Magħmul skont l-Artikolu 3(6) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew [1]

Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur, professur Pollakk, huwa l-Kap tad-Dipartiment tal-Ġenetika f'Università fil-Polonja (l-"Università").

2. Fil-25 ta' Ġunju 2004, l-Università kkonkludiet kuntratt mal-Kummissjoni (il-"Kuntratt"), li abbażi tiegħu din tal-aħħar tatha l-għotja Marie Curie Host Fellowships (il-"Għotja") għal proġett intitolat "Approċċi ġenetiċi għat-titjib tal-uċuħ tar-raba'"(il-"Proġett"). L-ilmentatur ġie maħtur biex jaġixxi bħala Koordinatur tal-Proġett f'isem l-Università.

3. Il-Kuntratt spjega li l-kontribuzzjoni massima tal-UE għall-Proġett tkun ta’ EUR 336 677. Modalitajiet dettaljati ta' ħlas ġew ipprovduti fit-tieni Anness tal-Kuntratt, intitolat "il-Kundizzjonijiet Ġenerali".

4. Il-Kuntratt iddikjara li l-Proġett kellu jibda fl-1 ta' Ġunju 2004 u jibqa' għaddej sal-31 ta' Mejju 2008, total ta' 48 xahar. Il-Proġett kien maqsum f’erba’ perjodi ta’ rapportar bid-durati li ġejjin: P1, li jintemm fit-30 ta' Mejju 2005 (xhur 1-12); P2, li jintemm fit-30 ta' Mejju 2006 (xhur 13-24); P3, li jintemm fit-30 ta' Mejju 2007 (xhur 25-36) u P4, li jintemm fit-30 ta' Mejju 2008 (xhur 37-48).

5. Skont l-Artikoli 4 u 5 tal-Kuntratt, l-Università kellha tissottometti lill-Kummissjoni rapport għal kull perjodu. Dan kellu jseħħ fi żmien 45 jum mid-data tat-tmiem tal-perjodu rispettiv. L-Artikolu 6.1.b tal-Kuntratt, flimkien mal-Artikolu II.7.2.b tal-Kundizzjonijiet Ġenerali, ippreveda li l-Università kellha tissottometti rapport komplementari jekk tkun teħtieġ prefinanzjament addizzjonali mhux previst fi tmiem il-perjodi ta’ hawn fuq. Il-Koordinatur tal-Proġett kellu jissottometti r-rapporti online bl-użu tas-sistema SESAM tal-Kummissjoni. Huwa kellu wkoll jistampa r-rapporti u jibgħathom bil-posta.

6. Fl-4 ta’ Awwissu 2004, il-Kummissjoni ħallset lill-Università l-ewwel prefinanzjament tal-proġett (EUR 95 079).

7. Fil-15 ta' Lulju 2005, il-kwerelant issottometta l-ewwel rapport (Rapport P1) lill-Kummissjoni, li din ta' l-aħħar approvat fit-18 ta' Ottubru 2005. Minħabba li l-ispejjeż mitluba kienu inqas minn 70 % tal-ewwel prefinanzjament, skont l-Artikolu 6.1.b.ii tal-Kuntratt [2], ma sar l-ebda pagament mill-Kummissjoni fir-rigward tal-perjodu P1.

8. Fil-15 ta' Novembru 2005, il-Kummissjoni rċeviet ir-rapporti kumplimentari ta' l-Università. Fit-22 ta’ Diċembru 2005, hija approvathom u ħallset it-tieni prefinanzjament ta’ EUR 107 322.64 minħabba li l-Università kienet fil-frattemp nefqet 70 % tal-ewwel prefinanzjament.

9. Fil-15 ta' Lulju 2006, il-kwerelant issottometta r-rapport dwar it-tieni perjodu ta' rappurtar (Rapport P2), li ġie approvat mill-Kummissjoni fl-10 ta' Ottubru 2006. Peress li l-ispejjeż mitluba kienu inqas minn 70 % tat-tieni prefinanzjament, ma sar l-ebda pagament fir-rigward tal-perjodu P2.

10. Fit-12 u l-15 ta' Lulju 2007, il-kwerelant issottometta rapport dwar it-tielet fażi tal-Proġett (Rapport P3).

11. Fit-18 ta’ Marzu 2008, il-Kummissjoni talbet lill-kwerelant biex jagħmel xi korrezzjonijiet fir-Rapport P3.

12. Fis-16 ta’ Ġunju 2008, l-ilmentatur issottometta l-verżjoni kompluta tar-Rapport P3. Il-Kummissjoni approvat ir-Rapport P3 fis-17 ta' Ġunju 2008.

13. Sadanittant, il-Proġett intemm fil-31 ta' Mejju 2008. L-Università għalhekk ordnat verifika li tkopri t-tul kollu tal-Proġett (mill-1 ta’ Ġunju 2004 sal-31 ta’ Mejju 2008)[3].

14. L-awditur ħareġ il-konklużjonijiet finali fit-12 ta’ Lulju 2008 (iċ-“Ċertifikat tal-Awditjar”). Fiċ-ċertifikat, l-awditur irrefera għaż-żewġ kontribuzzjonijiet finanzjarji tal-Kummissjoni (l-ewwel u t-tieni prefinanzjament, li jammontaw għal EUR 202 897.46). L-awditur iċċertifika li l-Università nefqet EUR 201 898 fuq il-Proġett kollu.

15. Fil-15 ta’ Lulju 2008, l-ilmentatur issottometta r-rapport dwar il-perjodu 4 (ir-Rapport P4), ir-Rapport Finali u ċ-Ċertifikat ta’ Verifika ta’ hawn fuq permezz tas-SESAM. Fl-istess jum, huwa bagħat dawn ir-rapporti u ċ-Ċertifikat tal-Awditjar bil-posta. Ir-rapporti u l-Verifika waslu għand il-Kummissjoni fit-23 ta’ Lulju 2008.

16. Fil-5 ta’ Settembru 2008, il-Kummissjoni talbet lill-ilmentatur permezz tal-posta elettronika biex jintroduċi xi korrezzjonijiet fir-Rapport P4 u fir-Rapport Finali. Fl-email tagħha, hija rreferiet għaċ-Ċertifikat tal-Awditjar. L-ilmentatur bagħat ir-rapporti kkoreġuti fil-15 ta’ Settembru 2008.

17. Fl-1 ta’ Diċembru 2008, il-Kummissjoni ttrasferiet lill-Università s-somma ta’ EUR 66 940.14. Il-Kummissjoni qieset dan il-pagament bħala t-tielet prefinanzjament tal-Proġett, li kien ibbażat fuq ir-Rapport P3.

18. Fis-6 ta' Jannar 2009, il-Kummissjoni approvat ir-Rapport P4 u r-Rapport Finali.

19. Fil-fehma tal-Università, l-ammont ta' EUR 66 940.14, imħallas mill-Kummissjoni fil-kont tal-Università fl-1 ta' Diċembru 2008, kien jikkostitwixxi l-ħlas finali tal-Għotja. Bħala riżultat, f'Marzu 2009, l-Università nefqet dan l-ammont għar-riċerka tagħha stess mhux relatata mal-Proġett.

20. Fit-18 ta’ Ġunju 2009, il-Kummissjoni talbet lill-awditur kjarifiki dwar it-tariffi tagħha, li hija pprovdiet fil-21 ta’ Ġunju 2009.

21. Fil-15 ta’ Lulju 2009, il-Kummissjoni infurmat lir-rettur tal-Università bl-intenzjoni tagħha li tibda proċedura ta’ rkupru għas-EUR 66 940.14 imħallsa fl-1 ta’ Diċembru 2008. Kopja tal-ittra tal-Kummissjoni ntbagħtet lill-ilmentatur bil-posta [4]. Il-Kummissjoni talbet lill-Università biex tirritorna l-pagament imsemmi hawn fuq "minħabba li l-ammont [minfuq mill-Università fuq il-Proġett] iġġustifikat u aċċettat kien inqas mill-prefinanzjament."

22. Filwaqt li aġixxa f’isem l-Università, l-ilmentatur ikkontesta d-deċiżjoni ta’ hawn fuq f’għadd ta’ ittri sussegwenti mibgħuta lill-Kummissjoni (datati s-17 ta’ Lulju, it-30 ta’ Lulju, il-31 ta’ Lulju, il-11 ta’ Awwissu, id-29 ta’ Settembru u t-3 ta’ Novembru 2009).

23. L-ittra tal-ilmentatur bid-data tas-17 ta’ Lulju 2009 spjegat il-kunsiderazzjoni tiegħu li t-tielet prefinanzjament li sar f’Diċembru 2008 kien il-pagament finali. Il-Kummissjoni wieġbet fit-28 ta’ Lulju 2009 u fil-11 ta’ Settembru 2009. F’dawn it-tweġibiet, hija ddikjarat li l-ilmentatur kien żbaljat meta kkunsidra li l-pagament li sar fl-1 ta’ Diċembru 2008 kien il-pagament finali. Dan kien minħabba li “l-prefinanzjament tad-denominazzjoni ma jfissirx finanzjament qabel ma jiġġarrbu l-kostijiet iżda kontribuzzjoni qabel l-approvazzjoni mill-Kummissjoni tal-kostijiet imġarrba. It-tielet rapport tal-perjodu P3 ġie approvat mill-Kummissjoni Ewropea fis-17 ta’ Ġunju 2008. Dan it-tielet prefinanzjament ta’ EUR 66 940.14 imħallas fl-1 ta’ Diċembru 2008 ġie kkalkolat billi tqieset id-data ddikjarata fit-tielet rapport perjodiku u mhux fir-rapport finali li [l-ilmentatur] kien issottometta wkoll sadanittant (it-23 ta’ Ġunju 2008). Din tal-aħħar ġiet approvata biss fid-9 ta' Jannar 2009."[5] Il-Kummissjoni argumentat ukoll li, fuq il-bażi tar-Rapport Finali, irriżulta li l-ispejjeż ikklejmjati mill-Università u ċċertifikati mill-awditur kienu jammontaw għal EUR 201 989.18, li kien inqas mill-kontribuzzjonijiet kollha tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni aċċettat li tkopri l-ispejjeż tal-verifika (EUR 3606.56). Madankollu, il-Kummissjoni kienet għadha ħallset lill-Università EUR 64 332.82 wisq.

