Achtergrond van de klacht

1. Klager, een Italiaanse academicus, heeft een verzoek ingediend om toegang van het publiek tot documenten [1] die in het bezit zijn van de Europese Commissie met betrekking tot een door de EU gefinancierd proefproject voor de bewaking van de zee- en zeegrenzen in Tunesië [2]. Zij heeft haar verzoek op 12 juli 2022 ingediend. De Commissie heeft haar verzoek geregistreerd onder referentienummer EASE 2022/4122.

2. Op 18 november 2022 heeft de Commissie geantwoord op het verzoek om toegang van de klager. Zij heeft vastgesteld dat 106 documenten binnen het toepassingsgebied van haar verzoek vielen. Het verleende gedeeltelijke toegang tot één document (met bewerkingen van persoonsgegevens) en weigerde de toegang - volledig - tot de rest van de documenten. De Commissie verwees naar uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten en voerde aan dat openbaarmaking de openbare veiligheid van de EU, de internationale betrekkingen, de commerciële belangen van derden en de privacy van de in de documenten genoemde personen zou kunnen ondermijnen [3].

3. De klager verzocht de Commissie haar besluit op 1 december 2022 te herzien (door een “bevestigend verzoek” in te dienen).

4. Op 21 december 2022 heeft de Commissie de termijn voor de behandeling van haar confirmatief verzoek met 15 werkdagen verlengd. Toen de verlengde antwoordtermijn verstreek, d.w.z. op 23 januari 2023, deelde de Commissie de klager mee dat zij deze termijn niet zou kunnen naleven omdat het verzoek een groot aantal documenten bevatte.

5. Na de Commissie op 14 februari 2023 een herinnering te hebben gestuurd (waarop zij geen antwoord heeft ontvangen), wendde klager zich op 24 maart 2023 tot de Ombudsman.

Het onderzoek

6. De Ombudsman heeft een onderzoek geopend naar het verzuim van de Commissie om binnen de toepasselijke termijnen te antwoorden op het confirmatief verzoek van klager.

7. In de loop van het onderzoek heeft de Ombudsman de Commissie verzocht onverwijld, en uiterlijk op 21 april 2023, op het confirmatief verzoek te antwoorden. Gezien de aanhoudende vertragingen heeft het onderzoeksteam van de Ombudsman de in deze zaak aan de orde zijnde documenten geïnspecteerd. Op 2 oktober 2023 heeft de Ombudsman de Commissie een herinnering gestuurd en er nogmaals bij haar op aangedrongen het confirmatief besluit onverwijld vast te stellen. De Ombudsman merkte op dat het op basis van de inspectie van de 106 betrokken documenten zeer moeilijk te begrijpen was waarom de Commissie zo lang deed om het confirmatieve besluit vast te stellen. De Ombudsman heeft op 25 april 2024 een laatste herinnering gestuurd.

Beoordeling door de Ombudsman

8. Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001 moet een EU-instelling binnen 15 werkdagen na de registratie van het confirmatief verzoek toegang verlenen tot het gevraagde document of, in een schriftelijk antwoord, de redenen voor de gehele of gedeeltelijke weigering vermelden. In uitzonderlijke omstandigheden kan de termijn van 15 werkdagen met nog eens 15 werkdagen worden verlengd [4].

9. In dit geval heeft de Commissie geen besluit genomen over het confirmatief verzoek van klager. Niet alleen heeft zij de door de wetgever in Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde termijnen niet nageleefd, zij heeft ook - ondanks de talrijke verzoeken en herinneringen van de Ombudsman - nog geen besluit genomen. Na meer dan 16 maanden bij het opstellen van dit besluit wacht klager nog steeds op een antwoord. Dit is een geval van wanbeheer.

10. De Commissie heeft het onderzoeksteam van de Ombudsman gedurende het hele onderzoek op de hoogte gehouden. De diensten van de Commissie legden met name uit dat de vertragingen in deze zaak te wijten waren aan de complexiteit van het verzoek en het aantal betrokken documenten, alsook aan de noodzaak om intern en extern overleg te plegen. De Commissie lichtte verder toe dat “in het met de derde partij besproken standpunt en het interne beleid van de Commissie enkele inconsistenties werden vastgesteld, waardoor een nieuwe reeks besprekingen met het leidende directoraat-generaal nodig was”.

11. De Ombudsman had op 8 mei 2024 een ontmoeting met de secretaris-generaal van de Commissie om te bespreken hoe de Commissie omging met de vertragingen bij het verlenen van toegang aan het publiek tot documenten en de ontwikkeling van de situatie.[5] Tijdens die vergadering drong de Ombudsman er opnieuw bij de Commissie op aan de kwestie van vertragingen prioritair aan te pakken en wees hij op verschillende gevallen met bijzonder lange vertragingen, waaronder deze.

12. De Ombudsman erkent de uitdagingen waarmee de diensten van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor verzoeken om toegang van het publiek worden geconfronteerd. Verordening (EG) nr. 1049/2001 stelt echter strikte termijnen vast die de EU-administratie in acht moet nemen. De Ombudsman heeft zich steeds op het standpunt gesteld dat „vertraagde toegang de toegang wordt ontzegd”. Documenten en informatie die door aanvragers worden opgevraagd, kunnen hun relevantie verliezen als zich vertragingen voordoen.

13. De Ombudsman betreurt dat haar onderzoek in deze zaak klager niet heeft geholpen bij het verkrijgen van een besluit van de Commissie. Aangezien het weinig zin zou hebben om herinneringen aan de Commissie te blijven sturen, sluit de Ombudsman de zaak af en stelt hij wanbeheer vast. De Ombudsman zal in dit geval geen aanbeveling doen. De Ombudsman heeft er reeds bij de Commissie op aangedrongen de systemische vertragingen op dit gebied aan te pakken en de termijnen van Verordening (EG) nr. 1049/2001 in acht te nemen. Het Europees Parlement heeft tijdens zijn plenaire vergadering van 14 maart 2024 met eenparigheid van stemmen zijn goedkeuring gehecht aan een speciaal verslag van de Ombudsman over deze kwestie.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

Het uitblijven van een antwoord van de Commissie op het confirmatief verzoek van klager in deze zaak vormt wanbeheer.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 11 juli 2024

[1] Krachtens Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[2] De klager verzocht om toegang van het publiek tot alle documenten met informatie over het door de EU gefinancierde “project voor geïntegreerd grensbeheer” in Tunesië (IBM-project), met name een onderdeel van dat project, het geïntegreerd systeem voor maritieme bewaking (ISMariS), een softwareoplossingsplatform voor het monitoren van gegevens die uit verschillende bronnen zijn verzameld en op een kaart worden weergegeven.

[3] Deze uitzonderingen zijn opgenomen in artikel 4, leden 1 en 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[4] Artikel 8 van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[5] Het verslag van deze vergadering is beschikbaar op de website van de Ombudsman: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/188081