Straatsburg, 26 november 2004

Geachte heer X.,

Op 16 oktober 2002 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de weigering van de Europese Commissie om u toegang te verlenen tot een staatssteundossier. Het bleek dat u dezelfde brief tegelijkertijd naar de Ombudsman en de secretaris-generaal van de Commissie hebt gestuurd. Op 25 november 2002 heeft de Commissie de Ombudsman een kopie doen toekomen van het antwoord op uw brief van 16 oktober 2002 dat de instelling u op 11 november 2002 had toegezonden. Op 27 november 2002 heeft u de Ombudsman aanvullende documenten ter staving van uw klacht toegezonden. Op 11 december 2002 heeft de Ombudsman u zijn besluit over uw klacht toegezonden.

Op 13 december 2002 heeft u de Ombudsman een nieuwe brief gestuurd, die op 6 januari 2003 werd geregistreerd. U hebt de ontvangst van het antwoord van de Ombudsman van 11 december 2002 bevestigd en hem verzocht uw klacht te heroverwegen. Deze brief werd gevolgd door verdere correspondentie van u van 13 en 31 december 2002, 10 en 20 januari 2003. Op 20 februari 2003 heeft de Ombudsman u in kennis gesteld van zijn besluit om uw brief van 13 december 2003 en de verdere correspondentie als een nieuwe klacht onder referentienummer 322/2003/IP te beschouwen.

Op 18 maart 2003 heeft de Ombudsman de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft op 10 juni 2003 advies uitgebracht. Op 26 juni 2003 heb ik u desgewenst een uitnodiging doen toekomen om opmerkingen te maken. U heeft uw opmerkingen op 18 juli 2003 ingediend. Ik heb verdere correspondentie van u ontvangen op 30 september 2003, 19 mei, 30 juli, 7 en 13 september 2004.

Op 23 juli 2004 heb ik u een brief gestuurd waarin ik u meedeelde dat ik u vóór eind oktober de maatregelen zou meedelen die ik met betrekking tot uw zaak zou nemen. Op 28 oktober 2004 heb ik u echter nog een brief gestuurd waarin ik u meedeelde dat er wat extra tijd nodig zou zijn om het onderzoek naar uw klacht af te ronden en dat ik u de maatregelen zou meedelen die ik eind november 2004 zou nemen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan. Mijn excuses voor de tijd die het heeft gekost om deze onderzoeken af te ronden.

Het KLACHT

Achtergrond

Op 16 september 2001 had klager de Europese Commissie om toegang verzocht (1) tot de briefwisseling tussen de Commissie en de Italiaanse autoriteiten voorafgaand aan het besluit van de Commissie van 12 juli 2002, waarbij de Commissie had ingestemd met de verlenging van de in de Italiaanse wet nr. 488/1992 voorziene staatssteun voor de periode 2000-2006.

Op 27 september 2001 had de Commissie het verzoek van klager afgewezen en verklaard dat klager zijn verzoek rechtstreeks aan de Italiaanse autoriteiten moest richten. De instelling had er echter op gewezen dat zij er geen bezwaar tegen had om de documenten waarvan zij de auteur was, aan klager mee te delen.

Op 6 oktober 2001 had klager bij het secretariaat-generaal van de Commissie een confirmatief verzoek ingediend tegen de weigering van de instelling om hem toegang tot de gevraagde documenten te verlenen. Op 7 november 2001 had de Commissie de ontvangst van de brief van klager bevestigd. Klager was ervan in kennis gesteld dat het niet mogelijk zou zijn om binnen de termijn van één maand een definitief besluit over zijn verzoek te nemen.

Op 10 december 2001 had klager de Commissie schriftelijk meegedeeld dat de instelling in haar brief van 7 november 2001 haar beslissing op zijn verzoek had uitgesteld. Hij had de Commissie daarom verzocht een mogelijke datum voor haar antwoord aan te geven, overeenkomstig artikel 4 van de gedragscode die de Commissie op 17 oktober 2000 heeft aangenomen.