24. Fil-11 ta' Awwissu 2009, il-kwerelant indirizza ittri lill-Kummissarju Potocnik u lid-Direttur Ġenerali tad-DĠ Riċerka. Huwa lmenta dwar il-ġestjoni finanzjarja ġenerali tal-Proġett mis-servizzi tal-Kummissjoni.

25. Fl-ittra tagħha tal-11 ta' Settembru 2009, il-Kummissjoni ddispjaċiha għan-nuqqas ta' ftehim li seħħ fil-kuntatti tagħha mal-kwerelant u ammettiet li, sa ċertu punt, dan kien ikkawżat minn dewmien min-naħa tal-Kummissjoni fir-rigward tal-ipproċessar xjentifiku u amministrattiv tar-Rapport P3 u r-Rapport Finali. Il-Kummissjoni ddikjarat li l-ewwel dewmien seħħ "f'Awwissu 2007, wara li l-ilmentatur kien issottometta r-Rapport P3" u sussegwentement f'nofs Marzu 2008, meta l-Kummissjoni l-ewwel talbet lill-ilmentatur biex jagħmel korrezzjonijiet.

26. Fl-istess ittra, il-Kummissjoni spjegat ukoll li, wara li l-unità operattiva rċeviet ir-Rapport P4 u r-Rapport Finali fl-aħħar ta’ Lulju 2008, li tlestew f’Settembru 2008, l-uffiċjal xjentifiku ta’ din l-unità operattiva talab reviżjoni esterna tar-Rapport Finali (prattika standard għall-Fellowships Ospitanti Marie Curie). Din ir-reviżjoni tlestiet fl-aħħar ta’ Novembru 2008, u evalwat il-Proġett bħala “tajjeb għal eċċellenti”. F'Jannar 2009, il-Proġett ġie trasferit mill-unità operattiva għall-Unità tal-Amministrazzjoni u l-Finanzi. Wara li analizzat ir-Rapport Finali, l-Unità tal-Amministrazzjoni u l-Finanzi stabbiliet li l-ispejjeż ikklejmjati mill-Università u ċċertifikati mill-awditur, kienu inqas mill-kontribuzzjonijiet tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni kkonkludiet li "fi kwalunkwe każ, jekk inti emmint li l-pagament li sar mill-Kummissjoni fis-26 ta' Novembru 2008 u li hija ttrasferietlek fil-bidu ta' Diċembru 2008, kien il-pagament finali u mhux il-prefinanzjament li jikkorrispondi għat-tielet perjodu ta' Rappurtar, inti messek ikkuntattjajt lill-Kummissjoni u rritornajt l-ammont riċevut b'mod eċċessiv, peress li l-kontribuzzjoni tal-KE fl-ebda ċirkostanza ma tista' tirriżulta fi profitt għall-kuntratturi. Huwa biss meta ġie pproċessat il-pagament finali li l-Kummissjoni ndunat li kien hemm pagament żejjed."

27. Il-kwerelant irreaġixxa għall-fehmiet tal-Kummissjoni ta' hawn fuq fid-29 ta' Settembru 2009. Huwa tenna li, fit-tweġibiet tagħha, il-Kummissjoni ma ħaditx pożizzjoni dwar id-dikjarazzjoni tiegħu rigward it-tielet prefinanzjament li, skont il-Kuntratt, it-tielet prefinanzjament ma setax ikun relatat mar-Rapport P3 minħabba li matul dak il-proġett il-kwerelant ma nefaqx 70 % tal-flus riċevuti. Barra minn hekk, ma kien hemm l-ebda talba mill-ilmentatur għal pagamenti addizzjonali. L-ilmentatur qabel li l-għotjiet tal-UE ma għandhomx jintużaw għall-profitt mill-benefiċjarji tagħhom. Madankollu, l-għotjiet ma għandhomx jikkawżaw telf ukoll. Peress li l-Kummissjoni naqset milli tinforma lill-ilmentatur dwar x’kien fil-fatt il-ħlas tal-1 ta’ Diċembru 2008, dawn il-flus intużaw mill-Università għar-riċerka. Il-ħlas lura ta 'dawn il-flus jirriżulta fl-għeluq tad-Dipartiment tal-Ġenetika tal-Università. Il-Kummissjoni kkawżat ukoll ħsara lir-reputazzjoni tal-ilmentatur u tad-dipartiment tiegħu minħabba li infurmat lir-Rettur tal-Università (li informa lid-Dekan tal-fakultà) li kien hemm "irregolaritajiet fl-implimentazzjoni tal-Proġett."

28. Fit-tweġiba tagħha tat-23 ta’ Ottubru 2009, il-Kummissjoni ddikjarat li ma kinitx tifhem kif setgħet toħloq xi aspettattivi leġittimi min-naħa tal-Università li kienet intitolata tonfoq EUR 269 341.60. L-Università talbet u awditjat spejjeż li jammontaw għal EUR 202 897.46 u l-Kummissjoni approvat EUR 205 504.74 (l-ispejjeż imsemmija hawn fuq flimkien mal-ispejjeż tal-awditjar).

29. Fit-tweġiba ulterjuri tagħha tad-19 ta' Novembru 2009 għall-ittra l-oħra tal-ilmentatur datata t-3 ta' Novembru 2009, il-Kummissjoni ddikjarat li ma kinitx se tidħol f'aktar korrispondenza mal-ilmentatur dwar l-għotja. Hija indikat li n-nota ta' debitu għall-irkupru tal-ħlas żejjed ta' EUR 64 322.82 kienet ser tintbagħat lir-rappreżentant legali tal-Università. L-ilmentatur imbagħad irrikorra għand l-Ombudsman.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

30. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-allegazzjonijiet u l-allegazzjonijiet li ġejjin:

Allegazzjonijiet:

1. Il-Kummissjoni wettqet sensiela ta’ irregolaritajiet amministrattivi meta ttrattat l-għotja.

2. Is-sistema ta’ rapportar online tal-Kummissjoni SESAM hija difettuża.

Pretensjonijiet:

1. Il-Kummissjoni għandha tammetti u tiskuża ruħha għall-iżbalji tagħha.

2. Il-Kummissjoni għandha tħallas lill-ilmentatur kumpens għad-danni li jammonta għal EUR 100 000.

L-inkjesta

31. L-ilment tressaq fit-12 ta’ Marzu 2010. L-Ombudsman għaddieh lill-Kummissjoni fis-6 ta' Mejju 2010, b'talba għal opinjoni sal-31 ta' Awwissu 2010. Il-Kummissjoni bagħtet kemm l-opinjoni tagħha kif ukoll it-traduzzjoni tagħha għall-Pollakk fil-25 ta’ Ottubru 2010, li ntbagħtet lill-ilmentatur bi stedina biex jagħmel osservazzjonijiet. L-ilmentatur bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu fl-14 ta’ Jannar 2011.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

A. Irregolaritajiet amministrattivi allegati meta jiġu ttrattati l-għotja u t-talbiet relatati

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

32. B’appoġġ għall-allegazzjoni tiegħu, l-ilmentatur issottometta sensiela ta’ argumenti fl-ilment tiegħu. Huwa l-ewwel argumenta li l-Kummissjoni għamlet il-pagament tat-"tielet prefinanzjament"minkejja li l-Università (i) ma kinitx ikkonformat mar-rekwiżit kuntrattwali li tkun nefqet 70 % tal-kontribuzzjonijiet preċedenti tal-Kummissjoni, u (ii) ma kienet ippreżentat l-ebda rapport komplementari biex turi tali nefqa. Barra minn hekk, il-Kummissjoni għamlet it-tielet pagament ta’ prefinanzjament wara li l-Proġett kien intemm u r-Rapport Finali kien ġie ppreżentat. Dan għamilha impossibbli għall-Università li tonfoq din il-kontribuzzjoni fuq il-proġett. B’riżultat ta’ dan, il-Kummissjoni b’mod żbaljat wasslet lill-ilmentatur biex jemmen li t-tielet pagament ta’ prefinanzjament kien l-aħħar pagament. (L-ewwel argument)

33. Huwa argumenta wkoll li l-Kummissjoni naqset milli tikkonforma mal-iskadenzi kuntrattwali għall-valutazzjoni u l-approvazzjoni tat-tielet u r-raba’ rapporti perjodiċi (ir-Rapport P3 u r-Rapport P4) u r-Rapport Finali. (It-tieni argument)

34. Barra minn hekk, il-Kummissjoni naqset milli tinforma lill-ilmentatur fil-ħin u b’mod preċiż li r-Rapport P3 kien ġie approvat u li, abbażi ta’ dan ir-rapport, kien se jsir it-tielet pagament ta’ prefinanzjament. L-ilmentatur sab li l-interpretazzjoni tal-Kummissjoni tal-prefinanzjament kienet qarrieqa. Fil-fehma tiegħu, l-Artikolu II.1, il-punt 16 u l-Artikolu II.21 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali għall-Kuntratt jiddefinixxu l-prefinanzjament bħala l-kontribuzzjoni mħallsa sabiex il-Proġett ikun jista’ jkompli. (It-tielet argument)

