(Magħmul skont l-Artikolu 3 (6) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew (1))

Il-komponent

Sfond

Fit-2 ta' Ottubru 2003, il-kwerelant, konsulent Ġermaniż, applika mal-Kummissjoni Ewropea bi tweġiba għas-Sejħa għall-proposti 2003-2004 ta' din ta' l-aħħar taħt il-programm Leonardo da Vinci. Skont ir-regoli stabbiliti fis-Sejħa għall-proposti, il-proġetti kellhom jiġu sottomessi sat-3 ta’ Ottubru 2003.

Ir-regoli rilevanti huma stabbiliti fid-Deċiżjoni tal-Kunsill 1999/382/KE, tas-26 ta' April 1999, li tistabbilixxi t-tieni fażi tal-programm ta' azzjoni tal-Komunità għat-taħriġ professjonali "Leonardo da Vinci" (ĠU L 146, p. 33). Għall-proposti ppreżentati skont il-Proċedura C (bħal dawk tal-ilmentatur), ir-regoli rilevanti jipprevedu proċess tal-għażla f’żewġ stadji, jiġifieri (i) l-għażla ta’ preproposti u (ii) l-għażla ta’ proposti sħaħ, u l-involviment ta’ kumitat ta’ ġestjoni (il-“Kumitat Leonardo da Vinci”).

Il-passi rilevanti li għandhom jittieħdu huma deskritti kif ġej f’dawn ir-regoli:

"(i) Skont ir-regoli definiti fis-sejħa għall-proposti, il-proposti minn qabel għandhom jiġu sottomessi mill-promoturi lill-Kummissjoni. (...)

(ii) Il-Kummissjoni se tevalwa l-proposti preliminari kollha u, wara li tkun fittxet l-opinjoni tal-[Kumitat Leonardo da Vinci], tagħmel għażla. (...)

(iii) Il-promoturi ta’ proġetti ta’ suċċess biss se jiġu mistiedna jissottomettu proposta sħiħa lill-Kummissjoni. (...)

(iv) Il-Kummissjoni, bl-għajnuna ta’ esperti indipendenti, se twettaq evalwazzjoni transnazzjonali tal-proposti li tirċievi u tistabbilixxi lista qasira ta’ proġetti. (...)

(v) Skont il-proċedura stabbilita fl-Artikolu 7 tad-Deċiżjoni, il-Kummissjoni għandha tfittex l-opinjoni tal-[Kumitat Leonardo da Vinci] dwar din il-lista mqassra.

(vi) Il-Kummissjoni se tistabbilixxi l-lista finali tal-proposti magħżula u tinforma lill-[Kumitat Leonardo da Vinci]. (...)

(vii) (...)

(viii) L-għażla tal-proposti minn qabel għandha ssir fi żmien tliet xhur wara t-tmiem tal-perjodu għas-sottomissjoni tal-proposti kif speċifikat fis-sejħa għall-proposti; il-proċess dwar l-istadji (iii) sa (vi) m'għandux jieħu aktar minn ħames xhur."

Fit-22 ta’ Diċembru 2003, il-Kummissjoni informat lil min għamel l-ilment li l-proġett tiegħu ma setax jintgħażel peress li kien naqas milli jikkonforma mal-iskadenza għas-sottomissjoni tal-proposti.

L-ilmentatur ikkunsidra li kien ikkonforma ma’ din l-iskadenza, minħabba li kien bagħat il-proposta tiegħu bil-posta rreġistrata fit-2 ta’ Ottubru 2003.

Il-kwerelant ikkuntattja lill-Kummissjoni bit-telefon fid-29 ta' Diċembru 2003. F'ittra mibgħuta fl-istess jum, huwa talab lill-Kummissjoni biex tikkonferma sal-5 ta' Jannar 2004 li l-proġett tiegħu kien ġie sottomess fil-ħin, u fin-nuqqas ta' dan kien se jirrikorri għand il-qrati għall-għajnuna. Fl-ittra tiegħu lill-Kummissjoni, l-ilmentatur ressaq ukoll ilmenti ("Dienstaufsichtsbeschwerden") kontra l-persuna inkarigata mill-proġett tiegħu u kontra l-kap tad-dipartiment rilevanti tal-Kummissjoni.

Ilment 33/2004/GG

L-ilmentatur bagħat kopja tal-ittra tiegħu lill-Kummissjoni tad-29 ta' Diċembru 2003 lill-Ombudsman fl-istess jum. Fl-ittra ta' akkumpanjament tiegħu, huwa talab lill-Ombudsman biex jeżamina l-kwistjoni. Għalhekk, din l-ittra ġiet irreġistrata bħala lment mill-Ombudsman (ilment 33/2004/GG).

Minħabba li l-ittra tal-ilmentatur lill-Kummissjoni kienet intbagħtet fl-istess jum tal-ittra lill-Ombudsman, kien ċar li l-Kummissjoni kien għad ma kellhiex biżżejjed żmien biex tikkunsidra l-kwistjoni. Għaldaqstant, l-ilment ġie miċħud abbażi tal-Artikolu 2(4) tal-Istatut tal-Ombudsman fit-13 ta’ Jannar 2004.

Ilment 221/2004/GG

Fil-15 ta' Jannar 2004, l-ilmentatur kiteb biex jinforma lill-Ombudsman li xtaq iġedded l-ilment tiegħu. Għalhekk, din l-ittra ġiet irreġistrata bħala lment ġdid (l-ilment 221/2004/GG). L-ilmentatur ma ssottometta l-ebda allegazzjoni iżda sempliċiment talab lill-Ombudsman biex jeżamina l-kwistjoni. Madankollu, deher li huwa qies li l-Kummissjoni ma kinitx ittrattat ir-rikors tiegħu b’mod korrett.

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni aċċettat li kien sar żball. Skont il-Kummissjoni, eżami iktar mill-qrib tal-envelop mibgħut mill-persuna li ressqet l-ilment kien wera li ma kienx hemm marka postali li bilkemm tista’ tinqara, bid-data tat-2 ta’ Ottubru 2003. Il-Kummissjoni rrimarkat li sabiex tirrimedja dan l-iżball, hija kienet għażlet il-proġett ta' qabel il-proposta tal-ilmentatur għall-preżentazzjoni ta' proposta sħiħa. L-ilmentatur oriġinarjament kien ingħata sal-1 ta' Marzu 2004 biex jissottometti din il-proposta sħiħa. Wara li l-ilmentatur kien indika li għalhekk kien se jkollu inqas żmien għall-preżentazzjoni tal-proposta sħiħa minn promoturi oħra, il-Kummissjoni aċċettat li għandu jingħata l-istess numru ta’ jiem biex iħejji l-proposta sħiħa tiegħu bħall-kandidati l-oħra kollha.

Flimkien mal-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ppreżentat kopja tan-nota interna tat-28 ta’ Jannar 2004 li fiha l-Kummissjoni spjegat l-approċċ li ġie ssuġġerit f’dan il-każ.

Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar din l-opinjoni, l-ilmentatur enfasizza li huwa ma kienx ibbenefika mill-istess ammont ta’ informazzjoni bħal applikanti oħra peress li l-Kummissjoni ma kienet bagħtet l-ebda informazzjoni dwar kif, fil-fehma tal-Kummissjoni, il-proġett stabbilit fil-proposta preċedenti seta’ jittejjeb fil-proposta sħiħa, xi ħaġa li l-Kummissjoni kienet għamlet fir-rigward tal-applikanti l-oħra kollha. Skont l-ilmentatur, dan kien żvantaġġ serju li kien se jqis fl-evalwazzjoni finali tiegħu wara li tkun intemmet il-proċedura ta’ applikazzjoni u sabiex jiddeċiedi jekk ikunux meħtieġa passi ulterjuri għad-difiża tad-drittijiet tiegħu. L-ilmentatur indika wkoll li l-Kummissjoni ma kinitx wieġbet għall-ilmenti tiegħu ("Dienstaufsichtsbeschwerden") kontra l-persuna inkarigata mill-proġett tiegħu u kontra l-kap tad-dipartiment rilevanti tal-Kummissjoni.

L-Ombudsman ikkunsidra li n-nuqqas tal-Kummissjoni li twieġeb għad-"Dienstaufsichtsbeschwerden" deher li kien dovut għal nuqqas ta' ftehim min-naħa tal-Kummissjoni. Fid-dawl tal-approċċ kostruttiv u rapidu ta' dan tal-aħħar għal dan il-każ, l-Ombudsman kien tal-fehma li ma kienx hemm bżonn li din il-kwistjoni tiġi segwita f'din l-investigazzjoni. Madankollu, l-ilmentatur ġie infurmat bil-possibbiltà li jippreżenta lment ġdid dwar din il-kwistjoni jekk, għall-kuntrarju tal-aspettattiva, il-Kummissjoni tonqos milli tittratta din il-kwistjoni.

Fir-rigward tas-sustanza tal-każ, l-Ombudsman qies li l-Kummissjoni kienet aġixxiet malajr u b'mod kostruttiv sabiex tikkoreġi l-iżball li kien seħħ. L-Ombudsman innota li l-ilmentatur kien issottometta li, għall-kuntrarju ta' dak li kienet qalet il-Kummissjoni, huwa ma kienx irċieva informazzjoni daqs applikanti oħra. L-Ombudsman qies li l-ilmentatur kien għalhekk issottometta allegazzjoni addizzjonali ġdida. Fil-fehma tal-Ombudsman, ma kienx xieraq li din l-allegazzjoni l-ġdida tiġi ttrattata fl-inkjesta tiegħu dwar l-ilment 221/2004/GG għal mill-inqas żewġ raġunijiet. L-ewwel nett, l-ilmentatur ma deherx li qajjem din il-kwistjoni mal-Kummissjoni qabel ma ppreżentaha lill-Ombudsman. Għalhekk, il-Kummissjoni kien għad ma kellhiex il-possibbiltà li tikkunsidra l-kwistjoni. It-tieni, l-ilmentatur baqa’ liberu li jissottometti lment ġdid lill-Ombudsman f’każ li l-allegat nuqqas tal-Kummissjoni li tipprovdilu informazzjoni għandu jaffettwa b’mod negattiv id-deċiżjoni tal-Kummissjoni dwar il-proposta sħiħa tiegħu. L-Ombudsman għalhekk ikkonkluda li (soġġett għall-proviso msemmija) ma kienx għad hemm amministrazzjoni ħażina wara l-passi meħuda mill-Kummissjoni. Għalhekk, huwa għalaq il-każ fil-5 ta’ Mejju 2004.

Aktar żviluppi

Fil-21 ta' Ġunju 2004, il-Kummissjoni infurmat lill-kwerelant li l-proposta tiegħu ma ntgħażlitx.

L-ilmentatur oġġezzjona għal din id-deċiżjoni f'ittra mibgħuta fis-26 ta' Ġunju 2004. F'din l-ittra, huwa kkritika l-fatt li l-persuni li kontrihom kien ressaq ilmenti ("Dienstaufsichtsbeschwerden") kienu, għall-kuntrarju tat-talbiet ripetuti tiegħu, involuti fl-evalwazzjoni tal-proposta tiegħu. L-ilmentatur issottometta wkoll li r-rifjut tal-proposta tiegħu kien arbitrarju, minħabba li l-persuni li kienu evalwaw din il-proposta ma dehrux li kellhom l-għarfien espert meħtieġ. Huwa talab ukoll aċċess għall-fajl tal-Kummissjoni u indika li kien se jitlob għad-danni minħabba ċ-ċaħda tal-proposta tiegħu wara li kellu aċċess għal dan il-fajl.

