Geachte heer X,

U heeft een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman tegen Eurojust over bovengenoemde kwestie. U heeft uw bezorgdheid geuit over de wijze waarop een voormalig administratief directeur en de eenheid Personeelszaken (HR) de beoordeling van uw prestaties in het kader van de beoordeling van 2020 hebben uitgevoerd, wat ertoe heeft geleid dat uw prestaties in het beoordelingsverslag van maart 2020 als “onbevredigend” zijn aangemerkt [1].

Nadat u uw rapport had geweigerd en om een herziening had verzocht, vond er een vergadering plaats tussen u, de administratief directeur, een vertegenwoordiger van de HR-eenheid en een ander personeelslid.  In april 2020 heeft de administratief directeur, die optreedt als “beoordelaar in beroep”, een van uw verantwoordingsplichtcompetenties gewijzigd in “efficiënt”, terwijl de algemene prestaties op basis van de andere competenties “onbevredigend” bleven. U heeft in augustus 2020 op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut een administratieve klacht tegen dit besluit ingediend en in november 2020 een antwoord ontvangen, waarbij de administratief directeur, ditmaal als het “tot aanstelling bevoegde gezag”, uw klacht heeft afgewezen.

In uw klacht bij de Ombudsman voerde u aan dat de administratief directeur niet objectief was omdat hij zowel uw “beoordelaar in hoger beroep” was als vervolgens het “tot aanstelling bevoegde gezag” dat het besluit over uw conformiteit nam overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie met betrekking tot deze kwestie. Tegelijkertijd was de administratief directeur, voordat het definitieve besluit over uw beoordeling was genomen, in gesprek met de HR-eenheid over de mogelijke beëindiging van uw dienstverband. U was ook van mening dat bepaalde procedurele rechten niet werden geëerbiedigd door de “ondertekenaar”.

De Ombudsman heeft een onderzoek ingesteld naar het procedurele aspect van uw klacht, namelijk of het volledig in overeenstemming was met het onpartijdigheidsbeginsel dat dezelfde persoon uw zaak behandelde als de beoordelaar in beroep en vervolgens als het tot aanstelling bevoegde gezag.

Bij het openen van ons onderzoek hebben wij u meegedeeld dat er op basis van de in uw klacht verstrekte informatie geen kennelijke beoordelingsfout bleek te zijn in de wijze waarop Eurojust uw klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, inhoudelijk heeft behandeld. Daarbij hebben we gewezen op de ruime beoordelingsmarge waarover de EU-instellingen beschikken bij de beoordeling van de prestaties van hun personeel, zoals vastgesteld in de EU-jurisprudentie [2]. We hebben ook onvoldoende redenen gevonden om een onderzoek in te stellen naar uw bewering dat de medeondertekenaar geen dialoog met u heeft gevoerd (en dus uw “recht om te worden gehoord” niet heeft geëerbiedigd). 

In zijn antwoord aan de Ombudsman in dit onderzoek verduidelijkte Eurojust dat het ten tijde van de beoordelingsronde 2020 bij Eurojust gebruikelijk was dat hetzelfde personeelslid zowel als beoordelaar in beroep als tot aanstelling bevoegd gezag optrad in een beoordelingsronde, waarbij de prestaties van het personeelslid als onbevredigend werden beoordeeld. Eurojust verwees naar de jurisprudentie van de EU [3], volgens welke het tot aanstelling bevoegde gezag zich niet hoeft te onthouden van deelname aan het besluitvormingsproces met betrekking tot een klacht die tegen zijn eigen besluit is ingediend. Sinds juli 2021 heeft Eurojust echter een nieuwe praktijk ingevoerd: wanneer het bestreden besluit op het niveau van de administratief directeur is genomen, is het de nieuw opgerichte klachtencommissie die thans optreedt als tot aanstelling bevoegd gezag in de zin van artikel 90, lid 2.

Eurojust heeft ook verklaard dat, ondanks de besprekingen tussen de administratief directeur en de eenheid Personeelszaken over de beëindiging van uw dienstverband, de beoordeling met voldoende waarborgen en “met inachtneming van het beginsel van onpartijdigheid” is uitgevoerd. Dit werd ondersteund door het feit dat er nooit stappen zijn ondernomen om uw contract te beëindigen na deze eerste discussies. Bovendien is na uw beroep tegen het beoordelingsrapport de beoordeling onder een van de bevoegdheden in uw beoordelingsrapport met een positievere conclusie gewijzigd. De daaropvolgende beoordelingsronde van 2021 heeft geleid tot de “bevredigende” beoordeling van uw prestaties.

Bevinding van de Ombudsman

De door Eurojust verstrekte toelichtingen lijken redelijk. Hoewel Eurojust niet verplicht was ervoor te zorgen dat het tot aanstelling bevoegde gezag niet betrokken zou zijn bij beroepen, is de Ombudsman niettemin ingenomen met de oprichting van het klachtencomité, dat alleen maar kan dienen om het vertrouwen in de onpartijdigheid van de beoordeling van het personeel te versterken. Voorts merken wij op dat u personeelslid blijft bij Eurojust en dat de evaluatie van uw prestaties is verbeterd. Tegen deze achtergrond heeft de Ombudsman besloten het onderzoek af te sluiten met de volgende conclusie:

Verder onderzoek is niet gerechtvaardigd.

Eurojust zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,  

Tina Nilsson
Hoofd van de eenheid Case-handling

Straatsburg, 12/10/2023

[1] Het verslag werd op dezelfde dag bevestigd door de „ondertekenaar”.

[2] Zie bijvoorbeeld zaak T-144/03, arrest van het Gerecht van eerste aanleg van 4 mei 2005, Schmit/Commissie, punt 70, beschikbaar op https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX%3A62003TJ0144; zaak F-139/07, arrest van het Gerecht van eerste aanleg van 10 september 2009, Arum/Europees Parlement, punten 56 en 62, beschikbaar op https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX:62007FJ0139

[3] Zaak T-138/19, arrest van het Gerecht van 8 juli 2020, WH/Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie, punt 63, beschikbaar: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf;jsessionid=81B05A6069D648BCC7E467515BFD0442?text=&docid=228287&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=1340198