Straatsburg, 18 april 2006

Geachte heer T.,

Op 16 maart 2005 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen het Europees Parlement. De klacht betreft het besluit van het Parlement om u na een sollicitatiegesprek niet aan te werven.

Op 2 mei 2005 heb ik de klacht doorgestuurd naar de Voorzitter van het Parlement. Op 18 juli 2005 ontving ik het advies van het Parlement in het Frans en op 22 juli 2005 de vertaling ervan in het Engels. Ik heb het advies aan u doorgestuurd met de uitnodiging om opmerkingen te maken. Op 29 juli 2005 heb ik uw opmerkingen ontvangen.

Op 17 november 2005 heb ik het Parlement verzocht mij nadere informatie te verstrekken. Op 9 januari 2006 ontving ik het antwoord van het Parlement, dat ik u toezond met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Op 26 januari 2006 heb ik uw opmerkingen ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de feiten samengevat als volgt.

Klager werd op een reservelijst geplaatst (1) na deelname aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/C/1/03 (2).

Op 27 oktober 2004 verzocht het Parlement klager "zich te melden" aan Brussel voor i) medische onderzoeken en ii) interviews. Klager werd ervan in kennis gesteld dat hij zijn paspoort, diploma's en werkreferenties mee moest nemen. Hij kreeg de naam van de persoon die verantwoordelijk was voor zijn dossier. Hij werd ervan in kennis gesteld dat zijn reiskosten volgens de geldende regels zouden worden vergoed en ontving daartoe aanvraagformulieren. Het Parlement deelt hem ook mee dat hij geen regelingen mag treffen die zijn toenmalige arbeidssituatie zouden kunnen veranderen.

Het verhoor en de medische onderzoeken waren gepland op dezelfde dag, dat wil zeggen op 10 november 2005. Tijdens het gesprek besprak klager in detail de taken in verband met een vacature bij DG Informatie van het Parlement in Brussel. Hij werd geïnformeerd over de werktijden en het salaris en kreeg praktische informatie over hoe hij zich in Brussel kon vestigen. Aangezien klager gehuwd is en twee kinderen heeft, werd ook melding gemaakt van een alternatieve plaatsing bij de vertegenwoordiging van het Parlement in Nicosia, die sinds februari 2005 beschikbaar is. Wat deze laatste functie betreft, beschouwde de jury klager als "de perfecte man voor de perfecte baan". Tijdens het gesprek heeft klager de gevraagde certificaten en diploma’s overgelegd. Hij werd ook gevraagd door de "dame die kopieën van (...) andere documenten nam" om zijn huwelijksakte en de geboorteakte van zijn en zijn kinderen over te leggen op de eerste dag van zijn dienstverband. Na het gesprek nodigde een van de leden van de raad van bestuur klager en zijn vrouw (die op hem wachtte) uit in een aparte ruimte om de gewenste werkplek van klager te bespreken, aangezien het besluit van klager over de kwestie volgens het bestuurslid gevolgen zou hebben voor zijn gezinsleven. Klager deelde het bestuurslid mee dat hij liever in Cyprus zou blijven en werken, maar geen van beide opties zou uitsluiten. Na deze bespreking ging klager over tot zijn medisch onderzoek bij de medische diensten van het Parlement.

Volgens klager heeft hij tijdens zijn sollicitatiegesprek duidelijk een baan aangeboden gekregen. Daarom heeft hij op dezelfde dag zijn toenmalige werkgever gebeld en hem meegedeeld dat hij vóór eind december 2004 een andere persoon moest vinden om hem te vervangen.

Op 11 november 2004 hebben de medische diensten van het Parlement klager per brief meegedeeld dat hij arbeidsgeschikt was verklaard.

Op 12 november 2004 deelde een van de leden van de jury klager telefonisch mee dat i) hem de functie niet zou worden aangeboden en ii) de jury ook kandidaten van andere nationaliteiten zou moeten evalueren. Klager was van mening dat hij niet duidelijk was geïnformeerd over de redenen om hem niet aan te werven.

