Achtergrond van de klacht

1. De klager is een advocaat die vier voormalige personeelsleden van een civiele missie van de EU vertegenwoordigt ^[1].

2. In 2017 besloot de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO), de EU-instelling die verantwoordelijk is voor de missie, een tuchtonderzoek in te stellen tegen de vier personeelsleden. Het doel van het tuchtonderzoek was het verkrijgen van alle relevante feiten met betrekking tot beschuldigingen van misbruik van gezag, ongepast gedrag, wangedrag en intimidatie door de vier personeelsleden. Na het onderzoek heeft de EDEO de zaak afgesloten zonder tuchtmaatregelen tegen de personeelsleden op te leggen. Het onderzoek wees op enkele tekortkomingen en fouten in de beheerspraktijken van twee van de betrokken personeelsleden.

3. In de loop van de daaropvolgende maanden heeft de missie de arbeidsovereenkomsten van twee van de betrokken personeelsleden niet verlengd. De andere twee verlieten de missie op eigen initiatief.

4. Op 24 november 2017 heeft klager een brief aan de EDEO gestuurd waarin zij onregelmatigheden tijdens en na het tuchtonderzoek bij de missie beschreef. Zij voerde aan dat het disciplinaire onderzoek was ingegeven door persoonlijke rivaliteit, dat het was gebaseerd op valse getuigenissen en dat het niet onpartijdig was uitgevoerd. Zij voerde ook aan dat het tuchtonderzoek gevolgen had gehad voor het besluit om de contracten van twee van de personeelsleden niet te verlengen. Klager verzocht de EDEO haar beweringen te onderzoeken en verzocht de vier personeelsleden te erkennen als klokkenluiders om hen bescherming te bieden.

5. Nadat klager geen antwoord van de EDEO had ontvangen, wendde hij zich tot de Europese Ombudsman, die een onderzoek instelde en de EDEO verzocht te antwoorden op de brief van klager. Het onderzoek had alleen betrekking op het feit dat EDEO niet had geantwoord, en niet op de grond van de zaak.

6. De EDEO heeft op 15 mei 2018 geantwoord. In het antwoord, ondertekend door de „plaatsvervangend commandant civiele operaties” van de EDEO ^[2], stond dat de EDEO de aantijgingen van klager grondig had geanalyseerd en tot de conclusie was gekomen dat het tuchtonderzoek was uitgevoerd in overeenstemming met de geldende regels.^[3] Aangezien de EDEO klager had geantwoord, sloot de Ombudsman het onderzoek af met de conclusie dat de kwestie door de EDEO was opgelost.

7. Klager was niet tevreden met het antwoord van de EDEO. Zij maakte met name bezwaar tegen het feit dat de persoon die het antwoord had ondertekend (de plaatsvervangend commandant civiele operaties) rechtstreeks betrokken was bij het tuchtonderzoek. Als zodanig was zij van mening dat hij een belangenconflict had, waardoor zijn conclusie dat het onderzoek naar behoren was uitgevoerd, werd ondermijnd. Op 6 februari 2019 heeft zij de EDEO schriftelijk verzocht uiting te geven aan haar bezorgdheid over het vermeende belangenconflict. Zij heeft de EDEO ook verzocht gevolg te geven aan de zorgen die zij reeds in haar brief van 24 november 2017 had geuit.

8. Nadat zij geen antwoord had ontvangen, wendde klager zich op 24 januari 2020 opnieuw tot de Ombudsman.

Het onderzoek

9. De Ombudsman heeft een onderzoek geopend naar het feit dat de EDEO geen antwoord heeft gegeven op de bezwaren van klager.

10. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman de antwoorden van de EDEO en de opmerkingen van klager over die antwoorden.

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

11. In haar eerste antwoord aan de Ombudsman (d.d. 25 maart 2020) zei de EDEO dat zij zich ervan bewust was geworden dat twee door klager vertegenwoordigde personeelsleden zich over de kwestie tot de nationale rechtbanken hadden gewend. Aangezien er gerechtelijke procedures liepen over het onderwerp van de klacht bij de Ombudsman, was de EDEO niet in staat om te reageren op de klager. De EDEO voerde aan dat de Ombudsman, in overeenstemming met de EU-Verdragen ^[4], geen onderzoek moest instellen omdat de zaak het voorwerp van een gerechtelijke procedure was geworden.

12. Klager was het niet eens met de argumenten van de EDEO. Op 14 april 2020 schreef zij een brief aan zowel de Ombudsman als de EDEO. Zij voerde aan dat de gerechtelijke procedure uitsluitend betrekking had op het besluit van de missie om de arbeidsovereenkomsten van de betrokken personeelsleden niet te verlengen. Het tuchtonderzoek werd in de gerechtelijke procedure alleen genoemd om de rechters context te bieden. Bovendien was de gerechtelijke procedure gericht tegen de missie (die rechtspersoonlijkheid heeft op het gebied van arbeidsovereenkomsten) en niet tegen de EDEO. Het tuchtonderzoek was uitgevoerd door de EDEO, waarvoor de nationale rechtbanken niet bevoegd zijn.

13. Aangezien de EDEO klager in juli 2020 nog steeds niet had geantwoord, stuurde de Ombudsman een nieuwe brief naar de EDEO met het verzoek te antwoorden. De Ombudsman zond de EDEO ook een voorlopige beoordeling van de zaak, waarin werd verklaard dat de EDEO twee keer had nagelaten klager te antwoorden, en dit pas na tussenkomst van de Ombudsman.

