Straatsburg, 30 juli 2007

Geachte heer L.,

Op 5 april 2005 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over haar besluit van 3 maart 2005 om geen gevolg te geven aan uw beschuldigingen van frauduleus gebruik van een subsidie van de instelling aan een regionale vereniging in Spanje (referentie 98/034208).

Op 29 april 2005 heb ik de voorzitter van de Commissie in kennis gesteld van uw klacht en hem verzocht hierover vóór 31 juli 2005 advies uit te brengen. Op 5 augustus 2005 heeft de Commissie haar advies in het Frans uitgebracht. Op 2 september 2005 heeft de Commissie een vertaling van haar advies in het Spaans toegezonden, die u op 20 september 2005 is toegezonden, met het verzoek opmerkingen te maken.

Op 20 oktober 2005 heeft u mij uw schriftelijke opmerkingen toegezonden.

Op 19 juni 2006 heb ik de Commissie om aanvullende informatie verzocht. Op 2 augustus 2006 heeft de Commissie haar tweede advies toegezonden, dat ik u op 12 september 2006 heb doen toekomen, met de uitnodiging om desgewenst opmerkingen te maken. Ik heb geen opmerkingen van u ontvangen over het tweede advies van de Commissie.

Op 13 februari 2007 heeft de Commissie mij aanvullende informatie verstrekt. Deze informatie heb ik u op 8 maart 2007 toegezonden. Op 13 april 2007 heb ik uw opmerkingen ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de feiten van de zaak, samengevat, als volgt:

Klager had de Rekenkamer van de Europese Gemeenschappen schriftelijk verweten dat een regionale vereniging uit de regio Cantabrië in Spanje ("de vereniging"), waarmee de Europese Commissie een subsidieovereenkomst had ondertekend (referentie 98/034208), frauduleus gebruik maakte van communautaire middelen. Op 25 februari 2004 deelde de Rekenkamer klager mee dat zij alle informatie aan het Europees Bureau voor fraudebestrijding ("OLAF") had doorgegeven, zodat dit orgaan de aantijgingen naar behoren kon onderzoeken. Op 1 maart 2004 diende klager zowel bij OLAF als bij de Commissie een klacht in over dit probleem.

Op 19 mei 2004 deelde OLAF klager mee dat het een onderzoek had ingesteld naar het voorwerp van zijn klacht en dat zijn diensten naar aanleiding van dat onderzoek hadden geconcludeerd dat een deel van de aan de organisatie toegekende communautaire bijstand moest worden teruggevorderd. OLAF merkte in zijn brief op dat verdere maatregelen moeten worden genomen door de diensten van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor de toekenning van de middelen, namelijk het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur ("DG EAC"). Klager zond de brief van OLAF op 31 mei 2004 naar de Commissie met het verzoek maatregelen te nemen tegen de vereniging. De Commissie antwoordde op 22 juni 2004 en deelde klager mee dat de verantwoordelijke diensten de zaak voortzetten en dat hij zo spoedig mogelijk op de hoogte zou worden gebracht van de resultaten van het onderzoek.

Op 3 maart 2005 deelde de Commissie klager mee dat zij de financiële aspecten van het project had onderzocht, met name het door de vereniging overgelegde bewijsmateriaal met betrekking tot alle uitgaven die bij de uitvoering van het project waren gedaan. Na onderzoek van deze gegevens was de Commissie tot de conclusie gekomen dat haar eerste financiële beoordeling van het project, die op 21 september 1999 was uitgevoerd en op 18 oktober 1999 was goedgekeurd, correct was en dat er geen onregelmatigheden bij de uitvoering van de subsidieovereenkomst hadden plaatsgevonden. De Commissie heeft daarom besloten dit dossier niet te heropenen en derhalve geen actie te ondernemen tegen de vereniging.