35. L-ilmentatur argumenta wkoll li l-Kummissjoni daħlet f’kuntatti diretti mal-awditur u mar-Rettur tal-Università, filwaqt li, f’konformità mal-Artikolu 9.1 u 2 tal-Kuntratt, hija kellha l-ewwel tikkollabora mal-Koordinatur tal-Proġett (l-ilmentatur) rigward il-kwistjonijiet kollha relatati mal-proġett. (Ir-raba’ argument)

36. Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni naqset milli twieġeb b’mod xieraq għall-ittri tal-ilmentatur datati l-11 ta’ Awwissu 2009 lid-DĠ Riċerka u lill-Kummissarju Potocnik. Lanqas ma wieġeb għall-ilment li bagħat fl-indirizz tal-posta elettronika li ġej: sg-plaintes@ec.europa.eu. Huwa indika li l-Kummissjoni naqset milli tinfurmah li l-esperti esterni kienu vvalutaw ir-Rapport Finali bħala "tajjeb għal eċċellenti". (Il-ħames argument)

37. L-ilmentatur talab kumpens għad-danni u apoloġiji "uffiċjali" . B’appoġġ għat-talba tiegħu għal kumpens finanzjarju, l-ilmentatur argumenta li t-tielet pagament ta’ prefinanzjament tal-Kummissjoni obbligah iqatta’ tmien xhur li jikkorrispondu mal-istituzzjoni u jistudja r-regoli finanzjarji tal-Kummissjoni minflok ma jwettaq xogħol xjentifiku, jikteb testi akkademiċi – li għalihom jista’ jaqla’ flus addizzjonali – u japplika għal għotjiet oħra.

38. Huwa argumenta wkoll li kieku kien jaf aktar kmieni li l-prefinanzjament relatat mar-Rapport P3 kien possibbli, id-dipartiment tiegħu seta’ nefaq dawn il-flus fuq il-Proġett, iddikjara li l-flus f’konformità mal-Kuntratt, u b’hekk evita d-diffikultajiet finanzjarji attwali tiegħu. L-Università xtaqet tissottometti rapport komplementari wara l-perjodu P3 biex turi li, sadanittant, kienet nefqet 70 % tal-kontribuzzjoni tal-UE. Madankollu, ma setgħetx tagħmel dan minħabba li l-Kummissjoni ttardjat il-valutazzjoni u l-approvazzjoni tagħha tar-Rapport P3. Peress li l-Università ma setgħetx tiffinanzja l-Proġett bl-użu tal-fondi tagħha stess, hija kellha tillimita l-infiq tagħha fuq il-Proġett għas-somom li tħallsu minn qabel mill-Kummissjoni.

39. Barra minn hekk, il-kuntatti diretti tal-Kummissjoni mar-Rettur tal-Università poġġew f'dubju r-reputazzjoni tal-ilmentatur bħala Koordinatur tal-Proġett.

40. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni l-ewwel iddikjarat li t-tielet pagament ta’ prefinanzjament tagħha kien akkumpanjat minn messaġġ mis-sistema finanzjarja tal-Kummissjoni (ABAC). Dan il-messaġġ indika l-Università, l-isem tal-ilmentatur, in-numru tal-kuntratt u l-akronimu tal-proġett. Hija spjegat ukoll li l-pagament kien jikkonċerna r-Rapport P3. Madankollu, il-Kummissjoni ammettiet li, kif sostnut mill-ilmentatur, huwa seta’ ma rċeviex dan il-messaġġ. Id-DĠ Baġit informa lid-DĠ RTD li, skont il-prattiki bankarji fl-Istati Membri differenti, tali messaġġi ta’ akkumpanjament jistgħu jinqatgħu. Konsegwentement, il-Kummissjoni introduċiet miżura korrettiva u s-servizz inkarigat issa regolarment jibgħat email lill-koordinatur tal-proġett meta jagħmel kull pagament ta’ prefinanzjament. Madankollu, il-Kummissjoni osservat, f ' dan ir-rigward, li l-ilmentatur kien f ' kuntatt kostanti mal-uffiċjali tal-Proġett u tal-Finanzi tal-Kummissjoni u "seta ' faċilment jistaqsi dwar il-progress tal-fajl."

41. Fir-rigward tal-valutazzjoni tar-Rapport Finali, il-Kummissjoni ddikjarat li r-rieżami estern huwa proċedura standard għall-Fellowships Ospitanti Marie Curie kollha, li tippermetti lill-Kummissjoni tivvaluta l-progress tar-riċerka matul il-ħajja kollha tal-kuntratt. Ir-rieżami vvaluta r-Rapport Finali bħala “tajjeb għal eċċellenti” li ġie espress fid-dokumenti interni tal-Kummissjoni (ir-Rapport ta’ Valutazzjoni tal-Proġett u r-Rapport ta’ Rieżami tal-Proġett). Din l-informazzjoni tinżamm għall-valutazzjoni interna tal-programm u għalhekk ma tingħatax lill-koordinatur sakemm ma jitlobhiex.

42. Fir-rigward tad-differenza bejn il-prefinanzjament u l-pagament finali, il-Kummissjoni spjegat li t-terminu “prefinanzjament” huwa definit mid-dispożizzjonijiet kuntrattwali, jiġifieri, l-Artikolu II.1.16 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali għall-Kuntratt. Din id-definizzjoni hija spjegata aktar fil-Gwida għall-Kwistjonijiet Finanzjarji tal-FP6 (paġni 81 u 82). "[Huwa] tabilħaqq jimmira lejn kwalunkwe kontribuzzjoni parzjali biex jippermetti li l-proġett ikompli, imħallas bil-quddiem - iżda b'referenza għall-ġustifikazzjoni tal-ispejjeż imġarrba matul il-perjodu preċedenti, mhux b'referenza għall-ispejjeż li għandhom jiġġarrbu [matul il-fażi ulterjuri]." L-Artikolu 6.1 d tal-Kuntratt jiddefinixxi t-terminu "pagament finali" bħala "[k]ull pagament fl-aħħar ta' perjodu ta' rapportar akkumpanjat minn ċertifikat ta' awditjar għandu jitqies bħala finali. " Il-pagament finali huwa għalhekk il-pagament għall-ispejjeż effettivament imġarrba. Il-prefinanzjament jappartjeni lill-Kummissjoni u jista’ jitqies bħala pagament finali biss meta l-kostijiet ikklejmjati jkunu ġew approvati qabel mill-Kummissjoni. Il-prefinanzjament jintuża mill-kuntratturi iżda "jibqa ' l-proprjetà tal-Kummissjoni." Il-prefinanzjament isir il-proprjetà tal-kuntrattur biss għall-ammont tal-prefinanzjament li huwa kopert mill-ispejjeż ikklejmjati mill-kuntrattur. Dawn l-ispejjeż għandhom jiġu ċċertifikati mill-awditur u aċċettati mill-Kummissjoni.

43. Il-Kummissjoni enfasizzat, fir-rigward tal-ispjegazzjoni ta’ hawn fuq, li l-ilmentatur attenda s-sessjonijiet ta’ taħriġ li organizza f’Varsavja u fi Krakovja f’Mejju 2007. Dan it-taħriġ iffoka fuq kwistjonijiet finanzjarji, bħad-differenza bejn il-prefinanzjament u l-pagamenti li saru wara l-ġustifikazzjoni tal-kostijiet. Barra minn hekk, fit-trasferiment tal-Iskema tal-Għarfien, huma previsti fondi speċifiċi biex il-benefiċjarji jkunu jistgħu jimpjegaw speċjalisti biex isegwu u jissorveljaw il-kwistjonijiet finanzjarji. Madankollu, l-Università użat biss 10% ta' dawn il-fondi.

44. Il-Kummissjoni argumentat ukoll li l-kuntratturi/il-benefiċjarji tal-għotjiet tagħha huma responsabbli biex jivverifikaw li l-pagament tagħha skont il-Kuntratt huwa korrett. Jekk il-pagament ikun ogħla mill-kostijiet imġarrba, jenħtieġ li jikkuntattjaw lill-Kummissjoni u jirritornaw l-ammont riċevut f’surplus. "Il-kontribuzzjoni tal-KE fl-ebda ċirkostanza ma tista' tipproduċi profitt għall-kuntratturi."

45. Il-Kummissjoni ċċarat li, anki jekk l-Università ma nefqitx 70 % tal-prefinanzjament preċedenti tal-Kummissjoni, it-tielet prefinanzjament kien iġġustifikat. Dan kien minħabba l-bidla rilevanti fir-Regoli ta’ Implimentazzjoni tal-KE tar-Regolament Finanzjarju (l-Artikolu 180.1), li sadanittant ġiet introdotta. Fit-3 ta' Diċembru 2007, il-koordinaturi kollha ta' l-FP6 Marie Curie (inkluż il-kwerelant) ġew infurmati dwar din il-bidla.

46. Il-Kummissjoni ddispjaċiha li t-tielet pagament ta ' prefinanzjament u t-trattament tagħha tar-Rapporti P3 u P4 u r-Rapport Finali kienu soġġetti għal dewmien amministrattiv, b ' mod partikolari minħabba "l-eċċess amministrattiv assoċjat mat-twaqqif tal-Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka (REA). " Il-Kummissjoni skużat ruħha għal dan id-dewmien fl-opinjoni tagħha u fakkret li kienet diġà skużat ruħha f ' ittra lill-ilmentatur datata l-11 ta ' Settembru 2009 u ffirmata mid-Direttur tad-DĠ Riċerka.

