Beste Dr. S.,

Op 23 september 2000 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over de wijze waarop de Commissie een aanbesteding heeft behandeld.

Op 3 oktober 2000 heb ik de klacht voor commentaar doorgestuurd naar de Commissie.

De Commissie heeft op 1 december 2000 advies uitgebracht over uw klacht. Ik heb u op 7 december 2000 het advies van de Commissie doen toekomen met de uitnodiging om, indien u dat wenst, opmerkingen te maken. Op 15 december 2000 heeft u mij uw opmerkingen over het standpunt van de Commissie doen toekomen.

Op 17 januari 2001 heb ik de Commissie schriftelijk om nadere informatie over uw klacht verzocht. De Commissie heeft op 20 februari 2001 geantwoord en ik heb u dit antwoord op 26 februari 2001 toegezonden, met de uitnodiging om desgewenst uiterlijk op 31 maart 2001 opmerkingen in te dienen. Ik heb geen opmerkingen ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

In februari 2000 diende klager (een gepensioneerde ambtenaar van het Europees Parlement) een voorstel in naar aanleiding van een door het directoraat-generaal Concurrentie van de Europese Commissie gepubliceerde aanbesteding die betrekking had op adviesdiensten op het gebied van staatssteun.

De Commissie heeft geen ontvangstbevestiging verzonden. Nadat klager herhaaldelijk had gebeld om inlichtingen te vragen, deelde de Commissie hem bij brief van 14 september 2000 mee dat de inschrijving "om procedurele redenen" was geannuleerd. Klager achtte dit onvoldoende. Hij belde dus om meer specifieke redenen voor de annulering van de inschrijving te verkrijgen. De Commissie heeft echter geen verdere informatie verstrekt.

De beweringen van klager kunnen als volgt worden samengevat:

1. De Commissie heeft de klager niet in kennis gesteld van de specifieke redenen voor de annulering van de inschrijving.
2. De Commissie had de aanvragers eerder moeten informeren om deze laatste kosten en moeite te besparen.

Het onderzoek

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

De Commissie heeft de bepalingen van Richtlijn 92/50/EEG van de Raad van 18 juni 1992 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening gevolgd. Deze richtlijn bepaalt onder meer in artikel 12, lid 1, dat "[d]e aanbestedende dienst [...] elke afgewezen gegadigde of inschrijver binnen 15 dagen na ontvangst van een schriftelijk verzoek in kennis [stelt] van de redenen voor de afwijzing van zijn sollicitatie of inschrijving". Van klager is geen dergelijk verzoek ontvangen. Bovendien had de Commissie in haar brief van 14 september 2000 verklaard dat de inschrijving om procedurele redenen was geannuleerd.

De verantwoordelijke dienst had alles in het werk gesteld om de deelnemers zo snel mogelijk op de hoogte te stellen van de aanbesteding. Het formele verslag van de CCAM (de commissie die belast is met aanbestedingen) is op 17 juli 2000 ontvangen. Na de onverwachte annulering van de inschrijving moest de verantwoordelijke dienst eerst bepalen hoe verder te gaan. Gezien de vakantieperiode, de tijd die nodig was om de informatiebrieven te vertalen en de noodzaak om andere diensten te raadplegen voordat de brieven op 14 september 2000 werden verzonden, was een eerdere reactie helaas niet mogelijk.

In zijn opmerkingen wees klager erop dat de Commissie de concrete redenen die tot de annulering van de inschrijving hadden geleid, niet had toegelicht. Hij vraagt zich ook af of de verantwoordelijke dienst van de Commissie zich deze redenen niet van tevoren had kunnen realiseren en zo kosten en inspanningen voor alle deelnemers had kunnen besparen.

Gezien het bovenstaande concludeerde de Ombudsman dat hij nadere informatie nodig had om de klacht te behandelen. Hij verzocht de Commissie daarom (1) toe te lichten om welke specifieke redenen zij de betrokken inschrijving had geannuleerd en (2) uit te leggen wanneer zij precies had besloten de inschrijving te annuleren.

In haar antwoord legde de Commissie uit dat de inschrijving was ingetrokken nadat de CCAM een negatief advies had gegeven, met het argument dat er inconsistenties waren vastgesteld in de in het Publicatieblad bekendgemaakte informatie over de aanbesteding. Volgens de CCAM kunnen deze fouten potentiële aanvragers hebben ontmoedigd om deel te nemen. De CCAM had ook vraagtekens geplaatst bij de procedurele gronden om bepaalde verzoekers uit te sluiten. De Commissie wees erop dat pas tijdens de CCAM-vergadering van 4 en 5 juli 2000 duidelijk was geworden dat haar voorstel niet door de CCAM zou worden aanvaard. De Commissie was formeel in kennis gesteld van het verslag van de CCAM dat zij op 17 juli 2000 had ontvangen. De dienst moest vervolgens bepalen hoe verder te gaan.

