Geachte heer F.,
Geachte heer K.,
Op 4 maart 1999 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de wijze waarop de Europese Commissie het INDRIS-project van DG VII heeft afgehandeld.
Op 22 april 1999 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. Op 5 juli 1999 heeft u de Ombudsman nadere informatie verstrekt. Bij brief van 2 augustus 1999 ontving ik het advies van de Commissie. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die ik op 1 oktober 1999 heb ontvangen. Op 12 april 2000 heeft u de Ombudsman een nieuwe brief gestuurd. Bij brief van 11 mei 2000 heb ik op uw brief geantwoord.
Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

De klager is een Duitse GmbH&Co (commercieel partnerschap met een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid als persoonlijk aansprakelijke partner) die voorbereidende werkzaamheden heeft verricht voor het project INDRIS van de Commissie van DG VII. Doel van het project is de binnenvaart, met name rivierinformatiediensten en de harmonisatie van de communicatie over de Europese binnenwateren.
De relevante feiten zijn volgens de klager als volgt:
De klager was gepland als partner van het project, zoals gepubliceerd in officiële informatiedocumenten van het project. Klager kreeg vervolgens van de coördinator van het project van de Commissie te horen dat hij geen contractuele partner van het project zou zijn, aangezien hij niet de nodige schriftelijke informatie had verstrekt. Klager beweert dat dit niet het geval was, aangezien hij de gevraagde documenten heeft verstrekt.
De coördinator verzocht klager zijn voorbereidende werkzaamheden af te ronden zoals gepland. Klager verklaarde dat hij nog niet voor zijn werk was betaald.
Voorts voerde klager aan dat de Commissie de bescherming van haar knowhow, een bescherming die gebruikelijk is voor dergelijke projecten, niet heeft gewaarborgd.
Klager voerde aan dat de Commissie:

i) heeft nagelaten de klager aan te wijzen als contractpartner van het project, hoewel dit was beloofd, en heeft nagelaten de redenen daarvoor op te geven;

ii) heeft nagelaten de door de klager voor het project verrichte werkzaamheden te betalen;

iii) heeft nagelaten de knowhow van de klager te beschermen, hoewel dit hem was beloofd.

