Achtergrond van de klacht

1. In november 2013 sloot klager, een in Nederland gevestigde ngo, een subsidieovereenkomst met een EU-delegatie. Klager zou over een periode van drie jaar een project uitvoeren om de voedselzekerheid en het milieubewustzijn te vergroten door voedseltuinen voor jongeren in Tzaneen (Zuid-Afrika) te ontwikkelen. Het project zou worden uitgevoerd met de hulp van een lokale partner.

2.  In oktober 2016 trok de lokale partner zich terug uit het project en de delegatie vroeg klager uit te leggen hoe het project zou worden voortgezet. Klager stelde de delegatie een nieuwe partner voor.

3. De delegatie heeft het project met ingang van 30 november 2016 opgeschort, omdat zij niet tevreden was met de door de klager verstrekte informatie.

4. Op 1 september 2017 stelde klager een nieuwe lokale partner voor.^[1] De delegatie nodigde de voorgestelde partner uit voor een gesprek.  Toen klager vroeg of hij aan het gesprek kon deelnemen, antwoordde de delegatie dat zij een bilaterale vergadering met de voorgestelde partner wilde houden. De delegatie voegde er echter aan toe dat het “zeer nuttig zou zijn om ook [klager] te ontmoeten om eventuele twijfels te bespreken die kunnen voortvloeien uit de vergadering met [de voorgestelde partner] en de te volgen weg ...” De delegatie ontmoette vervolgens de voorgestelde partner en concludeerde dat deze niet geschikt was. Zij heeft haar bezwaren niet met klager besproken.

5. Op 10 oktober 2017 deelde de delegatie klager mee dat zij voornemens was het contract uiterlijk op 23 december 2017 op te zeggen. Klager betwistte dit besluit. De delegatie antwoordde op 3 november 2017 en bevestigde haar besluit om het contract op te zeggen. Dat heeft zij op 15 november 2017 opnieuw gedaan.

6. Op 1 december 2017 verzocht klager om een vergadering “met vertegenwoordigers van de EU-delegatie in persoon om de mogelijkheid te bespreken om een minnelijke oplossing te vinden in de hoop vooruitgang te boeken en de resterende projectactiviteiten af te ronden”. Klager verzocht de voorgestelde lokale partner bij de vergadering aanwezig te zijn. De delegatie heeft geen gevolg gegeven aan dit verzoek.

Het onderzoek

7. De Ombudsman heeft een onderzoek ingesteld naar het volgende aspect van de klacht:

De EU-delegatie in de Republiek Zuid-Afrika heeft artikel 13.2 ^[2] van de algemene voorwaarden van de subsidieovereenkomst geschonden, aangezien zij geen rekening heeft gehouden met het verzoek van klager om een vergadering te houden met de EU-delegatie (met deelname van de voorgestelde lokale partner) om de mogelijkheid van een minnelijke schikking van het geschil te bespreken.

Het gewenste resultaat van klager was dat zijn team in de gelegenheid werd gesteld een vergadering te houden met de EU-delegatie en, indien mogelijk, met de voorgestelde lokale partner, om het geschil te beslechten en het project voort te zetten.

8. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het antwoord van de Commissie op de klacht en vervolgens de opmerkingen van klager in antwoord op het antwoord van de Commissie.

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

9. Klager voerde aan dat de delegatie na de opschorting van het project in november 2016 het team van klager verschillende vragen en verzoeken om informatie heeft voorgelegd. Daarom heeft zij de periode waarin het project werd opgeschort, onnodig tot bijna een jaar uitgetrokken. Volgens klager was de onwil van de delegatie om de door haar voorgestelde doeltreffende oplossingen in overweging te nemen van groot belang om de vertraging van het project te verlengen. Klager voerde aan dat de delegatie niet “al het mogelijke” heeft gedaan om het geschil minnelijk te beslechten, overeenkomstig artikel 13, lid 2, van de algemene voorwaarden.

10. Klager was van mening dat hij alle punten had behandeld die in de brief van de delegatie ter bevestiging van zijn besluit om het contract op te zeggen aan de orde waren gesteld. In de brief werd de Commissie verzocht opmerkingen te maken, maar werd duidelijk gesteld dat er geen ruimte was om het besluit te heroverwegen.

11. Klager merkte ook op dat, hoewel de delegatie had aangeboden eventuele twijfels die tijdens de vergadering met de voorgestelde partner hadden kunnen rijzen, met haar te bespreken, de delegatie geen contact met haar heeft opgenomen en eenvoudigweg haar voornemen heeft meegedeeld om het contract op te zeggen. Klager verklaarde dat het verzoek om een vergadering dat hij in zijn brief van 1 december 2017 had gedaan, tot doel had tegemoet te komen aan de voorbehouden van de delegatie.

12. Klager zei dat de houding van de delegatie negatief was en dat geen van haar verklaringen leek aan te tonen dat zij naar een oplossing had gezocht.

13. De Commissie voerde aan dat de delegatie, door te verzoeken om een gesprek om de voorgestelde partner te evalueren, had gehandeld in overeenstemming met de contractuele regels en met het beginsel van gelijke behandeling van aanvragers. Volgens de Commissie had de klager niet aangetoond dat hij in staat was de resterende activiteiten af te ronden en de verwachte resultaten te behalen.

