Geachte heer D.,
Op 27 juli 1999 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen het Europees Parlement. De klacht had betrekking op uw deelname aan door de instelling georganiseerd algemeen vergelijkend onderzoek EUR/C/135.
Op 20 september 1999 heb ik de klacht voor advies doorgestuurd naar het Europees Parlement. Het Parlement heeft op 27 januari 2000 advies uitgebracht en ik heb het u, indien u dat wenst, toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Op 2 mei 2000 heb ik uw opmerkingen over het advies van het Parlement ontvangen.
Ik schrijf u nu om u het resultaat te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager nam deel aan algemeen vergelijkend onderzoek EUR/C/135, dat tot doel had een reservelijst op te stellen voor de aanwerving van Italiaanstalige typisten van categorie C.
Op 2 mei 1999 zond de voorzitter van de jury klager een brief waarin hij hem meedeelde dat de punten die hij voor toets 3 a) had behaald, onder het vereiste minimum lagen. Hij werd daarom uitgesloten van de volgende fase van de competitie.
Op 11 mei 1999 verzocht klager de jury zijn examen te heroverwegen, gezien enkele technische problemen die hij tijdens de uitvoering ervan had ondervonden vanwege de slechte werking van zijn computer.
Bij brief van 9 juli 1999 bevestigden de diensten van het vergelijkend onderzoek het besluit van de jury om klager van het vergelijkend onderzoek uit te sluiten. In zijn brief benadrukte de voorzitter van de jury dat wanneer klager de slechte werking van zijn computer opmerkte, hij de leidinggevenden daarvan onmiddellijk in kennis had moeten stellen. Bovendien heeft de instelling beklemtoond dat geen enkele andere kandidaat een dergelijke grief heeft aangevoerd. Het Parlement wees er ten slotte op dat klager aan een vergelijkend onderzoek had deelgenomen en niet was geslaagd voor een test. De jury heeft een vergelijkende beoordeling van alle kandidaten uitgevoerd en alleen de beste kandidaten zijn toegelaten tot de volgende fase van het vergelijkend onderzoek.
Op 27 juli 1999 diende klager derhalve een klacht in bij de Ombudsman. In zijn brief maakte hij de volgende aantijgingen:
1) Hoewel de jury in de kennisgevingsbrief had meegedeeld dat voor kandidaten die de test in Rome zouden afleggen, de software in het Italiaans beschikbaar zou zijn, moesten sommigen van hen werken met software die alleen in het Engels beschikbaar was.
2) Test 3 a) werd georganiseerd over meerdere dagen. Bepaalde bestanden waren na de eerste sessie niet van de computers verwijderd. Bijgevolg hadden bepaalde kandidaten die het examen later hadden afgelegd, toegang tot het examen dat door eerdere kandidaten was afgelegd.
3) De inhoud van toets 3 b) was niet voor alle kandidaten gelijk.

