Straatsburg, 31 oktober 2007

Geachte heer V.,

Op 3 oktober 2006 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over de talen die in haar publicaties en mededelingen worden gebruikt.

Op 12 januari 2007 heeft u in antwoord op het telefoongesprek van mijn diensten van dezelfde dag aanvullende informatie over uw klacht verstrekt. Op 19 februari 2007 heeft u bewijsstukken toegezonden.

Op 22 februari 2007 heb ik de oorspronkelijke klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie en op 13 maart 2007 heb ik hem de aanvullende informatie toegezonden die u mij had verstrekt.

Op 20 juni 2007 heeft de Commissie haar advies in het Engels uitgebracht en op 2 juli 2007 in het Frans vertaald. Op 27 juni 2007 heb ik u de Engelse versie van het advies van de Commissie doen toekomen, en op 6 juli 2007 de Franse versie met het verzoek opmerkingen te maken. Ik heb u ook op de hoogte gebracht van de verandering van de juridisch ambtenaar die uw zaak in mijn kantoor behandelt.

Op 13 augustus 2007 heeft u uw opmerkingen ingediend.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

De klacht kan als volgt worden samengevat:

Op 28 juli 2005 heeft klager, lid van "Team Europa"(1), commissaris Wallström schriftelijk verzocht om een bijlage bij het "Actieplan ter verbetering van de communicatie over Europa" van de Commissie, dat in het Engels beschikbaar is, ook in het Frans beschikbaar te stellen.

Bij brief van 12 september 2005 deelde de commissaris klager mee dat, aangezien dit een intern document was dat niet op grote schaal zou worden gepubliceerd, de bijlage alleen in het Engels beschikbaar was. De commissaris voegt hieraan toe dat er een witboek over communicatie wordt voorbereid, dat gericht is op alle belanghebbenden buiten de Commissie met het oog op het verkrijgen van nuttige bijdragen, en dat in alle EU-talen beschikbaar zal zijn.

Op 10 augustus 2006 stuurde klager opnieuw een brief aan commissaris Wallström .. Hij merkt op dat de publicaties en verschillende mededelingen van de Commissie aan de burgers in eerste instantie, en soms uitsluitend, in het Engels zijn opgesteld. Klager herinnerde er samenvattend aan dat de documenten van de Europese instellingen moeten worden opgesteld in de drie "proceduretalen" van de Gemeenschappen, namelijk het Engels, het Frans en het Duits, tenzij er een dwingende en gerechtvaardigde noodzaak is om iets anders te doen. Hij memoreerde tevens Verordening nr. 1/58 van de Raad tot regeling van het taalgebruik in de Europese Economische Gemeenschap (2) ("Verordening nr. 1/58"). Ten slotte was hij van mening dat de gemeenschapsinstellingen, wanneer zij antwoorden op verzoeken om informatie die in het Frans zijn geformuleerd, deze informatie in het Frans moeten verstrekken. In dit verband verwees hij naar een document dat hij van de instellingen (3) in het Engels had ontvangen en dat betrekking had op de Wetenschappelijke Raad van de Europese Onderzoeksraad.

In haar antwoord van 29 september 2006 wees commissaris Wallström erop dat volgens het Witboek van de Commissie over het Europese communicatiebeleid meertaligheid een voorwaarde is voor elk debat met de burgers. De commissaris verzekerde de klager dat zij vastbesloten was ervoor te zorgen dat de bestaande regels in dit verband zouden worden toegepast en dat de Europa-website van de Commissie, voor zover mogelijk, in de 20 talen van de EU beschikbaar zou worden gesteld. Zij voegt daaraan toe dat zij er ook voor wil zorgen dat dit beginsel ook van toepassing is op verschillende discussiefora die door de Commissie worden geopend.

Vervolgens merkte klager op dat een aantal andere documenten, zoals het Bulletin van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden ("Eurofound"), uitsluitend in het Engels werden gepubliceerd door de Europese instellingen/agentschappen. In dit verband benaderde klager de directeur van Eurofound, die verwees naar de financiële beperkingen met betrekking tot de vertalingen. Bovendien zond de vertegenwoordiging van de Commissie in Parijs klager een vragenlijst over een opleidingsprogramma in Team Europa waarop klager niet kon reageren omdat het in het Engels was, de taal die hij niet beheerst. De klager merkte ook op dat de intranetsites van "Europe Direct" en "Team Europe" alleen in het Engels beschikbaar zijn.

