Straatsburg, 22 november 2007

Geachte heer X,

Op 5 maart 2006 heeft u namens de andere leden van de raad van bestuur van de Stichting "Paul Finet" een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman tegen de Europese Commissie. Uw klacht betrof het verzoek van de directeuren om de statutaire vergadering van de raad van bestuur van de Stichting bijeen te roepen.

Op 11 april 2006 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie.

Op 5 juli 2006 heeft de Commissie verzocht om verlenging van de termijn voor de indiening van haar advies tot en met 30 september 2006.

Bij brief van 10 juli 2006 heb ik het verzoek van de Commissie ingewilligd. Ik heb u daarvan bij brief van dezelfde dag in kennis gesteld.

De Commissie heeft op 9 november 2006 advies uitgebracht. Op 14 november 2006 heb ik u een uitnodiging tot het maken van opmerkingen doen toekomen, die u op 21 december 2006 hebt toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager waren de relevante feiten, samengevat, als volgt:

Achtergrond: klacht 1231/2004/MF

De klager is lid van de raad van bestuur van de Stichting "Paul Finet" (hierna de "Stichting"), gevestigd te Luxemburg. Hij verklaart dat hij de klacht namens de andere leden van de raad van bestuur van de Stichting heeft ingediend.

De Stichting heeft tot doel het hoger onderwijs te subsidiëren voor wezen van werknemers van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal (EGKS), die het slachtoffer zijn geworden van een arbeidsongeval of zijn overleden als gevolg van een beroepsziekte.

Overeenkomstig het statuut van de Stichting is de commissaris voor Sociale Zaken (op het moment van de in de klacht beschreven feiten, mevrouw Diamantopoulou) voorzitter van de Stichting en voorzitter van de raad van bestuur van de Stichting, die bestaat uit ambtenaren van de Commissie.

Op 11 april 2002 heeft klager commissaris Diamantopoulou schriftelijk om haar standpunt over de toekomst van de Stichting verzocht.

Op 5 april 2004 werden de leden van de raad van bestuur ervan in kennis gesteld dat de Commissie had besloten een post van secretaris bij de Stichting te schrappen. Volgens klager verhinderde deze maatregel de Stichting om efficiënt te werken.

Op 27 april 2004 diende klager een eerste klacht (ref. 1231/2004/MF) in bij de Ombudsman, waarin hij beweerde dat de Commissie ten onrechte had besloten een post van secretaris bij de Stichting te schrappen.

Op 9 juni 2004 deelde de Ombudsman hem mee dat zijn klacht niet-ontvankelijk was op grond van artikel 2, lid 4, van zijn Statuut, aangezien klager niet de nodige voorafgaande administratieve stappen met de Commissie leek te hebben ondernomen met betrekking tot het voorwerp van zijn klacht. De Ombudsman adviseerde klager contact op te nemen met het directoraat-generaal (DG) "Werkgelegenheid en sociale zaken" van de Commissie en zijn klacht bij de Ombudsman te hernieuwen indien hij niet binnen een redelijke termijn een bevredigend antwoord van de Commissie zou ontvangen.

Klacht 712/2006/MF
indienen

Op 5 maart 2006 zond klager een nieuwe brief aan de Ombudsman, die, gezien de inhoud ervan, werd geregistreerd als een nieuwe klacht onder referentienummer 712/2006/MF.

Volgens de klager waren de relevante feiten, samengevat, als volgt:

Op 16 juni 2004 schreef hij een brief aan DG "Werkgelegenheid en sociale zaken" van de Commissie met het verzoek de situatie met betrekking tot de Stichting te verduidelijken en de nodige maatregelen te nemen om de Stichting in staat te stellen haar activiteiten voort te zetten.

Op 30 juni 2004 deelde de Commissie klager mee dat het beheer van het secretariaat van de Stichting onder de bevoegdheid van het Bureau voor het beheer en de afwikkeling van de rechten van personen viel, aangezien de heer Kinnock toentertijd de verantwoordelijke commissaris was.

