Geachte heer T.,

Op 1 oktober 2001 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de bekendmaking van een post als gedetacheerd nationaal deskundige bij het DG Werkgelegenheid en sociale zaken van de Europese Commissie.

Op 19 oktober 2001 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. Op 30 oktober 2001 heeft u mij nadere inlichtingen toegezonden, die ik op 15 november 2001 aan de Commissie heb doen toekomen. Op 4 december 2001 heeft u mij een brief gestuurd waarin u commentaar gaf op een brief die de Commissie u had gestuurd. De Commissie heeft op 31 januari 2002 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 14 februari 2002 hebt toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager diende in oktober 2001 een klacht in bij de Europese Ombudsman. Klager is werknemer bij de FAS, de opleidings- en werkgelegenheidsautoriteit van de Ierse regering. De FAS behoorde tot een aantal Ierse overheidsdiensten waarvan de werknemers werden uitgenodigd om te solliciteren naar een functie als gedetacheerd nationaal deskundige bij het DG Werkgelegenheid en sociale zaken van de Europese Commissie. De aanvragen moesten uiterlijk op 7 mei 2001 bij de Commissie worden ingediend.

Klager diende zijn aanvraag in op 30 april 2001. Diezelfde dag belde hij de Commissie om te controleren of zijn fax was aangekomen en werd hem vervolgens meegedeeld dat de functie reeds was vervuld. Klager schreef de Commissie op 31 mei 2001 een brief met het verzoek om uitleg, maar ontving geen antwoord of zelfs geen ontvangstbevestiging. Klager beschouwde het als wanbeheer om sollicitanten voor een reeds ingevulde post uit te nodigen. Hij vond dat hem op zijn minst een interview had moeten worden aangeboden en onderstreepte dat hij nog steeds geïnteresseerd was in de post. Hij vroeg om een vorm van verhaal, aangezien de procedure oneerlijk en onvoldoende transparant was geweest.

Samenvattend stelde klager dat de procedure oneerlijk was omdat de post was ingevuld vóór het verstrijken van de uiterste termijn voor het indienen van sollicitaties.

In een aanvullende brief aan de Ombudsman verduidelijkte klager dat het feit dat de post vóór het verstrijken van de sollicitatietermijn was ingevuld, niet de enige reden was waarom hij de procedure als oneerlijk beschouwde. Voor hem was de procedure om verschillende redenen oneerlijk. Zijn sollicitatie werd bijvoorbeeld niet erkend, er lijkt geen ondervragingsprocedure te hebben plaatsgevonden en de procedure was niet transparant geweest.

Het onderzoek

De klacht en de aanvullende brief zijn voor advies naar de Commissie gestuurd.

In haar advies heeft de Commissie in de eerste plaats uitgelegd dat er twee mogelijke procedures zijn om een vacature voor een gedetacheerde nationale deskundige in te vullen. De formele procedure houdt in dat het DG van de Commissie dat een vacature heeft, het DG Personeelszaken en algemeen beheer informeert, dat deze informatie via zijn permanente vertegenwoordigingen in Brussel aan de lidstaten doorgeeft. De vacatures worden vervolgens in de lidstaten gepubliceerd. De aanvragen worden doorgestuurd naar de permanente vertegenwoordigingen, die ze doorsturen naar de Commissie. Er kan ook een meer informele procedure worden gevolgd waarbij het DG van de Commissie dat een vacature heeft, rechtstreeks contact opneemt met de lidstaten om hen te verzoeken kandidaten voor te dragen. Deze procedure wordt vaak gebruikt wanneer het DG op zoek is naar iemand met zeer gespecialiseerde vaardigheden op een bepaald gebied of met specifieke taalcombinaties. Daarnaast houdt het DG Personeelszaken en algemeen beheer een databank bij met aanvragen voor gedetacheerde nationale deskundigen. Een DG dat een bepaald profiel zoekt, kan deze databank raadplegen voor mogelijke kandidaten.

In het geval van klager was er geen formele publicatie. Bij het DG Werkgelegenheid en sociale zaken van de Commissie is een vacature voor een gedetacheerde nationale deskundige ontstaan. Het DG nam begin 2001 contact op met drie Ierse departementen, waaronder de FAS, de Autoriteit voor opleiding en werkgelegenheid, met het verzoek kandidaten voor te dragen. Aangezien er geen sollicitaties van het BAS werden ontvangen, nam het DG opnieuw contact op met het BAS, dat vervolgens de vacature publiceerde en 7 mei 2001 als uiterste datum voor sollicitaties oplegde. Van het BAS werd een aantal aanvragen ontvangen, waaronder die van klager, die op 30 april 2001 werd ontvangen.

