Straatsburg, 15 december 2003

Geachte heer C.,

Op 9 april 2003 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de afwijzing door het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling (EMEA) van uw aanvragen voor twee selectieprocedures voor tijdelijke functionarissen.

Op 28 april 2003 heb ik de klacht doorgestuurd naar de directeur van het EMEA. Het EMEA heeft op 22 juli 2003 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 22 oktober 2003 hebt toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens klager zijn de feiten samengevat als volgt:

Op 24 december 2002 diende klager een aanvraag in voor twee door het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling (EMEA) georganiseerde selectieprocedures voor tijdelijke functionarissen, namelijk het hoofd van de sector Informatie - Technologie (EMEA/A/157) en de hoofdadministrateurs - Projectmanagementsector (EMEA/A/159).

Op 6 februari 2003 werd hij door het hoofd van de sector "Personeel en begroting" ervan in kennis gesteld dat zijn sollicitaties niet waren aanvaard omdat hij zich gezamenlijk had aangemeld voor twee selectieprocedures.

Op 14 februari 2003 heeft hij beroep ingesteld in het kader van de in de aankondiging van de selectieprocedure vermelde beroepsprocedure. Klager gaf als reden voor zijn beroep het feit dat er geen bepaling is die een kandidaat verbiedt om te solliciteren voor verschillende selectieprocedures. De enige beperking is geschreven in kleine letters op het aanvraagformulier en luidt: "Kandidaten die hetzelfde formulier gebruiken om zich voor meer dan één vergelijkend onderzoek aan te melden, worden gediskwalificeerd." Klager stuurde ook een nota ter ondersteuning van zijn beroep waarin hij betoogde dat het besluit tot afwijzing van zijn aanvraag onwettig is omdat:

- de aankondiging van de in het Publicatieblad bekendgemaakte selectieprocedures was niet gedateerd en niet ondertekend;

- in het besluit tot afwijzing van de verzoeken van de klager worden de mogelijke beroepen niet vermeld en wordt een verkeerde motivering gegeven;

- er is geen bepaling op grond waarvan het EMEA een aanvraag op grond van een administratieve formaliteit kan afwijzen;

- de afwijzing is niet in overeenstemming met het evenredigheidsbeginsel;

- klager is nooit gehoord, in strijd met artikel 6 van het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens.

In de nota werd ook gesteld dat het EMEA geen rekening heeft gehouden met de volgende omstandigheden van zijn geval:

- de beperking verschijnt slechts eenmaal en het formaat van het aanvraagformulier kan leiden tot fouten bij het invullen van de juiste vakken;

- de klager had kunnen worden verzocht een tweede aanvraagformulier in te dienen;

- door pas op 6 februari 2003 een besluit te nemen, heeft het EMEA klager niet de mogelijkheid geboden de situatie te corrigeren.

In antwoord op zijn beroep ontving klager een brief van 5 maart 2003, eveneens van het hoofd van de sector "Personeel en begroting", waarin het eerdere besluit werd bevestigd.

In zijn klacht bij de Ombudsman wijst klager erop dat het besluit over zijn beroep is ondertekend door dezelfde persoon die hem meedeelde dat zijn sollicitaties waren afgewezen en dezelfde woorden gebruikt als het oorspronkelijke besluit. Hij stelt dat de beroepsprocedure waarin de aankondiging van de selectieprocedure voorziet, niet echt bestaat en dat de brief van 5 maart 2003 van het hoofd van de sector "Personeel en begroting" niet voldoet aan de motiveringsplicht. Hij stelt dat zijn sollicitatie in aanmerking moet worden genomen, ten minste voor een van de twee selectieprocedures, en dat de jury moet antwoorden op de argumenten die hij heeft aangevoerd in het memorandum ter ondersteuning van zijn beroep.

Het onderzoek

Advies van het EMEA

Het advies van het EMEA kan als volgt worden samengevat:

De beroepsprocedure zoals beschreven in de aankondiging van de selectieprocedure is nauwgezet gevolgd. De beroepsprocedure bepaalt dat een kandidaat die van mening is dat er een fout is gemaakt met betrekking tot de toelatingsvoorwaarden, kan verzoeken om heroverweging van zijn/haar sollicitatie binnen 30 kalenderdagen na de datum die is vermeld in de brief waarin staat dat hij/zij niet tot de selectieprocedure is toegelaten. De jury herziet de sollicitatie en stelt de kandidaat binnen 45 kalenderdagen na ontvangst van de brief in kennis van haar besluit. Op 6 februari 2003 werd klager ervan in kennis gesteld dat zijn aanvragen waren afgewezen. Op 16 februari 2003 verzocht hij om een nieuw onderzoek van zijn aanvragen. De jury heeft zijn sollicitaties heroverwogen en klager is bij besluit van 5 maart 2003 in kennis gesteld van het resultaat, waarin de redenen voor de afwijzing van het beroep zijn uiteengezet.