47. Il-Kummissjoni enfasizzat ukoll li kull pagament jikkorrispondi għal perjodi ta’ rapportar differenti u jiġi pproċessat separatament. Minkejja l-fatt li l-Kummissjoni kienet irċeviet ir-rapport għall-perjodu P4 (Rapport P4) qabel ma għamlet il-pagament (wara l-approvazzjoni tagħha tar-Rapport P3) għall-perjodu preċedenti P3, hija pproċediet bl-aħħar pagament "sabiex ma tippenalizzax [lill-Università], peress li fil-biċċa l-kbira tal-każijiet il-bilanċ huwa pożittiv." Huwa biss wara l-analiżi tar-Rapporti P4 u r-Rapport Finali li deher ċar li l-kontribuzzjoni totali mħallsa mill-Kummissjoni, li għandha tkun daqs l-ispejjeż attwali mitluba mill-Università, iċċertifikati mill-awditur u approvati mill-Kummissjoni, kienet ogħla mill-ammont totali ta' prefinanzjament li l-Kummissjoni kienet diġà ttrasferiet lill-Università. Din id-differenza kienet tammonta għal EUR 63 836.86. Tabilħaqq, l-ispejjeż ikklejmjati għall-ewwel perjodu ammontaw għal EUR 47 110; għat-tieni perjodu: EUR 51 967.27; għat-tielet perjodu: EUR 32 450.87; u għar-raba' perjodu: EUR 73 976.60 [6], b'kollox: EUR 205 504.74. Il-prefinanzjament totali mħallas mill-Kummissjoni kien ta’ EUR 269 341.60. Fil-bidu tal-Proġett, il-Kummissjoni ħallset EUR 95 079; wara l-preżentazzjoni tar-rapport komplementari għar-Rapport P2, hija ħallset EUR 107 322.46 u fl-aħħar nett, bħala t-tielet prefinanzjament, hija ħallset EUR 66 940.14. B’riżultat ta’ dan, saret ordni ta’ rkupru għall-ammont ta’ EUR 63 836.86, flimkien mal-imgħax ta’ EUR 495.96.

48. Skont il-Kuntratt, il-Kummissjoni indirizzat il-korrispondenza tagħha dwar il-Kuntratt lill-ilmentatur. Fil-15 ta’ Lulju 2009, hija bagħtet ittra lill-ex Rettur tal-Università (li kien ir-rappreżentant legali ta’ dan tal-aħħar meta ffirma l-Kuntratt) sabiex tinformah bl-intenzjoni tagħha li tirkupra l-ammont dovut. Il-Kummissjoni bagħtet kopja ta’ din l-ittra lill-ilmentatur. Fit-28 ta' Lulju 2009, il-Kummissjoni bagħtet ittra oħra lill-kwerelant u kopja lir-Rettur il-ġdid tal-Università. Il-Kummissjoni enfasizzat li qatt ma ddubitat ir-reputazzjoni tal-ilmentatur bħala koordinatur.

49. Il-Kummissjoni ddikjarat li kienet wieġbet għall-ittri u l-emails kollha tal-ilmentatur, u pprovdiet kopji tat-tweġibiet tagħha flimkien mal-opinjoni. Fir-rigward tal-ilment mibgħut fl-indirizz tal-posta elettronika sg-plaintes@ec.europa.eu, il-Kummissjoni vverifikat ir-rekords tagħha u kkonfermat li ma rċevietx din l-email. Fil-fatt, il-kopja tal-ilment, sottomessa flimkien mal-ilment lill-Ombudsman u mibgħuta lill-Kummissjoni, ma turix id-data u l-ħin tad-dispaċċ fil-qasam rilevanti.

50. Il-Kummissjoni kkonkludiet billi rreferiet għall-Artikolu II.3 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt, li jipprevedi li " il-koordinatur għandu (b) jiżgura l-implimentazzjoni effiċjenti tal-proġett u jieħu l-miżuri kollha meħtieġa u raġonevoli biex jiżgura li l-proġett jitwettaq skont it-termini u l-kundizzjonijiet ta ' dan il-kuntratt ... " Il-Koordinatur tal-Proġett huwa responsabbli għall-ġestjoni tal-fondi ladarba jiġi ffirmat il-kuntratt. Għalhekk huwa/hija għandu/għandha l-obbligu li jkun/tkun familjari mar-regoli finanzjarji rilevanti applikabbli għall-proġett inkwistjoni "qabel u t-tul tal-proġett, sabiex jiġu evitati problemi fit-tmiem tiegħu." Huwa/hija għandu/għandha l-obbligu li j/titgħallem ir-regoli tal-Kummissjoni relatati mal-proġett u l-Kummissjoni tiffaċilita dawn il-kompiti billi torganizza taħriġ u tipprovdi fondi speċjali biex tqabbad maniġer professjonali tal-proġett. Id-diffikultajiet finanzjarji li l-ilmentatur irrefera għalihom fl-ilment tiegħu rriżultaw mill-fatt li huwa ma rrikonċiljax l-ispejjeż imġarrba mal-fondi riċevuti. Skont il-Kuntratt, il-flejjes kollha mħallsa mill-Kummissjoni żejda jeħtieġ li jiġu rkuprati.

51. Il-Kummissjoni kompliet iżżid fl-opinjoni tagħha (verżjoni Pollakka) li hija "ma tqisx li huwa ġġustifikat li tħallas lill-ilmentatur kumpens peress li l-ilmentatur għandu EUR 63 836, 86 fil-pussess tiegħu minn Diċembru 2008 li jappartjeni lill-Kummissjoni."

52. Fl-osservazzjonijiet tiegħu , l-ilmentatur żamm l-argumenti u t-talbiet oriġinali kollha tiegħu. Huwa rrefera għad-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni fil-paragrafu 51, li fiha l-verżjoni Pollakka tal-opinjoni mibgħuta lilu taqra: "l-ilmentatur għandu EUR 63 836, 86 fil-pussess tiegħu minn Diċembru 2008" (enfasi miżjuda). Huwa sab li l-Kummissjoni għamlet akkuża serja u bla bażi kontrih, filwaqt li huwa ċar li ma kien hemm l-ebda possibbiltà legali għall-ilmentatur bħala koordinatur biex jiddisponi mill-Għotja mogħtija lill-Università. Barra minn hekk, l-ilmentatur kien diġà ra dokumenti rilevanti li juru li, fid-9 ta’ Diċembru 2009, l-Università kienet ħallset lura lill-Kummissjoni l-ammont ta’ EUR 64 332.82 f’żewġ somom f’daqqa (EUR 55 307.33 u mbagħad EUR 9 025.49.)

53. Barra minn hekk, l-ilmentatur sab li kien inġust li l-Kummissjoni implikat li ma kienx jaf bir-regoli finanzjarji rilevanti u ma kienx kapaċi jirrikonċilja l-kostijiet imġarrba mal-fondi riċevuti. F’dan ir-rigward, huwa fakkar li l-awditur ma sab l-ebda irregolarità. "Il-problemi tiegħu" bdew biss wara li l-Kummissjoni kienet għamlet it-tielet pagament ta ' prefinanzjament bla bżonn. Huwa enfasizza li l-Kummissjoni nnifisha vvalutat il-Proġett li huwa kkoordina bħala "tajjeb għal eċċellenti."

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

L-ilmentatur issottometta ħames argumenti fir-rigward tal-ewwel allegazzjoni tiegħu:

Fir-rigward tar-raba’ argument tal-ilmentatur li l-Kummissjoni kisret il-Kuntratt billi kkomunikat ma’ oħrajn minfloku

54. L-Artikolu 9.1 tal-Kuntratt jipprovdi li "kull komunikazzjoni prevista mill-Kuntratt għandha ... tiġi sottomessa ... fl-[indirizz tal-ilmentatur]."

55. Fl-ilment oriġinali tiegħu, l-ilmentatur argumenta li l-Kummissjoni naqset milli tirrispetta din id-dispożizzjoni billi bagħtet: (i) ittra dwar l-ordni ta’ rkupru lir-Rettur tal-Università fil-15 ta’ Lulju 2009, u (ii) email lill-Awditur li fiha talbitha spjegazzjoni dwar iċ-Ċertifikat tal-Awditjar fit-18 ta’ Ġunju 2009. Il-kwerelant żied fl-osservazzjonijiet tiegħu li, fis-26 ta’ Novembru 2009, il-Kummissjoni bagħtet in-nota ta’ debitu lir-Rettur tal-Università, iżda ma bagħtitlux kopja.

56. Minn naħa waħda, jidher li l-Artikolu 9.1 tal-Kuntratt ma japplikax għall-korrispondenza ta’ hawn fuq minħabba li ntbagħtet wara d-data finali tal-implimentazzjoni tal-Kuntratt. Min-naħa l-oħra, madankollu, l-Artikolu 2 tal-Kuntratt jipprovdi li d-dispożizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu II.7 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali japplikaw ukoll wara d-data finali tal-implimentazzjoni. L-Artikolu II.7 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali jistabbilixxi obbligu għall-kuntratturi li jissottomettu lill-Kummissjoni rapporti u riżultati skont l-Artikolu 9.1 tal-Kuntratt. L-Ombudsman iqis li, anki jekk l-Artikolu II.7 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali (u għalhekk l-Artikolu 9.1 tal-Kuntratt) japplika biss għall-kuntratturi, kien ikun ġust għall-Kummissjoni li tibgħat il-korrispondenza tagħha fl-indirizz tal-ilmentatur (kif previst fl-Artikolu 9.1 tal-Kuntratt) anke wara li l-Kuntratt ikun tlesta. Fl-aħħar mill-aħħar, l-Artikolu II.7 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali ma ġiex innegozjat individwalment u jidher li l-applikazzjoni tiegħu biss għall-kuntratturi kkawżat żbilanċ sinifikanti fl-obbligi tal-partijiet li jirriżultaw mill-Kuntratt [7].