Tijdens zijn missie in Dublin op 2 mei 2001 maakte het betrokken eenheidshoofd van de gelegenheid gebruik om twee potentiële kandidaten te interviewen op basis van hun schriftelijke sollicitaties. De Commissie benadrukte echter dat er in dit stadium geen formeel besluit was genomen en het lijkt derhalve onmogelijk dat klager op 30 april 2001 te horen kreeg dat de vacature in kwestie reeds was vervuld. Voorafgaand aan de selectie werd een volledige evaluatie van alle kandidaten gemaakt. Het besluit om de geselecteerde kandidaat aan te werven werd op 11 mei 2001 genomen en op 5 juni 2001 bevestigd in een interne nota van de betrokken directeur. Klager en de andere afgewezen kandidaten werden persoonlijk telefonisch op de hoogte gebracht van het besluit om hen niet aan te werven.

De Commissie betreurde de vertraging bij het beantwoorden van de brief van klager van 31 mei 2001, maar benadrukte dat op 19 november 2001 een antwoord was verzonden. De brief bevatte in wezen dezelfde informatie als de Commissie in haar advies heeft verstrekt. In de brief werd klager voorts verzekerd dat, ongeacht welk systeem van aanwerving wordt gebruikt om een vacature van een gedetacheerde nationale deskundige in te vullen, vóór het verstrijken van de termijn geen besluit tot benoeming van een kandidaat wordt genomen. Alle aanvragen waren beoordeeld en bovendien was de aanvraag van klager naar behoren en naar behoren in overweging genomen. In de brief werd klager ook verzocht zijn cv toe te zenden met het oog op opname in de door de Commissie bijgehouden databank voor aanvragen van gedetacheerde nationale deskundigen.

Klager zond de Ombudsman zijn opmerkingen over zowel de brief van de Commissie van 19 november 2001 als over haar standpunt en uitte zijn teleurstelling over de Commissie in het algemeen. Meer in het bijzonder heeft klager het volgende naar voren gebracht. De Commissie verklaarde dat de aanvragen van het BAS waren ontvangen. Volgens de kennisgeving van vacature heeft het BAS echter geen sollicitaties gekanaliseerd, maar personen opgedragen rechtstreeks bij de Commissie te solliciteren, zoals klager heeft gedaan. Klager wilde graag weten of de geslaagde kandidaat inderdaad door het BAS was voorgedragen of dat zij individueel als klager had gesolliciteerd. Klager was van mening dat dit van invloed zou zijn op de billijkheid van de procedure.

Klager verklaarde dat hij niet telefonisch in kennis was gesteld van het besluit hem niet aan te werven. De enige informatie die hij verwierf was toen hij zelf op 30 april 2001 de Commissie belde. Klager voerde voorts aan dat hij uit een bron binnen de Commissie wist dat het besluit om iemand "van het departement" aan te stellen reeds vóór 30 april 2001 was genomen. Toen het hoofd van de eenheid eind mei 2001 hierover werd gevraagd, was het bovendien niet op de hoogte van het feit dat klager had gesolliciteerd. Klager was derhalve van mening dat zijn verzoek niet naar behoren in overweging was genomen.

Klager was ook kritisch over de informele aanwervingsprocedure die door de Commissie werd gebruikt, aangezien de afdelingshoofden zo konden benoemen wie zij maar wilden zonder een vastgestelde procedure in acht te hoeven nemen. Bovendien vroeg klager zich af waarom hij was uitgenodigd om zijn cv op te sturen voor opname in de databank voor aanvragen van gedetacheerde nationale deskundigen, terwijl hij zijn cv al had verstrekt.

BESLUIT

1.1 De klacht betrof de invulling van een post als gedetacheerd nationaal deskundige bij het DG Werkgelegenheid en sociale zaken van de Europese Commissie, waarvoor klager had gesolliciteerd. In zijn klacht en in een aanvullende brief beweerde klager dat de procedure oneerlijk was geweest omdat de post was ingevuld vóór het verstrijken van de termijn voor sollicitaties, zijn sollicitatie niet was erkend, er geen sollicitatieprocedure leek te hebben plaatsgevonden en de procedure niet transparant was geweest.

