Straatsburg, 24 oktober 2006

Geachte heer X,

Op 6 januari 2005 heeft u namens het wetenschappelijk consortium C (het "Consortium") bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie met betrekking tot de oproep tot het indienen van voorstellen "FP6-2004-LIFESCIHEALTH-5"(1) (de "oproep").

Op 31 januari 2005 heb ik uw klacht doorgestuurd naar de Commissie en haar verzocht advies uit te brengen. De Commissie heeft op 17 mei 2005 advies uitgebracht.

Intussen heeft u mij op 25 februari 2005 de brief van de Commissie van 31 januari 2005 betreffende uw klacht toegezonden, die ik op 5 april 2005 aan de Commissie heb doen toekomen.

Op 24 mei 2005 heb ik u het advies van de Commissie toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 30 juni 2005 hebt toegezonden.

Bij brief van 18 oktober 2005 heb ik u meegedeeld dat de behandeling van uw klacht was toegewezen aan een andere juridisch ambtenaar.

Bij brief van 5 april 2006 heb ik u meegedeeld dat ik over alle informatie beschikte die nodig was om een besluit over uw klacht te nemen en dat verder onderzoek dus niet nodig was.

Zoals u heeft gevraagd, is uw klacht vertrouwelijk behandeld.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan. Mijn excuses voor de tijd die het heeft gekost om uw klacht te behandelen.

Het KLACHT

Volgens de klager waren de relevante feiten als volgt:

Op 14 november 2004 ('s avonds laat) en op 15 november 2004 ('s middags) heeft klager namens het wetenschappelijk consortium C (het "Consortium") en als coördinator geprobeerd zich te registreren in het Electronic Proposal Submission System (het "EPSS"), teneinde een gebruikersnaam en wachtwoord te verkrijgen voor het indienen van een voorstel voor een oproep tot het indienen van voorstellen FP6-2004-LIFESCIHEALTH-5 (de "Oproep"). In beide gevallen aanvaardde het EPSS de door de klager ingevoerde gegevens en liepen alle fasen van het registratieproces normaal, maar er werd geen bevestiging van registratie of een foutmelding naar de klager gestuurd.

Aangezien klager geen bevestigingsmail of gebruikersnaam en wachtwoord van het EPSS heeft ontvangen en de sluitingsdatum voor het indienen van voorstellen 16 november 2004 om 17.00 uur was, heeft hij de EPSS-helpdesk aan het begin van de middag van 15 november 2004 gebeld. De helpdesk van het EPSS heeft hem meegedeeld dat hij de gebruikersnaam en het wachtwoord dezelfde dag of de volgende dag vóór 15.00 uur moet ontvangen. Klager informeerde ook naar de stroom van de informatieservers en werd door de EPSS-helpdesk verzekerd van een mogelijke vertraging in de behandeling van e-mails.

Op 16 november 2004, kort na 14.00 uur, belde klager opnieuw de EPSS-helpdesk, die hem meedeelde dat hij niet was geregistreerd. Klager werd er voorts van in kennis gesteld dat hij de mogelijkheid had om zich voor een derde keer in te schrijven en dat de procedure daarvoor aan hem werd uitgelegd. Hij deed dit onmiddellijk, maar kon geen verbinding maken met de CORDIS-server (2) vanwege een storing van die server.

Bij e-mail die in de avond van 16 november 2004 werd verzonden, na het verstrijken van de termijn voor het indienen van voorstellen, en bij faxbrief van 18 november 2004, stelde klager de helpdesk van het EPSS in kennis van de moeilijkheden die hij bij het registratieproces had ondervonden, en sprak hij de hoop uit dat het probleem zou worden opgelost.

Bij verdere e-mail van 17 november 2004 zond een medewerker van klager de helpdesk van het EPSS een kopie van een van de foutmeldingen die klager achtereenvolgens op 16 november 2004 met betrekking tot de serverstoring had ontvangen.

Bij e-mail van 22 november 2004 heeft de helpdesk van het EPSS de ontvangst van de e-mail van klager van 16 november 2004 bevestigd en hem meegedeeld dat de zaak ter beoordeling aan de Commissie zou worden voorgelegd.

Bij e-mail van 21 december 2004 heeft de Commissie klager meegedeeld dat het voorstel van het consortium niet in aanmerking kon worden genomen, overeenkomstig de uitnodiging en de richtsnoeren voor de elektronische indiening van voorstellen (3).

