Magħmul skont l-Artikolu 3(5) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew ^[1]

Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. Dan l-ilment jikkonċerna n-nuqqas ta’ ħlas ta’ parti mit-tariffi ta’ espert li aġixxa bħala reviżur għall-Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka (REA).

2. L-ilmentatur huwa espert fil-protezzjoni mir-radjazzjoni. F’Mejju 2010, is-Sur X, uffiċjal tar-REA, ikkuntattja lill-ilmentatur biex jara jekk kienx disponibbli bħala reviżur għall-“proġett HEDRad”^[2]. Saru aktar kuntatti informali.

3. Fl-10 ta’ Diċembru 2010, il-kwerelant bagħat ittra elettronika lill-uffiċjal tar-REA, fejn iddikjara li kien qed jaħseb li x-xogħol kien se jkun jeħtieġ madwar 40 siegħa u staqsa x’kumpens seta’ jistenna għalih.

4. Permezz ta’ ittra elettronika tal-istess jum, l-uffiċjal tar-REA wieġeb kif ġej:

"Ir-rimborż għar-reviżjoni tal-proġett mhuwiex daqshekk iżda huwa ħieles mit-taxxa. Se tirċievi EUR 450 kuljum.

L-għadd totali ta’ jiem jinkiteb fil-kuntratt tiegħek (massimu ta’ 5 ijiem) iżda b’mod ġenerali titħallas jum u nofs: ġurnata għall-qari u 0,5 għall-abbozzar tar-rapport tiegħek ... iżda għar-Reviżjoni Ċentrali [din hija l-laqgħa ta’ reviżjoni fi Brussell] ikollok ġurnata oħra u għalhekk ikun ta’ jumejn u nofs jekk immorru fuq il-post".

5. Fit-22 ta’ Diċembru 2010, ir-REA bagħtet lill-ilmentatur l-Ittra ta’ Ħatra li l-ilmentatur iffirma fit-28 ta’ Diċembru 2010. Il-Kundizzjonijiet Speċifiċi b’mod aktar partikolari pprovdew dan li ġej:

"Inti mistieden twettaq il-kompiti tiegħek bejn id-dati tas-17/01/2011 u s-16/01/2012, għal għadd totali ta' jiem li ma jaqbiżx il-ħamest ijiem.

Dan l-għadd massimu ta’ jiem jinkludi:

jum wieħed (1) biex twettaq qari u analiżi mill-bogħod tal-ftehim ta’ għotja u tal-proġett, u informazzjoni ta’ sfond u riżultati tanġibbli oħra fid-dar jew fil-post tax-xogħol tiegħek.

Jum wieħed (1) għall-attendenza tal-laqgħa(t) ta’ reviżjoni tal-proġett HEDRad li ser issir fi Brussell, il-Belġju, fit-18/01/2011.

0.5 jum(i) għall-abbozzar tar-rapport(i) ta’ rieżami mill-bogħod f’pajjiżek jew fil-post tax-xogħol tiegħek u, biex tissottometti r-rapport(i) tiegħek sa mhux aktar tard minn 10 ijiem tax-xogħol wara li tirċievi r-rapporti u r-riżultati tanġibbli. ..."

6. L-ilmentatur lesta r-rieżami tiegħu, iżda ma attendiex il-laqgħa ta’ rieżami fi Brussell. Fis-27 ta’ April 2011, ir-REA informatu li kien ser jitħallas biss ġurnata u nofs. Fit-28 ta’ Mejju 2011, huwa ppreżenta l-formola ta’ applikazzjoni għal rimbors, fejn indika erbat ijiem ta’ xogħol (għal kompiti li ma jinvolvux vjaġġi) x EUR 450. Għalhekk huwa talab ammont totali mitlub ta’ EUR 1800.

