Achtergrond van de klacht

1. In januari 2023 onderging de klager, een personeelslid van de Europese Commissie, een sollicitatiegesprek voor een functie bij het directoraat-generaal Milieu van de Commissie. In maart 2023 ontving klager een telefoontje van een lid van de selectiecommissie, die haar meedeelde dat de selectieprocedure was afgerond en dat zij niet voor de functie was geselecteerd.

2. Klager schreef de Commissie een brief met het verzoek om een gedetailleerde motivering waarom zij niet was geselecteerd en om de bekendmaking van het “evaluatieschema” voor haar interview. De Commissie antwoordde en weigerde het evaluatieschema openbaar te maken op grond van het feit dat het een geheim werkdocument van het panel was. Zij weigerde ook een schriftelijke motivering te geven voor het niet selecteren van de klager, aangezien de klager reeds mondelinge feedback had ontvangen.

3. Op 5 juni 2023 heeft de klager een klacht ingediend op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut van de ambtenaren van de EU. Zij betwistte de weigering van de Commissie om een schriftelijke motivering te geven, zoals vereist op grond van artikel 25 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie, en verzocht om garanties dat de aanwervingsprocedure was verlopen volgens de beginselen van behoorlijk bestuur.

4. Op 14 juni 2023 ontving de klager een bevestigend antwoord van de Commissie, waarin de klacht werd bevestigd en werd beloofd binnen vier maanden te zullen antwoorden. Aangezien klager niet binnen de gestelde termijn een antwoord op haar klacht heeft ontvangen, wendde zij zich tot de Ombudsman.

Het onderzoek

5. De Ombudsman heeft een onderzoek geopend naar het feit dat de Commissie de klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, niet binnen de wettelijke termijn heeft beantwoord.

6. De Commissie antwoordde dat zij de klacht niet inhoudelijk zou behandelen, maar verwees naar de bepaling van artikel 90, lid 2, van het Statuut volgens welke het uitblijven van een antwoord moet worden beschouwd als een stilzwijgend besluit tot afwijzing.

7. De Ombudsman besloot daarom het onderzoek voort te zetten om te beoordelen hoe de Commissie het verzoek van klager om nadere informatie heeft behandeld en hoe zij de klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, heeft behandeld.

8. In de loop van het onderzoek heeft het onderzoeksteam van de Ombudsman het dossier van de Commissie over deze zaak onderzocht [1]. 

Hoe heeft de Commissie de klacht op grond van artikel 90, lid 2, behandeld?

Beoordeling door de Ombudsman

9. Zoals de Ombudsman consequent heeft vastgesteld, wordt het niet binnen de gestelde termijn beantwoorden van een klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut weliswaar beschouwd als een impliciete afwijzing van de klacht, maar is het een goede administratieve praktijk om een inhoudelijk antwoord op dergelijke klachten te geven.

10. De mogelijkheid van een impliciete afwijzing in artikel 90, lid 2, is niet gecreëerd voor het gemak van een administratie die geen antwoord wil geven aan een klager, maar veeleer om het recht van de klager te waarborgen om de zaak voor een rechtbank te brengen. De Ombudsman verzoekt de Commissie derhalve haar aanpak te heroverwegen en altijd binnen de in artikel 90, lid 2, van het Statuut gestelde termijnen een met redenen omkleed besluit te nemen.

Hoe heeft de Commissie het verzoek om nadere informatie behandeld?

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

11. Klager verklaarde dat zij niet tevreden was met de redenen die het lid van de selectiecommissie haar mondeling had gegeven omdat zij niet was geselecteerd. Zij voerde aan dat het ontbreken van een schriftelijke evaluatie van haar prestaties in het interview of haar evaluatieschema twijfels deed rijzen over de onpartijdigheid en de objectiviteit van het besluitvormingsproces.

12. De Commissie verklaarde dat zij de uitkomst van de selectieprocedure schriftelijk aan klager had meegedeeld en voerde aan dat zij mondeling “uitgebreide feedback” had gegeven. Zij voerde aan dat het evaluatieschema een “werkdocument is dat niet hoeft te worden meegedeeld”. 

