Geachte heer D.,

Op 11 maart 2002 klaagde u bij de Europese Ombudsman dat de Europese Commissie had nagelaten het saldo te betalen van een subsidie die de Commissie had aanvaard te verstrekken.

Op 8 april 2002 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft op 5 juli 2002 advies uitgebracht, dat ik u op 15 juli 2002 heb doen toekomen.

Op 15 juli 2002 heb ik de Commissie meegedeeld dat ik het nodig achtte haar dossier in te zien. De inzage van het dossier vond plaats op 19 september 2002. Op 26 september 2002 heb ik de Commissie verzocht informatie te verstrekken over de inhoud van het dossier van de Commissie. U werd hiervan op de hoogte gebracht door een brief die dezelfde dag werd verzonden.

De Commissie heeft op 18 november 2002 op mijn verzoek om inlichtingen geantwoord. Op 19 november 2002 heb ik u een kopie van dit antwoord toegezonden, met een uitnodiging om opmerkingen te maken, zowel over dit antwoord als over het advies van de Commissie, dat u op 9 december 2002 hebt toegezonden.

Op 16 december 2002 heb ik bij de Commissie een voorstel voor een minnelijke schikking ingediend. Een kopie van dit voorstel en later een vertaling in het Duits zijn u toegezonden.

Op 14 maart 2003 heeft de Commissie haar advies over dit voorstel uitgebracht, dat ik u op 17 maart 2003 heb doen toekomen met het verzoek desgewenst opmerkingen te maken. Op 20 maart 2003 deelde u mijn diensten telefonisch mee dat een minnelijke schikking kon worden geacht tot stand te zijn gebracht.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

De klager is directeur van het "Europäisches Kultur- und Informationszentrum in Thüringen", een vereniging met zetel in Duitsland ("de vereniging").

Op 31 mei 1998 diende de vereniging bij de Europese Commissie een subsidieaanvraag in voor een bedrag van 90 000 ecu. De verschillende met deze subsidie te financieren activiteiten zouden in september en oktober 1998 plaatsvinden. De verantwoordelijke van de Commissie was de heer H., adviseur bij directoraat-generaal X (nu DG Onderwijs en cultuur).

Volgens klager had de vereniging vanaf juli 1998 getracht opheldering te verkrijgen over de vraag of de Commissie de aanvraag zou aanvaarden, aangezien de voorgestelde activiteiten anders zonder andere middelen zouden moeten worden geannuleerd. Klager beweerde dat de heer H. de vereniging meerdere malen telefonisch had verzekerd dat het gevraagde bedrag zou worden toegekend. Volgens klager had de heer H. de vereniging eind juli 1998 (de uiterste datum waarop de activiteiten hadden kunnen worden geannuleerd) meegedeeld dat de aanvraag was aanvaard en dat het desbetreffende document op de eerste vergadering van de Commissie na het zomerreces zou worden ondertekend. Klager beweerde dat de heer H. de vereniging had meegedeeld dat zij kon beginnen met de uitvoering van haar project. Voorts stelde hij dat de heer H. de vereniging in september 1998 had meegedeeld dat de Commissie het betrokken document wegens een te hoge agenda nog niet had kunnen ondertekenen, maar dat zij dit binnen twee weken zou doen. Volgens klager was de vereniging op basis van deze toezeggingen begonnen met de uitvoering van haar project.

Klager beweerde dat er sindsdien bijna dagelijks telefonisch contact was geweest met de heer H., die altijd had bevestigd dat de brief tot toekenning van het geld op handen was. In november 1998 had de vereniging bij haar bank een kredietaanvraag ingediend. Het lijkt erop dat de bank aandrong op een schriftelijke bevestiging dat de Commissie de subsidie zou verstrekken. Klager wendde zich daarom tot de vertegenwoordiging van de Commissie in Duitsland. Bij brief van 25 november 1998 bevestigde Dr. B. (toenmalig hoofd van de vertegenwoordiging van de Commissie in Duitsland) dat de Commissie de toekenning van 90 000 ECU had goedgekeurd en dat de desbetreffende formaliteiten voor het einde van het jaar zouden zijn afgerond.