Op 1 februari 2002 had de Commissie klager een aanmaningsbrief gestuurd, waarin zij hem meedeelde dat het dossier vanwege de principiële vragen die in het verzoek van klager aan de orde waren gesteld, nog steeds door de diensten van de Commissie werd onderzocht.

Volgens klager hadden op 12, 18 en 21 maart 2002 telefoongesprekken plaatsgevonden tussen hemzelf en de voor zijn zaak verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie, die hem had verzekerd dat hij een schriftelijk antwoord zou ontvangen. De klager bleek echter geen antwoord te hebben ontvangen.

Eerdere klacht bij de Ombudsman

Op 16 oktober 2002 had klager bij de Ombudsman een klacht ingediend over de behandeling door de Commissie van zijn verzoek om toegang tot documenten.

Op 25 november 2002 had de Ombudsman een kopie ontvangen van de brief die de Commissie aan klager had gezonden in antwoord op zijn brief van 16 oktober 2002, die tegelijkertijd aan zowel de Commissie als de Ombudsman was gericht. In haar brief herinnerde de Commissie eraan dat het directoraat-generaal Concurrentie op 27 september 2001 had geweigerd klager toegang te verlenen tot de door de Italiaanse autoriteiten opgestelde documenten, overeenkomstig de bepalingen van besluit 94/90, de ten tijde van het verzoek geldende wetgeving. Klager was verzocht zijn verzoek rechtstreeks tot de Italiaanse autoriteiten te richten. Op 6 oktober 2001 had klager een confirmatief verzoek om toegang tot documenten ingediend en in een nieuwe brief van 10 oktober 2001 verklaarde hij dat hij zijn verzoek om toegang tot documenten had gericht tot de Italiaanse autoriteiten, zoals voorgesteld door de Commissie, en dat deze laatste de toegang had geweigerd.

Met betrekking tot de opmerking van klager in zijn brief van 16 oktober 2002 dat het feit dat de Commissie niet tijdig op zijn verzoek om toegang tot documenten had geantwoord, hem had belet de zaak voor het Gerecht te brengen, heeft de Commissie verklaard dat zowel Besluit 94/90 als Verordening 1049/2001, die sindsdien in werking was getreden, voorzagen in de overweging dat het ontbreken van een uitdrukkelijk antwoord als een afwijzing moest worden beschouwd. De Commissie wees er ook op dat elk verzoek om toegang tot documenten individueel werd behandeld. De verwijzing van klager naar het feit dat een Italiaanse onderneming toegang had gevraagd en verkregen tot bepaalde documenten die vergelijkbaar waren met de door hem gevraagde documenten, was derhalve niet relevant. De instelling verwees ten slotte naar het feit dat het Gerecht van eerste aanleg zaak Y behandelde, waarin verzoekster, vertegenwoordigd door klager, het Hof had verzocht het besluit van de Commissie om haar de toegang te weigeren tot dezelfde documenten als die waarom klager had verzocht, nietig te verklaren. Zodra het Hof een beslissing over de zaak heeft genomen, zal de Commissie de aanwijzingen van het Hof volgen.

In een volgende brief aan de Ombudsman van 27 november 2002 beweerde klager dat de vertegenwoordigers van de Commissie die de instelling in zaak Y vertegenwoordigden, Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (2) hadden geschonden door zijn persoonsgegevens in dupliek in zaak Y bekend te maken.

Op 11 december 2002 sloot de Ombudsman de zaak. Wat betreft de bewering betreffende de weigering van de Commissie om toegang te verlenen tot de door klager gevraagde documenten, was de Ombudsman van mening dat, op basis van de inhoud van de op 25 november 2002 ontvangen brief van de Commissie, een onderzoek van zijn kant niet gerechtvaardigd was wat dit deel van de klacht betreft. Wat betreft de bewering van klager in zijn brief van 27 november 2002 over het gedrag van de ambtenaren van de Commissie die de instelling vertegenwoordigen in zaak Y, merkte de Ombudsman op dat klager geen voorafgaande administratieve stappen had ondernomen en besloot hij de zaak te sluiten op basis van artikel 2, lid 4, van zijn Statuut.