L-ilmentatur issottometta wkoll li kieku l-proposta preliminari tiegħu kienet ġiet ittrattata kif suppost, ma kien ikun hemm l-ebda ħtieġa għalih li jissottometti proposta kompluta li tinvolvi spejjeż għoljin. Huwa enfasizza wkoll li kieku l-proposta preliminari tiegħu ġiet evalwata b’mod pożittiv, kien jirċievi (kif għamlu l-applikanti l-oħra kollha) ir-riżultati ta’ din l-ewwel evalwazzjoni li kienu jippermettulu jqis problemi addizzjonali, fil-proposta tiegħu, li issa nġiebet għall-attenzjoni tiegħu għall-ewwel darba. L-ilmentatur innota li l-ħsara li kienet ġiet ikkawżata minn dan l-aspett tat-trattament tal-każ tiegħu mill-Kummissjoni setgħet diġà tiġi espressa f'termini preċiżi. Għalhekk huwa talab EUR 2 275 għall-ispejjeż relatati mal-isforzi tiegħu biex il-Kummissjoni tikkunsidra l-proposta tiegħu minn qabel (30 siegħa ta' ħin tax-xogħol b'rata ta' EUR 75 fis-siegħa flimkien ma' somma f'daqqa ta' EUR 25 għall-ispejjeż biex jintbagħtu faksijiet u jsiru telefonati) u EUR 8 752,60 minħabba l-isforz inutli (kif ħareġ) biex titħejja proposta (20 jum tax-xogħol b'rata ta' EUR 409 kuljum flimkien ma' somma f'daqqa ta' 7 % għall-ispejjeż). It-total għalhekk ammonta għal EUR 11 027,60.

Fl-ittra tiegħu tas-26 ta' Ġunju 2004, l-ilmentatur indika wkoll li kien diġà talab aċċess għall-fajl tal-Kummissjoni f'diversi okkażjonijiet u talab lill-Kummissjoni biex tistabbilixxi data xierqa, fi żmien tlett ijiem, għall-ispezzjoni ta' dan il-fajl fil-bini tal-Kummissjoni fi Brussell.

Fl-14 ta’ Lulju 2004, l-ilmentatur kiteb lill-Kummissjoni sabiex ifakkarha li t-talba tiegħu għal aċċess kienet għadha ma ġietx ittrattata. Għalhekk, l-ilmentatur ġedded din it-talba b’mod espliċitu. Huwa informa wkoll lill-Kummissjoni li xtaq iressaq ilmenti ("Dienstaufsichtsbeschwerden") kontra l-persuna responsabbli għat-talba tiegħu għal aċċess għad-dokumenti u kontra d-direttur inkarigat mill-unità rilevanti tal-Kummissjoni.

Fid-19 ta' Lulju 2004, il-Kummissjoni wieġbet għall-ittra tal-kwerelant tas-26 ta' Ġunju 2004. F'din it-tweġiba, il-Kummissjoni indikat li l-proposta sħiħa tal-ilmentatur kienet ġiet evalwata minn tliet esperti esterni indipendenti. Fil-fehma tal-Kummissjoni, il-proċess kien għalhekk oġġettiv u trasparenti u kien irrispetta l-prinċipju li l-applikanti kollha għandhom jiġu ttrattati b'mod ugwali. Il-Kummissjoni sostniet li l-problema li kienet seħħet fir-rigward tal-eżami tal-proposta minn qabel tal-ilmentatur ma affettwatx din il-konklużjoni. Hija indikat li kienet ikkunsidrat mill-ġdid id-deċiżjoni tagħha li tiddikjara l-applikazzjoni tal-ilmentatur inammissibbli. Il-Kummissjoni nnotat ukoll li, sabiex tiġi evitata kwalunkwe diskriminazzjoni meta mqabbla ma’ applikanti oħra, hija kienet stiednet lill-ilmentatur jikkuntattja lis-servizzi tiegħu bil-ħsieb li jiddiskuti aktar mistoqsijiet fir-rigward tal-applikazzjoni tiegħu. Il-Kummissjoni enfasizzat li l-ilmentatur ma kienx għamel użu minn din il-possibbiltà. Hija nnotat ukoll li kienet tat lill-ilmentatur ammont ta’ żmien addizzjonali biex iħejji l-proposta tiegħu. Fir-rigward tal-aċċess għad-dokumenti, il-Kummissjoni interpretat it-talba bħala talba għal aċċess għall-valutazzjonijiet tal-proposta tal-ilmentatur li kienu tħejjew mill-esperti msemmija hawn fuq. Din it-talba ġiet miċħuda abbażi tal-Artikolu 4 (3) tar-Regolament 1049/2001. Fir-rigward tad-"Dienstaufsichtsbeschwerden", il-Kummissjoni spjegat li ma kienet taf bl-ebda bażi legali għal dawn l-ilmenti fil-liġi Komunitarja. Għalhekk, hija stiednet lill-ilmentatur jipprovdi indikazzjonijiet aktar preċiżi dwar il-bażi ta’ tali lmenti.

Fit-30 ta’ Lulju 2004, l-ilmentatur għamel applikazzjoni konfermatorja, permezz ta’ trażmissjoni bil-faks lis-Segretarju Ġenerali tal-Kummissjoni, għal aċċess għal dokumenti skont ir-Regolament 1049/2001.

Fuq dan l-ilment

Ukoll fit-30 ta' Lulju 2004, l-ilmentatur ressaq ilment ieħor lill-Ombudsman li kien irreġistrat taħt ir-referenza 2437/2004/GG.

Fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur ma għamel l-ebda allegazzjoni u dikjarazzjoni preċiża. Madankollu, deher li l-ilmentatur xtaq jallega li kien ġie ddiskriminat meta mqabbel ma’ applikanti oħra. Kien ċar ukoll li huwa kkunsidra li l-Kummissjoni għandha tħallas id-danni mitluba fl-ittra tiegħu tas-26 ta' Ġunju 2004 u li għandha twieġeb għad-"Dienstaufsichtsbeschwerden".

Fir-rigward tal-argument tal-Kummissjoni li hija kienet stednitu jiddiskuti kwalunkwe kwistjoni rilevanti qabel ma din tal-aħħar kienet issottomettiet il-proposta tagħha iżda li huwa kien naqas milli jagħmel użu minn din il-possibbiltà, l-ilmentatur issottometta li, f'dak iż-żmien, huwa ma kellu l-ebda mistoqsija dwar is-sustanza tal-applikazzjoni tiegħu, peress li huwa ma kien irċieva l-ebda evalwazzjoni preliminari mill-Kummissjoni. L-ilmentatur indika wkoll li kienet il-prattika stabbilita (u raġonevoli) tal-Kummissjoni li ma tinvolvix ruħha f'tali "diskussjonijiet bil-ħsieb li jiġu ottimizzati l-applikazzjonijiet" matul proċedura li għaddejja. Għaldaqstant, huwa talab lill-Ombudsman jeżamina jekk il-Kummissjoni kinitx effettivament involuta f’tali diskussjonijiet f’dan il-każ.

F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman fehem lill-ilmentatur bħala (1) li allega li kien ġie diskriminat meta mqabbel ma' applikanti oħra, (2) li talab li l-Kummissjoni għandha tħallas id-danni stabbiliti fl-ittra tiegħu tas-26 ta' Ġunju 2004 u (3) li titlob li l-Kummissjoni għandha twieġeb għad-"Dienstaufsichtsbeschwerden". Għalhekk, il-Kummissjoni ntalbet tipprovdi opinjoni dwar din l-allegazzjoni u dawn l-affermazzjonijiet. L-ilmentatur ġie infurmat kif xieraq.

L-Ombudsman informa kemm lill-ilmentatur kif ukoll lill-Kummissjoni li l-ilment ma kienx jidher li jestendi għall-kwistjoni tal-aċċess għad-dokumenti fil-fajl.

Il-faks ta' min għamel l-ilment tal-31 ta' Awissu 2004

F'faks tal-31 ta' Awwissu 2004, il-kwerelant informa lill-Ombudsman li xtaq ukoll jilmenta dwar ir-rifjut tal-Kummissjoni li tagħtih aċċess għad-dokumenti. Fit-13 ta' Settembru 2004, l-Ombudsman bagħat kopja ta' din il-faks lill-Kummissjoni u talab lil din ta' l-aħħar għal opinjoni dwar l-allegazzjoni addizzjonali wkoll.

Il-faks ta' min għamel l-ilment tat-12 ta' Settembru 2004

Fit-12 ta' Settembru 2004, il-kwerelant informa lill-Ombudsman li kien irċieva ittra bid-data tat-2 ta' Settembru 2004 li fiha l-Kummissjoni kienet innotat li l-perjodu għat-tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja tal-kwerelant tat-30 ta' Lulju 2004 (li skont il-Kummissjoni kienet ġiet irreġistrata fit-12 ta' Awwissu 2004) kellu jiġi estiż bi 15-il jum ta' xogħol ieħor (sat-23 ta' Settembru 2004) minħabba l-fatt li diversi uffiċjali li l-kompetenza tagħhom kienet meħtieġa sabiex tiġi ttrattata l-applikazzjoni kienu fuq btala. L-ilmentatur kien tal-fehma li d-deċiżjoni meħuda mill-Kummissjoni ma kinitx korretta, peress li l-Kummissjoni ma għandhiex titħalla żżid iż-żmien biex tittratta l-applikazzjonijiet billi ddewwem ir-reġistrazzjoni tal-applikazzjonijiet u li r-raġuni indikata mill-Kummissjoni tista’ tintuża biex tiġi evitata kwalunkwe skadenza. Huwa esprima wkoll dubji dwar jekk l-ittra tal-Kummissjoni (li huwa allega li rċieva fil-11 ta' Settembru 2004) kinitx fil-fatt intbagħtet fit-2 ta' Settembru 2004. Fl-4 ta' Ottubru 2004, l-Ombudsman bagħat kopja tal-faks ta' min għamel l-ilment lill-Kummissjoni.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni pprovdiet kronoloġija tal-avvenimenti. Skont din id-deskrizzjoni, il-proposta tal-kwerelant kienet ġiet iddikjarata inammissibbli mill-kumitat tal-għażla tal-Kummissjoni fil-laqgħa tiegħu tas-16 ta' Ottubru 2003 filwaqt li l-ittra li tinforma lill-kwerelant b'dan kienet intbagħtet fit-22 ta' Diċembru 2003. Dejjem skont din il-kronoloġija, il-faks tal-kwerelant tat-30 ta' Lulju 2004 kienet waslet għand il-Kummissjoni fis-6 ta' Awwissu 2004.

Barra minn hekk, il-Kummissjoni ppreżentat il-kummenti li ġejjin:

L-għażla tal-proposti taħt il-programm Leonardo da Vinci kienet tinkludi żewġ passi. L-applikant l-ewwel issottometta proposta minn qabel li sussegwentement ġiet evalwata mill-Kummissjoni bl-għajnuna ta’ esperti esterni indipendenti. Abbażi tar-riżultati ta’ din l-evalwazzjoni, l-applikanti bl-aħjar preproposti ġew mistiedna jissottomettu proposta kompluta.