In zijn klacht bij de Europese Ombudsman voerde klager in wezen aan dat de Commissie in haar antwoord van 29 september 2006 het verzoek in zijn brief van 10 augustus 2006 niet naar behoren had behandeld.

De klager voerde aan dat de Commissie haar publicaties en mededelingen beschikbaar moest stellen in het Engels, Frans en Duits, dat wil zeggen in haar drie werktalen.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

Het advies van de Commissie kan als volgt worden samengevat:

Het gebruik van talen in de publicaties en mededelingen van de Commissie

De omvang van de financiële middelen voor vertaling wordt niet bepaald door de Commissie, maar door de begrotingsautoriteiten van de EU, namelijk de Raad en het Parlement. Volgens de Commissie"hebben de politieke besluitvormers niet voldoende middelen uitgetrokken om alle publicaties en mededelingen in alle talen te kunnen vertalen." Bij het beheer van de haar toegewezen middelen moet de Commissie er rekening mee houden dat i) zij door het Gemeenschapsrecht verplicht is bepaalde vertalingen te verstrekken ("wettelijke verplichting"); ii) zij heeft haar eigen vertaalbehoeften om als instelling te kunnen functioneren ("operationele noodzaak"); en iii) zij moet ook webpagina’s en andere voor het publiek bestemde teksten vertalen.

Wat punt i) betreft, herinnerde de Commissie aan de desbetreffende bepaling van Verordening (EG) nr. 1/58 van de Raad. Aangezien de Commissie initiatiefrecht heeft, zijn wetgeving en alle vertalingen van wetgeving afkomstig van de Commissie. Bovendien moeten de voorbereidende documenten voor het wetgevingsproces (groenboeken en witboeken, vergezeld van ondersteunende documenten zoals toelichtingen en samenvattingen van effectbeoordelingen) en follow-upmaatregelen zoals herzieningen en verslaglegging, ook in alle officiële talen worden vertaald. De in artikel 1 van Verordening (EG) nr. 1/58 voorgeschreven verplichting om het Publicatieblad in alle officiële talen te vertalen, draagt bovendien bij tot de vertaalwerklast.

Wat punt ii) betreft, verwees de Commissie naar het beginsel van non-discriminatie met betrekking tot de keuze van de talen die binnen de Commissie worden gebruikt. De Commissie legde uit dat de vertalingen worden gemaakt op basis van "een werkelijke interne behoefte" en dat," wanneer er geen werkelijke interne behoefte is, het discriminerend zou zijn om documenten in bepaalde talen te vertalen, maar niet in andere."

De Commissie herinnerde eraan dat de instellingen overeenkomstig Verordening 1/58 in hun reglement van orde kunnen bepalen welke officiële talen in specifieke gevallen moeten worden gebruikt. In de uitvoeringsbepalingen van het reglement van orde van de Commissie is bepaald dat de tijdens de vergaderingen van de Commissie te bespreken documenten onder de commissarissen worden verspreid in de door de voorzitter van de Commissie vastgestelde talen, rekening houdend met hun minimumvereisten. In de regels van de Commissie wordt niet gespecificeerd welke talen moeten worden gebruikt. In de praktijk worden echter de zogenaamde "proceduretalen" gebruikt, namelijk Engels, Frans en Duits. Andere taalversies kunnen hoofdzakelijk vereist zijn voor de inwerkingtreding van een handeling of de mededeling ervan aan de adressaten ervan.

Andere soorten interne documenten worden vertaald wanneer er daadwerkelijk behoefte is aan meer dan één taalversie. Volgens de mededeling van de Commissie Vertaling in de Commissie - Inspelen op de uitdagingen in 2007 en daarna (4) zijn administratieve kennisgevingen bijvoorbeeld altijd beschikbaar in het Engels, Frans en Duits. Sommige soorten documenten, zoals interne werkdocumenten in de directoraten-generaal, worden niet vertaald, terwijl andere documenten, zoals formulieren voor het personeel van de Commissie, in alle officiële talen worden vertaald. De Commissie merkte derhalve op dat het publiek overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (5) ("1049/2001") toegang kan krijgen tot veel van de interne werkdocumenten van de Commissie. Verordening 1049/2001 heeft echter tot doel toegang te verlenen tot bestaande documenten en bijgevolg tot de documenten in hun oorspronkelijke taal. De verordening houdt voor de instelling geen verplichting in om documenten te vertalen.