7. Fl-4 ta’ Jannar 2012, l-ilmentatur bagħat ittra rreġistrata lill-Kummissjoni Ewropea kontra d-deċiżjoni tar-REA tas-27 ta’ April 2011 li tħallsu biss jum u nofs. L-ilmentatur irrefera għall-email tas-Sur X tal-10 ta' Diċembru 2010 li skontha jitħallas massimu ta' ħamest ijiem. L-ilmentatur imbagħad ikkwota mill-Kundizzjonijiet Speċifiċi tal-ittra ta’ ħatra, u argumenta li ma semmax li massimu ta’ jum se jitħallas għall-qari u l-analiżi u massimu ta’ 0.5 jum għar-rapportar. Huwa ddikjara li l-interpretazzjoni tar-REA kienet f'kontradizzjoni mat-test tal-Kundizzjonijiet Speċifiċi. Huwa argumenta wkoll li, fir-realtà, huwa kien qatta’ ħafna aktar ħin mill-40 siegħa li kien ippropona fl-offerta tiegħu, u li għalhekk ried jitħallas mill-inqas 4 ijiem ta’ EUR 450 kuljum. L-ilmentatur indika wkoll li qatt ma kien jaċċetta l-impjieg li kieku kien jaf f’dak iż-żmien din l-interpretazzjoni allegatament żbaljata mir-REA.

8. Fl-24 ta ' Jannar 2012, ir-REA wieġbet li, billi ffirma l-Ittra ta ' Ħatra, il-kwerelant kien aċċetta t-termini u l-kundizzjonijiet tiegħu, inklużi l-Kundizzjonijiet Speċifiċi, li skonthom il-kwerelant kellu jwettaq il-kompitu tiegħu bħala reviżur "għal għadd totali ta ' jiem li ma jaqbżux il-ħamest ijiem" . L-REA ddikjarat li l-ilmentatur kien impenja ruħu b’mod espliċitu li jwettaq il-kompiti skont il-kundizzjonijiet li ġejjin: jum biex jitwettqu l-qari u l-analiżi tal-ftehim ta’ għotja, il-proġett u informazzjoni oħra ta’ sfond; 0.5 jum biex tabbozza rapport ta’ rieżami mill-bogħod u tippreżentah. Ir-REA kkonkludiet li ma setgħetx tħallas jiem addizzjonali lill-ilmentatur abbażi tal-fatt li huwa qatta’ aktar żmien miż-żmien li kien impenja ruħu għalih billi ffirma l-Ittra ta’ Ħatra. Fl-aħħar nett, ir-REA infurmat lill-ilmentatur li, jekk ikun jixtieq jikkontesta d-deċiżjoni dwar il-ħlas, huwa jista’ jressaq ilment quddiem l-Ombudsman Ewropew jew iressaq każ quddiem il-Qorti Ġenerali.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

9. Fil-11 ta' Settembru 2012, l-ilmentatur ilmenta mal-Ombudsman, u għamel l-allegazzjoni u d-dikjarazzjoni li ġejjin:

Allegazzjoni:

Ir-REA kienet żbaljata meta rrifjutat li tirrimborża t-tariffi tal-ilmentatur ta’ EUR 1 800.

Pretensjoni:

L-REA għandha tirrimborża t-tariffi tal-ilmentatur ta’ EUR 1 800. 

