Straatsburg, 8 oktober 2004

Geachte heer X.,

Op 30 januari 2003 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over een TACIS-contract.

Op 3 maart 2003 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft op 2 mei 2003 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 30 juni en 1 juli 2003 hebt toegezonden.

Op 17 oktober 2003 heb ik de voorzitter van de Commissie schriftelijk verzocht om een minnelijke schikking van uw klacht. De Commissie heeft haar antwoord op 14 november 2003 toegezonden. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 1 april 2004 hebt toegezonden.

U hebt mijn diensten op 6 maart 2003, 10 juni 2003 en 27 oktober 2003 om inlichtingen over het onderzoek verzocht.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de relevante feiten, samengevat, als volgt:

Klager is de voorzitter en algemeen directeur van onderneming Y, waaraan een TACIS-dienstverleningscontract is gegund. Aan het einde van het contract diende klager bij de Commissie resterende facturen in voor een totaalbedrag van 71 022,81 EUR, die de Commissie weigerde te betalen. Deze facturen hebben betrekking op vier elementen. Het standpunt van de klager met betrekking tot elk van deze elementen wordt hieronder uiteengezet:

- de betaling van honoraria en dagvergoedingen voor een tolk (6 370 EUR):

De tolk was de vrouw van de teamleider. Ze was hooggekwalificeerd voor de baan en had al voor vergelijkbare TACIS-projecten gewerkt toen ze getrouwd was met de teamleider. Geen enkele regel in de Europese Unie verbiedt de indienstneming van familieleden van deskundigen.

- de betaling van de kosten voor het gebruik van een personenvoertuig (3 274,50 EUR):

Deze uitgaven werden goedgekeurd door de Task Manager. De Commissie aanvaardt gewoonlijk het gebruik van een persoonlijk voertuig in plaats van een gehuurd voertuig. Bovendien is een dergelijke praktijk in het financiële belang van de Commissie.

- de betaling van een deel van de honoraria en uitgaven op het begrotingsonderdeel "Opleidings- en studiereizen" (9 578,31 EUR):

Het opleidingsprogramma werd onderverdeeld in 10 afzonderlijke opleidingsactiviteiten. Elke afzonderlijke activiteit moest door de taakbeheerder worden goedgekeurd, samen met het bijbehorende gedetailleerde budget. In sommige gevallen werd het budget voor sommige posten van deze afzonderlijke activiteiten overschreden. Het totale bedrag van de begrotingslijn voor elke afzonderlijke activiteit werd echter nooit overschreden.

- de betaling van extra achtervang(1) dagen (51 800 EUR):

Het bod van klager omvatte 49 dagen van achtervang. De Task Manager heeft bij de ondertekening van het contract een vermindering van het aantal backstopdagen opgelegd van 49 naar 21.

Vertragingen bij de goedkeuring van de afzonderlijke activiteiten door de taakbeheerder hebben geleid tot een toename van de backstopdagen en van de uitgaven.

Op 20 augustus 2002 heeft de Commissie geweigerd de resterende facturen te betalen. Op 4 november 2002 heeft de Commissie de eindfactuur (94 099,60 EUR), waarin het litigieuze bedrag van 71 022,81 EUR niet was begrepen, betaald en de overeenkomst gesloten.

Klager beweert dat de Commissie de betaling van de facturen niet mag weigeren omdat de betrokken uitgaven subsidiabel zijn op grond van het TACIS-contract. Hij vordert betaling door de Commissie van een bedrag van 71 022,81 EUR, vermeerderd met vertragingsrente.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

Samenvattend wordt in het advies van de Commissie het volgende opgemerkt:

De overeenkomst tussen de Commissie en een consortium bestaande uit de ondernemingen Y en Z ging op 20 december 1999 van start en had een aanvankelijke looptijd van 24 maanden. Er werd een verlenging van 2 maanden verleend en het project liep af op 19 februari 2002.

Betaling van tolkenvergoedingen en dagvergoedingen

Tijdens de aanvangsfase van het project werd opgemerkt dat het projectpersoneel van plan was de vrouw van de teamleider in dienst te nemen. Binnen TACIS bestaat al geruime tijd de gewoonte om niet toe te staan dat leden van de families van westerse projectmedewerkers voor hetzelfde project worden aangeworven. De aanwervingsprocedures voor dergelijke gewilde lokale functies moeten eerlijk en transparant zijn en vanuit lokaal perspectief als zodanig worden beschouwd.