Bij e-mail en brief van 22 december 2004 heeft klager de Commissie verzocht om heroverweging van bovengenoemd besluit van 21 december 2004 en om goedkeuring van het evaluatievoorstel van het consortium. Hij herhaalde dit verzoek in de e-mail aan de Commissie van 6 januari 2005. Op dezelfde dag diende klager een klacht in bij de Europese Ombudsman.

Hij beweerde dat de Commissie ten onrechte had besloten zijn voorstel voor de oproep, dat namens het consortium was gedaan, af te wijzen zonder rekening te houden met zijn pogingen om een wachtwoord te verkrijgen en de uitsplitsing van het elektronische indieningssysteem van de Commissie. Hij voerde aan dat hij dringend toestemming moet krijgen om zijn voorstel opnieuw in te dienen bij de lopende evaluatieprocedure van de oproep.

Vervolgens ontving klager het antwoord van de Commissie op zijn brief van 22 december 2004. Klager stuurde een kopie van die brief naar de Ombudsman en verzocht hem deze bij zijn dossier te voegen. Het antwoord van de Commissie dateert van 31 januari 2005 en bevestigt de inhoud van haar e-mail van 21 december 2004. Het antwoord bevatte ook een gedetailleerde toelichting op zowel de technische als de juridische aspecten van de zaak van klager en concludeerde dat de Commissie op basis van de beschikbare informatie en het beginsel van gelijke behandeling geen uitzondering kon maken met betrekking tot de ontvankelijkheid van het voorstel van het consortium.

Het onderzoek

Het advies van de Commissie

Samenvattend luidt het advies van de Commissie als volgt:

Wat de technische aspecten betreft, heeft de Commissie de procedure beschreven voor het verkrijgen van de gebruikersnaam en het wachtwoord, die vereisen dat achtereenvolgens vijf schermpagina’s worden ingevuld, waarvan bladzijde 5 het bericht van succesvolle registratie bevat. Hoewel klager de Commissie kopieën stuurde van de eerste twee schermpagina's die hij op maandag 15 november 2004 had ingevuld, beschikte de Commissie niet over informatie waaruit bleek dat klager tijdens het registratieproces verder was gegaan dan de tweede schermpagina. Indien de EPSS klager naar de eerste schermpagina had teruggestuurd, stelde de Commissie drie toelichtingen voor:

1. te veel tijd (meer dan 30 minuten) nodig om de gegevens op de eerste twee bladzijden in te vullen (er was een klassiek mechanisme van "time-out" opgetreden);
2. na de eerste twee pagina's had klager de volgende pagina's niet gedownload;
3. het niet gebruiken van de functie "vernieuwen" van de "Internet Explorer" door de klager bij het invoegen van de gegevens.

Hoe dan ook, als niet alle pagina's naar behoren waren ingevuld en de klager het registratieproces niet tot het einde ervan had voortgezet, zou hij het wachtwoord niet ontvangen. Om dezelfde reden kon het EPSS hem geen foutmelding geven.

Daarom was de Commissie, in tegenstelling tot wat de klager had aangevoerd, van mening dat het registratieproces niet de normale koers had gevolgd en dat het niet volgen van de normale koers in dat proces niet aan haar diensten kon worden toegeschreven.

Wat het telefoongesprek van klager van 15 november 2004 met de EPSS-helpdesk betreft, was de Commissie van mening dat de EPSS-helpdesk, gelet op het algemene karakter van de vraag van klager, die geen betrekking had op zijn duidelijk vastgestelde moeilijkheden bij het verkrijgen van het wachtwoord, maar op de tijd die normaal gesproken nodig was om een wachtwoord te verkrijgen en op de stroom van informatieservers, hem terecht algemene informatie had verstrekt over de levering van het wachtwoord op dezelfde dag of de volgende dag vóór 15.00 uur.

Tijdens het verdere telefoongesprek van klager met de helpdesk van het EPSS van 16 november 2004 heeft deze, nadat hij had vastgesteld dat klager niet was geregistreerd, hem op de hoogte gebracht van het registratieproces. Maar, zoals hierboven vermeld, aangezien de klager het registratieproces nog steeds niet correct had doorlopen, kon hij het wachtwoord nog steeds niet verkrijgen.