10. Fl-ittra tiegħu fejn talab lir-REA tippreżenta opinjoni dwar l-allegazzjoni u t-talba, l-Ombudsman talabha wkoll twieġeb għall-mistoqsija li ġejja: "Fir-rigward tal-allegazzjoni u t-talba ta' hawn fuq, ir-REA tista' tiċċara għaliex tqis li l-ilmentatur jista' jitlob biss 1.5 ijiem ta' xogħol, meta d-Dispożizzjonijiet Speċifiċi tal-ittra ta' ħatra ddikjaraw li l-ilmentatur ġie mistieden iwettaq il-kompiti tiegħu " għal numru totali ta' jiem li ma jaqbiżx il-5 ijiem" u li "dan in-numru massimu ta' [5] ijiem jinkludi: jum wieħed (1) għat-twettiq tal-qari u l-analiżi mill-bogħod ....0.5 jum(i) għall-abbozzar tar-rapport(i) ta’ rieżami mill-bogħod ...". Jidher li l-kliem "dan in-numru massimu ta' [5] ijiem jinkludi" jimplika li n-numru totali ta' jiem ta' xogħol li jistgħu jintalbu ma kienx limitat għal dawn il-jumejn u nofs (jew jum u nofs fil-każ tal-ilmentatur li ma attendiex il-laqgħa ta' reviżjoni ċentrali fi Brussell), inkella l-ewwel massimu msemmi ta' ħamest ijiem ta' xogħol ma jagħmilx sens. Barra minn hekk, il-formulazzjoni ma tidhirx li teskludi l-possibbiltà li l-għadd speċifiku ta’ jiem ta’ xogħol għal kull kompitu kien minimu (li jista’ jinqabeż dment li l-għadd ikkombinat ta’ jiem ta’ xogħol ma jaqbiżx il-5 ijiem)."

L-inkjesta

11. L-ilment intbagħat lir-REA għal opinjoni. Ir-REA bagħtet l-opinjoni tagħha fil-15 ta’ Jannar 2013. L-opinjoni mbagħad intbagħtet lill-ilmentatur, li bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu fis-7 ta' Frar 2013.

L-analiżi tal-Ombudsman u l-konklużjonijiet proviżorji

A. Allegazzjoni li r-REA rrifjutat b'mod żbaljat li tħallas it-tariffi tal-ilmentatur

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

12. Insostenn tal-allegazzjoni tiegħu li r-REA kienet irrifjutat b’mod żbaljat li tirrimborsa t-tariffi tiegħu ta’ EUR 1 800, il-lanjant ressaq żewġ argumenti:

i) Ir-REA interpretat b'mod żbaljat it-test tal-Kundizzjonijiet Speċifiċi tal-Ittra ta' Ħatra. L-ilmentatur argumenta li l-Kundizzjonijiet Speċifiċi jipprevedu li massimu ta’ ħamest ijiem tax-xogħol se jiġu rimborżati u li f’dawn il-ħamest ijiem huma inklużi jum u nofs għal, rispettivament, qari mill-bogħod u analiżi tal-ftehim ta’ għotja u l-proġett, u, l-abbozzar ta’ rapport ta’ rieżami mill-bogħod u s-sottomissjoni tiegħu. Il-Kundizzjonijiet Speċifiċi ma jgħidux li massimu ta’ jum u massimu ta’ 0.5 ijiem għall-kompiti msemmija hawn fuq se jiġu rimborżati.

ii) Ir-REA intenzjonalment qarrqet lill-ilmentatur billi żammitu lura milli jagħtih informazzjoni dwar l-interpretazzjoni tagħha tal-Kundizzjonijiet Speċifiċi. L-ilmentatur argumenta li l-uffiċjal tar-REA jrid ikun diġà jaf b'din l-interpretazzjoni allegatament żbaljata tal-Kundizzjonijiet Speċifiċi fl-10 ta' Diċembru 2010, u li, kieku l-ilmentatur kien jaf b'din l-interpretazzjoni f'dak iż-żmien jew qabel ma ffirma l-Ittra ta' Ħatra, ma kienx jaċċetta l-offerta ta' impjieg.

13. Fl-opinjoni tagħha, ir-REA ddikjarat li, bl-iffirmar tal-Ittra ta’ Ħatra, l-ilmentatur impenja ruħu li jassisti lir-REA bħala “eżaminatur” skont it-termini u d-dispożizzjonijiet stabbiliti fl-Ittra ta’ Ħatra, inklużi, fost l-oħrajn, il-kundizzjonijiet ġenerali tal-ħlas.