Inizjalment, il-proposta preliminari tal-ilmentatur kienet ġiet irrifjutata minħabba l-fatt li kienet tidher li ġiet ippreżentata wara l-iskadenza rilevanti. Din id-deċiżjoni kienet inqalbet wara li l-kwerelant kien oġġezzjona għaliha fl-ittra tiegħu tad-29 ta' Diċembru 2003. Madankollu, peress li dan l-appell kien wasal wara li l-eżerċizzju ta’ evalwazzjoni kien diġà tlesta, il-preproposta tal-ilmentatur, għall-kuntrarju ta’ preproposti oħra, ma kinitx ġiet evalwata minn esperti esterni. Sabiex jiġi evitat li l-ilmentatur isofri kwalunkwe żvantaġġ minħabba d-deċiżjoni oriġinali tal-Kummissjoni, huwa madankollu ġie mistieden jippreżenta proposta sħiħa u jikkuntattja lis-servizzi tal-Kummissjoni fir-rigward ta' kwalunkwe mistoqsija li jista' jkollu dwar il-proposta tiegħu. Barra minn hekk, sabiex tiġi evitata kwalunkwe diskriminazzjoni meta mqabbla ma’ applikanti oħra, l-ilmentatur ingħata aktar żmien biex jissottometti l-proposta sħiħa tiegħu.

Ġie rikonoxxut li kien għadda ċertu perjodu ta’ żmien bejn l-opinjoni tal-kumitat tal-għażla u l-ittra tal-Kummissjoni li tinforma lill-ilmentatur dwar l-inammissibbiltà tal-applikazzjoni tiegħu. Dan id-dewmien kien dovut għall-fatt li d-deċiżjoni tal-Kummissjoni dwar proposti minn qabel kienet, fil-qafas tal-'Proċedura C', adottata wara li nkisbet l-opinjoni tal-Kumitat Leonardo da Vinci u wara l-iskadenza tal-perjodu previst għall-eżerċizzju tad-dritt ta' kontroll tal-Parlament Ewropew.

Din kienet ir-raġuni għaliex il-Kummissjoni kienet introduċiet proċedura eċċezzjonali bil-għan li tippermetti lill-ilmentatur jissottometti proposta sħiħa. Il-Kummissjoni aċċettat li kienet ġiet ikkaġunata bi żball mit-timbri postali illeġibbli (fuq l-applikazzjoni tal-ilmentatur) meta eżaminat l-ammissibbiltà tal-applikazzjoni, u kienet skużat ruħha għal dan lill-ilmentatur. Madankollu, hija kienet qieset li dan l-iżball kien ġie kkoreġut billi aċċettat, fuq bażi eċċezzjonali, li l-persuna li ressqet l-ilment setgħet tippreżenta proposta sħiħa, billi stednitha tikkuntattja lis-servizzi tagħha fir-rigward ta’ kwalunkwe kwistjoni li tikkonċerna l-proposta preliminari u billi tatha perijodu ta’ żmien speċjali għas-sottomissjoni tal-proposta sħiħa.

L-ilmentatur ma sofra l-ebda dannu minħabba l-fatt li l-applikazzjoni tiegħu kienet inizjalment ġiet iddikjarata inammissibbli. Għandu jiġi nnutat li, bejn is-sottomissjoni tal-proposta minn qabel u s-sottomissjoni tal-proposta sħiħa, ġew skambjati diversi messaġġi bejn is-servizzi tal-Kummissjoni u l-ilmentatur. Madankollu, deher li l-ilmentatur ma kien għamel l-ebda talba rigward il-kummenti possibbli mill-esperti esterni dwar il-proposta preliminari tiegħu jew il-possibbiltajiet li jtejjeb il-proposta tiegħu matul dan il-perjodu.

Lanqas ma kien hemm rabta diretta bejn kwalunkwe rakkomandazzjoni magħmula minn esperti esterni għat-titjib tal-proposti minn qabel u l-għażla tal-proposti, peress li r-rata ta’ suċċess bejn il-fażi tal-proposti minn qabel u l-fażi tal-proposti kienet tammonta għal madwar 50 %.

Għandu jiġi nnutat ukoll li ma kien hemm l-ebda "dritt" għal sussidju fil-liġi Komunitarja. Għalhekk, il-Kummissjoni ma kkumpensatx lill-persuni li kienu applikaw għal sussidju għaż-żmien li kienu qattgħu jħejju l-proposti tagħhom.

Għalhekk, il-Kummissjoni ma qablitx mal-fehma tal-ilmentatur li huwa kien intitolat għal kumpens.

Wara li rċeviet l-ittra tal-kwerelant tad-29 ta' Diċembru 2003, il-Kummissjoni kienet ipproċediet għal evalwazzjoni mill-ġdid tal-każ. Il-Kummissjoni kienet irrevediet il-pożizzjoni tagħha b’mod xieraq u kkonkludiet li ma setgħet issir l-ebda kritika lill-uffiċjal inkarigat jew lill-kumitat tal-għażla, li kien għamel żball meta aġixxa “in bona fede”. Il-Kummissjoni kienet stabbiliet il-pożizzjoni tagħha fl-ittra tagħha tad-19 ta' Lulju 2004 li fiha kienet spjegat li ma kienet taf bl-ebda bażi legali għad-"Dienstaufsichtsbeschwerden" fil-liġi Komunitarja u stiednet lill-kwerelant biex jipprovdi indikazzjonijiet aktar preċiżi dwar il-bażi ta' dawn l-ilmenti. L-ilmentatur ma weġibx għal din l-istedina.

Fir-rigward tal-kwistjoni tal-aċċess għall-fajl, l-applikazzjoni konfermatorja tat-30 ta’ Lulju 2004 kienet ġiet irreġistrata fit-12 ta’ Awwissu 2004. B’hekk, it-terminu ta’ ħmistax-il jum ta’ xogħol sabiex tingħata risposta kien skada fit-2 ta’ Settembru 2004. Dakinhar stess, il-Kummissjoni kienet kitbet lil-lanjant sabiex tinformah li l-perijodu rilevanti kien ġie estiż. Ir-raġuni li kienet ġiet invokata mill-Kummissjoni kienet perfettament leġittima. Wara rieżami tat-talba, il-Kummissjoni kienet iddeċidiet li tirrilaxxa l-formoli ta’ evalwazzjoni tal-esperti esterni lill-ilmentatur, mingħajr madankollu ma tiżvela l-identità ta’ dawn l-esperti. Ir-risposta finali kienet intbagħtet lill-kwerelant fl-24 ta' Settembru 2004.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentaturi

Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur għamel il-kummenti li ġejjin:

Il-Kummissjoni aċċettat li t-trattament żbaljat tal-applikazzjoni tiegħu ta’ Ottubru 2003 kien jaqa’ kompletament taħt ir-responsabbiltà tagħha. Madankollu, hija ma stabbilixxietx l-allegazzjoni tagħha li dan kien dovut għal marki postali illeġibbli fuq l-envelop li kien fih din l-applikazzjoni, pereżempju billi ppreżentat kopja tad-dokument ikkonċernat. Għadu ma ngħata l-ebda aċċess għad-dokument. Għalhekk, abbażi tal-provi disponibbli, ma ntweriex li ċ-ċirkustanza allegata mill-Kummissjoni kienet wasslet għal trattament żbaljat tar-rikors.

Diġà qabel ma ġiet ippreżentata l-proposta minn qabel, huwa kien ġibed l-attenzjoni tal-Kummissjoni għall-fatt li d-determinazzjoni tat-3 ta' Ottubru 2003 bħala d-data ta' skadenza twassal biex l-applikanti Ġermaniżi jiġu ttrattati b'mod differenti, peress li l-uffiċċji postali Ġermaniżi ma nfetħux f'dik il-ġurnata li kienet btala nazzjonali. Madankollu, il-Kummissjoni kienet irrifjutat li taċċetta t-talba tiegħu biex tinbidel l-iskadenza.

It-talba għall-aċċess għall-fajl kollu għalhekk inżammet.

Kieku l-Kummissjoni kellha tabilħaqq ikollha dubji dwar jekk l-applikazzjoni tiegħu kinitx intbagħtet fil-ħin, hija kienet tkun obbligata li titolbu jippreżenta, fi żmien 48 siegħa, provi li juru li l-ittra kienet intbagħtet fil-ħin. Madankollu, il-Kummissjoni naqset milli tagħmel dan.

Kieku evalwazzjoni minn esperti esterni ma kellhiex tkun possibbli meta kien irriżulta li l-proposta minn qabel kienet ammissibbli, il-Kummissjoni kienet tkun obbligata, fuq inizjattiva tagħha stess u mingħajr il-ħtieġa ta’ talba f’dan is-sens, li tinformah bl-evalwazzjoni tagħha tal-proposta minn qabel u bis-suġġerimenti tagħha dwar kif tista’ ttejjeb din tal-aħħar.

Fin-nuqqas ta’ tali komunikazzjoni mill-Kummissjoni, huwa kien assuma li l-Kummissjoni ma kellha l-ebda oġġezzjoni fundamentali fir-rigward tas-sustanza jew tal-forma u li l-Kummissjoni ma qisitx li l-proposta minn qabel kellha tiġi ottimizzata b’mod fundamentali. Kien fuq il-bażi ta' din l-aspettattiva li huwa kien ħejja l-proposta sħiħa.

Aktar inkjesti

Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni tal-Kummissjoni u l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur, deher li kienu meħtieġa aktar inkjesti.

It-talba tal-Ombudsman għal aktar informazzjoni

Fis-17 ta' Jannar 2005, l-Ombudsman għalhekk talab lill-Kummissjoni (1) biex tikkummenta dwar l-argument ta' l-ilmentatur li l-Kummissjoni kienet naqset milli tittratta l-ambitu sħiħ tat-talba tiegħu għal aċċess għall-fajl tal-Kummissjoni, (2) biex tipprovdi kopja ta' l-envelopp li fih il-proposta preliminari ta' l-ilmentatur li ntbagħtet lill-Kummissjoni f'Ottubru 2003 u (3) biex tipprovdi informazzjoni aktar speċifika (a) dwar id-dispożizzjonijiet legali li jobbligawha tikkonsulta lill-Kumitat Leonardo da Vinci u possibbilment lill-Parlament Ewropew ukoll fil-każ ta' applikazzjonijiet li kienu meqjusa inammissibbli minħabba li kienu ġew ippreżentati tard u (b) dwar meta l-Kumitat Leonardo da Vinci kien ta l-opinjoni tiegħu u dwar l-iskadenza tal-perjodu previst għad-dritt ta' kontroll tal-Parlament Ewropew.

It-tweġiba tal-Kummissjoni

Fir-risposta tagħha mibgħuta fl-14 ta’ Marzu 2005, il-Kummissjoni għamlet il-kummenti li ġejjin:

Fl-ittra tiegħu tas-26 ta' Ġunju 2004, l-ilmentatur kien talab aċċess għall-fajl tal-Kummissjoni sal-punt li huwa kkontesta l-oġġettività tal-evalwazzjoni tal-proposta tiegħu billi ddubita l-kwalità jew l-eżistenza tal-evalwazzjonijiet ta' esperti esterni. Il-Kummissjoni kienet ittrattat din it-talba permezz ta' l-ittra tagħha ta' l-24 ta' Settembru 2004. Flimkien ma’ din l-ittra, hija kienet bagħtet lill-ilmentatur id-dokumenti ta’ evalwazzjoni anonimizzati tal-esperti esterni dwar il-proposta tiegħu. L-ilmentatur ma semmax dokument speċifiku li l-Kummissjoni għandha tibgħatlu. Is-servizzi tal-Kummissjoni għalhekk ma setgħux jaraw xi jfisser l-ilmentatur meta huwa indika li l-Kummissjoni kienet naqset milli tagħtih aċċess sħiħ għall-fajl.

