Geachte heer R.,

Op 18 mei 2000 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen het Europees Parlement over het besluit van de jury van intern vergelijkend onderzoek B/172 van het Parlement om u uit te sluiten van de examens, aangezien u geen relevante documenten had verstrekt om uw status als ambtenaar van de EG aan te tonen.

Op 22 juni 2000 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van het Europees Parlement. De instelling heeft op 29 september 2000 om verlenging van haar antwoord verzocht. Op 16 oktober 2000 heeft het Europees Parlement advies uitgebracht. Ik heb het u op 26 oktober 2000 doen toekomen met de uitnodiging om, indien u dat wenst, opmerkingen te maken. Er lijken geen opmerkingen van u te zijn ontvangen. Na bestudering van de argumenten van de zaak heeft een lid van mijn secretariaat op 8 mei 2001 in de gebouwen van het Europees Parlement in Luxemburg een inspectie van de relevante documenten uitgevoerd.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager waren de relevante feiten als volgt:

Klager diende een aanvraag in voor intern vergelijkend onderzoek B/172 van het Europees Parlement. Bij brief van 3 april 2000 deelde de voorzitter van de jury hem mee dat zijn sollicitatie was afgewezen omdat hij niet de documenten had overgelegd die nodig waren om zijn studie en/of zijn anciënniteit als ambtenaar van de EG aan te tonen. Klager betwistte dit besluit op 7 april 2000 en vermeldde in zijn brief alle documenten die bij zijn oorspronkelijke aanvraag waren gevoegd met betrekking tot zowel de door hem gevolgde studies als zijn jarenlange beroepservaring. Deze documenten omvatten onder meer twee salarisafrekeningen van het Parlement, kopieën van zijn aanstelling als ambtenaar op proef en zijn definitieve aanstelling als C5-ambtenaar door de Commissie.

Op 16 mei 2000 bevestigde de jury haar eerdere besluit om hem niet tot de schriftelijke examens toe te laten, op grond dat zij alleen rekening kon houden met de bij de oorspronkelijke sollicitatie gevoegde documenten. In zijn brief aan klager legde de jury uit dat er na controle van de bijlagen bij de oorspronkelijke sollicitatie geen enkel relevant document was dat zijn ervaring en anciënniteit bij het Europees Parlement kon aantonen, zoals een salarisstrook. Zij wees erop, dat het enige gevonden document een nota van de Commissie van 27 oktober 1986 was, waarin verzoekster als ambtenaar op proef werd aangesteld.

In zijn brief aan de Ombudsman benadrukte klager dat hij bij zijn oorspronkelijke aanvraag alle nodige documenten had gevoegd. Volgens klager hadden de verantwoordelijke diensten van het Parlement zijn dossier waarschijnlijk misplaatst. Klager achtte het ook onredelijk dat het Parlement professionele informatie opvroeg bij zijn eigen werknemers, aangezien de instelling als werkgever beter in staat was om die gegevens te verkrijgen.

Samenvattend betwistte klager het besluit van de jury van intern vergelijkend onderzoek B/172 van het EP om hem van de examens uit te sluiten, en wel om de volgende redenen:

Het onderzoek

In zijn advies lichtte het Parlement de algemene achtergrond van de zaak toe.

Klager had zich kandidaat gesteld voor intern vergelijkend onderzoek B/172 van het Parlement. De jury kon hem niet tot de examens toelaten omdat zijn sollicitatie onvoldoende bewijs bevatte met betrekking tot zijn studies en/of zijn anciënniteit als ambtenaar van de Gemeenschap. Samen met het beroep van klager tegen het besluit van de jury heeft hij aanvullende bewijsstukken overgelegd. Het Parlement was echter van mening dat sommige van deze documenten, die zeer relevant hadden kunnen zijn voor de beoordeling van de anciënniteit van klager als ambtenaar van de Gemeenschap, met name de salarisafrekening van het EP, niet bij de oorspronkelijke sollicitatie waren gevoegd en dat de jury derhalve geen rekening kon houden met deze documenten.

