Geachte heer N.,

Op 20 juli 2001 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over het vermeende verzuim van de Commissie om u binnen een redelijke termijn de aan u verschuldigde kosten te betalen en over het niet beantwoorden van uw brief van 28 februari 2001.

Op 18 september 2001 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft op 5 december 2001 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 31 januari 2002 hebt toegezonden.

Op 30 april 2002 heb ik de Commissie schriftelijk verzocht een minnelijke schikking voor te stellen. De Commissie heeft haar advies op 11 juli 2002 toegezonden en ik heb het u op 25 juli 2002 toegezonden met de uitnodiging om desgewenst opmerkingen te maken. Op 25 augustus 2002 heeft u mij uw opmerkingen over het standpunt van de Commissie doen toekomen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager heeft van 1971 tot 1981 met de Commissie samengewerkt. In 1994 verzocht hij om erkenning van een beroepsziekte op grond van artikel 73 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen. Hij was van mening dat zijn slechte gezondheidstoestand te wijten was aan de blootstelling aan asbest in het Berlaymontgebouw van de Commissie en eiste een passende vergoeding. Na afwijzing van zijn verzoek om erkenning van een beroepsziekte heeft klager beroep ingesteld bij het Gerecht van eerste aanleg (het Gerecht van eerste aanleg), zaak T-27/98.

Op 15 december 1999 oordeelde het Gerecht van eerste aanleg dat het besluit van de Commissie op basis van het advies van een medische ad-hoccommissie gebrekkig en onvoldoende gemotiveerd was. De rechtbank heeft het besluit derhalve nietig verklaard en de Commissie verwezen in de proceskosten van klager. Op 24 januari 2001 heeft de Commissie aan klager een bedrag van 489 590 BEF betaald.

Op 28 februari 2001 heeft klager de Commissie schriftelijk verzocht om rente wegens te late betaling van de gerechtskosten en om terugbetaling van de extra gerechtskosten ten gevolge van de te late betaling ten bedrage van 34 293,- BEF.

Klager beweert dat de Commissie hem de hem verschuldigde kosten niet binnen een redelijke termijn heeft betaald en zijn brief van 28 februari 2001 niet heeft beantwoord.

De klager stelt dat de commissie rente wegens betalingsachterstand moet betalen en extra kosten voor juridische diensten ten bedrage van 34 293,- BEF (d.w.z. rente, 12.545,- BEF en juridische kosten, 21.748,- BEF) moet terugbetalen.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

Na een nieuw onderzoek van het dossier van klager gaf de Commissie toe dat een deel van de vertraging, namelijk tussen februari en oktober 2000, had kunnen worden voorkomen en dat zij derhalve bereid was klager dienovereenkomstig te compenseren. Zij was echter van mening dat zij de klager niet mocht compenseren voor twee volgende perioden: tussen december 1999 en februari 2000; en tussen oktober 2000 en januari 2001. De Commissie legde uit dat klager zijn factuur op 2 februari 2000 had verzonden en dat daarom de periode tussen december 1999 en februari 2000 niet in aanmerking moest worden genomen. Zij wees er tevens op dat tussen oktober 2000 en januari 2001 werd onderhandeld over het terug te vorderen bedrag. Deze periode mag dus ook niet in aanmerking worden genomen.

De Commissie ontving de factuur van de advocaten van klager op 3 of 4 februari 2000. Zij merkte op dat de gevraagde kosten en juridische kosten 493 045,- BEF bedroegen (dat wil zeggen juridische kosten, 378 843,- BEF en kosten en uitbetalingen 114 202,- BEF). De Commissie verklaarde dat dit bedrag hoger is dan de gemiddelde kosten voor een personeelszaak, die normaal gesproken ongeveer 250 000 BEF bedragen. De diensten van de Commissie moesten daarom beoordelen of dit bovengemiddelde verzoek kon worden ingewilligd, wat enige tijd in beslag nam. De Commissie legde uit dat haar juridische dienst na een normale beoordelingsperiode of de kosten redelijk waren, het dossier helaas uit het oog verloor vanwege andere verplichtingen.

De Commissie verklaarde dat de diensten van de Commissie na een herinnering van de juridisch adviseurs van klager actief hadden getracht het dossier te sluiten en dat van oktober tot januari 2001 over het te betalen bedrag was onderhandeld, aangezien de juridisch adviseurs die klager vertegenwoordigden het oorspronkelijke voorstel van de Juridische Dienst van de Commissie om de gerechtskosten in verband met de gerechtelijke procedure te verlagen, niet hadden aanvaard. De Commissie was van mening dat de periode tussen oktober 2000 en januari 2001 een normale praktijk was waarbij zij naar behoren had gecontroleerd of de terugvorderbare kosten rechtmatig waren.