Op 15 november 2004 heeft klager schriftelijk contact opgenomen met het Parlement om te vernemen waarom hij niet was aangeworven. Hij benadrukte dat de leden van de jury van mening waren dat hij ervaring had met secretariaatskwesties en beschouwden klager als "de perfecte man" voor de functie bij de vertegenwoordiging van het Parlement in Cyprus.

Op 24 november 2004 heeft het Parlement klager per e-mail geantwoord. Zij verklaarde dat het gesprek alleen had gediend om een duidelijk overzicht te krijgen van mogelijke kandidaten en dat het op zich geen aanbod van een baan inhield en kon impliceren. De aanwervingsprocedure moet daarom worden beschouwd als "(...) pas volledig na ondertekening door zowel de kandidaat als het tot aanstelling bevoegde gezag van de instelling", zoals de klager tijdens het gesprek was uitgelegd. De naam van klager bleef echter op de reservelijst staan, zodat andere instellingen en organen hem vrij zouden kunnen aanwerven.

Op 26 november 2004 schreef klager aan het Parlement dat hij niet van mening was dat het Parlement hem redenen had gegeven om hem niet aan te werven. Hij vraagt ook of de reservelijst waarop hij staat alleen beschikbaar is voor het Parlement en of hij aan een andere EU-instelling kan worden toegewezen.

Op 29 november 2004 antwoordde het Parlement dat de naam van klager was opgenomen op een reservelijst van kandidaten die door alle EU-instellingen konden worden aangeworven.

Op 7 februari 2005 heeft klager EPSO Info Recruitment per e-mail gevraagd of hij kon verwachten in de nabije toekomst door een andere EU-instelling te worden aangeworven. Klager wees erop dat hij naar aanleiding van het onderhoud en de medische onderzoeken met het Parlement ontslag had genomen uit zijn vorige dienstverband. Klager benadrukte dat hij werkloos was en dat hem geen uitleg was verstrekt over de redenen voor het besluit van het Parlement om hem niet aan te werven.

Op 8 februari 2005 deelde EPSO Info Recruitment klager mee dat zijn verzoek was doorgestuurd naar de beheerder van de reservelijsten. Klager werd ook verzocht zich rechtstreeks tot de beheerder te richten en kreeg de e-mail van het afdelingshoofd "Betrekkingen met personeel" van het Parlement. Op dezelfde dag schreef klager aan het hoofd van de eenheid "Betrekkingen met personeel" en herhaalde hij het bovenstaande.

Op 1 maart 2005 antwoordde het hoofd van de afdeling Concurrentie van het Parlement aan klager dat "de gesprekken voor het Parlement een gelegenheid waren om de kandidaten te ontmoeten en de persoon te vinden met het meest geschikte profiel voor de te vervullen posten". De gesprekken vormden geen verbintenis van het Parlement om klager aan te werven. De jury had klager tijdens de gesprekken uitgelegd dat i) het besluit tot aanwerving pas zou worden genomen nadat de betrokken autoriteit een contract had ondertekend en ii) klager zijn toenmalige werkgever niet op de hoogte zou moeten stellen voordat hij een door het Parlement ondertekend voorstel had ontvangen.

Op 16 maart 2005 diende klager een klacht in bij de Ombudsman:

Klager beweerde dat het Parlement had gefaald:

i) om zijn aanvraag naar behoren te behandelen, en

ii) adequaat te reageren op zijn latere verzoeken om informatie over zijn beslissing op dat verzoek.

Hij verzocht het Parlement hem informatie te verstrekken over de redenen waarom het had besloten hem niet aan te werven.

Het onderzoek

Advies van het Parlement

Het advies van het Parlement kan als volgt worden samengevat.

Klager was een geslaagde kandidaat op de reservelijst EPSO/C/1/03 voor Cypriotische secretarissen.

Op 27 oktober 2004 nodigde het Parlement klager uit voor een interview en medische onderzoeken in Brussel. Hij werd verzocht zijn paspoort en verschillende certificaten mee te nemen om het Parlement in staat te stellen de waarheidsgetrouwheid van de verklaringen in zijn cv vast te stellen. Het Parlement verduidelijkt dat dit de praktijk is die van toepassing is op kandidaten die worden opgeroepen voor een gesprek.

