Achtergrond van de klacht

1. De klager is een geregistreerde Duitse vereniging die de begunstigde was van een "subsidiecontract voor externe hulp" (de "subsidieovereenkomst") voor een project getiteld "Duurzame volkshuisvesting met ecologische materialen in de provincie Villa Clara/Cuba". Het bureau voor samenwerking EuropeAid heeft de subsidie toegekend. Het project liep van 1 oktober 2000 tot en met 30 september 2005.

2. De onderhavige klacht betreft de behandeling door de Commissie van het verzoek van klager om betaling van de laatste projectbetaling na voltooiing van het project.

3. Op 22 januari 2010 wendde klager zich tot de Ombudsman.

Onderwerp van het onderzoek

4. In zijn klacht bij de Ombudsman diende klager de volgende bewering en bewering in.

Bewering

De Commissie heeft het verzoek van klager om uitbetaling van de laatste projectbetaling van 17 juli 2006 niet naar behoren behandeld. Met name i) heeft de Commissie de eindbetaling niet uitbetaald en heeft zij geen redenen opgegeven om dit te doen, ook al werden alle relevante documenten bij haar ingediend, en ii) heeft zij niet tijdig geantwoord op relevante verzoeken.

Vordering

De Commissie moet het verzoek van de klager in behandeling nemen en de eindbetaling uitbetalen.

Het onderzoek

5. De klacht werd voor advies doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. Het standpunt van de Commissie werd aan klager toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die zij op 2 juli 2010 heeft toegezonden. In het licht van deze opmerkingen en het advies van de Commissie concludeerde de Ombudsman dat nader onderzoek noodzakelijk was. Zo heeft de Ombudsman de Commissie bij brief van 24 november 2010 verzocht hem nadere informatie te verstrekken over de bewering en bewering van klager.

6. Het antwoord van de Commissie werd aan klager toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Op 12 april 2011 heeft klager zijn opmerkingen ingediend. Op 13 mei 2011 heeft klager aanvullende documenten met betrekking tot zijn zaak toegezonden.

7. Na het antwoord van de Commissie tegen de achtergrond van de opmerkingen van klager te hebben onderzocht, was de Ombudsman van oordeel dat er nog steeds behoefte was aan verdere verduidelijking. Bij brief van 19 september 2011 heeft hij de Commissie derhalve verzocht hem nadere inlichtingen over de klacht te verstrekken.

8. De Commissie heeft haar antwoord op 19 december 2011 toegezonden. Dit antwoord werd doorgestuurd naar klager met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Vervolgens heeft klager de Ombudsman op 19 maart en 8 mei 2012 nadere informatie over zijn zaak verstrekt en hem bij die gelegenheid zijn verdere correspondentie met de Commissie voorgelegd.

9. Op 31 mei 2012 verstrekte klager de Ombudsman opnieuw informatie over verdere ontwikkelingen in zijn zaak. Zij heeft er ook op gewezen dat de Commissie niet had geantwoord op een brief die zij haar op 7 mei 2012 had gestuurd.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

Opmerkingen vooraf

10. Gezien hun feitelijke verband is het handig om de bewering van de klager en de bewering samen te onderzoeken.

A. Betreffende de bewering en het argument van de klager

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

11. Klager beweerde dat de Commissie haar verzoek om uitbetaling van de laatste projectbetaling van 17 juli 2006 niet naar behoren had behandeld. Met name i) heeft de Commissie de eindbetaling niet uitbetaald en heeft zij geen redenen opgegeven om dit te doen, ook al werden alle relevante documenten bij haar ingediend, en ii) heeft zij niet tijdig geantwoord op relevante verzoeken. Klager verzocht de Commissie haar verzoek te behandelen en de eindbetaling uit te betalen.