57. Fl-isfond ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman jinnota li l-Università, irrappreżentata mir-Rettur tagħha, kienet il-kuntrattur tal-Kummissjoni. Għal dik ir-raġuni, kien raġonevoli li jiġu indirizzati ittri lir-Rettur biex jiġi infurmat dwar l-ordni ta’ rkupru. Bl-istess mod, kien raġonevoli li l-awditur jiġi indirizzat direttament fir-rigward taċ-Ċertifikat tal-Awditjar dwar il-Proġett li kienet awditjat. Fil-fehma tal-Ombudsman, billi bagħtet kopja tal-ittri ta' hawn fuq lill-ilmentatur, il-Kummissjoni aġixxiet b'mod ġust.

58. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, il-kwerelant argumenta li l-Kummissjoni ma bagħtitlux il-korrispondenza li bagħtet lir-Rettur tal-Università fis-26 ta' Novembru 2009. L-Ombudsman ma jqisx li huwa utli li jitlob lill-Kummissjoni tikkummenta dwar dan l-allegat fatt ġdid. Huwa ċar li l-Kummissjoni kitbet lir-Rettur wara d-deċiżjoni tagħha li tipproċedi bl-ordni ta’ rkupru, li ġiet ikkomunikata lill-ilmentatur fid-19 ta’ Novembru 2009. Din id-Deċiżjoni taqra kif ġej: "Inqis li l-fatti li jikkonċernaw id-dossier issa huma stabbiliti sew u għalhekk mhux se ninvolvi ruħi f'aktar korrispondenza miegħek dwar dan. Biex nipproċedi bl-irkupru tal-ħlas żejjed ta 'EUR 64 322.82, tajt struzzjonijiet lis-servizzi tiegħi biex jibagħtu direttament in-nota ta' debitu meħtieġa lir-rappreżentant legali tal-Università."

59. Fid-dawl tas-sejbiet tiegħu fil-paragrafi 56 u 57, l-Ombudsman huwa tal-fehma li, billi naqset milli tibgħat lill-ilmentatur kopja tal-ittra tagħha datata s-26 ta' Novembru 2009 lir-Rettur tal-Università, il-Kummissjoni aġixxiet b'mod inġust. Dan kien l-ewwel każ ta' amministrazzjoni ħażina.

Fir-rigward tal-ħames argument tal-ilmentatur dwar il-korrispondenza tiegħu mal-Kummissjoni

60. L-Ombudsman tinnota li, flimkien mal-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ppreżentat kopji tat-tweġibiet tagħha għall-ittri tal-ilmentatur. Dawn kienu jinkludu t-tweġiba tagħha tat-28 ta' Lulju 2009 għall-ittra tal-ilmentatur datata s-17 ta' Lulju 2009; it-tweġiba tiegħu tat-23 ta' Ottubru 2009 għall-ittra tal-kwerelant bid-data tad-29 ta' Settembru 2009; it-tweġiba tagħha tad-19 ta' Novembru 2009 għall-ittra tal-kwerelant datata t-3 ta' Novembru 2009; u t-tweġiba tagħha tal-11 ta' Settembru 2009 għall-ittri tal-kwerelant tal-11 ta' Awwissu 2009 indirizzati fl-istess data kemm lill-Kummissarju Potocnik kif ukoll lid-DĠ Riċerka [8]. Hija spjegat ukoll għaliex ma setgħetx issib il-korrispondenza allegatament mibgħuta mill-ilmentatur fl-indirizz tal-posta elettronika tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni (il-paragrafu 49 hawn fuq). Din l-ispjegazzjoni hija raġonevoli. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur ma pprovda l-ebda evidenza ċara biex juri l-ħin u d-data ta’ meta ntbagħtet l-email inkwistjoni. L-Ombudsman iqis ukoll bħala raġonevoli l-ispjegazzjoni tal-Kummissjoni dwar għaliex hija ma infurmatx lill-ilmentatur li l-esperti esterni vvalutaw ir-Rapport Finali bħala "tajjeb għal eċċellenti " (il-paragrafu 41 hawn fuq).

61. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur iċċara l-ħames argument tiegħu billi ddikjara li l-kontenut tat-tweġibiet tal-Kummissjoni, fil-fehma tiegħu, ma kienx sodisfaċenti. Peress li s-suġġett tal-ilment jinkludi l-kontenut ta' dawn l-ittri, u l-valutazzjoni tal-Ombudsman li twassal għal abbozz ta' rakkomandazzjoni tinkludi l-aspetti sostantivi ta' dawk it-tweġibiet, l-Ombudsman iqis li ma hemm bżonn tal-ebda inkjesta ulterjuri dwar l-argument ifformulat mill-ġdid tal-ilmentatur.

Fir-rigward tal-ewwel, it-tieni u t-tielet argumenti tal-ilmentatur dwar l-allegat dewmien tal-Kummissjoni u t-tielet pagament ta' prefinanzjament tagħha

62. L-Ombudsman jirrimarka li l-kwerelant issottometta r-Rapport P3 fit-12 u l-15 ta' Lulju 2007, u l-Kummissjoni rreaġixxiet għal dak ir-rapport għall-ewwel darba (billi talbet emendi) fit-18 ta' Marzu 2008. Il-punt II.8.2 tal-Anness II "Kundizzjonijiet ġenerali" tal-Kuntratt, li jifforma parti integrali minnu, jipprovdi, madankollu, li "l-Kummissjoni timpenja ruħha li tevalwa r-rapporti [perjodiċi] dwar l-attività tal-proġett ... fi żmien 45 jum minn meta tirċevihom. " M'hemmx għalfejn ngħidu li l-Kummissjoni qabżet l-iskadenza ta' 45 jum billi ħadet madwar tmien xhur biex tevalwa r-Rapport P3.

63. Barra minn hekk, dan id-dewmien fl-evalwazzjoni tar-Rapport P3 kellu effett domino. L-ewwel nett, l-ilmentatur ma setax jintroduċi l-bidliet meħtieġa u jissottometti r-Rapport P3 emendat kif xieraq sas-16 ta’ Ġunju 2008. It-tieni nett, il-Kummissjoni approvat ir-Rapport P3 biss fis-17 ta’ Lulju 2008, jiġifieri sena wara s-sottomissjoni u l-wasla inizjali tiegħu. It-tielet, il-Kummissjoni ħallset biss it-“tielet prefinanzjament” fir-rigward tar-Rapport P3 fl-1 ta’ Diċembru 2008 [9]. Dan kien minħabba li l-prefinanzjament seta ' jsir biss "wara l-approvazzjoni tar-rapporti rilevanti msemmija fl-Artikolu II.7 tal-Anness II (Kundizzjonijiet ġenerali) għall-kuntratt "[10].

64. Barra minn hekk, il-Kummissjoni rċeviet il-verżjonijiet emendati tar-Rapport P4 u r-Rapport Finali fil-15 ta’ Settembru 2008, iżda approvathom biss fis-6 ta’ Jannar 2009. Dan juri li l-Kummissjoni reġgħet naqset milli tikkonforma mal-iskadenza kuntrattwali ta’ 45 jum biex tevalwa r-rapporti.

65. Il-Kummissjoni tiġġustifika dan id-dewmien permezz tar-riorganizzazzjoni tagħha stess ("il-piż amministrattiv żejjed assoċjat mat-twaqqif tal-Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka"). Madankollu, tali konvenjenza amministrattiva ma tistax tkun biżżejjed biex tiġġustifika dewmien ta' tmien xhur fit-trattament tal-ewwel verżjoni tar-Rapport P3 tal-ilmentatur. L-Ombudsman josserva li l-ilmentatur, xjenzat, kien qed jittratta l-ġestjoni tal-Għotja waħdu (kif ukoll ix-xogħol xjentifiku tiegħu), filwaqt li l-Kummissjoni kellha bosta servizzi speċjalizzati li jwettqu l-kompiti tagħha. Il-Kummissjoni għandha biżżejjed mezzi u riżorsi għad-dispożizzjoni tagħha biex tiżgura li riorganizzazzjoni amministrattiva interna ma taffettwax l-interessi tal-kuntratturi u tal-benefiċjarji tal-għotjiet tagħha.

66. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman huwa tal-fehma li d-dewmien serju ħafna u mhux ġustifikat tal-Kummissjoni, b'mod partikolari d-dewmien tagħha fit-trattament tar-Rapport P3, li, min-naħa tiegħu, ikkawża dewmien fil-ħlas tat-tielet prefinanzjament, kien qed jikser l-obbligi kuntrattwali tagħha [11].