Op 11 oktober 2000 had de Juridische Dienst van de Commissie de juridisch adviseurs van klager meegedeeld dat zij van mening was dat een deel van de gerechtskosten geen verband hield met de gerechtelijke procedure en in mindering moest worden gebracht op de invorderbare kosten. Zij was echter bereid juridische kosten ten bedrage van 330.000 BEF te betalen, gezien het feit dat de kosten verband hielden met een specifieke feitelijke achtergrond, zoals omvangrijke documentatie, vertaling van documenten en een aanvullende schriftelijke fase voor het Gerecht van eerste aanleg.

Bij brief van 30 oktober 2000 handhaafden de juridisch adviseurs van klager echter het oorspronkelijk gevraagde bedrag met een lichte wijziging van 3455 BEF, die betrekking had op kosten die na het arrest waren gemaakt en die derhalve niet voor vergoeding in aanmerking kwamen. Zij stelden de Juridische Dienst van de Commissie ervan in kennis dat het Gerecht van eerste aanleg over de kosten zou moeten beslissen indien het het niet eens was. De Juridische dienst antwoordde bij brief van 6 december 2000 en verklaarde dat hij zijn administratieve praktijk moest toepassen met het oog op andere zaken waarvoor deze individuele zaak een precedent kon scheppen, maar dat hij het niet passend achtte het Gerecht van eerste aanleg te verzoeken een besluit te nemen over de invorderbare kosten en het besluit tot betaling onnodig te verlengen wanneer het betwiste bedrag met betrekking tot de gerechtskosten slechts 48 000 BEF betrof (verschil tussen 378 843 BEF en 330.000 BEF). Hoewel zij benadrukte dat de zaak geen precedent zou vormen voor toekomstige rechtszaken en dat de enige reden om te aanvaarden dat het betwiste bedrag onbetekenend was, aanvaardde zij derhalve het gevraagde bedrag aan gerechtskosten te betalen, namelijk 378 843 BEF.- . In januari 2001 ontving klager betaling van het totale overeengekomen bedrag (489 590 BEF).

Wat het verzoek om rente wegens te late betaling betreft, verklaarde de Commissie dat zij de gevorderde rente van 12.545 BEF niet aanvaardde, maar bereid was klager te vergoeden voor de periode tussen februari en begin oktober 2000, dat wil zeggen acht maanden, en aan klager rente te betalen wegens te late betaling ten bedrage van 8.364 BEF, waarbij zij de berekeningsmethode van klager toepaste (12.545 BEF x 8 maanden/12 maanden = 8.364 BEF).

Wat de beweerde extra juridische kosten betreft, was de Commissie van mening dat zij klager niet zou vergoeden, aangezien deze na het arrest zijn gemaakt en derhalve geen verband hielden met de gemaakte procedurekosten.

De Commissie wees er ten slotte op dat zij de brief van klager van 28 februari 2001 beantwoordde bij brief van 5 maart 2001, waarin zij haar standpunt had toegelicht in het licht van de communautaire jurisprudentie in personeelszaken en in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer van overheidsmiddelen.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn klacht.

De prestaties van de OMBUDSMAN om een vriendelijke oplossing te vinden

De geschilpunten tussen de Commissie en klager

Na zorgvuldige bestudering van het advies en de opmerkingen was de Ombudsman er niet van overtuigd dat de Commissie adequaat had gereageerd op de beweringen van klager. Wat betreft de periode van vertraging waarvoor rente moest worden betaald, was de Ombudsman van mening dat de Commissie niet had aangetoond dat zij zo snel mogelijk had gehandeld om de zaak af te ronden toen zij ontdekte dat zij het dossier van klager uit het oog had verloren. Hij was ook van mening dat het redelijk was dat klager, geconfronteerd met de vertraging bij de behandeling van zijn dossier, zijn juridisch adviseurs opdroeg op te treden om de openstaande betaling te verkrijgen. De Ombudsman heeft de Commissie daarom verzocht te overwegen de extra juridische kosten als schadevergoeding aan klager te betalen.

De mogelijkheid van een vriendelijke oplossing

Op 30 april 2002 heeft de Ombudsman bij de Commissie een voorstel voor een minnelijke schikking ingediend. In zijn brief stelde de Ombudsman de Commissie voor: 1) de periode te heroverwegen waarvoor zij bereid is rente te betalen wegens te late betaling; en 2) overwegen de extra juridische kosten te betalen als vergoeding aan de klager voor de gevolgen van zijn wanbeheer.

In haar tweede advies van 11 juli 2002 heeft de Commissie samengevat het volgende verklaard:

Wat in de eerste plaats de periode van oktober 2000 tot december 2000 betreft, heeft de Commissie erop gewezen dat haar juridische dienst, na een herinnering te hebben ontvangen, zich in een e-mail van 10 oktober 2000 bij de advocaten van klager had verontschuldigd en de zaak onmiddellijk opnieuw had behandeld. Zij had getracht de zaak in der minne af te ronden en heeft daarom een voorstel gedaan. Pas toen dit voorstel was afgewezen en na bestudering van de bewoordingen van de afwijzingsbrief, had de Juridische dienst onderzocht of het nodig was het Gerecht van eerste aanleg te verzoeken het terug te vorderen bedrag vast te stellen. Zij was uiteindelijk van mening dat dit niet het geval was en stemde ermee in het gevraagde bedrag te betalen.

Wat de periode van december 2000 tot januari 2001 betreft, heeft zij uitgelegd dat uit de brief van haar juridische dienst van 6 december 2000 aan de advocaten van klager blijkt dat het vanaf 6 december 2000 duidelijk was dat er geen geschil meer bestond. In deze brief deelde de Juridische Dienst de advocaten mee dat zij had besloten de rekening niet te betwisten. Vervolgens diende zij de rekening op 11 december 2000 in en deelde zij de advocaten van klager op 15 december 2000 mee dat zij dit had gedaan. De betaling werd kort daarna begin januari 2001 verricht.

Wat in de tweede plaats de vraag betreft of de Commissie zou overwegen om de extra juridische kosten aan klager te betalen als compensatie voor de gevolgen van zijn wanbeheer, wees de Commissie erop dat het compenseren van vertraging één ding is, en dat het berekenen van het bedrag van de invorderbare kosten een ander is. De Commissie was in dit verband van oordeel dat de extra uitgaven ten bedrage van 21.748,- BEF niet het gevolg waren van de aanvankelijke vertraging, aangezien het gevorderde bedrag volgens een brief van 10 januari 2001 van de advocaten van klager aan klager alleen betrekking had op diensten die tussen 27 september en 31 december 2000 waren verleend. Volgens de Commissie kan in deze periode slechts één van de verschillende brieven als herinnering worden aangemerkt, dat wil zeggen de brief van 9 oktober 2000 van de advocaten van klager aan de Juridische Dienst van de Commissie. De rest van de correspondentie betrof een discussie over de kosten, die volgens de Commissie hoe dan ook zouden hebben plaatsgevonden, ongeacht de aanvankelijke vertraging. De Commissie concludeerde derhalve dat volgens de eigen documenten van klager het bedrag van 21.748 BEF niet het gevolg was van de vertraging. Zij verklaarde echter dat zij, naast het bedrag van 8 364 BEF, bereid was de geraamde kosten van de aanmaning, de brief van 9 oktober 2000, ten bedrage van 2 500 BEF, aan klager te betalen.

In zijn opmerkingen van 25 augustus 2002 handhaafde klager zijn aanvankelijke standpunt. Hij was het niet eens met de bewering van de Commissie dat het "geschil" over het terug te vorderen bedrag was opgelost in de brief van 6 december 2000 van de Juridische Dienst van de Commissie aan zijn juridisch adviseurs. Hij was ook van mening dat, anders dan de Commissie had gezegd, de betaling van het verschuldigde bedrag begin januari 2001 niet had plaatsgevonden en dat de Commissie verschillende aanmaningen had ontvangen. Klager verwierp ten slotte de conclusies van de Commissie en stelde dat alleen de eerste bevinding van de Ombudsman van een geval van wanbeheer voor hem aanvaardbaar was.

In deze omstandigheden was de Ombudsman van oordeel dat er geen minnelijke schikking was getroffen.

BESLUIT

1 Vermeende niet-beantwoording van de brief van 28 februari 2001

1.1 Klager beweert dat de Commissie niet heeft geantwoord op zijn brief van 28 februari 2001 waarin hij verzocht om schadevergoeding in de vorm van rente wegens betalingsachterstand en extra juridische kosten als gevolg van de vertraging.

1.2 De Commissie deelt de Ombudsman mee dat zij op de brief van klager van 28 februari 2001 heeft geantwoord bij brief van 5 maart 2001, waarin zij uiteenzet waarom zij van mening was dat het gevorderde bedrag voor haar niet aanvaardbaar was.

1.3 De Ombudsman merkt op dat de Commissie een kopie heeft ingediend van de brief van 5 maart 2001 waarnaar zij verwees. In deze omstandigheden lijkt er geen sprake te zijn van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot dit aspect van de klacht.

2 Vermeende onnodige vertraging en gevorderde rente wegens te late betaling

2.1 Klager beweert dat er sprake was van een onnodige vertraging, aangezien de Commissie dertien maanden nodig had, van 15 december 1999 (datum van het arrest van de rechtbank) tot 24 januari 2001 (datum van betaling van de invorderbare proceskosten) om hem de proceskosten te betalen na het arrest van het Gerecht van eerste aanleg in de personeelszaak T-27/98. Hij vordert rente ten bedrage van 12.545,- BEF wegens te late betaling.