Op 8 augustus 2004 heeft klager de heer Kinnock schriftelijk verzocht de statutaire vergadering van de raad van bestuur van de Stichting bijeen te roepen. Diezelfde dag zond hij een identieke brief aan de adjunct-secretaris-generaal van de Commissie en aan de commissaris voor Werkgelegenheid en Sociale Zaken, destijds de heer Dimas.

Op 23 november 2004 heeft klager de commissaris voor Werkgelegenheid, Sociale Zaken en Gelijke Kansen, de heer Spidla, schriftelijk verzocht de statutaire vergadering van de raad van bestuur van de Stichting bijeen te roepen.

Op 12 december 2004 antwoordde de zittende commissaris voor Werkgelegenheid en Sociale Zaken dat de betrokken diensten begonnen waren na te denken over de door klager aan de orde gestelde kwesties met betrekking tot de administratieve werking en de financiering van de Stichting. De commissaris deelde klager verder mee dat er een oplossing zou worden gevonden voor de toekomst van de Stichting.

Op 1 september 2005 werd een onderhoud georganiseerd tussen klager en een van de leden van het kabinet van commissaris Spidla.

Op 27 januari 2006 werd klager door het kabinet van commissaris Spidla ervan in kennis gesteld dat tijdens een bijeenkomst tussen commissaris Spidla en commissaris Kallas de noodzaak van overgangsmaatregelen voor de Stichting aan de orde was gesteld. Klager is van mening dat deze kwestie al twee jaar bij de Commissie aanhangig is.

Gezien de bijlagen die klager bij zijn klacht heeft ingediend, heeft de Ombudsman begrepen dat klager de volgende bewering en bewering heeft ingediend:

Klager beweerde dat de Commissie had geweigerd gevolg te geven aan het verzoek van de directeuren van de Stichting om de statutaire vergadering van haar raad van bestuur bijeen te roepen. Klager voerde aan dat de Commissie de nodige maatregelen moet nemen om ervoor te zorgen dat de Stichting haar activiteiten kan voortzetten.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

Het advies van de Europese Commissie over de klacht was, kort samengevat, als volgt:

Historische achtergrond

De Stichting “Paul Finet” werd in 1965 opgericht door de Hoge Autoriteit van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal (“EGKS”). De statuten van de Stichting zijn opgesteld op 30 juni 1965 en gewijzigd op respectievelijk 25 mei 1967, 16 maart 1972, 6 februari 1975 en 17 maart 1988.

De stichting wordt erkend als een "instelling van openbaar nut" en valt onder de Luxemburgse wet van 21 april 1928 betreffende verenigingen en stichtingen zonder winstoogmerk, en meer in het bijzonder onder titel II van de stichtingswet.

Volgens haar statuten heeft de Stichting een raad van bestuur bestaande uit tweeëntwintig leden, van wie er ten minste elf ambtenaren of voormalige ambtenaren van de Europese Commissie moeten zijn. Het voorzitterschap wordt automatisch toegewezen aan de commissaris voor sociale zaken. De raad van bestuur heeft tot taak de activiteiten van de Stichting te beheren en alle administratieve handelingen uit te voeren. Om zijn rol te vergemakkelijken, wordt het bestuur bijgestaan door een uitvoerend comité aan wie het dagelijks bestuur van de Stichting is gedelegeerd. Dit uitvoerend comité bestaat uit dertien leden die door de raad van bestuur worden gekozen.

De inkomsten van de Stichting bestaan uit vrijwillige giften en subsidies, met name van de Commissie, en inkomsten uit de eigen middelen van de Stichting. Tot 2003 verleende de Commissie de Stichting steun ten bedrage van 220 000 euro per jaar uit het begrotingsonderdeel "Hulp aan de slachtoffers van rampen in de kolen- en staalsector en hulp aan de weeskinderen ". Een ander bedrag van ongeveer 10 000 EUR werd toegekend uit begrotingsonderdeel "Andere Commissies die in het kader van de EGKS functioneren". Deze steun was bedoeld om uitgaven in verband met statutaire vergaderingen te dekken.

Tot eind 2003 werd het administratieve beheer van de Stichting verzekerd door een opeenvolging van verschillende diensten van de Commissie. Aangezien de Stichting niet over eigen personeel of lokalen beschikte, werden maximaal twee personeelsleden van de Commissie ter beschikking van de Stichting gesteld.

