Achtergrond van de klacht

1. De klacht betreft een selectieprocedure die het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (EASO) heeft georganiseerd om juridische medewerkers aan te werven. Het EASO heeft een wervingsbureau gecontracteerd om een shortlist (voorselectie) op te stellen van sollicitanten die het EASO vervolgens zou interviewen.

2. Klager was aanvankelijk niet voorgeselecteerd voor een gesprek. Het wervingsbureau deelde hem mee dat dit was omdat hij een gekwalificeerde advocaat was ^[1]. Klager betwistte dit besluit zowel bij het EASO als bij het wervingsbureau en werd vervolgens uitgenodigd voor een gesprek met het EASO.

3. Het wervingsbureau deelde klager mee dat het EASO tijdens het interview een positieve beoordeling van zijn prestaties had gegeven. Zij verwachtte “dat zodra er een relevante vacature was, [hij] tot de aangeworven kandidaten [zou] behoren”.

4. Meer dan drie maanden later stuurde klager, aangezien hij geen verdere informatie had ontvangen, een e-mail naar het wervingsbureau, waarin hij aangaf geïnteresseerd te blijven om voor het EASO te werken. Het wervingsbureau antwoordde dat het EASO uiteindelijk had besloten klager niet aan te werven.

5. Klager stuurde vervolgens een e-mail naar het EASO. Hij verklaarde dat hij tegenstrijdige informatie had ontvangen over de vraag of het EASO of het aanwervingsbureau verantwoordelijk was voor de aanwerving van kandidaten na de selectieprocedure. Kortom, het aanwervingsbureau had gezegd dat het EASO verantwoordelijk was voor het besluit om hem niet in dienst te nemen, terwijl het EASO hem eerder had meegedeeld dat het aanwervingsbureau verantwoordelijk was voor de aanwerving.

6. Hij vraagt het EASO ook om hem feedback te geven. Hij vraagt om opheldering over de e-mail van het wervingsbureau dat andere kandidaten als “beter matchen” worden beschouwd. Hij zei dat hij zou moeten worden aangeworven als die verklaring onjuist zou blijken te zijn.

7. In zijn antwoord aan klager verklaarde het EASO dat het, nadat hij had betwist dat hij aanvankelijk niet was voorgeselecteerd, had besloten hem uit te nodigen voor een gesprek. Het had hem ook een redelijke uitleg en passende feedback gegeven over de reden waarom hij niet was aangeworven. De aanvankelijke verklaring van het aanwervingsbureau dat klager bij toekomstige vacatures tot de aangeworven kandidaten zou behoren, vormde geen verbintenis van het EASO ^[2].

8. Ontevreden over het antwoord van het EASO wendde klager zich tot de Ombudsman.

Het onderzoek

9. De Ombudsman opende een onderzoek naar de vraag of het EASO verantwoordelijk was voor tekortkomingen in de preselectiefase en of het besluit om klager niet aan te werven redelijk was.

10. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman antwoorden van het EASO, waaronder een spreadsheet met de evaluatie van de ondervraagde kandidaten en de dienstenovereenkomst tussen het EASO en het aanwervingsbureau.

Tekortkomingen in het preselectieproces

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

11. Klager stelt dat de door het wervingsbureau opgegeven reden waarom hij aanvankelijk niet was voorgeselecteerd, namelijk zijn kwalificatie als advocaat, ondeugdelijk was. Terwijl hij vervolgens werd geïnterviewd, stelt hij dat zijn interview te laat heeft plaatsgevonden en dat het EASO de geslaagde kandidaten toen al had geselecteerd.

12. Bovendien heeft het wervingsbureau hem na zijn sollicitatiegesprek valse garanties gegeven met betrekking tot zijn toekomstige aanwerving.

13. Klager stelt ook dat de verklaring van het EASO aan hem dat “[h]et [aanwervingsbureau] in dit specifieke geval verantwoordelijk is voor de aanwerving [...]”, tot verwarring heeft geleid over de vraag welke entiteit verantwoordelijk was voor de aanwerving.

14. Het EASO wees erop dat het wervingsbureau verantwoordelijk is voor de voorselectie van kandidaten, terwijl het als enige verantwoordelijk is voor het definitieve besluit om kandidaten aan te werven.

15. Het EASO verklaarde dat het feit dat het interview later werd gehouden dan andere, geen invloed had op de kansen van klager. Het verduidelijkte echter dat het wervingsbureau ten onrechte had verklaard dat het verwachtte dat hij zou worden aangeworven zodra er een relevante vacature was. Het EASO werft alleen kandidaten aan als er specifieke behoeften zijn.

Beoordeling door de Ombudsman

16. De rol van de Ombudsman bestaat erin vast te stellen of er sprake is van wanbeheer door een instelling, agentschap of orgaan van de Unie en geen onderzoek in te stellen naar de activiteiten van een derde partij, zoals in dit geval het wervingsbureau. Dat gezegd hebbende, als een EU-orgaan samenwerkt met een derde partij, zoals een wervingsbureau, moet het bijzonder waakzaam zijn wat betreft het werk dat voor zijn rekening wordt uitgevoerd.

17. In de dienstenovereenkomst tussen het EASO en het wervingsbureau wordt vermeld welke instantie verantwoordelijk was voor wat en de Ombudsman heeft geen problemen met de overeenkomst als zodanig vastgesteld ^[3].

18. Het is jammer dat het wervingsbureau in deze zaak een aantal misleidende verklaringen aan klager lijkt te hebben afgelegd. Ook de verklaring van het EASO aan klager (zie punt 13 hierboven) was misleidend. De juiste informatie is in de loop van dit onderzoek verstrekt.