Il-Kumitat Leonardo da Vinci kellu jiġi kkonsultat mill-Kummissjoni dwar l-abbozz tal-lista ta' preproposti magħżula. Il-Kumitat kien ta opinjoni pożittiva fis-17 ta' Novembru 2003. L-abbozz ta' deċiżjoni kien ġie ppreżentat lill-Parlament fis-17 ta' Novembru 2003, u l-perjodu għall-eżerċizzju tad-drittijiet ta' kontroll tal-Parlament kien skada fis-16 ta' Diċembru 2003.

Kopja tal-pakkett li fih il-proposta minn qabel ta' min għamel l-ilment li ntbagħtet lill-Kummissjoni f'Ottubru 2003 ġiet sottomessa mill-Kummissjoni flimkien ma' l-ittra tagħha ta' l-14 ta' Marzu 2005.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur żamm l-ilment tiegħu u għamel il-kummenti ulterjuri li ġejjin:

Peress li kien talab aċċess għall-fajl kollu tal-Kummissjoni, ma kienx hemm bżonn li huwa jinnomina dokumenti speċifiċi.

Waħda mill-marki tal-posta fuq l-envelop li kien fiha l-proposta tiegħu minn qabel kienet datata t-2 ta' Ottubru 2003 u kienet leġġibbli. Għalhekk kien inkomprensibbli għaliex il-Kummissjoni kienet ċaħdet ir-rikors bħala inammissibbli. Peress li l-applikazzjonijiet kellhom jiġu ppreżentati permezz ta’ ittra rreġistrata, kien ikun possibbli li tiġi aċċertata d-data korretta. Bl-applikazzjoni tar-regoli proċedurali tal-Kummissjoni stess, il-Kummissjoni kien imissha talbitu, fi żmien 48 siegħa minn meta sar jaf biċ-ċirkustanzi rilevanti, jagħti prova li l-ittra kienet intbagħtet fil-ħin.

Il-Kummissjoni ħolqot b’mod żbaljat l-impressjoni li hija ma kinitx f’pożizzjoni li tinformah bil-fatt li l-applikazzjoni tiegħu kienet ġiet miċħuda bħala inammissibbli minħabba l-obbligu tagħha li tikkonsulta lill-kumitat u lill-Parlament Ewropew.

Id-Deċiżjoni

1 Il-fatti rilevanti

1.1 Fit-2 ta' Ottubru 2003, il-kwerelant, konsulent Ġermaniż, applika mal-Kummissjoni Ewropea bi tweġiba għas-Sejħa għall-proposti 2003-2004 ta' din ta' l-aħħar taħt il-programm Leonardo da Vinci.

Ir-regoli rilevanti huma stabbiliti fid-Deċiżjoni tal-Kunsill 1999/382/KE, tas-26 ta' April 1999, li tistabbilixxi t-tieni fażi tal-programm ta' azzjoni tal-Komunità għat-taħriġ professjonali "Leonardo da Vinci" (ĠU L 146, p. 33). Għall-proposti ppreżentati skont il-Proċedura C (bħal dawk tal-ilmentatur), ir-regoli rilevanti jipprevedu proċess tal-għażla f’żewġ stadji, jiġifieri (i) l-għażla tal-proposti preliminari u (ii) l-għażla tal-proposti sħaħ, u l-involviment ta’ kumitat ta’ ġestjoni (il-“Kumitat Leonardo da Vinci”). Il-Kummissjoni l-ewwel tevalwa l-proposti preliminari kollha li tirċievi u, wara li tkun talbet l-opinjoni tal-Kumitat Leonardo da Vinci, tagħmel għażla. Jidher li l-Kummissjoni diġà tuża esperti esterni fl-istadju tal-għażla tal-proposti minn qabel u li kwalunkwe rakkomandazzjoni għat-titjib tal-proposti magħmula minn dawn l-esperti tintbagħat lill-applikanti.

Huma biss l-applikanti li jkunu ntgħażlu l-preproposti tagħhom li huma mistiedna jissottomettu l-proposti. Il-Kummissjoni mbagħad, għal darb’oħra bl-għajnuna ta’ esperti esterni, twettaq evalwazzjoni tal-proposti riċevuti u tistabbilixxi lista qasira ta’ proġetti. Wara li fittxet l-opinjoni tal-Kumitat Leonardo da Vinci, il-Kummissjoni tistabbilixxi l-lista ta' proġetti ta' suċċess li ntgħażlu.

Il-Parlament Ewropew jeżerċita drittijiet ta' kontroll fuq din il-proċedura.

Jidher li l-għażla tal-proposti minn qabel trid issir fi żmien tliet xhur wara t-tmiem tal-perjodu għas-sottomissjoni tal-proposti minn qabel speċifikat fis-sejħa għall-proposti, filwaqt li l-bqija tal-proċess ma għandux jieħu aktar minn ħames xhur.

1.2 Skond ir-regoli stabbiliti fis-Sejħa għall-proposti dwar dan il-każ, il-proposti minn qabel kellhom jitressqu sat-3 ta' Ottubru 2003. Fil-laqgħa tiegħu tas-16 ta' Ottubru 2003, il-kumitat tal-għażla tal-Kummissjoni ddikjara l-proposta preliminari tal-kwerelant inammissibbli għar-raġuni li kienet tressqet tard wisq. Il-kwerelant kien infurmat b'dan permezz ta' ittra tat-22 ta' Diċembru 2003, wara li l-Kummissjoni kienet għamlet l-għażla ta' proposti preliminari, wara li l-Kumitat Leonardo da Vinci kien instema' fir-rigward ta' din l-għażla u wara li l-perjodu li matulu l-Parlament Ewropew seta' jintervjeni kien skada.

1.3 Wara li kkunsidra li kien ikkonforma ma' din l-iskadenza, peress li kien bagħat il-proposta tiegħu bil-posta rreġistrata fit-2 ta' Ottubru 2003, il-kwerelant irrikorra kemm għand il-Kummissjoni kif ukoll għand l-Ombudsman fid-29 ta' Diċembru 2003. Minħabba li l-Kummissjoni kien għad ma kellhiex biżżejjed żmien biex tikkunsidra l-kwistjoni, dan l-ewwel ilment (ilment 33/2004/GG) ġie miċħud bħala inammissibbli mill-Ombudsman fit-13 ta' Jannar 2004.

1.4 Fil-15 ta' Jannar 2004, il-kwerelant ressaq ilment ġdid lill-Ombudsman (ilment 221/2004/GG), u l-Ombudsman fetaħ inkjesta. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni aċċettat li kien sar żball u li l-proposta minn qabel tal-ilmentatur kienet fil-fatt ġiet ippreżentata fil-ħin. Il-Kummissjoni nnotat li sabiex tirrimedja dan l-iżball, hija kienet għażlet il-proġett ta’ qabel il-proposta tal-ilmentatur għall-preżentazzjoni ta’ proposta sħiħa. L-ilmentatur oriġinarjament kien ingħata sal-1 ta' Marzu 2004 biex jissottometti din il-proposta sħiħa. Wara li l-ilmentatur kien indika li għalhekk kien se jkollu inqas żmien għall-preżentazzjoni tal-proposta sħiħa minn applikanti oħra, il-Kummissjoni kienet aċċettat li għandu jingħata l-istess numru ta’ jiem biex iħejji din il-proposta sħiħa bħall-kandidati l-oħra kollha.

Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar din l-opinjoni, l-ilmentatur enfasizza li huwa ma kienx ibbenefika mill-istess ammont ta’ informazzjoni bħal applikanti oħra peress li l-Kummissjoni ma kienet bagħtet l-ebda informazzjoni dwar kif, fil-fehma tal-Kummissjoni, il-proġett stabbilit fil-proposta preċedenti seta’ jittejjeb fil-proposta sħiħa, xi ħaġa li l-Kummissjoni kienet għamlet fir-rigward tal-applikanti l-oħra kollha. Skont l-ilmentatur, dan kien żvantaġġ serju li kien se jqis fl-evalwazzjoni finali tiegħu wara li tkun intemmet il-proċedura ta’ applikazzjoni u sabiex jiddeċiedi jekk ikunux meħtieġa passi ulterjuri għad-difiża tad-drittijiet tiegħu. L-ilmentatur indika wkoll li l-Kummissjoni ma kinitx wieġbet għall-ilmenti tiegħu ("Dienstaufsichtsbeschwerden") kontra l-persuna inkarigata mill-proġett tiegħu u kontra l-kap tad-dipartiment rilevanti tal-Kummissjoni.

L-Ombudsman ikkunsidra li n-nuqqas tal-Kummissjoni li twieġeb għad-"Dienstaufsichtsbeschwerden" deher li kien dovut għal nuqqas ta' ftehim min-naħa tal-Kummissjoni. Fid-dawl tal-approċċ kostruttiv u rapidu ta' dan tal-aħħar għal dan il-każ, l-Ombudsman kien tal-fehma li ma kienx hemm bżonn li din il-kwistjoni tiġi segwita f'din l-investigazzjoni. Madankollu, l-ilmentatur ġie infurmat bil-possibbiltà li jippreżenta lment ġdid dwar din il-kwistjoni jekk, għall-kuntrarju tal-aspettattiva, il-Kummissjoni tonqos milli tittratta din il-kwistjoni.

Fir-rigward tas-sustanza tal-każ, l-Ombudsman qies li l-Kummissjoni kienet aġixxiet malajr u b'mod kostruttiv sabiex tikkoreġi l-iżball li kien seħħ. L-Ombudsman innota li l-ilmentatur kien issottometta li, għall-kuntrarju ta' dak li kienet qalet il-Kummissjoni, huwa ma kienx irċieva informazzjoni daqs applikanti oħra. L-Ombudsman qies li l-ilmentatur kien għalhekk issottometta allegazzjoni addizzjonali ġdida. Fil-fehma tal-Ombudsman, ma kienx xieraq li din l-allegazzjoni l-ġdida tiġi ttrattata fl-inkjesta tiegħu dwar l-ilment 221/2004/GG għal mill-inqas żewġ raġunijiet. L-ewwel nett, l-ilmentatur ma deherx li qajjem din il-kwistjoni mal-Kummissjoni qabel ma ppreżentaha lill-Ombudsman. Għalhekk, il-Kummissjoni kien għad ma kellhiex il-possibbiltà li tikkunsidra l-kwistjoni. It-tieni, l-ilmentatur baqa’ liberu li jissottometti lment ġdid lill-Ombudsman f’każ li l-allegat nuqqas tal-Kummissjoni li tipprovdilu informazzjoni għandu jaffettwa b’mod negattiv id-deċiżjoni tal-Kummissjoni dwar il-proposta sħiħa tiegħu. L-Ombudsman għalhekk ikkonkluda li (soġġett għall-proviso msemmija) ma kienx għad hemm amministrazzjoni ħażina wara l-passi meħuda mill-Kummissjoni. Għalhekk, huwa għalaq il-każ fil-5 ta’ Mejju 2004.