Op 6 januari 2003 werd een nieuwe brief van klager van 13 december 2002 door de diensten van de Ombudsman geregistreerd. In zijn brief bevestigde klager de ontvangst van de brief van de Ombudsman van 11 december 2002 en verzocht hij de Ombudsman zijn klacht te heroverwegen. Deze brief werd gevolgd door verdere correspondentie van klager van 13 en 31 december 2002, 10 en 20 januari 2003. Op 20 februari 2003 deelde de Ombudsman klager mee dat hij had besloten zijn op 6 januari 2003 ontvangen brief te registreren als een nieuwe klacht met referentie 322/2003/IP.

Klacht 322/2003/IP

In zijn klacht was klager van mening dat de Commissie bij de behandeling van zijn in september 2001 ingediende verzoek om toegang tot documenten het beginsel van goed administratief gedrag niet had gevolgd, aangezien zij hem geen uitdrukkelijk antwoord op zijn verzoek had gegeven.

Voorts voerde hij aan dat de gemachtigden van de Commissie die de instelling vertegenwoordigden, in de bij het Gerecht aanhangige procedure in zaak Y informatie over zijn persoon hadden verstrekt (de klager was de wettelijke vertegenwoordiger van verzoeker in deze zaak) die niet relevant was voor het doel van de zaak. Volgens klager hebben de gemachtigden van de Commissie daarmee inbreuk gemaakt op artikel 4, onder c) en d), van Verordening (EG) nr. 45/2001, volgens hetwelk:

"Persoonlijke gegevens moeten:

c) adequaat, ter zake dienend en niet buitensporig in verhouding tot de doeleinden waarvoor zij worden verzameld en/of verder verwerkt."

d) nauwkeurig zijn en, indien nodig, up-to-date worden gehouden (…)".

Klager was van mening dat de openbaarmaking van de persoonsgegevens van hem en zijn cliënt niet noodzakelijk was voor het doel van de zaak.

Voorts stelde hij schending van artikel 5, onder a), op grond waarvan:

"persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien a) de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang op grond van de Verdragen (...)"

Volgens klager was de openbaarmaking van zijn persoonsgegevens met betrekking tot zijn naam, de orde van advocaten waarbij hij was ingeschreven, de verwijzing naar enkele gevallen waarin hij als wettelijke vertegenwoordiger had deelgenomen, de namen van enkele van zijn cliënten en de uitkomst van bepaalde gerechtelijke procedures voor de zaak niet nodig geweest.

De klager beweerde ten slotte een inbreuk op artikel 7, lid 1, waarin staat dat "(…) [p]ersonale gegevens alleen binnen of aan andere communautaire instellingen of organen mogen worden doorgegeven indien de gegevens noodzakelijk zijn voor de rechtmatige uitvoering van taken die onder de bevoegdheid van de ontvanger vallen".

Volgens klager waren deze punten reeds het voorwerp geweest van een klacht die hij op 27 november 2002 bij de Commissie had ingediend en waarvoor de Commissie op 18 december 2002 een ontvangstbevestiging had gestuurd. Op 19 december 2002 heeft klager de Commissie nog een e-mail gestuurd met de vraag wanneer zijn klacht door de bevoegde diensten was geregistreerd (3). Later op dezelfde dag antwoordde de Commissie klager per e-mail, ondertekend door het hoofd van eenheid SG/B/2. In dit antwoord verklaarde de Commissie dat de instelling reeds had geantwoord op de beweringen van klager in haar brief van 11 november 2002, ondertekend door de secretaris-generaal, en dat de Commissie het, gezien het feit dat hij een klacht bij de Ombudsman had ingediend, niet passend achtte verder met klager te corresponderen.

In zijn brief van 18 maart 2003 aan de voorzitter van de Europese Commissie verzocht de Ombudsman de Commissie advies uit te brengen over de volgende beschuldigingen:

- klager beweerde dat de Commissie bij de behandeling van zijn verzoek om toegang tot documenten de beginselen van goed administratief gedrag niet in acht had genomen.

