnieuw te hebben beoordeeld. De consortiumleider had ingestemd met dit herziene voorstel.

De Commissie stond dus open voor een minnelijke schikking met de werkgever van klager en kon niet verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele betalingen die klager mogelijk verschuldigd was. Deze betalingen vielen, indien gerechtvaardigd, onder de algemene verantwoordelijkheid van de consortiumleider. Indien klager van mening is dat hij oneerlijk is behandeld, stelt de Commissie daarom voor dat hij contact opneemt met de consortiumleider waarmee hij een contractuele relatie heeft.

De Commissie kwam derhalve tot de conclusie dat zij, na de herbeoordeling van het dossier en na de zaak met de contractant, waarvan klager een consultant was, te hebben geregeld, van oordeel was dat haar diensten naar behoren hadden gehandeld en de voor haar bindende regels en beginselen in acht hadden genomen. Volgens de Commissie was er dus geen sprake van wanbeheer.

Opmerkingen van klager

De opmerkingen van klager kunnen als volgt worden samengevat.

Klager was in de eerste plaats van mening dat het advies van de Commissie een aanzienlijk aantal fouten en omissies bevatte en heeft, kortom, de belangrijkste punten van zijn klacht niet behandeld. Meer in het bijzonder was zij naar het oordeel van klager i) niet ingegaan op de bewering van klager dat de Commissie haar eigen procedures had geschonden; en ii) heeft aangetoond dat de delegatie met de verwerping van het verslag de consultants als zondebok voor haar eigen fouten wilde gebruiken door a) het adviesbureau (specifiek contract 2005/110223) zonder adequate voorbereiding opdracht te geven, en b) het contract niet doeltreffend te beheren met betrekking tot de termijn voor de indiening door GSKN van de aanpassingsstrategie.

Klager verklaarde verder dat, hoewel het nogal onzeker was wat de delegatie en GSKN precies verwachtten, de consultants consequent en te goeder trouw werkten om te voldoen aan de vereisten met betrekking tot de voltooiing van het verslag.

Volgens klager had de Commissie in haar advies duidelijk gemaakt dat, juist op het moment dat de consultants probeerden het verslag in te vullen om aan de herziene termijn van 30 januari 2006 te voldoen, GSKN "besloot de strategie zelfstandig op te stellen zonder verdere steun van consultants, aangezien de termijn voor het indienen van het document bij de EG 28 april 2006 was." Er was duidelijk gemaakt dat dit besluit was ingegeven door de brief van het hoofd van de delegatie van 24 januari 2006 aan GSKN, waarin de aandacht werd gevestigd op de tijdsdruk. In de brief van GSKN van 13 februari 2006 werd niet verwezen naar de aanvaardbaarheid van het advies van de adviseurs, maar naar haar initiatief om de strategie te herformuleren naar aanleiding van het advies van het hoofd van de delegatie.

In de brief van het hoofd van de delegatie van 7 april 2006, waarin werd verklaard dat de delegatie "het aanbod van [ consortiumleider ] aan de consultants om de strategie in dit stadium verder te herzien niet kan aanvaarden gezien de krappe termijn voor de indiening van het document bij de delegatie door de GSKN", werd niet verduidelijkt dat alle verdere inbreng van de consultants door de in januari 2006 genomen besluiten zonder hun medeweten irrelevant was geworden.

Klager wees er verder op dat in het standpunt van de Commissie niet werd verwezen naar het feit dat de delegatie op 20 januari 2006, dat wil zeggen los van de belangrijkste reeks opmerkingen die op 16 januari 2006 waren verzonden, een reeks opmerkingen van AIDCO over het ontwerp-BAS aan de consultants had toegezonden. De Commissie heeft ook geen standpunt ingenomen ten aanzien van de verklaringen van klager dat de delegatie samenvattend had erkend dat de opmerkingen van GSKN verduidelijking behoeven. Indien de delegatie niet op de hoogte was geweest van de basis voor de kritiek van GSKN, had zij onmogelijk kunnen weten of de redenen voor deze kritiek in overeenstemming waren met haar eigen opmerkingen of die van de Commissie. Daarom konden de opmerkingen niet in aanmerking worden genomen.

