Achtergrond van de klacht

1. Klager is een personeelslid van de EU. In februari 2022 heeft de klager bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) een klacht ingediend over de verwerking van zijn persoonsgegevens door zijn werkgever, een instelling, orgaan, bureau of agentschap van de EU (IBOA) en zijn hoger personeel. De klacht bij de EDPS in kwestie: (i) vermeende onrechtmatige verzameling en verwerking van de persoonsgegevens van de klager door de IBOA en haar hoger personeel, en (ii) de weigering van de IBOA om toegang te verlenen tot de persoonsgegevens van de klager.

2. In augustus 2022 besloot de EDPS, na twee herinneringen van de klager, een onderzoek in te stellen en vroeg de EDPS de IBOA om opmerkingen te maken. Tussen augustus 2022 en februari 2023 vonden verdere communicaties plaats tussen de EDPS, de klager en de IBOA.

3. Op 31 maart 2023 heeft de EDPS de IBOA en de klager in kennis gesteld van zijn besluit [1] om zijn onderzoek van de klacht op te schorten in het licht van nieuwe ontwikkelingen, zoals het besluit van de IBOA om een voorlopige beoordeling van de zaak uit te voeren en het eventuele daaropvolgende interne administratieve onderzoek.

4. Op 20 juli 2023 heeft de EDPS, naar aanleiding van het verzoek van de klager om een update over de voortgang van de zaak, hen in kennis gesteld van zijn besluit om het onderzoek te hervatten, met name over het aspect dat betrekking had op de toegang tot de persoonsgegevens van de klager (zie punt ii) hierboven). Tussen die datum en januari 2025 vonden verdere communicaties plaats tussen de EDPS, de klager en de IBOA.

5. Op 24 februari 2025 schreef de EDPS de klager een brief waarin hij zich verontschuldigde voor de vertraging en uitlegde dat hij bezig was met een voorlopige beoordeling van de weigering van de IBOA om toegang te verlenen tot de eigen persoonsgegevens van de klager (zie punt ii) hierboven).

6. Op 4 april 2025 heeft de EDPS de klager meegedeeld dat hij zijn voorlopige beoordeling met betrekking tot punt ii) “in de komende weken” zou vaststellen.

7. Wat betreft de resterende kwestie met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens van de klager door de IBOA (zie punt i) hierboven), heeft de IBOA de EDPS op 12 februari 2024 in kennis gesteld van de opening van een intern administratief onderzoek ter zake [2].

8. In juli 2025 heeft het IBOA de EDPS meegedeeld dat het zijn interne administratieve onderzoek had afgerond. Daarom heeft de EDPS de behandeling van dit aspect van de klacht hervat (zie punt i) hierboven).

9. Tijdens het onderzoek van de EDPS heeft de klager regelmatig om updates over de voortgang van de zaak verzocht. De EDPS heeft antwoorden gestuurd waarin hij zich verontschuldigde voor de vertraging en uitlegde dat de vertraging te wijten was aan “aanzienlijke druk op de middelen” die van invloed was op zijn klachtenbehandeling.

10. Op 23 december 2025, ontevreden over de wijze waarop de EDPS de zaak heeft behandeld, wendde klager zich tot de Ombudsman.

Het onderzoek

11. De Ombudsman opende een onderzoek naar de tijd die de EDPS nodig had om een besluit te nemen over de klacht.

12. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het antwoord van de EDPS op de klacht en diende klager opmerkingen in over het antwoord.

Argumenten

13. Klager maakte bezwaar tegen het feit dat de EDPS zes maanden nodig had om te beslissen of hij al dan niet een onderzoek zou instellen. Voor de klager had de EDPS voorrang moeten geven aan de behandeling van zijn zaak en een besluit moeten nemen om hem in staat te stellen zijn recht van verweer met betrekking tot op dat moment aanhangige gerechtelijke procedures efficiënt uit te oefenen.

14. Klager voerde ook aan dat de EDPS hen niet op geïndividualiseerde wijze op de hoogte heeft gehouden van de voortgang van de zaak en plaatste vraagtekens bij de redenen die de EDPS heeft aangevoerd om de vertraging te rechtvaardigen.

15. Daarnaast voerde klager aan dat het verzuim van de EDPS om zijn beoordeling binnen een redelijke termijn af te ronden, heeft geleid tot een gebrek aan behoorlijk toezicht op de IBOA. Door het management van de IBOA buitensporig veel tijd te geven om te reageren en door geen strikt tijdschema in acht te nemen, heeft de EDPS de IBOA in staat gesteld haar wanbeheer en de vermeende inbreuken in verband met gegevens te verhullen. Dit deed ernstige vragen rijzen over de vraag of het onderzoek van de EDPS op ongepaste wijze werd beïnvloed door de IBOA waarop hij toezicht moest houden. De klager voerde verder aan dat het buitensporige tijdschema heeft geleid tot de bescherming van hooggeplaatst personeel van de IBOA en tot een onherstelbare aantasting van de wettelijke rechten van de klager.

