Straatsburg, 4 maart 2005

Beste X.,

Op 27 augustus 2003 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over uw beoordelingsrapport voor de periode 1999-2001.

Op 21 oktober 2003 heb ik uw klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft op 9 februari 2004 advies uitgebracht, dat ik u heb doen toekomen met het verzoek opmerkingen te maken. Op 13 april 2004 heb ik uw opmerkingen over het advies van de Commissie ontvangen. Op 1 februari 2005 heeft u mij aanvullende informatie verstrekt.

Op uw verzoek is uw klacht vertrouwelijk behandeld.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan. Mijn excuses voor de tijd die het heeft gekost om uw klacht te behandelen.

Het KLACHT

De feiten van de zaak zijn volgens de klager samengevat als volgt:

Op 5 november 2001 ontving klager zijn beoordelingsrapport voor de periode 1999-2001. In vergelijking met zijn vorige verslag waren de voor zijn prestaties toegekende punten verlaagd van 34 naar 31 punten. Zijn cijfers waren teruggebracht van zeer hoog naar goed wat betreft zijn aanpassingsvaardigheden, en van uitstekend naar zeer goed in de afdeling menselijke relaties. Klager kreeg geen uitleg over de redenen voor deze vermindering van zijn punten, noch over de criteria waarop een dergelijke beoordeling was gebaseerd. Hij verzocht om wijziging van zijn score, maar op 4 december 2001 bevestigde de eindbeoordelaar de beoordeling van de eerste beoordelaar. Klager verzocht vervolgens om zijn verslag voor advies voor te leggen aan de Commissie verslagen.

Na de inhoud van het beoordelingsrapport van klager te hebben onderzocht, kwam het Comité verslagen tot de conclusie dat de beoordelaars hun beoordeling onvoldoende hadden gemotiveerd. Dienovereenkomstig heeft de commissie de eindbeoordelaar verzocht klager een gedetailleerde toelichting te verstrekken.

Na twee gesprekken met klager zond de eindbeoordelaar zijn schriftelijke nota van 1 augustus 2002 waarin hij uitlegde dat de vermindering van de punten van klager het gevolg was van het gebruik van nieuwe, strengere criteria die moesten worden toegepast op alle personeelsleden die soortgelijke functies binnen het betrokken directoraat vervulden. Hoewel klager om een meer gedetailleerde uitleg van de aard van deze criteria vroeg, werd hem geen verdere informatie verstrekt.

Aangezien klager van mening was dat de Commissie niet had geantwoord op zijn verzoek met betrekking tot de door de beoordelaars gehanteerde criteria en de redenen voor de verlaging van zijn punten, heeft hij op 15 november 2002 overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut beroep ingesteld bij het TABG. In antwoord op zijn beroep concludeerde het TABG op 16 april 2003 dat zijn beoordelingsrapport naar behoren was ingevuld en dat er geen verdere toelichting nodig was om de procedure af te ronden. Dienovereenkomstig wees zij het verzoek van klager af.

Het tot aanstelling bevoegde gezag voerde aan dat de vermindering van de punten van klager het gevolg was van de nieuwe beoordelingscriteria die van toepassing waren op alle personeelsleden die soortgelijke functies binnen zijn DG vervulden.

De klacht bij de Ombudsman bevatte een aantal bijlagen, waaronder een kopie van het beoordelingsrapport van klager, zijn contacten met de Commissie en een juridisch memorandum, opgesteld door de advocaat van klager. In dit memorandum werd aangevoerd dat de Commissie geen enkele motivering had opgenomen in het beoordelingsrapport van klager en hem niet de door hem gevraagde informatie had verstrekt over de door de beoordelaars gehanteerde beoordelingscriteria.