14. Met betrekking tot het verzoek van klager om een vergadering voerde de Commissie aan dat klager dat verzoek pas had ingediend nadat het contract daadwerkelijk was beëindigd. Zij merkte op dat de procedure voor minnelijke schikking de partijen aanmoedigt om geschillen die tijdens de uitvoering van het contract tussen hen ontstaan ^[3] op te lossen, terwijl het geschil in dit geval betrekking had op de gevolgen van de beëindiging. De Commissie merkte ook op dat de delegatie haar negatieve beoordeling van de voorgestelde nieuwe partner op objectieve redenen baseerde en dat het houden van een vergadering een dergelijke conclusie niet zou wijzigen.

Beoordeling door de Ombudsman

Opmerking vooraf

15. In hun antwoorden in deze zaak hebben de Commissie en klager uitgebreid commentaar geleverd op het besluit van de delegatie om het contract op te zeggen. Hoewel dit besluit niet het voorwerp is van het onderzoek van de Ombudsman, was het door klager gewenste resultaat, zoals hierboven uiteengezet, een bijeenkomst met de delegatie om het geschil te beslechten en het project voort te zetten.

16. De Ombudsman ziet de situatie als volgt: nadat de eerste lokale partner van de klager zich uit het project had teruggetrokken en nadat de klager zijn tweede partner had verloren, heeft de delegatie uitgebreid contact opgenomen met de klager en een ontmoeting gehad met de voorgestelde (derde) partner, die zij niet geschikt achtte. De Commissie stelde met name vast dat de klager en de voorgestelde partner niet over de “gecombineerde capaciteit” beschikten (in de woorden van de Commissie) om de resterende activiteiten doeltreffend uit te voeren. De Commissie was ook van mening dat het feit dat het project lange tijd was opgeschort, dat klager niet ter plaatse was en dat er nog beperkte tijd was voor de uitvoering van het project, het onmogelijk maakte het project doeltreffend uit te voeren en de beoogde resultaten te behalen. Daarom heeft zij het contract beëindigd ^[4].

17. De centrale kwestie in deze zaak, namelijk of de Commissie had moeten instemmen met de door klager gevraagde vergadering, moet in dit verband worden beoordeeld.

Het vermeende verzuim om een vergadering te houden om een minnelijke schikking te bespreken

18. In de desbetreffende bepaling van het contract is het volgende bepaald: “De partijen doen al het mogelijke om geschillen die tijdens de uitvoering van dit contract tussen hen ontstaan, in der minne te beslechten. Daartoe delen zij hun standpunten en eventuele oplossingen die zij mogelijk achten schriftelijk mee en ontmoeten zij elkaar op verzoek van een van beide partijen” (cursivering van mij).

19. Klager verzocht om een vergadering om de mogelijkheid te bespreken om het geschil op 1 december 2017 in der minne te schikken. Tegen die tijd had de delegatie tweemaal de beëindiging van het contract bevestigd. Bovendien was het project meer dan een jaar opgeschort. Na het dossier in deze zaak te hebben onderzocht, merkt de Ombudsman op dat de delegatie tijdens de uitvoering van het contract uitgebreide contacten met klager heeft onderhouden, waardoor zij verschillende mogelijkheden heeft gekregen om ontbrekende financiële staten en bewijsstukken in te dienen. Als zodanig is zij van mening dat de delegatie niet verplicht was het verzoek om vergadering van 1 december 2017 te aanvaarden.   

20. Het is juist dat de delegatie zich er op 21 september 2017 toe had verbonden om met klager “eventuele twijfels die mochten rijzen naar aanleiding van de bijeenkomst met [de voorgestelde partner] en de te volgen weg [...]” te bespreken (cursivering van mij). De delegatie heeft geen gevolg gegeven aan deze toezegging. In plaats daarvan heeft zij klager een brief gestuurd waarin zij hem in kennis stelde van haar voornemen om het contract op te zeggen.

21. Hoewel het betreurenswaardig is dat de delegatie zich ertoe heeft verbonden de door haar voorgestelde partner met klager te bespreken en vervolgens niet tot die bespreking is overgegaan, heeft de Commissie in de loop van dit onderzoek overtuigend uitgelegd dat een dergelijke bespreking geen toegevoegde waarde zou hebben opgeleverd. De Commissie legde met name uit dat de delegatie haar negatieve beoordeling van de voorgestelde nieuwe partner op objectieve redenen heeft gebaseerd en dat het houden van een vergadering een dergelijke conclusie niet zou hebben gewijzigd. Aangezien klager uitdrukkelijk heeft verklaard dat het verzoek om een vergadering dat hij in zijn brief van 1 december 2017 had gedaan, bedoeld was om tegemoet te komen aan de voorbehouden van de delegatie, aanvaardt de Ombudsman dat de vergadering geen enkel doel zou hebben gediend.

22. Na onderzoek van al het haar ter beschikking gestelde materiaal en in het licht van het voorgaande is de Ombudsman van oordeel dat er geen sprake was van wanbeheer.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

Er was geen sprake van wanbeheer door de Commissie.

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 03/05/2019

[1] De directeur van de (tweede) partner die klager aan de delegatie had voorgesteld, is op 6 april 2017 tragisch overleden.

[2] Overeenkomstig artikel 13, lid 2, van de algemene voorwaarden van de subsidieovereenkomst "doen de partijen al het mogelijke om eventuele geschillen die tijdens de uitvoering van deze overeenkomst tussen hen ontstaan, in der minne te regelen. Daartoe delen zij hun standpunten en eventuele oplossingen die zij mogelijk achten schriftelijk mee en ontmoeten zij elkaar op verzoek van een van beide partijen. Een partij moet binnen 30 dagen reageren op een verzoek om een minnelijke schikking.”

[3] Algemene voorwaarden van de subsidieovereenkomst, artikel 13, lid 2.

[4] Algemene voorwaarden van de subsidieovereenkomst, artikel 12, lid 1.