Geachte heer X,

U heeft bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (EUIPO) over de wijze waarop het een aanwervingsprocedure heeft afgehandeld waaraan u hebt deelgenomen.

In juli 2020 heeft EUIPO u meegedeeld dat het op basis van uw resultaten uw overplaatsing van uw huidige werkgever overweegt. Drie weken later deelde zij u mee dat zij, als gevolg van de interne reorganisatie, de overplaatsing niet zou voortzetten omdat zij de functie intern moest bekleden.

U heeft bij EUIPO een klacht ingediend over de wijze waarop het de aanwervingsprocedure heeft afgehandeld. U beweerde met name dat haar handelwijze onwettig en discriminerend was en uw gewettigd vertrouwen had geschonden.

In antwoord op uw klacht heeft EUIPO u meegedeeld dat de stappen die het heeft ondernomen in overeenstemming waren met de relevante EU-jurisprudentie. Het zei dat het besluit over de interne reorganisatie pas werd aangekondigd nadat u ervan op de hoogte was gebracht dat EUIPO uw overplaatsing van plan was. Voorts verklaarde zij dat de bevoegde dienst als gevolg van de interne reorganisatie geen extra middelen zou ontvangen. Het EUIPO heeft de kennisgeving van vacature dus niet (opnieuw) gepubliceerd, maar heeft besloten de relevante taken onder de beschikbare personeelsleden te herverdelen.

EUIPO zei ook dat het u geen “precieze, onvoorwaardelijke en consistente garanties” had gegeven dat het uw overdracht zou voortzetten. Zij heeft u alleen meegedeeld dat zij “voorziet” in uw overplaatsing. Volgens haar kon dit geen gewettigd vertrouwen wekken in de zin van de rechtspraak van de Unie.

In uw klacht bij de Ombudsman stelt u met name dat EUIPO de toepasselijke rechtsregels heeft geschonden en uw gewettigd vertrouwen heeft geschonden. U stelt dat EUIPO zich bij u moet verontschuldigen voor de manier waarop het de procedure heeft afgehandeld.

We begrijpen uw teleurstelling en frustratie en waarderen de moeilijke persoonlijke situatie waarin deze procedure u heeft gebracht. Na een zorgvuldige analyse van alle informatie die u bij uw klacht hebt verstrekt, hebben we echter besloten ons onderzoek af te sluiten met de volgende conclusie:

Op basis van de informatie en het bewijsmateriaal in de klacht zijn er geen aanwijzingen dat er sprake was van wanbeheer in het besluit van het EUIPO om de aanwervingsprocedure te annuleren.

EUIPO lijkt u namelijk redelijke toelichtingen en verduidelijkingen te hebben verstrekt.

Het EUIPO stelt terecht dat een „tot aanstelling bevoegd gezag” (de voor de aanwervingsprocedure verantwoordelijke instelling of instantie) volgens de rechtspraak van de Unie niet wettelijk verplicht is om een ambt te vervullen waarvoor het een aanwervingsprocedure heeft ingeleid. Het tot aanstelling bevoegde gezag beschikt over een discretionaire bevoegdheid bij de organisatie van zijn diensten en kan besluiten de kennisgeving van vacature en de bijbehorende selectieprocedure zelfs in een zeer vergevorderd stadium van de procedure te annuleren. Zij moet een dergelijke handelwijze echter objectief motiveren [1].

In dit geval heeft EUIPO uitgelegd dat het niet in staat was om door te gaan met uw overdracht als gevolg van interne reorganisatie. Deze interne reorganisatie dwong de bevoegde dienst ertoe de functie te vervullen door de taken intern onder de bestaande personeelsleden te herverdelen. Wij zijn van mening dat dit objectieve redenen zijn om te besluiten niet door te gaan met uw overdracht.

Het EUIPO heeft ook terecht verklaard dat er volgens de EU-jurisprudentie geen sprake kan zijn van “gerechtvaardigde verwachtingen” tenzij de administratie “garanties” verstrekt die “nauwkeurig, onvoorwaardelijk en consistent” zijn ^[2] Het EUIPO heeft u meegedeeld dat het “voorziet in” uw overdracht. Zij heeft u ook verzocht uw belangstelling te bevestigen en zei dat zij vervolgens contact zou opnemen met uw huidige werkgever om “de nodige voorwaarden te verifiëren en overeenstemming te bereiken over de modaliteiten van de overdracht”. Hoewel wij begrijpen dat dit u deed geloven dat uw overdracht zou plaatsvinden, lijkt dit niet te neer te komen op een “zekerheid” die “nauwkeurig” en “onvoorwaardelijk” is.

Wij begrijpen dat u van mening bent dat er sprake kan zijn geweest van ongepaste invloed op de wervingsprocedure. U verstrekt echter geen informatie of bewijs om uw argument te onderbouwen. Als u hier duidelijk bewijs van hebt, kunt u dit aan het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) voorleggen.

Hoewel we hebben besloten ons onderzoek af te sluiten, hebben we EUIPO schriftelijk verzocht na te denken over de vraag of het de manier waarop het communiceert met kandidaten die het voornemens is aan te werven, kan verbeteren.

Hoewel we het op prijs stellen dat u misschien teleurgesteld bent over dit resultaat, hopen we dat u deze uitleg nuttig zult vinden.

Met vriendelijke groet,

Tina Nilsson
Hoofd van de eenheid Case-handling

Straatsburg, 09/02/2022

[1] Zie onder meer zaak C-26/68, Fux/Commissie, arrest van het Hof van 24 juni 1969, punten 11, C-316/82 en 40/83, Kohler/Rekenkamer, arrest van het Hof van 9 februari 1984, punt 22, T-38/89, Hochbaum/Commissie, arrest van het Gerecht van eerste aanleg van 14 februari 1990, punten 15, T-331/00 en T-115/01, Bories e.a./Commissie, arrest van het Gerecht van eerste aanleg van 27 november 2003, punten 171-178.

[2] Zie onder meer het arrest van het Gerecht van eerste aanleg van 6 juli 1999, Forvass/Commissie, T-203/97, punten 70-71, Branco/Commissie, T-347/03, en het arrest van het Gerecht van eerste aanleg van 30 juni 2005, punt 102.