Geachte heer C.,
Op 29 juni 1998 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over een besluit van het college van quaestoren om 50 % van uw algemene uitgaven voor de referentieperiode september 1996-augustus 1997 te vergoeden.
Op 27 augustus 1998 heb ik de klacht doorgestuurd naar de Voorzitter van het Europees Parlement. Het Parlement heeft op 22 december 1998 advies uitgebracht en ik heb het u desgewenst met een verzoek om opmerkingen toegezonden. Op 11 en 25 februari 1999 heb ik uw opmerkingen over het advies van het Parlement ontvangen.
Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

In het parlementaire jaar 1996-1997 leed klager, een lid van het Europees Parlement, aan ernstige gezondheidsproblemen en kon hij als gevolg daarvan niet aanwezig zijn op de vereiste 50 % van de parlementaire zittingen. In feite was hij twee dagen korter dan het minimum van 50 %. Klager werd van dit feit in kennis gesteld en verzocht om terugbetaling van 50 % van de vergoeding voor algemene uitgaven voor de betrokken periode.
Volgens klager komen de bovengenoemde twee dagen overeen met 14, 17 en 18 juli 1996, gedurende welke periode hij in het ziekenhuis werd opgenomen. Hij stuurde de medische certificaten na de zomervakantie in de veronderstelling dat het Parlement in augustus gesloten was. Deze certificaten werden geweigerd op grond van het feit dat zij na de termijn van één maand werden ingediend. Klager geeft aan dat hij te goeder trouw heeft gehandeld en dat hij de andere helft van de algemene vergoedingen wenst te behouden.

Het onderzoek

Het advies van het Parlement In
zijn advies formuleerde het Parlement samenvattend de volgende punten:
1. Artikel 28, lid 1, van de Regeling kosten en vergoedingen van de leden bepaalt:
"Een lid dat in een parlementair jaar (1 september tot en met 31 augustus) op ten minste vijftig procent van de door het Bureau voor plenaire vergaderingen van het Parlement vastgestelde dagen afwezig is, betaalt het Parlement vijftig procent van de vergoeding voor algemene uitgaven uit hoofde van artikel 13 voor die periode terug."
Artikel 28, lid 2, bepaalt:
"Elke periode van afwezigheid als bedoeld in lid 1 kan door de Voorzitter worden verontschuldigd wegens gezondheidsproblemen, ernstige gezinssituaties of de aanwezigheid van het betrokken lid elders op dienstreis namens het Parlement. Bewijsstukken worden uiterlijk één maand na het begin van de afwezigheid bij het college van quaestoren ingediend."
2. Het vereiste dat bewijsstukken uiterlijk één maand na het begin van de afwezigheid moeten worden overgelegd, is bij besluit van het bureau van 15 januari 1996 in het reglement van orde opgenomen. De notulen van het bureau worden na goedkeuring aan alle leden toegezonden overeenkomstig artikel 28, lid 1, van het reglement van orde.
3. In het geval van klager was hij twee dagen korter dan het minimum van 50 %. Hij is hiervan bij brief van 16 september 1997 in kennis gesteld en verzocht om terugbetaling van 50 % van de vergoeding voor algemene uitgaven voor de betrokken periode. Op 26 september 1997 schreef klager aan de voor financiële zaken verantwoordelijke quaestor een medisch attest van 23 september 1997 met betrekking tot medische tests op 14, 17 en 18 juli 1997. Om als geldig te worden aanvaard, had de medische verklaring moeten worden ingediend binnen een maand na het begin van de afwezigheid, d.w.z. uiterlijk op 14 augustus 1997.
De kwestie is besproken tijdens de vergadering van het College van quaestoren van 22 oktober 1997. Het college deelt hem mee dat de termijn van één maand duidelijk is vastgelegd in de regeling inzake de kosten en vergoedingen van de leden en bevestigt het verzoek om terugbetaling van 50 % van de vergoeding voor algemene uitgaven. Dit besluit is bij brief van 5 december 1997 meegedeeld.
Bij brief van 17 december 1997 verzocht klager de Voorzitter van het Europees Parlement zijn verzoek in overweging te nemen om de volledige vergoeding voor algemene uitgaven te mogen behouden, waarbij hij erop wees dat deze niet-inachtneming van de termijn van één maand te wijten was aan zijn overtuiging dat de administratieve kantoren van het Parlement in augustus als gesloten werden beschouwd.
Het verzoek werd door de Voorzitter voorgelegd aan het College van quaestoren en behandeld tijdens zijn vergadering van 14 januari 1998. Het College antwoordde bij brief van 11 februari 1998, dat de administratieve diensten van het Parlement in de loop van augustus, zo nodig op "permanente" basis, bleven functioneren en dat hij hoe dan ook de mogelijkheid zou hebben gehad om zijn medische attesten tijdig per fax of per aangetekende brief over te leggen. Het college heeft zijn eerdere besluit dus bevestigd.
Op 24 maart 1998 schreef klager opnieuw een brief aan de voor financiële zaken verantwoordelijke quaestor. Deze brief werd besproken tijdens de vergadering van het college van 1 april 1998, maar het eerdere besluit werd bevestigd.
Volgens het Parlement is het vaste praktijk van het huidige college en de vorige colleges van quaestoren om de bepalingen van artikel 28 van de regeling inzake de kosten en vergoedingen van de leden strikt toe te passen, en met name het vereiste dat medische attesten moeten worden overgelegd binnen een maand na het begin van de periode van afwezigheid in geval van ziekte.
Het standpunt van het college is bovendien strikt in overeenstemming met eerdere gevallen van te late indiening van medische verklaringen door andere leden.
Opmerkingen van klager In
zijn opmerkingen handhaafde klager zijn klacht.

