Geachte mevrouw L.,
Op 23 februari 1999 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over een vermeende discriminatie door de instelling omdat zij u niet tot het vergelijkend onderzoek had toegelaten.
Op 31 maart 1999 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft haar advies op 9 juni 1999 toegezonden en ik heb u verzocht desgewenst opmerkingen te maken. Op 11 augustus 1999 heb ik uw opmerkingen ontvangen.
Ik schrijf u nu om u het resultaat te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager waren de relevante feiten als volgt:
Klager diende een aanvraag in om deel te nemen aan algemeen vergelijkend onderzoek EUR/A/123, maar de jury weigerde haar tot de examens toe te laten. In een brief van de diensten van de Commissie van 25 februari 1998 werd haar meegedeeld dat zij niet voldeed aan de criteria die voor ambtenaren van de Gemeenschap waren vastgesteld om aan het vergelijkend onderzoek deel te nemen. In de brief werd uiteengezet dat klager, door geen enkel document ter ondersteuning van haar verklaringen op te nemen, niet had voldaan aan de vereisten van de punten IV.3 en X.1 van de aankondiging van vergelijkend onderzoek. In een aanvullend antwoord van de instelling van 16 april 1998 legde de Commissie uit dat klaagster geen enkel document bij haar sollicitatieformulier had gevoegd om haar hoedanigheid van ambtenaar van de Gemeenschap aan te tonen.
Zij betwistte haar uitsluiting op 12 maart 1998 en wees er in haar brief op dat de punten IV.3 en X.1 van de aankondiging betrekking hadden op algemene voorwaarden, terwijl de specifieke voorwaarden voor de ambtenaren en andere personeelsleden van de Gemeenschap als bijlage bij de aankondiging waren gevoegd. Klager legde uit dat de leeftijdsgrens de enige algemene voorwaarde was waaraan zij niet voldeed. Zoals in punt 1 van de bijlage bij de aankondiging is bepaald, zijn de gemeenschapsambtenaren echter van deze verplichting uitgesloten. Voorts voerde zij aan dat de brief van de Commissie de afwijzing van haar verzoek niet duidelijk had gemotiveerd.
Klager voegde daaraan toe dat andere kandidaten met vergelijkbare voorwaarden tot de examens waren toegelaten en dat haar uitsluiting derhalve een geval van discriminatie door de Commissie vormde. Klager achtte het onredelijk dat de Commissie haar eigen werknemers om professionele informatie vroeg, temeer daar de instelling, als werkgever, in een betere positie verkeerde om informatie te verstrekken.
Klager voegde bij haar klacht een kopie van een brief van de Commissie aan een andere kandidaat wiens identiteit vertrouwelijk was gemaakt. In de brief werd de kandidaat in kennis gesteld van zijn toelating tot de examens van het vergelijkend onderzoek en werd een nieuwe termijn vastgesteld voor de overlegging van aanvullende documenten waaruit zijn status van EG-ambtenaar kon blijken. Zij heeft ook een kopie toegevoegd van een vergelijkend onderzoek (COM/A/11-12/98) dat is gepubliceerd in het PB van 31 maart 1998 en waarin soortgelijke bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot ambtenaren van de Gemeenschap. De tekst was echter nauwkeuriger en bevatte meer details over de specifieke informatie die ambtenaren moeten verstrekken om hun status aan te tonen.
Klager concludeerde dat het besluit van de Commissie om haar van het vergelijkend onderzoek uit te sluiten onwettig en discriminerend was, aangezien i)
punt 5 van de bijlage bij de aankondiging van het vergelijkend onderzoek niet verwees naar de noodzaak om aanvullende documenten op te nemen, maar alleen naar het feit dat EG-ambtenaren en andere personeelsleden "alle nodige informatie verstrekken";
ii) Andere kandidaten met dezelfde status waren tot het vergelijkend onderzoek toegelaten en kregen extra tijd om aanvullende informatie te verstrekken.

