De klager verzocht de Europese Commissie om toegang van het publiek tot sms-berichten en andere documenten over besprekingen tussen de voorzitter van de Commissie en de CEO van een farmaceutisch bedrijf over de aankoop van COVID-19-vaccins. De Commissie antwoordde hierop dat zij geen tekstberichten identificeerde die onder het verzoek vielen.

In het kader van het onderzoek van de Ombudsman is gebleken dat de Commissie van mening is dat tekstberichten over het algemeen niet onder haar interne criteria voor opname in haar documentenregister vallen, vanwege de "kortstondige" aard van de inhoud ervan. Bij de behandeling van het verzoek had de Commissie het kabinet van de voorzitter van de Commissie verzocht alleen documenten te identificeren die aan de registratiecriteria voldoen. Als zodanig was het persoonlijk kantoor van de voorzitter van de Commissie niet verplicht om tekstberichten te identificeren en heeft de Commissie daarom niet beoordeeld of dergelijke berichten openbaar moesten worden gemaakt.

De Ombudsman was van mening dat dit wanbeheer vormde. Om dit aan te pakken, deed zij een aanbeveling aan de Commissie om het persoonlijk kantoor van de voorzitter van de Commissie te vragen opnieuw te zoeken naar relevante sms-berichten, waarbij zij duidelijk maakte dat de zoekopdracht niet mag worden beperkt tot geregistreerde documenten of documenten die aan de registratiecriteria voldoen. Als er vervolgens sms-berichten worden gevonden, dringt zij er bij de Commissie op aan te beoordelen of toegang van het publiek kan worden verleend.

In antwoord hierop deelde de Commissie de Ombudsman niet mee of zij opnieuw had gezocht naar tekstberichten die niet in haar register waren opgenomen, en gaf zij geen redenen waarom zij niet naar dergelijke berichten had gezocht. Tegen deze achtergrond bevestigde de Ombudsman haar bevinding van wanbeheer.