- schending van Verordening (EG) nr. 45/2001 door de gemachtigden van de Commissie die de instelling vertegenwoordigen in zaak Y. Volgens klager was deze bewering het voorwerp geweest van een brief van 27 november 2002 die hij aan de Commissie had gezonden en waarop de instelling niet had geantwoord.

In zijn inleidende brief aan de Commissie wees de Ombudsman erop dat, met betrekking tot de eerste bewering, aangezien het Gerecht van eerste aanleg een zaak (Y)(4) betreffende een verzoek om toegang tot dezelfde documenten behandelde, het onderzoek van de Ombudsman beperkt was tot de administratieve behandeling door de Commissie van het verzoek van klager en geen betrekking had op de inhoudelijke vraag of de weigering van toegang door de Commissie gerechtvaardigd was. Klager werd hiervan in kennis gesteld.

Het onderzoek

Advies van de Europese Commissie

In haar advies over de klacht herinnerde de Commissie aan de feiten die aan de klacht ten grondslag lagen. De instelling wees erop dat toen klager op 16 september 2001 zijn verzoek om toegang tot documenten had ingediend, Verordening (EG) nr. 1049/2001 nog niet van kracht was en dat documenten van derden overeenkomstig de aan besluit 94/90 gehechte gedragscode niet openbaar konden worden gemaakt. In haar verdere brieven van 7 november 2001, 20 december 2001 en 1 februari 2002 deelde de Commissie klager mee dat zijn verzoek principiële vragen opriep met betrekking tot de tenuitvoerlegging van de regels inzake toegang tot documenten die de instelling op dat moment onderzocht. De Commissie kon hem toen dus geen ander antwoord geven dan het antwoord dat hem op 27 september 2001 door het directoraat-generaal Concurrentie was gegeven, toen zij het verzoek van klager om toegang tot documenten had afgewezen.

De Commissie verwees ook naar het feit dat op 4 december 2001 een verzoek om toegang tot dezelfde door klager gevraagde documenten was ingediend door een van zijn cliënten, mevrouw M., die haar verzoek had gebaseerd op Verordening (EG) nr. 1049/2001. Directoraat-generaal Concurrentie heeft haar bij brief van 19 december 2001 de toegang tot de gevraagde documenten geweigerd. Op 14 januari 2002 heeft mevrouw M. bij de secretaris-generaal van de Commissie een confirmatief verzoek ingediend. De diensten van de Commissie hadden haar op 1 februari 2002 een voorlopig antwoord toegezonden. Op 11 maart 2002 heeft klager, in zijn hoedanigheid van wettelijke vertegenwoordiger van M., bij het Gerecht van eerste aanleg beroep ingesteld tot nietigverklaring van de beschikking van de Commissie waarbij haar cliënte de toegang tot de gevraagde documenten werd geweigerd.

In een brief van 16 oktober 2002 aan zowel de Europese Commissie als de Ombudsman klaagde klager over de behandeling door de Commissie van zijn verzoek om toegang tot documenten. De Commissie heeft op de punten van klager geantwoord bij brief van 11 november 2002, waarvan een kopie ter informatie aan de Ombudsman is toegezonden. Op 27 november 2002 zond klager een nieuwe brief aan de secretaris-generaal van de Commissie. Aangezien de Commissie van mening was dat klager geen nieuwe elementen had aangevoerd met betrekking tot zijn eerdere correspondentie met de instelling, heeft zij hem bij brief van 19 december 2002 meegedeeld dat zij het niet passend achtte met hem te blijven corresponderen, mede gelet op het feit dat hij een klacht bij de Ombudsman had ingediend.