Op 5 april 2005 diende klager bij de Europese Ombudsman een klacht in tegen de Commissie. Volgens hem was het besluit van de Commissie van 3 maart 2005 om geen gevolg te geven aan de beschuldigingen die hij tegen de vereniging had geuit, in tegenspraak met de bevindingen van OLAF in zijn onderzoek. Hij merkte ook op dat in het besluit van de Commissie geen rekening lijkt te worden gehouden met de bovenstaande bevindingen.

De Ombudsman heeft de Commissie verzocht een advies uit te brengen over de volgende bewering:

Hoewel OLAF klager op 19 mei 2004 had meegedeeld dat het, naar aanleiding van zijn klacht van 1 maart 2004 over frauduleus gebruik van een subsidie die de Commissie aan een regionale vereniging had verstrekt (referentie 98/034208), had aanbevolen de financiële bijstand terug te betalen, besloot de Commissie op 3 maart 2005 deze aanbeveling te negeren en de associatie van eventuele misstanden op te helderen.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies heeft de Commissie uiteengezet dat haar diensten op basis van het communautaire actieprogramma Raphaël (1) op het gebied van cultureel erfgoed een subsidieovereenkomst (referentie 98/034208) voor 40 000 EUR met de vereniging hebben ondertekend. Het project was gericht op de ondersteuning van een project inzake audiovisueel erfgoed (2).

Op 20 oktober 1999 heeft de Commissie op basis van de gedeclareerde uitgaven en na aftrek van niet-subsidiabele kosten een eenmalige betaling aan de organisatie verricht ten bedrage van 18 085,93 EUR.

Op 26 februari 2001 heeft de Rekenkamer, na een klacht van klager tegen de vereniging te hebben ontvangen, deze doorgestuurd naar OLAF. Gelet op de inhoud van de klacht en de daarin geuite beschuldigingen heeft OLAF op 22 maart 2001 besloten een onderzoek in te stellen.

Op 21 maart en 30 juni 2003 heeft OLAF twee aangetekende brieven naar de vereniging gestuurd met het oog op een inspectie ter plaatse van de gebouwen van de vereniging. Beide brieven werden onbezorgd teruggestuurd door de Spaanse postdienst. Bijgevolg moest OLAF zijn inspectie opschorten, zodat het geen toegang had tot de oorspronkelijke bewijsstukken. Op 16 december 2003 kwam OLAF tot de conclusie dat het, aangezien het niet in de gelegenheid was gesteld om het bewijsstuk over het gebruik van de communautaire middelen door de vereniging te controleren, ervan moest uitgaan dat de subsidieovereenkomst was geschonden. OLAF voegde daaraan toe dat de communautaire middelen moeten worden terugbetaald en dat het de Commissie daarvan in kennis zal stellen zodat de verantwoordelijke diensten passende maatregelen kunnen nemen. Bij brief van 19 mei 2004 heeft OLAF klager in kennis gesteld van de bevindingen van zijn onderzoek.

In het licht van de aanbevelingen van OLAF heeft de Commissie een terugvorderingsprocedure ingeleid op grond van een vermeende inbreuk op artikel 7 van de subsidieovereenkomst. De vereniging werd bij brief van 18 mei 2004 in kennis gesteld van het besluit van de Commissie en werd verzocht binnen twee weken haar opmerkingen kenbaar te maken.

Op 3 juni 2004 heeft de vereniging de Commissie schriftelijk meegedeeld dat zij geen enkele mededeling van OLAF had ontvangen. Op 7 en 30 juni 2004 heeft de vereniging alle vereiste documenten betreffende de in het kader van de subsidieovereenkomst gemaakte kosten toegezonden. Na onderzoek van het bewijsmateriaal kwam de Commissie tot de conclusie dat zich bij de uitvoering van de subsidieovereenkomst geen onregelmatigheden leken te hebben voorgedaan. Bijgevolg heeft zij besloten haar terugvorderingsprocedure tegen de vereniging niet voort te zetten. Bij brief van 3 maart 2005 zijn de drie betrokken partijen, te weten OLAF, de vereniging en klager, in kennis gesteld van de conclusies van de Commissie. In het advies van de Commissie zijn kopieën bijgevoegd van de correspondentie tussen OLAF en de Commissie met zowel de vereniging als klager.

