Strasburgu, 07/05/2013

OI/13/2012/MHZ

Għażiż Sur Laitinen,

Fl-24 ta' Frar 2013, irċevejt it-tweġiba tal-Frontex għar-rapport tiegħi datat is-7 ta' Frar 2013, li fih ikkondividejt miegħek ir-riżultati taż-żjara tiegħi fil-Frontex u għamilt xi suġġerimenti għal aktar titjib fil-kwalità tal-amministrazzjoni mill-Frontex.

Nirringrazzjak tat-tweġiba fil-pront u fil-biċċa l-kbira pożittiva tiegħek. B’mod partikolari, napprezza ħafna l-fatt li l-Frontex aċċettat il-biċċa l-kbira tas-suġġerimenti fir-rapport u ħadet azzjoni kostruttiva fir-rigward tagħhom. Dan juri b’mod ċar id-determinazzjoni soda tal-Frontex li trawwem u trawwem kultura amministrattiva ta’ servizz għaċ-ċittadini.

Nemmen, madankollu, li għad hemm bżonn ta’ xi kjarifiki fir-rigward ta’ tnejn mis-suġġerimenti tiegħi, li dwarhom nixtieq nagħti lill-Frontex l-opportunità li tipprovdi aktar ħsibijiet u kummenti.

Disponibbiltà tal-paġna ewlenija tas-sit web tal-Frontex fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE/spjegazzjoni tal-politika lingwistika tal-Frontex

Is-suġġeriment e) kien li “il-Frontex tista’ tikkunsidra li tagħmel disponibbli fit-23 lingwa uffiċjali kollha tal-UE, mill-inqas il-paġna ewlenija tas-sit web tagħha, kif ukoll informazzjoni dwar il-politika lingwistika tagħha”. Bi tweġiba, il-Frontex iddikjarat li hija diġà tippubblika dokumenti fundamentali għall-ippjanar tax-xogħol u r-rappurtar annwali tagħha fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE fuq is-sit web tagħha taħt it-taqsima "Dokumenti ta' Governanza". Il-Frontex bħalissa qed taħdem fuq fuljett ġdid li jispjega x’inhu u kif jopera. Jekk il-baġit jippermetti dan, il-pubblikazzjoni sussegwentement tiġi tradotta f’aktar lingwi. Il-Frontex se tkun qed taħdem ukoll biex tipprovdi sottotitoli għall-film bażiku dwar l-aġenzija f’għadd ta’ lingwi, li jibdew bit-Taljan, il-Grieg, l-Ispanjol, il-Franċiż, il-Ġermaniż u l-Pollakk. Bħala l-pass li jmiss (nofs it-terminu), ladarba titwettaq it-traduzzjoni, se jinħolqu sottopaġni lingwistiċi ġodda fuq is-sit web.

Nixtieq nirringrazzjak talli pprovdejt l-informazzjoni utli ta’ hawn fuq dwar għadd ta’ inizjattivi ta’ min ifaħħarhom.  Madankollu, fit-tweġiba tagħha, il-Frontex ma ddikjaratx jekk setgħetx tagħmel il-paġna ewlenija tagħha disponibbli f’lingwi oħra minbarra l-Ingliż, u jekk għandhiex l-intenzjoni li tinkludi fil-paġna ewlenija tagħha informazzjoni dwar il-politika lingwistika tagħha.

Nittama li dan ikun tabilħaqq possibbli u, jekk il-Frontex tikkonferma li segwiet dawn is-suġġerimenti, tingħaqad mal-aġenziji kollha li diġà ddeċidew li jagħmlu dan (ENISA, EMA, Cedefop, CEPOL, EBA).

Aġenzija bħall-Frontex, li l-ħidma tagħha għandha impatt uman tant qawwi, għandha ċertament, fuq is-sit web tagħha, tilqa’ liċ-ċittadini kollha tal-UE bil-lingwi tagħhom stess u tindikalhom liema taqsimiet jew dokumenti huma disponibbli bil-lingwi kollha tal-UE u li, għall-kuntrarju, jistgħu jiġu kkonsultati biss b’lingwi magħżula. L-għażla tal-lingwi tista’, barra minn hekk, tiġi spjegata f’termini tal-politika lingwistika tal-Frontex, u b’hekk iċ-ċittadini jkunu jistgħu jifhmu, jekk ikun meħtieġ, ir-raġunijiet għaliex dokumenti partikolari huma disponibbli biss f’ċerti lingwi.

Informazzjoni lill-offerenti dwar il-possibbiltà li jilmentaw mal-Ombudsman

Is-suġġeriment j) kien li "L-ittri tal-Frontex lil offerenti rifjutati jista' jkun fihom informazzjoni dwar ir-rwol tal-Ombudsman Ewropew li jirċievi l-ilmenti". Fit-tweġiba tagħha, il-Frontex qablet ma’ dan is-suġġeriment. Huwa ddikjara, madankollu, li kwalunkwe dokument użat għall-finijiet tal-proċeduri ta' akkwist huwa bbażat fuq il-mudell rilevanti tal-Kummissjoni. Hekk kif il-Kummissjoni temenda l-mudell tagħha, il-Frontex se tkun kuntenta li tuża l-mudell emendat.

Napprezza jekk il-Frontex tkun tista’ tikkonferma r-rieda tagħha li ssegwi s-suġġeriment tiegħi anke fin-nuqqas ta’ reviżjoni tal-mudell tal-Kummissjoni. Nixtieq nirrimarka li aġenziji oħra, li jużaw ukoll l-istess mudelli (Cedefop, ŻEE), qablu li jinkludu l-informazzjoni inkwistjoni fl-ittri tagħhom li jiċħdu l-offerti, wara s-suġġeriment tiegħi għal dan il-għan.

Napprezza jekk nirċievi tweġiba oħra mill-Frontex dwar iż-żewġ suġġerimenti ta' hawn fuq sat-30 ta' Ġunju 2013. Jekk jogħġbok tħossok liberu li tikkuntattja lill-persuna responsabbli fis-servizzi tiegħi biex tiddiskuti s-suġġerimenti, jekk taħseb li jkun utli li tagħmel dan: Marta Hirsch-Ziembinska, tel. 33 388 17 27 46, marta.hirsch-ziembinska@ombudsman.europa.eu

Fl-aħħar nett, nixtieq ninforma wkoll lill-Frontex li ddeċidejt li nsegwi s-suġġeriment tiegħi f) li l-Frontex “tista’ tikkunsidra li tadotta deċiżjoni li l-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla ... jiġu żvelati ... fir-rigward ta’ kull proċedura tal-għażla” permezz ta’ inkjesta separata fuq inizjattiva proprja, li se tiġi indirizzata lill-aġenziji kollha tal-UE, inkluża l-Frontex, f’data aktar tard. Għalhekk, il-kwistjoni ma għadhiex tifforma parti mill-aġenda taż-żjara.

Dejjem tiegħek,

P. Nikiforos Diamandouros