Het onderzoek

In
haar advies heeft de Commissie het volgende verklaard:
INDRIS is een onderzoeks- en ontwikkelingsproject dat wordt uitgevoerd in het kader van het onderzoeksprogramma voor vervoer van DG VII, medegefinancierd door de Europese Commissie en door een consortium bestaande uit 13 partners uit Nederland, Duitsland, Frankrijk, Oostenrijk en België.
Wat de deelname van klager als partner betreft, verklaarde de Commissie dat klager in het oorspronkelijke voorstel (PL-97-2211) dat in maart 1997 voor het vierde kaderprogramma werd ingediend, door het INDRIS-consortium als partner werd voorgesteld.
Het voorstel is in april 1997 geëvalueerd en in juli 1997 door de Commissie goedgekeurd. De voorgestelde begroting bedroeg 4 miljoen ecu, waarvan 2 miljoen ecu moest worden gecofinancierd in het kader van het vierde kaderprogramma; het voor klager voorziene deel bedroeg 350 000 ecu.
Het project werd gecoördineerd door het Nederlandse ministerie van Verkeer en Waterstaat. Volgens artikel 2 van de algemene voorwaarden is de belangrijkste rol van de coördinator het optreden namens het consortium voor elke juridische en operationele kwestie en is het dus de centrale en enige communicatieverbinding tussen de Commissie en de partners van het consortium.
Wat het project betreft, verklaarde de Commissie dat zij ervoor moet zorgen dat de deelnemers over de nodige middelen beschikken om hun deelname te medefinancieren om de geplande activiteiten uit te voeren. De Commissie verklaarde dat zij de partners die de herkomst van de middelen en de voorwaarden voor de beschikbaarheid ervan niet konden aantonen, moest uitsluiten.
Wat klager betreft, bleek dat hij niet in staat was zijn financiële geloofwaardigheid binnen de passende termijn aan te tonen. Volgens de hierboven uiteengezette beginselen kon de Commissie geen contract met de klager ondertekenen. Daarom is deze laatste nooit volwaardig lid geworden van het INDRIS-consortium.
Wat betreft de bewering van klager dat de Commissie niet heeft gemotiveerd waarom zij haar volledige partnerschap met het project zou hebben ontzegd, verwees de Commissie naar de (technische en financiële) onderhandelingen met de coördinator die in september 1997 van start zijn gegaan. Tijdens deze onderhandelingen heeft klager zijn rechtspositie gewijzigd van Gesellschaft bürgerlichen Rechts (vennootschap onder het burgerlijk wetboek) in een nieuwe vennootschap in de vorm van een GmbH & Co (vennootschap met beperkte aansprakelijkheid). Dat nieuwe bedrijf verving de vorige.
Tijdens de onderhandelingen ontdekte de Commissie verschillende problemen met betrekking tot de financiële draagkracht van de klager. De problemen waren te wijten aan het feit dat, aangezien het bedrijf net was opgericht, er nog geen financiële rekeningen beschikbaar waren. Bijgevolg beschikte de Commissie niet over enig officieel bewijs dat de onderneming een bedrag van 175 000 Ecu zou kunnen medefinancieren.
Om de financiële belangen van de Gemeenschap te beschermen en belemmeringen bij de uitvoering van de in de technische bijlage beschreven activiteiten te vermijden, hebben de financiële diensten van de Commissie om nadere informatie verzocht over de herkomst van de middelen en over de voorwaarden voor de beschikbaarheid ervan.
Aangezien de door klager verstrekte informatie niet tot tevredenheid van de diensten van de Commissie was, ondertekende de Commissie het contract met alle hoofdcontractanten behalve klager. De ondertekening van het contract was op dat moment noodzakelijk, aangezien de overeenkomstige financiële vastlegging ten laste van de begroting 1997 moest worden gedaan.
Als gevolg van deze feiten en om de financiële belangen van de Gemeenschap en de volledige uitvoering van het INDRIS-project te beschermen, heeft de Commissie nooit een contract met klager gesloten.
Niettemin werd mondeling overeengekomen dat klager zich nog steeds als volwaardige partner bij het INDRIS-consortium kon aansluiten zodra de kwestie van de financiële geloofwaardigheid was opgelost.
Wat betreft de technische bijdrage van de klager aan het INDRIS-project en de vergoeding daarvoor, heeft de Commissie verklaard dat het INDRIS-consortium bij de aanvang van het project, samen met de goedkeuring van de Commissie, heeft aanvaard dat de klager (als bijstand van derden) specifieke taken zal uitvoeren die in de technische bijlage zijn beschreven. Klager werkte bij de stand van de techniek en de haalbaarheidsstudie.
Naast de bovengenoemde taken heeft het INDRIS-consortium klager verzocht specifieke testdemonstraties uit te voeren, die van fundamenteel belang zijn voor de evaluatie van zijn toekomstige prestaties in het project, met name wat betreft zijn technische geloofwaardigheid en bekwaamheid. Aangezien de partners van INDRIS de door klager in april 1998 uitgevoerde testdemonstraties echter onbevredigend vonden, werd de uiteindelijke invoering ervan als nieuwe partner van het INDRIS-contract onaanvaardbaar voor de projectmanager.
De besprekingen over de financiële geloofwaardigheid werden daarom stopgezet door DG VII, aangezien het INDRIS-consortium niet langer bereid was klager als extra partner te aanvaarden. Niettemin stelde de coördinator voor de kosten van klager - rekening houdend met artikel 3 van de algemene voorwaarden van het INDRIS-contract - een terugbetaling van ongeveer 100 000 ECU op basis van een onderaannemingscontract voor. Klager weigerde een dergelijk bilateraal contract te ondertekenen.
Om haar standpunt te verduidelijken, heeft de Commissie in april 1999 in Brussel een bijeenkomst georganiseerd onder voorzitterschap van de heer Blonk, directeur van DG VII-E. Tot de deelnemers behoorden het management van klager, de projectcoördinator van INDRIS en het Oostenrijkse ministerie van Vervoer, dat een van de belangrijkste eindgebruikers vertegenwoordigde.
Volgens de ontwerp-notulen van de vergadering trekt de voorzitter de volgende conclusies:
a. er is geen contract tussen de klager en de Commissie;
b. de Commissie heeft getracht de kwestie van de financiële geloofwaardigheid zelfs na het sluiten van het contract met de andere leden van het consortium op te lossen;
c. wegens een meningsverschil over technische kwesties kunnen de verschillen tussen de coördinator en de klager niet worden weggenomen;
d. het aanzienlijke meningsverschil tussen de coördinator (die optreedt namens het INDRIS-consortium) en de klager verhindert dat de klager in de toekomst in het INDRIS-project wordt opgenomen;
e. De coördinator erkent dat de klager werk heeft geleverd en herhaalt zijn aanbod van een onderaannemingscontract aan de klager overeenkomstig artikel 3 van de algemene voorwaarden van het INDRIS-project.
Concluderend verklaarde de Commissie dat zij de bewering dat zij geen contract aan klager had verstrekt als volwaardige contractant in het INDRIS-project zonder opgaaf van redenen, niet kon aanvaarden. Het is duidelijk dat de Commissie om objectieve redenen in december 1997 geen contract met klager kon sluiten. Klager betwist niet dat de Commissie zelfs in de eerste maanden van 1998 heeft getracht de kwestie van de financiële geloofwaardigheid op te lossen.
Wat betreft de bewering betreffende de bescherming van de technische knowhow en de vergoeding voor de aan het INDRIS-project geleverde werkzaamheden, verklaarde de Commissie dat DG VII geen enkele verantwoordelijkheid kon aanvaarden, aangezien deze punten tussen de coördinator en de klager moesten worden afgesloten.