De tijdelijke storing van de CORDIS-server op 16 november 2004 vond slechts plaats tussen 15.30 en 15.42 uur, wat een zeer korte periode is, waarna andere indieners de server konden gebruiken. De opeenvolgende foutmeldingen die de klager na de onderbreking van de server ontving, waren helemaal niet toe te schrijven aan laatstgenoemde, maar konden het gevolg zijn van de raadpleging door de navigator van de klager van de bestanden die lokaal in "cache" waren geladen, of van de opslag door de "Internet Service Provider" van de klager van een kopie van de pagina's.

De Commissie wees ook op de volgende disclaimer op de EPSS-website:

"De Commissie neemt geen verantwoordelijkheid voor mogelijk verlies, onjuiste aankomst, niet-levering of gebruik van het wachtwoord en de login. Het is de verantwoordelijkheid van de coördinator om ervoor te zorgen dat hij/zij zich tijdig heeft geregistreerd om het voorstel via EPSS op te stellen en in te dienen na ontvangst van de login en het wachtwoord per e-mail. De indieners nemen het risico en de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het verstrekte e-mailadres correct is en nemen alle risico's op zich in geval van fouten, misbruik of verlies van vertrouwelijkheid of veiligheid."

De Commissie verklaarde ook dat, overeenkomstig artikel 5 van de oproep en punt II.6 op bladzijde 9 van de gids voor indieners van voorstellen voor geïntegreerde projecten in het kader van de oproep (de "gids voor indieners van voorstellen")(4), de klager het voorstel op papier had kunnen indienen.

Tot slot moeten de voorstellen overeenkomstig artikel 7 van de uitnodiging uiterlijk op de uiterste datum en het uiterste tijdstip bij de Commissie binnenkomen. Voorstellen die na deze datum en tijd aankomen, worden uitgesloten. In de gids voor indieners van voorstellen is op bladzijde 4 bepaald dat de termijnen voor de uitnodigingen absoluut vast zijn en strikt worden gehandhaafd, dat het de eigen verantwoordelijkheid van de indieners is om ervoor te zorgen dat hun voorstellen veilig worden ingediend en dat er geen verzachtende omstandigheden in aanmerking worden genomen. Op de uiterste datum van de oproep bereikte de Commissie echter geen enkel voorstel van het consortium.

Op basis van de bovenstaande argumenten concludeerde de Commissie dat het uitsluitend de verantwoordelijkheid van een voorstelcoördinator is om ervoor te zorgen dat de registratie en indiening van zijn voorstel via het EPSS tijdig plaatsvindt en dat de Commissie bijgevolg in geen geval verantwoordelijk kan worden gehouden voor de mislukte registratiepogingen van de klager.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen van 30 juni 2005 betwistte klager de verklaring van de Commissie dat deze niet over informatie beschikt waaruit blijkt dat klager tijdens het registratieproces verder was gegaan dan de tweede schermpagina, en stelde hij dat het proces normaal verliep totdat hij op de knop "Registreren" klikte. Hij verwierp ook de drie door de Commissie voorgestelde verklaringen en verklaarde dat er geen "time-out" plaatsvond, dat hij normaal gesproken de pagina's na pagina 2 downloadde en dat zijn internetverbinding perfect had gewerkt.

Klager verklaarde voorts dat zijn telefoongesprek van 15 november 2004 met de EPSS-helpdesk was ingegeven door het feit dat hij het wachtwoord niet kon verkrijgen en dat de persoon die op zijn gesprek reageerde had moeten nagaan of hij al dan niet was geregistreerd. Ter ondersteuning van zijn argument verwees klager naar een uittreksel uit de lijst van zaken van de EPSS met problematische elektronische indiening (bijlage I bij het advies van de Commissie, verder aangeduid als het "uittreksel")(5). Het uittreksel bevat de volgende zin: "Toen de gebruiker maandag contact met ons opnam, had de EPSS-ondersteuning moeten vermoeden dat de persoon niet is geregistreerd, maar op de een of andere manier, hoewel de EPSS-ondersteuning een zeer goede reputatie heeft voor de dienst die zij verleent, gebeurde dit niet."Klager voegde eraan toe dat hij, als hij al in de vroege namiddag van 15 november 2004 op de hoogte was geweest van zijn niet-registratie, het voorstel op papier had kunnen indienen.

BESLUIT

1 Vermeende onbillijke afwijzing van een voorstel

1.1 Klager beweert dat de Commissie ten onrechte heeft besloten zijn voorstel voor een oproep tot het indienen van voorstellen FP6-2004-LIFESCIHEALTH-5 (de "oproep") namens het wetenschappelijk consortium C (het "consortium") af te wijzen, zonder rekening te houden met zijn pogingen om een wachtwoord te verkrijgen en de uitsplitsing van het elektronische indieningssysteem van de Commissie. Hij stelt dat hij dringend moet worden gemachtigd om zijn voorstel opnieuw voor te leggen aan de lopende evaluatieprocedure van de oproep.