67. Barra minn hekk, kollox jindika li l-Kummissjoni għamlet it-tielet prefinanzjament tardiv awtomatikament wara li kienet approvat ir-Rapport P3 tardivament. Dan minkejja l-fatt li kien konxju li l-Università ma setgħetx u m'għandhiex tuża dan il-finanzjament. Jekk wieħed iqis biss il-kliem tad-dispożizzjonijiet fl-Artikolu II.1.16 tal-Kuntratt [12], il-prefinanzjament huwa pprovdut b’mod ċar biex ikopri l-fażi li jmiss ta’ proġett [13]. Fl-1 ta’ Diċembru 2008, l-ebda fażi sussegwenti ma kienet possibbli minħabba li l-Proġett inkwistjoni kien intemm u l-Kummissjoni kienet konxja sew ta’ dan il-fatt.

68. L-evidenza disponibbli [14] fil-fatt turi li, mill-inqas fil-bidu ta’ Settembru 2008, jiġifieri, tliet xhur qabel ma l-Kummissjoni għamlet it-tielet prefinanzjament relatat mar-Rapport P3 li jkopri l-perjodu 3, il-Kummissjoni kienet konxja tal-kontenut taċ-Ċertifikat tal-Awditjar datat it-12 ta’ Lulju 2008, li kopra l-perjodi kollha tal-Proġett u l-ispejjeż ikklejmjati fir-rapporti kollha. B’mod raġonevoli, ir-Rapport P4 u r-Rapport Finali, sottomessi fl-istess ħin maċ-Ċertifikat tal-Awditjar, ma setgħux u ma kienx fihom data oħra għajr id-data li tinsab fiċ-Ċertifikat tal-Awditjar [15]. Ladarba l-Kummissjoni ħadet nota tal-kontenut taċ-Ċertifikat tal-Verifika, ma kienx hemm bżonn li jiġi analizzat ir-Rapport P4 u r-Rapport Finali biex jiġi konkluż li, fl-1 ta’ Diċembru 2008, il-ħlas tat-tielet prefinanzjament ma jkollu l-ebda effett utli.

69. Fiċ-Ċertifikat tal-Verifika, l-awditur iċċertifika li l-Proġett intemm fil-31 ta’ Mejju 2008 u li, sa dan iż-żmien, l-Università kienet nefqet EUR 201 898 fuq il-perjodi kollha tal-Proġett. Kien ċar miċ-Ċertifikat tal-Verifika li l-ispejjeż eliġibbli mġarrba mill-Università għall-Proġett kienu kważi daqs l-ammont diġà mħallas lilha mill-Kummissjoni (l-ewwel prefinanzjament ta’ EUR 95 079 u t-tieni prefinanzjament ta’ EUR 101 311.46, b’kollox EUR 196 380.) L-Università ma nefqet l-ebda fondi fuq il-Proġett minbarra dawk iċċertifikati mill-awditur f’Lulju 2008. Barra minn hekk, hija ma talbet l-ebda flus żejda mill-Kummissjoni [16]. Għalhekk, f ' Diċembru 2008, il-Kummissjoni ma kellha l-ebda raġuni biex "tavvanza" aktar fondi tal-UE sabiex "ma tippenalizzax "l-Università.

70. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li, billi ħallset lill-Università t-tielet prefinanzjament tardiv f'mument meta ma setax jibqa' jintuża għall-Proġett, il-Kummissjoni wettqet it-tieni każ ta' amministrazzjoni ħażina.

Fir-rigward tad-dikjarazzjonijiet tal-ilmentatur

71. L-ilmentatur talab kumpens finanzjarju li jammonta għal EUR 100 000.

72. L-ilmentatur ġustament argumenta li, bħala riżultat tal-fatt li t-tielet prefinanzjament ma tħallasx matul il-ħajja tal-Proġett, il-Proġett intemm f’Mejju 2008 wara li uża fondi tal-UE li kienu 25 % inqas milli kien ippjanat oriġinarjament (l-ammont totali previst għall-Proġett kien ta’ EUR 336 677.)

73. Ma jistax jiġi eskluż li, kieku t-tielet prefinanzjament tħallas fiż-żmien korrett, ir-riżultati tal-Proġett setgħu kienu saħansitra aħjar. Dan kien ikun ta' vantaġġ kemm għall-Università kif ukoll għax-xjenzati tagħha li jaħdmu fuq il-Proġett (inkluż l-ilmentatur) u, fl-aħħar mill-aħħar, għall-vantaġġ tax-xjenza Ewropea. Tabilħaqq, kieku l-Kummissjoni ma kinitx tard fl-evalwazzjoni tar-Rapport P3 u kienet irrispettat l-iskadenza kuntrattwali ta’ 45 jum biex tagħmel l-evalwazzjoni tagħha, l-istess ammont ta’ EUR 66 940.14 seta’ jitħallas sal-iskadenza kuntrattwali ta’ 90 jum mill-wasla tar-rapport ikkoreġut [17], jiġifieri, sa mhux aktar tard minn tmiem l-2007. Dan kien ikun possibbli anki kieku l-ilmentatur kellu jintroduċi korrezzjonijiet. L-Ombudsman jinnota li, mis-16 ta' Lulju 2007, ir-regola li 70% tal-finanzjament preċedenti għandu jintefaq sabiex wieħed jirċievi pagament ġdid (ir-"regola tas-70%") ma baqgħetx applikabbli [18]. Għalhekk, kieku t-tielet prefinanzjament kien sar disponibbli sa tmiem l-2007, l-Università xorta setgħet tuża dan l-ammont għall-Proġett. Tali nfiq ulterjuri seta' jidher fiċ-Ċertifikat ta' Verifika mfassal fl-aħħar tal-Proġett (Mejju 2008). Jekk l-Università ma setgħetx tuża jew ma kellhiex bżonn tuża dan l-ammont, iċ-Ċertifikat tal-Awditjar seta’ jindika l-ammont bħala surplus għall-Kummissjoni.

74. Madankollu, l-evidenza disponibbli fil-fajl turi li, wara li ssottometta r-Rapport P3, u sa tmiem il-Proġett (Mejju 2008), l-Università ma ddikjaratx flejjes addizzjonali mill-Kummissjoni għall-Proġett (li beda minn Diċembru 2007, l-ilmentatur kien konxju li “r-regola tas-70 %” ma kinitx għadha applikabbli.[19] Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur iddikjara li ma kienx għamel talba bħal din. L-Università xorta setgħet issottomettiet rapporti komplementari u setgħet ukoll titlob estensjoni tad-data finali tal-implimentazzjoni tal-Proġett jekk tqis li fondi addizzjonali tal-UE jistgħu jgħinuha tikseb riżultati aħjar. L-emenda rilevanti għall-Kuntratt setgħet imbagħad issir [20]. Minflok, l-Università setgħet ittemm il-Proġett b'kontribuzzjoni modesta tal-UE u tagħmel arranġamenti għal finanzjament ieħor mhux tal-UE [21] b'mod li l-Proġett irriżulta fil-valutazzjoni tal-Kummissjoni ta' "tajjeb għal eċċellenti." Dan għandu jiġi mfaħħar, iżda ma jintitolax lill-Università titlob id-danni.

75. Fil-qosor, l-Ombudsman tikkonkludi li l-ilmentatur ma weriex li l-Università tilfet il-flus minħabba l-fatt li l-finanzjament tal-UE tal-Proġett kien limitat għal EUR 201 898.18.

76. Barra minn hekk, il-kwerelant argumenta li kieku t-tielet prefinanzjament ma tħallasx fl-1 ta’ Diċembru 2008, it-tilwima tiegħu mal-Kummissjoni ma kinitx isseħħ. Huwa kkunsidra, fil-qosor, li l-ħlas mhux ġustifikat tal-Kummissjoni kien ir-raġuni għat-talba tiegħu għad-danni, li kienet tirrifletti ż-żmien u l-isforz li kellu biex jinvesti fit-tilwima.

77. L-Ombudsman josserva, madankollu, li r-raġuni għat-tilwima ma kinitx biss it-tielet prefinanzjament tardiv u inutli, iżda wkoll il-fatt li dan l-ammont intefaq mill-Università. L-Ombudsman jirrikonoxxi li huwa possibbli li l-Kummissjoni ma infurmatx lill-ilmentatur kif xieraq dwar in-natura tas-EUR 66 940.14 li ħallset [22]. Madankollu, l-Ombudsman iqis li kien ikun raġonevoli għall-ilmentatur li jistaqsi lill-Kummissjoni dwar ir-raġunijiet għal dan il-pagament qabel ma l-Università nefqet il-flus (skont l-ilmentatur, l-Università bdiet tonfoq dan l-ammont f'Marzu 2009 u tħallas lura lill-Kummissjoni f'Diċembru 2009 [23]). Fl-aħħar mill-aħħar, l-ilmentatur u l-Kummissjoni jaqblu li l-għotjiet għandhom jintużaw biss biex ikopru proġetti u mhux biex jipproduċu profitt għall-benefiċjarju. L-Università kkonkludiet il-Proġett bil-flejjes imħallsa mill-Kummissjoni qabel l-1 ta’ Diċembru 2008.

78. Minħabba li l-ilmentatur qatt ma staqsa mistoqsija bħal din, l-Ombudsman ma jistax isostni t-talba tiegħu għad-danni relatati mat-telf allegat tiegħu minħabba t-tilwima tiegħu mal-Kummissjoni ("tmien xhur li jikkorrispondu mal-istituzzjoni u biex jistudja r-regoli finanzjarji tal-Kummissjoni minflok ma jwettaq xogħol xjentifiku u jikteb testi akkademiċi li għalihom jista' jaqla' flus addizzjonali jew japplika għal għotjiet oħra.").

79. Madankollu, l-Ombudsman iqis li, skont l-ewwel u t-tieni sejbiet tiegħu ta' amministrazzjoni ħażina (il-paragrafi 59 u 70), il-Kummissjoni għandha toffri lill-ilmentatur u lill-Università l-apoloġiji sinċieri tagħha.

