Geachte heer M.,

Op 17 juli 2006 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie. Uw klacht betrof de afwijzing van uw sollicitatie naar een stage bij de Commissie. Op 10 oktober 2006 heb ik een onderzoek ingesteld naar uw klacht. Op 15 december 2006 heb ik het advies van de Commissie over deze klacht ontvangen. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Ik heb geen opmerkingen van u ontvangen.

Ik schrijf u nu om u op de hoogte te stellen van de resultaten van de onderzoeken die zijn ingesteld.

Het KLACHT

Klager heeft een aanvraag ingediend voor een stage bij de Europese Commissie (stageperiode die in oktober 2006 ingaat). Bij e-mail van 23 maart 2006 werd hem meegedeeld dat zijn verzoek niet was ingewilligd wegens het ontbreken van verplichte bewijsstukken: certificaten en/of verklaringen voor alle op het aanvraagformulier vermelde werkervaring". Bij e-mail van 28 maart 2006 betwistte klager de afwijzing van zijn aanvraag met het argument dat a) het enige document dat hij niet had verstrekt betrekking had op een werkervaring van drie maanden die hij had gehad toen hij nog student was, en dat deze ervaring geen bijzondere waarde had; b) volgens de desbetreffende regels moeten alle bewijsstukken samen met de aanvraag worden verstrekt, maar het was niet duidelijk dat het ontbreken van documentatie over aangegeven werkervaring, zoals het bovengenoemde werk, tot de afwijzing van de aanvraag zou kunnen leiden. Klager ontving een antwoord van het hoofd van het stagebureau van de Commissie, waarin werd aangegeven dat:

"Op de website staat duidelijk vermeld dat uw sollicitatiedossier op het moment van terbeschikkingstelling volledig moet zijn en dat het stagebureau achteraf verzonden documenten die niet in uw oorspronkelijke dossier waren opgenomen, niet aanvaardt (...) Bovendien is u op de website en op de checklist aan het einde van het sollicitatieformulier meegedeeld dat het bewijs van de aangegeven werkervaring een verplicht onderdeel van de ondersteunende documentatie is."

In zijn klacht bij de Europese Ombudsman beweerde klager dat zijn sollicitatie naar een stage ten onrechte door de Commissie was afgewezen omdat er geen bewijs was voor bepaalde werkervaring die hij had verklaard. Hij voerde aan dat a) de relevante regels van de Commissie niet bepalen dat het ontbreken van dergelijke bewijsstukken leidt tot de afwijzing van een aanvraag en b) dat werkervaring geen voorwaarde is om in aanmerking te komen voor een aanvraag. Op 10 oktober 2006 heeft de Ombudsman een onderzoek geopend naar de bovengenoemde bewering en ondersteunende argumenten (1).

Het onderzoek

In haar advies heeft de Commissie kort samengevat het volgende opgemerkt. Overeenkomstig de punten 3.1 en 3.2 van de Regeling inzake officiële stages van de Europese Commissie (Besluit van de Commissie van 2 maart 2005 – C(2005)458) werden sollicitaties voor een stage onderzocht aan de hand van de toelatingscriteria die vóór het begin van de sollicitatieperiode op de website van het Stagebureau werden gepubliceerd. De desbetreffende webpagina's (2) bepaalden uitdrukkelijk dat a) een onvolledige aanvraag automatisch zou worden afgewezen; en b) voor elke op het aanvraagformulier vermelde werkervaring moest de aanvrager als onderdeel van de verplichte bewijsstukken een officieel document verstrekken met de naam van de werkgever, het type en de begin- en einddatum van het dienstverband (verklaring van de werkgever of een kopie van de overeenkomst en de laatste salarisstrook). Dit laatste vereiste hield verband met het feit dat beroepservaring een van de drie belangrijkste criteria was waarop de diensten van de Commissie hun keuze hadden gemaakt. Bewijsmateriaal was daarom belangrijk. In het aanvraagformulier werden aanvragers uitgenodigd om maximaal drie relevante werkervaringen op te nemen. Klager heeft de vereiste bewijsstukken betreffende bepaalde door hem opgegeven werkervaring niet overgelegd. Zijn aanvraag voldeed dus niet aan de op de website vermelde criteria om in aanmerking te komen. Klager heeft geen opmerkingen gemaakt over het standpunt van de Commissie.