Klager verwees voorts naar de verklaringen van de Commissie dat de adviseurs niet hadden gereageerd op zijn verzoek om "een nadere analyse van de schuld". Volgens klager was het juist met betrekking tot dit punt dat de delegatie het consortium naar GSKN had verwezen, die vervolgens niet bereid of in staat bleek om enige verduidelijking te geven, een feit dat door de delegatie in een e-mail van 24 januari 2006 werd erkend. Zelfs in haar uitgebreidere opmerkingen die na de verwerping van het verslag werden ingediend, had GSKN niet nader op deze kwestie ingegaan door eenvoudigweg te stellen dat de strategie "de kwestie van de schuldenlast" niet in aanmerking nam, wat volgens klager feitelijk onjuist was.

Het standpunt van de Commissie dat "belangrijke boodschap nr. 11 van het raamcontract" niet bindend was voor de aanbestedende dienst, druiste in tegen het standpunt van AIDCO in haar e-mail van 6 juni 2006 aan de delegatie. Aangezien de Commissie hoe dan ook heeft aanvaard dat "wat [] essentieel [was] dat de opmerkingen van de verschillende betrokken partijen [] tegelijkertijd werden toegezonden en [] consistent waren ", voldeden haar acties duidelijk niet aan deze criteria.

Klager was voorts van mening dat de Commissie ten onrechte had gesuggereerd dat het antwoord van de consortiumleider van 26 januari 2006 "aangaf dat zij niets verder konden doen om de (...) aan de orde gestelde kwesties aan te pakken". Hij wijst erop dat i) op een aantal punten in de boodschap staat dat het consortium verdere verduidelijking nodig heeft over wat de Commissie heeft gevraagd; en ii) het besluit door aan te geven dat het team bereid is te reageren op verzoeken om verdere wijzigingen. Derhalve kon niet worden gesteld dat het besluit om de onopgeloste kwesties niet verder te behandelen het gevolg was van een weigering van de consultants om mee te werken. Uit andere verklaringen en documenten bleek veeleer dat het besluit om geen verdere verduidelijking te vragen met betrekking tot onopgeloste kwesties in verband met het verslag van de adviseurs was genomen omdat het document om andere redenen irrelevant was geworden. Voorts had de leider van het consortium in de op 16 januari 2006 door de Commissie ingediende opmerkingen ook gewezen op de behoefte aan verduidelijking van het verzoek om "meer uitwerking en analyse" met betrekking tot macro-economische kwesties. Een dergelijke verduidelijking werd pas ontvangen nadat de delegatie het consortium ervan in kennis had gesteld dat het verslag was afgewezen en dat zij geen verdere herzieningen van het verslag zou aanvaarden. Indien de consortiumleider in de gelegenheid was gesteld om op deze laattijdige verduidelijking te reageren, zouden de consultants erop hebben gewezen dat de suggestie dat zij "een beoordeling hadden moeten geven van de macro-economische gevolgen [van de wijzigingen in de suikerregeling van de EG] op korte, middellange en lange termijn (...) in overeenstemming met het reglement van orde" overbodig was geworden in het geval van St. Kitts, aangezien zijn suikerindustrie reeds in juli 2005 was gesloten.

Klager concludeerde derhalve dat het advies van de Commissie de redenen versterkte om aan te nemen dat dit besluit was genomen om andere redenen dan de kwaliteit van het verslag of de prestaties van de consultants.

Klager voegde daaraan toe dat de Commissie terecht had opgemerkt dat de verantwoordelijkheid voor de betaling van zijn honoraria bij de consortiumleider lag. De rechtvaardiging om hem niet volledig te betalen was echter gebaseerd op de afwijzing van het verslag door de delegatie en het bijbehorende besluit om de volledige gecontracteerde taksen niet te betalen. Daarom moest deze afwijzing nietig worden verklaard en moest de aanvaarding van het verslag worden bevestigd, zodat alle openstaande vergoedingen volledig konden worden betaald. De contractanten hadden ingestemd met een schikking met de Commissie, die werd getroffen nadat klager zijn klacht bij de Ombudsman had ingediend, op basis van een verhoging van het aandeel van de te betalen vergoedingen dat hoger was dan het oorspronkelijk aangeboden percentage. Klager was echter geen partij bij deze overeenkomst en zag daarom geen reden om minder dan het volledige in zijn klacht gevorderde bedrag te aanvaarden, waaraan nu meer rente moet worden toegevoegd gezien de langdurige vertraging bij de verwerking ervan.