Op 7 april 2000 werd klager door de taakbeheerder meegedeeld dat de echtgenote van de teamleider niet aan dit project mocht deelnemen. De Commissie deelde klager ook mee dat het geen probleem zou zijn als de vrouw van de teamleider een functie zou vervullen bij een ander project, omdat haar vaardigheden als tolk nooit in twijfel werden getrokken. De Commissie is van mening dat haar latere benoeming niet aanvaardbaar is en niet kan worden gerechtvaardigd.

Betaling voor voertuiggebruik

De huur van een voertuig voor het vervoer van een studiereisgroep werd bij brief van 28 juni 2000 goedgekeurd op basis van een bedrag van 3 275 EUR. Dit cijfer zou normaal gesproken zijn gebaseerd op een offerte van het autoverhuurbedrijf aan de contractant. Dergelijke kosten zijn vergoedbare kosten en worden dus slechts vergoed tot het bedrag van de voorafgaande goedkeuring op basis van de overlegging van het betalingsbewijs, d.w.z. de factuur van de autoverhuurder.

Klager huurde geen voertuig bij een autoverhuurbedrijf en gebruikte in plaats daarvan een van zijn eigen voertuigen en factureerde de kosten aan de Commissie op basis van een schatting van 1,77 EUR per kilometer. Uit de uitsplitsing van de prijzen van 15 juni 2000 die de klager aan de Commissie heeft toegezonden, blijkt dat de kosten gebaseerd waren op een door de Franse belastingautoriteiten vastgesteld officieel kilometertarief. De door deze autoriteiten goedgekeurde tarieven zijn echter lager, met een maximumtarief van 0,6339 EUR per kilometer.

De Commissie heeft de betaling van deze kosten derhalve afgewezen.

Opleidings- en studiereizenbudget

Voor opleidings- en studiereizen moeten een gedetailleerd programma en een uitsplitsing van de kosten ter voorafgaande schriftelijke goedkeuring aan de aanbestedende dienst worden voorgelegd overeenkomstig bijlage D bij het contract. Op basis hiervan wordt een maximumbedrag goedgekeurd. Het is de verantwoordelijkheid van de contractant om dit maximaal goedgekeurde bedrag te handhaven. Indien de contractant zich door onverwachte omstandigheden realiseert dat het goedgekeurde bedrag kan worden overschreden, kan hij goedkeuring vragen voor een gewijzigde begroting en een maximumbedrag. In dit geval heeft de contractant niet om wijzigingen van de goedgekeurde maximumbedragen verzocht, hoewel de overbestedingen in sommige gevallen aanzienlijk waren en hadden moeten worden opgemerkt. Het feit dat er op sommige andere opleidings- en studiereisactiviteiten werd bespaard, is niet relevant. De Commissie kon geen contractuele rechtvaardiging vinden voor de aanvullende gevorderde bedragen.

Betaling van extra backstopdagen

De Commissie verzocht om een hertoewijzing binnen de vergoedingen, aangezien het aantal dagen dat de projectdirecteur werd gevraagd voor achtervangmaatregelen in Europa (49 werkdagen) buitensporig werd geacht en groter was dan het aantal dagen dat voor soortgelijke projecten werd gevraagd. De contractant aanvaardde een vermindering van 28 dagen en deze 28 dagen werden opnieuw toegewezen aan de teamleider (+ 23 dagen) en de deskundigen op korte termijn (+ 5 dagen). Er was dus geen vermindering van het totale aantal westerse (of lokale) mandagen. Dergelijke kleine hertoewijzingen waren in 1999 gebruikelijk en de contractant had geen bezwaar, aangezien het totale aantal belastbare dagen gelijk bleef.