1.5 Fil-21 ta' Ġunju 2004, il-Kummissjoni infurmat lill-kwerelant li l-proposta tiegħu ma ntgħażlitx.

1.6 F'ittra mibgħuta fis-26 ta' Ġunju 2004, il-kwerelant oġġezzjona għal din id-deċiżjoni u talab ukoll aċċess għall-fajl tal-Kummissjoni. L-ilmentatur indika wkoll li huwa kkunsidra li l-Kummissjoni għandha tħallsu kumpens li jammonta għal EUR 11 027,60.

Fir-risposta tagħha tad-19 ta’ Lulju 2004, il-Kummissjoni qieset li hija kienet ipproċediet b’mod korrett f’dan il-każ. Fir-rigward tal-aċċess għad-dokumenti, il-Kummissjoni interpretat it-talba tal-ilmentatur bħala talba għal aċċess għall-valutazzjonijiet tal-proposta tal-ilmentatur li kienu tħejjew minn esperti. Din it-talba ġiet miċħuda abbażi tal-Artikolu 4 (3) tar-Regolament 1049/2001.

Fit-30 ta' Lulju 2004, l-ilmentatur għamel applikazzjoni konfermatorja għall-aċċess skont ir-Regolament 1049/2001.

1.7 Fit-30 ta' Lulju 2004 wkoll, il-kwerelant ressaq ilment ieħor lill-Ombudsman li ġie rreġistrat taħt ir-referenza 2437/2004/GG. Fil-31 ta’ Awwissu u fit-12 ta’ Settembru 2004, il-kwerelant issottometta aktar informazzjoni u estenda l-ambitu ta’ dan l-ilment. Fuq il-bażi ta' dawn l-ittri, l-Ombudsman identifika l-allegazzjonijiet u d-dikjarazzjonijiet li ġejjin: l-ilmentatur (1) allega li kien ġie diskriminat meta mqabbel ma' applikanti oħra, (2) allega li l-Kummissjoni naqset milli tagħtih aċċess għall-fajl tiegħu f'konformità mar-Regolament 1049/2001, (3) sostna li l-Kummissjoni għandha tħallas id-danni mitluba fl-ittra tiegħu tas-26 ta' Ġunju 2004 u (4) sostna li l-Kummissjoni għandha twieġeb għad-"Dienstaufsichtsbeschwerden".

2 Fuq il-portata ta’ din l-investigazzjoni

2.1 Fl-ittra tiegħu lill-Kummissjoni tas-26 ta' Ġunju 2004 li fuqha huwa bbażat dan l-ilment, il-kwerelant spjega li l-ammont ta' EUR 11 027,60 li huwa sostna li kien dovut lilu kien ġej minn dak li huwa kkunsidra bħala t-trattament żbaljat tal-proposta tiegħu minn qabel mill-Kummissjoni. L-ilmentatur innota li huwa rriżerva d-dritt li jitlob id-danni għall-mod li bih il-proposta tiegħu kienet ġiet evalwata.

2.2 Peress li l-ilmentatur ma ppreżenta l-ebda informazzjoni ulterjuri jew ċifri preċiżi f'dan ir-rigward, l-Ombudsman iqis li t-talba potenzjali tal-ilmentatur għad-danni li tirriżulta mill-evalwazzjoni tal-Kummissjoni tal-proposta sħiħa tiegħu mhijiex koperta mill-ilment tiegħu. Għalhekk, din l-inkjesta se tittratta biss it-talba tal-ilmentatur għad-danni li jirriżultaw mit-trattament mill-Kummissjoni tal-proposta preliminari tiegħu, inkluża l-istedina biex tiġi ppreżentata proposta sħiħa.

2.3 Fl-ittra tiegħu tas-26 ta' Ġunju 2004, il-kwerelant issottometta wkoll li l-persuni li kontrihom kien ressaq ilmenti ("Dienstaufsichtsbeschwerden") kienu, għall-kuntrarju tat-talbiet ripetuti tiegħu, involuti fl-evalwazzjoni tal-proposta tiegħu.

2.4 L-Ombudsman qies li din l-allegazzjoni ma kinitx parti mill-ilment li l-ilmentatur ressaq quddiemu f'dan il-każ. Għalhekk huwa ma talabx lill-Kummissjoni tipprovdi opinjoni dwar din il-kwistjoni. L-ilmentatur, li ġie infurmat dwar l-allegazzjonijiet u l-affermazzjonijiet li dwarhom l-Ombudsman kien talab lill-Kummissjoni tipprovdi opinjoni, ma oġġezzjonax għal dan l-approċċ. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-inkjesta preżenti mhux se tittratta din il-kwistjoni.

2.5 Fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur issuġġerixxa li l-Ombudsman għandu jeżamina jekk il-Kummissjoni kinitx involviet ruħha f'diskussjonijiet ma' applikanti oħra matul il-proċedura bil-għan li dawn l-applikanti jkunu jistgħu jottimizzaw l-applikanti tagħhom. Jidher li r-rimarka tal-ilmentatur tikkonċerna l-istadju wara s-sottomissjoni tal-proposti sħaħ. Fid-dawl tal-konklużjonijiet tiegħu dwar l-allegazzjonijiet u l-allegazzjonijiet ewlenin tal-ilmentatur (ara hawn taħt), l-Ombudsman iqis li ma hemmx bżonn li din il-kwistjoni tiġi ttrattata f'din l-inkjesta.

2.6 Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni f'dan il-każ, il-kwerelant innota li kien ġibed l-attenzjoni tal-Kummissjoni għall-fatt li d-determinazzjoni tat-3 ta' Ottubru 2003 bħala l-iskadenza twassal biex l-applikanti Ġermaniżi jiġu ttrattati b'mod differenti, peress li l-uffiċċji postali Ġermaniżi ma kinux miftuħa dakinhar, li kienet btala nazzjonali fil-Ġermanja. L-ilmentatur indika li l-Kummissjoni madankollu rrifjutat li taċċetta t-talba tiegħu biex tinbidel l-iskadenza.

2.7 L-Ombudsman huwa tal-fehma li r-rimarka msemmija hawn fuq tal-ilmentatur tidher li kienet maħsuba għall-informazzjoni tiegħu u li ma tikkostitwixxix allegazzjoni addizzjonali. Dan l-aspett tal-każ għalhekk mhux se jkun kopert minn din l-investigazzjoni. L-Ombudsman iqis li huwa utli li jiżdied li s-sempliċi fatt li t-tmiem ta' perjodu għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet jaqa' fi btala pubblika f'wieħed mill-Istati Membri ma jidhirx li huwa indikazzjoni ta' amministrazzjoni ħażina, dment li l-applikanti mill-Istati Membri kollha jiddisponu minn perjodu ta' żmien suffiċjenti għat-tħejjija u s-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet tagħhom.

3 Diskriminazzjoni allegata

3.1 L-ilmentatur allega li kien ġie diskriminat meta mqabbel ma' applikanti oħra. Din l-allegazzjoni kienet ibbażata fuq il-fatt li l-Kummissjoni ma kinitx eżaminat il-preproposta tiegħu qabel ma ġie mistieden jippreżenta proposta sħiħa. L-ilmentatur sostna li kieku l-proposta preliminari tiegħu kienet ġiet ittrattata kif suppost, ma kien ikun hemm l-ebda ħtieġa għalih li jissottometti proposta kompluta li tinvolvi spejjeż għoljin. Huwa enfasizza wkoll li kieku l-proposta preliminari tiegħu ġiet evalwata b’mod pożittiv, kien jirċievi (kif għamlu l-applikanti l-oħra kollha) ir-riżultati ta’ din l-ewwel evalwazzjoni li kienu jippermettulu jqis aspetti addizzjonali, fil-proposta tiegħu, li issa nġiebu għall-attenzjoni tiegħu għall-ewwel darba.

3.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni indikat li l-proposta preliminari tal-ilmentatur kienet inizjalment ġiet miċħuda minħabba l-fatt li kienet tidher li ġiet ippreżentata wara l-iskadenza rilevanti. Din id-deċiżjoni kienet inqalbet wara li l-kwerelant kien oġġezzjona għaliha fl-ittra tiegħu tad-29 ta' Diċembru 2003. Madankollu, peress li dan l-appell kien wasal wara li l-eżerċizzju ta’ evalwazzjoni kien diġà tlesta, il-preproposta tal-ilmentatur, għall-kuntrarju ta’ preproposti oħra, ma kinitx ġiet evalwata minn esperti esterni. Sabiex jiġi evitat li l-ilmentatur isofri kwalunkwe żvantaġġ minħabba d-deċiżjoni oriġinali tal-Kummissjoni, huwa kien madankollu mistieden jippreżenta proposta sħiħa u jikkuntattja lis-servizzi tal-Kummissjoni fir-rigward ta' kwalunkwe mistoqsija li jista' jkollu dwar il-proposta tiegħu. Barra minn hekk, sabiex tiġi evitata kwalunkwe diskriminazzjoni meta mqabbla ma’ applikanti oħra, l-ilmentatur ingħata aktar żmien biex jissottometti l-proposta sħiħa tiegħu.

Il-Kummissjoni sostniet li l-ilmentatur ma kien għamel l-ebda talba rigward il-kummenti possibbli mill-esperti esterni dwar il-proposta preliminari tiegħu jew il-possibbiltajiet li jtejjeb il-proposta tiegħu matul dan il-perjodu. Skont il-Kummissjoni, lanqas ma kien hemm rabta diretta bejn kwalunkwe rakkomandazzjoni magħmula minn esperti esterni għat-titjib tal-proposti u l-għażla tal-proposti, peress li r-rata ta’ suċċess bejn il-fażi ta’ qabel il-proposti u l-fażi tal-proposti kienet tammonta għal madwar 50 %.

3.3 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur issottometta li kieku evalwazzjoni minn esperti esterni fil-fatt ma kellhiex tkun possibbli meta rriżulta li l-proposta minn qabel kienet ammissibbli, il-Kummissjoni kienet tkun obbligata, fuq inizjattiva tagħha stess u mingħajr il-ħtieġa ta' talba f'dan is-sens, li tinformah dwar l-evalwazzjoni tagħha tal-proposta minn qabel u dwar is-suġġerimenti tagħha dwar kif tista' ttejjeb din tal-aħħar.

3.4 L-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni aċċettat li għamlet żball meta qieset li l-proposta minn qabel tal-ilmentatur ġiet ippreżentata tard u li skużat ruħha għal dan l-iżball. Huwa jinnota wkoll li l-Kummissjoni aġixxiet malajr u b'mod kostruttiv meta l-iżball inġieb għall-attenzjoni tagħha. Sabiex jiġu kkoreġuti l-effetti negattivi ta’ dan l-iżball, il-Kummissjoni offriet lil-lanjant il-possibbiltà li jippreżenta proposta kompluta li kellha tiġi ppreżentata sal-1 ta’ Marzu 2004, id-data stabbilita għas-sottomissjoni ta’ proposti sħaħ minn dawk l-applikanti li l-proposti preliminari tagħhom kienu ntgħażlu. L-Ombudsman jinnota wkoll li meta l-kwerelant indika li dan jagħtih inqas żmien biex jissottometti proposta sħiħa mill-promoturi l-oħra, il-Kummissjoni aċċettat li l-istess ħin għandu jingħatalu u li l-proposta sħiħa tiegħu għandha tiġi sottomessa sad-19 ta' Marzu 2004.