Met betrekking tot de bewering van klager in zijn klacht dat de Commissie bij de behandeling van zijn verzoek om toegang tot documenten de beginselen van goed administratief gedrag niet in acht had genomen, aangezien de instelling hem geen uitdrukkelijk antwoord op zijn verzoek had gegeven, benadrukte de Commissie dat, toen klager zijn verzoek indiende, de toepasselijke wetgeving besluit 94/90 was. Op 3 december 2001 is Verordening (EG) nr. 1049/2001 in werking getreden, die sindsdien de rechtsgrondslag vormde voor de uitoefening van het recht van toegang van het publiek tot documenten. In artikel 2, lid 4, van besluit 94/90 is bepaald dat "het uitblijven van een antwoord binnen een maand na de indiening van het verzoek om een nieuw onderzoek een weigering [vormt]". Een soortgelijke bepaling is echter opgenomen in artikel 4, lid 8, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, waarin is bepaald dat "het uitblijven van een antwoord van de instelling binnen de voorgeschreven termijn wordt beschouwd als een negatief antwoord en de aanvrager het recht geeft een gerechtelijke procedure tegen de instelling in te leiden en/of een klacht in te dienen bij de Ombudsman, overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van het EG-Verdrag". De Commissie was derhalve van mening dat het feit dat zij klager geen uitdrukkelijk antwoord op zijn confirmatief verzoek had gegeven, niet als een geval van wanbeheer kon worden beschouwd.

Voorts verwees de Commissie naar de opmerking van klager dat, naar zijn mening, de vertegenwoordiger van de Commissie die de instelling vertegenwoordigt in geval Y Verordening (EG) nr. 45/2001 had geschonden. De Commissie verklaarde dat dit punt voor het eerst aan de orde was gesteld in de brief van klager van 27 november 2002 aan de Ombudsman en dat de Commissie hiervan niet op de hoogte was geweest. Bovendien was de Commissie van mening, dat het aan het Gerecht stond om op dit punt in te gaan, aangezien het een procedure voor het Gerecht betrof. De Commissie was van mening dat de Ombudsman niet bevoegd was om dit aspect van de zaak te behandelen.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie benadrukte klager dat de beschrijving van de feiten door de instelling onjuist was wat betreft het punt van de Commissie dat directoraat-generaal Concurrentie het verzoek van klager om toegang tot documenten van 16 september 2001 had afgewezen. Klager wees erop dat het directoraat-generaal Concurrentie in zijn antwoord van 27 september 2001 had verklaard geen bezwaar te hebben tegen de openbaarmaking van de documenten die het aan de Italiaanse autoriteiten had toegezonden en waarvan het dus de auteur was aan klager. Bovendien was klager van mening dat de brieven van de Commissie van 7 november 2001, 20 december 2001 en 1 februari 2002 geen afwijzing van zijn confirmatief verzoek bevatten, maar slechts antwoorden bevatten waarvan de betekenis niet duidelijk was.

Klager handhaafde in wezen zijn standpunt dat, ondanks het feit dat de Commissie hem had verzekerd dat hij een antwoord zou ontvangen, de instelling niet in overeenstemming met haar verklaringen had gehandeld en de beginselen van behoorlijk bestuur niet had nageleefd.

Wat betreft het aspect van de zaak betreffende het gedrag van de gemachtigden van de Commissie tijdens de procedure voor het Gerecht van eerste aanleg in zaak Y, was klager van mening dat de Ombudsman dit punt kon behandelen. Voorts verklaarde hij dat het op grond van artikel 32 van Verordening (EG) nr. 45/2001 aan het Hof van Justitie en niet aan het Gerecht van eerste aanleg leek om soortgelijke zaken te behandelen.

BESLUIT

1 Behandeling door de Commissie van het verzoek van klager om toegang tot documenten

1.1 Op 16 september 2001 heeft klager bij de Commissie een verzoek om toegang tot documenten ingediend. In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde hij dat de Commissie bij de behandeling van zijn verzoek om toegang tot documenten de beginselen van goed administratief gedrag niet in acht had genomen.

Aangezien het Gerecht van eerste aanleg, toen klager bij de Ombudsman een klacht indiende, een zaak behandelde betreffende een verzoek om toegang tot dezelfde documenten, was het onderzoek van de Ombudsman beperkt tot de administratieve behandeling door de Commissie van het verzoek van klager en had het geen betrekking op de inhoudelijke vraag of de weigering van toegang door de Commissie gerechtvaardigd was.