Er waren geen onredelijke vertragingen bij de goedkeuring van individuele opleidingsaanvragen. De contractant wenste een globale goedkeuring van de Commissie om gebruik te maken van de toewijzing voor opleidings- en studiereizen van 400 000 EUR, terwijl het de praktijk is dat elke opleidingsactiviteit en studiereis afzonderlijk moet worden goedgekeurd. De projectdirecteur heeft altijd vraagtekens geplaatst bij de noodzaak van dergelijke individuele goedkeuringen en vond het jammer dat hij de gevraagde informatie moest verstrekken. Dit resulteerde in omvangrijke correspondentie en vertragingen. Na ontvangst van de naar behoren ingevulde verzoeken werden de goedkeuringen in alle gevallen binnen enkele dagen verleend. Daarom is de Commissie van mening dat het verzoek om extra achtervangdagen niet gerechtvaardigd is.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen heeft klager kort samengevat de volgende punten naar voren gebracht:

Betaling van tolkenvergoedingen en dagvergoedingen

Anders dan de Commissie stelt, werd de tolk aangeworven vanaf het begin van het project op 20 december 1999 en werd hij betaald van 20 december 1999 tot 7 april 2000, toen klager door de Commissie ervan in kennis werd gesteld dat zij niet kon worden aangeworven omdat zij de echtgenote van de teamleider was. Later werd ze gerekruteerd voor een missie van twee weken in Frankrijk.

De Commissie verwijst naar een reeds lang bestaande praktijk, die echter ongeschreven is. Een dergelijke praktijk is in strijd met de beginselen van werkgelegenheid en mensenrechten in de Europese Unie. De klager kan aantonen dat deze praktijk niet eerder bestond of niet werd toegepast op andere TACIS-projecten.

Betaling voor voertuiggebruik

Voor de betaling van vergoedbare kosten is geen factuur van een externe onderneming vereist. Klager heeft eerder voor de Commissie gewerkt en weet dat een intern document, zoals een betalingsverbintenisverklaring of een interne kostennota, volstaat.

Wat het officiële tarief per kilometer betreft, verwijst klager naar het officiële tarief voor een voertuig met chauffeur. Voorts wijst klager erop dat de Commissie de kosten van het gebruik van het voertuig nooit in twijfel heeft getrokken voordat de klacht bij de Europese Ombudsman werd ingediend. De klager zou bereid zijn de prijs te heroverwegen indien de Commissie deze buitensporig zou achten.

Opleidings- en studiereizenbudget

Volgens klager is het absoluut onmogelijk om voor elke begrotingslijn nauwkeurige prognoses te maken. De prognoses kunnen alleen globaal zijn voor elk specifiek programma. Ze zijn altijd nageleefd voor elk van de 10 trainings- en studiereizenprogramma's. Sommige begrotingslijnen werden in sommige programma's overschreden, terwijl andere onder het maximumbedrag lagen. Klager gebruikte slechts 95,5 % van het totale bedrag (400 000 EUR) voor opleidings- en studiereizen.

Betaling van extra backstopdagen

De offerte van klager werd beoordeeld met een eindscore van 100 %. Er was dus geen behoefte aan een herverdeling binnen de vergoedingen. Het aantal backstopdagen is rechtstreeks gekoppeld aan het aantal manmaanden van technische deskundigen. Het aantal in het oorspronkelijke bod was redelijk.

Klager is van mening dat het niet in zijn belang was de noodzaak van individuele goedkeuring van opleidingsactiviteiten in twijfel te trekken.

Volgens de klager is het aanvangsverslag een actualisering van de oorspronkelijke inschrijving met het oog op de situatie aan het begin van het project. Maar de eerste inschrijving omvatte een gedetailleerd programma van elk programma voor opleidings- en studiereizen. De aan de Task Manager verstrekte documenten voldeden aan de verzoeken. Het probleem was dat de taakbeheerder systematisch weigerde rekening te houden met de vergoedingen voor opleiders in de begrotingslijn "opleiding". Dit leidde ertoe dat klager verzocht om een vergadering met het eenheidshoofd en de taakbeheerder. De vergadering vond plaats op 6 december 2000 en het eenheidshoofd besliste in het voordeel van klager. Vanaf die datum werden de opleidings- en studiereizenprogramma's goedgekeurd door de Task Manager. Bijgevolg moeten de vertragingen bij de goedkeuring van alle opleidingsactiviteiten worden meegeteld vanaf het einde van het aanvangsverslag. De klager illustreert de vertragingen bij de goedkeuringen door het projectbeoordelingsverslag nr. 9 van het monitoringteam en een uitwisseling van e-mails tussen de projectdirecteur en de taakbeheerder te citeren.

