Straatsburg, 2 maart 2005

Beste Dr. R.,

Op 4 september 2003 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de besluiten die het Europees Parlement had genomen met betrekking tot uw dienstverband bij deze instelling. Op 9, 12, 22, 23, 24, 25, 28, 29 en 30 september 2003 heeft u mij een aantal bijlagen toegezonden.

Op 14 november 2003 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van het Europees Parlement, met het verzoek een advies uit te brengen over de vier beweringen die volgens mij in de klacht naar voren waren gebracht. Dienovereenkomstig werd u dezelfde dag op de hoogte gebracht.

Op 9 december 2003 heeft u mij meegedeeld dat de tweede van deze vier beschuldigingen moet worden verruimd en dat een vijfde beschuldiging moet worden toegevoegd.

Daarom heb ik het Europees Parlement op 16 december 2003 meegedeeld dat zijn advies, overeenkomstig uw verzoek, betrekking zou moeten hebben op de vijf beweringen die ik in deze brief uiteenzet. Een kopie van uw brief van 9 december 2003 is aan het Parlement toegezonden. Dienovereenkomstig werd u dezelfde dag op de hoogte gebracht.

Op 3 januari 2004 heeft u mij nadere informatie over uw klacht toegezonden. Een kopie van dit bericht is op 14 januari 2004 aan het Parlement toegezonden.

Op 20 februari 2004 heeft het Europees Parlement verzocht om verlenging van de adviestermijn tot en met 31 maart 2004. Bij brief van 10 maart 2004 heb ik dit verzoek ingewilligd. Dienovereenkomstig werd u dezelfde dag op de hoogte gebracht.

Het Europees Parlement heeft op 30 maart 2004 advies uitgebracht. Samen met zijn advies diende het Parlement geanonimiseerde kopieën in van de beoordelingsrapporten van bepaalde vertalers (bijlagen 15-24). Na onderzoek van deze documenten meende ik dat het niettemin mogelijk zou zijn om ten minste enkele van de betrokken personen te identificeren op basis van de gegevens in deze documenten. Daarom heb ik het Parlement op 5 april 2004 schriftelijk verzocht een nieuwe versie van deze documenten in te dienen. Dienovereenkomstig werd u dezelfde dag op de hoogte gebracht.

Op 4 mei 2004 heeft het Europees Parlement een nieuwe versie van bijlage 15-24 bij zijn advies ingediend. Op 6 mei 2004 heb ik het advies van het Parlement (met inbegrip van de nieuwe versie van de genoemde bijlagen) aan u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken.

In een e-mail van 18 mei 2004 stelde u voor dat ik het Parlement om nadere informatie over uw klacht zou vragen. U heeft ook een aantal vragen gesteld over het advies van het Parlement en mij verzocht u een kopie van de oorspronkelijke taalversie van het advies en twee daarin genoemde arresten te sturen. In mijn antwoord van 24 mei 2004 heb ik u meegedeeld dat ik, na uw opmerkingen over het advies van het Parlement te hebben ontvangen, zou beslissen of verder onderzoek nodig is en dat het niet aan de Ombudsman is om in dit stadium te proberen uitleg te geven over specifieke punten in het advies. Ik heb u ook de originele Franse versie van het advies en kopieën van de twee door u gevraagde arresten toegezonden.

Op 28 juni 2004 heeft u mij uw opmerkingen over het advies van het Parlement en nadere informatie over uw klacht toegezonden.

Op 3 juni, 6 juli, 4 augustus, 6 augustus, 9 augustus, 10 augustus, 11 augustus, 12 augustus, 13 augustus, 18 augustus en 20 augustus 2004 heeft u mij ter informatie bepaalde informatie en documenten toegezonden betreffende een verzoek om toegang tot documenten die u bij het Parlement had ingediend.

Op 24 september 2004 heb ik het Europees Parlement om nadere informatie over uw zaak verzocht.

Op 22 oktober 2004 heeft het Europees Parlement verzocht om verlenging van de antwoordtermijn tot en met 30 november 2004. Bij brief van 27 oktober 2004 heb ik dit verzoek ingewilligd. Dienovereenkomstig werd u dezelfde dag op de hoogte gebracht.

Op 3 november 2004 heeft u mij een kopie toegezonden van een besluit dat het Parlement op 22 oktober 2004 had aangenomen met betrekking tot uw verzoek om toegang tot documenten.

Het Parlement heeft op 30 november 2004 geantwoord op mijn verzoek om inlichtingen. Ik heb u dit antwoord op 7 december 2004 toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 10 januari 2005 hebt toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

De oorspronkelijke klacht

Klager is een voormalig ambtenaar van rang LA 5 van het Europees Parlement. Tot zijn pensionering op 1 juli 2002 werkte hij als vertaler in de Duitse vertaaleenheid van het directoraat-generaal Vertaling en algemene diensten van het Europees Parlement (DG VII).

Volgens de regels van het Parlement worden de verbale annotaties in de beoordelingsrapporten vervolgens uitgedrukt in punten variërend van 0 tot 3 voor elk jaar. Deze punten worden bevorderingspunten genoemd, omdat zij de basis vormen voor het besluit over het al dan niet bevorderen van een ambtenaar. Het lijkt erop dat een derde bevorderingspunt alleen kan worden toegekend wanneer een ambtenaar uitzonderlijke verdiensten heeft.

Het laatste beoordelingsrapport van klager werd opgesteld voor het jaar 2001. Op 28 mei 2002 hebben de directeur-generaal van DG VII en de beoordelaars de toekenning van bevorderingspunten voor 2001 besproken. Op 26 juni 2002 is een verslag over deze bijeenkomst opgesteld. Bijlage 4 bij dit verslag bevat een lijst van de ambtenaren aan wie een derde bevorderingspunt zou worden toegekend en de overwegingen die aan deze voorstellen ten grondslag liggen (1).

Op 27 juni 2002 heeft de directeur-generaal van DG VII voorgesteld klager twee bevorderingspunten toe te kennen.

Op 4 juli 2002 wendde klager zich tot de Commissie beoordelingsrapporten van het Europees Parlement met het argument dat hem een derde bevorderingspunt moest worden toegekend. In zijn advies van 25 juli 2002 concludeerde het Comité beoordelingsrapporten dat de toekenning van een derde bevorderingspunt gerechtvaardigd zou zijn.

Op 16 oktober 2002 heeft de secretaris-generaal besloten de bevorderingspunten voor 2001 toe te kennen (2).

In een nota van 15 november 2002 deelde de secretaris-generaal van het Europees Parlement klager mee dat hij had besloten hem twee bevorderingspunten toe te kennen. De secretaris-generaal was van mening dat het beoordelingsrapport van klager "op basis van bewijselementen niet aantoonde dat de kwaliteit van zijn werk duidelijk superieur of uitzonderlijk was in vergelijking met het werk van andere collega's van dezelfde rang tijdens de referentieperiode."

Klager diende daarop overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut een klacht in tegen dit besluit, dat op 13 januari 2003 door het Parlement werd geregistreerd. In zijn klacht voerde klager aan dat een van de criteria voor de beoordeling van de kwaliteit van een vertaling de belangrijkste zou moeten zijn met betrekking tot de inhoudelijke nauwkeurigheid. Volgens hem was er dus sprake van uitzonderlijke verdiensten wanneer een vertaler trachtte te waarborgen dat de te vertalen tekst inhoudelijk juist was, in plaats van er alleen voor te zorgen dat een tekst correct werd vertaald.

Bij besluit van 4 juni 2003 heeft de voorzitter van het Europees Parlement deze klacht afgewezen. In zijn besluit wees het Parlement erop dat klager voor 2000 twee bevorderingspunten had ontvangen. Zelfs als hij voor 2001 drie punten zou krijgen, zou hij dus in totaal slechts vijf promotiepunten hebben. Het Parlement merkte op dat volgens zijn interne regels tien bevorderingspunten nodig waren voor een bevordering van de rang LA 5 naar LA 4 en dat het derhalve duidelijk was dat klager een dergelijke bevordering niet zou bereiken vóór zijn pensionering. Volgens het Europees Parlement had klager dus geen rechtmatig belang bij het aanvechten van het besluit van de secretaris-generaal van 15 november 2002, zodat zijn klacht niet-ontvankelijk was.

