Strasburgu, 09/08/2013

OI/13/2012/MHZ

Għażiż Sur Laitinen,

Fil-21 ta' Ġunju 2013, irċevejt it-tweġiba tal-Frontex għat-talba tiegħi għal aktar kjarifiki datata s-7 ta' Mejju 2013, dwar tnejn mis-suġġerimenti tiegħi li saru fir-Rapport wara ż-żjara tiegħi fil-Frontex. Nirringrazzjak tat-tweġiba fil-pront tiegħek.

Wara li analizzajt it-tweġibiet kollha tal-Frontex sa issa, ninsab sodisfatt bit-tweġiba tagħha għas-suġġerimenti kollha tiegħi ħlief is-suġġeriment e). Barra minn hekk, inqis li l-Frontex tista’ tieħu approċċ aktar dettaljat għall-punt (ii) tas-suġġeriment b).

Għalhekk nixtieq noffri lill-Frontex opportunità addizzjonali biex tikkunsidra l-pożizzjoni tagħha fir-rigward ta’ dawn iż-żewġ kwistjonijiet.

Suġġeriment e) dwar id-disponibbiltà tal-paġna ewlenija tas-sit web tal-Frontex fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE/spjegazzjoni tal-politika lingwistika tal-Frontex

Fir-Rapport tiegħi dwar iż-żjara tiegħi fil-Frontex, issuġġerejt li “il-Frontex tista’ tikkunsidra li tagħmel disponibbli fit-23 lingwa uffiċjali kollha tal-UE, mill-inqas il-paġna ewlenija tas-sit web tagħha, kif ukoll informazzjoni dwar il-funzjonijiet u l-politika lingwistika tagħha.”

Fl-ewwel tweġiba tagħha datata l-24 ta ' Frar 2013, il-Frontex irreferiet għal-lingwi ta ' għadd ta ' pubblikazzjonijiet tagħha u ta ' "film bażiku dwar l-aġenzija" . Fit-tweġiba sussegwenti tagħha għas-suġġeriment sempliċi tiegħi dwar id-disponibbiltà lingwistika tal-paġna ewlenija biss tas-sit web tal-Frontex u mhux “il-kontenut kollu tas-sit web tal-Frontex”, il-Frontex irreferiet biss għall-ispejjeż possibbli tat-traduzzjoni għas-sit web kollu u mhux għall-paġna ewlenija.

Madankollu, fil-fehma tiegħi, peress li ħafna inqas informazzjoni hija pprovduta fuq il-paġna ewlenija meta mqabbla mal-kwantità ta’ informazzjoni pprovduta fuq paġni web oħra, l-ispejjeż tat-traduzzjoni tal-informazzjoni fuq il-paġna ewlenija jistgħu jkunu raġonevolment mistennija li jkunu inqas mill-ammont indikat mill-Frontex fit-tweġiba tagħha lili.  Infakkar ukoll li paġna ewlenija hija l-paġna ewlenija li tipprovdi informazzjoni dwar organizzazzjoni u hija distinta minn paġni oħra dwar dik l-organizzazzjoni. Kif spjegajt lill-Frontex fl-ittra ulterjuri tiegħi, ir-rwol tal-paġna ewlenija huwa li tilqa’ liċ-ċittadini kollha tal-UE fil-lingwi tagħhom stess u tindikalhom liema taqsimiet jew dokumenti huma disponibbli fil-lingwi kollha tal-UE u li, min-naħa l-oħra, jistgħu jiġu kkonsultati biss f’lingwi magħżula. Din l-għażla tal-lingwi tista’, barra minn hekk, tiġi spjegata f’termini tal-politika lingwistika tal-Frontex fuq il-paġna ewlenija, u b’hekk iċ-ċittadini jkunu jistgħu jifhmu, jekk ikun meħtieġ, ir-raġunijiet għaliex dokumenti partikolari huma disponibbli biss f’ċerti lingwi. Fl-aħħar nett, nissottolinja li ħafna aġenziji, imsemmija fl-ittra tiegħi lill-Frontex datata s-7 ta' Mejju 2013, diġà ddeċidew li jagħmlu l-paġni ewlenin tagħhom disponibbli fil-lingwi kollha tal-UE.

Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, inkun grat jekk il-Frontex tkun tista' tirrevedi l-pożizzjoni tagħha u tikkunsidra li tagħmel disponibbli bil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE AT LEAST l-informazzjoni pprovduta fuq il-paġna ewlenija tas-sit web tagħha.

Punt (ii) tas-suġġeriment b) dwar il-pubblikazzjoni tar-regoli applikabbli għal talbiet għal aċċess għal dokumenti u talbiet għal informazzjoni

Fir-Rapport tiegħi, issuġġerejt li l-Frontex tista’ tinkludi, fuq il-paġna ewlenija tas-sit web il-ġdid tagħha, ir-regoli applikabbli għal tali talbiet. Il-Frontex wieġbet li, wara li ffinalizzat in-negozjati kuntrattwali, waslet biex "timmodernizza l-arkitettura tal-informazzjoni tas-sit web tagħha." Dan se jiftaħ il-possibbiltà li tiġi ppubblikata informazzjoni online dwar, fost l-oħrajn, ir-regoli applikabbli għal talbiet bħal dawn.