Concluderend is klager van mening dat er sprake was van administratieve onregelmatigheden, oneerlijkheid en discriminatie, machtsmisbruik, gebrek aan of achterhouden van informatie, gebrek aan communicatie en onnodige vertragingen.

De prestaties van de OMBUDSMAN om een vriendelijke oplossing te vinden

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager was de Ombudsman niet van mening dat de Commissie adequaat had gereageerd op alle aantijgingen van klager. Overeenkomstig artikel 3, lid 5, van het Statuut(2) heeft hij de voorzitter van de Commissie derhalve schriftelijk verzocht een minnelijke schikking voor te stellen op basis van de volgende analyse van de geschilpunten tussen klager en de Commissie.

1 De stelling dat de Commissie de betaling van de facturen niet mag weigeren omdat de uitgaven subsidiabel zijn

1.1 Klager beweert dat de Commissie de betaling van de facturen niet mag weigeren omdat de betrokken uitgaven subsidiabel zijn op grond van het TACIS-contract. Hij vordert betaling door de Commissie van een bedrag van 71 022,81 EUR, vermeerderd met vertragingsrente.

1.2 De Commissie is van mening dat er geen juridische gronden zijn om het door klager gevorderde bedrag te betalen.

De Ombudsman merkt op dat de bewering van klager betrekking heeft op vier verschillende soorten uitgaven, die elk afzonderlijk zullen worden behandeld:

De betaling van honoraria en dagvergoedingen voor een tolk

1.3 Klager voert aan dat de tolk aan het begin van het project is aangeworven en dat er in de Europese Unie geen regel bestaat die de indienstneming van familieleden van deskundigen verbiedt.

1.4 De Commissie legt uit dat TACIS al geruime tijd niet toestaat dat familieleden van westerse projectmedewerkers voor hetzelfde project worden aangeworven. Bovendien werd klager op 7 april 2000 door de taakbeheerder meegedeeld dat de gekozen tolk, de echtgenote van de teamleider, niet aan dit project mocht deelnemen.

1.5 De Ombudsman is van mening dat het redelijk is dat de Commissie de tewerkstelling van echtgenoten in het kader van TACIS-projecten regelt en merkt in dit verband op dat het Statuut voorziet in onverenigbare tewerkstelling van echtgenoten van ambtenaren van de Europese Gemeenschappen. Uit het bewijsmateriaal waarover de Ombudsman beschikt, blijkt echter dat de Commissie geen regel heeft vastgesteld op grond waarvan gezinsleden van personeel van het Western TACIS-project niet voor hetzelfde project mogen worden aangeworven, noch informatie over haar praktijk in dit verband heeft gepubliceerd.

1.6 De Ombudsman merkt ook op dat de tolk volgens het beschikbare bewijsmateriaal op 20 december 1999 aan het begin van het project is aangeworven en dat de Commissie klager pas op 7 april 2000 heeft meegedeeld dat haar dienstverband onaanvaardbaar was.

1.7 In het licht van het bovenstaande luidt de voorlopige conclusie van de Ombudsman dat de Commissie klager niet tijdig in kennis heeft gesteld van haar praktijk met betrekking tot de aanwerving van familieleden van deskundigen en dat haar weigering om te betalen voor de diensten van de tolk in de periode van 20 december 1999 tot en met 7 april 2000 derhalve onterecht lijkt.

De betaling van de kosten voor het gebruik van een persoonlijk voertuig

1.8 Klager voert aan dat de kosten voor het gebruik van een voertuig zijn goedgekeurd door de Task Manager en dat de Commissie gewoonlijk het gebruik van een persoonlijk voertuig aanvaardt. Bovendien is voor de betaling van vergoedbare kosten geen factuur van een externe onderneming vereist, aangezien een intern document volstaat.