In het licht van de door klager verstrekte informatie heeft de Ombudsman de Commissie verzocht een advies uit te brengen over de volgende beweringen:

De Commissie heeft nagelaten:

i) een motivering te geven voor de verlaging van een aantal van de punten in het verslag van klager, die inferieur waren aan die van voorgaande jaren; en

ii) hem in kennis te stellen van de toepasselijke evaluatiecriteria.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

Samengevat heeft de Commissie de twee beweringen van klager als volgt behandeld:

Met betrekking tot het vermeende verzuim van de Commissie om een motivering te geven voor de verlaging van een aantal punten van klager, erkende de instelling dat het, gezien de ruime discretionaire bevoegdheid van de beoordelaars, van belang is dat minder gunstige punten dan die van het vorige beoordelingsrapport gerechtvaardigd zijn en in overeenstemming zijn met de desbetreffende opmerkingen. Zij was het ermee eens dat het beoordelingsrapport in zijn vorm aanzienlijk zou zijn aangetast indien het ontbreken van een motivering afbreuk had gedaan aan het recht van klager om te worden gehoord. In het geval van klager was de Commissie echter van mening dat de eindbeoordelaar de verlaging van een aantal punten voldoende had gemotiveerd door te verwijzen naar de noodzaak om zijn beoordeling te harmoniseren op basis van dezelfde criteria die worden toegepast voor de beoordeling van personen met dezelfde taken bij hetzelfde directoraat. In dit verband verwees de Commissie naar de bestaande rechtspraak over dit onderwerp, waarin is bepaald dat de motivering van toegekende punten of punten “voldoende” moet zijn.

De Commissie voerde aan dat klager zijn beweringen had gebaseerd op het onjuiste vermoeden dat geen ander element in zijn beoordelingsprocedure dan zijn beoordelaars was veranderd. In zijn antwoord van 16 april 2003 benadrukte het tot aanstelling bevoegde gezag dat klager de beschrijving van zijn taken niet betwistte en dat deze inderdaad waren gewijzigd ten opzichte van de vorige evaluatieperiode. Elke evaluatie heeft betrekking op de uitvoering door de ambtenaar van een aantal taken gedurende een bepaalde periode.

De Commissie heeft uiteengezet dat de communautaire rechterlijke instanties hebben verklaard dat de punten in het beoordelingsrapport een beoordeling van de hiërarchieke meerderen in hun hoedanigheid van beoordelaars vormen, die uitsluitend aan hun persoonlijke beoordeling is overgelaten, en dat het noch aan de rechterlijke instanties, noch aan het tot aanstelling bevoegde gezag is om zijn eigen beoordeling in de plaats te stellen. In het licht van het bovenstaande benadrukte de Commissie dat de verklaringen van de beoordelaars voor het beoordelingsniveau consistent en toereikend waren.

Met betrekking tot het vermeende verzuim van de Commissie om klager in kennis te stellen van de door de beoordelaars toegepaste criteria, legde de instelling uit dat deze criteria dezelfde waren als die welke in het beoordelingsrapport voor de betrokken periode waren vermeld, en dat zij voor alle beoordeelde ambtenaren dezelfde moeten zijn. Deze criteria zijn opgesomd in het besluit van het tot aanstelling bevoegde gezag van 16 april 2003, dat een evaluatiegids bevatte.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie herhaalde klager de beweringen in zijn klacht.

Hij heeft bij zijn opmerkingen een door zijn advocaten opgesteld memorandum betreffende het advies van de Commissie gevoegd. Volgens het memorandum hadden de beoordelaars een individuele beoordeling van de klager moeten uitvoeren, en daarom hadden overwegingen met betrekking tot de kwalificaties of de criteria die van toepassing zijn op andere ambtenaren niet relevant mogen zijn voor hun beoordeling. Anders zou de Commissie criteria in aanmerking hebben genomen die geen verband hielden met het voorwerp van het verslag, namelijk de kwalificaties van klager. In het memorandum werd erop gewezen dat de Commissie herhaaldelijk naar deze nieuwe criteria heeft verwezen, maar dat zij, wanneer haar werd gevraagd deze op te stellen, in plaats daarvan verwees naar de criteria die van toepassing zijn op alle personeelsleden van de Commissie, zoals uiteengezet in de evaluatiegids.