12. In haar advies en in haar opmerkingen over het eerste aspect van de bewering van klager verklaarde de Commissie dat zij op grond van de subsidieovereenkomst verplicht was een voorschot, vier tussentijdse jaarlijkse betalingen en een eindbetaling aan klager te doen. Reeds bij ontvangst van het verzoek om de vierde tussentijdse betaling herinnerde de Commissie klager er in 2005 aan dat hij haar alle informatie moest verstrekken over zowel de technische als de financiële onderdelen van het eindverslag dat in het verzoek om betaling van het saldo moest worden opgenomen. De technische component had onder meer betrekking op informatie over de impact van het project; de betrokken financiële component, met name de motivering van de overschrijdingen van de begrotingsonderdelen en een volledige lijst van uitgaven. Wat de kostenoverschrijding betreft, heeft de Commissie aangegeven dat de subsidieovereenkomst weliswaar een zekere mate van flexibiliteit biedt, maar dat de desbetreffende bedragen nog steeds moeten worden gerechtvaardigd en onderzocht voordat de betaling kan worden verricht.

13. De Commissie wees erop dat klager op 11 april 2006 een eerste verzoek om betaling van het saldo ten bedrage van 14 767 EUR had ingediend, samen met een auditverslag en een financieel verslag. Op 2 mei 2006 deelde de Commissie klager mee dat zij de eindbetaling had opgeschort totdat zij bepaalde ontbrekende documenten zou ontvangen waarom reeds in februari 2005 was verzocht. De Commissie verklaarde dat de ontbrekende documenten noodzakelijk zouden zijn voor haar verificatie van de uitgaven. Deze documenten omvatten bijvoorbeeld informatie over de door de klager gebruikte wisselkoers, de betrokken personele middelen en kopieën van de titels van bepaalde overdrachten aan de lokale projectpartners.

14. Op 17 juli 2006 diende klager een tweede verzoek om betaling van het saldo in voor een bedrag van 18 276 EUR. Samen met dit verzoek heeft zij hetzelfde financiële verslag bijgevoegd als bij haar eerste verzoek en informatie verstrekt over overdrachten aan projectpartners, berekeningen van de wisselkoers, overzichten van personele middelen, aanbestedingen voor apparatuur en voor audits, en de projectplanning. Het gevraagde bedrag werd niet bevestigd in het door de klager ingediende auditverslag.

15. Op 12 december 2006 bevestigde de Commissie haar besluit om de betaling op te schorten totdat alle bewijsstukken met betrekking tot het herziene betalingsverzoek, dat 18 276 EUR bedroeg, waren verstrekt. Daarnaast verzocht zij ook om ontbrekende documenten die reeds in haar eerdere brieven waren vermeld.

16. Op 17 november 2007 heeft klager aanvullende documenten ingediend. Naar aanleiding van het verzoek van klager in die zin heeft de Commissie op 24 april 2008 de ontvangst bevestigd. Tegelijkertijd deelde zij klager mee dat de in haar vorige brieven genoemde documenten nog steeds ontbraken, waardoor certificering van de eindbetaling onmogelijk was.

17. Op 30 juni 2008 diende de klager vijf Excel-tabellen in met een overzicht van de uitgaven per activiteit. Dit leidde tot een e-mailuitwisseling tussen klager en de delegaties van de Commissie in Cuba en de Dominicaanse Republiek, waarbij de delegatie in de Dominicaanse Republiek klager meedeelde dat een externe audit zou moeten worden uitgevoerd.

18. Tegen deze achtergrond heeft de Commissie aangevoerd dat zij herhaaldelijk om ontbrekende documenten had verzocht en deze uitvoerig had beschreven. Zij wees er vervolgens op dat haar desondanks nog steeds geen sluitende verslagen waren verstrekt over alle uitgaven in het kader van de subsidieovereenkomst. Als gevolg daarvan was zij verplicht de eindbetaling op te schorten. In het licht van deze omstandigheden heeft de Commissie klager in april 2008 in kennis gesteld van haar besluit om een externe audit te starten.

19. Wat het tweede aspect van de bewering van klager betreft, voerde de Commissie aan dat zij alle brieven van klager, op één na, binnen een redelijke termijn had beantwoord. Zij wees er ook op dat klager een contractuele regel overtrad die voorschrijft dat binnen 30 dagen informatie moet worden verstrekt. Tegelijkertijd erkende de Commissie dat zij niet tijdig had geantwoord op de brief van klager van 17 juli 2006 en merkte zij op dat haar antwoord van 12 december 2006 dateerde. Zij bevestigde echter ook dat de status van de betaling niet was gewijzigd, aangezien klager nog steeds niet had voldaan aan het verzoek van de Commissie om aanvullende documentatie in te dienen.

