Geachte heer I.,
Op 27 januari 2000 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de te late betaling van honoraria en onkosten voor werkzaamheden die u voor de Europese Commissie had verricht.
Op 7 maart 2000 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. Op 27 april 2000 heeft de Commissie een advies over uw klacht uitgebracht, waarin werd verklaard dat de betaling nu aan u was verricht. U had mij reeds op 16 maart 2000 per e-mail meegedeeld dat de Commissie de verschuldigde betaling had verricht. Het leek dan ook niet nodig u uit te nodigen opmerkingen over het standpunt van de Commissie in te dienen.
Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager beweerde dat de Commissie hem niet de vergoedingen en onkosten had betaald die verschuldigd waren voor werkzaamheden die in juli 1999 in Brussel waren verricht en waarvoor hij op 26 juli 1999 een factuur had gestuurd.
Volgens klager hebben de diensten van de Commissie hem meegedeeld dat de redenen voor de betalingsachterstand verband hielden met twee elementen van zijn reiskosten, die samen 1,25 % van de factuur vertegenwoordigden. Het eerste element had betrekking op de metrotarieven; de Commissie heeft klager verzocht gebruikte vervoerbewijzen te leveren, hetgeen hij heeft gedaan. Het tweede element had betrekking op de route die klager nam om van Finland naar Brussel te reizen. Klager was van mening dat de Commissie niet had begrepen dat het normaal is dat Finnen in juli in een zomerhuisje zijn en dat dit zijn route naar Brussel verklaart.
Klager was van mening dat de betalingsachterstand bijzonder ernstig was omdat ongeveer 4000 € of 44,2% van de factuur eigen kosten vertegenwoordigde.
Klager verwees ook naar het onderzoek van de Ombudsman op eigen initiatief naar betalingsachterstanden door de Commissie (OI/5/99/IJH) en verklaarde dat de problemen die zich in zijn geval hadden voorgedaan, volgens hem te maken hadden met de financiële controle bij de Commissie en dat een meer gedecentraliseerd systeem voor het verrichten van betalingen moest worden ingevoerd.

Het onderzoek

Het advies van de Commissie
luidt als volgt:

De klacht over de betaling is gerechtvaardigd. De betaling ondervond buitengewone vertragingen, en in alle stadia van de verwerking, van de oorspronkelijke dienst tot de centrale financiële diensten. Een deel van de vertraging deed zich voor omdat het betalingsdossier niet voldeed aan de regels voor betalingen. Hoewel de begunstigde om aanvullende informatie moest worden gevraagd, droeg dit slechts bij tot een kleiner deel van de vertraging en is dit geen excuus.

De betaling is verricht op 29 februari 2000 en de bankwaardedatum volgens Sincom 2 is 9 maart 2000. Er is een verontschuldigingsbrief gestuurd naar de begunstigde en hem zal rente worden betaald voor te late betaling.

Het betrokken personeel werd eraan herinnerd bijzondere aandacht te besteden aan de snelle verwerking van betalingsdossiers wanneer deze formeel of inhoudelijk niet volledig in overeenstemming zijn met de regelgeving.

Op de datum van ontvangst van het advies van de Commissie had klager de Ombudsman reeds meegedeeld dat de Commissie de verschuldigde betaling had verricht. Het leek derhalve niet nodig klager uit te nodigen opmerkingen over bovengenoemd advies van de Commissie in te dienen.

BESLUIT

1 Vertraagde betaling van honoraria en onkosten
1.1 Klager voerde aan dat de betaling van zijn honoraria en onkosten door de Commissie meer dan 17 maanden vertraging had opgelopen. De Commissie aanvaardde dat de klacht gegrond was en deed de verschuldigde betaling, vermeerderd met rente en een verontschuldiging aan de klager. De Commissie heeft derhalve stappen ondernomen om de zaak te schikken en heeft klager daarmee tevreden gesteld.
2 Oorzaken van het probleem van betalingsachterstand
2.1 Klager maakte ook opmerkingen over de oorzaken van betalingsachterstand in zijn geval. Hij is van mening dat de problemen in verband met de financiële controle bij de Commissie liggen en dat er een meer gedecentraliseerd systeem voor het verrichten van betalingen moet worden ingevoerd.
2.2 De Commissie verklaarde dat de betaling buitengewone vertragingen heeft opgelopen, en in alle stadia van de verwerking, van de oorspronkelijke dienst tot de centrale financiële diensten.
2.3 Met bovenstaande standpunten zal rekening worden gehouden in het initiatiefonderzoek van de ombudsman naar betalingsachterstand door de Commissie (OI/5/99/IJH).
3 Conclusie Uit
de opmerkingen van de Commissie´ en de opmerkingen van klager blijkt dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en daarmee klager tevreden heeft gesteld. De Ombudsman sluit daarom de zaak.
De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet,
Jacob SÖDERMAN