14. L-REA kkwotat il-Kundizzjonijiet Speċifiċi tal-Ittra ta’ Ħatra (ara hawn fuq taħt il-paragrafu 5). Hija argumentat li dawn id-dispożizzjonijiet ma jiddikjarawx li l-ilmentatur kien meħtieġ (u kien qabel) li jaħdem għal ħamest ijiem u li kien kiseb id-dritt li jitħallas għal dawn il-ħamest ijiem. L-AER iddikjarat li n-“numru totali ta’ X ijiem”, f’dan il-każ “li ma jaqbiżx il-5 ijiem”, huwa dispożizzjoni standard stabbilita fil-mudell tal-Ittra ta’ Ħatra adottata bid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2008)4143 abbażi tal-mudell ipprovdut għall-evalwaturi fir-regoli għas-sottomissjoni tal-proposti, l-għażla tal-evalwazzjoni u l-proċeduri tal-għoti għal azzjonijiet indiretti taħt l-FP7, kif emendat l-aħħar bid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tat-28 ta’ Frar 2011 [3]. L-REA għandha prattika standard li tinkludi jiem addizzjonali biex tkopri kompiti u avvenimenti mhux previsti u imprevedibbli (pereżempju, meta jkun hemm nuqqas ta’ kollaborazzjoni tas-sħab fuq il-proġett rieżaminat li jirrikjedi estensjoni tax-xogħol ta’ rieżami mwettaq fuq il-post). B’dak il-mod, l-REA tista’ tevita i) xogħol amministrattiv addizzjonali bħall-emendar jew il-ħruġ ta’ Ittra ta’ Ħatra ġdida u ii)li l-espert ikollu jwettaq kompiti mingħajr ma jkun kopert minn Ittra ta’ Ħatra.

15. L-REA ddikjarat li tqassim tal-assenjazzjoni f’diversi kompiti (kull wieħed b’għadd speċifikat ta’ jiem biex jitwettaq ix-xogħol) ġie deskritt fil-Kundizzjonijiet Speċifiċi tal-Ittra ta’ Ħatra, u b’hekk ipprovdiet informazzjoni dwar l-intitolamenti għar-rimborż għax-xogħol li għandu jitwettaq. Ir-REA qieset li kienet applikat b’mod korrett il-kundizzjonijiet speċifiċi tal-Ittra ta’ Ħatra.

16. Bi tweġiba għat-tieni argument tal-ilmentatur li r-REA intenzjonalment qarrqet bih billi żammet informazzjoni dwar l-interpretazzjoni tagħha tal-Kundizzjonijiet Speċifiċi, ir-REA ddikjarat li, qabel ma ffirmat l-Ittra ta’ Ħatra, l-ilmentatur kien ġie mgħarraf bil-fatt li kien se jitħallas għal jum u nofs (jum għall-qari/analiżi u jum u nofs għall-abbozzar tar-rapport) jew għal jumejn u nofs jekk jattendi l-laqgħa ta’ rieżami. Wara l-konferma ta' dawn il-kundizzjonijiet speċifiċi mill-Uffiċjal tal-Proġett fl-email tiegħu tal-10 ta' Diċembru 2010, il-kwerelant iffirma l-Ittra ta' Ħatra fit-28 ta' Diċembru 2010. Ir-REA argumentat li kienet ipprovdiet l-informazzjoni kollha mitluba relatata mal-kalkolu u l-ħlas tat-tariffi tal-espert fi żmien debitu u li l-allegazzjoni li hija kienet intenzjonalment qarrqet lill-ilmentatur ma kinitx fondata. Hija ddikjarat li ma setgħetx tinżamm responsabbli għall-interpretazzjoni ħażina bla bażi mill-ilmentatur tat-tweġiba tal-Uffiċjal tal-Proġett tal-10 ta' Diċembru 2010.

17. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur iddikjara li l-frażi "Dan in-numru massimu ta' [5] ijiem jinkludi: Ġurnata waħda (1) għat-twettiq tal-qari u l-analiżi mill-bogħod ..."tista' tinqara jew bħala massimu ta' ġurnata (1) jew bħala minimu ta' ġurnata (1). L-ilmentatur argumenta li huwa aktar sensibbli li wieħed jifhem li dan ifisser minimu ta’ jum: dan jimplika li r-REA tistenna li r-rieżaminatur jagħti attenzjoni minima lill-kompiti.