16. De EDPS erkende dat het belangrijk is klachten zorgvuldig en binnen een redelijke termijn te behandelen en erkende dat de behandeling van de klacht in dit geval langer heeft geduurd dan normaal het geval zou zijn. De EDPS bood klager zijn excuses aan voor deze vertraging.

17. De EDPS voerde aan dat hij er gedurende de gehele procedure naar heeft gestreefd klager op de hoogte te houden van de voortgang van de zaak. Tijdens het onderzoek, in februari 2026, heeft de EDPS zijn voorlopige standpunt over de klacht vastgesteld [3].

18. In zijn antwoord aan de Ombudsman verstrekte de EDPS een gedetailleerd tijdschema van de genomen onderzoeksstappen en voerde hij aan dat de complexiteit en de zich ontwikkelende feitelijke situatie de vertraging rechtvaardigden. De EDPS zei echter ook dat hij tijdens de relevante periode te maken had met beperkte middelen en een aanzienlijke toename van zijn werklast, wat tot de vertraging had kunnen bijdragen.

19. De EDPS erkende dat personeelstekorten geen rechtvaardiging kunnen vormen voor onredelijke vertragingen bij de behandeling van een klacht. Daartoe heeft de EDPS “personeelsuitbreiding” en andere interne organisatorische maatregelen ingevoerd die specifiek gericht zijn op het stroomlijnen van de klachtenbehandeling om soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen.

20. In zijn opmerkingen herhaalde klager in wezen zijn standpunt en zei hij dat de EDPS zijn systematische verzuim om zijn zaak te behandelen had bevestigd.

Beoordeling door de Ombudsman

21. Uit de beginselen van behoorlijk bestuur volgt dat EU-organen binnen een redelijke termijn besluiten moeten nemen.[4] Dit is met name het geval wanneer de procedure betrekking heeft op grondrechten zoals het recht op bescherming van persoonsgegevens [5].

22. Wat een „redelijke termijn” is, hangt af van de omstandigheden van het geval. Factoren waarmee rekening moet worden gehouden, zijn onder meer de complexiteit van de zaak, het gedrag van de partijen, de verschillende procedurele stappen die de administratie heeft ondernomen en de algemene context van de zaak.[6] Het vereiste om binnen een redelijke termijn te handelen geldt niet alleen voor de gehele duur van de procedure, maar ook voor de tijd tussen elke procedurele stap.[7] Als de duur een redelijke termijn overschrijdt, is het aan de administratie om de vertraging te rechtvaardigen [8] en de klager proactief te informeren over de voortgang van de zaak [9].

23. In de loop van het onderzoek heeft de EDPS een aantal redelijke verklaringen gegeven om een deel van de vertraging bij het tot een conclusie komen in deze zaak te rechtvaardigen. De Ombudsman erkent de complexiteit van de zaak als gevolg van de veranderende feitelijke situatie en de daarmee verband houdende parallelle procedures. De Ombudsman merkt ook op dat de EDPS verschillende herinneringen en aanvullende verzoeken om informatie naar de betrokken IBOA moest sturen om de nodige informatie te verkrijgen.   

24. Op basis van een zorgvuldige beoordeling van alle verstrekte informatie merkt de Ombudsman echter ten eerste op dat het de EDPS zes maanden heeft gekost om na ontvangst van de klacht (van februari 2022 tot augustus 2022) te beslissen of hij al dan niet een onderzoek instelde. Hoewel de Ombudsman erkent dat het belangrijk is de (omvang van) de klacht zorgvuldig te beoordelen alvorens een onderzoek in te stellen, is zij van mening dat zes maanden in dit geval een onredelijk lange periode is waarvoor de EDPS geen redelijke verklaring heeft gegeven.

25. Ten tweede heeft de EDPS, hoewel hij heeft gehandeld in overeenstemming met de regels voor zijn werkzaamheden toen hij zijn onderzoek opschortte in het licht van het besluit van de IBOA om een voorlopige beoordeling van de zaak te starten, met een mogelijke start van een volgend intern administratief onderzoek, gedurende een periode van bijna twee jaar, van juli 2023 (toen hij had besloten de behandeling van de zaak met betrekking tot kwestie ii) gedeeltelijk te hervatten) tot en met 4 april 2025, geen redelijke verklaring gegeven voor zijn stilzitten. Bij de gedeeltelijke hervatting van de behandeling van de zaak had de EDPS er rekening mee moeten houden dat de klacht bijna anderhalf jaar eerder was ingediend. Bovendien had klager, die betrokken was bij een lopende en relevante gerechtelijke procedure, er bij de EDPS op aangedrongen zo spoedig mogelijk tot een besluit te komen.