1.9 Volgens de Commissie werd de huur van een voertuig goedgekeurd en werd de klager ervan in kennis gesteld dat dergelijke kosten vergoed kunnen worden tot het bedrag van de voorafgaande goedkeuring na overlegging van het betalingsbewijs. Klager huurde echter geen voertuig, maar gebruikte in plaats daarvan een van zijn eigen voertuigen. De Commissie voert ook aan dat uit de uitsplitsing van de prijzen die de klager als ondersteunend bewijs van deze kosten heeft verstrekt, blijkt dat het tarief per kilometer dat wordt gebruikt om de kosten van het gebruik van het voertuig te beoordelen, niet overeenkomt met het door de Franse belastingdienst officieel gepubliceerde tarief, dat lager is.

1.10 De Ombudsman merkt op dat de praktijk die bekend is bij klager, die eerder met de Commissie heeft samengewerkt, is dat een persoonlijk voertuig kan worden gebruikt zolang wordt aangetoond dat het voertuig voor het project is gebruikt.

1.11 De voorlopige conclusie van de Ombudsman is derhalve dat de uitleg van de Commissie om de betaling van het gebruik van een personenvoertuig af te wijzen, de mogelijkheid om de kosten van het gebruik van een voertuig terug te betalen, niet uitsluit. Enerzijds heeft de Commissie niet betwist dat er tijdens de uitvoering van eerdere contracten een andere praktijk bestond tussen de Commissie en de klager. Anderzijds lijkt het argument van de Commissie met betrekking tot het door klager in rekening gebrachte kilometertarief te impliceren dat deze kosten kunnen worden vergoed. De weigering van de Commissie om de kosten van het gebruik van een voertuig te vergoeden, lijkt dus ongerechtvaardigd.

Opleidings- en studiereizenbudget

1.12 Klager voert aan dat elke afzonderlijke opleidingsactiviteit door de taakbeheerder met het bijbehorende budget is goedgekeurd. Het budget van deze afzonderlijke activiteiten werd in sommige gevallen overschreden, maar het totale bedrag van de begrotingslijn werd nooit overschreden.

1.13 Volgens de Commissie waren de overbestedingen in sommige gevallen aanzienlijk en is het niet relevant dat er op sommige andere opleidings- en studiereisactiviteiten werd bespaard.

1.14 De Ombudsman neemt nota van het argument van de Commissie dat een speciale procedure van toepassing is op de goedkeuring van een gewijzigde begroting en dat klager niet om dergelijke wijzigingen heeft verzocht. Klager gaf geen commentaar op het argument van de Commissie.

1.15 In het licht van het bovenstaande is de voorlopige conclusie van de Ombudsman dat de Commissie een coherente en redelijke uiteenzetting heeft gegeven van de redenen waarom zij van mening is dat de desbetreffende kosten niet kunnen worden vergoed.

Betaling van extra backstopdagen

1.16 Klager voert aan dat vertragingen bij de goedkeuring door de taakbeheerder van de afzonderlijke opleidingsactiviteiten hebben geleid tot een toename van het aantal achtervangdagen en van de uitgaven. Klager heeft bewijs geleverd van de vertragingen die hij heeft ondervonden.

1.17 De Commissie verklaart dat zij om een herverdeling binnen de vergoedingen heeft verzocht, aangezien het aantal achtervangdagen buitensporig werd geacht en hoger was dan dat voor soortgelijke projecten. De Commissie stelt dat er geen onredelijke vertragingen waren bij de goedkeuring van individuele opleidingsaanvragen.

1.18 De Ombudsman merkt op dat de Commissie naar haar mening geen enkel ondersteunend bewijs heeft geleverd met betrekking tot de tijd die het kostte om individuele opleidingsverzoeken goed te keuren. De voorlopige conclusie van de Ombudsman is derhalve dat de Commissie nog geen coherente en redelijke uiteenzetting heeft gegeven van de rechtsgrondslag voor haar optreden en van de redenen waarom zij van mening is dat haar standpunt over de contractuele positie gerechtvaardigd is.

Het voorstel voor een minnelijke schikking

De Europese Ombudsman stelde voor dat de Commissie zou kunnen overwegen haar besluit om de door klager ingediende facturen voor de betaling van tolkkosten en dagvergoedingen, van het gebruik van voertuigen en vangnet voor extra dagen niet terug te betalen, te herzien, vermeerderd met passende rente.