1.2 In haar advies over de klacht wees de Commissie erop dat de wetgeving die van kracht was toen klager op 16 september 2001 zijn verzoek indiende, Besluit 94/90 inzake de toegang van het publiek tot documenten was. Op 27 september 2001 heeft het directoraat-generaal Concurrentie klager in kennis gesteld van zijn besluit om zijn verzoek af te wijzen. Op 6 oktober 2001 heeft klager bij het secretariaat-generaal van de Commissie een confirmatief verzoek ingediend tegen de weigering van de instelling om hem toegang tot de gevraagde documenten te verlenen. In haar brieven van 7 november 2001, 20 december 2001 en 1 februari 2002 deelde de Commissie klager mee dat het verzoek van klager principiële vragen opriep met betrekking tot de tenuitvoerlegging van de regels inzake toegang tot documenten die de instelling op dat moment onderzocht. De Commissie kon hem toen dus geen ander antwoord geven dan het antwoord dat hem op 27 september 2001 door het directoraat-generaal Concurrentie was gegeven.

In een verdere brief aan zowel de Europese Commissie als de Ombudsman van 16 oktober 2002 klaagde klager (5) over de behandeling door de Commissie van zijn verzoek om toegang tot documenten. De Commissie heeft bij brief van 11 november 2002 op de opmerkingen van klager geantwoord. Op 27 november 2002 zond klager een nieuwe brief aan de secretaris-generaal van de Commissie, waarop de instelling op 19 december 2002 antwoordde.

De Commissie was van mening dat zij bij de behandeling van het verzoek van klager had gehandeld in overeenstemming met de desbetreffende wetgeving. In artikel 2, lid 4, van besluit 94/90 is bepaald dat "het uitblijven van een antwoord binnen een maand na de indiening van het verzoek om een nieuw onderzoek een weigering [vormt]". Het feit dat de Commissie klager geen uitdrukkelijk antwoord op zijn confirmatief verzoek had gegeven, kon niet worden beschouwd als een geval van wanbeheer.

1.3 In zijn opmerkingen bleef klager bij zijn standpunt dat de Commissie bij de behandeling van zijn verzoek om toegang tot documenten de beginselen van behoorlijk bestuur niet in acht had genomen.

1.4 De Ombudsman merkt op dat toen klager in september 2001 bij de Commissie een verzoek om toegang tot documenten indiende en in oktober 2001 een confirmatief verzoek indiende, Besluit 94/90 van kracht was. Volgens artikel 2, lid 4, van dit besluit vormde het uitblijven van een antwoord van de betrokken instelling binnen een maand op een confirmatief verzoek een weigering (6).

1.5 De regel dat het uitblijven van een antwoord op een confirmatief verzoek een negatieve beslissing vormt, heeft tot doel de betrokkene te beschermen tegen verdere vertraging ingeval de autoriteit niet binnen de gestelde termijn handelt. De Ombudsman is echter van mening dat de beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat de instellingen antwoorden op verzoeken van burgers en hun besluiten motiveren. Bovengenoemde regel geeft de autoriteit niet het recht af te wijken van haar verplichting om de beginselen van goed administratief gedrag te volgen (7).

1.6 De Ombudsman is voorts van mening dat, hoewel het uitblijven van een antwoord op een confirmatief verzoek een verzoeker niet belet een gerechtelijke procedure in te leiden of zijn verzoek bij de Ombudsman in te dienen, de klager in een dergelijk geval niet zou kunnen weten op welke materiële gronden de weigering om toegang te verlenen was gebaseerd. Het uitblijven van een antwoord op een confirmatief verzoek zou dus afbreuk kunnen doen aan het vermogen van de verzoeker om zijn zaak voort te zetten.

1.7 De Ombudsman is derhalve van mening dat het uitblijven van een met redenen omkleed antwoord van de Commissie op het confirmatief verzoek van klager een geval van wanbeheer vormt.