Opmerkingen van klager Voordat het advies van de Commissie werd ontvangen, had klager de Ombudsman reeds bij brief van 5 juli 1999 meegedeeld dat de projectcoördinator klager voor de voor het INDRIS-project uitgevoerde werkzaamheden het bedrag had betaald dat hij had geëist, in totaal 92 606,72 EUR.
In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie heeft klager kort samengevat de volgende aanvullende punten naar voren gebracht:
In het licht van haar eerste bewering bevestigde zij dat, aangezien de onderneming onlangs werd heropgericht, geen balans van de laatste jaren kon worden opgesteld.
Met betrekking tot de belofte om partner te worden, voerde zij aan dat dit schriftelijk was overeengekomen door de projectcoördinator, op voorwaarde dat de kredietwaardigheid van klager werd bevestigd. Klager verklaarde voorts dat de projectcoördinator hem op korte termijn had verzocht informatie te verstrekken over zijn financiële situatie en over de nodige bankgaranties die hij naar behoren had verstrekt. Klager beweerde dat hij tot april 1999 de indruk kreeg dat hij volledig in het project was opgenomen.
Klager zond een kopie van de notulen van de vergadering die op 22 april 1999 samen met de Commissie en de projectcoördinator werd gehouden. In deze notulen, waarmee klager in hoofdzaak instemde in zijn brief van 11 juni 1999 aan de Commissie, werden de redenen voor de afwijzing van klager als volwaardige partner van het INDRIS-project uiteengezet.
Klager vordert nu schadevergoeding voor gederfde winst en voor de daaruit voortvloeiende schadevergoeding van 7.555.900,- ECU.
Wat de derde bewering betreft, het vermeende verzuim om de knowhow van klager te beschermen, stelt deze laatste dat de projectcoördinator nooit heeft gereageerd op zijn voorstel voor een overeenkomst over dit onderwerp.
Voorts merkte klager op dat de projectcoördinator hem heeft toegegeven dat hij zijn beleid heeft afgestemd op dat van DG VII van de Commissie, zodat de verklaring van de Commissie dat zij geen enkele verantwoordelijkheid kon nemen met betrekking tot de knowhow en de terugbetaling niet correct bleek te zijn.