BESLUIT

1 De klacht

1.1 Klager was een consultant in dienst van een consortium van consultants dat door de Europese Commissie was gecontracteerd om een "Final Adaptation Strategy for St. Kitts and Nevis in response to the new EU Sugar Regime" (de "FAS") op te stellen. Na ontvangst van het verslag van het consortium hebben de delegatie van de Commissie in Barbados en het oostelijke Caribisch gebied ("de delegatie") en de regering van St. Kitts en Nevis ("GSKN") de werkzaamheden van de consultants negatief beoordeeld. De delegatie heeft de leider van het consortium derhalve in kennis gesteld van haar voornemen om het consortium af te wijzen.

Klager voerde aan dat de Commissie, dat wil zeggen de delegatie en AIDCO:

1. te voldoen aan de juiste procedures voor het indienen van opmerkingen over de ontwerpversie van het verslag "Definitieve aanpassingsstrategie voor St. Kitts en Nevis in reactie op de nieuwe suikerregeling van de EU"; en
2. terdege rekening te houden met het voorstel van de adviseurs voor de herziening van de "Final Adaptation Strategy for St. Kitts and Nevis in Response to the New EU Sugar Regime"-verslag.

Klager verzocht de Commissie:

1. het besluit tot afwijzing van het rapport van de adviseur nietig te verklaren; en
2. hem in totaal 2268,44 EUR te betalen, wat overeenkomt met zijn openstaande honoraria, vermeerderd met rente.

1.2 De Commissie verklaarde samenvattend dat i) zij geen contractuele relatie met klager had; ii) de leider van het consortium op 20 maart 2007 had ingestemd met zijn voorstel om de zaak te regelen door een betaling van 26 750 EUR te verrichten, waardoor de betaling van de honoraria van het consortium werd verhoogd van 42 % tot 70 %, dat wil zeggen tot 65 828 EUR; en iii) indien er openstaande vergoedingen zijn, dient de klager zich tot de leider van het consortium te richten. Bovendien waren er volgens de Commissie iv) geen contractuele bepalingen die zouden voorzien in een verplichte geconsolideerde versie van de opmerkingen; wat bestond was slechts een aanbeveling; en v) de delegatie was niet verplicht een verslag te herzien dat zij en de GSKN als onbevredigend hadden beschouwd.

1.3 De Ombudsman merkt in de eerste plaats op dat klager, samengevat, niet betwist dat de partijen die het contract hebben ondertekend de Commissie en de leider van het consortium waren. De Ombudsman merkt derhalve op dat klager samenvattend aanvaardt dat er geen contractuele relatie bestaat tussen hemzelf en de Commissie en dat er een dergelijke relatie bestaat tussen het consortium als zodanig en de Commissie.

1.4 In het kader van de beweringen van klager, die in feite betrekking lijken te hebben op de contractuele relatie tussen de Commissie en het consortium, wijst de Ombudsman erop dat hij, wat de klachten over contractuele relaties in het algemeen betreft, zijn onderzoek mag beperken tot de vraag of de communautaire instelling of het communautaire orgaan hem een coherente en redelijke uiteenzetting van de rechtsgrondslag voor zijn optreden heeft verstrekt en waarom hij van mening was dat zijn standpunt over de contractuele positie gerechtvaardigd is. In dit verband neemt de Ombudsman nota van de uitleg van de Commissie dat, kort samengevat, i) er geen contractuele bepalingen waren die voorzagen in een verplichte geconsolideerde versie van de opmerkingen; wat bestond was een aanbeveling; en ii) de delegatie was niet verplicht een verslag dat als onbevredigend werd beschouwd, te herzien.