Wat betreft de bewering van klager dat het EMEA zijn verplichting om zijn besluit te motiveren niet is nagekomen, had het EMEA geen ruimte voor interpretatie. Op het aanvraagformulier staat: "Slechts één vakje aankruisen. Kandidaten die hetzelfde formulier gebruiken om voor meer dan één vergelijkend onderzoek te solliciteren, worden gediskwalificeerd." De afwijzing was dus het gevolg van het gebruik van één sollicitatieformulier om te solliciteren voor twee selectieprocedures. In zijn brief van 5 maart 2003 heeft het EMEA nadere gegevens verstrekt over de ongeldigheid van het aanvraagformulier en de desbetreffende bepaling. Zo gaf het EMEA een volledige toelichting op de redenen waarom de aanvragen van klager werden afgewezen.

Het EMEA acht de bewering van klager dat het EMEA ten minste één van zijn aanvragen in overweging zou moeten nemen, ongegrond. Geen van de sollicitaties van klager kon worden aanvaard omdat klager geen volledig sollicitatiedossier voor één enkele selectieprocedure had ingediend. Het EMEA kon niet namens klager beslissen voor welke selectieprocedure hij solliciteerde. Elk contact met de klager na de indiening van zijn sollicitaties zou in strijd zijn geweest met het beginsel van gelijke behandeling van kandidaten.

Bovendien zou de aanvaarding van één sollicitatieformulier met twee aangevinkte vakjes nadelig zijn geweest voor andere kandidaten die de juiste sollicitatieformulieren hadden ingediend. Ten slotte zou het EMEA zijn verplichting om een transparante procedure in te voeren niet zijn nagekomen door voorbij te gaan aan de regels die duidelijk op het aanvraagformulier staan.

Het EMEA verwerpt het argument van klager dat de aankondiging van aanwerving niet gedateerd en niet ondertekend is en is van mening dat het duidelijk is dat het EMEA de auteur van deze selectieprocedures is. De naam van het EMEA is duidelijk gespecificeerd en onmiskenbaar in de tekst en in het aanvraagformulier.

Het argument van klager dat het EMEA zijn fout had moeten vaststellen en vóór de afsluiting van de procedure contact met hem had moeten opnemen om deze te corrigeren, zou in strijd zijn geweest met het bovengenoemde beginsel van gelijke behandeling. Bovendien worden de geldigheid en de ontvankelijkheid van de sollicitaties na de afsluiting van de procedure door de jury’s onderzocht.

Wat het evenredigheidsbeginsel betreft, had het EMEA geen andere keuze dan de aanvragen van klager af te wijzen omdat hij geen geldig aanvraagdossier had ingediend. Elke andere beslissing zou nadelig zijn geweest voor andere kandidaten. Aangezien er slechts één mogelijkheid was, is het besluit in overeenstemming met het evenredigheidsbeginsel. Het EMEA is van mening dat de bepaling dat slechts één vakje moet worden aangekruist, noodzakelijk en passend is. Gezien het grote aantal aanvragen dat het EMEA ontvangt, moet het regels opstellen om te zorgen voor een tijdig beheer van aanvragen, in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel. Deze bepaling is noodzakelijk om de gekozen selectieprocedure en de verstrekte documentatie duidelijk te kunnen identificeren. Bovendien staat deze bepaling duidelijk op het sollicitatieformulier en betekent zij niet te veel werk voor de kandidaten.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen maakte klager samenvattend de volgende opmerkingen.

Klager verzoekt om de notulen van de vergadering waarin zijn verzoek om heroverweging is behandeld, alsmede de namen van de deelnemers. Deze documenten zouden bewijzen of de beroepsprocedure werkelijk bestaat.

Klager wenst te vernemen of de besluiten van het EMEA niet ondertekend of gedateerd zijn en wie het besluit over zijn aanvragen heeft genomen.

Het is tegen goed bestuur om het aantal kandidaten te beperken door een zwaar bureaucratisch selectieproces op te leggen. Hij verzoekt om in kennis te worden gesteld van het aantal afgewezen aanvragen.

BESLUIT

1 Inleidende opmerkingen

1.1 In zijn opmerkingen over het advies van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling (EMEA) verzoekt klager om toegang tot documenten en informatie die geen deel uitmaken van de oorspronkelijke klacht.

1.2 De Ombudsman is van mening dat hij over alle informatie beschikt die hij nodig heeft om de oorspronkelijke klacht te behandelen. Voorts blijkt dat klager het EMEA niet eerder heeft benaderd met betrekking tot zijn nieuwe verzoeken. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat het niet passend zou zijn het toepassingsgebied van dit onderzoek uit te breiden tot deze nieuwe verzoeken.

1.3 De Ombudsman wijst erop dat het klager vrij staat zijn verzoeken om toegang tot documenten en informatie aan het EMEA te richten en een nieuwe klacht in te dienen bij de Ombudsman indien hij van mening is dat het EMEA geen bevredigend antwoord heeft gegeven.

