Wilt u een klacht indienen tegen een instelling of orgaan van de EU?
- NL Nederlands
Machinevertalingen kunnen fouten bevatten die de duidelijkheid en nauwkeurigheid van de informatie kunnen schaden; de Ombudsman kan niet aansprakelijk worden gehouden voor eventuele afwijkingen. Voor de grootste mate van betrouwbaarheid en rechtszekerheid wordt verwezen naar de bronversie in het Engels (klik op de link hierboven).
Meer informatie vindt u in ons taal- en vertaalbeleid.
Besluit over onjuiste informatie over de status van een kandidaat in de door het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) beheerde databank voor de selectie van arbeidscontractanten (CAST) (zaak 2090/2021/VB)
Besluiten
Zaak 2090/2021/VB - Geopend op Woensdag | 16 februari 2022 - Besluit over Vrijdag | 25 november 2022 - Betrokken instelling Europees Bureau voor personeelsselectie ( Opgelost door de instelling ) - Land Italië
De zaak betrof de status van een persoon in de databank van het instrument voor de selectie van arbeidscontractanten (CAST-databank), waaruit de instellingen, organen en instanties van de EU arbeidscontractanten kunnen aanwerven. Klager was geslaagd voor de selectietests en werd opgenomen in de databank, die wordt beheerd door het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), maar zij werd ten onrechte voor een periode van meer dan vier jaar als “aangeworven” aangemerkt.
De Ombudsman constateerde dat klager in die periode mogelijk de kans heeft gemist om door EU-instellingen te worden aangeworven met behulp van de CAST-databank. De Ombudsman stelde EPSO als oplossing voor om de geldigheid van de status van klager in de databank te verlengen voor dezelfde periode als de periode waarin zij ten onrechte als aangeworven was aangemerkt. EPSO heeft het voorstel aanvaard.
De Ombudsman sloot het onderzoek af met de conclusie dat EPSO de kwestie had opgelost. Om dergelijke problemen in de toekomst te voorkomen, stelt zij voor dat EPSO actie onderneemt om ervoor te zorgen dat elke keer dat de status van een kandidaat in de CAST-databank wordt gewijzigd, hij of zij een automatische e-mail ontvangt waarin hij of zij van de wijziging in kennis wordt gesteld.
Achtergrond van de klacht
1. Het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) beheert het instrument voor de selectie van arbeidscontractanten (CAST). Kandidaten die slagen voor de CAST-selectietests worden opgenomen in een databank waaruit de instellingen, organen en instanties van de EU arbeidscontractanten kunnen aanwerven.
2. In 2007 slaagde klager in een CAST-selectieprocedure en werd hij toegevoegd aan een lijst [1] in de CAST-databank. De geldigheid van de lijst van de klager verstrijkt eind 2022 [2].
3. Van juli 2014 tot februari 2015 werkte klager als arbeidscontractant bij een vertegenwoordiging van de Europese Commissie.
4. In 2016 kreeg klager vanaf 1 juni 2016 een functie als arbeidscontractant in een EU-delegatie aangeboden, die zij aanvankelijk aanvaardde. In april 2016 deelde klager de Commissie echter mee dat zij om gezinsredenen de functie niet kon aanvaarden.
5. In september 2020 nam de klager contact op met EPSO om de geldigheid van haar status in de CAST-databank dubbel te controleren. EPSO deelde klager mee dat zij als “aangeworven” was aangemerkt. Naar aanleiding van het verzoek van klager heeft EPSO haar status weer gewijzigd in “beschikbaar”. EPSO merkte ook op dat het de verantwoordelijkheid van de instelling van de Unie is om kandidaten uit de databank aan te werven, in haar geval de Commissie, om de status van de kandidaten opnieuw in te stellen op de lijst zodra zij niet langer in dienst zijn bij die instelling. Zij adviseerde klager om voor verdere informatie rechtstreeks contact op te nemen met de Commissie.
6. In oktober 2020 heeft de klager contact opgenomen met de Commissie om aanvullende informatie te vragen. In november 2020 antwoordde de Commissie dat, na een onderzoek door haar personeelsdienst en EPSO, de enige mogelijke verklaring voor het probleem een IT-probleem was tijdens de migratie van de CAST-databank naar een nieuw wervingsportaal dat door EPSO was opgezet.
7. De Commissie voegde daaraan toe dat, aangezien het portaal door EPSO wordt beheerd, de Commissie niet verantwoordelijk kan worden gesteld voor de kwestie.
8. In november 2021 wendde klager zich tot de Ombudsman.
Het onderzoek
9. De Ombudsman heeft een onderzoek ingesteld naar de klacht. Het onderzoeksteam van de Ombudsman vroeg EPSO te bevestigen of de kwestie te wijten was aan een IT-probleem tijdens de migratie van de CAST-databank.
10. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het antwoord van EPSO. Zij deed ook een oplossingsvoorstel aan EPSO en ontving de opmerkingen van klager in antwoord op de antwoorden van EPSO.
Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten
11. Klager is van mening dat zij door de fout met haar status in de CAST-databank kansen heeft verloren om door EU-instellingen als arbeidscontractant te worden aangeworven.
12. EPSO zei dat de wijziging in de status van klager niet heeft plaatsgevonden tijdens de migratie van de CAST-databank in september 2015. Zij heeft screenshots van de status van klager verstrekt om aan te tonen dat zij zowel vóór als na de migratie beschikbaar was in de databank. De status van klager werd op 28 juli 2016 gewijzigd in “aangeworven” naar aanleiding van een verzoek van de Commissie van 7 juli 2016 met betrekking tot het standpunt dat klager in een EU-delegatie werd aangeboden.
13. EPSO erkende dat het betreurenswaardig is dat de status van klager niet is gewijzigd in “beschikbaar” nadat zij had besloten die functie niet te aanvaarden. Zij zei echter dat het moeilijk zou zijn om te bepalen in welke mate de aanwervingskansen van klager werden beïnvloed door haar status in de databank. Het merkte op dat er destijds 885 kandidaten op de lijst stonden, van wie er tot nu toe slechts 53 door de EU-instellingen zijn aangeworven. 359 zijn nog beschikbaar voor aanwerving, terwijl 473 niet langer beschikbaar zijn.
Voorstel van de Ombudsman voor een oplossing
14. In juni 2022 deed de Ombudsman EPSO een voorstel voor een oplossing. Zij erkende dat EPSO gevolg heeft gegeven aan een verzoek van de Commissie om de status van klager te wijzigen in aangeworven. Aangezien EPSO echter verantwoordelijk is voor het beheer van de CAST-databank, besloot de Ombudsman het voorstel voor een oplossing aan EPSO te richten.
15. De Ombudsman merkte op dat klager ten onrechte was aangemerkt als aangeworven in de CAST-databank voor vier jaar, één maand en veertien dagen (van 28 juli 2016 tot en met 11 september 2020). Tijdens deze periode heeft ze mogelijk de kans gemist om te worden aangeworven door EU-instellingen die de CAST-databank hebben gebruikt om kandidaten met haar profiel te zoeken. In het licht hiervan deed de Ombudsman het volgende voorstel voor een oplossing:
EPSO moet maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de klager beschikbaar blijft voor aanwerving in de CAST-databank na het verstrijken van haar reservelijst gedurende ten minste dezelfde periode waarin haar profiel ten onrechte als aangeworven werd aangemerkt (4 jaar, 1 maand en 14 dagen).
16. De Ombudsman merkte op dat de uitbreiding van de beschikbaarheid van klager in de databank geen directe oplossing zou bieden voor verloren aanwervingsmogelijkheden, maar zij was van mening dat dit de meest geschikte maatregel was die in dat stadium moest worden genomen.
17. In oktober 2022 heeft EPSO het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing aanvaard. Zij deelde de Ombudsman mee dat zij een addendum bij de desbetreffende CAST-lijst zou opstellen om klager gedurende de bovengenoemde periode beschikbaar te houden voor aanwerving.
18. De klager aanvaardde de oplossing zonder verdere opmerkingen te maken.
Beoordeling van de Ombudsman na het voorstel voor een oplossing
19. De Ombudsman is ingenomen met het besluit van EPSO om haar voorstel in deze zaak te aanvaarden. Zij is van mening dat de kwestie is opgelost.
20. Het is echter betreurenswaardig dat klager niet op de hoogte werd gebracht toen haar status in juli 2016 werd gewijzigd in aangeworven. Als dit het geval was geweest, had zij de fout onmiddellijk aan EPSO kunnen melden en had het probleem snel kunnen worden opgelost. De Ombudsman zal EPSO een verbeteringsvoorstel doen om soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen.
Conclusie
Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:
Het Europees Bureau voor personeelsselectie heeft het probleem opgelost.
Klager en EPSO zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.
Suggesties voor verbetering
EPSO moet maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat elke keer dat de status van een kandidaat in de CAST-databank wordt gewijzigd, hij of zij een automatische e-mail ontvangt waarin hij of zij van de wijziging in kennis wordt gesteld.
Emily O'Reilly
Europese Ombudsman
Straatsburg, 25.11.2022
[1] EPSO/CAST/27/4/07.
[2] https://epso.europa.eu/en/succesful-candidates/contract-agents-selections-lists.