Klager heeft geen opmerkingen over dit antwoord ontvangen.

BESLUIT

1.1 Klager diende een voorstel in naar aanleiding van een door de Commissie gepubliceerde aanbesteding. De Commissie heeft hem vervolgens meegedeeld dat deze inschrijving "om procedurele redenen" was geannuleerd. Klager beweerde dat de Commissie hem niet in kennis had gesteld van de specifieke redenen voor de annulering van de inschrijving, hoewel hij hem daarom had verzocht.

1.2 In haar advies stelde de Commissie dat zij geen schriftelijk verzoek had ontvangen overeenkomstig artikel 12, lid 1, van Richtlijn 92/50/EEG. Zij wees er ook op dat zij klager ervan in kennis had gesteld dat de inschrijving om procedurele redenen was geannuleerd.

1.3 De Ombudsman was er niet van overtuigd dat artikel 12, lid 1, van Richtlijn 92/50/EEG in deze zaak van toepassing is. Deze bepaling verleent een inschrijver het recht om in kennis te worden gesteld van de redenen "voor de afwijzing" van zijn inschrijving. Zij heeft niet uitdrukkelijk betrekking op het geval waarin een inschrijving wordt geannuleerd. De Commissie had in ieder geval een dergelijk schriftelijk verzoek ontvangen, aangezien uit de door de Ombudsman aan de Commissie toegezonden klacht duidelijk bleek dat klager op de hoogte wenste te worden gesteld van de redenen voor de annulering van de inschrijving.

1.4 De Ombudsman was ook van mening dat in de brief van de Commissie van 14 september 2000 de redenen voor de annulering van de inschrijving niet voldoende nauwkeurig waren uiteengezet. Het is een goede administratieve praktijk om personen die op een aanbesteding hebben gereageerd, in kennis te stellen van de redenen waarom deze aanbesteding uiteindelijk is geannuleerd. Een algemene verwijzing naar "proceduregronden" kan in dit verband niet als voldoende worden beschouwd, aangezien de inschrijver hierdoor niet in staat wordt gesteld de specifieke reden voor de annulering te identificeren.

1.5 In haar antwoord op het verzoek om nadere informatie van de Ombudsman heeft de Commissie echter nader toegelicht waarom zij de inschrijving had geannuleerd. Dit antwoord werd doorgestuurd naar klager, die geen opmerkingen heeft ingediend.

1.6 In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak op te lossen en klager daarmee tevreden heeft gesteld met betrekking tot zijn eerste bewering.

2.1 Klager voert aan dat de Commissie de personen die in antwoord op de aanbesteding voorstellen hebben ingediend, eerder in kennis had moeten stellen van de annulering van de inschrijving om kosten en moeite te besparen.

2.2 De Commissie stelt dat pas tijdens de vergadering van de CCAM (het aanbestedingscomité) van 4 en 5 juli 2000 is gebleken dat haar voorstel niet door de CCAM zou worden aanvaard. De Commissie is formeel in kennis gesteld van het verslag van de CCAM dat zij op 17 juli 2000 heeft ontvangen. Vervolgens moest hij bepalen hoe verder te gaan. Gezien de vakantieperiode, de tijd die nodig was om de informatiebrieven te vertalen en de noodzaak om andere diensten te raadplegen voordat de brieven op 14 september 2000 werden verzonden, was een eerdere reactie helaas niet mogelijk.

2.3 De Ombudsman concludeert uit de opmerkingen van de Commissie dat het besluit tot annulering van de inschrijving op of na 17 juli 2000 is genomen. Hoewel het beter zou zijn geweest indien de Commissie de inschrijvers sneller had geïnformeerd, is de Ombudsman van mening dat er in de onderhavige zaak, gelet op de door de Commissie aangevoerde argumenten, geen sprake was van onnodige vertraging.

2.4 Op grond van het bovenstaande lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot de tweede bewering.

Uit het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht blijkt dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak op te lossen en klager daarmee tevreden heeft gesteld met betrekking tot zijn eerste bewering en dat er geen sprake lijkt te zijn van wanbeheer met betrekking tot de tweede bewering. De Ombudsman sluit derhalve het dossier.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

Jacob SÖDERMAN