20. Met betrekking tot het argument van klager voerde de Commissie aan dat het in strijd zou zijn met de financiële regels van de EU om een betaling uit te betalen zonder behoorlijke rechtvaardiging. Zij benadrukte dat zij gegronde twijfels had over bepaalde uitgaven. Indien klager deze kosten naar behoren had gemotiveerd, zou de Commissie de met deze kosten overeenkomende betaling hebben verricht. Volgens de Commissie ging het in de onderhavige zaak echter meer om het uitvaardigen van een invorderingsopdracht dan om het uitbetalen van de eindbetaling. Dit was te wijten aan het feit dat i) de opschorting van de eindbetaling uitsluitend het gevolg was van het gedrag van klager, aangezien deze geen relevante bewijsstukken had overgelegd. Volgens de Commissie kon klager geen aanspraak maken op uitbetaling van de eindbetaling, aangezien hij zich er terdege van bewust was dat hij geen relevante bewijsstukken had overgelegd. Bovendien (ii) had het gedrag van klager geleid tot extra vertragingen en kosten. De Commissie had reeds aangekondigd dat zij voornemens was een externe audit uit te voeren om de ontbrekende documenten te verkrijgen en de discrepanties tussen de door de klager ingediende verslagen te controleren. De Commissie zou dus, althans gedeeltelijk, moeten betalen voor een dure externe audit. Ten slotte (iii) werd de maximale bijdrage van de Commissie vastgesteld op 75% van de werkelijke uitgaven. Op basis van een voorlopige analyse van de beperkte beschikbare informatie was de Commissie van oordeel dat zij een invorderingsopdracht moest geven voor te veel betaalde voorfinancieringen aan de klager.

21. Samen met zijn opmerkingen diende klager drie cd-rom's in met onder meer verschillende beschrijvingen van het project, foto's van gebouwde huizen en informatie over verschillende prijzen die voor het project werden ontvangen. Klager verklaarde dat het verslag van de Commissie over de gebeurtenissen op een aantal punten onjuist en op andere punten onvolledig was.

22. Volgens klager gaf de Commissie de indruk dat klager haar slechts één auditverslag had voorgelegd, namelijk voor de periode van 1 oktober 2004 tot en met 30 september 2005. Zij had echter vanaf het begin van het project samen met elk tussentijds verslag controleverslagen ingediend bij de Commissie, die waren opgesteld door lokale controleurs en een in Duitsland gevestigde externe controleur. Laatstgenoemde had het hele project gecontroleerd. De tussentijdse verslagen waren gecontroleerd en aanvaard door de Commissie, die vervolgens de desbetreffende tussentijdse betalingen had verricht. De Duitse controleur had ook andere door de Commissie gefinancierde projecten van klager gecontroleerd, die nooit aanleiding hadden gegeven tot bezwaren van de Commissie.

23. Wat het herziene bedrag van de aangevraagde eindbetaling betreft, voerde de klager aan dat het oorspronkelijke bedrag (14 767 EUR) moest worden aangepast tot 18 276 EUR om rekening te houden met kosten die na de audit zijn gemaakt, zoals auditkosten na het einde van het project, scheepvaart- en personeelskosten.

24. Klager verklaarde ook dat de Commissie haar in haar correspondentie met klager niet had meegedeeld wanneer de externe audit zou plaatsvinden. Aangezien de Commissie niet heeft geantwoord op de e-mails van klager van 27 oktober en 11 december 2009, moest klager ervan uitgaan dat hij geen relevante informatie meer zou ontvangen. In haar laatste e-mail aan klager van 20 augustus 2009 kondigde de Commissie aan dat zij klager uiterlijk in september 2009 zou informeren, maar nadien werd geen verdere informatie verstrekt.