Klager benadrukte dat er, ondanks zijn verzoeken, geen schriftelijke toelichting is gegeven om de toegekende punten te rechtvaardigen. Hij voegde daaraan toe dat de Commissie alleen had kunnen verwijzen naar de mondelinge redenering van de eindbeoordelaar. Zonder deze elementen had geen objectieve controle door de communautaire rechterlijke instanties kunnen plaatsvinden.

Klager betwistte ook het argument van de Commissie dat het verschil in punten het gevolg was van de wijziging van de aan klager toegewezen taken. Naar zijn mening waren de aan hem toegewezen taken niet veranderd. Hij merkte op dat de instelling in haar eerdere antwoorden, met name in het antwoord van het tot aanstelling bevoegde gezag van 16 april 2003, niet naar dit argument had verwezen.

Op 1 februari 2005 heeft klager de Ombudsman aanvullende informatie verstrekt, waaronder een kopie van zijn beoordelingsrapport voor de periode 1997-1999. In een informeel telefonisch contact met de diensten van de Ombudsman maakte hij ook duidelijk dat zijn klacht tot doel had het wanbeheer van de Commissie te laten bevestigen en dat hij geen andere rechtsmiddelen aanwendt.

BESLUIT

1 Redenen voor de verlaging van een aantal punten van klager

1.1 Klager beweert dat de Commissie in haar beoordelingsrapport voor de periode 1999-2001 geen motivering heeft gegeven voor de verlaging van een aantal punten ten opzichte van het vorige rapport.

1.2 De Commissie stelt dat het beoordelingsrapport een beoordeling is van de hiërarchische meerderen, in hun hoedanigheid van beoordelaars, die uitsluitend aan hun eigen oordeel is overgelaten. Zij merkt op dat, wat het verslag van klager betreft, de eindbeoordelaar voldoende redenen heeft gegeven voor de verlaging van sommige punten door te verwijzen naar de noodzaak om zijn beoordeling te harmoniseren met de criteria die worden toegepast voor de beoordeling van personen met dezelfde taken in zijn directoraat. De instelling is van mening dat de verklaringen van de beoordelaars voor het beoordelingsniveau coherent en toereikend waren.

1.3 De Ombudsman merkt op dat, zoals bepaald in artikel 43 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen, over de bekwaamheid, de doeltreffendheid en het gedrag in de dienst van elke ambtenaar ten minste om de twee jaar een periodiek verslag moet worden opgesteld. De Ombudsman merkt ook op dat deze verslagen, net als elk ander besluit van een EU-instelling, moeten voldoen aan de voorwaarden van artikel 25, lid 2, van het Statuut, waarin het volgende is bepaald:

"[...] Elk bezwarend besluit wordt met redenen omkleed."

Ter uitvoering van artikel 43 van het Statuut heeft de Commissie op 27 juli 1979 een reeks algemene bepalingen vastgesteld. Artikel 5 van de algemene bepalingen bepaalt:

"[...] Er moeten toelichtingen worden verstrekt voor elke wijziging in de analytische beoordeling sinds het vorige verslag".

Voorts staat in punt B.6.3.2 van de destijds geldende Gids voor personeelsverslagen van de Commissie dat de beoordelaar een zo expliciet mogelijke rechtvaardiging moet geven voor wijzigingen in de analytische beoordeling ten opzichte van het vorige personeelsverslag.

