Achtergrond van de klacht

1. Klager solliciteerde in maart 2017 naar een stage bij de Europese Commissie [1] De sollicitatie van klager was een van de sollicitaties die in het kader van de selectieprocedure voor stagiairs werden geselecteerd [2]. De Commissie heeft haar daarom verzocht bewijsstukken over te leggen op basis waarvan zij van oordeel was dat de aanvraag van klager niet in aanmerking kwam. De Commissie had problemen met de dubbele bachelor van klager, haar certificaat met betrekking tot haar kennis van het Engels en een werkcertificaat.

2. Klager nam contact op met de Commissie en gaf uitleg over de ondersteunende documenten die zij had ingediend. De Commissie bleef bij haar standpunt dat het beroep niet-subsidiabel was. Zij voerde aan dat klager niet had aangetoond dat hij beschikte over twee bachelordiploma’s, zoals aangegeven in haar aanvraag, en over een bekwaam niveau (C1) Engels. Klager had ook een werkcertificaat ingediend dat geen einddatum voor de baan bevatte.

3. Ontevreden over het antwoord van de Commissie wendde klager zich in december 2016 tot de Ombudsman.

Het onderzoek

4. De Ombudsman opende een onderzoek naar de wijze waarop de Commissie de bewijsstukken van klager voor haar stageaanvraag had beoordeeld.

5. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het antwoord van de Commissie op de klacht. De Commissie deelde de Ombudsman mee dat zij zou overwegen het sollicitatieformulier voor stages te wijzigen met betrekking tot dubbele diploma’s en haar praktijk inzake de wijze waarop sollicitanten hun taalvaardigheden kunnen aantonen, zou herzien. Klager heeft in de loop van het onderzoek geen opmerkingen gemaakt.

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

6. Klager verklaarde dat zij het passende bewijs had geleverd dat haar bachelordiploma een „binationale dubbele bachelor” was, uitgereikt door een Duitse en een Spaanse universiteit. Ze had ook een taalcertificaat ingediend waaruit bleek dat ze de Engelse taal op C1-niveau kende. Klager was zich er niet van bewust dat de Commissie geen werkcertificaat zou aanvaarden dat geen einddatum voor de baan bevatte.

7. De Commissie verklaarde dat klager in haar aanvraag had aangegeven dat zij twee bachelordiploma’s heeft. De Commissie ging er dus van uit dat klager twee afzonderlijke bachelordiploma’s heeft. Uit de bewijsstukken blijkt dat zij een binationale dubbele graad van drie jaar heeft behaald. De bewijsstukken bevestigden derhalve niet de informatie die klager in haar verzoek had verstrekt. De Commissie beoordeelt universitaire diploma's op basis van het aantal studiepunten en de bijbehorende studietijd die nodig is om een diploma te behalen. Klager heeft drie jaar gestudeerd en een binationale dubbele graad behaald, overeenkomend met één academische titel die door twee universiteiten is afgegeven.

8. De Commissie heeft bevestigd dat aanvragers hun taalniveau konden aantonen met een taalcertificaat of door vier universitaire examens in de betrokken taal te hebben afgelegd, op voorwaarde dat het taalniveau voor de vier examens was aangegeven. Klager had inderdaad een taalcertificaat verstrekt. Het certificaat toonde echter een B2-niveau van het Engels, dat lager is dan het vereiste minimale C1-niveau.

9. De Commissie verduidelijkte dat aanvragers in hun aanvraag geen einddatum hoeven aan te geven voor lopende werkervaring. De in de aanvraag verstrekte informatie en het bijbehorende ondersteunende document moeten echter overeenstemmen. Klager had in haar aanvraag een einddatum voor de relevante eerdere werkervaring vermeld, maar een certificaat overgelegd waaruit geen einddatum bleek.

10. De Commissie heeft derhalve vastgesteld dat het verzoek van klager niet in aanmerking kwam vanwege de bovengenoemde discrepanties tussen de in haar verzoek verstrekte informatie en de bijbehorende bewijsstukken.