Het Parlement verklaarde ook dat uit het beoordelingsrapport van klager bleek dat hij een verdienstelijke ambtenaar was en dat zijn prestaties van hoge kwaliteit waren. Het Parlement voerde echter aan dat een vergelijking van het beoordelingsrapport van klager met de beoordelingsrapporten van de tien LA-ambtenaren binnen DG VII aan wie voor 2001 een derde bevorderingspunt was toegekend, geen elementen opleverde op grond waarvan kon worden geconcludeerd dat de secretaris-generaal de beoordelingsmarge van zijn beoordelingsbevoegdheid had overschreden door te weigeren klager een derde bevorderingspunt toe te kennen.

De klacht werd derhalve niet-ontvankelijk en ongegrond verklaard.

Op 4 september 2003 wendde klager zich tot de Ombudsman. Klager merkte op dat zijn klacht gericht was tegen het besluit van 4 juni 2003 (of de eerdere impliciete afwijzing van zijn klacht). Hij maakte echter ook bezwaar tegen het daaraan ten grondslag liggende besluit van 15 november 2002. In zijn klacht kondigde klager aan dat verschillende bijlagen waarnaar de klacht verwees, later zouden worden ingediend. Deze documenten zijn op 9, 12, 22, 23, 24, 25, 28, 29 en 30 september 2003 aan de Ombudsman toegezonden.

Klager wees erop dat zijn klacht geen betrekking had op de inhoud van zijn laatste beoordelingsrapport, maar op de vraag of dit rapport eerlijk was vertaald in bevorderingspunten. Volgens klager was het relevante besluit dat het Parlement had genomen onrechtvaardig, ongepast, onredelijk en onmogelijk te begrijpen. In dit verband merkte klager met name op dat in het besluit van 4 juni 2003 niet eens melding werd gemaakt van het advies van het Comité beoordelingsrapporten.

Het basisargument van klager was dat bevorderingspunten moesten worden toegekend op basis van de werkelijke prestaties en het werkelijke potentieel van ambtenaren. Wat dit laatste betreft, merkte klager op dat hij zelf een ongebruikelijke opleidingsachtergrond had, die echter van zeker belang was voor de vertaalafdeling (hij had natuurwetenschappen gestudeerd en een doctoraat in de economie behaald).

Klager voegde daaraan toe dat hij het Parlement verzocht de criteria die het had toegepast, openbaar te maken. Hij wees erop dat deze openbaarmaking mogelijk indirect kan worden bereikt door hem toegang te geven tot het werk en de personeelsrapporten van de collega’s die een derde bevorderingspunt hadden ontvangen. De klager voerde aan dat nauwkeurigheid, specifieke kennis of het vermogen om de te vertalen tekst met een kritisch oog te volgen, niet tot deze criteria leken te behoren. Volgens klager was het waarschijnlijk dat geen van de betrokken collega's in staat was de inhoudelijke juistheid van een veeleisende tekst te beoordelen.

Klager voerde een aantal aantijgingen aan, zonder echter een duidelijk onderscheid te maken tussen deze aantijgingen. De Ombudsman was van mening dat deze beweringen in vier rubrieken konden worden samengevat.

Op 14 november 2003 heeft de Ombudsman de klacht doorgestuurd naar het Europees Parlement met het verzoek advies uit te brengen over de vier beschuldigingen die hij had vastgesteld. Klager werd hiervan in kennis gesteld.

Brief van klager van 9 december 2003

Op 9 december 2003 deelde klager de Ombudsman mee dat de tweede van deze vier beweringen moest worden verruimd en dat een vijfde bewering moest worden toegevoegd.

Op 16 december 2003 deelde de Ombudsman het Europees Parlement dienovereenkomstig mee dat zijn advies betrekking moest hebben op de volgende beschuldigingen:

1) Het besluit van het Europees Parlement was onjuist en oneerlijk omdat het Parlement de zaak niet zorgvuldig en objectief had onderzocht en omdat het Parlement onvoldoende rekening had gehouden met de uitzonderlijke verdiensten van klager in vergelijking met andere vertalers;

2) De afwijzing van de klacht op grond van artikel 90, lid 2, omdat de klager geen rechtmatig belang had om het besluit van 15 november 2002 aan te vechten, was oneerlijk, onjuist en zelfs tegenstrijdig;

3) het Parlement heeft zijn besluit onvoldoende gemotiveerd, met name gezien het advies van het Comité beoordelingsrapporten;

4) De procedure was niet transparant, aangezien het Parlement geen informatie had verstrekt over de criteria die het had toegepast; en

5) Er was feitelijk geen inhoudelijk toezicht ("Fachaufsicht") op eenheidshoofden.

Aanvullend bericht van klager van 3 januari 2004

In een verdere e-mail van 3 januari 2004 verduidelijkte klager dat bewering nr. 4 logischerwijs in overweging moet worden genomen vóór bewering nr. 1, en dat de vijfde bewering alleen betrekking had op de vertaaleenheden van DG VII van het Europees Parlement.

Het onderzoek

Advies van het Europees Parlement De
oorspronkelijke versie van het advies

Op 30 maart 2004 heeft het Europees Parlement zijn advies aan de Ombudsman toegezonden. Samen met zijn advies heeft het Parlement een aanzienlijk aantal documenten ingediend. Deze bijlagen omvatten de beoordelingsrapporten van de tien vertalers van DG VII aan wie een derde bevorderingspunt was toegekend (bijlagen 15-24).

Het Parlement wees erop dat het, alvorens deze beoordelingsrapporten aan de Ombudsman toe te zenden, zijn functionaris voor gegevensbescherming had geraadpleegd. Volgens het Parlement had het Parlement geadviseerd om, indien de documenten openbaar zouden worden gemaakt, alleen geanonimiseerde versies vrij te geven. De afschriften van de aan de Ombudsman voorgelegde beoordelingsrapporten bevatten dus geen namen van de betrokken personen.

Na een eerste onderzoek van deze documenten kwam de Ombudsman tot de conclusie dat, hoewel in de door het Parlement overgelegde afschriften de namen van de betrokken ambtenaren niet waren vermeld, het waarschijnlijk leek dat een persoon die jarenlang bij de vertaaldienst van het Europees Parlement had gewerkt, in staat zou zijn om ten minste enkele van deze personen te identificeren op basis van de informatie in deze geanonimiseerde verslagen. De Ombudsman heeft het Parlement daarom op 5 april 2004 schriftelijk verzocht zijn aandacht op deze mogelijkheid te vestigen en hem uit te nodigen een advies uit te brengen dat volledig in overeenstemming was met het advies van zijn functionaris voor gegevensbescherming.

Gewijzigde versie van het advies

Op 4 mei 2004 heeft het Europees Parlement een gewijzigde versie van de bijlagen 15-24 bij zijn advies ingediend.

Inhoud van het advies

In dit advies maakt het Parlement de volgende opmerkingen:

Ten aanzien van de feiten

De bevorderingspunten werden toegekend op basis van een vergelijkend onderzoek van de beoordelingsrapporten van de ambtenaren van elk directoraat-generaal. In het onderhavige geval was het beoordelingsrapport van klager voorgelegd aan het "collège de notateurs" (orgaan van beoordelaars) van DG Vertaling en algemene diensten, dat op 28 mei 2002 was bijeengekomen. Volgens de notulen van deze vergadering behoorde de naam van klager niet tot de ambtenaren aan wie werd voorgesteld een derde bevorderingspunt toe te kennen.

Nadat klager twee bevorderingspunten had gekregen, wendde hij zich tot het Comité beoordelingsrapporten. Laatstgenoemde was tot de conclusie gekomen dat de toekenning van een derde bevorderingspunt gerechtvaardigd zou zijn.

Uit de opmerkingen van het Comité beoordelingsrapporten bleek dat er nog één punt beschikbaar was met betrekking tot het aan het DG van klager toegewezen quotum.

De secretaris-generaal van het Parlement had echter besloten het advies van het Comité beoordelingsrapporten niet op te volgen. In zijn besluit van 15 november 2002 wees hij erop dat uit het beoordelingsrapport van klager op basis van bewijselementen niet bleek dat de kwaliteit van zijn werk duidelijk superieur of uitzonderlijk was in vergelijking met het werk van andere collega's van dezelfde rang tijdens de referentieperiode.