Op 10 november 2004 woonde klager een gesprek met de jury bij en onderging hij een medisch onderzoek in Brussel. Tijdens het gesprek heeft de raad klager duidelijk gemaakt dat hem tijdens dat gesprek geen baan werd aangeboden. Het adviseerde klager ook om zijn dienstverband op dat moment niet te verlaten totdat hij een ondertekend aanbod van het Parlement had ontvangen. Aangezien de twee geselecteerde Cypriotische kandidaten op dezelfde dag werden geïnterviewd over de twee posten die door Cypriotische onderdanen moesten worden ingevuld (één bij de afdeling Onderzoek en Documentatie van DG Informatie in Brussel en de andere bij het Voorlichtingsbureau van Nicosia), werd klager tijdens het interview gevraagd naar zijn voorkeuren met betrekking tot de werkplek (Brussel of Nicosia). Het Parlement verklaarde dat uit het interview bleek dat klager niet over de specifieke vaardigheden of beroepservaring beschikte die nodig waren voor een van de twee posten. Volgens de beoordeling van de raad van bestuur zou de beroepservaring van klager nauwkeuriger kunnen overeenkomen met die van een secretaresse in een klein particulier bedrijf, terwijl voor een van de functieomschrijvingen van de twee posten documentair onderzoek vereist was en voor de functieomschrijving voor de andere functie ervaring op het gebied van public relations vereist was.

Op 15 november 2004 schreef klager aan de eenheid Aanwerving van het Parlement dat de voor de sollicitatiegesprekken verantwoordelijke jury hem telefonisch had meegedeeld dat hij voor geen van de betrokken functies was geselecteerd. Hij sprak ook zijn verbazing uit over het feit dat hij niet was geselecteerd, hoewel hij alle fasen van de procedures had voltooid, en vroeg om een verklaring waarom hij niet was geselecteerd.

In haar e-mail van 24 november 2004 heeft de eenheid Aanwerving opgemerkt dat "het Parlement persoonlijke gesprekken van het betrokken type heeft gevoerd om de kandidaten in de beginfase te leren kennen, zodat het gemakkelijker kan bepalen wie geschikt is voor de te vervullen posten". Zij heeft de kandidaat derhalve geïnterviewd om na te gaan of zijn vorige loopbaan overeenkwam met de functieomschrijving voor de door Cypriotische onderdanen te vervullen functies. Het benadrukte dat het gesprek geen aanwervingsbelofte was en dat de procedure pas eindigde nadat het Parlement een vacature had ondertekend en de kandidaat deze had aanvaard.

Op 26 november 2004 schreef klager opnieuw een brief aan de eenheid Aanwerving. Hij wijst erop dat het Parlement zijn vraag niet heeft beantwoord. Klager verzocht ook om zijn verzoek, dat beperkt was tot het Parlement, aan andere instellingen voor te stellen.

Op 29 november 2004 bevestigde de eenheid Aanwerving dat, aangezien er geen andere post beschikbaar was voor Cypriotische kandidaten die met succes een vergelijkend onderzoek bij het Parlement hadden afgerond (dat wil zeggen die op de reservelijst stonden), de naam van klager beschikbaar was voor andere instellingen voor aanwerving.

Op 8 februari 2005 stuurde klager een e-mail naar de afdeling Personeelszaken van het Parlement om te vragen waarom het Parlement hem niet had aangeworven en voegde hij eraan toe dat hij op grond van het interview ontslag had genomen uit zijn vorige baan en momenteel werkloos was.

Op 1 maart 2005 heeft de afdeling Mededinging van het Parlement klager geantwoord en benadrukt dat het gesprek en het medisch onderzoek geen werkaanbod vormden en dat klager zijn dienstverband niet had mogen verlaten voordat hij een ondertekend aanbod van het Parlement had ontvangen.

Het Parlement concludeerde dat klager op dezelfde manier werd behandeld als elke andere kandidaat die voor een gesprek werd opgeroepen. Zij was ook van mening dat zij had geantwoord op de verzoeken van klager om informatie over de procedure. Het Parlement heeft echter aanvaard dat het, bij het beantwoorden van de vragen van klager over de reden waarom hij niet werd aangeworven, de precieze redenen duidelijker had kunnen uitleggen en zich had kunnen verontschuldigen voor het feit dat het dit niet had gedaan.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen herhaalde klager kort samengevat zijn oorspronkelijke klacht en zijn oorspronkelijke beweringen en beweringen.

Klager ontkende categorisch dat de jury hem tijdens het sollicitatiegesprek (d.w.z. onmiddellijk vóór, tijdens of onmiddellijk na het sollicitatiegesprek) had meegedeeld dat hem geen baan werd aangeboden of dat hij zijn dienstverband niet moest verlaten voordat hij een ondertekend aanbod had ontvangen. Een dergelijk advies werd namelijk pas gegeven (i) op de dag waarop hij de uitnodiging ontving om het gesprek en de medische onderzoeken bij te wonen en (ii) met het besluit om niet te worden aangeworven. Bovendien werd klager, toen hij de raad vroeg hoe lang het zou duren om de baanaanbieding schriftelijk te ontvangen, ervan in kennis gesteld dat deze hem binnen drie of vier weken zou bereiken. De afwikkelingsraad heeft hem een kopie van het Statuut overhandigd en hem meegedeeld dat het Parlement weliswaar geen huisvesting in Brussel zou aanbieden, maar dat hij tijdens de eerste dagen van zijn nieuwe dienstverband recht zou hebben op vergoeding van de initiële kosten. Klager was derhalve van mening dat "het hele interview een baanaanbod was".

Klager drong er voorts op aan dat hij en zijn vrouw na afloop van het gesprek door een lid van de jury werden uitgenodigd om zich in een aparte ruimte bij haar aan te sluiten. Dit lid van de raad van bestuur besprak vervolgens het besluit van klager over de vraag of hij liever in Brussel of Nicosia zou werken, aangezien dit "het meest kritieke voor mijn carrière" zou zijn.

Klager verklaarde ook dat de jury tijdens het gesprek over de functie in Nicosia naar hem verwees als "de juiste persoon voor de juiste functie" en ook als "overgekwalificeerd voor beide functies". Hij was het daarom sterk oneens met de opmerking van het Parlement dat de raad van bestuur zijn ervaring niet in aanmerking nam om aan de vereisten te voldoen.

Klager concludeerde dat het Parlement een voordeel ten opzichte van hem had, aangezien er tijdens het interview geen schriftelijke notulen waren gemaakt. Voorts sprak hij de hoop uit dat zijn carrièremogelijkheden bij de instellingen niet in gevaar zouden worden gebracht door te streven naar eerbiediging van zijn rechten.

Nadere inlichtingen

Na zorgvuldige bestudering van het advies van het Parlement en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was.

Verzoek om nadere informatie

De Ombudsman verzocht het Parlement derhalve ervoor te zorgen dat de leden van de jury (volgens klager waren er slechts twee) in de gelegenheid werden gesteld opmerkingen te maken over de verklaringen van klager over het interview in zijn opmerkingen.

Antwoord van het Parlement

In zijn antwoord herhaalde het Parlement kort samengevat zijn oorspronkelijke advies.

Zij heeft erop gewezen dat gesprekken met de kandidaten niet alleen tot doel hadden hun geschiktheid voor een bepaalde functie te beoordelen, maar ook dienden om hen volledige en gedetailleerde informatie te verstrekken over de mogelijke toekomstige functie, teneinde de kandidaten te helpen de nodige besluiten te nemen ingeval zij daadwerkelijk een baan aangeboden kregen van het Parlement.