Wat punt iii) betreft, verwees de Commissie naar voor het publiek bestemde publicaties, zoals nieuwsbrieven, brochures en brochures, en verklaarde zij dat zij niet wettelijk verplicht was deze publicaties te vertalen. Zij legde ook uit dat zij, om te beslissen over de vertaling van publicaties, het criterium van de "werkelijke behoefte" toepast. In dit verband verklaarde de Commissie dat publicaties om financiële redenen vaak alleen in het Engels, Frans en Duits worden vertaald. Wat met name de door klager genoemde nieuwsbrief betreft, namelijk Eurofund News, wees de Commissie erop dat zij niet verantwoordelijk is voor het vertaalbeleid van de EU-agentschappen en dat de lidstaten vertegenwoordigd zijn in de raad van bestuur van Eurofound en rechtstreeks invloed kunnen uitoefenen op haar besluiten.

De Commissie wees er ook op dat de vertaling van websites een recente beleidsprioriteit is. De Commissie legde uit dat zij zorgt voor de vertaling van de Europa-website en van de belangrijkste interinstitutionele pagina’s, alsook voor de uitbreiding van het aantal websites, portalen en websites van haar directoraten-generaal.

Op basis van de bovengenoemde juridische en operationele behoeften actualiseert de Commissie haar vertaalprioriteiten regelmatig in de volgende beleidsdocumenten:

1. een strategie voor de vooruitzichten voor de vertaaldienst voor 2002 en daarna (6);
2. het afstemmen van vraag en aanbod op het gebied van vertaling, een mededeling van vicevoorzitter Kinnock in overeenstemming met voorzitter Prodi (7);
3. Vertaling in een meertalige gemeenschap: beheer van vraag en aanbod in de Commissie tot eind 2006, een mededeling van de heer Figel (8);
4. Vertaling in de Commissie-Responding to the Challenges in 2007 and beyond, een mededeling van de Commissie (9).

Bovengenoemde documenten zijn ter beschikking gesteld van de andere instellingen, waaronder de Raad, het Parlement en de Rekenkamer.

De Commissie kwam tot de conclusie dat, zelfs indien de Commissie al haar vertaalmiddelen uitsluitend in het Duits, het Engels en het Frans zou besteden, het bedrag van deze middelen niet voldoende zou zijn om alle bestaande publicaties en mededelingen van de Commissie in deze drie talen te vertalen. Bovendien mag de Commissie dit volgens het Gemeenschapsrecht niet doen en moet een groot deel van de beschikbare middelen worden besteed aan de vertaling van veel (juridische) documenten in alle officiële talen. De Commissie is van mening dat zij voldoet aan de wettelijke verplichting om de wetgeving en de voor het Publicatieblad bestemde documenten in alle talen te vertalen. De resterende aan de Commissie toegewezen vertaalmiddelen worden besteed volgens een complex onderzoek op basis van transparante en regelmatig bijgewerkte beleidsdocumenten.

De Commissie herinnerde aan het beginsel van non-discriminatie met betrekking tot talen. Het toewijzen van alle middelen voor vertaling in slechts drie talen zou leiden tot discriminatie ten opzichte van alle andere talen.

De intranetsites van Europe Direct en Team Europe

De Commissie leek ook de verklaring van klager in zijn klacht dat de intranetsites van Europe Direct en Team Europe alleen in het Engels beschikbaar zijn, als een afzonderlijke bewering aan te merken. De Commissie heeft het in een afzonderlijk deel van haar advies behandeld.

Volgens de Commissie is de website Europe Direct Intranet (http://ednetwork.ec.europa.eu) opgezet om de communicatie tussen de Commissie en de leden van het Europe Direct-informatienetwerk te vergemakkelijken. Het is niet toegankelijk voor het grote publiek omdat het een intern communicatie-instrument is voor een beperkte groep gebruikers. Deze gebruikers behoren tot drie verschillende netwerken: (i) de relais van Europe Direct die contracten met de Commissie hebben en operationele subsidies ontvangen, (ii) de Europese documentatiecentra die ook contracten met de Commissie hebben maar geen financiële steun ontvangen, behalve voor gratis publicaties via het Bureau voor publicaties, en (iii) de leden van Team Europa die onafhankelijke conferentiesprekers zijn die door de vertegenwoordigingen van de Commissie worden vermeld. In totaal zijn er ongeveer 1500 gebruikers van deze intranetdienst.

De Europe Direct Intranet-website wordt ontworpen, gehost en onderhouden door een dienstverlener die in december 2005 een contract met de Commissie heeft ondertekend (het contract kan jaarlijks worden verlengd tot eind november 2009). Volgens dat contract wordt "het intranet in één taal geschreven". Sommige documenten op die website zijn echter beschikbaar in het Engels, Frans en Duits. Illustratieve voorbeelden van dergelijke documenten zijn de nieuwsbrief, enkele documenten in de bibliotheeksectie, de dienst voor vragen en antwoorden en de informatiedossiers. De PowerPoint-presentaties zijn met name beschikbaar in 20 talen en de presentaties die in 2007 zijn geüpload, zijn beschikbaar in 23 talen. De leden van het netwerk kunnen ook hun publicaties uploaden en lezers informeren over hun activiteiten in elke officiële taal van de EU.

De Commissie is echter van mening dat de vertaling van alle technische structuren, functionaliteiten en databanken op de Europe Direct Intranet-website in meer talen dan momenteel op die website beschikbaar is, geen kostenefficiënt gebruik van middelen zou zijn. Bovendien zou hiervoor een nieuwe aanbesteding moeten worden uitgeschreven en een nieuw contract moeten worden ondertekend.

Opmerkingen van klager

De opmerkingen van klager kunnen als volgt worden samengevat:

Klager wees erop dat hij niet alle publicaties en mededelingen van de Commissie (cursivering van klager) in drie talen wilde vertalen, maar veeleer de toezegging de publicaties te zullen vertalen die bestemd zijn voor het grote publiek, dat wil zeggen voor de "maatschappelijke samenleving" en "Europese burgers van alle generaties".

Klager was van mening dat de Commissie echter verre van lijkt te voldoen aan de werkelijke externe behoeften ("besoins externes réels"). In haar advies verwees de Commissie niet naar deze feitelijke externe behoeften en concentreerde zij zich in plaats daarvan op haar werkelijke interne behoeften. Volgens klager moet wanbeheer niet worden vastgesteld met betrekking tot de doelstellingen van de Commissie, maar veeleer met betrekking tot de wijze waarop zij deze uitvoert.

Klager is van mening dat de recente strategische prioriteit van de Commissie om haar website te ontwikkelen een voorbeeld is van wanbeheer. Klager stelt voor dat de Commissie wordt verzocht een deel van haar financiële en personele middelen te gebruiken voor de ontwikkeling van andere communicatiemiddelen dan het internet, die vermoedelijk toegankelijker zijn voor het grote publiek in alle 27 lidstaten (met name in de nieuwe lidstaten). In dit verband stelde klager voor informatie beschikbaar te stellen op de televisie of publicaties op papier te verspreiden.

Klager verwees ook naar de publicaties van Eurofound die alleen in het Engels toegankelijk zijn. De directeur van Eurofound lichtte dit taalgebruik toe op basis van financiële beperkingen. Klager suggereerde daarom dat de Ombudsman in dit verband de bevoegde Europese autoriteiten via het Coreper zou kunnen benaderen.

BESLUIT

1 Inleidende opmerkingen

1.1 In zijn opmerkingen wees klager erop dat de publicaties van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden ("Eurofound") alleen in het Engels toegankelijk zijn. In dit verband stelde klager ook voor dat de Ombudsman de betrokken Europese autoriteiten via het Coreper benadert.

1.2 Voor zover het bovenstaande punt van klager kan worden beschouwd als een nieuwe beschuldiging tegen Eurofound, wijst de Ombudsman erop, zoals ook door de Commissie in haar advies werd gesteld, dat de Commissie niet verantwoordelijk is voor het vertaalbeleid van Europese agentschappen zoals Eurofound. Om die reden zal de Ombudsman dit punt niet behandelen in het besluit over de onderhavige klacht tegen de Commissie. Het staat klager echter vrij een nieuwe klacht in te dienen nadat hij de voorafgaande administratieve stappen bij Eurofound in dit verband heeft voltooid. In dat stadium zou de Ombudsman van de gelegenheid gebruik kunnen maken om de daarmee verband houdende suggestie van klager in overweging te nemen.

1.3 In zijn opmerkingen wees klager er ook op dat de recente strategische prioriteit van de Commissie om haar website te ontwikkelen een voorbeeld is van wanbeheer en dat de publicaties en mededelingen van de Commissie veel toegankelijker zouden zijn voor het grote publiek als de Commissie een deel van haar vertaalmiddelen zou gebruiken om de informatie in deze publicaties via televisie of op papier te verspreiden in plaats van haar website verder te ontwikkelen.