In een brief van 23 december 1998 deelde de Commissie klager echter mee dat de Commissie een subsidie van slechts 20 000 ecu had goedgekeurd.

Volgens klager adviseerde de heer H. de vereniging vervolgens om in 1999 een nieuwe subsidieaanvraag in te dienen die het saldo van 70 000 ecu zou moeten dekken. Dit verzoek is ingediend in februari 1999. In haar beschikking van 28 januari 2000 wees de Commissie het verzoek echter af. Het lijkt erop dat dit besluit was gebaseerd op de overweging dat de in 1999 verstrekte middelen niet konden worden gebruikt voor de financiering van activiteiten die in 1998 werden uitgevoerd.

Vervolgens hebben er verschillende contacten plaatsgevonden tussen klager, zijn plaatselijke lid van het Europees Parlement, het verantwoordelijke lid van de Commissie en de diensten van de Commissie. Op 30 juni 2000 deelde de directeur-generaal van DG X klager mee dat de Commissie, ervan uitgaande dat de brief van Dr. B. van 25 november 1998 gewettigd vertrouwen had gewekt, bereid was de uitgaven te dekken die tussen die datum en 5 januari 1999 (de datum van ontvangst van de brief van de Commissie van 23 december 1998) hadden plaatsgevonden. De Commissie voerde echter aan dat dit alleen moet gelden voor uitgaven in verband met contracten die een “risicoclausule” bevatten, d.w.z. een clausule volgens welke de betaling pas opeisbaar wordt wanneer de Commissie besluit haar subsidie te verlenen. De Commissie aanvaardde ook de achterstallige salarissen van de werknemers van de vereniging te dekken, op voorwaarde dat de betaling binnen die termijn was verricht. Op basis hiervan heeft de Commissie berekend dat een bedrag van 21 988,54 EUR aan klager kon worden betaald wegens de extracontractuele aansprakelijkheid waartoe de brief van 25 november 1998 aanleiding had gegeven. Het bedrag van 20 000 EUR moest van dit bedrag worden afgetrokken.

Klager maakte bezwaar tegen dit voorstel en drong erop aan dat het volledige saldo van 70 000 EUR zou worden uitbetaald. Verscheidene verdere pogingen om de Commissie van gedachten te doen veranderen, hebben echter geen resultaat opgeleverd. Klager wendde zich vervolgens tot een ander lid van het Europees Parlement dat de klacht doorstuurde naar de Ombudsman.

In zijn klacht bij de Ombudsman wees klager erop dat alle subsidies die hij tot dusver van de EU had ontvangen, gebaseerd waren op goede trouw. Klager voerde aan dat toen de vereniging in 1995 een subsidie voor een project had aangevraagd, zij mondeling was geïnformeerd dat het geld was toegekend en dat de vereniging was begonnen met het nakomen van haar daarmee gepaard gaande verplichtingen, terwijl de schriftelijke bevestiging maanden later werd ontvangen toen het project lange tijd werd beëindigd. Volgens klager had hetzelfde patroon zich voorgedaan met betrekking tot latere subsidieaanvragen.

Klager beweerde derhalve dat de Commissie had nagelaten het saldo te betalen van een subsidie die de Commissie volgens hem had aanvaard aan de vereniging te verstrekken. Hij betoogde in wezen dat de vereniging zich kon beroepen op de toezeggingen die volgens hem waren gedaan door H. van de diensten van de Commissie.