Op 12 januari 2003 had klager op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut een klacht tegen dit besluit ingediend. Deze klacht werd op 4 juni 2003 afgewezen.

Betreffende de ontvankelijkheid van de grief van artikel 90, lid 2

Klager, die met ingang van 1 januari 2000 tot de rang LA5 was bevorderd, was op 1 juli 2002 met pensioen gegaan. In 2000 kreeg hij twee promotiepunten. Samen met de twee punten die voor 2001 werden toegekend, had hij in totaal vier promotiepunten. Zelfs indien klager voor 2001 een derde bevorderingspunt had gekregen, zou hij slechts vijf punten hebben bereikt. Er waren echter 10 promotiepunten nodig voor een promotie van LA5 naar LA4. Een succesvolle uitkomst van de klacht zou dus geen enkele invloed hebben op de administratieve positie van klager.

Volgens vaste rechtspraak van de gemeenschapsrechter is een beroep tot nietigverklaring van een beoordelingsrapport niet-ontvankelijk wanneer het is ingesteld nadat verzoekster definitief haar werkzaamheden bij de instelling heeft gestaakt. Hoewel de klacht dus strikt juridisch niet-ontvankelijk was, had het Parlement besloten de gegrondheid ervan te onderzoeken.

Wat de verdiensten betreft

Nagegaan moest worden of het besluit om klager geen derde bevorderingspunt toe te kennen, een kennelijke beoordelingsfout vormde. Daarom moest het beoordelingsrapport van klager worden vergeleken met dat van ambtenaren van dezelfde categorie die een derde bevorderingspunt hadden gekregen.

Volgens het Europees Parlement valt het beoordelingsrapport van een ambtenaar onder verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB 2001, L 8, blz. 1). Zij had daarom haar functionaris voor gegevensbescherming geraadpleegd om na te gaan of deze beoordelingsrapporten aan de Ombudsman konden worden voorgelegd. In zijn advies van 20 januari 2004 was de functionaris voor gegevensbescherming van mening dat alleen een geanonimiseerde versie aan de Ombudsman kon worden toegezonden.

Volgens het advies van het Comité beoordelingsrapporten verdiende klager een derde bevorderingspunt. Uit dit advies bleek echter niet dat het beoordelingsrapport van klager van een hoger niveau was dan dat van de ambtenaren die een derde bevorderingspunt hadden gekregen. Daarom moest worden nagegaan of het beoordelingsrapport van klager een professioneel niveau vertoonde dat beter was dan dat van deze collega's.

De beoordelingsrapporten van acht van deze collega's (bijlagen 15-22) waren alle van een hoger niveau dan die van klager. Deze rapporten bevatten de beoordelingen "uitstekend werk", "uitstekende kwaliteit van het werk" of soortgelijke beoordelingen waaruit het zeer hoge niveau van de professionele prestaties blijkt.

Twee van de beoordelingsrapporten (bijlagen 23 en 24) bevatten beoordelingen die min of meer dezelfde waren als die van klager.

Er zij aan herinnerd dat het TABG over een ruime beoordelingsvrijheid beschikte bij de beoordeling van beroepskwalificaties en verdiensten. De controle van de communautaire rechterlijke instanties was beperkt tot de vraag of de administratie zich binnen de redelijke grenzen van haar beoordelingsbevoegdheid had gehouden en deze bevoegdheid niet kennelijk onjuist had gebruikt. De gemeenschapsrechter kan zijn eigen beoordeling niet in de plaats stellen van die van het tot aanstelling bevoegd gezag (zie, bijvoorbeeld, arrest Hof van 13 december 2003, Parlement/Samper, C-277/01 P, Jurispr. blz. I-3019, punt 35).

Uit een vergelijking van de beoordelingsrapporten van de ambtenaren die een derde bevorderingspunt hadden gekregen met dat van klager bleek dat het besluit om een dergelijk punt niet aan klager toe te kennen geen kennelijk onjuiste beoordeling vormde.

Betreffende de beweringen van klager

Wat de eerste bewering betreft, had de voorzitter van het Europees Parlement in zijn besluit over de klacht op grond van artikel 90 benadrukt dat uit het beoordelingsrapport van klager bleek dat hij een zeer goede ambtenaar was en dat zijn werk van hoge kwaliteit was. De voorzitter had ook aangegeven dat hij, na dit verslag te hebben vergeleken met die van de ambtenaren die een derde bevorderingspunt hadden gekregen, geen reden zag om het door klager aangevochten besluit nietig te verklaren. De grief dat het Parlement de zaak niet naar behoren ten gronde heeft onderzocht, moet dus worden afgewezen.

De procedure voor de toekenning van bevorderingspunten was, wat 2001 betreft, geregeld in het besluit van het Bureau van 8 maart 1999 met als titel "Instructies betreffende bevorderingen en loopbaanplanning"(3) en in de instructies van de secretaris-generaal betreffende de procedure voor de toekenning van bevorderingspunten van 13 juni 2002. Uit deze bepalingen bleek dat de bevorderingspunten in de eerste plaats door het directoraat-generaal werden toegekend tijdens een vergadering waaraan alle beoordelaars van dit DG deelnamen. Wat de onderhavige zaak betreft, was deze bijeenkomst gehouden op 28 mei 2002. Ter gelegenheid van deze vergadering zijn de verdiensten van alle ambtenaren voor wie een beoordelingsrapport beschikbaar was, onderzocht en vergeleken. De beoordelaars hadden een lijst opgesteld van de ambtenaren voor wie een derde bevorderingspunt was voorgesteld. De door de beoordelaars gevolgde procedure was dus in overeenstemming met de procedure waarin de destijds geldende regels voorzien.

Wat de tweede grief betreft, was de klacht op grond van artikel 90 zowel niet-ontvankelijk als ongegrond verklaard.

Wat de derde grief betreft, was het besluit van de voorzitter van het Parlement van 4 juni 2003 voldoende gemotiveerd, aangezien het was gebaseerd op een vergelijkend onderzoek van de beoordelingsrapporten van de ambtenaren die een derde bevorderingspunt hadden gekregen en het geen kennelijke beoordelingsfout van de secretaris-generaal had vastgesteld.

Wat de vierde grief betreft, voorzag de relevante regeling duidelijk in een vergelijkend onderzoek van de verdiensten van de ambtenaren op basis van hun beoordelingsrapporten. In het door klager bestreden besluit waren zelfs de namen vermeld van de ambtenaren wier verdiensten waren vergeleken met die van klager. De procedure voor de toekenning van bevorderingspunten was dus van meet af aan transparant.

Wat de vijfde bewering betreft, leek klager te vergeten dat zijn beoordelingsrapport zeer positieve opmerkingen bevatte over zijn professionele vaardigheden. Opgemerkt moet worden dat de relevante meerdere zelf een ervaren vertaler was. Bovendien had klager, indien hij de beoordelingen in het beoordelingsrapport had willen betwisten, de zaak kunnen voorleggen aan het Comité beoordelingsrapporten of een klacht kunnen indienen overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut. Ook moet worden opgemerkt dat de bevorderingspunten niet werden toegekend door de hiërarchieke meerdere, maar door de directeur-generaal, ter gelegenheid van een vergadering met alle beoordelaars van zijn directoraat-generaal. Het was dus kennelijk onjuist om te stellen dat ambtenaren volledig afhankelijk waren van de goede wil van hun diensthoofd. Het systeem voorzag inderdaad in maatregelen ter bescherming van de rechten en belangen van ambtenaren.

Opmerkingen van klager

Op 6 mei 2004 is het advies van het Europees Parlement aan klager toegezonden voor zijn opmerkingen.

Bericht van klager van 18 mei 2004

Op 18 mei 2004 zond klager een e-mail naar de Ombudsman waarin hij (1) voorstelde dat de Ombudsman het Parlement zou vragen zijn advies aan te vullen met betrekking tot een aantal punten die volgens klager moesten worden behandeld, (2) vroeg om de oorspronkelijke taalversie van het advies van het Parlement, (3) vroeg om kopieën van twee in het advies genoemde besluiten van de communautaire rechtbanken, (4) vroeg om uitleg over specifieke punten in het advies en (5) vroeg om een kopie van het advies van het in het advies genoemde Comité beoordelingsrapporten.