1.4 Voor zover het bovenstaande punt van klager als een nieuwe bewering kan worden beschouwd, merkt de Ombudsman op dat klager in dit verband niet de voorafgaande administratieve stappen bij de Commissie heeft ondernomen. De Ombudsman zal deze kwestie derhalve niet behandelen in het besluit over deze klacht. Het staat klager echter vrij om een nieuwe klacht in te dienen nadat hij de voorafgaande administratieve stappen in dit verband bij de Commissie heeft voltooid.

2 De kwaliteit van de antwoorden van de Commissie en de keuze van de talen die worden gebruikt in de externe publicaties en mededelingen van de Commissie (met inbegrip van haar website en de intranetwebsite van Europe Direct en Team Europe)

2.1 Klager voerde in wezen aan dat de Commissie in haar antwoord van 29 september 2006 het in zijn brief van 10 augustus 2006 geformuleerde verzoek niet naar behoren heeft behandeld.

Klager voerde aan dat de Commissie haar publicaties en mededelingen in het Engels, Frans en Duits, dat wil zeggen in haar drie werktalen, moest voorbereiden.

De klager verzocht met name om de intranetsites van Europe Direct en Team Europe in de bovengenoemde talen beschikbaar te stellen en merkte op dat deze momenteel alleen in het Engels beschikbaar zijn.

2.2 Samenvattend herinnerde de Commissie er in haar advies aan dat zij de haar door het Parlement en de Raad toegewezen middelen voor vertalingen beheert op basis van haar relevante regels inzake vertaalbeleid in een aantal documenten die , ter beschikking heeft gesteld van andere instellingen, namelijk de Raad, het Parlement en de Rekenkamer. De Commissie beheert deze middelen op zodanige wijze dat zij in de eerste plaats betrekking heeft op de vertalingen in alle officiële talen van juridische documenten en documenten in verband met het wetgevingsproces. De Commissie besteedt vervolgens de resterende middelen aan i) de vertaling van documenten die verband houden met haar operationele behoeften (interne documenten) en ii) de vertaling van haar externe publicaties en websites. De Commissie benadrukte dat de vertaling van haar externe publicaties en websites een recente prioriteit is.

Wat punt i) betreft, heeft de Commissie uitgelegd dat er geen precieze regels zijn met betrekking tot de talen die zij voor haar interne werkzaamheden moet gebruiken. Zij heeft ook uiteengezet dat haar interne documenten die bestemd zijn om in haar vergaderingen te worden gebruikt, in de praktijk in het Engels, het Frans en het Duits zijn opgesteld. Voorts werd uitgelegd dat andere documenten in meer dan één taal worden vertaald als er "een werkelijke behoefte" ontstaat. In dit verband wees de Commissie erop dat Verordening (EG) nr. 1049/2001 de instelling niet verplicht tot vertaling, maar voorschrijft dat toegang moet worden verleend tot bestaande documenten (dus in de oorspronkelijke taal).

Wat punt ii) betreft, verklaarde de Commissie dat, zelfs indien zij alle haar toegewezen vertaalmiddelen zou besteden om alleen in het Duits, het Engels en het Frans te vertalen, het bedrag van deze middelen niet voldoende zou zijn om alle bestaande publicaties en mededelingen van de Commissie in deze drie talen te vertalen. Bovendien zou de Commissie op die manier de andere officiële talen ontoelaatbaar kunnen discrimineren. Desalniettemin worden de voor het publiek bestemde publicaties (nieuwsbrieven, brochures en brochures) om financiële redenen vaak alleen in het Engels, Duits en Frans gepubliceerd.

Wat betreft de kwestie van de talen die op de Europe Direct Intranet-website worden gebruikt, heeft de Commissie uitgelegd dat deze website een intern communicatie-instrument is dat is ontworpen om te dienen voor een beperkte groep gebruikers (ongeveer 1500 gebruikers). De Commissie heeft er ook op gewezen dat deze intranetwebsite volgens de overeenkomst tussen de Commissie en de dienstverlener in één taal beschikbaar is. Sommige specifieke documenten op die website en het gedeelte met vragen en antwoorden zijn echter beschikbaar in het Engels, Duits en Frans. Een uitbreiding van het aantal talen dat op die website wordt gebruikt, zou geen kostenefficiënt gebruik van middelen vormen en zou bovendien de organisatie van een nieuwe aanbesteding en de ondertekening van een nieuw contract vereisen.