De klager voegde eraan toe dat de vereniging geen andere middelen had en dat zij, als er geen oplossing kon worden gevonden, haar activiteiten zou moeten stopzetten.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies gaf de Commissie een gedetailleerde beschrijving van de opeenvolging van gebeurtenissen en handelingen, met name wat de periode na de verzending van de brief van 23 december 1998 betreft. Wat in het bijzonder de bewering van klager betreft, heeft de Commissie de volgende opmerkingen gemaakt:

Op 31 mei 1998 had de vereniging een subsidie van 90 000 EUR uit begrotingsonderdeel A-3024 aangevraagd. Het project was in het najaar van 1998 door het bevoegde selectiecomité voorgeselecteerd voor een subsidie van 20 000 euro. In die periode had klager regelmatig gebeld met de ambtenaar die verantwoordelijk was voor die begrotingslijn, de heer H. Volgens klager had de heer H. hem telefonisch beloofd dat een subsidie van 90 000 EUR zou worden verstrekt. Aangezien H. in november 1999 was overleden, kon niet meer worden nagegaan wat er daadwerkelijk was gezegd. Het dossier van DG X bevatte echter geen spoor van deze beloften.

Na raadpleging van de Juridische Dienst van de Commissie had DG Onderwijs en cultuur zich op het standpunt gesteld dat de Commissie, naast het reeds betaalde bedrag van 20 000 EUR, wettelijk verplicht was alleen de financiële verplichtingen te dekken die de vereniging tussen 25 november 1998 en 5 januari 1999 was aangegaan. Op 22 juni 2000 had de directeur-generaal van DG Onderwijs en cultuur klager ontvangen en uitgelegd dat het DG de tussen 25 november 1998 en 5 januari 1999 gemaakte kosten zou dekken. In een brief van 30 juni 2000 had de directeur-generaal verklaard dat het bedrag dat in rekening kon worden gebracht, 1 988,54 EUR bedroeg.

Nadere inlichtingen
Inzage van het dossier van de Commissie

In het licht van het advies van de Commissie was de Ombudsman van oordeel dat hij nadere informatie nodig had om de klacht te behandelen. Hij heeft de Commissie daarom op 15 juli 2002 schriftelijk verzocht om toegang tot het dossier van de Commissie. Op 19 september 2002 hebben de diensten van de Ombudsman het dossier van DG X en het dossier van de vertegenwoordiging van de Commissie in Duitsland geïnspecteerd.

Het dossier van DG X bleek geen originelen van documenten voor de periode tot 23 december 1998 te bevatten. Het enige document uit deze periode dat beschikbaar leek te zijn, was een kopie van de aanvraag van 31 mei 1998.

Het dossier van de vertegenwoordiging van de Commissie in Duitsland leek goed bijgehouden en volledig. Het bevatte de correspondentie tussen de vertegenwoordiging en klager, met inbegrip van een brief van klager van 2 juli 1998 en een kopie van de brief van 25 november 1998. Deze kopie bevatte een manuscript nota van de auteur volgens welke de formulering van de brief was "overeengekomen met de heer [H.]" ("mit H. [H.] abgestimmt").

Verzoek om nadere informatie

In een brief van 26 september 2002 deelde de Ombudsman de Commissie mee dat het dossier van DG X onvolledig leek. Hij verzocht de Commissie derhalve om de locatie van de ontbrekende delen van het dossier vast te stellen en hem toegang te verlenen tot het volledige dossier. Indien de Commissie de ontbrekende delen van het dossier niet kan vinden, heeft de Ombudsman om een schriftelijke bevestiging in die zin verzocht.