2 Vermeend ontbreken van een beroepsprocedure

2.1 De aanvragen van klager voor twee door het EMEA georganiseerde selectieprocedures voor tijdelijke functionarissen werden afgewezen. Klager beweert dat de beroepsprocedure waarin de aankondiging van de selectieprocedure voorziet, niet echt bestaat. Hij betoogt dat de beslissing na zijn beroep is ondertekend door dezelfde persoon die hem ervan in kennis heeft gesteld dat zijn sollicitaties waren afgewezen, en gebruikt dezelfde bewoordingen als de oorspronkelijke beslissing.

2.2 Het EMEA voert aan dat de beroepsprocedure zoals beschreven in de aankondiging van de selectieprocedure nauwgezet is nageleefd.

2.3 De Ombudsman neemt er nota van dat de brieven van het EMEA aan klager van 6 februari 2003 en 5 maart 2003 zijn ondertekend door het hoofd van de sector "Personeel en begroting". De Ombudsman merkt ook op dat verzoeken om heronderzoek overeenkomstig de bepalingen van de beroepsprocedure door de jury moeten worden onderzocht. De Ombudsman is van mening dat in de brieven van het EMEA aan klager duidelijker had kunnen worden aangegeven dat het hoofd van de sector "Personeel en begroting" klager in kennis stelde van de besluiten van de jury. Het EMEA heeft in zijn advies over de klacht echter duidelijk uitgelegd dat de jury de sollicitaties van klager heeft heroverwogen. De Ombudsman is derhalve van mening dat verder onderzoek naar dit aspect van de klacht niet nodig is.

3 Vermeende ontoereikende motivering

3.1 Klager beweert dat de brief van 5 maart 2003 van het hoofd van de sector "Personeel en begroting" niet voldoet aan de motiveringsplicht.

3.2 Volgens het EMEA bevatte zijn brief van 5 maart 2003 een volledige toelichting op de redenen waarom de aanvragen van klager werden afgewezen.

3.3 De Ombudsman merkt op dat het EMEA in zijn brief van 5 maart 2003 heeft verklaard dat het aanvraagformulier luidde:" Vink slechts één vakje aan. Kandidaten die hetzelfde formulier gebruiken om voor meer dan één vergelijkend onderzoek te solliciteren, worden gediskwalificeerd." Het EMEA verklaarde ook dat kandidaten voor elke selectieprocedure volledige sollicitatieformulieren met bewijsstukken moesten indienen en dat de indiening van één sollicitatieformulier voor twee selectieprocedures leidde tot uitsluiting van de sollicitatie. De Ombudsman is van mening dat het EMEA klager een duidelijke en ondubbelzinnige uitleg heeft gegeven, waardoor hij kon begrijpen waarom zijn aanvragen waren afgewezen. De Ombudsman stelt derhalve geen wanbeheer vast met betrekking tot dit aspect van de klacht.

4 Het argument dat ten minste één van de verzoeken van de klager moet worden ingewilligd

4.1 Klager stelt dat zijn sollicitaties in aanmerking moeten worden genomen voor ten minste één van de twee selectieprocedures.

4.2 Het EMEA voert aan dat het niet namens klager kon beslissen voor welke selectieprocedure hij solliciteerde. Elk contact met de klager na de indiening van zijn sollicitaties zou in strijd zijn geweest met het beginsel van gelijke behandeling van kandidaten. Bovendien zou de aanvaarding van één sollicitatieformulier met twee aangevinkte vakjes nadelig zijn geweest voor andere kandidaten die de juiste sollicitatieformulieren hadden ingediend. Ten slotte zou het EMEA, door zich niet te houden aan de regels die duidelijk op het aanvraagformulier voorkomen, zijn verplichting om een transparante procedure in te stellen, niet zijn nagekomen.

4.3 De Ombudsman wijst erop dat het goed administratief gedrag is om ervoor te zorgen dat het beginsel van gelijke behandeling wordt geëerbiedigd. Het Hof van Justitie heeft herhaaldelijk geoordeeld dat dit beginsel van fundamenteel belang is voor de werkgelegenheid (1). De Ombudsman merkt op dat in het sollicitatieformulier duidelijk staat dat slechts één vakje moet worden aangevinkt en dat kandidaten die hetzelfde formulier gebruiken om voor meer dan één vergelijkend onderzoek te solliciteren, worden gediskwalificeerd. De Ombudsman is derhalve van mening dat de uitleg van het EMEA over zijn weigering om het argument van klager te aanvaarden redelijk lijkt. De Ombudsman stelt derhalve geen wanbeheer vast met betrekking tot dit aspect van de klacht.

5 Verzoek van de jury om de argumenten van klager te beantwoorden

5.1 Klager verzoekt de jury te antwoorden op zijn argumenten zoals uiteengezet in zijn aan het EMEA toegezonden memorandum.

5.2 De Ombudsman merkt op dat het EMEA van de gelegenheid gebruik heeft gemaakt om zijn redenering toe te lichten en de argumenten van klager uitvoerig te beantwoorden. De Ombudsman is derhalve van mening dat verder onderzoek naar dit aspect van de klacht niet nodig is.

6 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door het EMEA. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De directeur van het EMEA zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Zaak 119/83, Appelbaum tegen Commissie, Jurispr. 1985, blz. 2423.