25. Klager verklaarde dat hij alle vereiste documenten bij de delegaties van de Commissie in zowel Cuba als de Dominicaanse Republiek had ingediend. Klager betreurde het dat niet alle oorspronkelijke ontvangsten naar de Commissie konden worden gestuurd, aangezien zijn lokale projectpartner deze niet naar het buitenland mocht sturen. Toch konden de meeste kwitanties worden ingediend. Klager wees erop dat er in de meeste staten een verbod bestond op het verzenden van ontvangsten naar andere landen en dat dit verbod door de EU-delegaties was aanvaard. Bovendien had klager de delegatie van de Commissie in Cuba uitgenodigd om het project te bezoeken en, indien nodig, controles ter plaatse uit te voeren. De delegatie deed dit echter niet. Klager voerde ook aan dat geringe vertragingen bij het indienen van documenten het gevolg waren van het feit dat hij na afloop van het project geen contractuele relatie meer had met de lokale projectpartner die andere prioriteiten in zijn werkzaamheden had gesteld. Klager had hoe dan ook alles in het werk gesteld om de vereiste documenten onverwijld bij de delegaties in te dienen en had volledig met hen meegewerkt.

26. Klager wees er bovendien op dat de subsidieovereenkomst een overschrijding van de begrotingsonderdelen binnen bepaalde grenzen toestond en verklaarde dat hij in elk tussentijds verslag naar behoren melding had gemaakt van overschrijdingen. De klager lichtte de redenen voor de overschrijdingen toe en uitte zijn teleurstelling over de afwijzing door de Commissie van een aanvullend verzoek om bepaalde middelen te gebruiken voor het herstel van de door een orkaan veroorzaakte schade.

27. De klager voerde ook aan dat de oorspronkelijk aangevraagde subsidie van de Commissie 358 344 EUR (74 970 % van het projectvolume) bedroeg. Het ging verder met te zeggen dat dit bedrag niet volledig was besteed, ondanks het feit dat de projectdoelstellingen waren gerealiseerd. De subsidie van de Commissie aan het einde van het project bedroeg 339 927 EUR (321 651 EUR plus de uitstaande eindbetaling van 18 276 EUR, wat overeenkomt met 72 9016% van het projectvolume). Daaruit volgde dat klager een groter deel van de kosten had gedragen dan in de oorspronkelijke berekening was voorzien, terwijl de Commissie in feite een bedrag van 18 417 EUR had bespaard. Klager verzocht de Ombudsman derhalve zijn bewering te onderschrijven.

28. Klager onderstreepte ten slotte het succes van het project, dat door een aantal prijzen was onderscheiden.

29. In zijn eerste verzoek om aanvullende informatie heeft de Ombudsman de Commissie verzocht i) commentaar te leveren op het argument van klager dat zij, gelet op een verbod op het verzenden van ontvangstbewijzen naar het buitenland, niet in staat was alle vereiste documenten bij de Commissie in te dienen. Hij vroeg de Commissie uit te leggen of zij met dit aspect rekening heeft gehouden bij haar beoordeling van de door klager ingediende documenten. De Ombudsman verklaarde ook dat (ii) de Commissie niet bleek te hebben geantwoord op de e-mails van klager van 27 oktober en 11 december 2009, waarin klager informeerde naar de voortgang van de zaak en de Commissie verzocht opmerkingen over dit aspect te maken. Ten slotte heeft de Ombudsman iii) de Commissie verzocht hem in kennis te stellen van het tijdschema voor de start van de externe controle waarnaar in haar correspondentie met klager wordt verwezen.

30. In haar antwoord benadrukte de Commissie dat zij bereid was de in aanmerking komende kosten van klager te betalen, maar verklaarde zij ook dat het volledig aan klager was om deze kosten te bewijzen.

31. In antwoord op de eerste vraag van de Ombudsman stelde de Commissie in wezen dat de begunstigde van een subsidie verplicht is volledige informatie over de uitvoering van het project te verstrekken en een nauwkeurige en regelmatige boekhouding te voeren. Wat het vereiste documentatieniveau betreft, wees de Commissie op een zekere beoordelingsmarge waarover zij beschikte, wat betekende dat zij de begunstigden in veel gevallen niet verzocht om originele ontvangsten over te leggen. In het geval van klager heeft de Commissie, op één geval na, niet om originele documenten gevraagd en zou klager aan zijn contractuele verplichtingen hebben voldaan door kopieën van ontvangstbewijzen in te dienen. Met betrekking tot de mogelijkheid om controles ter plaatse uit te voeren, wees de Commissie erop dat het aan de begunstigde stond om zijn contractuele verplichtingen na te komen, terwijl controles, in strijd met het beginsel van goed financieel beheer, zouden hebben geïmpliceerd dat de Commissie extra kosten zou maken. Bovendien maakten nauwe politieke betrekkingen met Cuba geen controles ter plaatse mogelijk, aangezien de diensten van de Commissie niet langer toegang kregen tot medegefinancierde projecten die door de Cubaanse overheid als "illegaal" werden beschouwd.

