Het EU-bestuur rekruteert jaarlijks honderden personeelsleden via verschillende soorten aanwervingsprocedures. Bij deze procedures moeten bepaalde regels en beginselen van behoorlijk bestuur in acht worden genomen.

Doorgaans is bij de aanwervingsprocedure een selectiecomité betrokken, dat belast is met de beoordeling van de kandidaten en de opstelling van de definitieve lijst van geschikte kandidaten. Selectiecomités zijn bij hun werkzaamheden gebonden aan de selectiecriteria, maar beschikken over een ruime beoordelingsmarge bij de beoordeling van de kwalificaties en beroepservaring van de kandidaten aan de hand van die criteria. De regels voor deze procedures zijn doorgaans vastgelegd in de kennisgeving van vacature of de aankondiging van de procedure.

De rol van de Ombudsman in aanwervingszaken bestaat er voornamelijk in na te gaan of er sprake is van een kennelijke beoordelingsfout van de selectiecommissie of van eventuele procedurele tekortkomingen. Dit betekent dat de Ombudsman een sollicitatie of de prestaties van een kandidaat tijdens een test of sollicitatiegesprek niet opnieuw zal beoordelen. De Ombudsman kan echter uitleg krijgen over de wijze waarop het selectiecomité een sollicitatie of de prestaties van een kandidaat heeft beoordeeld om te waarborgen dat de procedure naar behoren werd uitgevoerd.

Alvorens zich tot de Ombudsman te wenden, moet de kandidaat eerst gebruikmaken van de rechtsmiddelen die in de aankondiging moeten worden vermeld, en de administratie voldoende tijd geven om te antwoorden.