14. De EDEO heeft de Ombudsman op 2 oktober 2020 geantwoord. Zij bleef bij haar standpunt dat alle informatie die zij in het kader van het onderzoek van de Ombudsman zou verstrekken, door de twee voormalige personeelsleden in de loop van de lopende gerechtelijke procedure kon worden gebruikt. De voormalige personeelsleden hadden de tuchtprocedure aangevoerd als reden voor het besluit om hun overeenkomsten niet te verlengen, zodat niet kon worden uitgesloten dat de nationale rechterlijke instanties het tuchtonderzoek in het kader van de gerechtelijke procedure zouden beoordelen.

15. De EDEO bleef erbij dat het tuchtonderzoek in 2017 was uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke regels.

16. Klager beweerde dat de EDEO bleef weigeren zich uit te spreken over de kwestie van het tuchtonderzoek en gebruikte de gerechtelijke procedure als excuus. Klager voerde aan dat de EDEO onvoldoende heeft uitgelegd waarom hij weigerde zijn standpunt kenbaar te maken, met name over de kwestie van belangenconflicten.

Beoordeling door de Ombudsman

17. Het onderzoek van de Ombudsman heeft betrekking op het feit dat de EDEO klager meer dan eens niet heeft geantwoord. De lopende gerechtelijke procedures gaan niet over het uitblijven van een antwoord van de EDEO aan de klager. De Ombudsman is het dus niet eens met het standpunt van de EDEO dat zij haar onderzoek niet in de hierboven uiteengezette zin mag uitvoeren.

18. De Ombudsman stelt vast dat de EDEO twee keer niet heeft geantwoord op de brieven van klager (de brieven van 6 februari 2019 en 14 april 2020) en dat hij pas heeft geantwoord na tussenkomst van de Ombudsman. Rekening houdend met het feit dat een eerder onderzoek van de Ombudsman met betrekking tot dezelfde kwestie ook betrekking had op het verzuim van de EDEO om klager te antwoorden, heeft de EDEO driemaal geweigerd klager te antwoorden.

19. De Ombudsman waardeert het dat de EDEO voorzichtig te werk wil gaan, aangezien de zaak nu voor de rechter ligt. Het feit dat er een gerechtelijke procedure met betrekking tot een bepaald onderwerp loopt, geeft een instelling van de Unie echter niet het recht om niet te antwoorden op brieven die haar ter zake zijn toegezonden. Indien de betrokken instelling van de Unie van mening is dat zij niet ten gronde kan antwoorden, moet zij in haar antwoord uitleggen waarom.

20. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat het herhaaldelijk nalaten van de EDEO om te antwoorden op de brieven van klager wanbeheer vormt. Aangezien de EDEO in het kader van het onderzoek heeft uitgelegd waarom hij van mening is dat hij klager geen inhoudelijk antwoord kan geven, hoeft de Ombudsman niet langer een aanbeveling te doen om dit aan te pakken. Zij vertrouwt er echter op dat de EDEO met deze bevinding rekening zal houden.

21. Klager wilde ook dat de Ombudsman onderzoek deed naar de inhoudelijke bezwaren die naar voren werden gebracht in de brieven aan de EDEO, dat wil zeggen de vermeende onregelmatigheden in het tuchtonderzoek van 2017. De Ombudsman is echter van mening dat het argument van de EDEO dat de inhoudelijke zorg wordt gedekt door de lopende gerechtelijke procedures, overtuigend is. De belangrijkste klacht van klager bij de rechtbanken is dat het tuchtonderzoek negatieve gevolgen had voor het besluit van de missie om de arbeidsovereenkomsten niet te verlengen. De Ombudsman is derhalve van mening dat de twee onderwerpen onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. De Ombudsman kan derhalve geen inhoudelijk onderzoek instellen naar de bezwaren van klager vanwege de lopende gerechtelijke procedures.

22. De Ombudsman vindt het betreurenswaardig dat de EDEO in zijn antwoord van 15 mei 2018 de bezorgdheid van klager over een mogelijk belangenconflict niet heeft weggenomen, ondanks verschillende herinneringen van klager over een periode van drie jaar. Aangezien de EDEO nu echter in een door een ander personeelslid ondertekende brief heeft gesteld dat het tuchtonderzoek is uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke regels, is de Ombudsman van oordeel dat er geen verder onderzoek nodig is naar dit aspect van de klacht.

Conclusies

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende bevindingen:

Er was sprake van wanbeheer door de EDEO toen deze de brieven van klager niet beantwoordde.

Er zijn geen verdere onderzoeken gerechtvaardigd met betrekking tot het argument van klager dat het antwoord van de EDEO van 15 mei 2018 werd ondermijnd door een belangenconflict.

Klager en de EDEO zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 4 juni 2021

[1] De Europese Unie voert overzeese operaties uit in de vorm van "EU-missies", met gebruikmaking van civiele en militaire instrumenten in verschillende landen op drie continenten (Europa, Afrika en Azië), als onderdeel van haar gemeenschappelijk veiligheids- en defensiebeleid. De Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) is verantwoordelijk voor dergelijke missies.

[2] De plaatsvervangend commandant civiele operaties assisteert en vervangt, indien nodig, de commandant civiele operaties, die het hoofd is van het civiel plannings- en uitvoeringsvermogen (CPCC), het directoraat van de EDEO dat fungeert als operationeel hoofdkwartier voor de civiele missies van de EU.

[3] De gedragscode en discipline voor civiele GVDB-missies van de EU, beschikbaar op: https://eeas.europa.eu/headquarters/headquarters-homepage/15558/code-conduct-and-discipline-eu-civilian-csdp-missions_en

[4] In artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie is het volgende bepaald: "Overeenkomstig zijn taken verricht de Ombudsman onderzoeken (...), tenzij tegen de gestelde feiten een gerechtelijke procedure loopt of is gevoerd."