Op 8 november 2002 deelde de Commissie de Ombudsman mee dat zij tot haar spijt geen andere documenten met betrekking tot het verzoek van klager had kunnen vinden. De Commissie heeft de Ombudsman verzocht deze betreurenswaardige situatie met clementie te bezien.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie en zijn brief van 8 november 2002 handhaafde klager zijn klacht en maakte hij onder meer de volgende opmerkingen:

In haar advies heeft de Commissie om te beginnen opgemerkt dat het DG Onderwijs en cultuur zich op het standpunt had gesteld dat het wettelijk verplicht was alleen de financiële verplichtingen te dekken die de vereniging tussen 25 november 1998 en 5 januari 1999 was aangegaan. Vervolgens bevestigde zij echter dat de directeur-generaal van DG Onderwijs en cultuur klager had meegedeeld dat het DG de tussen 25 november 1998 en 5 januari 1999 gemaakte kosten zou dekken. Deze uitspraken waren tegenstrijdig. Uit de besprekingen met de directeur-generaal op 22 juni 2000 is inderdaad gebleken dat deze laatste heeft aanvaard dat de Commissie de kosten van 25 november 1998 tot en met 5 januari 1999 voor haar rekening neemt.

In 1998 had de vereniging zich aangemeld als informatiepunt voor de Commissie. Op 20 februari 1998 had zij een verklaring ingediend dat zij haar contractuele verplichtingen zou nakomen, niettegenstaande het feit dat er op dat moment alleen mondelinge overeenkomsten en geen schriftelijke overeenkomst bestonden. De vereniging had zich echter gebaseerd op mondelinge toezeggingen dat dit contract zou worden ondertekend. Op 26 juni 1998 werd de vereniging door de Commissie ervan in kennis gesteld dat het dossier te Brussel als verloren werd beschouwd en dat de aanvraag derhalve enige tijd niet was behandeld. Aangezien deze gebeurtenissen de vereniging voor een dilemma stelden dat vergelijkbaar was met dat in de onderhavige zaak, heeft de vereniging de dienst van de Commissie die belast was met de informatiepunten, verzocht om de te sluiten overeenkomst vooraf te bevestigen. Deze bevestiging werd op 17 september 1998 verstrekt. Het desbetreffende contract is op 16 september 1998 ondertekend en op 5 oktober 1998 formeel bij de vereniging aangemeld. De vereniging had dus nooit reden om te twijfelen aan de garanties die haar in beide zaken waren gegeven.

De prestaties van de OMBUDSMAN om een vriendelijke oplossing te vinden

Na zorgvuldige bestudering van de adviezen en opmerkingen was de Ombudsman er niet van overtuigd dat de Commissie adequaat heeft gereageerd op de bewering van klager.

Het voorstel voor een minnelijke schikking

Overeenkomstig artikel 3, lid 5, van zijn Statuut deed de Ombudsman de Commissie derhalve het volgende voorstel voor een minnelijke schikking:

De Europese Commissie moet overwegen haar besluit om te weigeren het Europäisches Kultur- und Informationszentrum in Thüringen het volledige bedrag van 90 000 EUR te betalen, te herzien.

Dit voorstel was gebaseerd op de volgende overwegingen:

1. Klager was de directeur van een Duitse vereniging die bij de Commissie een subsidie van 90 000 EUR had aangevraagd. Uiteindelijk was slechts een bedrag van 21 988,54 EUR toegekend. Klager voerde aan dat de Commissie had nagelaten het saldo van de subsidie te betalen dat de Commissie volgens hem had aanvaard aan de vereniging te verstrekken. Hij voerde in wezen aan dat de vereniging zich had kunnen beroepen op de toezeggingen die volgens hem door H. van de diensten van de Commissie waren gedaan en volgens welke het volledige bedrag van 90 000 EUR zou worden toegekend. Klager benadrukte dat de vereniging op deze basis was begonnen met de uitvoering van haar project en uitgaven had gedaan of financiële verbintenissen was aangegaan.

2. De Commissie aanvaardde dat klager in de betrokken periode veelvuldig met de heer H. had gebeld. Zij was echter van mening dat, aangezien H. in november 1999 was overleden, niet meer kon worden nagegaan wat er daadwerkelijk was gezegd. De Commissie voegde daaraan toe dat het dossier van DG X geen spoor bevatte van de beloften waarnaar klager had verwezen.