De Commissie benadrukte dat de bevindingen van OLAF gebaseerd waren op het uitblijven van een reactie van de vereniging. Uit de door deze laatste overgelegde documenten bleek echter, zodra de Commissie haar eigen onderzoek had geopend, dat aan de voorwaarden voor de subsidieovereenkomst was voldaan. Daarom was er geen rechtsgrondslag voor de terugvordering van het aan de vereniging , betaalde bedrag, namelijk 18 085,93 EUR.

Hoewel de Commissie van mening was dat de vereniging alle relevante procedures had nageleefd en alle nodige maatregelen had genomen, besloten haar diensten een audit van het project uit te voeren om elke mogelijke twijfel weg te nemen. In de loop van deze procedure moesten alle originele documenten worden herzien. Volgens de Commissie zou deze controle haar in staat stellen eventuele misverstanden op te helderen. De Commissie legde uit dat de vereniging bij brief van 20 juni 2005 het voorstel van de Commissie had aanvaard en haar voornemen had aangekondigd om een gerechtelijke procedure wegens laster tegen klager in te stellen.

De Commissie kwam tot de conclusie dat haar diensten naar behoren hadden gehandeld en verbond zich ertoe klager in kennis te stellen van de resultaten van de audit zodra deze beschikbaar waren.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie herhaalde klager de argumenten van zijn klacht. Hij is echter ingenomen met het initiatief van de Commissie om een audit uit te voeren met betrekking tot het project in kwestie. Volgens klager zou deze procedure een nieuw licht op het probleem moeten werpen.

Andere onderzoeken

Gezien de beschikbare informatie heeft de Ombudsman de Commissie op 19 juni 2006 schriftelijk verzocht om aanvullende informatie over de vraag of de in zijn advies vermelde controle was voltooid. Zo ja, verzocht de Ombudsman om een kopie van het auditverslag, naast informatie over de follow-up die de Commissie voornemens was te geven aan haar bevindingen.

Tweede advies van de Commissie

In haar tweede advies legde de Commissie uit dat een professioneel auditkantoor op 17 en 18 januari 2006 een audit van de vereniging had uitgevoerd. Bovendien was op 10 april 2006 een eerste ontwerp van het auditverslag voor commentaar naar de vereniging gestuurd. De vereniging heeft op 10 april 2006 haar opmerkingen over het ontwerpverslag ingediend. De Commissie merkte op dat haar diensten op het moment van schrijven alle beschikbare informatie beoordeelden, met inbegrip van de conclusie van de controleur. De Commissie was van mening dat zij de Ombudsman waarschijnlijk in de loop van oktober 2006 van de bevindingen van de controle in kennis zou kunnen stellen.

Opmerkingen van klager over het tweede advies van de Commissie

De Ombudsman heeft geen opmerkingen van klager ontvangen over het tweede advies van de Commissie.

Door de Commissie verstrekte aanvullende informatie

Op 13 februari 2007 heeft de Commissie de Ombudsman een kopie toegezonden van de "samenvatting van de uitvoering" en de "conclusies" van de audit van contract nr. 98/034208 die op 17 en 18 januari 2006 in de kantoren van de vereniging werd uitgevoerd door een professioneel accountantskantoor. De Commissie verontschuldigde zich voor de vertraging bij de voltooiing van het verslag. De Commissie merkte op dat, zoals bepaald in deel V, waarin de conclusies van de audit waren opgenomen, bleek dat de vereniging geen onregelmatigheden had begaan bij de uitvoering van de subsidieovereenkomst. Er bleken dus geen communautaire middelen onjuist te zijn besteed en daarom werd geen verzoek om terugbetaling van een reeds betaald bedrag ingediend.