1.4 Bij de uitlegging van deze bepalingen is het vaste rechtspraak van de communautaire rechter dat de administratie verplicht is de inhoud van een beoordelingsrapport op duidelijke en beknopte wijze te motiveren, met name wanneer de punten in het rapport een achteruitgang ten opzichte van het vorige rapport vertonen (1). De motiveringsplicht voor elke verslechtering ten opzichte van het vorige beoordelingsrapport heeft tot doel de ambtenaar in staat te stellen te weten waarom de analytische beoordeling is gewijzigd, de aangevoerde factoren te verifiëren en dus zijn opmerkingen over de motivering in te dienen in het kader van zijn recht om te worden gehoord (2). In dit verband hebben de communautaire rechterlijke instanties vastgesteld dat de motivering van de administratie "voldoende" moet zijn, zij het summier, om de verslechtering van de toegekende punten te rechtvaardigen (3).

1.5 Uit de informatie die tijdens het onderzoek van de Ombudsman is verstrekt, blijkt dat de informatie in het verslag van klager om de aan hem toegekende punten met betrekking tot aanpassingsvaardigheden en menselijke relaties toe te lichten, als volgt was:

● Efficiëntie (waarin de onderafdeling aanpassingsvaardigheden werd opgenomen):

"De aan [de ambtenaar] toevertrouwde taken worden met zorg en snel uitgevoerd. Deze taken worden altijd nauwkeurig en snel uitgevoerd."

● Gedrag in de dienst (waarin de onderafdeling menselijke relaties werd opgenomen):

Het zeer sociale karakter [van de ambtenaar] maakt hem een ambtenaar met een goede teamgeest en een goed gevoel voor samenwerking.

1.6 Na bestudering van bovenstaande redenering is de Ombudsman van oordeel dat zij geen enkele grond aanvoert om een achteruitgang van de aan klager toegekende punten te rechtvaardigen.

1.7 De Ombudsman is zich ervan bewust dat het oorspronkelijke verslag moet worden gelezen in samenhang met de opmerkingen van de eindbeoordelaar in zijn nota van 1 augustus 2002, waarin wordt uitgelegd dat de vermindering van de punten van klager het gevolg is van het gebruik van nieuwe, strengere criteria die moesten worden toegepast op alle personeelsleden die soortgelijke functies binnen zijn directoraat uitoefenen. De Commissie heeft echter geen aanvullende informatie verstrekt over de aard of de inhoud van deze criteria.

Bij gebreke van nadere gegevens over deze criteria had klager de factoren waarop de Commissie zich baseerde om zijn punten te verlagen, niet kunnen verifiëren, zodat hij opmerkingen kon indienen. Bovendien kan zonder die informatie niet worden gesteld of deze criteria rechtstreeks verband hielden met het voorwerp van het verslag, namelijk de kwalificaties van de klager. De Ombudsman is derhalve van mening dat deze rechtvaardiging onvoldoende is gemotiveerd.

1.8 De Ombudsman merkt op dat de Commissie in haar advies heeft uitgelegd dat de taken die tijdens de evaluatieperiode aan klager waren toegewezen, verschilden van die van zijn vorige verslag, en dat de instelling derhalve schijnbaar impliceerde dat de wijziging relevant zou kunnen zijn gebleken in de beoordeling die in zijn verslag werd uitgevoerd.

Na zorgvuldige bestudering van de beschrijving van de door klager uitgevoerde taken zoals beschreven in punt 3 van beide, de betwiste (periode 1.07.1999-30.06.2001) en het vorige verslag (periode 1.07.1997-30.06.1999), heeft de Ombudsman geconcludeerd dat de aan klager toegewezen taken sinds 1 maart 1999 identiek lijken te zijn. Bovendien lijken zijn taken voor en na die datum sterk op elkaar. De Ombudsman is derhalve van mening dat dit geen overtuigend argument is om de vermindering van de punten van klager te rechtvaardigen.

