1. Controleer of belangenvertegenwoordigers zich in het transparantieregister van de EU (of een gelijkwaardig nationaal register) hebben ingeschreven voordat zij hen ontmoeten of een uitnodiging voor een evenement aanvaarden.

1. Ontmoet belangenvertegenwoordigers die niet zijn geregistreerd in het transparantieregister van de EU (of een gelijkwaardig nationaal register) zonder hen te vragen zich te registreren. Maak, indien nodig, duidelijk dat dit een voorwaarde is.

2. Voer fundamenteel onderzoek uit om te controleren welke belangen ze vertegenwoordigen en wie ze financiert. Vraag indien nodig om meer informatie.

2. Vergeet de motieven van degenen die vergaderingen zoeken of u uitnodigen voor evenementen. Lobbyen kan worden gedaan door een scala aan beroepen, waaronder advocaten en consultants.

3. Verzoeken aan belangenvertegenwoordigers om het doel van de vergadering, de namen van de deelnemers, de te bespreken kwestie en alle relevante achtergrondinformatie schriftelijk en vooraf bekend te maken.

3. Aanvaard alle uitnodigingen voor vergaderingen of evenementen die uw instelling in een delicate situatie kunnen brengen.

4. Informeer uw hiërarchie voorafgaand aan vergaderingen met belangenvertegenwoordigers en debrief ze daarna.

4. Interactie met een bepaalde belangenvertegenwoordiger zonder te overwegen andere groepen een vergelijkbare kans te bieden.

5. Beoordeel elk risico op conflicten tussen uw privébelangen en het algemeen belang en hoe uw interactie kan worden waargenomen.

5. Organiseer vergaderingen buiten kantooruren, officiële gebouwen en zonder de aanwezigheid van een andere collega.

6. Err aan de kant van voorzichtigheid. In geval van twijfel, raadpleeg indien nodig en als u besluit door te gaan, voeg dan een notitie toe aan het bestand waarin u uitlegt.

6. Informatie delen U bent niet bevoegd om vertrouwelijke informatie te delen of te misbruiken.

7. Nodig belangenvertegenwoordigers uit om verklaringen of presentaties schriftelijk te onderbouwen na vergaderingen of telefoongesprekken.

7. Doe of zeg alles wat kan worden beschouwd als het verlenen van een voorkeursbehandeling voor belangenvertegenwoordigers.

8. Handhaaf goede registratiegewoonten, met inbegrip van de datum/locatie van de vergadering, de namen van de deelnemers en de besproken kwesties. Vergeet niet dat u het officiële bestandsbeheersysteem van uw instelling moet gebruiken.

8. Een belangenvertegenwoordiger de indruk geven dat een bepaald advies, idee of informatie doorslaggevend kan of zal zijn in het besluitvormingsproces.

9. Naleving van de toepasselijke openbaarmakingsvereisten, bijvoorbeeld op EU-niveau, openbaarmaking van details van vergaderingen tussen belangenvertegenwoordigers en commissarissen, kabinetsleden en directeuren-generaal van de Commissie.

9. Accepteer gastvrijheid van een belangenvertegenwoordiger zonder zorgvuldige overweging en tenzij het in overeenstemming is met de toepasselijke regels.

10. Onaanvaardbare lobbypraktijken melden.

10. Vertraging bij het bekendmaken van informatie over ontvangen geschenken en gastvrijheid.