3.5 Fil-fehma tal-Ombudsman, madankollu huwa ċar li dan il-mod ta' proċediment ma żgurax li l-ilmentatur ġie ttrattat bħall-promoturi l-oħra kollha li ntgħażlu l-proposti minn qabel tagħhom. Matul din l-inkjesta, il-Kummissjoni kkonfermat li kienet eżaminat il-proposti preliminari bl-għajnuna ta’ esperti esterni. Jidher ukoll li l-kummenti magħmula minn dawn l-esperti, inklużi proposti dwar kif jistgħu jittejbu l-proposti minn qabel, intbagħtu lill-applikanti mill-Kummissjoni (2). Dawn l-applikanti għalhekk kellhom il-possibbiltà li jibbenefikaw minn parir espert meta ddeċidew dwar jekk u kif jissottomettu proposta sħiħa lill-Kummissjoni. Mhuwiex ikkontestat li ma ngħata l-ebda parir bħal dan lill-ilmentatur. F’dawn iċ-ċirkustanzi, il-Kummissjoni naqset milli tittratta lill-ilmentatur bl-istess mod bħar-rikorrenti l-oħra li kienu ntgħażlu l-proposti preliminari tagħhom.

3.6 Madankollu, l-Ombudsman iqis li għandhom jiġu kkunsidrati ċ-ċirkustanzi ta' dan il-każ sabiex jiġi ddeterminat jekk din id-differenza fit-trattament tistax tiġi ġġustifikata. Jidher li r-regoli rilevanti jipprevedu li l-proposti minn qabel għandhom jiġu vvalutati f’perjodu ta’ żmien speċifiku. Dan il-perjodu ta’ żmien kien skada meta l-Kummissjoni saret taf bl-iżball li kien seħħ, u l-Kummissjoni spjegat li kien għal din ir-raġuni li l-proposta minn qabel tal-ilmentatur ma ġietx ivvalutata minn esperti esterni. L-Ombudsman jinnota wkoll li flimkien mal-opinjoni tagħha dwar l-ilment 221/2004/GG, il-Kummissjoni ssottomettiet kopja tan-nota interna datata t-28 ta' Jannar 2004 li fiha l-Kummissjoni spjegat l-approċċ li ġie ssuġġerit f'dan il-każ. Skont din in-nota, kien f'dan l-istadju "materjalment impossibbli" li titwettaq evalwazzjoni tal-proposta minn qabel tal-ilmentatur fid-dawl taż-żmien li kien meħtieġ biex jiġu kkuntrattati esperti esterni u l-fatt li l-proposta sħiħa għandha tasal għand il-Kummissjoni qabel it-tmiem tal-"eżerċizzju sħiħ ta' evalwazzjoni tal-proposta" li kellu jsir, skont in-nota, bejn l-1 u s-26 ta' Marzu 2004. Skont din in-nota, kien għalhekk ġie deċiż li l-proposta minn qabel tiġi ddikjarata bħala magħżula għall-preżentazzjoni ta' proposta sħiħa u "li jittieħdu miżuri xierqa lejn [l-ilmentatur] sabiex jingħata trattament ugwali."

3.7 Fil-fehma tal-Ombudsman, m'hemm l-ebda dubju dwar jekk kienx tabilħaqq impossibbli li l-proposta minn qabel tal-ilmentatur tiġi evalwata minn esperti esterni f'dan il-każ. Ta’ min jinnota li r-regoli rilevanti ma jidhrux li jistabbilixxu limiti ta’ żmien vinkolanti fir-rigward tal-valutazzjoni tat-tieni stadju tal-proċess, jiġifieri, il-valutazzjoni tal-proposti sħaħ. Madankollu, fin-nuqqas ta' aktar informazzjoni dwar dawn il-kwistjonijiet u fid-dawl tal-konklużjonijiet sussegwenti tiegħu, l-Ombudsman iqis li huwa l-aħjar li wieħed jipproċedi bis-suppożizzjoni li kien tabilħaqq "materjalment impossibbli" għall-Kummissjoni li tirrikorri għal esperti esterni sabiex tivvaluta l-preproposta tal-ilmentatur.

3.8 Fuq dik il-bażi, l-Ombudsman iqis li s-soluzzjoni deskritta fin-nota tal-Kummissjoni tat-28 ta' Jannar 2004 kienet tabilħaqq raġonevoli fiċ-ċirkostanzi, sakemm il-Kummissjoni ħadet "miżuri xierqa (...) sabiex tagħti trattament ugwali". Madankollu, fil-fehma tal-Ombudsman, il-Kummissjoni ma għamlitx dak kollu li kien meħtieġ u xieraq fiċ-ċirkostanzi sabiex tiżgura li l-ilmentatur jiġi ttrattat bl-istess mod bħall-applikanti l-oħra. Dan huwa ċertament minnu fir-rigward taż-żmien li ngħata lill-applikanti. Ta' min jinnota li l-kwerelant oriġinarjament ingħata sal-1 ta' Marzu 2004 biex jissottometti l-proposta sħiħa tiegħu. Kien biss wara li l-ilmentatur oġġezzjona għal dan li ngħata l-istess numru ta’ jiem bħall-applikanti l-oħra. Filwaqt li dan id-difett għalhekk ġie rrimedjat malajr mill-Kummissjoni u għalhekk huwa irrilevanti għall-finijiet attwali, l-approċċ tal-Kummissjoni jagħti lok għal dubji dwar jekk kinitx kompletament konxja ta' dak li kien meħtieġ sabiex jiġi żgurat trattament ugwali tal-applikanti kollha. Iktar importanti minn hekk, fid-dawl tal-importanza li l-evalwazzjoni tal-proposta preliminari kellha għas-sottomissjoni tal-proposta sħiħa, il-Kummissjoni kellha tkun konxja tal-fatt li l-ilmentatur kien fi żvantaġġ meta mqabbel mar-rikorrenti l-oħra li l-proposti preliminari tagħhom kienu ġew evalwati u magħżula. F’dawn iċ-ċirkostanzi, kienet tkun prattika amministrattiva tajba għall-Kummissjoni li tipprova tiżgura li dan l-iżvantaġġ jiġi minimizzat kemm jista’ jkun. Kif issottometta l-ilmentatur, il-Kummissjoni setgħet b’mod partikolari tinfurmah dwar l-evalwazzjoni tagħha tal-proposta minn qabel u dwar is-suġġerimenti tagħha dwar kif tista’ ttejjeb din tal-aħħar. Fid-dawl taċ-ċirkustanzi ta’ dan il-każ, l-Ombudsman iqis li tali mod ta’ proċediment jista’ tabilħaqq ikun mistenni minn amministrazzjoni li tixtieq tħassar il-konsegwenzi ta’ żball li hija kienet wettqet. Madankollu, jidher li ma ttieħdu l-ebda passi bħal dawn. Huwa minnu li fl-ittra tagħha tat-2 ta' Frar 2004 li infurmat lil min għamel l-ilment bid-deċiżjoni li kienet ħadet, il-Kummissjoni nnutat li seta' jikkuntattja lid-Direttorat Ġenerali tagħha "għal aktar informazzjoni". Fil-fehma tal-Ombudsman, madankollu, din l-offerta pjuttost ġenerali ma kinitx biżżejjed biex tiggarantixxi li l-ilmentatur kien ittrattat sostanzjalment bl-istess mod bħal dawk l-applikanti li l-proposti minn qabel tagħhom kienu ġew evalwati u magħżula.

3.9 Sabiex jiġi evitat kull dubju, għandu jiġi nnotat li l-Ombudsman huwa konxju mill-fatt li l-ilmentatur ipproċeda biex jissottometti proposta sħiħa mingħajr ma insista fuq jew kiseb evalwazzjoni tal-proposta tiegħu minn qabel. Fil-fehma tal-Ombudsman, madankollu, din iċ-ċirkostanza (filwaqt li hija rilevanti għall-kwistjoni dwar jekk l-ilmentatur huwiex intitolat għad-danni) ma taffettwax il-konklużjoni tiegħu li l-Kummissjoni naqset milli tiżgura li l-ilmentatur ingħata trattament ugwali għal dak mogħti lil applikanti oħra li l-preproposti tagħhom kienu ntgħażlu u li kienu ġew mistiedna jissottomettu proposta sħiħa. In-nuqqas tal-Kummissjoni li tiżgura trattament ugwali bħal dan għalhekk jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina.

4 Allegat nuqqas ta' għoti ta' aċċess għall-fajl tal-Kummissjoni

4.1 L-ilmentatur allega li l-Kummissjoni naqset milli tagħtih aċċess xieraq għall-fajl tiegħu. F'ittra oħra lill-Ombudsman tat-12 ta' Settembru 2004 (li ntbagħtet lill-Kummissjoni mill-Ombudsman), il-kwerelant informa lill-Ombudsman li kien irċieva ittra datata t-2 ta' Settembru 2004 li fiha l-Kummissjoni kienet innotat li l-perjodu għat-tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja tal-kwerelant tat-30 ta' Lulju 2004 (li skont il-Kummissjoni kienet ġiet irreġistrata fit-12 ta' Awwissu 2004) kellu jiġi estiż bi 15-il jum ta' xogħol ieħor (sat-23 ta' Settembru 2004) minħabba l-fatt li diversi uffiċjali li l-għarfien espert tagħhom kien meħtieġ sabiex tiġi ttrattata l-applikazzjoni kienu fuq btala. L-ilmentatur kien tal-fehma li d-deċiżjoni meħuda mill-Kummissjoni ma kinitx korretta, peress li l-Kummissjoni ma għandhiex titħalla żżid iż-żmien biex tittratta l-applikazzjonijiet billi ddewwem ir-reġistrazzjoni tal-applikazzjonijiet u li r-raġuni indikata mill-Kummissjoni tista’ tintuża biex tiġi evitata kwalunkwe skadenza.

4.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni indikat li l-applikazzjoni konfermatorja tat-30 ta' Lulju 2004 kienet ġiet irreġistrata fit-12 ta' Awwissu 2004. B’hekk, it-terminu ta’ ħmistax-il jum ta’ xogħol sabiex tingħata risposta kien skada fit-2 ta’ Settembru 2004. Dakinhar stess, il-Kummissjoni kienet kitbet lil-lanjant sabiex tinformah li l-perijodu rilevanti kien ġie estiż. Skont il-Kummissjoni, ir-raġuni invokata minnha kienet perfettament leġittima. Wara rieżami tat-talba, il-Kummissjoni kienet iddeċidiet li tirrilaxxa l-formoli ta’ evalwazzjoni tal-esperti esterni lill-ilmentatur, mingħajr madankollu ma tiżvela l-identità ta’ dawn l-esperti. Ir-risposta finali kienet intbagħtet lill-kwerelant fl-24 ta' Settembru 2004.

4.3 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur żamm l-allegazzjoni tiegħu.