Het onderzoek

Het advies van het Parlement In
zijn advies over de klacht maakte het Parlement de volgende opmerkingen:
In de aankondiging van vergelijkend onderzoek werd vastgesteld dat de kandidaten tijdens de tests slechts één van de bestaande taalversies van de software konden gebruiken. In de aan alle kandidaten gerichte kennisgevingsbrief deelde de jury mee dat de software voor degenen die de test in Rome zouden afleggen, in het Italiaans beschikbaar zou zijn. Vanwege onvoorziene omstandigheden was de Engelse versie echter de enige die beschikbaar was voor kandidaten die ervoor hadden gekozen om het Word Perfect-systeem te gebruiken. Om het ongemak goed te maken, kregen kandidaten die met de Engelse software moesten werken (ongeveer 10%) extra tijd om vertrouwd te raken met het systeem en om opheldering te vragen. Voorts wees het Parlement erop dat klager had gevraagd om te werken met het Word-systeem, dat in het Italiaans beschikbaar was. De bovengenoemde omstandigheden hebben de klager dus in het geheel niet getroffen.
Wat betreft de bewering dat sommige kandidaten toegang hadden tot de toets van degenen die deze eerder hadden afgelegd, heeft het Parlement deze niet betwist. Desalniettemin is dit volgens de instelling slechts in vijf gevallen gebeurd. Voorts voerde het Parlement aan dat voor de aard van de toets, "opmaak en typering van een handgeschreven tekst in het Italiaans", het feit dat iemand toegang had tot de toets van een andere kandidaat niet als een concreet voordeel kon worden beschouwd. Kandidaten werd in feite verzocht aan te tonen dat zij in staat waren de instrumenten waarover zij beschikten te gebruiken en geen vragen te beantwoorden, in welk geval het een voordeel zou kunnen zijn om de antwoorden te kennen.
Met betrekking tot het feit dat de inhoud van toets 3 b) niet voor alle kandidaten dezelfde was, stelde het Parlement dat drie verschillende teksten met dezelfde moeilijkheidsgraad waren gekozen. De kandidaten werd verzocht een brief te beantwoorden op basis van een reeks door de jury verstrekte elementen. Gezien de aard van de toets moesten de kandidaten in dit geval ook aantonen dat zij in staat waren de hun ter beschikking staande instrumenten te gebruiken en werd hun niet gevraagd vragen te beantwoorden.
Opmerkingen van klager De
Ombudsman zond het advies van het Parlement door aan klager met een uitnodiging om opmerkingen te maken. In zijn antwoord maakte klager samenvattend de volgende opmerkingen:
Het Parlement heeft het beginsel van gelijke behandeling van de kandidaten van een algemeen vergelijkend onderzoek geschonden, aangezien sommigen van hen een Engelse software moesten gebruiken, hoewel zij hadden verzocht aan een Italiaanse versie te werken. Het verstrekken van extra tijd aan deze kandidaten zou volgens klager geen goede oplossing kunnen zijn om het ongemak te voorkomen.
Klager betwistte de bewering van het Parlement dat het feit dat bepaalde kandidaten toegang hadden tot het examen van anderen die het examen eerder hadden afgelegd, geen voordeel vormde vanwege de aard van het examen. Klager benadrukte dat, indien dit de waarheid was, er voor de toezichthouders geen redenen zouden zijn geweest om de betrokken dossiers te verwijderen zodra zij daarvan in kennis waren gesteld. Volgens klager toont dit aan dat kandidaten die de oplossing van de test op hun scherm konden zien, zeer waarschijnlijk hadden kunnen worden bevoordeeld.
Ten slotte is ook het feit dat de inhoud van toets 3 b) niet voor alle kandidaten gelijk was, in strijd met het beginsel van gelijke behandeling.