Voorstel van de Ombudsman voor een oplossing

13. Op basis van het onderzoek was de Ombudsman van mening dat er geen bewijs was van een kennelijke fout in de wijze waarop de Commissie de aanwervingsprocedure heeft uitgevoerd, met inbegrip van de beoordeling door de selectiecommissie van de prestaties van klager tijdens het interview.

14. Zij was echter van mening dat de Commissie geen overtuigende argumenten heeft aangevoerd waarom zij klager haar beoordelingsschema en een schriftelijke motivering van de redenen waarom zij niet was geselecteerd, niet zou verstrekken.

15. De Ombudsman aanvaardde de bewering van de Commissie dat het evaluatieschema een werkdocument is dat niet openbaar mag worden gemaakt, niet. Uit de inspectie bleek dat het evaluatieschema in dit geval de vorm aannam van een beoordeling naast criteria en een beschrijvende beoordeling van de verdiensten van de ondervraagde kandidaat. Het evaluatieschema bevatte standaardinformatie die alleen betrekking had op de prestaties van de klager; het bevatte geen vergelijkende beoordeling met de andere kandidaten, noch enige informatie over de andere kandidaten. Er zou dus geen vertrouwelijke informatie worden onthuld door de bekendmaking ervan aan de klager. Bovendien bevatte het evaluatieschema geen informatie over de individuele standpunten van de leden van de selectiecommissie.

16. Hoewel de beraadslagingen van de jury geheim moeten worden gehouden, valt het resultaat van die beraadslagingen niet overal onder deze verplichting. Zoals de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) in zijn richtsnoeren betreffende de verwerking van gegevens op het gebied van de aanwerving van personeel [2] heeft uiteengezet, vormen de bepalingen inzake de geheimhouding van de werkzaamheden van het panel geen beletsel voor de bekendmaking van de criteria op grond waarvan het panel de kandidaten heeft beoordeeld, alsook van de feitelijke gedetailleerde punten of opmerkingen die een bepaalde kandidaat met betrekking tot elk criterium heeft ontvangen. Het is betreurenswaardig dat de Commissie geen rekening lijkt te hebben gehouden met deze beginselen.

17. De Ombudsman was derhalve van mening dat het besluit van de Commissie om geen schriftelijke evaluatie van de prestaties van klager te delen, met name door een evaluatieschema te verstrekken, in strijd was met de richtsnoeren van de EDPS inzake aanwervingsprocedures voor EU-personeel en het vertrouwen van klager in de onpartijdigheid van het aanwervingsproces kon ondermijnen.

18. Op basis van de bovenstaande bevindingen heeft de Ombudsman een oplossingsvoorstel [3] gedaan dat de Commissie klager het evaluatieschema met betrekking tot haar prestaties tijdens het interview zou verstrekken.

Beoordeling van de Ombudsman na het voorstel voor een oplossing

19. In antwoord op het voorstel voor een oplossing heeft de Commissie de Ombudsman het evaluatieschema toegezonden, maar de opmerkingen van het selectiepanel onleesbaar gemaakt. Zij deelde ook een samenvatting van de opmerkingen van de selectiecommissie ter ondersteuning van de beoordeling in het evaluatieschema.

20. Hoewel klager de redactionele wijzigingen betwistte, is de Ombudsman van mening dat de samenvatting van de opmerkingen de inhoud van de opmerkingen in het evaluatieschema voldoende weergeeft en is hij er derhalve van overtuigd dat de Commissie het voorstel voor een oplossing heeft aanvaard.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende bevinding:

De Commissie heeft het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing aanvaard.

Klager en de Europese Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 4 september 2024

[1] De Commissie heeft geen officieel schriftelijk antwoord op de klacht gegeven, maar heeft enkel opmerkingen gemaakt die zij vertrouwelijk heeft verklaard ten aanzien van de klacht op grond van artikel 90, lid 2.

[2] https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-work/publications/guidelines/staff-recruitment_en

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/nl/solution/nl/191977