In zijn antwoord van 24 mei 2004 deelde de Ombudsman (1) klager mee dat hij zou beslissen of nadere informatie van het Europees Parlement moest worden verkregen na ontvangst van de opmerkingen van klager of na het verstrijken van de termijn voor het indienen van dergelijke opmerkingen, (2) klager meedeelde dat het in dit stadium van de procedure niet aan de Ombudsman was om te proberen uitleg te geven over specifieke punten in het advies, (3) klager een kopie van het Franse origineel van het advies en kopieën van de twee in het advies genoemde besluiten van de communautaire rechtbanken toezond en (4) klager meedeelde dat hij, indien hij een kopie van het advies van het in het advies genoemde Comité beoordelingsrapporten wenste te verkrijgen, een verzoek om toegang tot het Europees Parlement moest indienen.

Opmerkingen van klager

In zijn op 28 juni 2004 ingediende opmerkingen over het advies van het Parlement maakte klager de volgende opmerkingen:

De "Instructies betreffende de procedure voor de toekenning van bevorderingspunten" van de secretaris-generaal zijn op 13 juni 2002 goedgekeurd. Indien deze instructies reeds tijdens de vergadering van 28 mei 2002 zouden worden toegepast, zou dit een procedurefout zijn.

De in het besluit van het bureau van 8 maart 1999 beschreven procedure was onvolledig. In dit besluit werd beschreven hoe het quotum van het directoraat-generaal als zodanig werd berekend, maar werd niet ingegaan op de vraag of er ook quota waren op lagere niveaus, zoals directoraten, categorieën of rangen. In punt 2.3 van dit document werd echter verwezen naar punten die beschikbaar waren "op het niveau van de categorie". Dit was van groot belang, aangezien de schaarste aan aanvullende punten in de onderhavige zaak een rol leek te hebben gespeeld. Volgens informatie van verschillende personen, waaronder het hoofd van de eenheid, had één collega helemaal geen punten gekregen. Dit zou extra punten hebben opgeleverd die hadden kunnen worden toegekend. Het was niet gemakkelijk te begrijpen waarom slechts 10 punten beschikbaar hadden moeten zijn voor de toekenning van een derde promotiepunt binnen het hele DG Vertaling.

De Ombudsman moet het Parlement verzoeken toegang te verlenen tot de vier (van de vijf) bijlagen die zijn vermeld in het verslag over de vergadering van de beoordelaars van 28 mei 2002 en die nog niet door het Parlement waren ingediend. Toegang door de Ombudsman zou voldoende zijn en de relevante informatie hoefde niet aan klager te worden toegezonden.

De Duitse versie van het advies is misleidend. Het woord "uitstekend" in het Franse origineel werd vertaald met "ausgezeichnet" voor de andere ambtenaren, maar vermeden voor klager.

Het was overdreven om te eisen dat zijn beoordelingsrapport "duidelijk superieur" had moeten zijn aan dat van zijn collega's.

Er was sprake van een kennelijke beoordelingsfout, maar zelfs indien dit niet het geval was, zou de grief gegrond zijn.

In het advies van het Parlement werd niet ingegaan op de fundamentele vraag of van een vertaler werd verwacht dat hij een tekst kritisch zou volgen, d.w.z. of hij een duidelijk onzinnige passage tel quel zou moeten vertalen of dat hij deze zou moeten corrigeren (hoewel hij de verantwoordelijke persoon uiteraard tegelijkertijd op de hoogte zou moeten stellen).

De ontvankelijkheid van een klacht op grond van artikel 90, lid 2, mag niet worden onderworpen aan dezelfde enge criteria die de communautaire rechterlijke instanties hebben toegepast op bij hen ingestelde beroepen. In casu was geen beroep ingesteld, maar enkel een klacht op grond van artikel 90, lid 2, en vervolgens een klacht bij de Ombudsman.

Het was vreemd dat slechts twee extra bevorderingspunten waren toegekend aan ambtenaren van rang LA 5, maar 3 aan ambtenaren van rang LA 6 en 5 aan ambtenaren van rang LA 7. Het was niet juist om over te gaan tot een rangschikking voor alle ambtenaren zonder onderscheid te maken tussen de rangen. Dit was wat het Parlement zowel in zijn besluit over de klacht op grond van artikel 90, lid 2, als in zijn advies had gedaan, en dit was duidelijk een methodologische fout.

Het was helemaal niet duidelijk waarom de beoordelingsrapporten in bijlagen 15-22 van het advies duidelijk beter zouden moeten zijn dan de zijne. In elk geval moet zijn geval alleen worden vergeleken met de twee andere ambtenaren van dezelfde rang.

Klager maakte gedetailleerde opmerkingen over alle tien personeelsverslagen die het Parlement had ingediend. Hij bekritiseerde met name het feit dat sommige van deze rapporten lof uitten voor de samenwerking van de betrokken persoon met betrekking tot een project met de naam 'TQM' (Total Quality Management). Klager voerde aan dat TQM een schandaal vormde dat een eigen onderzoek door de Europese Ombudsman zou verdienen. Hij voerde verder aan dat de relevante beoordelingsrapporten openbaar moeten worden gemaakt, aangezien het algemeen belang volgens hem zwaarder weegt dan gegevensbescherming.

De klager diende ook gedetailleerde opmerkingen in over DG VII. Hij voerde aan dat dit orgaan zichzelf zag als een louter technische afdeling die niet verantwoordelijk was voor de juistheid van de vertaalde teksten. Volgens klager waren de oorspronkelijke teksten die moesten worden vertaald niet altijd van bevredigende kwaliteit. Klager voerde aan dat in de beoordelingsrapporten van de tien collega’s aan wie een derde bevorderingspunt was toegekend, de noodzaak om de nauwkeurigheid van de te vertalen teksten te waarborgen vrijwel afwezig was. Hij benadrukt dat het nemen van rechtstreeks contact met leden van het Parlement, zoals hij bij verschillende gelegenheden heeft gedaan, in dit verband had moeten worden overwogen. Klager gaf echter toe dat deze aspecten van zijn werk niet in zijn beoordelingsrapport waren opgenomen. Volgens klager hadden andere aspecten die minder belangrijk waren (zoals kennis van informatietechnologieën of werkzaamheden aan begrotingsteksten) een te prominente plaats gekregen in de beoordelingsrapporten van zijn collega's.

Klager voerde aan dat nauwelijks kon worden aangenomen dat DG VII een verantwoordelijke en objectieve beoordeling had. Volgens hem leek het eerder alsof bepaalde ambtenaren a priori als uitstekend werden geselecteerd en dat de beoordelingsrapporten vervolgens werden gebruikt om hen te prijzen. De klager voerde aan dat sommige verklaringen in de beoordelingsrapporten ongegrond waren en niet konden worden geverifieerd.

Volgens klager was het centrale element en het element dat het best kon worden gemeten de "productiviteit" van een ambtenaar. Klager voerde echter aan dat het aantal vertaalde bladzijden vaak niet veelzeggend was en dat er in ieder geval voldoende ruimte was voor manipulaties. Hij voegde eraan toe dat hij niet geloofde dat iemand productiever was geweest dan hijzelf, gezien het feit dat hij een enorm aantal verzoeken om wijzigingen (meer dan 300) met betrekking tot genetische technologie praktisch alleen had behandeld.

Klager voerde ook aan dat persoonlijke relaties een te grote rol speelden en dat hij door zijn meerdere was blootgesteld aan een subtiele vorm van intimidatie.

Klager concludeerde dat het doel van zijn klacht bij de Ombudsman niet zozeer was om persoonlijke tevredenheid te verkrijgen, maar om bij te dragen tot een verandering van wat hij beschouwde als de ongelukkige, stijve en verouderde structuren binnen DG VII.

Nadere inlichtingen

Na zorgvuldige bestudering van het advies van het Europees Parlement en de opmerkingen van klager bleek nader onderzoek noodzakelijk.

Verzoek om nadere informatie

Op 24 september 2004 verzocht de Ombudsman het Parlement derhalve om nadere informatie over de volgende drie kwesties:

Ten eerste had de secretaris-generaal van het Parlement in zijn besluit van 15 november 2002 aangevoerd dat uit het beoordelingsrapport van klager niet bleek dat zijn prestaties duidelijk superieur of uitzonderlijk waren ten opzichte van die van "andere collega's van dezelfde rang". In zijn besluit over de klacht op grond van artikel 90, lid 2, en in zijn advies over de onderhavige klacht had het Europees Parlement echter aangevoerd dat het beoordelingsrapport van klager moest worden vergeleken met dat van alle tien ambtenaren die een derde bevorderingspunt hadden gekregen, d.w.z. ambtenaren van een andere rang. De Ombudsman verzocht het Parlement derhalve deze discrepantie toe te lichten.