80. L-Ombudsman tinnota, f'dan ir-rigward, li l-Kummissjoni skużat ruħha għad-dewmien tagħha fit-trattament tar-rapporti. Madankollu, fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur ma aċċettax dawn l-apoloġiji. L-Ombudsman jifhem il-fehma tal-ilmentatur.

81. L-ewwel nett, fl-opinjoni tagħha, minbarra li pprovdiet informazzjoni apparentement żbaljata (kif iddikjarat fil-punt 79 hawn fuq), il-Kummissjoni għamlet żball li wassal għall-għadab komprensibbli tal-ilmentatur. Fit-traduzzjoni Pollakka tal-opinjoni, il-Kummissjoni [24] għamlet id-dikjarazzjoni żbaljata li " l-ilmentatur għandu EUR 63 836. 86 fil-pussess tiegħu minn Diċembru 2008" (enfasi miżjuda). Madankollu, fil-verżjoni Ingliża tal-opinjoni, l-istess sentenza taqra kif ġej: "l-ilmentatur għandu EUR 63 836.86 fil-pussess tiegħu minn Diċembru 2008" (enfasi miżjuda). Id-determinant possessiv "tagħha" jissuġġerixxi tabilħaqq li fil-fatt il-Kummissjoni xtaqet tirreferi għall-Università. Madankollu, huwa ta’ dispjaċir li l-Kummissjoni naqset milli tgħid b’attenzjoni tali dikjarazzjoni importanti u naqset ukoll milli tivverifika kif xieraq it-traduzzjonijiet tagħha stess.

82. Fl-ittri/emails tagħha indirizzati lill-ilmentatur, lir-Rettur tal-Università u lill-Awditur, il-Kummissjoni ma għamlitx kummenti li jistgħu raġonevolment jitqiesu li jpoġġu f’dubju r-reputazzjoni tal-ilmentatur. Madankollu, fl-opinjoni tagħha f’din l-inkjesta, il-Kummissjoni dehret li għamlet dan. L-Ombudsman iqis li l-kummenti tal-Kummissjoni dwar l-għarfien tal-ilmentatur dwar ir-regoli finanzjarji jew dwar il-kapaċità tiegħu li jiġġestixxi l-fondi kienu kompletament bla bżonn u bla skop.

83. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman se jagħmel abbozz ta' rakkomandazzjoni hawn taħt. Huwa jinnota li, fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur insista li dawn l-apoloġiji għandhom ikunu "uffiċjali" u jindika b'mod ċar li l-Kummissjoni u mhux l-ilmentatur kienu responsabbli għad-dewmien.

B. Allegati difetti fis-sistema ta’ rapportar online SESAM

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

84. L-ilmentatur argumenta li s-sistema SESAM ma tippermettix lil uffiċjal inkarigat minn proġett jintroduċi xi bidliet żgħar fir-rapporti li jirċievi. Huwa kien tal-fehma li tali prattika (tajba) ġiet evitata minn uffiċjal tal-Kummissjoni msemmi li introduċa bidla fir-"Rapport dwar id-distribuzzjoni tal-finanzjament"barra mis-sistema SESAM (fil-karta tal-kalkolu Excel) sabiex juri l-ħlas ta' EUR 66 940.14 bħala t-"tielet prefinanzjament". L-uffiċjal ma talabx lill-ilmentatur (bħala Koordinatur tal-Proġett) biex jintroduċi bidliet bħal dawn permezz tas-SESAM. L-ilmentatur argumenta wkoll li, sena wara li kien issottometta r-Rapport P3, uffiċjal ieħor inkarigat bagħatlu mudelli għall-użu li ma kinux jeżistu fis-SESAM. Dan wera, fil-fehma tiegħu, li ma kien hemm l-ebda standard fiss fis-SESAM. Il-funzjonament tas-sistema kien jiddependi mir-rieda tal-uffiċjali li ġraw biex jittrattaw l-għotja (kien hemm disa’ uffiċjali li ttrattaw il-Proġett). Huwa rrefera wkoll għal għadd ta’ problemi tekniċi li ltaqa’ magħhom meta uża s-SESAM (il-password ma kinitx qed tiffunzjona meta ried jibgħat ir-Rapport P1, l-uffiċjal inkarigat dak iż-żmien ma setax jirrisettja s-sistema u kellu problemi biex jissottometti r-Rapport P3 ukoll).

85. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ddikjarat li r-regoli ta' rappurtar u s-sistema ta' rappurtar onlajn ġew stabbiliti fil-bidu tas-Sitt Programm ^Kwadru u l-Kummissjoni infurmat lill-koordinaturi kollha, permezz ta' kuntatti diretti permezz ta' e-mails u matul il-laqgħat, dwar kif għandhom jirrappurtaw dwar il-proġett. Dawn ir-regoli ġew spjegati wkoll fil-linji gwida ta’ rapportar disponibbli online (il-Kummissjoni pprovdiet il-link rilevanti). Il-Kummissjoni argumentat li s-sistema ttejbet matul il-Programm Qafas biex tagħmilha aktar faċli għall-utent u biex telimina kemm jista' jkun difetti.

86. Il-fatt li s-sistema SESAM ma tippermettix lill-Uffiċjali tal-Proġetti jintroduċu bidliet żgħar huwa ġġustifikat minħabba li tikkostitwixxi miżura ta’ salvagwardja għall-benefiċjarji. Il-bidliet kollha jridu jsiru mill-koordinaturi sabiex jiġi evitat li l-uffiċjali tal-Kummissjoni jagħmlu bidliet fuq inizjattiva tagħhom stess, jew biex tiġi evitata diskussjoni dwar x’jista’ jitqies bħala bidla żgħira. Il-Kummissjoni tqis li din hija prattika tajba.

87. L-argument tal-ilmentatur dwar il-valutazzjoni tar-rapporti mill-Uffiċjali tal-Proġetti nfushom mhuwiex ibbażat minħabba li hemm formoli standard ta’ valutazzjoni fis-SESAM u l-Uffiċjali tal-Proġetti huma mħarrġa dwar kif jevalwaw il-prestazzjoni u l-implimentazzjoni tal-proġetti f’konformità mar-regoli u l-proċeduri approvati internament.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

88. Fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur li l-uffiċjal imsemmi introduċa bidla rilevanti barra mis-SESAM, l-Ombudsman jiddispjaċih li l-Kummissjoni ma ħaditx pożizzjoni dwar dan l-allegat fatt la fl-ittri tagħha lill-ilmentatur u lanqas fl-opinjoni tagħha. Madankollu, meta jitqies li l-allegat fatt jikkonċerna l-imġiba tal-Kummissjoni li fir-rigward tagħha nstab it-tieni każ ta' amministrazzjoni ħażina, l-Ombudsman ma jqisx li huwa utli li dan l-argument jiġi ttrattat separatament.

89. Fir-rigward tal-argumenti li fadal tal-ilmentatur, l-Ombudsman ma jqisx li l-ilmentatur wera difett serju fis-sistema. Pereżempju, il-kwerelant informa lill-Kummissjoni fl-10 ta' Lulju 2007 dwar il-problemi tiegħu meta pprova jissottometti r-Rapport P3. Sussegwentement, huwa seta’ jippreżenta dan ir-rapport jumejn wara, fit-12 ta’ Lulju 2007.

90. L-Ombudsman jikkonkludi li l-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata fit-tieni allegazzjoni.

C. Abbozz ta' rakkomandazzjoni

Abbażi tal-inkjesti tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħmel l-abbozz ta' rakkomandazzjoni li ġej lill-Kummissjoni Ewropea:

Il-Kummissjoni għandha tibgħat ittra lir-Rettur tal-Università li fiha għandha tiskuża ruħha lill-ilmentatur u lill-Università għad-dewmien tagħha, b'mod partikolari fir-rigward tat-tielet pagament ta' prefinanzjament imdewwem u "inutli". F'din l-ittra għandha tiddikjara wkoll li l-ħidma tal-ilmentatur bħala Koordinatur tal-Proġett ma kellha l-ebda impatt fuq id-dewmien tal-Kummissjoni. Fl-aħħar nett, għandha tirrikonoxxi l-ħidma tal-ilmentatur u tal-Università biex ikunu jistgħu jlestu l-Proġett b’riżultati tajbin ħafna bl-użu ta’ finanzjament tal-UE aktar baxx milli kien previst oriġinarjament.

Il-Kummissjoni u l-ilmentatur se jiġu infurmati b’dan l-abbozz ta’ rakkomandazzjoni. Skont l-Artikolu 3(6) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew, il-Kummissjoni għandha tibgħat opinjoni dettaljata sat-30 ta' Settembru 2011. L-opinjoni dettaljata tista’ tikkonsisti fl-aċċettazzjoni tal-abbozz ta’ rakkomandazzjoni u deskrizzjoni ta’ kif ġie implimentat.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fis-16 ta' Ġunju 2011

---

[1] Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew tad-9 ta’ Marzu 1994 dwar ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq tal-obbligi tal-Ombudsman (94/262/KEFA, KE, Euratom), ĠU 1994 L 113, p. 15.