Ter ondersteuning van zijn bewering en bewering voert klager aan dat i) tijdens zijn registratiepogingen van 14 en 15 november 2004 het Electronic Proposal Submission System ("EPSS") de door hem ingevoerde gegevens aanvaardde en dat het registratieproces in alle stadia normaal verliep, maar dat hem noch een bevestiging van registratie noch een foutmelding werd gestuurd, en ii) toen hij probeerde zich te registreren nadat hij op 16 november 2005 de helpdesk van het EPSS had gebeld, hij opnieuw faalde vanwege het uitvallen van de CORDIS-server.

1.2 Volgens de Commissie:

1. Het registratieproces had niet de normale gang van zaken gevolgd en het niet volgen van de normale gang van zaken in dat proces is niet toe te schrijven aan de diensten van de Commissie. Met name uit de beschikbare kopieën van de eerste twee schermpagina's die klager op 15 november 2004 heeft ingevuld, blijkt niet dat hij tijdens het proces verder was gegaan dan de tweede schermpagina.
2. De algemene informatie die de EPSS-helpdesk klager in antwoord op zijn telefoongesprek van 15 november 2004 heeft verstrekt, was passend in het licht van het algemene karakter van zijn vraag.
3. De uitsplitsing van de CORDIS-server van 16 november 2004 was van zeer korte duur (van 15.30 tot 15.42 uur) en na die korte periode konden andere indieners er gebruik van maken. De opeenvolgende foutmeldingen die de klager na de onderbreking van de server ontving, waren helemaal niet toe te schrijven aan laatstgenoemde, maar konden het gevolg zijn van de raadpleging door de navigator van de klager van de bestanden die lokaal in "cache" waren geladen, of van de opslag door de "Internet Service Provider" van de klager van een kopie van de pagina's.

Wat het argument van klager betreft, heeft de Commissie:

1. een beroep heeft gedaan op verschillende bepalingen van de oproep en van de gids voor indieners van voorstellen, volgens welke a) de indieners verantwoordelijk zijn voor de veilige indiening van de voorstellen, die de Commissie op of vóór de uiterste datum van de oproep moet ontvangen; b) voorstellen die na het verstrijken van de termijn worden ingediend, worden uitgesloten; en c) geen verzachtende omstandigheden in aanmerking zouden worden genomen (6).
2. verwijst naar de disclaimer op de EPSS-website, volgens welke a) zij niet verantwoordelijk is voor mogelijk verlies, onjuiste aankomst of niet-levering van de gebruikersnaam en het wachtwoord; en b) het is de verantwoordelijkheid van de indieners om zich tijdig te registreren om het voorstel op te stellen en in te dienen na ontvangst van de gebruikersnaam en het wachtwoord na de registratie.
3. benadrukte dat klager, overeenkomstig artikel 5 van de oproep en punt II.6 op bladzijde 9 van de gids voor indieners van voorstellen, het voorstel ook op papier had kunnen indienen.

1.3 De Europese Ombudsman wijst er in de eerste plaats op dat hij op basis van het door klager en de Commissie verstrekte bewijsmateriaal niet afdoende kan beoordelen of het verloop van het registratieproces tijdens de mislukte registratiepogingen van klager al dan niet normaal was. Evenmin heeft de Ombudsman de mogelijkheid om aanvullend technisch bewijs te verkrijgen van wat er precies is gebeurd tijdens de registratiepogingen van klager.

1.4 De Ombudsman heeft echter de Gids voor indieners van voorstellen, de EPSS-gids en de relevante CORDIS/EPSS-website (7) zorgvuldig bestudeerd en opgemerkt dat het proces van registratie en indiening van voorstellen uit een aantal stappen bestaat, die in wezen als volgt zijn:

De voorstelcoördinator kiest een oproep tot het indienen van voorstellen op de EPSS-website en registreert zich op de EPSS om de gebruikersnaam en het wachtwoord te ontvangen. Het registratieproces omvat een aantal stappen en schermpagina's:

1. op bladzijde 1 moeten de namen en contactgegevens van de coördinator en zijn organisatie worden ingevuld;
2. op bladzijde 2 moeten nadere gegevens over het voorstel worden verstrekt, met inbegrip van een korte samenvatting en de namen van de partnerorganisaties;
3. op bladzijde 3 moet een keuze worden gemaakt tussen het online of offline opstellen en indienen van het voorstel; de gemaakte keuze is definitief en kan niet meer worden gewijzigd zodra de registratie is voltooid ;
4. Bladzijde 4 toont de gegevens die zijn ingevoerd in de stappen i) tot en met iii) hierboven en verzoekt de coördinator deze te controleren en eventueel te corrigeren. Als alle gegevens correct zijn, wordt de coördinator verzocht op de knop "Registreren" te klikken, waarna pagina 5 een bericht bevat dat de registratie is gelukt.