Het aflopen van het EGKS-Verdrag in juli 2002 en de inwerkingtreding van het nieuwe Financieel Reglement hebben de Commissie ertoe gebracht de wenselijkheid van haar deelname aan de Stichting te heroverwegen. Deze overwegingen vonden plaats in een ruimere context, die heeft geleid tot een beschikking van de Commissie (1) betreffende haar deelneming, in het algemeen, aan privaatrechtelijke instellingen.

Na raadpleging van haar bevoegde diensten heeft de Commissie besloten bepaalde personeelsleden niet langer ter beschikking van de Stichting te stellen en de toewijzing van een begrotingslijn aan de Stichting te herzien.

De Commissie verklaarde voorts dat het ontbreken van een rechtsgrondslag voor bijstand aan de Stichting, dat het gevolg was van het aflopen van het EGKS-Verdrag in juli 2002, haar diensten ertoe bracht te concluderen dat bij de opstelling van de begroting 2004 de vernieuwing van de bovengenoemde begrotingslijn niet hoefde te worden overwogen. Deze besluiten zijn tijdig aan de Stichting meegedeeld in het kader van statutaire vergaderingen. Deze besluiten waren met name toe te schrijven aan de daling van de jaarlijks toegekende steun en aan de verhoging van de eigen middelen van de Stichting, die in 2003 972 668,15 EUR bedroeg. Er werd berekend dat deze middelen het mogelijk zouden maken zes jaar activiteit te dekken zonder gebruik te maken van nieuwe communautaire subsidies.

Ten gronde: de bewering en het argument van de klager

Wat betreft de bewering van klager dat de Commissie had geweigerd gevolg te geven aan het verzoek van de directeuren van de Stichting om de statutaire vergadering van de raad van bestuur bijeen te roepen, heeft de Commissie verklaard dat in het reglement van orde van de raad van bestuur van de Stichting is bepaald dat de raad van bestuur "wordt bijeengeroepen door de voorzitter ervan of, indien hij niet beschikbaar is, door de beheerder die de vergadering overeenkomstig artikel 3 moet voorzitten".

Niettemin is in artikel 1 van het reglement van orde (2) verder bepaald dat de raad van bestuur ook kan worden bijeengeroepen indien ten minste zeven bewindvoerders hierom verzoeken.

De Commissie heeft verklaard dat het aftreden van drie van de leden van de raad van bestuur, die alle in maart 2004 bij de Commissie in functie waren, de administrateurs niet belette om op eigen initiatief een vergadering van de raad van bestuur bijeen te roepen.

Met betrekking tot het argument van klager dat de Commissie de nodige maatregelen moet nemen om ervoor te zorgen dat de Stichting haar activiteiten kan voortzetten, heeft de Commissie verklaard dat zij op grond van de statuten van de Stichting daartoe niet verplicht was.

Wat de detachering van personeel betreft, heeft de Commissie erop gewezen dat verschillende personeelsleden van de Commissie in het verleden ter beschikking van de Stichting zijn gesteld met het oog op het dagelijks beheer van de Stichting (hierna: „administratieve courante”), en dat deze praktijk alleen voortvloeide uit haar goede wil.

Concluderend onderstreepte de Commissie dat zij zich ervan bewust was dat de statuten van deze Stichting, die sinds 1988 ongewijzigd waren gebleven, niet langer geschikt waren. De Commissie heeft de Stichting reeds in kennis gesteld van haar voornemen om een definitieve en algemene oplossing te vinden. Dit moest nog worden bepaald door de nog zittende leden van de Raad van Bestuur. In dit verband heeft de Commissie de nodige stappen ondernomen om deze situatie tot tevredenheid van alle betrokken partijen te verhelpen.

Opmerkingen van klager

In zijn antwoord handhaafde klager zijn klacht en maakte hij samenvattend de volgende aanvullende opmerkingen:

Het besluit van de Commissie van 4 augustus 2004 was niet toegezonden aan de leden van de raad van bestuur van de Stichting.