1.5 De Ombudsman neemt nota van het standpunt van klager dat i) de door de delegatie op 16 januari 2006 ingediende opmerkingen van GSKN verduidelijking behoeven, die nooit aan het consortium is verstrekt; en ii) op 20 januari 2006, dat wil zeggen nadat de delegatie en GSKN de belangrijkste reeks opmerkingen hadden toegezonden, heeft de delegatie ook een reeks opmerkingen van AIDCO aan het consortium toegezonden. De Ombudsman is echter van mening dat klager er niet in is geslaagd aan te tonen dat de uitleg van de Commissie dat i) er geen contractuele bepalingen waren die voorzagen in een verplichte geconsolideerde versie van de opmerkingen, maar alleen in een aanbeveling; en dat ii) de delegatie niet verplicht was een verslag dat als onbevredigend werd beschouwd, te herzien, kennelijk onredelijk was. Daarom is de Ombudsman van mening dat geen verder onderzoek gerechtvaardigd is met betrekking tot de beweringen van klager.

1.6 Wat betreft de verklaring van de Commissie dat, samenvattend, "belangrijk bericht nr. 11"niet bindend was en dezelfde waarde had als een veelgestelde vraag ("FAQ"), merkt de Ombudsman op dat dit bericht volgens de Commissie zelf "een aanbeveling" was. De Ombudsman acht het daarom ook nuttig de Commissie erop te wijzen dat het redelijk is dat contractanten verwachten dat zij dergelijke aanbevelingen opvolgt, mocht zij dergelijke aanbevelingen vaststellen. Volgens de Ombudsman is dit des te meer het geval wanneer, volgens de eigen woorden van de Commissie, een dergelijke aanbeveling wordt opgesteld " om een efficiënte en homogene uitvoering van het raamcontract te waarborgen." Volgens de Ombudsman kan het niet naar behoren in aanmerking nemen van het gewettigd vertrouwen van contractanten dat de Commissie haar eigen aanbevelingen opvolgt, niet alleen leiden tot onzekerheid in hun relatie met de Commissie, maar ook het vertrouwen van de burgers in de EU-instellingen ernstig ondermijnen.

1.7 In het onderhavige geval merkt de Ombudsman echter op dat het delegatiehoofd op 14 maart 2007, dat wil zeggen in de loop van het onderzoek van de Ombudsman, een brief aan de leider van het consortium heeft gestuurd waarin een financiële regeling van het contract werd voorgesteld (6). De Ombudsman merkt ook op dat deze laatste op 20 maart 2007 de financiële regeling als laatste en laatste betaling heeft aanvaard (7). In het licht van bovenstaande financiële regeling is de Ombudsman van oordeel dat geen verder onderzoek gerechtvaardigd is naar de verenigbaarheid van het optreden van de Commissie met haar aanbeveling "Belangrijke boodschap nr. 11".

1.8 Wat de beweringen van klager betreft, begrijpt de Ombudsman dat volgens klager de vermeende acties van de Commissie in het kader van haar contractuele relatie met het consortium hem financieel verlies hebben berokkend en zijn reputatie hebben geschaad.

1.9 De Ombudsman neemt nota van het standpunt van klager dat de brief van de delegatie van 24 januari 2006 aan GSKN, waarin de aandacht van GSKN werd gevestigd op de krappe termijn voor de indiening van het BAS bij de Commissie op straffe van verlies van financiële bijstand van de EG, GSKN ertoe heeft aangezet de strategie onafhankelijk van het consortium voor te bereiden. In dit verband neemt de Ombudsman echter ook nota van de verklaringen van de Commissie dat zij voor de toepassing van de in punt 1.7 genoemde financiële overeenkomst rekening heeft gehouden met het feit dat het consortium alle vastgestelde termijnen in acht had genomen en bereid was het verslag te wijzigen. De Ombudsman is ingenomen met dit initiatief en is van mening dat de Commissie maatregelen heeft genomen die samenvattend tot gevolg hebben gehad dat de financiële gevolgen van haar negatieve beoordeling van de werkzaamheden van het consortium zijn verminderd.