De gebruikersnaam en het wachtwoord worden automatisch verzonden naar het e-mailadres dat de coördinator in stap i) hierboven heeft opgegeven; het verzenden van de gebruikersnaam en het wachtwoord is onderworpen aan de disclaimer waarop de Commissie zich beroept.

Zodra de coördinator per e-mail de gebruikersnaam en het wachtwoord na de succesvolle registratie ontvangt, moet hij:

1. toegang tot het EPSS via de verstrekte hyperlink;
2. log in met zijn gebruikersnaam en wachtwoord;
3. bij de eerste aanmelding zijn wachtwoord en dat van de partners wijzigen;
4. de wachtwoorden van de partners aan de partners toezenden; en
5. beginnen met het gebruik van de EPSS, d.w.z. beginnen met het indienen van het voorstel volgens de procedures die worden uitgelegd in de gids voor indieners van voorstellen en in de EPSS-gids.

1.5 In het licht van zijn onderzoek naar de procedure voor de registratie en indiening van voorstellen en de relevante CORDIS/EPSS-website is de Ombudsman van mening dat de door de Commissie in haar advies naar voren gebrachte verklaringen en hypothesen met betrekking tot de mislukte registratiepogingen van klager redelijk lijken. De Ombudsman is ook van mening dat klager geen bewijsmateriaal heeft aangedragen waaruit zou kunnen blijken dat de verklaringen en hypothesen van de Commissie onjuist of ongeloofwaardig zijn.

1.6 De Ombudsman merkt op dat klager in zijn opmerkingen verwijst naar de opmerkingen in de bijlage bij het advies van de Commissie, waarin wordt erkend dat de helpdesk van het EPSS nuttiger had kunnen zijn voor klager. De Ombudsman is echter van mening dat de opmerkingen waarnaar klager verwijst, in overeenstemming zijn met een toezegging om de dienstverleningsniveaus te verbeteren door lering te trekken uit de ervaring en niet noodzakelijkerwijs het bewijs vormen dat de helpdesk in het geval van klager onder een redelijk niveau van dienstverlening is gedaald. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat er geen reële mogelijkheid bestaat dat verder onderzoek naar de Commissie op dit punt de klager ten goede zou kunnen komen.

1.7 In het licht van het bovenstaande concludeert de Ombudsman dat klager er niet in is geslaagd aan te tonen dat het besluit van de Commissie om het voorstel van het consortium af te wijzen oneerlijk was, aangezien vaststaat dat het voorstel niet binnen de gestelde termijn is ingediend. De Ombudsman stelt derhalve geen geval van wanbeheer vast met betrekking tot de bewering van klager en is van mening dat zijn bewering niet kan worden gestaafd.

2 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht concludeert de Ombudsman dat het onderzoek geen geval van wanbeheer aan het licht heeft gebracht. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) PB 2004, C 158, blz. 5.

(2) CORDIS staat voor Community Research and Development Information Service. Het EPSS is beschikbaar op de CORDIS-website (http://cordis.europa.eu/fp6).

(3) De Ombudsman heeft vernomen dat de Commissie hier heeft verwezen naar de handleiding voor de voorbereiding en indiening van EPSS Online-documenten (de "EPSS-gids"), die beschikbaar is op de CORDIS-website (http://cordis.europa.eu/documents/documentlibrary/2098EN.pdf).

(4) De gids voor indieners kan worden gedownload van de CORDIS-website
(http://cordis.europa.eu/fp6/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP6DetailsCallPage&call_id=148#).

(5) Het uittreksel bevat een beschrijving van de moeilijkheden die de klager tijdens het registratieproces heeft ondervonden.

(6) Artikel 7 van de uitnodiging, blz. 4, 11 en 14 van de Gids voor indieners van voorstellen.

(7) http://cordis.europa.eu/fp6/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP6SubmitVoorstelPage