32. Wat de tweede vraag van de Ombudsman betreft, heeft de Commissie aangevoerd dat het laatste rechtstreekse contact van de Delegatie in de Dominicaanse Republiek met klager op 20 september 2009 was. Op een later tijdstip heeft zij klager in kennis gesteld van de stand van zaken door middel van het advies dat zij op 3 juni 2010 aan de Ombudsman heeft voorgelegd. De Commissie erkende dat zij de e-mails van klager had moeten beantwoorden en bood haar excuses aan.

33. Met betrekking tot de derde vraag van de Ombudsman wees de Commissie erop dat de door klager ingediende kostenstaat geen informatie bevatte over uitgaven in lokale valuta. Bovendien negeerde klager het verzoek van de Commissie om haar informatie over aanbestedingsprocedures te verstrekken. De Commissie verklaarde dat zij geen prioriteit had gegeven aan het starten van een controle vanwege een zware werklast, personeelstekort en haar voornemen om de uitkomst van het onderzoek van de Ombudsman af te wachten, in de loop waarvan zij hoopte aanvullende informatie te ontvangen. Na een evaluatie van de huidige situatie had de Commissie echter besloten de volledige verantwoordelijkheid voor de rechtvaardiging van de subsidiabele kosten aan de klager over te laten en dus af te zien van een eigen audit. In plaats daarvan zou zij een vooraankondiging doen uitgaan over de terugvordering van te veel betaalde bedragen en tegelijkertijd de klager een laatste kans geven om bewijsstukken over te leggen met betrekking tot de door hem gedeclareerde kosten. De Commissie verklaarde dat zij het resultaat van het onderzoek van de Ombudsman zou afwachten alvorens dit proces op gang te brengen.

34. In zijn opmerkingen herhaalde klager dat hij aan de voorwaarden voor terugbetaling had voldaan door gecertificeerde tussentijdse controleverslagen in te dienen, evenals een gespecificeerde kostenstaat die overeenkwam met de door een gecertificeerde accountant opgestelde kostenstaat. Deze documentatie rechtvaardigde de uitbetaling van een eindbetaling van 14 797 EUR, die later was verhoogd tot 18 267 EUR, om rekening te houden met kosten die na het einde van het project waren ontstaan. Er was geen auditcertificaat voor dat verschil, aangezien het uitvoeren van een audit niet in verhouding zou staan tot het bedrag in kwestie. Klager herhaalde dat de subsidie niet volledig was besteed, ondanks het feit dat de projectdoelstellingen waren verwezenlijkt. Met betrekking tot het "illegale karakter" van het project wees klager erop dat de Commissie hem op geen enkel moment van een dergelijke ontwikkeling in kennis heeft gesteld. De Commissie had alle door klager ingediende tussentijdse verslagen aanvaard en de overeenkomstige bedragen uitbetaald. Dit was het bewijs van de wettigheid van het project.

35. Met betrekking tot uitgaven in lokale valuta voerde de klager aan dat alleen kosten in USD ten laste van het project waren gebracht, terwijl uitgaven in de lokale valuta door de lokale begunstigden van het project als een bijdrage in natura werden beschouwd. Deze uitgaven maakten derhalve geen deel uit van de staat van de kosten en de Commissie had tot op heden niet om een relevante lijst gevraagd. Wat de aanbestedingsprocedures betreft, wees klager erop dat hij de delegatie van de Commissie op 11 april en 17 juli 2006 vergelijkende offertes heeft toegezonden. Het was dus onjuist om te stellen dat zij geen relevante informatie had verstrekt.

36. Samen met zijn opmerkingen heeft klager bijgevoegd wat hij noemde alle ontvangsten die hem door zijn lokale projectpartner waren toegezonden, met inbegrip van auditverslagen van lokale auditors, die verder door de auditor van klager waren gecontroleerd. Klager diende ook opnieuw een kopie in van het definitieve auditverslag dat door zijn auditor was opgesteld. Klager wees erop dat hij hoopte dat de kwestie van de eindbetaling op basis van de ingediende documenten definitief kon worden beoordeeld. Vervolgens diende klager verdere documenten in, met name ontvangstbewijzen die hij "van Cuba"had ontvangen. Zij legde uit dat haar lokale partner in Ecuador niet langer bestond en derhalve geen verdere documenten kon toezenden.