18. Fir-rigward tat-tieni argument tiegħu li kien ġie mqarraq intenzjonalment, l-ilmentatur ikkwota mill-email tas-Sur X tal-10 ta’ Diċembru 2010 (“in-numru totali ta’ jiem huwa miktub fil-kuntratt tiegħek (massimu ta’ 5 ijiem) iżda b’mod ġenerali se titħallas ġurnata u nofs: waħda għall-qari u l-05 għall-abbozzar tar-rapport tiegħek fis-SEAM. Iżda għal Central Review ikollok ġurnata oħra u għalhekk se jkun ta '2.5 ijiem jekk immorru fuq is-sit"). L-ilmentatur argumenta li s-Sur X kellu jħalli barra l-kliem "b'mod ġenerali" mit-tweġiba tiegħu. L-ilmentatur sostna li r-REA kienet żgwidatu intenzjonalment. Huwa argumenta li r-referenza għal massimu ta’ 5 ijiem kellha titħalla barra. Hija ħolqot illużjoni biss u s-Sur X kien jaf tajjeb ħafna fl-10 ta’ Diċembru 2010 li r-REA ma kinitx se tħallas sa ħamest ijiem.  

Il-valutazzjoni preliminari tal-Ombudsman li twassal għal proposta ta' soluzzjoni amikevoli

19. L-Ombudsman jinnota li l-Ittra ta' Ħatra (inklużi l-Kundizzjonijiet Speċifiċi), li ġiet iffirmata mill-kwerelant fit-28 ta' Diċembru 2010 tikkostitwixxi l-ftehim bejn il-kwerelant u r-REA u għalhekk tipprevali fuq il-korrispondenza tal-posta elettronika preċedenti bejn il-kwerelant u r-REA. Din it-tilwima tikkonċerna n-numru ta’ jiem ta’ xogħol li l-ilmentatur jista’ jitlob (kontra ħlas ta’ somma f’daqqa ta’ EUR 450 kuljum). L-ilmentatur huwa tal-fehma li huwa intitolat għal ħlas ta’ 4 ijiem (EUR 1800), filwaqt li r-REA tqis li huwa intitolat għal ħlas ta’ jum u nofs biss (EUR 675).

20. Il-Kundizzjonijiet Speċifiċi tal-Ittra ta’ Ħatra jiddikjaraw li l-ilmentatur ġie mistieden iwettaq il-kompiti tiegħu għal “għadd totali ta’ jiem li ma jaqbiżx il-5 ijiem” u li “dan l-għadd massimu ta’ [5] ijiem jinkludi: jum wieħed (1) għat-twettiq tal-qari u l-analiżi mill-bogħod tal-ftehim ta’ għotja u l-proġett ..., jum (1) għall-attendenza tal-laqgħa/laqgħat ta’ rieżami [li l-ilmentatur ma għamilx]. ... 0.5 jum(i) għall-abbozzar tar-rapport(i) ta’ rieżami mill-bogħod ... u, għalhekk, issottometti r-rapport(i) tiegħek ...”.