De Commissie benadrukte dat "de politieke besluitvormers onvoldoende middelen hebben uitgetrokken om alle publicaties en mededelingen in alle talen te kunnen vertalen".

2.3 In de eerste plaats merkt de Ombudsman op dat de klacht in zijn brief van 10 augustus 2006 de Commissie in wezen heeft verzocht ervoor te zorgen dat de communautaire documenten in de drie werktalen, namelijk het Engels, het Frans en het Duits, worden opgesteld, tenzij er een dwingende en gerechtvaardigde noodzaak bestaat om het tegendeel te doen. In haar antwoord van 29 september 2006 verwees de Commissie echter zeer algemeen naar haar standpunt met betrekking tot meertaligheid en verbond zij zich ertoe ervoor te zorgen dat de desbetreffende regels werden nageleefd. Zij ging echter niet specifiek in op het verzoek van klager. Het antwoord van de Commissie van 29 september 2006 lijkt derhalve niet juist of volledig.

2.4 De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie in haar advies over de klacht, dat volgens de normale procedure van de Ombudsman aan klager werd toegezonden, op bovengenoemd verzoek van klager heeft geantwoord en in detail het taalgebruik en de vertaalprioriteiten met betrekking tot zijn publicaties en mededelingen heeft toegelicht.

2.5 De Commissie legt uit dat de keuze van de talen waarin haar interne documenten worden opgesteld, wordt gemaakt op basis van het criterium "werkelijke interne behoefte" . In dit verband heeft de Ombudsman zich steeds op het standpunt gesteld dat het, onder voorbehoud van specifieke wettelijke vereisten, aan de instelling zelf is om te bepalen in welke talen zij intern werkt, zodat zij haar taken doeltreffend en efficiënt kan uitvoeren.

De Ombudsman herinnert er tevens aan dat de instellingen overeenkomstig Verordening 1/58 in hun reglement van orde kunnen bepalen welke officiële talen in specifieke gevallen moeten worden gebruikt. Zoals de Commissie heeft uiteengezet, blijkt dat haar reglement van orde geen specifiek intern taalbeleid bevat. De Ombudsman acht het echter redelijk dat interne documenten, gezien hun aard (gedetailleerde, uitgebreide documenten), in het algemeen niet noodzakelijkerwijs in alle officiële talen worden vertaald. Omdat ze alleen bestaan in de taal waarin ze zijn opgesteld, kunnen ze als zodanig worden gepubliceerd.

De Ombudsman neemt in dit verband ook nota van de opmerking van de Commissie over verzoeken om toegang tot haar interne documenten (in hun bestaande taalversie) op basis van Verordening (EG) nr. 1049/2001. De Ombudsman erkent dat er geen wettelijke verplichting bestaat om een nieuw document op te stellen met informatie waarom een verzoeker verzoekt. De Ombudsman heeft zich echter steeds op het standpunt gesteld dat het een goede administratieve praktijk is om op verzoek informatie te verstrekken, tenzij de betrokken instelling of het betrokken orgaan kan aantonen dat er een goede reden is om dit niet te doen. De Ombudsman vertrouwt er derhalve op dat de Commissie, voor zover mogelijk, informatie zal kunnen verstrekken in een taal waarom de belanghebbende verzoekt, zelfs wanneer deze informatie betrekking heeft op interne documenten die zijn opgesteld in en alleen beschikbaar zijn in een andere taal. Zoals klager in zijn brief van 10 augustus 2006 aan de Commissie heeft opgemerkt, had deze informatie, in antwoord op de verzoeken om inlichtingen die aan de communautaire instellingen waren gericht en in het Frans waren gedaan, in het Frans moeten worden verstrekt. In dit verband zal de Ombudsman hieronder nog een opmerking maken.

2.6 Wat de voor het publiek bestemde publicaties en mededelingen van de Commissie betreft, wijst de Ombudsman erop dat, wanneer het gaat om de externe communicatie van de instelling met de burgers, de keuze van de in die communicatie gebruikte taal in het algemeen door de burgers zelf wordt bepaald, op basis van artikel 2 van Verordening (EG) nr. 1/58 (10). Om die externe communicatie doeltreffend te laten zijn, is het noodzakelijk dat de burgers de informatie begrijpen die hun door de instellingen wordt verstrekt. Daarom moet het voor de burgers bestemde materiaal idealiter in alle officiële talen worden gepubliceerd. In dit verband herinnert de Ombudsman eraan dat de artikelen 21, 314 en 290 van het EG-Verdrag en Verordening (EG) nr. 1/58 (11) de rechtsgrondslag voor meertaligheid in de EU vormen. Het beginsel van eerbiediging van de taalkundige verscheidenheid is ook uitdrukkelijk verankerd in artikel 22 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, waarin het volgende is bepaald: "De Unie eerbiedigt de culturele religieuze en taalkundige verscheidenheid."