Wat de rechtsgrondslag voor de deelname van de Commissie aan het beheer van de Stichting betreft, verklaarde klager dat het besluit van de Commissie van 4 augustus 2004 de mogelijkheid bood dat de Commissie een einde maakte aan haar deelname aan de Stichting. Dit betekende niet dat de Commissie daartoe verplicht was.

BESLUIT

1 De vermeende weigering van de Commissie om gevolg te geven aan het verzoek van de directeuren van de Stichting "Paul Finet" om de statutaire vergadering van haar raad van bestuur bijeen te roepen

1.1 Klager is lid van de raad van bestuur van de Stichting "Paul Finet" (de "Stichting"). Het doel van de Stichting is het subsidiëren van hoger onderwijs voor wezen van werknemers van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal (EGKS) die het slachtoffer zijn geworden van een arbeidsongeval of zijn overleden als gevolg van een beroepsziekte. Overeenkomstig de statuten van de Stichting is de commissaris voor Sociale Zaken de voorzitter van de Stichting en moet hij de raad van bestuur van de Stichting voorzitten. Op 5 april 2004 werden de leden van de raad van bestuur ervan in kennis gesteld dat de Commissie had besloten niet langer een secretaris bij de Stichting te detacheren. Volgens klager belette dit de Stichting om efficiënt te werken. Klager verzocht de Commissie de nodige maatregelen te nemen om de Stichting in staat te stellen haar activiteiten voort te zetten, namelijk het bijeenroepen van de statutaire vergadering van haar raad van bestuur. In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat de Commissie had geweigerd gevolg te geven aan het verzoek van de directeuren van de Stichting om de statutaire vergadering van haar raad van bestuur bijeen te roepen.

1.2 In haar advies verklaarde de Commissie dat zij niet verplicht was een vergadering van de raad van bestuur bijeen te roepen. In ieder geval belet niets de andere leden van de raad van bestuur, mits zij voldoen aan de vereisten voor een noodzakelijk quorum, om de vergadering van de raad van bestuur bijeen te roepen.

1.3 Om te beginnen wil de Ombudsman erop wijzen dat de statuten van de Stichting en het reglement van orde van de raad van bestuur van de Stichting privaatrechtelijke bepalingen zijn en geen publiekrechtelijke bepalingen. Niettemin is de Ombudsman van mening dat de Commissie niettemin moet handelen in overeenstemming met de beginselen van behoorlijk bestuur op al haar werkterreinen, met inbegrip van haar rol binnen de Stichting.

1.4 De Ombudsman merkt op dat artikel 1 van het reglement van orde van de raad van bestuur van de Stichting het volgende bepaalt:

“De raad van bestuur wordt bijeengeroepen door zijn voorzitter of, indien hij niet beschikbaar is, door de administrateur die de vergadering moet voorzitten (…).

Het wordt ook bijeengeroepen op verzoek van ten minste zeven beheerders.

De raad van bestuur wordt ten minste eenmaal per jaar bijeengeroepen (…)”(3)

1.5 Om te voldoen aan het reglement van orde van de raad van bestuur van de Stichting, moet de raad van bestuur dus ten minste eenmaal per jaar bijeen worden geroepen. De voorzitter van de Raad van Gouverneurs, dat wil zeggen de commissaris voor Sociale Zaken, moet de vergadering bijeenroepen wanneer hij dat passend acht. De Ombudsman merkt echter op dat er geen strikte verplichting bestaat dat de voorzitter de raad van bestuur op een precies moment bijeenroept, aangezien een bepaald aantal andere leden van de raad van bestuur de vergadering ook kan bijeenroepen.

1.6 De Ombudsman merkt op dat het reglement van orde voor de Commissie weliswaar geen strikte verplichting bevat om de raad van bestuur op een bepaald moment bijeen te roepen, maar dat nog moet worden onderzocht of de beginselen van behoorlijk bestuur de Commissie zouden hebben verplicht haar prerogatief uit te oefenen om de raad van bestuur bijeen te roepen, zoals de klager had gevraagd.