1.8 De Ombudsman merkt voorts op dat klager heeft betoogd dat de Commissie hem bij verschillende gelegenheden had beloofd hem een schriftelijk antwoord te geven op zijn confirmatief verzoek van 6 oktober 2001. De bewijsstukken waarover de Ombudsman beschikt, bevestigen dat dit inderdaad het geval was. De Ombudsman merkt voorts op dat de Commissie dit punt niet heeft betwist. De Ombudsman is derhalve van mening dat het feit dat de Commissie niet heeft geantwoord op het confirmatief verzoek van klager, hoewel zij dit had toegezegd, een geval van wanbeheer vormt.

1.9 De Ombudsman zal daarom een kritische opmerking maken over de gevallen van wanbeheer die in de punten 1.7 en 1.8 worden beschreven.

2 Vermeende schending van Verordening (EG) nr. 45/2001 door ambtenaren van de Commissie

2.1 In zijn klacht beweerde klager dat de gemachtigden van de Commissie die de instelling vertegenwoordigen in zaak Y, Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens hadden geschonden. Volgens klager was deze bewering het voorwerp geweest van een brief van 27 november 2002 die hij aan de Commissie had gezonden en waarop de instelling niet had geantwoord.

2.2 In haar standpunt stelde de Commissie dat klager dit punt voor het eerst aan de orde had gesteld in zijn brief van 27 november 2002 aan de Ombudsman en dat de Commissie hiervan niet op de hoogte was. Bovendien was de Commissie van mening dat het aan het Gerecht stond om dit punt te behandelen, aangezien het een procedure voor het Gerecht betrof. De Commissie was van mening dat de Ombudsman niet bevoegd was om dit aspect van de zaak te behandelen.

2.3 In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn standpunt over dit aspect van de zaak en was hij van mening dat de Ombudsman bevoegd was om deze bewering te behandelen.

2.4 Krachtens artikel 195 van het Verdrag kan de Europese Ombudsman klachten ontvangen van iedere burger van de Unie of iedere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat over gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen of organen, met uitzondering van het Hof van Justitie en het Gerecht van eerste aanleg in hun gerechtelijke rol.

Wat de onderhavige zaak betreft, lijkt het erop dat de bewering van klager geen betrekking heeft op de gerechtelijke activiteit van het Hof, maar op het gedrag van de vertegenwoordigers van de Commissie in het kader van de desbetreffende procedure. De Ombudsman is derhalve van mening dat de uitzondering van artikel 195 van het Verdrag niet van toepassing is op de onderhavige zaak.

2.5 Wat betreft het punt van de Commissie dat zij niet op de hoogte was van de brief van klager van 27 november 2002, blijkt uit de informatie waarover de Ombudsman beschikte dat deze brief zowel aan de Ombudsman als aan de Commissie was gericht. De Ombudsman ging er derhalve van uit dat de Commissie de brief had ontvangen. Op basis hiervan achtte de Ombudsman dit aspect van de zaak ontvankelijk bij het openen van zijn onderzoek naar de onderhavige klacht. In ieder geval werd de Commissie door de Ombudsman bij brief van 18 maart 2003 op de hoogte gebracht van de bewering van klager.

2.6 De Ombudsman merkt op dat de Commissie de inhoud van de kwestie nog niet heeft behandeld. Deze kwestie moet dus nog worden onderzocht. Opgemerkt zij evenwel dat de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming, een onafhankelijk toezichthoudend orgaan als bedoeld in artikel 286 van het EG-Verdrag, bij besluit van het Europees Parlement en de Raad van 22 december 2003 (8) is benoemd, dat wil zeggen nadat de onderhavige klacht was ingediend. Overeenkomstig artikel 1 van Verordening (EG) nr. 45/2001 ziet de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming erop toe dat de fundamentele rechten en vrijheden van natuurlijke personen, en met name hun recht op privacy, bij de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen worden geëerbiedigd.