Opmerkingen van klager over de aanvullende informatie van de Commissie

In zijn opmerkingen over de door de Commissie verstrekte aanvullende informatie benadrukte klager dat de Rekenkamer en OLAF reeds een standpunt over deze kwestie hadden ingenomen, dat de Commissie weigerde uit te voeren. Volgens hem had de Commissie niet naar behoren gehandeld door niet op te treden tegen de vereniging.

BESLUIT

1 Onderzoek van de Commissie naar vermeende fraude

1.1 Klager stelt in de eerste plaats dat het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) hem op 19 mei 2004 had meegedeeld dat het naar aanleiding van zijn klacht van 1 maart 2004 over frauduleus gebruik van een subsidie (referentie 98/034208) die de Commissie aan een regionale vereniging uit de regio Cantabrië in Spanje (hierna "de vereniging" genoemd) had toegekend, had aanbevolen de financiële bijstand terug te betalen. Vervolgens stelt hij dat de Commissie, niettegenstaande de aanbeveling van OLAF, op 3 maart 2005 heeft besloten deze aanbeveling te negeren en de associatie van wanpraktijken vrij te pleiten.

Volgens klager is het besluit van de Commissie in strijd met de bevindingen van OLAF na zijn voorafgaande onderzoek van het probleem.

1.2 De Commissie voert aan dat zij, na een dubbele controle van het gebruik van de communautaire middelen in dit geval en rekening houdend met de bevindingen van een aanvullende controle door een onafhankelijke auditor op 17 en 18 januari 2006, tot de conclusie is gekomen dat , bij de uitvoering van de subsidieovereenkomst geen onregelmatigheden had begaan. De Commissie is derhalve van mening dat de vereniging geen communautaire middelen ten onrechte heeft besteed en dat derhalve geen verzoek om terugbetaling van een reeds betaald bedrag hoeft te worden ingediend.

De Commissie is derhalve van mening dat haar diensten naar behoren hebben gereageerd op de tegen de vereniging ontvangen klacht.

1.3 Uit de informatie die in de loop van het onderzoek van de Europese Ombudsman ter beschikking is gesteld, blijkt dat de Rekenkamer op 22 maart 2001 naar aanleiding van een klacht over oneigenlijk gebruik van EU-middelen door de begunstigde van een communautaire subsidie, al het materiaal aan OLAF heeft toegezonden. Daarop opende OLAF een onderzoek naar het gebruik van deze middelen en probeerde tevergeefs contact op te nemen met de vertegenwoordiger van de vereniging om te zorgen voor een inspectie ter plaatse van alle relevante documenten.

De Ombudsman merkt op dat OLAF zijn conclusie dat er mogelijk sprake was van een inbreuk op de subsidieovereenkomst leek te baseren op het feit dat zijn diensten geen antwoord van de vereniging hadden ontvangen op haar verzoek om een inspectie ter plaatse van alle relevante documenten.

1.4 De Ombudsman merkt op dat, zoals uiteengezet in de brief van de Commissie aan de vereniging van 18 mei 2004, het besluit om een terugvorderingsprocedure in te leiden, zoals voorzien in artikel 7 van de subsidieovereenkomst, het gevolg was van het feit dat de vereniging OLAF de gevraagde financiële informatie niet had verstrekt, in strijd met de artikelen 5 en 6 van de subsidieovereenkomst.

De Ombudsman merkt ook op dat de vereniging in antwoord op het verzoek van de Commissie heeft verklaard dat zij geen enkele mededeling van OLAF had ontvangen en dat zij al het gevraagde bewijsmateriaal met betrekking tot haar gebruik van EU-middelen had overgelegd. Na onderzoek van dit bewijs kwam de Commissie op 3 maart 2005 tot de conclusie dat aan de voorwaarden van de overeenkomst was voldaan en dat er dus geen onregelmatigheden bij de uitvoering van de subsidieovereenkomst leken te hebben plaatsgevonden. De Commissie was derhalve van mening dat er geen gronden waren om de reeds betaalde bedragen terug te vorderen.