3. De Ombudsman merkte op dat klager aanvoerde dat de Commissie had geweigerd de vereniging het volledige bedrag van 90 000 EUR te verstrekken waarom zij had verzocht, hoewel de vereniging uitgaven had gedaan of financiële verbintenissen was aangegaan op basis van garanties dat dit bedrag zou worden toegekend. Klager beriep zich dus in feite op het beginsel van bescherming van het gewettigd vertrouwen. Volgens de rechtspraak van de communautaire rechterlijke instanties kan een schending van dit beginsel echter niet worden ingeroepen, tenzij de administratie de betrokkene nauwkeurige toezeggingen heeft gedaan (1). In de onderhavige zaak voerde klager aan dat de behandelaar van de Commissie hem had verzekerd dat de Commissie het volledige door de vereniging gevraagde bedrag van 90 000 EUR zou toekennen. Dit lijkt een nauwkeurige zekerheid te zijn. Er zij echter op gewezen dat de Ombudsman deze bewering niet kon verifiëren met de middelen die hem in het Statuut van de Ombudsman (2) ter beschikking werden gesteld. Het door de diensten van de Ombudsman onderzochte dossier van de Commissie bevatte geen spoor van dergelijke toezeggingen. De enige persoon die waarschijnlijk licht op de kwestie had kunnen werpen en die door de Ombudsman als getuige had kunnen worden gehoord, d.w.z. de heer H. zelf, was dood.

4. De Ombudsman was echter van mening dat dit gebrek aan ondersteunend bewijs in de onderhavige zaak niet tegen klager kan worden ingebracht. De Commissie aanvaardde dat er talrijke telefonische contacten waren geweest tussen klager en de heer H. Het zou derhalve passend zijn geweest als de betrokken ambtenaar deze gesprekken of ten minste de belangrijkste punten die bij deze gelegenheden waren besproken, had geregistreerd. De Ombudsman was van mening dat bij gebrek aan dergelijke gegevens minder eisen moesten worden gesteld voor zover het ging om de noodzaak voor klager om zijn bewering aan te tonen.

5. De Ombudsman was van mening dat er ten minste drie elementen waren die de zaak van klager lijken te ondersteunen. Ten eerste had de vereniging, gezien het feit dat het project in september 1998 van start zou gaan, uiteraard een vitaal belang om tijdig (en uiterlijk begin september 1998) te vernemen of de Commissie de gevraagde subsidie zou verstrekken. Dit werd bevestigd door de brief van klager van 2 juli 1998 aan de vertegenwoordiging van de Commissie in Duitsland. De klager merkte daar op dat de vereniging in het geval van een negatief antwoord het project zou moeten annuleren omdat zij niet in staat was bedragen te compenseren die niet waren toegekend met middelen uit andere bronnen. Aangezien het project niet werd geannuleerd, maar werd uitgevoerd, leek de bewering van klager dat hij voldoende garanties van de heer H. had gekregen, geloofwaardig. Ten tweede had klager uitgelegd dat de vereniging reeds in het verleden projecten had uitgevoerd (en moest uitvoeren) op basis van louter mondelinge toezeggingen. De Ombudsman merkte op dat de Commissie geen opmerkingen had gemaakt over dit aspect van de zaak. Ten derde werd het feit dat klager garanties van de heer H. had verkregen en erop had vertrouwd, geloofwaardiger doordat andere ambtenaren van de Commissie zich zelf op het woord van deze persoon hadden gebaseerd. De brief van 25 november 1998 van de vertegenwoordiging van de Commissie in Duitsland was, zoals uit de inzage van het dossier bleek, gebaseerd op informatie van H.

6. De Ombudsman merkte op dat de Commissie geen argumenten had aangevoerd om aan te tonen waarom klager zich niet op dergelijke toezeggingen van de behandelaar van de Commissie had mogen baseren.