21. L-Ombudsman tinnota li, skont id-dispożizzjonijiet ta’ hawn fuq, l-għadd massimu ta’ jiem ta’ xogħol li jistgħu jintalbu kien ta’ 5 ijiem, u li dan il-massimu ta’ 5 ijiem jinkludi 1, 1 u 0,5 jum (b’kollox, total ta’ 2,5 ijiem) għall-kompiti speċifiċi msemmija. Madankollu, mifhum litteralment, il-kliem “jinkludi” ma jimplikax li l-għadd totali ta’ jiem ta’ xogħol li jistgħu jintalbu għal dawn il-kompiti kien limitat għal massimu ta’ jumejn u nofs (jew għal jum u nofs meta rieżaminatur ma attendiex il-laqgħa ċentrali ta’ rieżami fi Brussell). Il-formulazzjoni tista’ timplika wkoll li l-esperti jistgħu jitolbu ħlas għal jiem oħra ta’ aktar minn jumejn u nofs, dment li dawn ikunu debitament ġustifikati u qatt ma jaqbżu l-massimu ta’ ħamest ijiem. Jekk ir-REA kellha l-intenzjoni li l-eżaminaturi jkunu jistgħu jitolbu biss massimu ta’ jumejn u nofs għall-kompiti kollha (u għalhekk mhux massimu ta’ ħamsa), hija kellha tiddikjara dan b’mod ċar fil-Kundizzjonijiet Speċifiċi.  Hija naqset milli tagħmel dan.

22. Fl-ittra tiegħu li titlob opinjoni dwar l-ilment, l-Ombudsman talab lir-REA biex tispjega b’mod speċifiku għaliex tqis li, abbażi tat-test tal-Kundizzjonijiet Speċifiċi kif kien, l-ilmentatur ma setax jitlob aktar jiem. Fil-fehma tagħha, ir-REA sempliċement spjegat li għandha prattika standard li tinkludi jiem addizzjonali biex tkopri kompiti u avvenimenti mhux previsti u imprevedibbli. Madankollu, anki b’din l-ispjegazzjoni, is-sitwazzjoni tibqa’ mhux ċara mill-perspettiva tal-espert li jiffirma l-Ittra ta’ Ħatra u jista’ jiddependi biss fuq it-test tal-Kundizzjonijiet Speċifiċi inklużi fl-Ittra ta’ Ħatra.

23. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman jagħmel is-sejba preliminari li l-pożizzjoni tar-REA li l-ilmentatur jista' jitlob biss 1.5 ijiem ta' xogħol mhijiex konformi mad-dispożizzjonijiet tal-Kundizzjonijiet Speċifiċi. L-Ombudsman iqis ukoll li, sabiex tiġi evitata inċertezza simili fir-rigward ta' kemm-il jum ta' xogħol jistgħu jitolbu r-reviżuri, huwa għandu jirrieżamina l-Kundizzjonijiet Speċifiċi u jistabbilixxi b'mod ċar l-għadd massimu ta' jiem li jistgħu jintalbu. Għalhekk, l-Ombudsman se jagħmel proposta korrispondenti għal soluzzjoni amikevoli hawn taħt, f’konformità mal-Artikolu 3(5) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew.

24. Fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur li r-REA kienet ingannatu intenzjonalment billi żammet informazzjoni dwar l-interpretazzjoni tagħha tal-Kundizzjonijiet Speċifiċi, l-Ombudsman jinnota li l-uffiċjal tar-REA seta' tabilħaqq kien aktar ċar fl-email tiegħu tal-10 ta' Diċembru 2010 fir-rigward tal-kundizzjonijiet tal-ħlas. Madankollu, ma hemm l-ebda raġuni biex tiġi appoġġata l-fehma tal-ilmentatur li r-REA xtaqet tqarraq bih intenzjonalment. Għalhekk m'hemmx bżonn ta' aktar investigazzjonijiet dwar din il-kwistjoni.

B. Il-proposta għal soluzzjoni amikevoli

1. Abbażi tat-test tal-Kundizzjonijiet Speċifiċi, l-REA għandha tikkunsidra li tħallas lill-ilmentatur għal 4 ijiem ta’ xogħol b’rata ta’ EUR 450 kuljum. 

2. L-AER għandha tikkunsidra li tirrevedi l-Kundizzjonijiet Speċifiċi fil-mudell tal-Ittra ta’ Ħatra sabiex tagħmilha perfettament ċara għar-rieżaminaturi l-għadd massimu ta’ jiem ta’ xogħol li għalihom jistgħu jitolbu.

Emily O'Reilly

Magħmul fi Strasburgu fl-14/04/2014