1.10 De Ombudsman vertrouwt er ook op dat de bovengenoemde financiële regeling, die erin bestaat de betaling van de honoraria van het consortium te verhogen van 42 % naar 70 %, een positief effect heeft gehad op de oorspronkelijke vordering van klager tot betaling van zijn openstaande honoraria, vermeerderd met rente. In het licht van het voorgaande is de Ombudsman derhalve van oordeel dat geen verder onderzoek naar de beweringen van klager gerechtvaardigd is.

2 Conclusie

2.1 Om de in de punten 1.5, 1.7 en 1.10 genoemde redenen is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek naar de beweringen en beweringen van klager niet gerechtvaardigd is. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) De Commissie heeft de consortiumleider geïdentificeerd als de onderneming met de naam "Scanagri A/S Denmark".

(2) De Ombudsman verstaat onder "projectleider" een ambtenaar van de delegatie.

(3) Verordening (EG) nr. 266/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 15 februari 2006 tot vaststelling van begeleidende maatregelen voor landen van het suikerprotocol die getroffen zijn door de hervorming van de suikerregeling van de EU (PB 2006, L 50, blz. 1).

(4) De Ombudsman merkt op dat de chronologische verwijzingen van de Commissie grotendeels overeenkomen met de verwijzingen van klager. In dit deel vat de Ombudsman daarom de chronologische verwijzingen samen die i) niet door de klager zijn vermeld; of ii) afwijken van de verwijzingen van de klager en relevant zijn voor dit onderzoek.

(5) Volgens de Commissie luidt "belangrijke boodschap nr. 11 van het raamcontract" als volgt: "Met het oog op samenhang en efficiëntie moet de projectleider de contractant één reeks opmerkingen van de verschillende betrokken partijen toezenden. Hij moet voorkomen dat [sic] de opmerking [sic] van verschillende partijen afwijkende standpunten naar voren brengt, waardoor de contractant [sic] het verslag niet kan afronden."

(6) De brief, die door de Commissie bij haar opmerkingen is gevoegd en voor opmerkingen aan klager is toegezonden, bevat de volgende verklaringen: "Sinds onze [briefwisseling te beginnen met de brief van de delegatie van 16 maart 2006 waarin de leider van het consortium in kennis werd gesteld van de afwijzing van het eindverslag en de niet-betaling van het saldo], is de kwestie aan de orde gesteld bij ons hoofdkantoor van de Commissie en de Europese Ombudsman. Deze laatste is nog niet tot een conclusie gekomen over zijn onderzoek. Als gebaar om het geschil op een minnelijke manier af te sluiten, ben ik echter bereid u de volgende regeling voor te stellen: Het consultancycontract werd ondertekend voor een maximumbedrag van 137.404 EUR, waarvan 43.364 EUR voor vergoeding in aanmerking kwam en 94.040 EUR voor beroepskosten. U ontving een betaling van 60% van het contractbedrag, namelijk 82.442€. Dit dekte het geheel van de terug te betalen bedragen en 42 % van de honoraria. Ik zal mijn diensten opdracht geven om een eindbetaling van 26 750 EUR uit te voeren, waardoor het percentage geaccepteerde beroepskosten tot 70% zou stijgen. Gelieve te bevestigen dat u hiermee instemt en deze betaling als eindbetaling aanvaardt.

(7) De brief, die door de Commissie bij haar opmerkingen is gevoegd en voor opmerkingen aan klager is toegezonden, bevat de volgende verklaringen: "Het doet mij genoegen u mee te delen dat ik de gelegenheid heb gehad om uw voorstel voor de beslechting van ons geschil over de eindbetaling te bespreken met de directeur van de onderneming, die als [] lid van ons (...) [c]sortium verantwoordelijk was voor de daadwerkelijke uitvoering van het specifieke contract 2005/110223. Wij zijn tot de conclusie gekomen dat wij met uw voorstel kunnen instemmen en uw aanbod tot betaling van € 26.750 kunnen aanvaarden en dat wij dit bedrag als laatste en laatste betaling van dit specifieke contract kunnen aanvaarden. Accepteer alstublieft mijn oprechte excuses voor alle ongemak veroorzaakt.