1.2 De Commissie legt uit dat de gebruikte procedure een informele procedure is die soms wordt gebruikt voor gedetacheerde nationale deskundigen. Alle kandidaten werden vóór de selectie volledig geëvalueerd en het besluit om de geselecteerde kandidaat aan te werven werd genomen op 11 mei 2001, d.w.z. na de uiterste datum van 7 mei 2001. Met betrekking tot de brief van klager van 31 mei 2001 betreurde zij de vertraging bij de beantwoording, maar benadrukte zij dat op 19 november 2001 een antwoord was verzonden.

1.3 Het belangrijkste argument van klager was dat de procedure oneerlijk was omdat de post vóór het verstrijken van de termijn was ingevuld. Klager beroept zich op een telefoongesprek waarin hij daarvan in kennis is gesteld. De Commissie verklaarde dat op 11 mei 2001, d.w.z. na de uiterste datum van 7 mei 2001, een besluit was genomen om de post in te vullen. De Ombudsman merkt op dat, zelfs indien het waar is dat klager tijdens het telefoongesprek ervan in kennis is gesteld dat de post reeds was ingevuld, niet voldoende is aangetoond dat het besluit van de Commissie niet op 11 mei 2001 is genomen, zoals de Commissie heeft voorgesteld. De Ombudsman is derhalve van oordeel dat er geen sprake is van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de klacht.

1.4 Wat de verdere argumenten van klager betreft, merkt de Ombudsman in de eerste plaats op dat klager naar aanleiding van zijn verzoek van 30 april 2001 geen schriftelijke bevestiging is toegezonden. Het is goed bestuur om brieven te erkennen. De onderhavige zaak vormt echter een bijzondere situatie, aangezien de Commissie gebruik heeft gemaakt van een informele procedure waarbij zij contact heeft opgenomen met de FAS, de opleidings- en werkgelegenheidsautoriteit van de Ierse regering, en haar heeft verzocht kandidaten voor te dragen. Onder deze omstandigheden beschouwt de Ombudsman het verzuim om het verzoek te erkennen niet als wanbeheer. Wat de sollicitatieprocedure betreft, is de Ombudsman niet op de hoogte van regels of beginselen die de Commissie ertoe zouden verplichten sollicitatiegesprekken te voeren in het kader van de aanwervingsprocedure. In het geval dat interviews worden georganiseerd, valt het onder de discretionaire bevoegdheid van de Commissie om over de regelingen te beslissen. De Commissie moet daarbij streven naar een zo eerlijk mogelijke procedure en het zou zeer aan te bevelen zijn om na ontvangst van alle sollicitaties een besluit te nemen over interviews. De Commissie heeft haar optreden echter gemotiveerd en zelfs als de klager de procedure in twijfel trekt, is niet aangetoond dat de Commissie daardoor regels heeft geschonden of niet eerlijk heeft gehandeld. Wat de transparantie van de procedure betreft, is de Ombudsman van mening dat klager geen enkel bewijs heeft aangedragen om zijn argument te staven. De Ombudsman is derhalve van oordeel dat er geen sprake is van wanbeheer met betrekking tot deze aspecten van de klacht.

1.5 Daarnaast merkt de Ombudsman op dat klager de Commissie op 31 mei 2001 een brief heeft gestuurd om vragen te stellen in verband met de aanwervingsprocedure. Ondanks het feit dat het resultaat van de aanwerving niet schriftelijk aan klager was meegedeeld, heeft de Commissie de brief niet onmiddellijk beantwoord. De Commissie heeft de brief pas op 19 november 2001 beantwoord, d.w.z. nadat klager zich met zijn klacht tot de Ombudsman had gewend.

1.6 De brief van klager van 30 april 2001 kreeg meer dan zes maanden geen antwoord. Volgens de code van goed administratief gedrag van de Commissie moet, indien een antwoord niet binnen vijftien werkdagen kan worden verzonden, een voorlopig antwoord worden verzonden, met vermelding van de datum waarop de geadresseerde een antwoord kan verwachten. De niet-naleving door de Commissie van haar eigen code in deze zaak was een geval van wanbeheer. De Ombudsman zal daarom een kritische opmerking aan de Commissie richten.

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht moet de volgende kritische opmerking worden gemaakt:

Aangezien dit aspect van de zaak betrekking heeft op procedures met betrekking tot specifieke gebeurtenissen in het verleden, en aangezien de Commissie nu op de brief heeft geantwoord, is het niet passend om een minnelijke schikking van de zaak na te streven. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

Jacob SÖDERMAN