4.4 F'talba għal aktar informazzjoni mibgħuta fis-17 ta' Jannar 2005, l-Ombudsman talab lill-Kummissjoni biex tikkummenta dwar il-fehma ta' l-ilmentatur li huwa naqas milli jittratta l-ambitu sħiħ tat-talba tiegħu għal aċċess għall-fajl tal-Kummissjoni.

4.5 Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni sostniet li l-ilmentatur kien talab aċċess għall-fajl tal-Kummissjoni sal-punt li huwa kkontesta l-oġġettività tal-evalwazzjoni tal-proposta tiegħu billi ddubita l-kwalità jew l-eżistenza tal-evalwazzjonijiet ta' esperti esterni. Il-Kummissjoni kienet ittrattat din it-talba permezz ta' l-ittra tagħha ta' l-24 ta' Settembru 2004 li biha kienet bagħtet lill-kwerelant l-iskedi ta' evalwazzjoni anonimizzati ta' l-esperti esterni dwar il-proposta tiegħu. Il-Kummissjoni indikat li l-ilmentatur ma kienx semma dokument speċifiku li l-Kummissjoni kellha tibgħatlu. Is-servizzi tal-Kummissjoni għalhekk ma setgħux jaraw xi jfisser l-ilmentatur meta huwa indika li l-Kummissjoni kienet naqset milli tagħtih aċċess sħiħ għall-fajl.

4.6 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur issottometta li ma kien hemm l-ebda ħtieġa għalih li jinnomina dokumenti speċifiċi, peress li kien talab aċċess għall-fajl kollu tal-Kummissjoni.

4.7 L-Ombudsman iqis li huwa utli li ssir distinzjoni bejn l-aspetti proċedurali ta' din l-allegazzjoni u l-kwistjonijiet sostantivi li tinvolvi.

4.8 Fir-rigward tal-aspetti proċedurali, l-Ombudsman jinnota li fl-ittra tiegħu lill-Kummissjoni tas-26 ta' Ġunju 2004, li fiha talab aċċess għad-dokumenti, l-ilmentatur indika wkoll li kien diġà talab aċċess għall-fajl tal-Kummissjoni f'diversi okkażjonijiet. Ma tressqet l-ebda informazzjoni oħra fir-rigward ta’ dawn it-tentattivi preċedenti biex jinkiseb aċċess għall-fajl tal-Kummissjoni. L-Ombudsman jinnota, madankollu, li l-argumenti li ressaqlu l-kwerelant jikkonċernaw it-trattament ta' l-applikazzjoni tiegħu tas-26 ta' Ġunju 2004. Għalhekk hija din it-talba għal aċċess (u l-applikazzjoni konfermatorja sussegwenti) li se tiġi eżaminata hawnhekk.

Fin-nuqqas ta' tweġiba għat-talba tiegħu għal aċċess, il-kwerelant issottometta applikazzjoni konfermatorja lill-Kummissjoni li ntbagħtet bil-faks fit-30 ta' Lulju 2004. Skont l-informazzjoni pprovduta mill-Kummissjoni fl-opinjoni tagħha, din l-applikazzjoni ta’ konferma waslet fis-6 ta’ Awwissu 2004, jiġifieri ġimgħa wara, u ġiet irreġistrata fit-12 ta’ Awwissu 2004. L-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni ma ppreżentat l-ebda spjegazzjoni għal dan id-dewmien.

Permezz ta' ittra tat-2 ta' Settembru 2004, il-Kummissjoni infurmat lill-kwerelant li l-iskadenza ta' 15-il jum ta' xogħol biex tingħata tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja (li skadiet dakinhar) kellha tiġi estiża bi 15-il jum ta' xogħol ieħor (sat-23 ta' Settembru 2004) minħabba l-fatt li diversi uffiċjali li l-għarfien espert tagħhom kien meħtieġ sabiex tiġi ttrattata l-applikazzjoni kienu fuq btala. L-Artikolu 8 (2) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta' Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (3) jipprevedi li l-limitu ta' żmien għat-tweġiba għal applikazzjonijiet konfermatorji jista' jiġi estiż bi 15-il jum ta' xogħol "[f']każijiet eċċezzjonali, pereżempju fil-każ ta' applikazzjoni relatata ma' dokument twil ħafna jew ma' numru kbir ħafna ta' dokumenti". L-Ombudsman iqis li n-nuqqas ta' persunal fuq btajjel ma jistax jitqies li jikkostitwixxi każ "eċċezzjonali" skont it-tifsira ta' din id-dispożizzjoni li jiġġustifika estensjoni taż-żmien.

Fi kwalunkwe każ, fl-ittra tagħha tat-2 ta’ Settembru 2004, il-Kummissjoni nnotat li l-iskadenza estiża kienet it-23 ta’ Settembru 2004. Madankollu, ir-risposta tal-Kummissjoni għall-applikazzjoni konfermatorja ntbagħtet biss fl-24 ta' Settembru 2004.

F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman tikkonkludi li l-Kummissjoni naqset milli tittratta t-talba tal-ilmentatur għal aċċess kif suppost fir-rigward tal-aspetti proċedurali.

4.9 Fir-rigward tas-sustanza ta' din it-talba, ta' min jinnota li l-kwerelant kien talab aċċess għall-fajl ("Akteneinsicht") fl-ittra tiegħu tas-26 ta' Ġunju 2004. Fl-applikazzjoni konfermatorja tiegħu tat-30 ta' Lulju 2004, l-ilmentatur iddikjara mingħajr ambigwità li t-talba tiegħu ma kinitx tikkonċerna "dokumenti uniċi, iżda l-fajl kollu". F’dan il-każ, huwa ċar li l-Kummissjoni s’issa tat aċċess biss għall-iskedi ta’ evalwazzjoni (anonimizzati) tal-esperti esterni dwar il-proposta tiegħu. Minkejja li ġiet mistiedna speċifikament biex tikkummenta dwar din il-kwistjoni, il-Kummissjoni għadha ma ttrattatx it-talba tal-ilmentatur għal aċċess sal-punt li tikkonċerna d-dokumenti l-oħra fil-fajl tagħha. Il-Kummissjoni sostniet li l-ilmentatur ma kienx speċifika d-dokumenti li xtaq ikollu aċċess għalihom. L-Ombudsman ma jqisx li dan l-argument huwa konvinċenti. L-ilmentatur talab aċċess għall-fajl kollu tal-Kummissjoni dwar il-każ tiegħu. Fil-fehma tal-Ombudsman, it-talba tal-ilmentatur kienet għalhekk preċiża biżżejjed biex tippermetti lill-Kummissjoni tifhem l-ambitu tal-aċċess li l-ilmentatur xtaq jikseb.

L-Ombudsman għalhekk isib li l-Kummissjoni għadha ma ttrattatx il-kamp ta' applikazzjoni sħiħ tat-talba għal aċċess tal-ilmentatur.

4.10 F'dawn iċ-ċirkostanzi, il-konklużjoni tal-Ombudsman hija li l-Kummissjoni naqset milli tittratta b'mod xieraq it-talba tal-ilmentatur għal aċċess, kemm fir-rigward tal-aspetti proċedurali kif ukoll fir-rigward tas-sustanza. L-Ombudsman għalhekk jagħmel abbozz ta' rakkomandazzjoni hawn taħt.

5 Talba għad-danni

5.1 Il-kwerelant sostna li l-Kummissjoni għandha tħallas id-danni stabbiliti fl-ittra tiegħu tas-26 ta' Ġunju 2004.

5.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li kien għadda ċertu perjodu ta' żmien bejn l-opinjoni tal-kumitat tal-għażla u l-ittra tal-Kummissjoni li tinforma lill-ilmentatur dwar l-inammissibbiltà tal-applikazzjoni tiegħu. Skont il-Kummissjoni, dan id-dewmien kien dovut għall-fatt li d-deċiżjoni tal-Kummissjoni dwar il-proposti minn qabel kienet ġiet adottata, fil-qafas tal-"Proċedura C", wara li nkisbet l-opinjoni tal-kumitat rilevanti u wara l-iskadenza tal-perjodu previst għad-dritt ta' kontroll tal-Parlament Ewropew.

Il-Kummissjoni sostniet ukoll li l-ilmentatur ma kien ġarrab l-ebda dannu minħabba l-fatt li l-applikazzjoni tiegħu kienet inizjalment ġiet iddikjarata inammissibbli (ara l-argumenti diġà stabbiliti fil-punt 2.2 hawn fuq). Hija enfasizzat ukoll li ma kien hemm l-ebda "dritt" għal sussidju fil-liġi Komunitarja. Għalhekk, il-Kummissjoni ma kkumpensatx lill-persuni li kienu applikaw għal sussidju għaż-żmien li kienu qattgħu jħejju l-proposti tagħhom.

5.3 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur żamm il-fehma tiegħu.

5.4 Peress li d-deċiżjoni inizjali tal-Kummissjoni li tiddikjara l-proposta preliminari inammissibbli tifforma l-isfond (u l-oriġini) ta' dan l-ilment, l-Ombudsman iqis li huwa neċessarju li jibda l-eżami tiegħu ta' din it-talba billi jikkunsidra din il-kwistjoni aktar mill-qrib. Wara talba magħmula għal dan il-għan mill-Ombudsman, il-Kummissjoni ppreżentat fotokopja tal-pakkett li fih il-proposta ta' qabel tal-kwerelant li ntbagħtet lill-Kummissjoni f'Ottubru 2003. Meta wieħed iqis din il-fotokopja, kien tabilħaqq diffiċli li jiġi stabbilit jekk il-proposta minn qabel tal-ilmentatur kinitx ġiet ippreżentata fil-ħin. L-Ombudsman isibha diffiċli biex jifhem, madankollu, għaliex l-ilmentatur ma ġiex ikkuntattjat u mistieden jippreżenta evidenza biex jistabbilixxi d-data li fiha kien bagħat il-proposta tiegħu minn qabel lill-Kummissjoni. Peress li l-applikanti kienu meħtieġa jużaw il-posta rreġistrata, il-kwistjoni setgħet tiġi ċċarata faċilment. L-Ombudsman isibha aktar diffiċli biex jifhem għaliex l-ittra li tinforma lil min għamel l-ilment dwar l-inammissibbiltà (preżunta) intbagħtet biss fit-22 ta' Diċembru 2003, aktar minn xahrejn wara li l-kumitat tal-għażla tal-Kummissjoni kien iddeċieda dwar il-kwistjoni fis-16 ta' Ottubru 2003. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni dehret li argumentat li kellha l-ewwel tikkonsulta lill-Kumitat Leonardo da Vinci u tistenna sakemm iż-żmien li matulu l-Parlament Ewropew jista' jeżerċita d-drittijiet ta' kontroll tiegħu jkun skada qabel ma jkun jista' jikteb lill-ilmentatur. L-Ombudsman għalhekk talab lill-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni aktar speċifika dwar id-dispożizzjonijiet legali li fuqhom kienet ibbażata din il-fehma. Fil-fehma tal-Ombudsman, it-tweġiba tal-Kummissjoni tonqos milli tipprovdi informazzjoni konvinċenti biex turi li ma kinitx tkun tista' tinforma lill-ilmentatur fi żmien xieraq bid-deċiżjoni tagħha tas-16 ta' Ottubru 2003. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li l-Kummissjoni għandha tinżamm responsabbli għad-dewmien li seħħ bejn id-deċiżjoni tagħha tas-16 ta' Ottubru 2003 u d-data li fiha din id-deċiżjoni nġiebet għall-attenzjoni tal-kwerelant.