De Ombudsman begrijpt dat de Commissie zich inzet voor meertaligheid en dat zij ernaar streeft haar publicaties en mededelingen voor het publiek in alle officiële talen (12) voor te bereiden, maar dat "haar publicaties vaak" alleen beschikbaar zijn in het Engels, Frans en Duits. Derhalve rijst de vraag of het gerechtvaardigd is dat de Commissie niet al haar externe publicaties in alle officiële talen publiceert.

2.7 In dit verband wijst de Ombudsman erop dat het Hof van Justitie in zaak C-361/01, Kik/BHIM (13), heeft geoordeeld dat artikel 314 van het EG-Verdrag de gelijkheid van talen niet als een absoluut beginsel van het Gemeenschapsrecht verankert. Bovendien heeft het Hof in dezelfde zaak (14) geoordeeld dat het taalbeleid van een instelling of orgaan van de Gemeenschap vaak het resultaat zal zijn van een ingewikkeld onderzoek dat het noodzakelijke evenwicht tussen tegenstrijdige belangen beoogt te bereiken, maar ook een passende taalkundige oplossing biedt voor praktische moeilijkheden. Het Hof oordeelde vervolgens dat de keuze van de Raad om bepaalde officiële talen anders te behandelen dan andere, op grond van het feit dat bepaalde talen op grotere schaal worden gebruikt, passend en evenredig kan zijn (15).

Bovendien was de Ombudsman in zijn speciaal verslag aan het Europees Parlement naar aanleiding van de ontwerpaanbeveling aan de Raad in klacht 1487/2005/GG van mening dat, indien het aantal talen dat wordt gebruikt bij de presentatie van institutionele websites zou worden beperkt, de keuze van de te gebruiken officiële talen gebaseerd zou moeten zijn op objectieve en redelijke overwegingen (16).

2.8 De Ombudsman merkt op dat de Commissie twee belangrijke argumenten heeft aangevoerd ter rechtvaardiging van haar beperkte taalkeuze voor haar publicaties.

2.9 Ten eerste stelt de Commissie dat zij bij de keuze van de talen die voor haar publicaties worden gebruikt, het criterium van de "werkelijke behoefte" toepast.

In dit verband wijst de Ombudsman erop dat het beginsel van behoorlijk bestuur vereist dat de instellingen burgervriendelijk zijn. Volgens de Ombudsman houdt dit beginsel in dat de instellingen bij het vaststellen of er sprake is van een "werkelijke behoefte" het grootste belang moeten hechten aan de belangen van de burgers in plaats van alleen rekening te houden met hun eigen belangen.

2.10 Ten tweede heeft de Commissie financiële redenen aangevoerd om uit te leggen waarom haar externe publicaties niet in alle talen worden vertaald en slechts in een beperkt aantal talen (namelijk Engels, Frans en Duits) worden gepubliceerd. De Ombudsman neemt met name nota van de verklaringen van de Commissie in haar advies dat "[d]e omvang van de aan vertaling toegewezen financiële middelen niet door de Commissie wordt vastgesteld (....)", en dat "de politieke besluitvormers niet voldoende middelen hebben toegewezen om haar in staat te stellen alle publicaties en mededelingen in alle talen te vertalen." Tot slot merkt de Ombudsman op dat de Commissie heeft verklaard dat zij bij het beheer van de aan haar toegewezen middelen voor vertalingen eerst moet voldoen aan haar wettelijke verplichting om wetgeving en documenten die bestemd zijn voor het Publicatieblad in alle talen te vertalen en vervolgens de resterende middelen ("wat overblijft") moet besteden volgens criteria die zijn vervat in "transparante en regelmatig bijgewerkte beleidsdocumenten ".

2.11 In het licht van de uitleg in punt 2.10 hierboven en van zijn bevinding in punt 2.4 hierboven, is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek naar de bewering van klager niet gerechtvaardigd is.

De Ombudsman is ook van mening dat het nuttig en passend zou zijn een kopie van dit besluit ter informatie aan de Voorzitter van het Parlement toe te zenden.