1.7 De Ombudsman merkt op dat de Commissie in haar advies heeft verklaard dat zij de wenselijkheid van haar deelname aan de Stichting heeft heroverwogen in de bredere context van een evaluatie van haar deelname aan privaatrechtelijke organen. De Ombudsman merkt ook op dat de Commissie heeft opgemerkt dat haar financiële bijdrage aan de Stichting niet langer gerechtvaardigd is in het licht van het verstrijken van het EGKS-Verdrag in juli 2002, de verminderde rol van de Stichting en het feit dat de Stichting over aanzienlijke eigen middelen beschikt. In het licht van deze ontwikkelingen, die het voortdurende gebruik van overheidsmiddelen voor het beheer en de financiering van de Stichting in twijfel lijken te trekken, lijkt het in overeenstemming met de beginselen van behoorlijk bestuur dat de Commissie gebruik maakt van haar prerogatief om de raad van bestuur bijeen te roepen om de toekomst van de Stichting te bespreken en met name de toekomstige deelname van de Commissie aan de Stichting.

1.8 De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie de Stichting reeds in kennis heeft gesteld van haar voornemen om een definitieve en algemene oplossing te vinden. Dit moest nog worden bepaald door de nog zittende leden van de Raad van Bestuur. In dit verband heeft de Commissie de nodige stappen ondernomen om deze situatie te verhelpen. De Ombudsman gaat ervan uit dat deze stappen noodzakelijkerwijs inhouden dat de raad van bestuur wordt bijeengeroepen zodra een besluit is genomen over de algemene oplossing voor de deelname van de Commissie.

1.9 In het licht van deze ontwikkeling concludeert de Ombudsman dat er geen verder onderzoek nodig is naar de bewering van klager.

2 De vordering van klager

2.1 Klager voerde aan dat de Commissie de nodige maatregelen moet nemen om ervoor te zorgen dat de Stichting haar activiteiten kan voortzetten.

2.2 In haar advies verklaarde de Commissie dat zij niet verplicht was de goede werking van de Stichting te garanderen.

2.3 De Ombudsman merkt op dat uit artikel 4 van de statuten van de Stichting blijkt dat "[d]e administratie van de Stichting wordt toegewezen aan een raad van bestuur bestaande uit tweeëntwintig leden, waarvan er elf ten minste ambtenaren of voormalige ambtenaren van de Europese Commissie moeten zijn. Het voorzitterschap wordt automatisch toegewezen aan het lid van de Commissie dat binnen het college met name belast is met sociale zaken”(4).

De Ombudsman merkt voorts op dat artikel 5 van genoemde statuten bepaalt dat “[d]e raad van bestuur [...] de ruimste bevoegdheden [heeft] om de activiteiten van de Stichting te beheren en alle administratieve handelingen met betrekking tot haar doel uit te voeren”.

De Ombudsman merkt op dat uit het bovenstaande blijkt dat de Commissie duidelijk een belangrijke rol speelt in de Stichting, aangezien zij de Stichting voorzit en de helft van de leden van de raad van bestuur van de Stichting ambtenaren of voormalige ambtenaren van de Commissie moeten zijn. De Ombudsman vond echter geen bepaling in het statuut van de Stichting of in haar reglement van orde die de Commissie als instelling zou verplichten ervoor te zorgen dat de Stichting blijft functioneren.

De Ombudsman merkt met name op dat geen enkele bepaling in het statuut van de Stichting of in het reglement van orde de Commissie verplichtte een personeelslid, in dit geval een secretaris, ter beschikking van de Stichting te stellen.

2.4 In het licht van het bovenstaande concludeert de Ombudsman dat de vordering van klager niet kan worden gehonoreerd.

3 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht zijn geen verdere onderzoeken nodig met betrekking tot de bewering van klager en dat de bewering van klager niet kan worden gestaafd. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Besluit C (2004) van 4 augustus 2004 van de Europese Commissie betreffende de nieuwe gedragslijnen van haar deelname aan privaatrechtelijke organen.

(2) In het Frans, in de oorspronkelijke tekst: « Règlement d’ordre intérieur du Conseil d’Administration de la Fondation Paul Finet arrêté par le Conseil d’Administration du 14 novembre 1966, modifié le 30 juin 1972, le 4 janvier 1975 et le 19 janvier 1989 ».

(3) Vertaling uit de originele Franse versie.

(4) Vertaling uit de originele Franse versie.