26. Zoals de EDPS heeft erkend, heeft de Ombudsman eerder geoordeeld dat IBOA’s verplicht zijn hun diensten zodanig te organiseren dat zij hun taken kunnen vervullen.[10] De Ombudsman is zich bewust van de druk die op de EU-administratie rust om een toenemend aantal taken en klachten te behandelen zonder een overeenkomstige toename van personele of materiële middelen. .  Ze begrijpt deze uitdagingen en stelt ook dat vertragingen binnen redelijke grenzen moeten blijven - en wanneer ze onevenredig worden, kunnen ze niet langer worden gerechtvaardigd.  In dit geval is zij, na zorgvuldige afweging, van mening dat de vertraging groter was dan redelijkerwijs kon worden verwacht en niet gerechtvaardigd was.

27. In dit verband is de Ombudsman ingenomen met de maatregelen die de EDPS in 2025 heeft genomen om zijn achterstand weg te werken en soortgelijke kwesties in de toekomst te voorkomen. De Ombudsman merkt voorts op dat de EDPS in de loop van het onderzoek zijn voorlopige beoordeling heeft vastgesteld.

28. Wat de communicatie van de EDPS met de klacht betreft, waardeert de Ombudsman het dat de EDPS de vertraging heeft erkend en zich daarvoor bij de klager heeft verontschuldigd.

29. Dat gezegd hebbende, lijkt haar communicatie met klager nogal reactief te zijn geweest, en alleen in antwoord op de verzoeken van klager om een update.

30. Op basis van al het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat de algehele behandeling van de zaak van klager door de EDPS wanbeheer vormt. Aangezien deze zaak betrekking heeft op vertragingen die zich in het verleden hebben voorgedaan en de EDPS nu tot een voorlopige beoordeling van de zaak is gekomen, is er geen passende aanbeveling te doen.

31. Tot slot vindt de Ombudsman geen aanwijzingen dat de vertraging bij de behandeling van de klacht door de EDPS het gevolg was van ongepaste beïnvloeding door de betrokken IBOA, zoals de klager aanvoerde.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

Hoewel de Ombudsman ingenomen is met de maatregelen die de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming heeft genomen om zijn achterstand in zaken weg te werken, is zij van mening dat de tijd die nodig was om de zaak van de klager te behandelen, wanbeheer vormt.

De klager en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Teresa Anjinho

Europese Ombudsman

Straatsburg, 02/06/2026

[1] Artikel 16, lid 6, van het besluit van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming tot vaststelling van het reglement van orde van de EDPS, geconsolideerde versie beschikbaar op https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A02020Q0626%2801%29-20240818.

[2]

[3] Overeenkomstig artikel 18 van het reglement van orde van de EDPS, beschikbaar op: https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en.

[4] Zie bijvoorbeeld de besluiten van de Ombudsman in zaak 1609/2021/VS, beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/158433 en in zaak 2029/2020/PL, beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/147845. Zie ook artikel 41, lid 1, van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, beschikbaar op https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:12012P/TXT#d1e570-393-1.

[5] Zie bijvoorbeeld de besluiten van de Ombudsman in zaak 1888/2023/TM, beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/195224, en in zaak 1609/2021/VS, beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/158433.

[6] Zie bijvoorbeeld arrest van het Hof van Justitie van 17 december 1998, Baustahlgewebe/Commissie, zaak C-185/95 P, punt 29, beschikbaar op: http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf;jsessionid=8F1C0778C9B8C96192ACB213E890C455?text=&docid=43779&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4441718 en het besluit van de Ombudsman in zaak 484/2015/DR, punt 28, beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/90382.

[7] Zie bijvoorbeeld het arrest van het Hof van Justitie van 2 juni 1994, De Compte/Parlement, zaak C-326/91 P, punt 21, beschikbaar op: http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=98282&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4442402 en het besluit van de Ombudsman in zaak 1873/2018/LM, paragraaf 23, beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/129250.

[8] Zie bijvoorbeeld het arrest van het Hof van Justitie van 5 mei 1983, Ditterich/Commissie, zaak 207/81, punt 26, beschikbaar op: http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=91654&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4443230.

[9] Zie bijvoorbeeld de besluiten van de Ombudsman in zaak 1888/2023/TM, beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/195224 en in zaak 1873/2018/LM, beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/129250.

[10] Ibidem.