Ten tweede werd het Parlement verzocht uit te leggen of het aantal punten dat binnen DG Vertaling beschikbaar was voor de toekenning van een derde bevorderingspunt, was toegewezen aan rangen volgens bepaalde quota.

Ten derde werd het Parlement verzocht uit te leggen waarom de instructies van zijn secretaris-generaal betreffende de procedure voor de toekenning van bevorderingspunten van 13 juni 2002 reeds waren toegepast op de toekenning van bevorderingspunten voor 2001, hoewel de vergadering van de beoordelaars op 28 mei 2002 leek te hebben plaatsgevonden.

Om misverstanden te voorkomen, deelde de Ombudsman het Europees Parlement en klager mee dat hij geen verdere beschuldigingen of beweringen zou behandelen die de Ombudsman in zijn opmerkingen over het advies van het Parlement had gemaakt of leek te maken, om het onderzoek naar de oorspronkelijke klacht niet te vertragen.

Antwoord van het Parlement

In zijn antwoord op het verzoek om nadere informatie heeft het Parlement de volgende opmerkingen gemaakt:

De toekenning van bevorderingspunten voor de exercitie 2001 werd geregeld door het besluit van het Bureau van 8 maart 1999 met als titel "Instructies betreffende bevorderingen en loopbaanplanning" en de instructies van de secretaris-generaal van 13 juni 2002 betreffende de procedure voor de toekenning van bevorderingspunten.

Punt 2.3, eerste en tweede alinea, van het besluit van het Bureau luidde als volgt:

"De punten worden aan ambtenaren toegekend door de directeuren-generaal, in elk DG/autonome eenheid, binnen elke categorie en rang, na vergelijking, per rang, van de verdiensten van ambtenaren van dezelfde rang. Op basis van deze vergelijkende beoordeling van de verdiensten worden de punten per rang toegekend volgens de volgende procedure: de directeur-generaal stelt, met de hulp van de beoordelaars binnen het DG, eerst vast welke ambtenaren onvoldoende verdienste hebben en aan wie geen punten worden toegekend. Hij zal dan bepalen welke ambtenaren onder de andere, verdienstelijke ambtenaren automatisch één punt zullen ontvangen en welke meer verdienstelijke ambtenaren twee punten zullen ontvangen. Ten slotte stelt hij, afhankelijk van het aantal beschikbare punten voor elke categorie, de lijst op van ambtenaren die een derde punt verdienen"(cursivering van mij).

Punt II.3, vierde en vijfde alinea, van de instructie van de secretaris-generaal luidde als volgt:

"De punten worden aan ambtenaren toegekend door de directeuren-generaal, in elk DG/autonome eenheid, binnen elke categorie en rang na een rangschikking van de verdiensten van ambtenaren in dezelfde rang.

Op basis van deze vergelijkende beoordeling van de verdiensten worden de punten per rang toegekend volgens de volgende procedure: de directeur-generaal zal, met de hulp van de beoordelaars binnen het DG, eerst ambtenaren met onvoldoende verdiensten aanwijzen aan wie geen punten worden toegekend. De overige ambtenaren krijgen automatisch 1 punt; Degenen die meer verdienen, krijgen 2 punten. Tot slot, en in dit geval afhankelijk van het aantal beschikbare punten voor elke categorie, stelt hij of zij de lijst op van ambtenaren die een derde punt verdienen"(cursivering van mij).

Uit bovenstaande citaten volgt dat de toekenning van promotiepunten in verschillende fasen is verdeeld. Bij het bepalen van de ambtenaren die 0, 1 of 2 punten verdienen, voorzagen de regels in een vergelijking van de ambtenaren naar rang. Dezelfde regels voorzagen echter in een vergelijking binnen de categorie wanneer ambtenaren voor een derde punt werden voorgesteld. Deze procedure was ingevoerd om ervoor te zorgen dat het derde punt werd gegeven aan de meest verdienstelijke ambtenaren binnen de categorie van elk directoraat-generaal.

De redenering van de secretaris-generaal in zijn brief van 15 november 2001 kwam dus niet volledig overeen met de vergelijking die daadwerkelijk had plaatsgevonden. Dat was de reden waarom de Voorzitter van het Europees Parlement in zijn antwoord op de klacht op grond van artikel 90, lid 2, het beoordelingsrapport van klager had vergeleken met dat van zijn collega's in zijn categorie die een derde punt hadden gekregen.

Voor de verschillende rangen waren geen quota vastgesteld. De derde beschikbare punten waren aan de meest verdienstelijke ambtenaren van de categorie toegekend op basis van een vergelijkende analyse van hun beoordelingsrapporten volgens de hierboven beschreven procedure.

Het was juist dat de instructies van de secretaris-generaal van 13 juni 2002 met terugwerkende kracht waren toegepast op de exercitie van 2001. Deze regels waren echter in de plaats gekomen van de instructies van de secretaris-generaal van 1 september 1999 over hetzelfde onderwerp (4). De voorwaarden voor de toekenning van het derde bevorderingspunt waren in de twee regelingen identiek. Voor de rechtspositie van klager was het dus niet van belang of de instructies van 1999 dan wel die van 2002 werden toegepast.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen maakte klager de volgende opmerkingen:

Het besluit van het Bureau was niet erg nauwkeurig en tegenstrijdig. Het is echter duidelijk gebleken dat binnen de relevante rangen een rangschikking was gemaakt. Bovendien had het Parlement nog geen details verstrekt over het aantal punten dat op 28 mei 2002 "voor elke categorie" beschikbaar was en hoe dit cijfer was bereikt. Het was moeilijk te geloven dat er binnen DG VII in totaal slechts 10 punten beschikbaar hadden moeten zijn voor de toekenning van een derde promotiepunt.

Wat de instructies van de secretaris-generaal van 1 september 1999 betreft, bepaalde punt I.2, eerste alinea, dat elk DG "voor elke rang" een totaal aantal punten zou ontvangen dat gelijk was aan het dubbele van het aantal ambtenaren in die rang en vervolgens als volgt zou worden voortgezet: "Het totale aantal van deze punten mag niet worden overschreden." Punt II.2, vierde alinea, verwees naar een lijst die tijdens de vergadering van de directeur-generaal met de beoordelaars moest worden gebruikt en luidde als volgt: "De lijst bevat ook het totale aantal bevorderingspunten dat per rang moet worden verdeeld." Punt II.2, zevende alinea, luidde als volgt: "Indien het aantal in de eerste fase toegekende punten hoger is dan het toegestane totaal per rang, verhindert een controle de validering van het dossier en wordt de directeur-generaal in een bericht verzocht de verdeling van de bevorderingspunten te herzien." Er was dus een tegenstrijdigheid tussen dit en wat het Parlement in zijn antwoord had verklaard.

De "nulsom"-aanpak van het Parlement was als zodanig twijfelachtig.

BESLUIT

1 Inleidende opmerkingen

1.1 De onderhavige klacht, die is ingediend door een voormalig ambtenaar van rang LA 5 van het Europees Parlement die tot zijn pensionering op 1 juli 2002 als vertaler bij het directoraat-generaal Vertaling en algemene diensten van het Europees Parlement (DG VII) had gewerkt, betreft het besluit van het Parlement om klager voor het jaar 2001 geen derde bevorderingspunt toe te kennen. Op 27 juni 2002 heeft de directeur-generaal van DG VII voorgesteld klager twee bevorderingspunten toe te kennen. Op 4 juli 2002 wendde klager zich tot het Comité beoordelingsrapporten van het Europees Parlement. In zijn advies van 25 juli 2002 concludeerde het Comité beoordelingsrapporten dat de toekenning van een derde bevorderingspunt gerechtvaardigd zou zijn. Op 16 oktober 2002 heeft de secretaris-generaal besloten de bevorderingspunten voor 2001 toe te kennen. In een nota van 15 november 2002 deelde de secretaris-generaal van het Europees Parlement klager mee dat hij had besloten hem twee bevorderingspunten toe te kennen. De interne klacht van klager tegen dit besluit werd op 4 juni 2003 door het Parlement afgewezen.