Gezien de omstandigheden van de onderhavige zaak is de Ombudsman van mening dat de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming de meest geschikte autoriteit is om de bewering van klager te behandelen.

Op basis hiervan is de Ombudsman van mening dat er geen redenen zijn om zijn onderzoek naar dit aspect van de zaak voort te zetten. De klager zou zich derhalve met betrekking tot dit aspect van de zaak tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming kunnen wenden.

2 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht moeten de volgende kritische opmerkingen worden gemaakt:

1 De regel dat het uitblijven van een antwoord op een confirmatief verzoek een negatieve beslissing vormt, heeft tot doel de betrokkene te beschermen tegen verdere vertraging ingeval de autoriteit niet binnen de gestelde termijn handelt. De Ombudsman is echter van mening dat de beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat de instellingen antwoorden op verzoeken van burgers en hun besluiten motiveren. Bovengenoemde regel geeft de autoriteit niet het recht af te wijken van haar verplichting om de beginselen van goed administratief gedrag te volgen.

De Ombudsman is voorts van mening dat, hoewel het uitblijven van een antwoord op een confirmatief verzoek een verzoeker niet belet een gerechtelijke procedure tegen de instelling in te leiden of zijn verzoek voor de Ombudsman in te dienen, de klager in een dergelijk geval niet zou kunnen weten op welke materiële gronden de weigering om toegang te verlenen was gebaseerd. Het uitblijven van een antwoord op een confirmatief verzoek zou dus afbreuk kunnen doen aan het vermogen van de verzoeker om zijn zaak voort te zetten.

De Ombudsman is derhalve van mening dat het verzuim van de Commissie om een met redenen omkleed antwoord te geven op het confirmatief verzoek van klager een geval van wanbeheer vormt.

2 De Ombudsman merkt voorts op dat klager heeft betoogd dat de Commissie hem bij verschillende gelegenheden had beloofd hem een schriftelijk antwoord te geven op zijn confirmatief verzoek van 6 oktober 2001. De bewijsstukken waarover de Ombudsman beschikt, bevestigen dat dit inderdaad het geval was. De Ombudsman merkt voorts op dat de Commissie dit punt niet heeft betwist. De Ombudsman is derhalve van mening dat het feit dat de Commissie niet heeft geantwoord op het confirmatief verzoek van klager, hoewel zij dit had toegezegd, een geval van wanbeheer vormt.

Aangezien deze aspecten van de zaak betrekking hebben op procedures in verband met specifieke gebeurtenissen in het verleden, is het niet passend te streven naar een minnelijke schikking van de zaak. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Dit verzoek is ingediend op grond van Besluit 94/90/CECA, EEG, Euratom van de Commissie van 8 februari 1994, dat op dat moment van kracht was.

(2) Publicatieblad L 8 van 12 januari 2001, blz. 1-22.

(3) In een brief van 14 januari 2003 aan de Ombudsman legde klager uit dat dit verzoek was gedaan met het oog op de vaststelling van de termijn waarbinnen de Commissie op zijn klacht had moeten reageren.

(4) (nog niet gepubliceerd in ECR).

(5) Deze brief werd geregistreerd als klacht met kenmerk 1810/2002/IP, die de Ombudsman op 11 december 2002 heeft afgesloten (blz. 2 en 3 van dit besluit).

(6) Een soortgelijke bepaling is opgenomen in artikel 8, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31 mei 2001, blz. 43-48), volgens hetwelk een verzuim van de instelling om binnen de voorgeschreven termijn te antwoorden als een negatief antwoord wordt beschouwd.

(7) De Ombudsman heeft een soortgelijk standpunt ingenomen in de zaken 1479/99/(OV)MM en 729/2000/OV betreffende het niet beantwoorden van een klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut. De teksten van deze besluiten zijn te vinden op de website van de Ombudsman:
http://www.ombudsman.europa.eu/decision/nl/991479.htm
http://www.ombudsman.europa.eu/decision/nl/000729.htm

(8) PB L 12 van 17 januari 2004, blz. 47.