Antwoord van de Commissie

In antwoord op het voorstel van de Ombudsman heeft de Commissie de volgende punten naar voren gebracht:

De betaling van honoraria en dagvergoedingen voor een tolk

De Commissie heeft geen regel vastgesteld op grond waarvan leden van de families van het personeel van het Western Tacis-project niet voor hetzelfde project mogen worden aangeworven, noch heeft zij informatie over haar praktijk op dit gebied gepubliceerd. Het is echter een constante praktijk onder taakmanagers om de aanwerving van dergelijke familieleden niet toe te staan, wanneer een familierelatie bekend was. Aangezien dergelijk personeel normaal gesproken wordt aangeworven als ondersteunend personeel, waarvoor geen voorafgaande goedkeuring door de Commissie vereist is, en aangezien dergelijk personeel normaal gesproken niet in contracten wordt "genoemd", is het bovendien mogelijk dat sommige personeelsleden zijn aangeworven voor andere projecten, zonder medeweten van de Commissie.

De Commissie is van mening dat de niet-betaling voor de diensten van dezelfde tolk tussen de start van het project op 20 december 1999 en 7 april 2000 geen deel uitmaakte van de oorspronkelijke klacht van klager. Bovendien is het niet juist, aangezien geen enkel deel van de gevorderde vergoedingen voor tolkendiensten voor deze periode door de Commissie is afgewezen. De kosten van de geclaimde tolken voor deze periode werden volledig betaald, hoewel de tolken voor wie de diensten in rekening werden gebracht, niet op de factuur van de contractant waren vermeld.

De betaling van de kosten voor het gebruik van een persoonlijk voertuig

De basis voor de afwijzing van de gedeclareerde kosten was dat de goedkeuring duidelijk gebaseerd was op een voor vergoeding in aanmerking komende kosten. Voor de betaling van vergoedbare kosten is normaal gesproken een factuur van een externe onderneming vereist. Eventuele afwijkingen worden alleen in uitzonderlijke gevallen toegestaan, op voorafgaand verzoek van de contractant en rekening houdend met de bijzondere omstandigheden van het geval.

Hoewel de Commissie van mening is dat er geen wettelijke of contractuele rechtvaardiging bestaat voor de betaling van dit gevorderde bedrag, zou zij ermee kunnen instemmen deze kosten terug te betalen als deze gebaseerd zijn op het officiële kilometertarief zoals vastgesteld door de Franse belastingdienst, d.w.z. 0,6339 EUR per kilometer. De Commissie verwacht een nieuwe factuur met een op die basis herberekend bedrag.

Betaling van extra backstopdagen

Voor elke opleiding/studiereisactiviteit moesten individuele aanvragen worden ingediend. Elke afzonderlijke indiening en elk afzonderlijk verzoek om goedkeuring had het volgende moeten omvatten:

- het programma van de opleidingsactiviteit/studiereis (belangrijkste te behandelen onderwerpen, locatie(s), duur, voorgestelde data);

- de lijst van de voorgestelde deelnemers en hun beroepsposities;

- het voorgestelde budget van de opleidingsactiviteit/studiereis.

Zodra een naar behoren ingevuld verzoek voor een opleidings- of studiereisactiviteit was ingediend, was er geen onnodige vertraging bij het toezenden van de kennisgeving van goedkeuring aan de contractant. De Commissie heeft informatie uit de projectdossiers gehaald en bij haar antwoord een tabel gevoegd met de titel "Samenvatting van de uitvoering van het opleidingspakket" over de tijd die het kostte om individuele opleidingsaanvragen goed te keuren. De Commissie is van mening dat zij aantoont dat er geen onredelijke vertraging is opgetreden bij de goedkeuring van de verzoeken van de contractant.

Opmerkingen van klager

Klager verklaarde het niet eens te zijn met het voorstel van de Commissie met betrekking tot de betaling van de kosten voor het gebruik van een personenvoertuig.

Wat de vertraging bij de goedkeuring van opleidingsaanvragen betreft, is de door de Commissie verstrekte informatie volgens klager onjuist.

BESLUIT

1 Inleidende opmerkingen

1.1 De onderhavige zaak betreft een geschil dat voortvloeit uit een TACIS-overeenkomst tussen klager en de Commissie. Aan het einde van het contract diende klager bij de Commissie resterende facturen in voor een totaalbedrag van 71 022,81 EUR, die de Commissie weigerde te betalen.