1.2 In zijn klacht en in een aanvullende brief van 9 december 2003 diende klager vijf beschuldigingen in bij de Ombudsman, die hij voor advies aan het Europees Parlement doorstuurde.

1.3 In zijn opmerkingen over het advies van het Parlement (en in andere brieven en e-mails) heeft klager nog een aantal andere kwesties aan de orde gesteld. Klager verwees onder meer naar een verzoek om toegang tot documenten dat het Parlement had afgewezen, bekritiseerde het feit dat het Parlement geen concrete informatie had verstrekt over de criteria die werden toegepast voor de beoordeling van vertalers (met name wat betreft de vraag of van een vertaler werd verwacht dat hij een tekst kritisch zou volgen in plaats van deze eenvoudigweg te vertalen) en stelde voor dat hij het slachtoffer was geweest van een subtiele vorm van intimidatie. Klager stelde voorts voor de beoordelingsrapporten van de collega’s aan wie een derde bevorderingspunt was toegekend, openbaar te maken. In zijn opmerkingen over het antwoord van het Parlement op een verzoek om nadere informatie heeft klager vraagtekens geplaatst bij de wijze waarop het Parlement promotiepunten toekent.

1.4 De Ombudsman is van mening dat sommige van deze opmerkingen tot het Parlement zijn gericht of louter suggesties zijn. Voor zover de door klager naar voren gebrachte punten echter konden worden geïnterpreteerd als verdere beweringen of claims, besloot de Ombudsman dat deze beweringen en claims niet in dit onderzoek moesten worden behandeld, om het besluit van de Ombudsman over de beweringen in de oorspronkelijke klacht niet te vertragen. De Ombudsman heeft klager en het Europees Parlement hiervan op 24 september 2004 in kennis gesteld. Het onderhavige besluit heeft dus alleen betrekking op de beweringen in de klacht en in de brief van 9 december 2003. Klager blijft vrij om verdere beweringen te doen en beweert het onderwerp te zijn van een nieuwe klacht bij de Ombudsman. Dit geldt met name voor het project "TQM" (Total Quality Management) dat klager beschouwt als een schandaal dat een eigen onderzoek door de Europese Ombudsman zou verdienen. De Ombudsman merkt op dat klager onvoldoende informatie heeft verstrekt om te kunnen beslissen of een dergelijk onderzoek inderdaad nodig zou kunnen zijn.

2 Vermeend onjuist besluit om geen derde promotiepunt toe te kennen

2.1 Klager beweerde dat het besluit van het Parlement om hem geen derde bevorderingspunt toe te kennen onjuist en oneerlijk was omdat het Parlement de zaak niet zorgvuldig en objectief had onderzocht en omdat het Parlement onvoldoende rekening had gehouden met de uitzonderlijke verdiensten van klager in vergelijking met andere vertalers. Het basisargument van klager was dat bevorderingspunten moesten worden toegekend op basis van de werkelijke prestaties en het werkelijke potentieel van ambtenaren. Wat dit laatste betreft, merkte klager op dat hij zelf een ongebruikelijke opleidingsachtergrond had, die echter van zeker belang was voor de vertaalafdeling (hij had natuurwetenschappen gestudeerd en een doctoraat in de economie behaald). Volgens klager was het relevante besluit dat het Parlement had genomen onrechtvaardig, ongepast, onredelijk en onmogelijk te begrijpen. In dit verband merkte klager met name op dat in het besluit van 4 juni 2003 zelfs geen melding werd gemaakt van het advies van het Comité beoordelingsrapporten, volgens hetwelk de toekenning van een derde bevorderingspunt gerechtvaardigd zou zijn.

2.2 In zijn advies merkte het Parlement op dat zijn secretaris-generaal er in zijn besluit van 15 november 2002 op had gewezen dat uit het beoordelingsrapport van klager op basis van bewijselementen niet bleek dat de kwaliteit van zijn werk duidelijk superieur of uitzonderlijk was in vergelijking met het werk van andere collega's van dezelfde rang tijdens de referentieperiode. Volgens het Parlement moest worden nagegaan of het besluit om klager geen derde bevorderingspunt toe te kennen, een kennelijke beoordelingsfout vormde. Daarom moest het beoordelingsrapport van klager worden vergeleken met dat van ambtenaren van dezelfde categorie die een derde bevorderingspunt hadden gekregen. Volgens het Parlement waren de personeelsverslagen van acht van deze collega's allemaal van een hoger niveau dan die van klager. Deze rapporten bevatten de beoordelingen "uitstekend werk", "uitstekende kwaliteit van het werk" of soortgelijke beoordelingen waaruit het zeer hoge niveau van de professionele prestaties blijkt. Het Parlement voerde aan dat de twee andere beoordelingsrapporten min of meer dezelfde beoordelingen bevatten als die van klager. Volgens het advies van het Comité beoordelingsrapporten verdiende klager inderdaad een derde bevorderingspunt. Het Parlement voerde echter aan dat uit dit advies niet bleek dat het beoordelingsrapport van klager van een hoger niveau was dan dat van de ambtenaren die een derde bevorderingspunt hadden ontvangen. Tot slot herinnert het Parlement eraan dat het tot aanstelling bevoegd gezag over een ruime beoordelingsvrijheid beschikt bij de beoordeling van beroepskwalificaties en verdiensten.

2.3 De Ombudsman merkt op dat uit vaste rechtspraak van de communautaire rechterlijke instanties blijkt dat "het tot aanstelling bevoegd gezag bij de beoordeling van het dienstbelang en de kwalificaties en verdiensten van de kandidaten waarmee rekening moet worden gehouden bij het nemen van een bevorderingsbesluit overeenkomstig artikel 45 van het Statuut, over een ruime beoordelingsbevoegdheid beschikt, en dat het toezicht van de gemeenschapsrechter zich in dit verband moet beperken tot de vraag of de administratie, gelet op de verschillende overwegingen die haar beoordeling hebben beïnvloed, binnen redelijke grenzen is gebleven en haar bevoegdheid niet kennelijk onjuist heeft gebruikt. De gemeenschapsrechter kan zijn beoordeling van de kwalificaties en verdiensten van de kandidaten dus niet in de plaats stellen van die van het tot aanstelling bevoegd gezag" (zie arrest Hof van 23 oktober 2003, Parlement/Samper, C-277/01 P, Jurispr. blz. I-3019, punt 35). De Ombudsman is van mening dat zijn eigen toetsing op dezelfde benadering moet worden gebaseerd.

2.4 In deze omstandigheden dient het toezicht van de Ombudsman beperkt te blijven tot het nagaan (1) of het Parlement de juiste procedures heeft gevolgd om tot zijn besluit te komen en (2) of dit besluit door een kennelijke fout is aangetast.

2.5 Wat de procedures betreft, heeft het Europees Parlement verklaard dat de procedure voor de toekenning van bevorderingspunten voor 2001 werd geregeld door 1) het besluit van het Bureau van het Parlement van 8 maart 1999 met als titel "Instructies betreffende bevorderingen en loopbaanplanning" en 2) de instructies van de secretaris-generaal van 13 juni 2002 betreffende de procedure voor de toekenning van bevorderingspunten. Volgens de regels van het Parlement is de toekenning van bevorderingspunten gebaseerd op een vergelijking van de beoordelingsrapporten van de betrokken ambtenaren. Uit de door het Parlement aangehaalde regels blijkt dat elk DG een aantal punten krijgt dat gelijk is aan het dubbele van het aantal ambtenaren (5) dat voor het DG werkt. Deze punten worden vervolgens toegekend aan de ambtenaren. De punten die kunnen worden toegekend variëren van 0 tot 3 punten.

De te volgen procedure wordt in punt 2.3, eerste en tweede alinea, van het besluit van het Bureau als volgt beschreven (6):

"De punten worden aan ambtenaren toegekend door de directeuren-generaal, in elk DG/autonome eenheid, binnen elke categorie en rang, na vergelijking, per rang, van de verdiensten van ambtenaren van dezelfde rang. Op basis van deze vergelijkende beoordeling van de verdiensten worden de punten per rang toegekend volgens de volgende procedure: de directeur-generaal stelt, met de hulp van de beoordelaars binnen het DG, eerst vast welke ambtenaren onvoldoende verdienste hebben en aan wie geen punten worden toegekend. Hij zal dan bepalen welke ambtenaren onder de andere, verdienstelijke ambtenaren automatisch één punt zullen ontvangen en welke meer verdienstelijke ambtenaren twee punten zullen ontvangen. Tot slot stelt hij, afhankelijk van het aantal beschikbare punten voor elke categorie, de lijst op van ambtenaren die een derde punt verdienen."