1.9 Gezien het bovenstaande is de Ombudsman tot de conclusie gekomen dat de Commissie onvoldoende redenen heeft aangevoerd om de achteruitgang te rechtvaardigen van de punten die klager in zijn verslag voor de periode 1999-2001 heeft toegekend, zodat hij mogelijk in staat was de door de instelling aangevoerde factoren te verifiëren en vervolgens opmerkingen in te dienen. Door dit niet te doen, is de Commissie de verplichtingen niet nagekomen die zijn neergelegd in artikel 25 van de personeelsverordeningen en -regelingen, de algemene bepalingen ter uitvoering van artikel 43 van de personeelsverordeningen en -regelingen en de gids voor personeelsrapporten.

Dit is een geval van wanbeheer. Een kritische opmerking zal aan de Commissie worden gericht.

2 Informatie over evaluatiecriteria

2.1 Klager beweert dat de Commissie hem niet in kennis heeft gesteld van de in zijn verslag gehanteerde beoordelingscriteria, hetgeen heeft geleid tot een vermindering van zijn punten. Aangezien de eindbeoordelaar aanvoerde dat de situatie te wijten was aan het gebruik van nieuwe, strengere criteria die van toepassing waren op alle personeelsleden met soortgelijke functies in zijn directoraat, verzocht klager tevergeefs om een beschrijving van deze criteria.

2.2 De Commissie legt uit dat de beoordelingscriteria die op de beoordeling van klager worden toegepast, de criteria zijn die in het beoordelingsrapport voor de betrokken periode zijn vermeld en die voor alle beoordeelde ambtenaren dezelfde moeten zijn. Deze evaluatiecriteria zijn opgenomen in het besluit van het tot aanstelling bevoegde gezag van 16 april 2003, dat een evaluatiegids bevatte.

2.3 De Ombudsman wijst erop dat de Commissie aanvankelijk had betoogd dat de achteruitgang van de aan klager toegekende punten het gevolg was van het gebruik van nieuwe, strengere criteria die moesten worden toegepast op alle personeelsleden die soortgelijke functies binnen het directoraat Informatica vervullen.

De Ombudsman vindt het opvallend tegenstrijdig dat de Commissie naar haar mening van koers lijkt te veranderen door te stellen dat de evaluatiecriteria die op klager werden toegepast, in plaats daarvan de criteria waren die algemeen van toepassing waren op alle ambtenaren, aangezien zij in haar evaluatiegids van 16 april 2003 was gepubliceerd. In de eerste plaats moet worden opgemerkt dat deze criteria nauwelijks met terugwerkende kracht op het verslag 1999-2001 van klager hadden kunnen worden toegepast. Als dat echter het geval was, had de Commissie die informatie aan klager moeten verstrekken in antwoord op zijn talrijke verzoeken.

2.4 Rekening houdend met de bevindingen in punt 1.7 van dit besluit acht de Ombudsman het niet gerechtvaardigd verder onderzoek te verrichten naar dit aspect van de zaak.

3 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt het noodzakelijk de volgende kritische opmerking te maken:

De Commissie heeft de achteruitgang van de aan klager in zijn verslag voor de periode 1999-2001 toegekende punten onvoldoende gemotiveerd, zodat hij de door de instelling aangevoerde factoren had kunnen verifiëren en vervolgens opmerkingen had kunnen indienen. Door dit niet te doen, is de Commissie de verplichtingen niet nagekomen die zijn neergelegd in artikel 25 van de personeelsverordeningen en -regelingen, de algemene bepalingen ter uitvoering van artikel 43 van de personeelsverordeningen en -regelingen en de gids voor personeelsrapporten.

Aangezien klager de Ombudsman ervan in kennis heeft gesteld dat hij geen andere rechtsmiddelen wenst dan de bevestiging dat er sprake is van wanbeheer, acht de Ombudsman het passend de zaak met de bovenstaande kritische opmerking af te sluiten.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Zaak T-187/01, Arnaldo Mellone/Commissie, Jurispr. 2002, blz., punt 27 (zie de aangehaalde rechtspraak).

(2) Zaak T-1/91, Della Pietra/Commissie, Jurispr. 1992, blz. II, 2145, punt 30.

(3) Supra Della Pietra, punt 32.