Het Parlement verklaarde dat de jury, in het kader van haar taak, klager inderdaad gedetailleerde informatie heeft verstrekt over de betrokken posten en over alle relevante procedures. Zij heeft klager ook in kennis gesteld van de administratieve en financiële aspecten van zijn eventuele dienstverband. Om klager in staat te stellen naar behoren te worden geïnformeerd over de rechten en plichten van Europese ambtenaren, heeft zij klager bovendien een kopie van het Statuut verstrekt. Het Parlement was echter van mening dat het bovenstaande geen baanaanbod aan klager vormde. Zij herhaalde dat er tijdens het gesprek geen expliciete melding werd gemaakt van een baanaanbod en dat alle ondervraagde kandidaten uitdrukkelijk werd verzocht geen actie te ondernemen met betrekking tot hun dienstverband op het moment dat zij een ondertekend aanbod van het Parlement ontvingen. Zij was derhalve van mening dat zij klager naar behoren op de hoogte had gesteld van het niet-bindende karakter van het onderhoud en derhalve op geen enkele wijze verantwoordelijk was voor eventuele onjuiste conclusies die hij in dat verband had getrokken. Zij concludeerde dat klager, door te stellen dat "het hele formaat van het sollicitatiegesprek een baanaanbod was", bevestigde dat hij het doel en de aard van sollicitatiegesprekken fundamenteel verkeerd heeft begrepen.

Het Parlement herinnert eraan dat het voor de "Cypriotische laureaten van vergelijkend onderzoek" EPSO/C/1/03 twee vacante C*-posten heeft, één in Brussel in de bibliotheek van het Parlement en één in zijn voorlichtingsbureau in Nicosia. Zij verklaarde dat klager was uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek voor mogelijke tewerkstelling in de Brusselse Bibliotheek. Aangezien echter niet was uitgesloten dat hij ook belangstelling zou hebben voor de functie in Nicosia en dat hij over de nodige vaardigheden en bekwaamheden zou beschikken om voor die functie in aanmerking te komen, heeft de jury hem ook bepaalde vragen gesteld om zijn beroepsprofiel en persoonlijke voorkeuren vast te stellen. Het Parlement wees erop dat, aangezien klager door zijn vrouw werd vergezeld, het nuttig werd geacht de zaak na het onderhoud in haar aanwezigheid verder te bespreken, om ervoor te zorgen dat er volledige informatie beschikbaar was voor een besluit in geval van een mogelijk aanbod om in een ander land te gaan werken en er met het hele gezin naartoe te verhuizen.

Het Parlement betwistte voorts de bewering dat de jury klager had meegedeeld dat zij hem beschouwde als "de juiste persoon voor de juiste positie". Volgens het Parlement waren de leden van de raad van bestuur gekwalificeerde Europese ambtenaren die zich er terdege van bewust waren dat zij niet namens het tot aanstelling bevoegde gezag konden optreden en ten onrechte verwachtingen wekken met betrekking tot de toekomstige tewerkstelling van klagers bij het Parlement. De raad van bestuur stelde vast dat klager niet beschikte over de vaardigheden en bekwaamheden die nodig waren voor een van de betrokken functies (in Nicosia of in Brussel) en besloot hem geen werk aan te bieden.

Ten slotte verklaarde het Parlement dat de leden van de jury reeds over deze klacht waren geraadpleegd toen het oorspronkelijke advies van het Parlement werd opgesteld.

Opmerkingen van klager

Samengevat herhaalde klager zijn beweringen en beweringen.

BESLUIT

1 Behandeling van het verzoek van de klager

1.1 Klager, die heeft deelgenomen aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/C/1/03 en vervolgens op de desbetreffende reservelijst voor de functie van Cypriotisch secretaris is geplaatst, stelt dat het Europees Parlement zijn sollicitatie naar die functie niet naar behoren heeft behandeld. Ter ondersteuning van zijn bewering verwees klager naar zijn interview in Brussel. Hij voert aan dat i) het hele formaat van het interview een baanaanbod was; ii) dat de jury hem tijdens zijn sollicitatiegesprek duidelijk heeft meegedeeld dat hij "de juiste persoon" was voor de functie in Nicosia, en iii) hem en zijn vrouw na het sollicitatiegesprek heeft uitgenodigd voor discussies over praktische aspecten in verband met de werkplek. Op basis van het bovenstaande was klager ervan overtuigd dat hij voor de functie was aangenomen en op dat moment ontslag had genomen.