2.6 In het onderhavige geval werd het beoordelingsrapport van klager voorgelegd aan de vergadering van het "collège de notateurs" (orgaan van beoordelaars) van DG VII op 28 mei 2002. Volgens de notulen van deze vergadering behoorde klager niet tot de ambtenaren aan wie werd voorgesteld een derde bevorderingspunt toe te kennen. Op 27 juni 2002 heeft de directeur-generaal van DG VII op basis van dit beoordelingsrapport voorgesteld klager twee bevorderingspunten toe te kennen. Op 4 juli 2002 wendde klager zich tot de Commissie beoordelingsrapporten van het Europees Parlement met het argument dat hem een derde bevorderingspunt moest worden toegekend. In zijn advies van 25 juli 2002 concludeerde het Comité beoordelingsrapporten dat de toekenning van een derde bevorderingspunt gerechtvaardigd zou zijn. In een nota van 15 november 2002 deelde de secretaris-generaal van het Europees Parlement klager mee dat hij niettemin had besloten hem slechts twee bevorderingspunten toe te kennen. Klager diende daarop overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut een klacht in tegen dit besluit, dat bij besluit van de voorzitter van het Europees Parlement van 4 juni 2003 werd afgewezen. De Ombudsman merkt op dat in de nota van de secretaris-generaal wordt verwezen naar het advies van het Comité beoordelingsrapporten. Hij merkt voorts op dat het advies van het Comité beoordelingsrapporten niet bindend lijkt voor het Parlement. In deze omstandigheden concludeert de Ombudsman dat niets erop wijst dat het Parlement de juiste procedure niet heeft toegepast.

2.7 Wat de inhoud van het besluit van het Parlement betreft, is de Ombudsman van mening dat twee aspecten moeten worden onderscheiden, namelijk 1) of het Parlement het beoordelingsrapport van klager terecht heeft vergeleken met dat van zijn tien collega's aan wie een derde bevorderingspunt was voorgesteld, en 2) of het Parlement zich bij deze vergelijking op de juiste aanpak heeft gebaseerd.

2.8 Wat het eerste van de twee in punt 2.7 genoemde kwesties betreft, merkt de Ombudsman op dat uit de nota van 15 november 2002 blijkt dat de secretaris-generaal van het Parlement ervan uitging dat het beoordelingsrapport van klager moest worden vergeleken met dat van zijn andere collega's "die tot dezelfde rang behoren". In zijn besluit van 4 juni 2003 over de interne klacht en in zijn advies over de onderhavige klacht voerde het Europees Parlement echter aan dat het beoordelingsrapport van klager moest worden vergeleken met dat van alle tien ambtenaren die een derde bevorderingspunt hadden gekregen, d.w.z. ambtenaren van een andere rang. De Ombudsman verzocht het Parlement derhalve deze discrepantie toe te lichten. In zijn memorie van repliek stelde het Parlement dat twee fasen moesten worden onderscheiden: bij de vaststelling van de ambtenaren die 0, 1 of 2 punten verdienen, de regels een vergelijking van de ambtenarenrangen per rang voorschrijven. Dezelfde regels voorzagen echter in een vergelijking binnen de categorie wanneer ambtenaren voor een derde punt werden voorgesteld. Het Parlement voegt hieraan toe dat de redenering van de secretaris-generaal in zijn brief van 15 november 2001 dus niet volledig overeenkomt met de vergelijking die daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Volgens het Parlement was er geen specifiek quotum (van bevorderingspunten) vastgesteld voor individuele rangen.

2.9 De Ombudsman merkt op dat er op het eerste gezicht, zoals klager terecht opmerkt, een zekere discrepantie lijkt te bestaan tussen deze toelichtingen en de inhoud van punt II.2 van de instructies van de secretaris-generaal van 1 september 1999 (7). In het licht van de ondubbelzinnige verklaring van het Parlement dat de relevante vergelijking inderdaad is gemaakt tussen alle ambtenaren die tot dezelfde categorie binnen DG VII behoren, is de Ombudsman echter van mening dat er geen redenen zijn om deze kwestie nader te onderzoeken.

2.10 Opgemerkt zij dat het Parlement heeft benadrukt dat bevorderingspunten worden toegekend op basis van een vergelijking van de verdiensten van de betrokken ambtenaren en dat deze vergelijking is gebaseerd op de beoordelingsrapporten van deze ambtenaren. In zijn nota van 15 november 2002 wees de secretaris-generaal van het Parlement erop dat uit het beoordelingsrapport van klager op basis van bewijselementen niet bleek dat de kwaliteit van zijn werk duidelijk superieur of uitzonderlijk was in vergelijking met het werk van andere collega's van dezelfde rang tijdens de referentieperiode. In zijn advies stelde het Parlement dat het beoordelingsrapport van klager niet van een hoger niveau was geweest dan dat van de ambtenaren die een derde bevorderingspunt hadden gekregen.

2.11 In zijn advies stelde het Parlement dat de beoordelingsrapporten van acht van deze collega's van een hoger niveau waren dan die van klager. In dit verband benadrukte het Parlement dat deze verslagen de beoordelingen "uitstekend werk", "uitstekende kwaliteit van het werk" of soortgelijke beoordelingen bevatten waaruit het zeer hoge niveau van de professionele prestaties blijkt. De Ombudsman merkt echter op dat in het eigen beoordelingsrapport van klager werd verwezen naar de "uitstekende" kwaliteit van zijn werk ("traducteur produisant un grand volume de textes d'excellente qualité"). Voorts zij erop gewezen dat in het advies van het Comité beoordelingsrapporten van 25 juli 2002 werd benadrukt dat het beoordelingsrapport van klager het uitstekende karakter van zijn werk aantoont ("démontre l'excellence de la qualité et du rendement du travail du noté"). De door het Parlement verstrekte toelichtingen bewijzen dus niet dat de beoordelingsrapporten van de acht collega's inderdaad superieur waren aan die van klager. De Ombudsman is echter van mening dat, zelfs als het beoordelingsrapport van klager even goed was als dat van sommige (of alle) van deze acht collega's, het besluit om klager geen derde bevorderingspunt toe te kennen binnen de grenzen van de beoordelingsbevoegdheid van het Parlement ter zake bleef.

2.12 Met betrekking tot de andere twee collega's van klager die een derde bevorderingspunt hadden ontvangen, voerde het Parlement aan dat hun beoordelingsrapporten min of meer dezelfde beoordelingen bevatten als die van klager. Na onderzoek van de geanonimiseerde versies van de desbetreffende beoordelingsrapporten die hem door het Parlement waren voorgelegd, is de Ombudsman van mening dat dit standpunt redelijk lijkt met betrekking tot het eerste van deze twee verslagen (bijlage 23 bij het advies van het Parlement). De situatie is minder duidelijk met betrekking tot het tweede van deze twee verslagen (bijlage 24 bij het advies van het Parlement). Opgemerkt zij dat dit beoordelingsrapport geen uitdrukkelijke aanwijzing bevat dat het werk van deze ambtenaar ook als van uitstekende kwaliteit werd beschouwd (8). Gezien de ruime beoordelingsmarge waarover het Parlement beschikt, is de Ombudsman echter van mening dat niet is aangetoond dat het besluit van het Parlement om een derde bevorderingspunt toe te kennen aan deze ambtenaar, maar niet aan klager, een kennelijke fout vormt.

2.13 Onder deze omstandigheden lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer met betrekking tot de eerste bewering.