Het onderzoek

In
haar advies lichtte de eerste Commissie de algemene achtergrond van de zaak toe. Klager had een aanvraag ingediend om deel te nemen aan algemeen vergelijkend onderzoek EUR/A/123 dat gezamenlijk door de Europese Commissie en de Rekenkamer werd georganiseerd (1).
In punt III van de aankondiging van vergelijkend onderzoek werden de algemene voorwaarden voor alle kandidaten vastgesteld, terwijl in punt III.C de voorwaarden werden gepreciseerd die specifiek van toepassing waren op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Gemeenschap. In dit laatste geval voorzag de bepaling in een aantal afwijkingen met betrekking tot leeftijdsgrens, beroepservaring en diploma’s. In punt 5 van de bijlage staat dat "het aan de ambtenaren [] die zich kandidaat stellen voor het vergelijkend onderzoek] is om alle informatie te verstrekken die nodig is om aan te tonen dat zij voldoen aan de in de artikelen 1, 2 en 3 bedoelde anciënniteitsvoorwaarden".
De Commissie legde uit dat in de Gids voor kandidaten van het vergelijkend onderzoek, die samen met de aankondiging van vergelijkend onderzoek werd gepubliceerd, werd aangegeven dat kandidaten alleen zouden worden toegelaten als zij bij hun sollicitatieformulier bewijsstukken hadden gevoegd.
Hoewel klager op 12 maart 1998 een aantal aanvullende documenten aan de jury had toegezonden met betrekking tot haar status als EG-ambtenaar, konden deze documenten niet in aanmerking worden genomen, aangezien zij na de datum van indiening van de aanvraag waren verzonden, zoals uiteengezet in punt IV.3 van de kennisgeving.
Wat betreft de extra termijn voor andere EG-ambtenaren die ook voor het vergelijkend onderzoek hadden gesolliciteerd, verklaarde de Commissie dat deze mogelijkheid door de jury alleen was toegekend aan de EG-ambtenaren die reeds een prima facie bewijs van hun status hadden overgelegd.
Tot slot wees de Commissie erop dat de algemene leeftijdscriteria niet konden worden uitgesloten, aangezien het sollicitatieformulier geen elementen bevatte die de jury in staat hadden kunnen stellen de status van klager als EG-ambtenaar te verifiëren, zodat haar sollicitatie niet-ontvankelijk moest worden verklaard.
Op een afzonderlijke pagina die aan het advies van de Commissie is toegevoegd en als vertrouwelijk is aangemerkt, heeft de Commissie aanvullende informatie voor de Ombudsman bijgevoegd. De informatie had betrekking op het aantal aanvragers en degenen onder hen die EG-ambtenaren waren. Zij verwees ook naar het aantal EG-ambtenaren dat niet tot de examens was toegelaten omdat zij onvoldoende bewijs van hun status hadden, naar degenen die tegen het besluit in beroep waren gegaan, en naar het aantal ambtenaren dat aanvankelijk was toegelaten, op voorwaarde dat vóór de examens aanvullende bewijzen van hun status aan de Commissie moesten worden toegezonden.
Opmerkingen van klager De
Ombudsman zond het standpunt van de Commissie door aan klager met een uitnodiging om opmerkingen te maken. In haar antwoord handhaafde klager in het algemeen de argumenten die reeds in de oorspronkelijke klacht waren vermeld.
Klager benadrukte dat zij in het aanvraagformulier alle vereiste persoonsgegevens had opgenomen, evenals de gegevens betreffende haar beroepsstatus als EG-ambtenaar, zoals haar persoonlijk nummer, administratief adres en telefoonnummer. Zij geeft aan dat de verstrekte informatie voldoende elementen bevat om aan te tonen dat zij voldoet aan de in de bijlage bij de aankondiging van het vergelijkend onderzoek vermelde voorwaarden. Wat betreft de verwijzing naar de Gids voor gegadigden die samen met de aankondiging is gepubliceerd, was de klager van mening dat de Gids, in tegenstelling tot de aankondiging, slechts een informatiedocument is dat geen juridische waarde heeft (punt B.2 van de gids).
Volgens klager is punt 5 van het standpunt van de Commissie tegenstrijdig. De Commissie had erop gewezen dat zij alleen ambtenaren van de Gemeenschap had aanvaard die voorlopig bewijsmateriaal hadden overgelegd, zoals een kopie van "een bewijs van betekening of kennisgeving, een kopie van de titularisatieakte, een kopie van het contract, de laatste salarisstrook of een kopie van de identiteitskaart". Klager wees erop dat dit dezelfde elementen waren waarmee de Commissie rekening had gehouden om een aantal EG-ambtenaren voorlopig tot het vergelijkend onderzoek toe te laten, die in een later stadium en vóór de examens meer bewijsmateriaal met betrekking tot hun status zouden moeten verstrekken.