BESLUIT

1.1 Klager diende een aanvraag in voor een stage bij de Europese Commissie (stageperiode vanaf oktober 2006). Zijn aanvraag werd niet aanvaard wegens het ontbreken van verplichte bewijsstukken: certificaten en/of verklaringen voor alle op het aanvraagformulier vermelde werkervaring". In zijn klacht bij de Europese Ombudsman beweerde hij dat zijn verzoek om bovengenoemde reden ten onrechte was afgewezen. Hij voerde aan dat a) de relevante regels van de Commissie niet bepalen dat het ontbreken van dergelijke bewijsstukken leidt tot de afwijzing van een aanvraag en b) werkervaring geen voorwaarde is om in aanmerking te komen voor een aanvraag. Op 10 oktober 2006 opende de Ombudsman een onderzoek naar de bovengenoemde beweringen en ondersteunende argumenten.

1.2 In haar advies heeft de Commissie kort samengevat het volgende opgemerkt. Overeenkomstig de punten 3.1 en 3.2 van de Regeling inzake officiële stages van de Europese Commissie (Besluit van de Commissie van 2 maart 2005 – C(2005)458) worden sollicitaties voor een stage onderzocht aan de hand van de toelatingscriteria die vóór het begin van de sollicitatieperiode op de website van het Stagebureau worden gepubliceerd. De desbetreffende webpagina's (3) bepaalden uitdrukkelijk dat a) een onvolledige aanvraag automatisch zou worden afgewezen; en b) voor elke op het aanvraagformulier vermelde werkervaring moest de aanvrager als onderdeel van de verplichte bewijsstukken een officieel document verstrekken met de naam van de werkgever, het type en de begin- en einddatum van het dienstverband (verklaring van de werkgever of een kopie van de overeenkomst en de laatste salarisstrook). Dit laatste vereiste houdt verband met het feit dat beroepservaring een van de drie belangrijkste criteria is waarop de diensten van de Commissie hun selectie maken. Bewijsmateriaal is daarom belangrijk. In het aanvraagformulier worden aanvragers uitgenodigd om maximaal drie relevante werkervaringen op te nemen. Klager heeft de vereiste bewijsstukken met betrekking tot bepaalde door hem aangegeven werkervaring niet overgelegd. Zijn aanvraag voldeed dus niet aan de op de website vermelde criteria om in aanmerking te komen. Klager heeft geen opmerkingen gemaakt over het standpunt van de Commissie.

1.3 Gezien de bovenstaande toelichtingen en de door de Commissie verstrekte bewijsstukken is de Ombudsman van oordeel dat de bewering van klager niet is onderbouwd. Hij stelt dus geen overeenkomstige gevallen van wanbeheer door de Commissie vast.

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht constateert de Ombudsman geen wanbeheer door de Commissie. De Ombudsman sluit de zaak dus af.

Met vriendelijke groet,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

(1) De Ombudsman besloot daarentegen geen onderzoek in te stellen naar de bewering van klager dat de sollicitaties voor de betrokken stageperiode opnieuw moesten worden bekeken, aangezien deze periode al was begonnen. Op 26 juli 2006 werd klager ervan in kennis gesteld dat de Ombudsman niet bevoegd is voorlopige maatregelen te gelasten en dat zijn besluiten niet bindend zijn voor de betrokken instelling.

(2) In het advies van de Commissie is een afdrukscherm van deze webpagina’s opgenomen.

(3) In het advies van de Commissie is een afdrukscherm van deze webpagina’s opgenomen.