7. In het licht van deze omstandigheden was de Ombudsman van oordeel dat de weigering van de Commissie om de vereniging het volledige bedrag van 90 000 EUR te betalen dat de vereniging op 31 mei 1998 had aangevraagd, een geval van wanbeheer kon zijn.

Advies van de Commissie

In haar advies wees de Commissie erop dat de conclusies van de Ombudsman niet waren gebaseerd op feiten die duidelijk waren vastgesteld aan de hand van tastbaar bewijsmateriaal, maar alleen op aannames en aftrekkingen die naar analogie van andere situaties tot stand waren gekomen. De Commissie beklemtoonde ook dat het standpunt dat zij tot nu toe had ingenomen, slechts een weerspiegeling was van haar verplichting om het beginsel van goed financieel beheer in acht te nemen. In dit verband leek het nuttig te herhalen dat de Commissie alleen verplicht kon zijn financiële bijstand te verlenen door middel van een schriftelijke toezegging aan de toekomstige begunstigde die was opgesteld in overeenstemming met de desbetreffende regels.

De Commissie voegde daar echter aan toe dat zij, om het imago van de Europese instellingen in het oog van de burger te behouden en te voorkomen dat de begunstigde in casu schade wordt berokkend, bij wijze van uitzondering bereid was het voorstel van de Ombudsman te aanvaarden.

Zij zou daarom zo snel mogelijk de boekhouding van de uitgaven in verband met het betrokken project controleren om de subsidiabele uitgaven en bijgevolg het aan de begunstigde verschuldigde saldo vast te stellen. De Commissie wees er echter op dat klager op de hoogte moest zijn van het feit dat het definitieve bedrag van de subsidie niet noodzakelijkerwijs overeen zou komen met het gevraagde bedrag van 90 000 EUR.

Opmerkingen van klager

Op 20 maart 2003 deelde klager de diensten van de Ombudsman telefonisch mee dat een minnelijke schikking kon worden geacht tot stand te zijn gebracht.

BESLUIT

1 Niet-betaling van het saldo van de subsidie

1.1 Klager was directeur van een Duitse vereniging die bij de Commissie een subsidie van 90 000 euro had aangevraagd. Uiteindelijk was slechts een bedrag van 21 988,54 EUR toegekend. Klager voerde aan dat de Commissie had nagelaten het saldo van de subsidie te betalen dat de Commissie volgens hem had aanvaard aan de vereniging te verstrekken. Hij voerde in wezen aan dat de vereniging zich had kunnen beroepen op de toezeggingen die volgens hem door H. van de diensten van de Commissie waren gedaan en volgens welke het volledige bedrag van 90 000 EUR zou worden toegekend.

1.2 In haar standpunt was de Commissie in wezen van mening dat er geen bewijs was om de bewering van klager te staven.

1.3 Na zorgvuldig onderzoek van alle relevante feiten en argumenten heeft de Ombudsman bij de Commissie een voorstel voor een minnelijke schikking ingediend, op grond waarvan de Commissie zou moeten overwegen haar besluit om te weigeren het volledige bedrag van 90 000 EUR te betalen, te herzien.

1.4 In haar advies deelde de Commissie de Ombudsman mee dat zij bij wijze van uitzondering bereid was het voorstel van de Ombudsman te aanvaarden. Zij zou daarom snel de subsidiabiliteit van de door klager gedeclareerde uitgaven controleren. De Commissie wees er echter op dat klager op de hoogte moest zijn van het feit dat het definitieve bedrag van de subsidie niet noodzakelijkerwijs overeen zou komen met het gevraagde bedrag van 90 000 EUR.

2 Conclusie

Op initiatief van de Ombudsman blijkt dat de Europese Commissie en klager overeenstemming hebben bereikt over een minnelijke schikking van de klacht. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Zie bijvoorbeeld zaak T-72/99, Meyer/Commissie, Jurispr. 2000, blz. II-2521, punt 53.

(2) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn taken (PB L 113, blz. 15).