Straatsburg, 28 juli 2004

Geachte heer K.,

Op 14 januari 2004 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over reis- en verblijfkosten in verband met uw deelname aan de conferentie Duurzame landbouw voor ontwikkelingslanden: Opties van Life Sciences, georganiseerd in Brussel in januari 2003 door DG Onderzoek van de Europese Commissie.

Op 18 februari 2004 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft haar advies op 27 april 2004 toegezonden en ik heb u verzocht desgewenst uiterlijk op 31 mei 2004 opmerkingen te maken. Er lijken geen opmerkingen van u te zijn ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan. Tevens deel ik u mee dat de verantwoordelijkheid voor de behandeling van uw zaak in het kantoor van de Ombudsman op 29 juni 2004 is overgedragen aan een andere juridisch ambtenaar. Gezien de datum van dit besluit achtte ik het niet nuttig of noodzakelijk om u afzonderlijk van de overdracht in kennis te stellen.

Het KLACHT

In januari 2004 werd bij de Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over de vergoeding van reis- en verblijfkosten in verband met deelname aan de conferentie Duurzame landbouw voor ontwikkelingslanden: Opties van Life Sciences, georganiseerd in Brussel in januari 2003 door DG Onderzoek van de Europese Commissie.

Volgens de klager zijn de relevante feiten, samengevat, als volgt:

Klager werkt voor de Engelse dienst van Radio France Internationale. Hij werd uitgenodigd om deel te nemen aan een door DG Onderzoek van de Commissie georganiseerde conferentie over duurzame landbouw voor ontwikkelingslanden: Opties van Life Sciences in Brussel. Vóór de conferentie werd hem volgens de uitnodiging meegedeeld dat zijn reis- en verblijfkosten zouden worden vergoed. Na de conferentie vulde hij de nodige formulieren in. Meer dan zes maanden na de conferentie was hij nog steeds niet vergoed voor zijn reis- en verblijfkosten van 231 EUR. Hij heeft dus telefonisch contact opgenomen met een ambtenaar van DG Onderzoek, die hem verzekerde dat de betaling hem op 12 mei 2003 was toegezonden. Hij nam contact op met zijn bank, die bevestigde dat hij geen betaling van de Commissie op zijn bankrekening had ontvangen. DG Onderzoek benadrukte echter dat de terugbetaling was verzonden en dat er geen verdere betaling zou plaatsvinden.

In wezen beweert klager dat de Commissie zijn reis- en verblijfkosten niet heeft vergoed, omdat hij de betaling nooit op zijn bankrekening heeft ontvangen, ondanks het feit dat de betaling was geregistreerd als zijnde verzonden door de administratie van DG Onderzoek.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies maakt de Commissie de volgende opmerkingen:

Klager nam op 30 januari 2003 deel aan de genoemde conferentie. De behandeling van zijn verzoek om terugbetaling van 231,63 EUR werd op 30 april 2003 ingeleid door middel van een "validering door derden" binnen de diensten van de Commissie. De betaling werd op 2 mei 2003 aangemaakt en de betalingsgegevens waren als volgt: Begunstigde: de heer K.; rekeningnummer [nummer weggelaten]; bank: BNP PARIBAS, Agence Paris Louvre, 1 rue du Colonel Driant, 75001 Parijs; bedrag: 231,63 EUR; betalingsopdracht: [nummer weggelaten]; datum van de waarde: 12 mei 2003.

De betaling werd verricht aan de bank, die de Commissie schriftelijk heeft bevestigd dat de rekening van klager in mei 2003 werd gecrediteerd met een bedrag van 231,63 EUR.

De Commissie heeft bij haar advies een kopie gevoegd van een faxbericht met als opschrift "BNP PARIBAS, 1 rue du Colonel Driant, 75001 PARIS", gedateerd 19 maart 2004 en ondertekend door Karine NAGORNY, met de vermelding "/.../ je vous confirme que le compte de notre client M K. a bien été crédité de la somme de 231.63 au mois de mai".

De Ombudsman verzocht klager opmerkingen in te dienen over het standpunt van de Commissie. Van klager zijn geen opmerkingen ontvangen.

BESLUIT

1 Vermeend verzuim om reis- en verblijfkosten te vergoeden

1.1 Klager beweert dat de Commissie zijn reis- en verblijfkosten van 231 EUR niet heeft vergoed voor zijn deelname aan een door DG Onderzoek van de Commissie georganiseerde conferentie over duurzame landbouw voor ontwikkelingslanden op 30 januari 2003 in Brussel: Opties van Life Sciences. Volgens klager heeft hij de betaling nooit op zijn bankrekening ontvangen, ondanks het feit dat de betaling was geregistreerd als zijnde verzonden door de administratie van DG Onderzoek. Klager verklaart dat zijn bank heeft bevestigd dat hij geen betaling heeft ontvangen.

1.2 Volgens de Commissie werd op 12 mei 2003 231,63 EUR overgemaakt op de bankrekening van klager bij zijn bank BNP PARIBAS, Agence Paris Louvre, 1 rue du Colonel Driant, 75001 Parijs. De Commissie verklaart dat de bank schriftelijk heeft bevestigd dat het bedrag in kwestie in mei 2003 op de rekening van klager is gecrediteerd. De Commissie heeft bij haar advies een kopie gevoegd van een faxbericht met als opschrift "BNP PARIBAS, 1 rue du Colonel Driant, 75001 PARIS", gedateerd 19 maart 2004 en ondertekend door Karine NAGORNY, met de vermelding "/.../ je vous confirme que le compte de notre client M K. a bien été crédité de la somme de 231.63 au mois de mai".

1.3 De Ombudsman merkt op dat de Commissie bewijsmateriaal heeft overgelegd waaruit blijkt dat de betaling is verricht en dat de bank van klager heeft bevestigd dat de rekening van klager in mei 2003 werd gecrediteerd met een bedrag van 231,63 EUR. Klager heeft geen tegenbewijs geleverd. Gezien het bovenstaande en het feit dat de Ombudsman geen concreet bewijs heeft gevonden ter ondersteuning van de bewering van klager dat de Commissie had nagelaten zijn reis- en verblijfkosten te vergoeden, concludeert de Ombudsman dat het onderzoek geen wanbeheer door de Commissie met betrekking tot de kwestie aan het licht heeft gebracht.

2 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Europese Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS