Geachte heren,

Op 11 april 2001 heeft u namens EARL D. een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman tegen het besluit van de Commissie om terugbetaling te eisen van de communautaire bijdrage die aan EARL D. is toegekend in het kader van de JOP-projectfaciliteit 2 in Polen (referentiecode: J2BNPDARHA).

Op 7 mei 2001 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft op 28 juni 2001 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 18 september 2001 hebt toegezonden. Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klagers waren de relevante feiten als volgt:

In het kader van project JOP Facility 2 nam de onderneming EARL D. (hierna "de klager" genoemd) deel aan een landbouwproject in Polen, dat in januari 1997 van start ging. De klager ontving een bijdrage van de Gemeenschap voor de uitvoering van dit project.

In juli 1998 hebben twee ambtenaren van de Commissie de boekhouding van klager gecontroleerd.

In een brief aan klager van 8 december 1999 wees de Commissie erop dat klager tijdens de inspectie de gevraagde documenten met betrekking tot de registratie van de facturen en de betalingen voor het JOP-project niet had verstrekt. Bovendien had de Commissie een verwarring ontdekt tussen de bankrekening van klager en particuliere bankrekeningen. Ten slotte bleek dat een betaling die klager aan een van zijn adviseurs had gedaan, aan klager was teruggegeven.

Op 26 februari 2000 verzocht de Commissie derhalve om terugbetaling van de aan klager toegekende bijdrage.

Op 2 mei 2000 had klager in Luxemburg een bijeenkomst met ambtenaren van de Commissie om de situatie toe te lichten en de door de Commissie gevraagde boekhoudkundige gegevens te presenteren.

Op 26 februari 2001 heeft de Commissie haar verzoek om terugbetaling van de bijdrage bevestigd en tevens rente over de som van de bijdrage gevorderd.

Klager merkt op dat de door de ambtenaren van de Commissie gevraagde boekhoudbescheiden ten tijde van de controle in het bezit waren van zijn boekhouder en dat, hoewel klager hen voorstelde deze documenten te inspecteren, zij weigerden dit te doen.

Wat de verwarring tussen particuliere bankrekeningen en de bankrekening van klager betreft, stelt deze laatste dat het enige doel niet was om de voor het JOP-project toegekende bijdrage te vermengen met bedragen die voor de activiteiten van zijn ondernemingen werden gebruikt.

Met betrekking tot het bedrag dat de consultant heeft teruggegeven, merkt klager op dat hij financiële hulp nodig had om het project uit te voeren en dat hij als gevolg daarvan een specifiek bedrag heeft geleend van een van zijn consultants.

Klager wijst er ten slotte op dat, aangezien de haalbaarheidsstudie door de Commissie was aanvaard, er geen reaso was waarom de bijdrage door klager moest worden terugbetaald.

In het licht van het bovenstaande diende klager op 11 april 2001 een klacht in bij de Ombudsman. Klager voerde aan dat het verzoek van de Commissie van 8 december 1999 om terugbetaling van de bijdrage nietig moest worden verklaard, omdat klager niet verantwoordelijk was voor enige fout: de in Polen opgerichte joint venture functioneerde goed en het hele project was met succes uitgevoerd. Klager had altijd volledig transparant gehandeld met de tussenpersoon en als er een fout was gemaakt bij de uitvoering van het project, lag de verantwoordelijkheid bij de Commissie.

Het onderzoek

In haar opmerkingen legt de Commissie uit dat op 4 maart 1996 een kaderovereenkomst is gesloten tussen de Commissie en een Franse bank die optreedt als financieel intermediair (hierna "FI" genoemd). Op 17 januari 1997 ondertekenden de Commissie en FI de specifieke overeenkomst en op 29 januari 1997 ondertekenden FI en klager de financieringsovereenkomst, waarin de voorwaarden werden vastgesteld waaronder de bijdrage ter beschikking van klager zou worden gesteld.

Op 25 november 1997 zond FI de Commissie de correspondentie van klager over de vervanging van de externe adviseurs. Het aanbod voor de nieuwe adviseurs dateert van 25 september 1997. De Commissie merkt op dat de klager in zijn klacht beweert dat hij in juli 1997 is begonnen met investeren in de gemeenschappelijke onderneming in Polen. De Commissie vraagt zich echter af waarom klager in september 1997 aan nieuwe adviseurs heeft gevraagd een haalbaarheidsstudie uit te voeren - wat altijd een voorwaarde is voor een investering - terwijl de investering al in juli 1997 had plaatsgevonden.

De Commissie wijst er voorts op dat zij de haalbaarheidsstudie en de gedetailleerde rekeningen van de uitgaven op 10 juli 1998 en niet in december 1997 heeft ontvangen, zoals klager beweert.

Op 14 augustus 1998 verzocht de Commissie om bewijsstukken waaruit bleek hoeveel geld de nieuwe externe adviseurs precies hadden ontvangen. Op basis van een brief van 16 oktober 1998 en een faxbericht van 20 oktober 1998 van de FI heeft de Commissie vastgesteld dat op bijna hetzelfde moment een bankrekening van een van de consultants was gedebiteerd voor respectievelijk 921,166 BEF en 910.912 BEF. Deze transactie vormde een aanwijzing dat het door klager aan de consultant betaalde bedrag mogelijk aan eerstgenoemde was terugbetaald.

Op 23 november 1998 zond de adviseur de Commissie een brief waarin hij stelde dat het om een lening zonder rente ging die hij aan klager had verstrekt en die klager na ontvangst van de communautaire bijdrage zou terugbetalen. De Commissie merkt op dat deze verklaring afkomstig was van de consultant en niet van klager.

Na een faxbericht van de Commissie van 28 mei 1999 hebben twee ambtenaren van de Commissie op 1 juli 1999 een onderzoek ter plaatse verricht. De bevindingen van het onderzoek waren ten eerste dat er tijdens de transacties in het kader van het JOP-project verwarring was ontstaan tussen particuliere bankrekeningen en de bankrekening van klager, en ten tweede dat er geen leningsovereenkomst zonder rente bestond tussen de consultant en klager. Een dergelijk contract werd pas ondertekend nadat het onderzoek reeds had plaatsgevonden.

Op 8 december 1999 zond de Commissie klager een brief met het verzoek om terugbetaling van de bijdrage. De Commissie heeft haar besluit op drie gronden gebaseerd: 1) het onmogelijk was de registratie van de facturen en de betalingen voor het JOP-project in de rekeningen van klager te verifiëren omdat de desbetreffende documenten niet ter beschikking van de ambtenaren van de Commissie werden gesteld; de klager beweerde dat de gegevens in het bezit waren van zijn accountant die op het moment van het onderzoek met verlof was; 2) de meeste betalingen in het kader van het project waren verricht via particuliere bankrekeningen en niet via de bankrekening van de erkende klager; 3) de factuur van klager aan een van zijn adviseurs werd onmiddellijk aan klager geretourneerd. Ten tijde van het onderzoek bestond er geen contract voor deze lening zonder rente.

Op 2 mei 2000 heeft de Commissie een bijeenkomst gehad met vertegenwoordigers van klager, maar deze heeft geen nieuwe, volledige en overtuigende bewijsstukken ter staving van hun beweringen overgelegd.

Op 2 februari 2001 heeft de Commissie haar standpunt bevestigd om terugbetaling van de bijdrage te vragen.

Ten slotte merkt de Commissie op dat de door de adviseurs van klager uitgevoerde haalbaarheidsstudie noch ernstig, noch goed voorbereid was: De statistische informatie in een hoofdstuk van de studie was niet up-to-date, een heel hoofdstuk was slechts een vertaling van contracten die klager in het verleden had ondertekend, en de formulering in een van de tabellen in de studie was slechts een reproductie van de formulering in een andere haalbaarheidsstudie.

De klager merkt op dat hij in juli 1997 begon te investeren in deze gemeenschappelijke onderneming, aangezien dit een administratieve vereiste vormde om door te gaan met het project. Het op dat moment geïnvesteerde bedrag was beperkt en de investering waarnaar in de haalbaarheidsstudie wordt verwezen, vond plaats in het najaar van 2000. Klager is niet verantwoordelijk voor enige vertraging bij het toezenden van informatie aan de Commissie, aangezien hij de FI altijd tijdig de nodige documentatie had verstrekt.

De haalbaarheidsstudie is op 21 januari 1998 aan het FI voorgelegd. Klager is niet verantwoordelijk voor wat er heeft plaatsgevonden tussen die datum en 10 juli 1998, de datum waarop de Commissie beweert de studie te hebben ontvangen.

Met betrekking tot de bevindingen van de inspectie maakt de klager de volgende opmerkingen:

In de eerste plaats werd aan de ambtenaren van de Commissie voorgesteld de gevraagde documenten in te zien, maar zij weigerden dit te doen.

Ten tweede werden de betalingen in de loop van het project gedaan via particuliere rekeningen, omdat de activiteiten buiten de onderneming niet in aanmerking kunnen worden genomen via de rekening van de onderneming.

In de derde plaats was de lening die klager van een van zijn adviseurs had gekregen, slechts een bedrag dat vooraf was verstrekt om de investeringen voort te zetten. Er was geen contract omdat de consultant het verzoek van klager aanvaardde en het geld onmiddellijk teruggaf.

Tijdens de vergadering van 2 mei 2001 in Luxemburg is alle documentatie betreffende de verrichtingen van het project ter beschikking van de Commissie gesteld.

Klager merkt ten slotte op dat hij van mening was dat hij altijd had gehandeld in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving en dat hij vertrouwen had in de FI. Het project is serieus en goed uitgevoerd en de in Polen opgerichte joint venture functioneert goed. De klager concludeerde dat hij vanwege de investeringen in deze gemeenschappelijke onderneming niet in staat was de bijdrage terug te betalen.

BESLUIT

1.1 Klager stelt dat het verzoek van de Commissie van 8 december 1999 om terugbetaling van de bijdrage nietig moet worden verklaard, omdat klager niet verantwoordelijk was voor enige fout: de in Polen opgerichte joint venture functioneerde goed en het hele project was met succes uitgevoerd. Klager had altijd volledig transparant gehandeld met de tussenpersoon en als er een fout was gemaakt bij de uitvoering van het project, lag de verantwoordelijkheid bij de Commissie.

1.2 In haar advies merkte de Commissie op dat klager tijdens de controle ter plaatse de gevraagde documenten niet heeft verstrekt. Bovendien was er verwarring ontstaan tussen particuliere bankrekeningen en de erkende bankrekening van klager. Ten slotte werd de factuur van klager aan een van zijn adviseurs onmiddellijk aan klager teruggegeven. Er bestond geen contract dat deze transactie rechtvaardigde.

1.3 De Ombudsman merkt op dat de voorwaarden voor de terugbetaling van de in het kader van het JOP-project toegekende bijdrage zowel in de kaderovereenkomst als in de specifieke overeenkomst zijn vastgelegd. In punt 8 van de specifieke overeenkomst tussen de Commissie en de financieel intermediair is bepaald dat "de EG-financiering door de begunstigde terugbetaalbaar kan worden, met inbegrip van alle eventuele kosten die de EG bij de indiening van haar vorderingen zal hebben gemaakt, in overeenstemming met de artikelen 10.5 en 18.3 van het Financieel Reglement". In artikel 10, lid 5, en artikel 18, lid 3, van de kaderovereenkomst zijn de voorwaarden vastgesteld waaronder de Commissie de begunstigde kan verzoeken zijn bijdrage geheel of gedeeltelijk terug te betalen. Deze voorwaarden werden bindend voor de klager door de ondertekening van de financieringsovereenkomst.

1.4 In het onderhavige geval lijkt het verzoek van de Commissie om terugbetaling van de bijdrage gegrond: het besluit van de Commissie is gebaseerd op drie gronden: 1) het onmogelijk was de registratie van de facturen en de betalingen in de rekeningen van klager te verifiëren omdat de desbetreffende documenten niet ter beschikking van de Commissie waren gesteld; 2) de meeste betalingen in het kader van het project waren verricht via particuliere bankrekeningen en niet via de bankrekening van de erkende klager; 3) er was een lening, waarvoor geen contract bestond, tussen de klager en een van zijn adviseurs.

1.5 De verklaring voor het verzoek om terugbetaling dat de Commissie zowel aan klager als aan de Ombudsman heeft gegeven, lijkt derhalve redelijk. Haar verzoek lijkt derhalve in overeenstemming te zijn met de voorwaarden van de kaderovereenkomst en de financieringsovereenkomst. Er werd dus geen geval van wanbeheer vastgesteld.

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Europese Commissie. De Ombudsman heeft daarom besloten de zaak te sluiten.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

Jacob SÖDERMAN