[2] L-Artikolu 6.1.b. ii, l-aħħar sentenza tal-Kuntratt kienet tipprovdi: “Fejn inqas minn 70 % ta’ prefinanzjament ikun intuża fi tmiem perjodu ta’ rapportar u minkejja l-approvazzjoni mill-Kummissjoni tar-rapporti relatati, il-prefinanzjament intermedju sussegwenti jista’ jitħallas biss jekk (i) jiġi pprovdut ċertifikat tal-awditjar għal dak il-perjodu ta’ rapportar jew (ii) abbażi ta’ rapport perjodiku komplementari dwar il-ġestjoni msemmi fl-Artikolu II.7.2.b) li għandu jiġi ppreżentat lill-Kummissjoni ladarba tinkiseb ir-rata ta’ nfiq imsemmija hawn fuq.”

[3] Skont l-Artikolu II.7.3 u II.22 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt.

[4] Fl-opinjoni, il-Kummissjoni ddikjarat li kienet l-ewwel infurmat lill-ilmentatur dwar l-ordni ta' rkupru fid-9 ta' Ġunju 2009. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur iddikjara li dan ma kienx il-każ. Ma hemm l-ebda kopja ta’ tali ittra fil-fajl.

[5] Kwotazzjoni mill-ittra tal-Kummissjoni datata t-28 ta' Lulju 2009.

[6] L-Ombudsman jifhem li l-ispejjeż tal-awditu ġew inklużi f'din is-somma. Fir-Rapport Finali, l-Università talbet EUR 68 793.77.

[7] F’dan ir-rigward, ta’ min jinnota li l-Artikolu 11 tal-Kuntratt jipprovdi: "Il-Qorti tal-Prim'Istanza jew il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Komunitajiet Ewropej, kif xieraq fil-każ speċifiku, għandu jkollhom il-ġurisdizzjoni esklużiva biex jisimgħu kwalunkwe tilwim bejn il-Komunità u l-kuntrattur fir-rigward tal-validità, l-applikazzjoni jew kwalunkwe interpretazzjoni ta' dan il-kuntratt."

[8] Il-kontenut ta’ dawn l-ittri huwa miġbur fil-qosor fil-paragrafi 23, 25, 26, 28 u 29 hawn fuq.

[9] Ta’ min jinnota li, skont l-Artikolu 6.1(e) tal-Kuntratt, il-Kummissjoni kellha tħallas it-tielet prefinanzjament 90 jum wara l-approvazzjoni tar-Rapport ikkoreġut P3. L-Artikolu 6.1(e) tal-Kuntratt: “Meta ma jkun meħtieġ l-ebda kumment, tibdil jew korrezzjoni sostanzjali għal kwalunkwe wieħed mir-rapporti tal-attività tal-proġett jew mir-rapporti finanzjarji jew meta l-Kummissjoni tapprova r-rapporti aktar minn 45 jum wara li tirċevihom, il-Kummissjoni għandha tagħmel il-pagament xieraq fi żmien 90 jum minn meta tirċievi r-rapporti tal-attività tal-proġett u r-rapporti finanzjarji assoċjati. Meta l-Kummissjoni titlob kummenti sostanzjali, bidliet, aktar informazzjoni jew aġġustamenti f’dan il-perjodu, id-dewmien jiġi sospiż man-notifika mill-Kummissjoni. Il-bqija tal-perjodu ta’ ħlas ta’ 90 jum jerġa’ jibda biss wara s-sottomissjoni mill-kuntrattur tal-informazzjoni meħtieġa."

[10] Din il-kwotazzjoni hija mill-Gwida għall-Kwistjonijiet Finanzjarji tal-FP6 (paġna 82). Il-Gwida tista’ tinstab fuq http://ec.europa.eu/research/fp6/model-contract/pdf/fp6-guide-financial-issues-feb05_en.pdf

[11] Ara n-nota 8 f'qiegħ il-paġna.

[12] L-Artikolu II.1.16 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt jaqra kif ġej: "Prefinanzjament: tfisser kwalunkwe parti mill-kontribuzzjoni finanzjarja tal-Komunità li titħallas qabel is-sottomissjoni tal-prova tax-xogħol li jkun twettaq għal perjodu speċifiku tal-proġett jew sabiex jiġu pprovduti fondi bil-quddiem li jippermettu li x-xogħol fuq il-proġett jibda jew ikompli bil-fażi li jmiss.

[13] Ara n-nota 8 f'qiegħ il-paġna.

[14] Il-Kummissjoni bagħtet email lill-ilmentatur bid-data tal-5 ta' Settembru 2008 (mehmuża mal-ilment skont l-Anness 8) li fiha l-Uffiċjal Finanzjarju tal-Kummissjoni talab lill-ilmentatur għal xi informazzjoni addizzjonali dwar iċ-Ċertifikat tal-Awditjar: "I. Ċertifikat tal-Awditjar. Skont it-tip ta’ kuntratt ... iż-żewġ artikoli ta’ referenza [tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt] użati mhumiex korretti ... nixtiequ nirċievu dikjarazzjoni ffirmata mill-awditur “D.P” li fiha jikkonfermaw biss li jikkonformaw mal-artikolu (korrett) imsemmi hawn fuq b’referenza għaċ-Ċertifikat tal-Awditjar diġà pprovdut.“

[15] L-unika differenza minima kienet tikkonċerna r-raba' perjodu: il-verifika ċċertifikat spejjeż ta’ EUR 68 932.22 u r-rapport finali wera għal dak il-perjodu l-ammont ta’ EUR 68 793.77 (anness 12.1 għall-osservazzjonijiet). In-nota 18 f'qiegħ il-paġna hawn taħt (l-aħħar sentenza) tista' titqabbel ukoll mad-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni deskritta fil-paragrafu 46 ta' dan l-abbozz ta' rakkomandazzjoni.

[16] Fil-paġna 12 taċ-Ċertifikat tal-Verifika, l-awditur (is-Sa DP) ikkonferma fil-punt (I) li l-Proġett intemm fil-31 ta' Mejju 2008 u li l-azzjonijiet kollha previsti fil-kuntratt kienu twettqu. Fil-paġna 11, fil-punti V.1, 4 u 5 rispettivament, hija ċċertifikat li, bejn l-1 ta’ Ġunju 2004 u l-31 ta’ Mejju 2008 (i) l-Università rċeviet EUR 202 401, 46 tal-“Mezzi tal-Proġett”; (ii) l-Università nefqet EUR 201 898.18 tal-"Mezzi tal-Proġett" (eskluża l-ispiża tal-awditu); u (iii) l-Università kellha tirritorna EUR 999.24 lill-Kummissjoni (eskluża l-ispiża tal-verifika). Barra minn hekk, fil-punt V.7 fil-paġna 11, hija ċċertifikat li l-Università nefqet EUR 9217.63 mill-fondi proprji tagħha fuq il-Proġett. Fl-aħħar nett, fil-paġna 10, hija ppreżentat il-kontijiet tal-ispejjeż tal-Proġett mill-1 ta’ Ġunju 2004 sal-31 ta’ Mejju 2008. L-ispejjeż ġew deskritti f'tabella li turi l-ispejjeż għal kull perjodu ta' rappurtar P1-P4 separatament ("Rozliczenie kosztow projektu za okres od 01.06.2004 do 31.05.2008 r.") L-ispejjeż tal-Proġett "immexxija" mill-Università u ċċertifikati mill-awditur għall-Perjodu 1 ammontaw għal EUR 47 110; għall-Perjodu 2: EUR 51 967.27; għall-Perjodu 3: EUR 32 450.87 u għall-Perjodu P4: EUR 68 932.22.

[17] L-Artikolu 6.1 (e) tal-Kuntratt: “Meta ma jkun meħtieġ l-ebda kumment, tibdil jew korrezzjoni sostanzjali għal kwalunkwe wieħed mir-rapporti tal-attività tal-proġett jew mir-rapporti finanzjarji jew meta l-Kummissjoni tapprova r-rapporti aktar minn 45 jum wara li tirċevihom, il-Kummissjoni għandha tagħmel il-pagament xieraq fi żmien 90 jum minn meta tirċievi r-rapporti tal-attività tal-proġett u r-rapporti finanzjarji assoċjati. Meta l-Kummissjoni titlob kummenti sostanzjali, bidliet, aktar informazzjoni jew aġġustamenti f’dan il-perjodu, id-dewmien jiġi sospiż man-notifika mill-Kummissjoni. Il-bqija tal-perjodu ta’ ħlas ta’ 90 jum jerġa’ jibda biss wara s-sottomissjoni mill-kuntrattur tal-informazzjoni meħtieġa."

[18] Ara l-ittra tal-Kummissjoni lill-Koordinaturi tal-għotjiet tal-Fellowships Ospitanti Marie Curie, bid-data tat-3 ta' Diċembru 2007.

[19] Ara n-nota 19 f'qiegħ il-paġna.

[20] L-Artikolu II.5.5 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali għall-Kuntratt u l-Artikolu 8 tal-Kuntratt.

[21] Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur iddikjara li, fl-2005, il-Ministeru tal-Finanzi Pollakk ta l-fondi tal-Università għall-istess riċerka koperta mill-Proġett (PLN 585 000).

[22] Ara l-paragrafu 40 hawn fuq.

[23] L-Ombudsman jinnota bi tħassib li l-Kummissjoni naqset milli tinfurmah fl-opinjoni tagħha li l-Università kienet diġà ħallset lura l-ordni ta' rkupru. Skont l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur, fid-9 ta' Diċembru 2009, l-Università kkonformat mal-ordni ta' rkupru u ħallset lura lill-Kummissjoni l-ammont dovut f'żewġ somom f'daqqa: EUR 55 307.33 u mbagħad EUR 9 025.49.

[24] Skont il-prattika tal-Ombudsman, il-verżjoni Pollakka tal-opinjoni biss intbagħtet lill-ilmentatur.