2.12 Wat de bewering van klager over de publicaties en mededelingen van de Commissie betreft, neemt de Ombudsman nota van de opmerking van klager dat hij niet verlangt dat alle publicaties en mededelingen van de Commissie in het Engels, Frans en Duits worden vertaald, maar alleen die welke bestemd zijn voor het grote publiek. In dit verband merkt de Ombudsman op dat uit het advies van de Commissie blijkt dat haar voor het grote publiek bestemde publicaties (nieuwsbrieven, brochures en brochures) in beginsel in alle officiële talen beschikbaar zijn, maar dat "de vertaling vaak (...) beperkt is tot het Engels, het Frans en het Duits." Daarom is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek met betrekking tot de bewering van klager niet nodig is.

De Ombudsman is ingenomen met het voornemen van de Commissie, zoals verwoord in haar advies over een soortgelijke klacht (17), om haar website geleidelijk in alle officiële talen te ontwikkelen.

2.13 Wat ten slotte het deel van de klacht van klager betreft dat betrekking heeft op de Europe Direct Intranet-website, neemt de Ombudsman nota van de uitleg van de Commissie over dit interne communicatie-instrument, het beperkte aantal gebruikers ervan, het feit dat specifieke documenten beschikbaar zijn in het Engels, Duits en Frans, en het feit dat de PowerPoint-presentaties vanaf 2007 beschikbaar zijn in alle 23 officiële talen. Daarom lijkt het standpunt van de Commissie dat vertalingen van de betreffende intranetsite in meer talen niet kostenefficiënt zijn, niet onredelijk. Bovendien begrijpt de Ombudsman dat de uitleg van de Commissie in punt 2.10 hierboven, die betrekking heeft op haar beperkte middelen voor vertalingen, ook betrekking heeft op haar keuze van de talen op de Europe Direct Intranet-website. Bijgevolg is hij van mening dat verder onderzoek naar dit aspect van de klacht niet gerechtvaardigd is.

3 Conclusie

Op basis van zijn onderzoek naar de onderhavige zaak en rekening houdend met het recente advies van de Commissie in een soortgelijke zaak tegen de Commissie (871/2006/(BB)MHZ), is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd is.

De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Om de in de punten 2.10 en 2.11 genoemde redenen zal de Ombudsman ook een kopie van het besluit aan de Voorzitter van het Parlement toezenden.

BIJZONDERE OPMERKING

De Ombudsman vertrouwt erop dat de Commissie, voor zover mogelijk, zal overwegen de burgers de door hen gevraagde informatie te verstrekken in een taal die zij begrijpen, zelfs wanneer die informatie betrekking heeft op interne documenten, publicaties of mededelingen (met inbegrip van die welke zijn gepubliceerd op de Europe Direct Intranet-website), die bestaan in een andere taal dan de taal van de aanvrager.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Klager benadrukte dat zijn mening persoonlijk is en "Team Europa" niet bindt.

(2) Verordening nr. 1/58, PB 1958, B 17, blz. 385.

(3) Het lijkt erop dat de afzender het Publicatiebureau zou kunnen zijn.

(4) Mededeling, SEC(2006) 1489 definitief, blz. 20 op 4.3.1.

(5) Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145, blz. 43).

(6) SEC(2002) 382.

(7) SEC(2004) 638.

(8) SEC(2005) 984.

(9) SEC(2006)1489.

(10) Artikel 2: "Documenten die een lidstaat of een onder de rechtsmacht van een lidstaat vallende persoon aan de instellingen van de Gemeenschap toestuurt, kunnen worden opgesteld in een van de door de afzender gekozen officiële talen. Het antwoord wordt in dezelfde taal opgesteld."

(11) PB 1958, B 17, blz. 385.

(12) De Ombudsman wijst er in dit verband op dat de Commissie in haar advies over een andere klacht over dezelfde kwestie (871/2006/(BB)MHZ) heeft verklaard dat "les publications de communication (...) paraissent systematiquement dans toutes les langues officielles".

(13) C-361/01, Kik/BHIM, Jurispr. blz. I-8283, punt 87. Deze zaak betrof de talen die moesten worden gebruikt in procedures voor het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt.

(14) Arrest Kik/BHIM, reeds aangehaald, punten 92-94.

(15) Arrest Kik/BHIM, reeds aangehaald, punten 93-94.

(16) De Ombudsman verwees in zijn speciaal verslag naar zaak C-361/01 P, Kik/BHIM, reeds aangehaald, punt 94.

(17) Besluit inzake klacht 871/2006/(BB)MHZ is beschikbaar op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).