37. In zijn tweede verzoek om aanvullende informatie verzocht de Ombudsman de Commissie i) de door klager ingediende documenten te analyseren met het oog op de beoordeling van diens verzoek om uitbetaling van de laatste projectbetaling. De Ombudsman verzocht de Commissie ook (ii) om bij de beoordeling van het verzoek van de klager om uitbetaling van de eindbetaling van het project rekening te houden met bepaalde verduidelijkingen die de klager had verstrekt met betrekking tot uitgaven in lokale valuta en aanbestedingsprocedures.

38. In antwoord op de eerste vraag van de Ombudsman heeft de Commissie nogmaals benadrukt dat zij bereid is het eindverslag en de door klager ingediende documentatie te analyseren om de subsidiabele kosten vast te stellen en, in voorkomend geval, over te gaan tot de uitbetaling van de eindbetaling. De Commissie verklaarde dat zij de in de loop van het onderzoek van de Ombudsman ontvangen documenten ter analyse aan de delegatie in de Dominicaanse Republiek had toegezonden. Zodra die analyse was afgerond, zou de Commissie klager en de Ombudsman in kennis stellen van het eindresultaat.

39. In antwoord op de tweede vraag van de Ombudsman bedankte de Commissie klager voor zijn verduidelijkingen met betrekking tot uitgaven in lokale valuta en verklaarde zij hiermee rekening te zullen houden bij de analyse van het verzoek van klager om uitbetaling van de laatste projectbetaling.

Verdere ontwikkelingen

40. Klager verstrekte de Ombudsman vervolgens kopieën van zijn verdere correspondentie met de delegatie van de Commissie. Uit deze documenten blijkt dat de delegatie op 8 maart 2012 de laatste hand heeft gelegd aan haar analyse van het uitbetalingsverzoek van klager " in het licht van het bewijsmateriaal dat u aan de Europese Ombudsman hebt verstrekt". De delegatie wees erop dat volledige bewijsstukken ontbraken voor aanbestedingsprocedures met betrekking tot veel transacties, maar verklaarde ook rekening te hebben gehouden met de " inherente moeilijkheid/onmogelijkheid om volledig te voldoen aan de aanbestedingsvereisten in de Cubaanse context". Zij achtte de relevante kosten derhalve subsidiabel. Bepaalde andere kosten werden echter als niet-subsidiabel beschouwd vanwege een gebrek aan bewijsstukken en het vermeende bestaan van een belangenconflict. De delegatie verzocht klager toelichtingen en/of bewijsstukken te verstrekken en verklaarde dat zij anders de niet-subsidiabele kosten in mindering zou brengen op het totale subsidiebedrag en over zou gaan tot uitbetaling van de eindbetaling ten bedrage van 1 362,22 EUR.

41. In zijn brief van 19 maart 2012 betwistte klager het standpunt van de delegatie om bepaalde kosten als niet-subsidiabel te beschouwen, motiveerde hij zijn standpunt en diende hij aanvullende documenten in.

42. Op 23 april 2012 heeft de delegatie de klager geantwoord en uitgelegd dat zij, ondanks een gebrek aan volledig ondersteunend bewijsmateriaal met betrekking tot bepaalde aanbestedingsprocedures, heeft besloten de desbetreffende kosten als subsidiabel te erkennen (79 049,60 EUR). Wat betreft de kosten die zij als niet-subsidiabel beschouwde, legde de delegatie uit dat zij, na de door de klager verstrekte toelichtingen en documenten te hebben onderzocht, nu bepaalde van deze kosten als subsidiabel beschouwde. Bijgevolg zou de Commissie overgaan tot uitbetaling van de eindbetaling ten bedrage van 1 980,13 EUR.

43. In een brief van 7 mei 2012 uitte klager zijn tevredenheid over het besluit van de delegatie om verdere kosten als subsidiabel te erkennen, maar was hij het niet eens met de niet-subsidiabiliteit van de resterende kosten en gaf hij redenen voor zijn standpunt.