Het Parlement verwees naar de toelatingsvoorwaarden die zijn vastgesteld in de aankondiging van intern vergelijkend onderzoek B/172 van het Parlement, met name naar de inleidende opmerkingen van de aankondiging, waarin staat: "Dit intern vergelijkend onderzoek staat open voor ambtenaren of andere personeelsleden van het secretariaat-generaal van het Europees Parlement [.] op de uiterste datum voor het indienen van sollicitaties en voldoet aan de toelatingsvoorwaarden van afdeling II van deze aankondiging". Het Parlement citeerde toen deel II.A van de mededeling betreffende kwalificaties en beroepservaring: "Kandidaten moeten in het bezit zijn van een getuigschrift van hoger secundair onderwijs en vijf jaar en een maand in dienst zijn geweest als ambtenaar of tijdelijk functionaris bij de instellingen van de Europese Gemeenschap". Wat de behandeling van de sollicitaties betreft, verwees het Parlement bovendien naar punt III.2 van de mededeling, waarin werd bepaald dat de besluiten van de raad van bestuur "uitsluitend gebaseerd moesten zijn op de gegevens die op het sollicitatieformulier waren vermeld en die werden gestaafd door bij dat sollicitatieformulier gevoegde bewijsstukken." Kandidaten mochten derhalve "niet verwijzen naar documenten die in hun persoonsdossier waren opgenomen, maar die niet samen met hun sollicitatieformulier waren ingediend".

De instelling verklaarde dat haar voor vergelijkende onderzoeken en selectieprocedures verantwoordelijke diensten begin december 1999 twee informatieve vergaderingen hebben gehouden voor potentiële kandidaten van dit interne vergelijkend onderzoek. In de loop van de vergaderingen werd onder meer uitvoerig ingegaan op de bewijsstukken die de EG-ambtenaren bij hun sollicitatieformulier moesten voegen.

Het enige ondersteunende bewijs dat klager aanvoerde om zijn anciënniteit aan te tonen, was zijn aanstelling als C5-ambtenaar door de Commissie op 16 april 1987. Volgens het Parlement volstond dit document niet om de in het inleidende gedeelte van de aankondiging van het vergelijkend onderzoek genoemde voorwaarden aan te tonen. Voorts verklaarde de instelling dat zij niet verplicht was het door de communautaire rechterlijke instanties erkende persoonsdossier van klager te onderzoeken (zaak T-54/91, Almeida Antunes tegen Parlement, Jurispr. 1992, blz. II, 1739).

De Ombudsman zond het standpunt van de Commissie door aan klager met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Er bleken geen opmerkingen van klager te zijn ontvangen.

Aangezien er een zeker verschil leek te bestaan tussen de argumenten die de jury in haar brief van 16 mei 2000 aan klager had gegeven en de argumenten die het Europees Parlement in zijn advies had gebruikt, heeft de Ombudsman de instelling op 15 maart 2001 schriftelijk verzocht om inzage in het dossier. De inspectie werd op 8 mei 2001 uitgevoerd door een lid van het secretariaat van de Ombudsman in de gebouwen van het Parlement in Luxemburg.

BESLUIT

1.1 Klager legde uit dat bij zijn sollicitatieformulier alle nodige documenten waren gevoegd waaruit zijn studie en zijn anciënniteit als ambtenaar van de Gemeenschap konden blijken, waaronder twee salarisafrekeningen van het Parlement, kopieën van zijn aanstelling als ambtenaar op proef en zijn definitieve aanstelling als ambtenaar C5 door de Commissie. Als de jury dit ondersteunend bewijs niet kon vinden, was dat waarschijnlijk te wijten aan het feit dat de verantwoordelijke diensten van het EP zijn dossier verkeerd hadden behandeld.