1.2 In veel lidstaten behandelt de Ombudsman geen contractuele geschillen, hetzij vanwege de algemene kenmerken van dergelijke overeenkomsten volgens het nationale recht, hetzij omdat de wet tot instelling van het mandaat van de Ombudsman contractuele aangelegenheden uitdrukkelijk uitsluit. Zoals vermeld in het jaarverslag 1995, is een deel van de opdracht van de Europese Ombudsman het helpen verlichten van de lasten van geschillen, door vriendschappelijke oplossingen te bevorderen en door aanbevelingen te doen die de noodzaak van gerechtelijke procedures vermijden. De Europese Ombudsman behandelt derhalve klachten over wanbeheer die voortvloeien uit contractuele betrekkingen.

1.3 De Ombudsman tracht echter niet vast te stellen of er sprake is van contractbreuk door een van beide partijen. Deze vraag zou alleen effectief kunnen worden behandeld door een bevoegde rechter, die de mogelijkheid zou hebben om de argumenten van de partijen met betrekking tot het relevante nationale recht te horen en om tegenstrijdig bewijsmateriaal over betwiste feitelijke kwesties te beoordelen. Met het oog op behoorlijk bestuur moet een overheidsinstantie die betrokken is bij een contractueel geschil met een particuliere partij de Ombudsman echter altijd een samenhangend overzicht kunnen geven van de rechtsgrondslag voor haar optreden en van de redenen waarom zij van mening is dat haar standpunt over de contractuele positie gerechtvaardigd is.

2 De stelling dat de Commissie de betaling van de facturen niet mag weigeren omdat de uitgaven subsidiabel zijn

2.1 Klager beweert dat de Commissie de betaling van de facturen niet mag weigeren omdat de betrokken uitgaven subsidiabel zijn op grond van het TACIS-contract. Hij vordert betaling door de Commissie van een bedrag van 71 022,81 EUR, vermeerderd met vertragingsrente.

2.2 Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager heeft de Ombudsman de voorzitter van de Commissie schriftelijk verzocht overeenkomstig artikel 3, lid 5, van het Statuut een minnelijke schikking voor te stellen.

2.3 De Ombudsman zal het antwoord van de Commissie op het voorstel voor een minnelijke schikking onderzoeken met betrekking tot elk van de vier verschillende soorten uitgaven waarop de klacht betrekking heeft:

De betaling van honoraria en dagvergoedingen voor een tolk

2.4 De Commissie erkent dat zij geen regel heeft aangenomen die de aanwerving van leden van de families van het Western Tacis-projectpersoneel voor hetzelfde project verbiedt, noch informatie over haar praktijk op dit gebied heeft gepubliceerd.

2.5 De Ombudsman is het niet eens met het standpunt van de Commissie dat de niet-betaling van de diensten van een tolk tussen de start van het project op 20 december 1999 en 7 april 2000 geen deel uitmaakte van de oorspronkelijke klacht van klager. De Ombudsman merkt echter op dat klager de verklaring van de Commissie dat zij alle kosten van de gevorderde tolken voor de periode tussen 20 december 1999 en 7 april 2000 heeft betaald, niet heeft weersproken. De Ombudsman is derhalve van mening dat de Commissie nu een redelijke toelichting heeft gegeven op haar standpunt met betrekking tot dit aspect van de klacht.

2.6 De Ombudsman merkt op dat de Commissie bevestigt dat zij geen regel heeft vastgesteld op grond waarvan leden van de families van het personeel van het westelijke TACIS-project niet voor hetzelfde project mogen worden aangeworven, noch informatie over haar praktijk in dit verband heeft gepubliceerd. Bovendien erkende de Commissie dat het mogelijk is dat in sommige gevallen familieleden voor hetzelfde project zijn aangeworven. De Ombudsman is van mening dat het passend is dat de Commissie de tewerkstelling van gezinsleden regelt in het kader van projecten zoals TACIS, maar wijst erop dat de doelstellingen van een dergelijke regeling in de toekomst beter kunnen worden verwezenlijkt, waarbij ook billijkheid en transparantie worden gewaarborgd, door de toegepaste regels en beginselen vast te stellen en er voldoende bekendheid aan te geven. De Ombudsman zal in dit verband hieronder nog een opmerking maken.