5.5 Kif innutat hawn fuq (punt 3.4), il-Kummissjoni taċċetta li d-deċiżjoni inizjali tagħha (tas-16 ta' Ottubru 2003) li tirrifjuta l-proposta minn qabel tal-kwerelant bħala inammissibbli kienet dovuta għal żball. L-Ombudsman sab ukoll li l-Kummissjoni tista' tinżamm responsabbli għad-dewmien li seħħ bejn id-deċiżjoni tagħha tas-16 ta' Ottubru 2003 u d-data li fiha din id-deċiżjoni nġiebet għall-attenzjoni tal-kwerelant (ara l-punt 5.4). Fl-aħħar nett, l-Ombudsman ikkonkluda li l-Kummissjoni kienet sussegwentement naqset milli tiżgura trattament ugwali bejn l-ilmentatur u l-promoturi l-oħra li l-proposti minn qabel tagħhom kienu ntgħażlu u li kienu ġew mistiedna jissottomettu proposta sħiħa (il-punt 3.11). Fid-dawl ta' dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li talba għad-danni hija fondata fil-prinċipju.

5.6 Fir-rigward tal-quantum tad-danni, il-kwerelant issottometta kalkolu li fih talab EUR 2 275 għall-ispejjeż relatati mal-isforzi tiegħu biex il-Kummissjoni tikkunsidra l-proposta preliminari tiegħu (30 siegħa ta' ħin tax-xogħol b'rata ta' EUR 75 fis-siegħa flimkien ma' somma f'daqqa ta' EUR 25 għall-ispejjeż biex jintbagħtu l-faksijiet u jsiru t-telefonati) u EUR 8 752,60 minħabba l-isforz inutli (kif ħareġ) biex titħejja proposta (20 jum tax-xogħol b'rata ta' EUR 409 kuljum flimkien ma' somma f'daqqa ta' 7 % għall-ispejjeż).

5.7 Fir-rigward tal-ewwel wieħed minn dawn il-punti, l-Ombudsman iqis li ma jistax jiġi eskluż li ċittadin jista' jitlob lill-amministrazzjoni tikkumpensah għall-ispejjeż speċifiċi li jkun ġarrab fit-twettiq tad-drittijiet tiegħu. Madankollu, huwa diffiċli li wieħed jara għaliex l-ilmentatur kellu bżonn iqatta’ 30 siegħa ta’ xogħol fuq il-kwistjoni. L-ittra tal-kwerelant lill-Kummissjoni tad-29 ta' Diċembru 2003 tinkludi inqas minn 2 paġni u l-preparazzjoni tagħha ma setgħetx teħtieġ ammont sproporzjonat ta' ħin u xogħol. L-istess japplika għaż-żewġ ilmenti li l-ilmentatur ressaq quddiem l-Ombudsman (l-ilment 33/2004/GG u l-ilment 221/2004/GG). Fil-fehma tal-Ombudsman, l-ilmentatur ma ppreżentax biżżejjed evidenza biex juri li l-isforzi li kellu jagħmel sabiex il-Kummissjoni taċċetta li l-proposta preliminari tiegħu kienet ġiet ippreżentata fil-ħin marru lil hinn minn dak li jista' jkun raġonevolment mistenni minn ċittadin li javviċina istituzzjoni tal-UE bil-ħsieb li jikseb sussidju.

5.8 L-Ombudsman iqis li għandhom jiġu applikati kunsiderazzjonijiet differenti fir-rigward tal-ispejjeż tat-tħejjija tal-proposta sħiħa. Kif ġustament jargumenta l-ilmentatur, huwa possibbli li huwa seta’ jħejji proposta aħjar, jew iddeċieda li ma jagħmel l-ebda proposta, li kieku rċieva evalwazzjoni tal-proposta preliminari tiegħu.

L-Ombudsman iqis, madankollu, li l-aspetti li ġejjin għandhom jiġu kkunsidrati wkoll:

- Anki jekk il-Kummissjoni kienet ipprovdiet il-parir li l-ilmentatur isostni li kellu jingħata, ma hemm xejn li juri li l-ilmentatur kien joqgħod lura milli jissottometti proposta sħiħa. Madankollu, li ssir proposta sħiħa ma tiggarantix suċċess, peress li fl-aħħar mill-aħħar 50 % biss tal-promoturi li ġew mistiedna jissottomettu proposta jidhru li ntgħażlu.

- Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, l-ilmentatur sostna li kien assuma li l-Kummissjoni ma kellha l-ebda oġġezzjoni fundamentali fir-rigward tas-sustanza jew tal-forma u li l-Kummissjoni ma qisitx li l-proposta minn qabel kellha bżonn tiġi ottimizzata b’mod fundamentali. Kien fuq il-bażi ta' din l-aspettattiva li huwa kien ħejja l-proposta sħiħa. Ta' min jinnota, madankollu, li l-ittra tal-Kummissjoni tat-2 ta' Frar 2004 li tistieden lill-kwerelant jissottometti proposta sħiħa ddikjarat mingħajr ambigwità li ma kien hemm l-ebda garanzija li se jitħallas sussidju.

- Kif sostniet il-Kummissjoni, ma hemm l-ebda "dritt" għal sussidju fil-liġi Komunitarja. Il-persuni li japplikaw għal sussidju jistgħu biss jittamaw li jiksbu l-ammont mitlub mingħajr ma jkollhom garanzija ta’ suċċess. L-applikanti għalhekk għandhom ir-riskju li l-ħin li jqattgħu fit-tħejjija tal-proposti tagħhom tqatta’ għalxejn.

- F’dan il-każ, il-lanjant aċċetta li jissottometti proposta sħiħa minkejja n-nuqqas ta’ evalwazzjoni tal-proposta preliminari tiegħu. L-ilmentatur għandu għalhekk jiġi preżunt li aċċetta parti mir-riskju li l-proposta tiegħu ma tirnexxix fiċ-ċirkostanzi.

5.9 Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li tkun prattika amministrattiva tajba għall-Kummissjoni li toffri lill-ilmentatur kumpens ġust fir-rigward tal-konsegwenzi negattivi għalih tal-amministrazzjoni ħażina li seħħet. L-Ombudsman għalhekk jagħmel abbozz ta' rakkomandazzjoni hawn taħt. Madankollu, fil-fehma tal-Ombudsman, l-ammont li jista' jitqies ġust fiċ-ċirkostanzi ta' dan il-każ huwa ċertament ħafna inqas mill-ammont mitlub mill-ilmentatur.

6 Talba għal tweġiba lid-"Dienstaufsichtsbeschwerden"

6.1 L-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni għandha twieġeb għad-"Dienstaufsichtsbeschwerden" tiegħu (ilmenti kontra membri individwali tal-persunal tal-Kummissjoni).

6.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni sostniet li wara li rċeviet l-ittra tal-kwerelant tad-29 ta' Diċembru 2003, hija kienet ipproċediet għal evalwazzjoni mill-ġdid tal-każ. Skont il-Kummissjoni, dan l-eżami kien wassal għall-konklużjoni li ma setgħet issir l-ebda kritika lill-uffiċjal inkarigat jew lill-kumitat tal-għażla, li kien għamel żball meta aġixxa b’“bona fide”. Il-Kummissjoni nnutat li kienet stabbiliet il-pożizzjoni tagħha fl-ittra tagħha tad-19 ta' Lulju 2004 li fiha kienet spjegat li ma kienet taf bl-ebda bażi legali għad-"Dienstaufsichtsbeschwerden" fil-liġi Komunitarja u stiednet lil min għamel l-ilment biex jipprovdi indikazzjonijiet aktar preċiżi dwar il-bażi ta' dawn l-ilmenti. Skont il-Kummissjoni, l-ilmentatur ma kienx wieġeb għal din l-istedina.

6.3 L-Ombudsman iqis li bil-preżentazzjoni tad-"Dienstaufsichtbeschwerden" tiegħu, l-ilmentatur xtaq jilmenta dwar l-imġiba tal-uffiċjali individwali kkonċernati, u mhux dwar l-imġiba tal-istituzzjoni bħala tali. Madankollu, l-Ombudsman iqis li fil-fatt m'hemm xejn li jissuġġerixxi li dawn l-uffiċjali ma kinux aġixxew b'"bona fide". Fil-fehma tal-Ombudsman, il-pożizzjoni tal-Kummissjoni għalhekk tidher li hija raġonevoli.

6.4 Għalhekk ma tista' tinstab l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward ta' dan l-aspett tal-każ.

7 Konklużjoni

L-Artikolu 3 (5) tal-Istatut tiegħu jidderieġi lill-Ombudsman biex ifittex, kemm jista' jkun, soluzzjoni amikevoli sabiex jissodisfa lill-ilmentatur. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni kienet tal-fehma li l-ilmentatur ma kien intitolat għall-ebda dannu. L-ilmentatur, madankollu, isostni li huwa għandu jirċievi danni li jammontaw għal aktar minn EUR 10 000. Minħabba l-fatt li l-pożizzjonijiet rispettivi tal-ilmentatur u tal-Kummissjoni jinsabu 'l bogħod minn xulxin, l-Ombudsman iqis li huwa improbabbli li proposta għal soluzzjoni amikevoli tkun ta' suċċess f'dan il-każ.

Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman għalhekk jagħmel l-abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet li ġejjin lill-Kummissjoni, f'konformità mal-Artikolu 3 (6) tal-Istatut tal-Ombudsman:

L-abbozz ta' rakkomandazzjonijiet

(1) Il-Kummissjoni għandha tittratta l-ambitu sħiħ tat-talba tal-ilmentatur għal aċċess għad-dokumenti.

(2) Il-Kummissjoni għandha toffri lill-ilmentatur kumpens ġust fir-rigward tal-konsegwenzi negattivi għalih tan-nuqqas tal-Kummissjoni li tagħtih trattament ugwali għal dak mogħti lil applikanti oħra li l-preproposti tagħhom kienu ntgħażlu u li kienu ġew mistiedna jissottomettu proposta sħiħa.

Il-Kummissjoni u l-ilmentatur se jiġu infurmati b’dawn l-abbozzi ta’ rakkomandazzjonijiet. Skond l-Artikolu 3 (6) ta' l-Istatut ta' l-Ombudsman, il-Kummissjoni għandha tibgħat opinjoni dettaljata sal-31 ta' Diċembru 2005. L-opinjoni dettaljata tista' tikkonsisti fl-aċċettazzjoni tad-deċiżjoni tal-Ombudsman u deskrizzjoni tal-miżuri meħuda għall-implimentazzjoni tal-abbozz ta' rakkomandazzjonijiet.

Strasburgu, 27 ta' Settembru 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Deċiżjoni 94/262 tal-Parlament Ewropew, tad-9 ta’ Marzu 1994, dwar ir-Regolamenti u l-Kundizzjonijiet Ġenerali li Jirregolaw it-Twettiq tad-Dmirijiet tal-Ombudsman, ĠU L 113, p. 15.

(2) L-Ombudsman tippreżumi li din it-tip ta' informazzjoni ngħatat biss lil dawk il-promoturi li l-preproposti tagħhom kienu ntgħażlu u biss wara li kienet ġiet adottata d-deċiżjoni dwar din l-għażla.

(3) ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 3, p. 331.