1.2 Het Parlement wees erop dat het enige ondersteunende bewijs dat klager heeft geleverd om zijn anciënniteit aan te tonen, zijn benoeming door de Commissie als ambtenaar van C5 van 16 april 1987 was.

1.3. De Ombudsman merkt op dat in de loop van het onderzoek geen sluitend bewijs aan het licht is gekomen dat zou kunnen aantonen dat de aanvullende documenten die klager met zijn verzoek zou hebben verzonden, in feite door de verantwoordelijke diensten van het Parlement verkeerd zijn geplaatst. Na de inzage van het dossier door het secretariaat van de Ombudsman op 8 mei 2001 blijkt dat de enige documenten die de parlementen hebben ontvangen en die bij de oorspronkelijke aanvraag van klager waren gevoegd en die betrekking hadden op zijn beroepservaring binnen de communautaire instellingen, zijn benoeming door de Commissie waren, zowel als ambtenaar op proef van 27 oktober 1986 als van 16 april 1987 als ambtenaar C5.

Op basis van het bewijsmateriaal kan de Ombudsman niet concluderen dat de diensten van het Europees Parlement het dossier verkeerd hebben behandeld.

De Ombudsman is derhalve van mening dat er geen sprake lijkt te zijn van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.

2.1 Klager beweerde dat het EP over alle nodige middelen beschikte om het statuut en de anciënniteit van zijn ambtenaren gemakkelijk te controleren, en dus of zij geschikt waren om deel te nemen aan een intern vergelijkend onderzoek.

2.2 Het Parlement heeft geantwoord dat het enige ondersteunende bewijs dat klager heeft geleverd om zijn anciënniteit aan te tonen, namelijk zijn aanstelling door de Commissie als C5-ambtenaar van 16 april 1987, niet volstond om de in het inleidende gedeelte van de aankondiging van het vergelijkend onderzoek genoemde voorwaarden aan te tonen. Bovendien verklaarde de instelling dat zij niet verplicht was het persoonsdossier van klager te onderzoeken, zoals de gemeenschapsrechter heeft geoordeeld.

2.3 Volgens punt II van de mededeling moest klager bewijsstukken overleggen waaruit bleek dat hij zeven dienstjaren in categorie C als ambtenaar bij de instellingen van de Europese Gemeenschap had vervuld.

2.4 Na alle door de parlementen ontvangen en bij het oorspronkelijke verzoek van klager gevoegde documenten te hebben onderzocht, is de Ombudsman van oordeel dat alleen het afschrift van zijn benoeming door de Commissie als C5-ambtenaar van 16 april 1987 relevant had kunnen zijn om na te gaan of hij voldeed aan de criteria van deel II van de mededeling. Dit enig document volstaat echter niet om aan te tonen dat klager zeven dienstjaren in categorie C als ambtenaar bij de instellingen van de Europese Gemeenschap had vervuld, omdat zijn dienst sinds april 1987 had kunnen worden beëindigd door een van de in artikel 47 van de personeelsverordeningen en -regelingen genoemde redenen.

2.5 Volgens de huidige regels was de administratie van het Parlement niet verplicht om na te gaan of klager over de nodige kwalificaties en beroepservaring beschikte om deel te nemen aan het interne vergelijkend onderzoek. Zoals de communautaire rechterlijke instanties hebben geoordeeld, heeft de personeelsdienst van de Commissie niet tot taak de jury’s het volledige dossier van de kandidaten voor vergelijkende onderzoeken toe te zenden, aangezien dit een zware last zou vormen en in strijd zou zijn met het beginsel van behoorlijk bestuur (1).

De Ombudsman is derhalve van mening dat er geen sprake lijkt te zijn van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.

Op basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door het Europees Parlement. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van het Europees Parlement zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

Jacob SÖDERMAN

(1) Zaak T-133/89, Jean-Louis Burban tegen Parlement, Jurispr. 1990, blz. II-245, punt 31.