BESLUIT

1 Niet-vaststelling van klager als contractpartner van het project en niet-motivering
1.1 Klager voerde aan dat hij partner van het INDRIS-project had moeten worden en dat hij daarvoor geen redenen had gekregen.
1.2 De Commissie verklaarde dat, aangezien klager niet in staat was de nodige documenten met betrekking tot zijn financiële situatie te verstrekken, hij niet kon worden aanvaard als volwaardige partner van het project. Deze reden werd de klager duidelijk gemaakt, aangezien de Commissie contact had met de klager om meer informatie te verkrijgen. In zijn opmerkingen bevestigde klager dat hij de redenen voor zijn afwijzing als volwaardige partner had ontvangen in de notulen van een vergadering met de Commissie en de projectcoördinator op 22 april 1999.
1.3 Het bewijsmateriaal waarover de Ombudsman beschikt, is derhalve dat klager niet als volwaardige partner in het project werd aanvaard omdat de andere partners niet tevreden waren met zijn technische bijdrage en dat klager van deze reden in kennis werd gesteld. Het onderzoek van de Ombudsman heeft derhalve geen bewijs van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de klacht aan het licht gebracht.
1.4 Met betrekking tot de verdere vorderingen wegens gederfde winst en schadevergoeding merkt de Ombudsman op dat deze vordering niet in de oorspronkelijke klacht is ingediend. De Ombudsman heeft dit argument niet voortgezet in het licht van de bevindingen dat er geen sprake was van wanbeheer. Klager heeft niettemin de mogelijkheid om deze vordering in rechte in te stellen.
2 Betaling voor uitgevoerde werkzaamheden 2.1
Klager beweerde dat hij niet was betaald voor de voorbereidende werkzaamheden die hij had verricht.
2.2 De Commissie verklaarde dat de coördinator voor de kosten van klager - rekening houdend met artikel 3 van de algemene voorwaarden van het INDRIS-contract - een terugbetaling van ongeveer 100.000 Ecu op basis van een onderaannemingscontract voorstelde.
2.3 In zijn brief aan de Ombudsman van 5 juli 1999 bevestigde klager dat hij het verschuldigde bedrag van 92 606,72 euro had betaald. De Ombudsman is derhalve van oordeel dat deze kwestie door de Commissie is opgelost.
3 Bescherming van de knowhow van klager
3.1 Klager beweert dat de Commissie de knowhow van klager niet heeft beschermd en dat haar voorstellen die zij aan de projectcoördinator heeft toegezonden, onbeantwoord zijn gebleven.
3.2 De Commissie verklaarde dat zij niet verantwoordelijk was voor dit aspect van de klacht en dat het aan de projectcoördinator, het Nederlandse ministerie van Vervoer, was om dit punt te regelen. Klager wees erop dat de projectcoördinator zijn beleid inzake de bescherming van knowhow heeft afgestemd op dat van de Commissie.
3.3 Het bewijs waarover de Ombudsman beschikt, is dat de rol van de Commissie beperkt is tot advies over beleid ter bescherming van knowhow en dat de projectcoördinator verantwoordelijk is voor specifieke besluiten. Aangezien de klacht betrekking heeft op een specifiek besluit, valt zij onder de verantwoordelijkheid van de projectcoördinator, die geen communautair orgaan is. De Ombudsman heeft dit aspect van de klacht derhalve niet verder onderzocht, aangezien er geen bewijs lijkt te zijn van wanbeheer door de Commissie.
4 Conclusie Op
basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Europese Commissie met betrekking tot de eerste en derde beschuldiging. In het licht van de tweede bewering heeft de Commissie stappen ondernomen om de zaak te schikken en heeft zij klager daarmee tevreden gesteld. De Ombudsman sluit daarom de zaak.
De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet,
Jacob SÖDERMAN