De betaling van de kosten voor het gebruik van een persoonlijk voertuig

2.7 De Commissie verklaart dat zij, hoewel zij van mening is dat er geen wettelijke of contractuele rechtvaardiging bestaat voor de betaling van dit gevorderde bedrag, ermee zou kunnen instemmen deze kosten terug te betalen indien zij gebaseerd zijn op het officiële kilometertarief zoals vastgesteld door de Franse belastingdienst, d.w.z. 0,6339 EUR per kilometer. De Commissie verwacht een nieuwe factuur met een op die basis herberekend bedrag.

2.8 Klager deelde de Ombudsman mee dat hij het niet eens is met het voorstel van de Commissie.

2.9 De Ombudsman concludeert dat voor dit aspect van de klacht geen minnelijke schikking kon worden bereikt. Aangezien de Ombudsman van mening is dat de aanpak van de Commissie in antwoord op het voorstel voor een minnelijke schikking op dit punt redelijk lijkt, lijkt verder onderzoek met betrekking tot dit aspect van de klacht niet gerechtvaardigd.

Opleidings- en studiereizenbudget

2.10 De Ombudsman is van mening dat de Commissie een coherente en redelijke uiteenzetting heeft gegeven van de redenen waarom zij van mening is dat de desbetreffende kosten niet kunnen worden vergoed. De Ombudsman constateert derhalve geen wanbeheer door de Commissie met betrekking tot dit aspect van de klacht.

Betaling van extra backstopdagen

2.11 Zodra een naar behoren ingevuld verzoek voor een opleidings- of studiereisactiviteit was ingediend, was er volgens de Commissie geen onnodige vertraging bij het toezenden van de goedkeuringskennisgeving aan de contractant. De Commissie verstrekt bewijsmateriaal over de duur van de goedkeuring van individuele opleidingsaanvragen, waaruit blijkt dat de goedkeuring van de aanvragen van de contractant geen onredelijke vertraging heeft opgelopen. De Commissie is van mening dat er geen rechtvaardiging is voor de betaling van extra achtervangdagen.

2.12 Volgens klager heeft de Commissie de Ombudsman onjuiste informatie over deze kwestie verstrekt.

2.13 De Ombudsman neemt nota van de informatie uit de projectdossiers van de Commissie, die is opgenomen in de tabel "Samenvatting van de uitvoering van het opleidingspakket". Hij merkt op dat de duur van de goedkeuring van individuele opleidingsaanvragen wordt berekend vanaf de datum van ontvangst van naar behoren ingevulde verzoeken en dat uit deze tabel blijkt dat de goedkeuring binnen 1 tot 19 dagen is verleend.

In het licht van het door de Commissie verstrekte aanvullende bewijsmateriaal is de Ombudsman van mening dat de Commissie de Ombudsman nu een coherent verslag heeft verstrekt over de rechtsgrondslag voor haar optreden en waarom zij van mening is dat haar standpunt over de contractuele positie op dit punt gerechtvaardigd is.

3 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht is de Ombudsman van mening dat er geen redenen zijn om zijn onderzoek naar de klacht met betrekking tot de betaling van kosten voor het gebruik van een persoonlijk voertuig voort te zetten en vindt hij geen wanbeheer met betrekking tot de andere aspecten van de klacht. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

BIJZONDERE OPMERKING

De Ombudsman is van mening dat het passend is dat de Commissie de tewerkstelling van gezinsleden regelt in het kader van projecten zoals TACIS, maar wijst erop dat de doelstellingen van een dergelijke regeling in de toekomst beter kunnen worden verwezenlijkt, waarbij ook billijkheid en transparantie worden gewaarborgd, door de toegepaste regels en beginselen vast te stellen en er voldoende bekendheid aan te geven.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Dat wil zeggen, de tijd die de projectdirecteur in de Europese Unie doorbrengt in plaats van in de begunstigde landen.

(2) "Voor zover mogelijk tracht de Ombudsman met de betrokken instelling of het betrokken orgaan een oplossing te vinden om een einde te maken aan het geval van wanbeheer en de klacht te bevredigen."