Nifhem mit-tweġiba tal-Frontex, li se tippubblika fuq is-sit web tagħha r-regoli tagħha dwar l-aċċess għad-dokumenti tagħha, jiġifieri d-Deċiżjoni dwar l-aċċess pubbliku [1]. Fil-fehma tiegħi, anki l-prospett li tiġi ppubblikata d-Deċiżjoni dwar l-aċċess pubbliku jista’ jipprovdi opportunità biex tiġi mmodifikata dik id-deċiżjoni sabiex tiġi żgurata l-implimentazzjoni sħiħa tad-dispożizzjonijiet tar-Regolament 1049/2001 [2] fil-Frontex.

L-ewwel nett, l-Artikolu 4 tad-Deċiżjoni dwar l-aċċess pubbliku jista ' jiġi modifikat biex jagħmilha ċara dak li l-Frontex tifhem bir-referenza għal "il-ħtieġa li ma tiġix ipperikolata l-kisba tal-objettivi u l-kompiti tal-Frontex" fl-aħħar ta ' dak l-Artikolu, li jipprevedi kif ġej "Meta Stat Membru tal-UE jittratta talba għal aċċess għal dokumenti li joriġinaw mill-Frontex kwalunkwe konsultazzjoni mill-Istat Membru għandha tiġi indirizzata lill-Frontex bil-ħsieb li jiġi vvalutat jekk skont ir-regoli applikabbli, id-dokumenti għandhomx jiġu żvelati jew le, b ' mod partikolari b ' kont meħud tal-ħtieġa li ma tiġix ipperikolata l-kisba tal-objettivi u l-kompiti tal-Frontex."[3]

It-tieni, id-Deċiżjoni dwar l-aċċess pubbliku ma timplimentax l-Artikolu 8(3) tar-Regolament 1049/2001 billi tiddikjara espressament li l-applikant għandu d-dritt li jagħmel ilment lill-Ombudsman Ewropew jew li jibda proċedimenti tal-qorti kontra l-istituzzjoni quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea (ara wkoll l-Artikolu 28(5) tar-Regolament Frontex [4]), jekk appell konfermatorju jiġi miċħud. L-Artikolu 7(2) tad-Deċiżjoni dwar l-aċċess pubbliku sempliċiment jipprevedi li "Frontex ser tinforma lill-applikant dwar ir-rimedji miftuħa għalih jew għaliha".

It-tielet, l-Artikolu 15 tad-Deċiżjoni dwar l-aċċess pubbliku jipprevedi li r-"Rapport Annwali tal-Frontex għandu jinkludi n-numru ta' każijiet li fihom irrifjuta li jagħti aċċess għal dokumenti u r-raġunijiet għal tali rifjuti."Madankollu, l-Artikolu 17 tar-Regolament 1049/2001 jipprevedi, barra minn hekk, li r-Rapport Annwali għandu jinkludi wkoll in-numru ta' dokumenti sensittivi mhux irreġistrati fir-reġistru pubbliku.

Fl-aħħar nett, id-Deċiżjoni dwar l-aċċess pubbliku ma tinkludix dispożizzjoni li timplimenta l-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001 dwar l-obbligu li jinżamm reġistru pubbliku tad-dokumenti u, barra minn hekk, li r-referenzi għad-dokumenti għandhom jiġu rreġistrati fir-reġistru mingħajr dewmien.

Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, inkun grat jekk il-Frontex tkun tista’ tikkunsidra li timmodifika d-Deċiżjoni dwar l-aċċess pubbliku qabel il-pubblikazzjoni tagħha fuq is-sit web il-ġdid tal-Frontex. Dan sabiex jiġi żgurat li l-Frontex timplimenta bis-sħiħ id-dispożizzjonijiet tar-Regolament 1049/2001 kif indikat hawn fuq.

Inkun grat jekk nirċievi tweġiba oħra mill-Frontex dwar iż-żewġ kwistjonijiet ta' hawn fuq sal-15 ta' Settembru 2013. Jekk jogħġbok tħossok liberu li tikkuntattja lill-persuna responsabbli fis-servizzi tiegħi biex tiddiskuti l-kwistjonijiet, jekk tħoss li jkun utli li tagħmel dan: Is-Sinjura Marta Hirsch-Ziembinska, tel. +33 (0) 3 88 17 27 46, e-mail. marta.hirsch-ziembinska@ombudsman.europa.eu.

Dejjem tiegħek,

P. Nikiforos Diamandouros

Għeluq:

• Osservazzjonijiet mill-Istat datati l-24 ta’ Ġunju 2013