Andere onderzoeken

Op 30 april 1999 zond de Ombudsman een brief aan de Voorzitter van het Parlement waarin hij nader onderzoek deed naar de bewering van klager dat hij te goeder trouw was wat betreft de werktijden van de diensten van het Parlement in de zomer. Op 21 juni 1999 antwoordde het College van quaestoren dat klager de medische verklaring pas had ingediend na ontvangst van de brief van de verantwoordelijke quaestor. Bovendien kan klager zich niet beroepen op onwetendheid over de werktijden van de diensten van het Parlement in de zomer en dus stellen dat hij te goeder trouw heeft gehandeld.
Op 19 juli 1999 schreef klager aan de Ombudsman dat hij zijn klacht wenste te handhaven.

BESLUIT

1 Verzoek om terugbetaling van 50 % van de vergoeding voor algemene uitgaven voor 1996/1997
1.1 Klager stelt dat hij de termijn van één maand voor de overlegging van medische attesten niet in acht heeft genomen omdat hij te goeder trouw van mening was dat de administratieve diensten van het Parlement in de maand augustus waren gesloten.
1.2 Volgens het Parlement werd klager bij brief van 16 september 1997 in kennis gesteld van het feit dat hij twee dagen minder dan het vereiste minimumaantal van 50 % aanwezig was. Hij werd derhalve verzocht 50 % van de vergoeding voor algemene uitgaven voor de betrokken periode terug te betalen. Op 26 september 1997 schreef klager aan de voor financiële zaken verantwoordelijke quaestor een medisch attest van 23 september 1997 met betrekking tot medische tests op 14, 17 en 18 juli 1997. Om als geldig te worden aanvaard, had de medische verklaring moeten worden ingediend binnen een maand na het begin van de afwezigheid, d.w.z. 14 augustus 1997.
1.3 Op basis van de onderzoeken van de Ombudsman merkt de Ombudsman op dat het Parlement de vaste praktijk van het huidige college en de vorige colleges van quaestoren heeft gevolgd om de bepalingen van artikel 28 van de Regeling kosten en vergoedingen van de leden strikt toe te passen, en met name de eis dat medische attesten moeten worden ingediend binnen een maand na het begin van de periode van afwezigheid in geval van ziekte. Bovendien is het standpunt van het Parlement en het college van quaestoren strikt in overeenstemming met eerdere gevallen van te late indiening van medische verklaringen door andere leden. Klager lijkt pas te hebben gereageerd nadat hij de kennisgevingsbrief had ontvangen. Er zijn dan ook geen gronden voor zijn bewering dat hij het medisch attest niet binnen een termijn van een maand heeft verzonden, omdat hij van mening was dat de diensten van het Parlement in augustus waren gesloten. Er lijkt dus geen sprake te zijn van wanbeheer door het Parlement.
2 Conclusie Op
basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door het Europees Parlement. De Ombudsman heeft daarom besloten de zaak te sluiten.
De voorzitter van het Europees Parlement zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet,
Jacob SÖDERMAN