BESLUIT

1 Informatie die moet worden verstrekt door ambtenaren van de Gemeenschap die zich kandidaat stellen voor vergelijkend onderzoek EUR/A/123
1.1. Klager stelt dat zij ten onrechte is uitgesloten van algemeen vergelijkend onderzoek EUR/A/123, aangezien zij als ambtenaar van de Gemeenschap de in punt 5 van de bijlage bij de aankondiging van het vergelijkend onderzoek verlangde informatie heeft verstrekt. Volgens haar volstonden de gegevens die zij in de sollicitatie had opgenomen, namelijk haar persoonlijk nummer, administratief adres, huidige functie en betekening, om de instelling in staat te stellen na te gaan of zij voldeed aan de vereiste anciënniteitsvoorwaarden.
1.2. De Commissie heeft uitgelegd dat wanneer in punt 5 van de bijlage bij de aankondiging wordt verwezen naar "alle benodigde informatie", dit bepaalde documenten betekent die naar hun aard het bewijs van de vereiste anciënniteit vormen. Deze documenten kunnen onder meer een bewijs van betekening of kennisgeving, een kopie van de titularisatiewet, een kopie van de overeenkomst of de laatste salarisafrekening omvatten.
Ter ondersteuning van haar uitlegging heeft de Commissie erop gewezen dat de Gids voor de kandidaten van het vergelijkend onderzoek, die samen met de aankondiging van het vergelijkend onderzoek werd gepubliceerd, aangaf dat de kandidaten slechts zouden worden toegelaten indien zij bij hun sollicitatieformulier bewijsstukken hadden gevoegd.
1.3. Volgens vaste rechtspraak van de communautaire rechterlijke instanties vormt de aankondiging van vergelijkend onderzoek zowel de rechtsgrondslag als de beoordelingsgrondslag voor de jury (2). De aankondiging heeft tot doel de belangstellenden zo nauwkeurig mogelijk te informeren over de voorwaarden om in aanmerking te komen voor het ambt, zodat zij kunnen beoordelen, ten eerste, of zij daarvoor moeten solliciteren, en ten tweede, welke informatie relevant is voor de werkzaamheden van de jury en derhalve bij het sollicitatieformulier moet worden gevoegd.
1.4. De algemene voorwaarden voor de kandidaten van algemeen vergelijkend onderzoek EUR/A/123 zijn vastgesteld in punt III, A en B, van de aankondiging van vergelijkend onderzoek. Voor de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen gelden evenwel specifieke voorwaarden, zoals vermeld in de bijlage bij de aankondiging. Om in aanmerking te komen voor de uitsluitingen waarin deze bijlage voorziet, luidde punt 5 ervan als volgt:

"De ambtenaren en andere personeelsleden die zich kandidaat stellen voor het vergelijkend onderzoek, moeten alle gegevens verstrekken die nodig zijn om aan te tonen dat zij voldoen aan de in de punten 1, 2 en 3 bedoelde anciënniteitsvoorwaarden."