2.2 De Commissie geeft toe dat er sprake was van een vertraging van acht maanden, van begin februari 2000 tot begin oktober 2000, waarvoor zij verantwoordelijk is. Zij deelt de Ombudsman mee dat zij bereid is klager voor deze periode, d.w.z. acht maanden in plaats van de dertien maanden waarop klager aanspraak maakt, een vergoeding van 8 364 BEF te betalen.

2.3 De Ombudsman merkt op dat de Commissie toegeeft dat er onnodige vertraging is ontstaan doordat haar Juridische Dienst het dossier uit het oog heeft verloren. Er zij ook op gewezen dat de Commissie aanbiedt klager voor deze vertraging te compenseren en een bedrag van 8.364,- BEF aan klager te betalen. Volgens de Ombudsman lijkt het voorstel van de Commissie redelijk.

2.4 In zijn voorstel voor een minnelijke schikking was de Ombudsman van mening dat de Commissie zo snel mogelijk had moeten handelen om de zaak af te ronden toen zij kennis kreeg van de vertraging, maar dat de Commissie niet had aangetoond dat zij dit had gedaan. De Ombudsman stelde daarom een minnelijke schikking voor met betrekking tot dit aspect van de klacht.

2.5 De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie haar procedure sindsdien uitvoeriger heeft toegelicht. Er zij ook op gewezen dat de Commissie met de behandeling van de zaak is begonnen zodra zij op de hoogte was gesteld van de vertraging en dat zij zich voor deze vertraging heeft verontschuldigd. Voorts wordt opgemerkt dat zij eerst het door klager gevorderde bedrag in twijfel trok, hetgeen zij kennelijk gerechtigd was te doen. Zij heeft vervolgens aanvaard dit bedrag te betalen, zonder ermee in te stemmen dat het bedrag verschuldigd was, binnen een termijn van twee maanden, die redelijk snel is. De Ombudsman is derhalve van mening dat de Commissie heeft aangetoond dat zij de zaak onverwijld heeft behandeld nadat zij van de omissie in kennis was gesteld. In deze omstandigheden lijkt er geen sprake te zijn van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot dit aspect van de klacht.

3 Vordering voor extra gemaakte juridische kosten

3.1 Klager stelt dat hij recht heeft op betaling van extra gerechtskosten ten bedrage van 21.748,- BEF wegens te late betaling door de Commissie.

3.2 De Commissie is van mening dat de extra kosten voor gerechtskosten niet mogen worden vergoed, aangezien deze na het arrest zijn gemaakt en dus niet verband houden met de procedurekosten die normaliter overeenkomstig de administratieve praktijk van de Commissie en de communautaire jurisprudentie in personeelszaken invorderbaar zijn.

3.3 In zijn voorstel voor een minnelijke schikking verzocht de Ombudsman de Commissie te overwegen de extra juridische kosten te betalen als vergoeding aan klager voor de gevolgen van zijn wanbeheer, aangezien de Commissie heeft aanvaard dat er sprake was van vertraging van haar kant. Hij was van mening dat het redelijk was dat klager, geconfronteerd met deze vertraging, zijn juridisch adviseurs opdroeg op te treden om de uitstaande betaling te verkrijgen. Het voorlopige standpunt van de Ombudsman was derhalve dat de uitgaven door klager waren gedaan als gevolg van het wanbeheer door de Commissie.

3.4 De Ombudsman merkt op dat de Commissie stelt dat zij alleen de kosten dient te dragen die het gevolg zijn van de vertraging, maar dat zij geen kosten dient te dragen in verband met de rest van de correspondentie over de kostenonderhandelingen tussen 10 oktober en 6 december 2000. Volgens de Commissie zou deze correspondentie tussen haar juridische dienst en de juridische adviseurs van klager hebben plaatsgevonden, ongeacht de aanvankelijke vertraging. Er zij ook op gewezen dat de Commissie aanbiedt te betalen voor de herinnering die op 9 oktober 2000 door de juridische adviseurs van klager is verzonden als gevolg van de vertraging. De Ombudsman is van mening dat klager niet heeft aangetoond dat de rest van zijn gedeclareerde kosten te wijten was aan de vertraging. In het licht hiervan is de Ombudsman van mening dat de uitleg van de Commissie redelijk lijkt en dat de Commissie een stap in de goede richting heeft gezet om de kwestie die in de onderhavige zaak aan de orde is, op te lossen. In deze omstandigheden lijkt er geen sprake te zijn van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot dit aspect van de klacht.

4 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

Jacob SÖDERMAN