BESLUIT

1 Taalversie van de software
1.1 Klager voerde aan dat, hoewel de jury in de kennisgevingsbrief had meegedeeld dat voor kandidaten die de test in Rome zouden afleggen, de software in het Italiaans beschikbaar zou zijn, sommige van hen moesten werken met software die alleen in het Engels beschikbaar was.
1.2 Het Parlement wijst erop dat de Engelse versie als gevolg van onvoorziene omstandigheden de enige taalversie is die beschikbaar is voor kandidaten die ervoor hebben gekozen het Word Perfect-systeem te gebruiken. Om het ongemak te compenseren, kregen kandidaten die met de Engelse software moesten werken (ongeveer 10%) echter extra tijd om vertrouwd te raken met het systeem en om opheldering te vragen.
1.3 Het feit dat sommige kandidaten niet de mogelijkheid hebben gekregen om een software te gebruiken in de taal die zij hebben gekozen, lijkt discriminerend. De Ombudsman neemt echter nota van de inspanningen van het Parlement om dit ongemak op te lossen door stappen te ondernemen om de mogelijke nadelen van het gebruik van Engelse software op een redelijke manier te beperken. Er zijn geen aanwijzingen dat kandidaten die met een Engelse versie van de software moesten werken, negatieve gevolgen hebben ondervonden of dat de jury het beginsel van gelijke behandeling van kandidaten heeft geschonden. Er lijkt dus geen sprake te zijn van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.
2 De gestelde schending van het beginsel van gelijke behandeling
2.1 Klager klaagde dat, aangezien toets 3 a) over meerdere dagen was georganiseerd en niet alle dossiers van de computers waren verwijderd, bepaalde kandidaten die de toets later hadden afgelegd, de toets van eerdere kandidaten zagen.
2.2 Het Parlement wees erop dat, gezien de aard van de toets, "opmaak en typering van een handgeschreven tekst in het Italiaans", het feit dat iemand toegang had tot de toets van een andere kandidaat niet als een concreet voordeel kan worden beschouwd. Kandidaten werd in feite verzocht aan te tonen dat zij in staat waren de instrumenten waarover zij beschikten te gebruiken en geen vragen te beantwoorden, in welk geval het een voordeel zou kunnen zijn om de antwoorden te kennen.
2.3 Het tot aanstelling bevoegde gezag beschikt over een ruime beoordelingsvrijheid bij het bepalen van de vereiste bekwaamheden voor de te vervullen functies en bij het bepalen, op basis van deze bekwaamheden en in het belang van de dienst, van de regels en voorwaarden waaronder een vergelijkend onderzoek wordt georganiseerd. Zoals het Gerecht van eerste aanleg (1) heeft geoordeeld, beschikken de jury’s over een ruime beoordelingsmarge met betrekking tot de details van het examen dat in het kader van een vergelijkend onderzoek moet worden afgelegd.
2.4 Het gelijkheidsbeginsel vereist dat de schriftelijke examens voor alle kandidaten op dezelfde datum worden afgelegd. Het Hof (2) heeft gepreciseerd dat een dergelijke voorwaarde niet kan worden gesteld voor de mondelinge examens, die naar hun aard niet voor alle kandidaten tegelijkertijd kunnen plaatsvinden. Wat deze zaak betreft, is de Ombudsman van mening dat, hoewel toets 3 a) een schriftelijke toets was, rekening moet worden gehouden met de aard ervan. Het grote aantal kandidaten en de noodzaak om over evenveel computers te beschikken lijken het besluit van het Parlement om de test over meerdere dagen te organiseren redelijk te maken.
2.5 Organisatoren van algemene vergelijkende onderzoeken moeten garanderen dat alle deelnemers onder dezelfde omstandigheden kunnen optreden. De Ombudsman acht het betreurenswaardig dat tijdens toets 3 a) sommige kandidaten toegang hadden tot de toets van eerdere kandidaten, aangezien de betrokken bestanden niet van alle computers waren verwijderd. Het lijkt erop dat het Parlement met betrekking tot dit aspect van de zaak het beginsel van gelijkheid van de deelnemers aan een algemeen vergelijkend onderzoek niet heeft gewaarborgd. Daarom zal een kritische opmerking aan het Europees Parlement worden gericht.
3 De inhoud van toets 3 b) was niet voor alle kandidaten hetzelfde
3.1 Klager voerde aan dat de inhoud van toets 3 b) niet voor alle kandidaten hetzelfde was.
3.2 Het Parlement benadrukte dat voor de inhoud van toets 3 b) drie verschillende teksten met dezelfde moeilijkheidsgraad zijn gekozen. De kandidaten werd verzocht een brief te beantwoorden op basis van een reeks door de jury verstrekte elementen. Gezien de aard van de toets moesten de kandidaten aantonen dat zij in staat waren de hun ter beschikking staande instrumenten te gebruiken en werd hun niet gevraagd antwoorden te geven op vragen.
3.3 Op basis van het beginsel dat van toepassing is op de werkzaamheden van een tot aanstelling bevoegd gezag en van jury's, waarnaar in punt 2 van dit besluit wordt verwezen, is er geen bewijs dat de jury bij de beoordeling van het examen haar juridische bevoegdheden heeft overschreden. Er lijkt dus geen sprake te zijn van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.
4 Conclusie Op
basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt het noodzakelijk de volgende kritische opmerking te maken:

Organisatoren van algemene vergelijkende onderzoeken moeten ervoor zorgen dat alle deelnemers onder dezelfde omstandigheden kunnen optreden. De Ombudsman acht het betreurenswaardig dat tijdens toets 3 a) sommige kandidaten toegang hadden tot de toets van eerdere kandidaten, aangezien de betrokken bestanden niet van alle computers waren verwijderd. Het lijkt erop dat het Parlement met betrekking tot dit aspect van de zaak het beginsel van gelijkheid van de deelnemers aan een algemeen vergelijkend onderzoek niet heeft gewaarborgd.

De voorzitter van het Europees Parlement zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet
Jacob SÖDERMAN

---

(1) Zaak T - 132/89 Vincenzo Gallone tegen Raad van de Europese Gemeenschappen, Jurispr. 1990, blz. II - 0549.

(2) Zie hierboven.