De Ombudsman wijst erop dat de financiële informatie die de vereniging ter ondersteuning van haar behandeling van de subsidie heeft verstrekt, als bijlage bij het advies van de Commissie is gevoegd en derhalve aan klager is toegezonden. De Ombudsman merkt op dat hij geen informatie heeft ontvangen die de inhoud van de documenten op grond waarvan de Commissie heeft besloten geen terugvorderingsprocedure tegen de vereniging in te leiden, in twijfel had kunnen trekken.

1.5 De Ombudsman merkt voorts op dat de Commissie, om eventuele twijfels weg te nemen, een onafhankelijke controleur om een audit van het project heeft verzocht, die alle relevante documenten heeft onderzocht. De onafhankelijke auditor heeft een eindverslag uitgebracht waarin de vereniging wordt vrijgesproken van financiële of beheersfouten. Deel V van het verslag bevatte de conclusies van de audit en de volgende verklaringen met betrekking tot de financiële controles:

"Onze controle werd uitgevoerd in overeenstemming met de internationale auditnormen en omvatte de tests en controles die wij noodzakelijk achtten om de in het bestek vastgestelde auditdoelstellingen te verwezenlijken. Onze steekproef resulteerde in een toetsing van 100 % van de voor het contract gedeclareerde kosten.

Wij hebben onze controle gepland en uitgevoerd om redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de door de contractant gedeclareerde uitgaven geen materiële onjuistheden bevatten. De controle omvatte het onderzoeken van bewijsmateriaal op testbasis ter ondersteuning van de gedeclareerde uitgaven. Wij zijn van mening dat onze controle een redelijke basis biedt voor ons oordeel. (...)

[De door [de vereniging] gedeclareerde uitgaven zijn een correcte weergave van de subsidiabele uitgaven van het project voor de periode, die door de contractant zijn gedaan overeenkomstig de contractuele regels en verplichtingen.

Wij bevelen aan dat de Commissie Nil EUR terugvordert met betrekking tot contract nr. 98 / Q3420S, zoals hieronder berekend."

Deel V van het verslag bevatte ook de volgende verklaringen met betrekking tot de beheerscontroles:

"[Ik] ben van mening dat de door [de vereniging] opgezette procedures en interne controles voor een adequaat financieel beheer van het project zorgden, naar tevredenheid functioneerden en in overeenstemming waren met de wettelijke/contractuele basis van het project. Zij voorzagen ook in de preventie en opsporing van fouten, onregelmatigheden en fraude."

De Ombudsman wijst erop dat de relevante delen van bovengenoemde controle door de Commissie als aanvullende informatie aan de Ombudsman zijn toegezonden. Deze informatie is doorgestuurd naar klager. De Ombudsman merkt op dat hij geen informatie heeft ontvangen die de conclusies van bovengenoemde controle in twijfel zou kunnen trekken.

1.6 In het licht van de bovenstaande bevindingen is de Ombudsman van mening dat de Commissie redelijk en in overeenstemming met de toepasselijke regels heeft gehandeld toen zij besloot geen terugvorderingsprocedure tegen de vereniging in te leiden voor de EU-middelen die zij in het kader van een communautaire subsidieovereenkomst had ontvangen. Voorts is de Ombudsman van mening dat de Commissie klager naar behoren in kennis heeft gesteld van de redenen voor zijn standpunt.

In deze omstandigheden concludeert de Ombudsman dat het onderzoek geen geval van wanbeheer aan het licht heeft gebracht.

2 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Besluit nr. 2228/97/EG van het Europees Parlement en de Raad van 13 oktober 1997 tot vaststelling van een communautair actieprogramma op het gebied van cultureel erfgoed (het Raphael-programma); PB L 305, blz. 31.

(2) "Muestra Internacional Audiovisual de Patrimonio Cultural" (MIPS).