3 Vermeend oneerlijke, onjuiste en tegenstrijdige afwijzing van de klacht op grond van artikel 90, lid 2

3.1 Klager voerde aan dat het besluit van het Parlement van 4 juni 2003 om zijn interne klacht af te wijzen omdat hij geen rechtmatig belang had bij het aanvechten van het besluit van de secretaris-generaal van 15 november 2002, oneerlijk, onjuist en tegenstrijdig was. In zijn besluit van 4 juni 2003 had het Parlement aangevoerd dat zelfs indien klager voor 2001 drie bevorderingspunten zou krijgen, hij in totaal slechts vijf bevorderingspunten zou hebben, terwijl volgens zijn interne regels tien bevorderingspunten nodig waren voor een bevordering van rang LA 5 naar rang LA 4. Het Parlement was dan ook tot de conclusie gekomen dat het duidelijk was dat klager vóór zijn pensionering in 2002 niet tot een dergelijke bevordering zou komen.

3.2 In zijn advies merkt het Parlement op dat volgens vaste rechtspraak van de communautaire rechterlijke instanties een beroep tot nietigverklaring van een beoordelingsrapport niet-ontvankelijk is indien het wordt ingesteld nadat de eiser definitief is gestopt met werken voor de instelling. Het Parlement voegde er echter aan toe dat de interne klacht weliswaar strikt juridisch niet-ontvankelijk was, maar dat het had besloten de gegrondheid ervan te onderzoeken.

3.3 De Ombudsman is er niet van overtuigd dat het passend zou zijn om interne klachten die op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut worden ingediend, te onderwerpen aan dezelfde strikte ontvankelijkheidsnormen die de communautaire rechtbanken hanteren voor beroepen die door EU-ambtenaren bij hen worden ingesteld. Hij merkt echter op dat het Europees Parlement ook de inhoud van de interne klacht heeft behandeld en deze als ongegrond heeft afgewezen.

3.4 De Ombudsman is derhalve van mening dat er geen sprake was van wanbeheer met betrekking tot de tweede bewering.

4 Vermeende ontoereikende motivering

4.1 Klager voerde aan dat het Parlement zijn besluit onvoldoende had gemotiveerd, met name gezien het advies van het Comité beoordelingsrapporten.

4.2 In zijn advies stelde het Parlement dat zijn besluit van 4 juni 2003 voldoende was gemotiveerd, aangezien het was gebaseerd op een vergelijkend onderzoek van de beoordelingsrapporten van de ambtenaren die een derde bevorderingspunt hadden gekregen en het geen kennelijke beoordelingsfout van de secretaris-generaal had vastgesteld.

4.3 De Ombudsman is van mening dat de door het Parlement in zijn besluit van 4 juni 2003 verstrekte uitleg weliswaar beknopt was, maar voldoende duidelijk en klager in staat stelde te begrijpen waarom het Parlement had besloten hem geen derde bevorderingspunt toe te kennen.

4.4 De Ombudsman is derhalve van mening dat er geen sprake was van wanbeheer met betrekking tot de derde bewering.

5 Vermeend gebrek aan transparantie

5.1 Klager beweerde dat de procedure niet transparant was geweest, aangezien het Parlement geen informatie had verstrekt over de criteria die het had toegepast.

5.2 In zijn advies benadrukte het Europees Parlement dat de desbetreffende regels duidelijk voorzien in een vergelijkend onderzoek van de verdiensten van de ambtenaren op basis van hun beoordelingsrapporten. In het door klager bestreden besluit waren zelfs de namen vermeld van de ambtenaren wier verdiensten met die van hemzelf waren vergeleken. De procedure voor de toekenning van bevorderingspunten was dus van meet af aan transparant.

5.3 De Ombudsman is van mening dat de door het Parlement verstrekte uitleg redelijk is. Voorts blijkt dat klager zich echt zorgen maakt over het feit dat bepaalde aspecten van het werk (met name de noodzaak om de juistheid van de te vertalen teksten te waarborgen) volgens hem niet het belang hebben gekregen dat zij verdienen bij de beoordeling van de prestaties van vertalers bij het Europees Parlement. De Ombudsman is van mening dat de opmerkingen van klager in dit verband vanuit het oogpunt van de gebruikers van een vertaaldienst bij uitstek zinvol zijn. Om de gebruikers zo goed mogelijk van dienst te zijn, lijkt het redelijk dat de kwaliteit van het werk van een vertaler niet alleen wordt beoordeeld op basis van zijn output en de kwaliteit van zijn vertalingen, maar ook met inachtneming van zijn vermogen om mogelijke fouten in de oorspronkelijke tekst op te sporen. Opgemerkt moet echter worden dat deze kwestie betrekking heeft op de vraag of de beoordelingsrapporten op basis waarvan de bevorderingspunten waren toegekend, waren opgesteld met inachtneming van alle relevante feiten en criteria. Volgens de Ombudsman is deze kwestie dus niet rechtstreeks relevant voor de vraag of de procedure voor de toekenning van bevorderingspunten transparant genoeg was.

5.4 In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat er geen sprake was van wanbeheer met betrekking tot de vierde bewering.

6 Vermeend gebrek aan toezicht op eenheidshoofden

6.1 Klager beweerde dat er feitelijk geen inhoudelijk toezicht ("Fachaufsicht") was op afdelingshoofden voor zover het de vertaaleenheden van DG VII van het Europees Parlement betrof.

6.2 In zijn advies wees het Parlement erop dat klager leek te vergeten dat zijn beoordelingsrapport over 2001 zeer positieve opmerkingen over zijn beroepsbekwaamheid bevatte. Het Parlement benadrukte voorts dat indien klager de beoordelingen in het beoordelingsrapport had willen betwisten, hij de zaak had kunnen voorleggen aan het Comité beoordelingsrapporten of een klacht had kunnen indienen overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut. Het merkte ook op dat de bevorderingspunten niet werden toegekend door de hiërarchieke meerdere, maar door de directeur-generaal, ter gelegenheid van een bijeenkomst met alle beoordelaars van zijn directoraat-generaal. Volgens het Parlement was het dus kennelijk onjuist om te stellen dat ambtenaren volledig afhankelijk waren van de goede wil van hun diensthoofd. Het systeem voorzag inderdaad in maatregelen ter bescherming van de rechten en belangen van ambtenaren.

6.3 De Ombudsman is van mening dat de uitleg van het Parlement redelijk is en dat klager zijn vijfde bewering derhalve niet heeft aangetoond.

7 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door het Europees Parlement. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van het Europees Parlement zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Het Europees Parlement heeft vervolgens een kopie van het verslag van 26 juni 2002 en van een geanonimiseerde versie van bijlage 4 bij dit verslag aan de Ombudsman voorgelegd.

(2) Een kopie van dit besluit (dat wil zeggen van de delen ervan die betrekking hebben op klager) werd in augustus 2004 door klager (die het inmiddels van het Parlement had verkregen) aan de Ombudsman voorgelegd.

(3) Volgens punt 2.2 van het besluit krijgt elk DG een totaal aantal punten dat gelijk is aan tweemaal het aantal ambtenaren van dat DG (zonder rekening te houden met ambtenaren die bepaalde hoge rangen hebben bereikt) en dat deze punten naar rang worden verdeeld. Punt 2.3 van dit besluit bepaalt dat de bevorderingspunten per rang worden toegekend na een vergelijkend onderzoek van de verdiensten van de ambtenaren van dezelfde rang. De verdeling begint met de vaststelling van de ambtenaren die geen bevordering verdienen en geen punten ontvangen. Alle andere ambtenaren krijgen één punt. Vervolgens moet worden bepaald wie van deze ambtenaren een tweede punt verdient. Tot slot wordt, rekening houdend met het aantal punten dat voor elke categorie beschikbaar is, bepaald welke ambtenaren een derde punt verdienen.

(4) Het Parlement heeft een kopie van deze eerdere regels ingediend.

(5) Met uitzondering van enkele hoge ambtenaren.

(6) Punt II.3 van de instructies van de secretaris-generaal van 13 juni 2002 bevat vrijwel identieke bewoordingen.

(7) Het Europees Parlement heeft betoogd (zonder op dit punt door klager te worden weersproken) dat de relevante passages van de instructies van de secretaris-generaal van 13 juni 2002 identiek zijn aan die van zijn instructies van 1 september 1999 (die door de eerste zijn vervangen). Aangezien het Parlement alleen de Franse versie van de Instructies van 2002 heeft verstrekt, zijn de citaten in de bovenstaande tekst overgenomen uit de Instructies van 1999 (de Engelse versie waarvan het Parlement door het Parlement aan de Ombudsman is voorgelegd).

(8) De relevante passage van dit beoordelingsrapport heeft alleen betrekking op "un travail très soigné".