11. Niettemin heeft de Commissie in de loop van het onderzoek de Ombudsman meegedeeld dat zij zou overwegen het sollicitatieformulier voor stages te wijzigen om het voor sollicitanten gemakkelijker te maken om dubbele graden op correcte wijze aan te geven. Het zou ook overwegen zijn beleid voor het aantonen van taalvaardigheden te herzien. In juli 2018 heeft de Commissie de Ombudsman meegedeeld dat zij vanaf de stageperiode van maart 2019 een gewijzigd aanvraagformulier zal gebruiken, waardoor het gemakkelijker wordt om dubbele graden te declareren. Het verklaarde verder dat kennis van talen nu kan worden bewezen met universitaire graden, diploma's of certificaten na studies in een bepaalde taal (in plaats van bewijs van vier universitaire examens waarin het taalniveau wordt vermeld). Talenkennis kan ook worden aangetoond door middel van taalcertificaten of een bewijs van tweetalig onderwijs op het niveau van de middelbare school.

Beoordeling door de Ombudsman

12. Op basis van de door de Commissie verstrekte toelichtingen, die door klager niet ter discussie zijn gesteld, is de Ombudsman van oordeel dat niets erop wijst dat de Commissie ten onrechte op basis van de bewijsstukken van klager heeft geconcludeerd dat haar verzoek niet in aanmerking kwam.

13. De Ombudsman is ingenomen met het feit dat de Commissie deze zaak niettemin heeft aangegrepen als een gelegenheid om na te denken over haar praktijken met betrekking tot stageaanvragen en deze te verbeteren. De Commissie heeft het sollicitatieformulier voor stages en de informatie op de FAQ-pagina [3] van haar stagewebsite gewijzigd. Het waarschuwt aanvragers nu voor het feit dat ze een dubbele bachelor als één graad moeten aangeven, waarbij de specifieke graadvereisten in het opmerkingenveld worden uitgelegd. De Commissie biedt nu een meer praktische manier om taalkennis aan te tonen, namelijk door universitaire graden, diploma's of certificaten te aanvaarden na een studie in een bepaalde taal.

Conclusies

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusies:

De Commissie heeft geen wanbeheer begaan door de stageaanvraag van klager op basis van de bewijsstukken niet-subsidiabel te verklaren. 

De Europese Ombudsman is ingenomen met de maatregelen die de Commissie heeft genomen om het voor stagiairs gemakkelijker te maken het sollicitatieformulier in te vullen en hun talenkennis aan te tonen.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 13/12/2018

[1] De Europese Commissie heeft een speciale stagewebsite, die hier kan worden geraadpleegd: http://ec.europa.eu/stages/home_en

[2] De eerste stap in de preselectiefase van de Commissie voor stages is de zogenaamde “preidentificatie” van sollicitanten op basis van de beoordeling door de Commissie van hun sollicitaties: “Elke aanvraag wordt beoordeeld op basis van academisch profiel, taalvaardigheden en aanvullende kwaliteiten, zoals internationaal profiel, werkervaring, publicaties en motivatie. Vervolgens wordt een rangschikking vastgesteld en worden ongeveer 2000 kandidaten met de hoogste scores vooraf geïdentificeerd voor het virtuele blauwe boek.” In een tweede fase controleert de Commissie de informatie in de sollicitaties van vooraf geïdentificeerde aanvragers aan de hand van bewijsstukken. Aanvragers van wie de sollicitaties op basis van de bewijsstukken in aanmerking worden genomen, worden vervolgens als “voorgeselecteerd” beschouwd en mogen verder gaan in de selectieprocedure voor stages. Zie: https://ec.europa.eu/stages/how-to-apply/selection-process_en

[3] “V: Hoe moet ik een double-bachelor / double-master introduceren? A: Als je een dubbele bachelor/master hebt (bijvoorbeeld 2 jaar in Spanje en 2 jaar in Duitsland), zorg er dan voor dat je je situatie volledig uitlegt door beschikbare opties te selecteren in de vervolgkeuzelijst "voltooide studies"/"lopende studies", en gebruik het veld "Opmerkingen" voor alle aanvullende informatie die je relevant acht.” Zie: https://ec.europa.eu/stages/faq_en