19. Om deze problemen in de toekomst te voorkomen, zal de Ombudsman het EASO een eerste suggestie doen.

20. Nadat klager had betwist dat hij niet was voorgeselecteerd, heeft het EASO het wervingsbureau verzocht hem uit te nodigen voor een gesprek. Het EASO verklaarde dat klager een reële mogelijkheid had om na zijn sollicitatiegesprek te worden aangeworven. De Ombudsman heeft geen redenen om hieraan te twijfelen.

Besluit om de klager niet aan te werven

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

21. Klager voerde aan dat het EASO geen adequate verklaring had gegeven waarom de geslaagde kandidaten “betere wedstrijden” waren.

22. Het EASO voerde aan dat dit een redelijke en toereikende verklaring was voor zijn besluit om hem niet te selecteren.

23. Het EASO heeft het onderzoeksteam van de Ombudsman een spreadsheet verstrekt met een gedetailleerde beoordeling van de ondervraagde kandidaten, met inbegrip van hun kwalificaties en prestaties tijdens het gesprek. Zij verklaarde dat, hoewel klager over passende kwalificaties beschikte, er slechts een beperkt aantal posten beschikbaar was en dat zij andere kandidaten geschikter had geacht.

Beoordeling door de Ombudsman

24. „Selectiecommissies”^[4] beschikken over een ruime beoordelingsvrijheid bij het bepalen van de rang van sollicitanten en hun beslissingen met betrekking tot de beoordeling van een kandidaat kunnen alleen in geval van een kennelijke fout in twijfel worden getrokken ^[5].

25. Uit de spreadsheet die het EASO in deze zaak ter beschikking van de Ombudsman heeft gesteld, blijkt dat de jury de kandidaten wel degelijk op hun verdiensten heeft beoordeeld. Op basis van de zeer beperkte informatie die het bevatte ^[6] kan in dit stadium echter niet worden nagegaan of er een kennelijke fout was gemaakt in het standpunt van het EASO dat de geselecteerde kandidaten “beter overeenkwamen” of “geschikter” waren dan klager ..

26. Dit gebrek aan behoorlijke documentatie is een andere tekortkoming die de Ombudsman met betrekking tot deze selectieprocedure heeft vastgesteld.

27. De Ombudsman wijst er ten slotte op dat het EASO klager gedetailleerdere en nuttigere feedback had moeten geven.

28. Om ervoor te zorgen dat de Ombudsman haar beoordeling in de toekomst kan uitvoeren en dat het EASO meer gedetailleerde feedback kan geven aan kandidaten, zal de Ombudsman een tweede suggestie voor verbetering doen.  

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

Hoewel de Ombudsman in deze zaak een reeks tekortkomingen heeft vastgesteld, zou het geen zin hebben het onderzoek voort te zetten.

De klager en het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Suggesties voor verbetering

Het EASO moet richtsnoeren vaststellen voor aanwervingsprocedures voor uitzendkrachten, met name wanneer er een extern aanwervingsbureau bij betrokken is.

Om de Ombudsman in staat te stellen haar beoordeling uit te voeren en ervoor te zorgen dat het in staat is nuttige feedback te geven aan sollicitanten, moet het EASO een gedetailleerdere administratie bijhouden van de beoordeling die is uitgevoerd door jury’s op basis van de criteria die zijn uiteengezet in de kennisgeving van vacature. Dit kan met behulp van een spreadsheet.

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 06/03/2019

[1] Zoals gezegd, was de procedure voor juridische assistenten.

[2] Het EASO verwees naar het juridische begrip „gewettigd vertrouwen” en verklaarde dat de e-mail van het aanwervingsbureau geen gewettigd vertrouwen kon wekken dat het EASO klager zou aanwerven.

[3] Volgens de contractvoorwaarden behield het EASO de controle over het wervingsproces, terwijl het wervingsbureau verplicht was zijn diensten te verlenen volgens de instructies van het EASO, bijvoorbeeld om geschikte kandidaten voor te selecteren op basis van de functiebeschrijving die het EASO had verstrekt.

[4] Elke selectieprocedure heeft een jury, die verantwoordelijk is voor het selecteren van kandidaten op basis van vooraf bepaalde criteria en het opstellen van de definitieve lijst van geslaagde kandidaten.

[5] Zie bijvoorbeeld het arrest van het Gerecht van eerste aanleg van 11 mei 2005, de Stefano/Commissie, T-25/03 (punt 34) [http://curia.europa.eu/juris/document/document_print.jsf?docid=59296&text=&dir=&doclang=FR&part=1&occ=first&mode=lst&pageIndex=0&cid=2389261]; Arrest van het Gerecht van eerste aanleg van 28 november 2002 in zaak T-332/01, Pujals Gomis/Commissie (punten 39-41) [http://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-332/01].

[6] De Ombudsman heeft eerder vastgesteld dat spreadsheets een nuttig instrument kunnen zijn om vast te leggen hoe kandidaten in een selectieprocedure worden beoordeeld. Idealiter moeten zij gedetailleerde criteria bevatten, zoals informatie over de belangrijkste toelatingsvoorwaarden voor het specifieke aanwervingsproces, beroepservaring en opleiding. Bovendien moet de spreadsheet op een consistente manier worden ingevuld. Zie OI/14/2015/ZA Besluit van de Europese Ombudsman betreffende een selectieprocedure voor een functie bij de EU-delegatie in Albanië: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/81258.