44. Op 31 mei 2012 deelde klager de Ombudsman mee dat de delegatie niet had geantwoord op haar brief van 7 mei 2012. Klager verklaarde ook dat hij niet zeker wist of de delegatie nog aan zijn zaak werkte, aangezien klager inmiddels een betaling van 1 980,13 EUR in zijn voordeel had ontvangen. Klager drong er echter op aan dat hij verwachtte dat de delegatie zou antwoorden op haar brief van 7 mei 2012 en herhaalde zijn standpunt dat de eindbetaling (volledig) moest worden uitbetaald.

Beoordeling door de Ombudsman

45. De Ombudsman herinnert eraan dat de bewering van klager betrekking heeft op twee verschillende aspecten, namelijk i) het besluit van de Commissie om de definitieve projectbetaling niet uit te betalen en ii) de manier waarop zij bepaalde correspondentie van klager heeft behandeld.

46. Wat het eerste aspect betreft, merkt de Ombudsman op dat zijn huidige onderzoek heeft geholpen een dialoog op gang te brengen tussen klager en de Commissie over de uitbetaling van de laatste projectbetaling. Meer in het bijzonder diende klager in de loop van het onderzoek een aantal andere documenten in waarover de Ombudsman de Commissie had verzocht opmerkingen te maken. Zoals aangegeven in haar antwoorden op de verzoeken om nadere informatie van de Ombudsman, heeft de Commissie deze documenten beoordeeld en in aanmerking genomen. Terwijl de Commissie in haar standpunt stelde dat het in de onderhavige zaak veeleer ging om het uitvaardigen van een invorderingsopdracht dan om het uitbetalen van de eindbetaling van het project, heeft de Commissie haar standpunt in de loop van het onderzoek gewijzigd. Uit de door klager verstrekte informatie blijkt namelijk dat de Commissie nu gedeeltelijk is overgegaan tot uitbetaling van de definitieve projectbetaling en tot motivering van haar besluit. De Ombudsman is derhalve van mening dat zijn onderzoek een zekere mate van convergentie tussen de standpunten van klager en die van de Commissie heeft bevorderd.

47. Het is juist dat het precieze bedrag van de eindbetaling van het project aan de klager tussen de partijen in geschil blijft. Zo heeft klager in zijn brief aan de Commissie van 7 mei 2012 een aantal nieuwe argumenten aangevoerd ter ondersteuning van zijn standpunt dat de Commissie extra kosten als subsidiabel moet beschouwen. In zijn brief aan de Ombudsman van 31 mei 2012 verklaarde klager dat de Commissie niet op zijn verdere argumenten had geantwoord en tegelijkertijd duidelijk had gemaakt dat hij, ondanks het feit dat hij een betaling ten gunste van hem had ontvangen, nog steeds verwachtte dat de Commissie een definitief standpunt zou innemen over zijn argumenten, dat wil zeggen die van klager.

48. De Ombudsman streeft ernaar zaken snel te behandelen en probeert binnen een jaar na de opening ervan tot een voorlopige conclusie te komen in een onderzoek naar een klacht. In het onderhavige geval was het, mede gezien het feit dat klager omvangrijke documenten had overgelegd die de Commissie moest beoordelen, niet mogelijk om binnen een jaar tot een voorlopige conclusie te komen. Deze situatie maakt het des te redelijker, nuttiger en gerechtvaardigder om de nieuwe kwesties die klager in zijn brief van 7 mei 2012 aan de Commissie aan de orde heeft gesteld, te scheiden van het onderhavige onderzoek. Bijgevolg beschouwt de Ombudsman de brief van 31 mei 2012 die klager tot hem heeft gericht als een nieuwe klacht en zal hij, voor zover nodig, een nieuw onderzoek instellen.

49. Wat het tweede aspect van de bewering van klager betreft, is de Ombudsman van mening dat de Commissie in de loop van zijn onderzoek heeft erkend dat zij bepaalde correspondentie die door klager was verzonden en waarvoor zij zich verontschuldigde, niet naar behoren heeft afgehandeld.

50. Gezien het bovenstaande concludeert de Ombudsman dat er geen redenen zijn voor verder onderzoek.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusies:

Er zijn geen redenen voor verder onderzoek naar de bewering en bewering van de klager.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 17 juli 2012