1.2 Het Parlement stelt dat er tijdens het gesprek geen expliciete melding is gemaakt van een baanaanbod en dat alle ondervraagde kandidaten uitdrukkelijk is verzocht geen actie te ondernemen met betrekking tot hun baan op het moment dat zij een naar behoren ondertekend aanbod van het Parlement ontvingen. Volgens de normale interviewprocedure van het Parlement werd klager geïnformeerd over de financiële en administratieve aspecten van zijn mogelijke dienstverband. Daarom kan de overtuiging van de klager dat het hele interview een baanaanbod was, te wijten zijn aan een misverstand van de klager. Aangezien (i) klager werd geïnterviewd voor de post C*-rang in Brussel en (ii) het Parlement ook een vacante post C*-rang in Nicosia had die voor klager van belang had kunnen zijn, (iii) de jury klager na het interview in aanwezigheid van zijn vrouw vroeg naar zijn persoonlijke en familiale voorkeuren met betrekking tot de werkplek.

1.3 De Ombudsman merkt op dat er een geschil bestaat tussen klager en het Parlement over de inhoud van het interview: het Parlement stelt dat het klager heeft meegedeeld dat hem geen baan werd aangeboden en dat hij zijn dienstverband niet mag verlaten voordat hij een ondertekend aanbod heeft ontvangen; klager stelt dat integendeel uit het interview en de daaropvolgende besprekingen bleek dat hem een functie werd aangeboden. De Ombudsman is van mening dat de tegenstrijdige verklaringen van wat tijdens het interview en onmiddellijk daarna door klager en het Parlement is gezegd, beide aannemelijk lijken. Aangezien het onderhoud mondeling is gevoerd en er geen schriftelijk verslag van dat onderhoud en verder gesprek lijkt te bestaan, is de Ombudsman van mening dat aanvullend nader onderzoek waarschijnlijk geen nuttig bewijs zal opleveren dat de Ombudsman in staat zou stellen tussen de tegenstrijdige rekeningen te beslissen.

1.4 In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek naar dit aspect van de klacht niet gerechtvaardigd is.

2 Motivering

2.1 Klager beweert dat het Parlement niet adequaat heeft gereageerd op zijn latere verzoeken om informatie over het besluit van het Parlement over zijn verzoek. Hij verzocht het Parlement hem informatie te verstrekken over de redenen waarom het had besloten hem niet aan te werven.

2.2 In zijn advies verklaarde het Parlement dat de jury van oordeel was dat de beroepservaring van klager niet geschikt was voor een van de functies, aangezien voor een van de functies het verrichten van documentair onderzoek vereist was, terwijl voor de andere functie ervaring op het gebied van public relations vereist was. Het Parlement verklaarde echter dat het bij het beantwoorden van de vragen van klager over de reden waarom hij niet was aangeworven, de precieze redenen duidelijker had kunnen uitleggen en zich had kunnen verontschuldigen voor het feit dat hij dit niet had gedaan.

2.3 De Ombudsman is van mening dat de aanvullende informatie die het Parlement in zijn advies over de onderhavige klacht heeft verstrekt, voldoende is om klager in staat te stellen de redenen te begrijpen waarom het Parlement hem niet heeft aangeworven en dat het Parlement derhalve passende maatregelen heeft genomen naar aanleiding van de bewering en bewering van klager. De Ombudsman is derhalve van mening dat verder onderzoek naar dit aspect van de klacht evenmin gerechtvaardigd is.

Conclusie

Om de in de punten 1.3 en 2.3 genoemde redenen is de Ombudsman van oordeel dat verder onderzoek met betrekking tot de beweringen en beweringen van klager niet gerechtvaardigd is.

De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De Voorzitter van het Parlement zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) PB 2004, C 285 A/25.

(2) Secretarissen (C5/C4) (Cypriotische burgers), PB 2003, C 120 A/45.