1.5. De Ombudsman merkt op dat, zoals klager heeft geïllustreerd en niet door de Commissie is weerlegd, de formulering van soortgelijke bepalingen in de daaropvolgende vergelijkende onderzoeken is gewijzigd, en dat het nu preciezer is wat betreft het soort bewijsmateriaal dat EG-ambtenaren moeten overleggen om hun status te bewijzen. Zo verlangt de Commissie thans dat de gemeenschapsambtenaren bij hun sollicitatie bepaalde documenten voegen, zoals het bewijs van betekening of kennisgeving, een kopie van de titularisatiewet, een kopie van de overeenkomst of de laatste salarisafrekening.
In de aankondiging van vergelijkend onderzoek EUR/A/123, die de enige rechtsgrondslag voor dit vergelijkend onderzoek vormde, werd de EG-ambtenaren daarentegen enkel verzocht de nodige informatie te verstrekken, zodat de anciënniteitsvereisten van de bijlage konden worden geverifieerd. Informatie is een algemene term die documenten of kopieën ervan kan omvatten, maar ook feiten die worden verteld, gehoord of ontdekt.
1.6. Klager had bij haar sollicitatieformulier informatie ingediend over haar loopbaan als ambtenaar van de Gemeenschap. Gezien de aard van de ingediende gegevens hadden de bevoegde diensten van de Commissie haar anciënniteit bij de instelling gemakkelijk kunnen verifiëren.
De Ombudsman is zich ervan bewust dat de personeelsdienst van de Commissie niet tot taak heeft de jury's het volledige dossier van de kandidaten voor vergelijkende onderzoeken toe te zenden, aangezien dit een zware last met zich mee zou brengen en, zoals de communautaire rechterlijke instanties hebben opgemerkt, in strijd zou zijn met het beginsel van behoorlijk bestuur (3). In het onderhavige geval zouden de diensten van de Commissie echter enkel zijn verzocht om bepaalde informatie te verifiëren, zoals bepaald in de aankondiging van het vergelijkend onderzoek.
1.7. De Ombudsman heeft derhalve geconcludeerd dat klager de in de bijlage bij de aankondiging van vergelijkend onderzoek bedoelde informatie had verstrekt door gegevens over haar persoonlijk nummer, administratief adres, huidige functie en dienst in te dienen.
Het verzuim van de Commissie om ervoor te zorgen dat de klager tot het vergelijkend onderzoek werd toegelaten, vormde derhalve een geval van wanbeheer.
Gezien de conclusie van de Ombudsman met betrekking tot deze vorige kwestie, is het niet nodig de aanvullende bewering van klager te beoordelen, namelijk dat zij gediscrimineerd was ten opzichte van andere ambtenaren van de Gemeenschap die tot het vergelijkend onderzoek waren toegelaten.
2 Conclusie Op
basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt het noodzakelijk de volgende kritische opmerkingen te maken:
2.1. In de aankondiging van vergelijkend onderzoek EUR/A/123, die de enige rechtsgrondslag vormde, werd de EG-ambtenaren alleen verzocht de nodige informatie te verstrekken, zodat de anciënniteitsvereisten van de bijlage bij de aankondiging konden worden geverifieerd. Informatie is een algemene term die documenten of kopieën ervan kan omvatten, maar ook feiten die worden verteld, gehoord of ontdekt.
2.2. Klager had bij haar sollicitatieformulier informatie ingediend over haar loopbaan als ambtenaar van de Gemeenschap. Gezien de aard van de ingediende gegevens hadden de bevoegde diensten van de Commissie haar anciënniteit bij de instelling gemakkelijk kunnen verifiëren.
De Ombudsman is zich ervan bewust dat de personeelsdienst van de Commissie niet tot taak heeft de jury's het volledige dossier van de kandidaten voor vergelijkende onderzoeken toe te zenden, aangezien dit een zware last met zich mee zou brengen en, zoals de communautaire rechterlijke instanties hebben opgemerkt, in strijd zou zijn met het beginsel van behoorlijk bestuur. In het onderhavige geval zouden de diensten van de Commissie echter enkel zijn verzocht om bepaalde informatie te verifiëren, zoals bepaald in de aankondiging van het vergelijkend onderzoek.
2.3. De Ombudsman heeft derhalve geconcludeerd dat klager de in de bijlage bij de aankondiging van het vergelijkend onderzoek bedoelde informatie had verstrekt door gegevens over haar persoonlijk nummer, administratief adres, huidige functie en dienst in te dienen.
Het verzuim van de Commissie om ervoor te zorgen dat de klager tot het vergelijkend onderzoek werd toegelaten, vormde derhalve een geval van wanbeheer.
Aangezien deze aspecten van de zaak betrekking hebben op procedures in verband met specifieke gebeurtenissen in het verleden, is het niet passend te streven naar een minnelijke schikking van de zaak. De Ombudsman heeft daarom besloten de zaak te sluiten.

VERDERE OPMERKINGEN

Na beoordeling van het bewijsmateriaal dat in het advies van de Commissie als vertrouwelijk was aangemerkt, concludeerde de Ombudsman dat deze materialen geen rechtstreeks verband houden met het onderwerp van de klacht en dat zij derhalve niet in aanmerking zijn genomen in de conclusies van dit besluit.
In het licht van de inhoud van dit materiaal kan de Ombudsman de redenering die de Commissie ertoe had kunnen brengen het als vertrouwelijk aan te merken, niet begrijpen. De Ombudsman is het niet eens met het standpunt van de Commissie dat de openbaarmaking van statistische informatie over het aantal kandidaten dat tot het vergelijkend onderzoek werd toegelaten, het aantal EG-ambtenaren dat niet tot de examens werd toegelaten omdat zij niet over voldoende bewijs van hun status beschikten, of degenen die tegen dat besluit in beroep gingen, hoe dan ook afbreuk zou kunnen doen aan de geheimhouding van de werkzaamheden van de jury.
De ruime interpretatie van geheimhouding door de Commissie lijkt nogal misplaatst, al was het maar in vergelijking met haar aangekondigde overkoepelende streven naar een efficiënt, verantwoordingsplichtig en open bestuur dat in staat is de kwaliteitsdiensten te leveren die de Europese burgers terecht verwachten.
De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet,
Jacob SÖDERMAN

---

(1) PB C 288 A van 23.9.1997, blz. 1.

(2) Zie T-158/89, Van Hecken tegen ESC, Jurispr. 1991, blz. II-1341, punt 23; T-54/91, Almeida Antunes/Parlement, Jurispr. 1992, blz. II-1739, punt 39.

(3) Zaak T-133/89, Jean-Louis Burban/Parlement, Jurispr. 1990, blz. II-245, punt 31.