Kap tad-Dipartiment
tal-Uffiċċju għall-Affarijiet Korporattivi (CAB) tad-Direttur Eżekuttiv
tal-EUROPOL 

Għażiż Sur X,

L-Ombudsman irċeviet ilment kontra l-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Kooperazzjoni fl-Infurzar tal-Liġi (Europol). L-ilment jikkonċerna t-tweġiba tal-Europol għal talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti li jikkonċernaw il-media soċjali u/jew il-monitoraġġ tal-OSINT (intelligence b’sors miftuħ). B’mod aktar speċifiku, l-ilmentatur talab aċċess għal dokumenti rigward pjanijiet għal tali attivitajiet ta’ monitoraġġ f’kooperazzjoni mal-Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (Frontex) bejn l-1 ta’ Ottubru 2023 u t-13 ta’ Diċembru 2024.

Fit-tweġiba tiegħu għall-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur, il-Europol identifika erba’ dokumenti. Il-Europol tat aċċess parzjali għal tnejn minn dawn id-dokumenti (emails u aġenda tal-laqgħat) u rrifjutat l-aċċess għat-tnejn l-oħra (emails) fl-intier tagħhom. B'dan il-mod, hija invokat żewġ eċċezzjonijiet skont ir-Regoli tal-Bord ta' Amministrazzjoni tagħha dwar l-Aċċess Pubbliku għad-Dokumenti ^{tal-Europol [1]}, bl-argument li l-iżvelar tad-dokumenti jista' jimmina l-protezzjoni tal-interess pubbliku fir-rigward tar-relazzjonijiet internazzjonali ^[2] u l-privatezza u l-integrità tal-individwu ^[3]. L-ilmentatur mhuwiex sodisfatt b’dan ir-riżultat.

Iddeċidejna li niftħu inkjesta dwar l-ilment kontra d-deċiżjoni tal-Europol li tagħti biss aċċess parzjali skont ir-Regoli tal-Bord ta’ Amministrazzjoni tagħha dwar l-Aċċess Pubbliku għad-Dokumenti tal-Europol (bl-applikazzjoni tar-Regolament 1049/2001 ^[4]).

Ir-Regolament 1049/2001 jiddikjara li l-applikazzjonijiet għall-aċċess għandhom jiġu ttrattati fil-pront. Huwa konformi ma' dan il-prinċipju li l-Ombudsman ifittex ukoll li jittratta każijiet bħal dawn malajr kemm jista' jkun.

Bħala l-ewwel pass, aħna nqisu li huwa meħtieġ li jiġu rieżaminati d-dokumenti inkwistjoni fit-talba tal-ilmentatur. Inkunu grati jekk il-Europol tkun tista’ tibgħatilna l-erba’ dokumenti inkwistjoni, flimkien mad-dokumentazzjoni relatata mal-konsultazzjoni ta’ partijiet terzi, jekk ikun hemm, preferibbilment f’format elettroniku permezz ta’ email kriptata,[5] sas-27 ta’ Frar 2025.

Id-dokumenti soġġetti għat-talba għal aċċess pubbliku se jiġu ttrattati b’mod kunfidenzjali, flimkien ma’ kwalunkwe materjal ieħor li l-Europol jagħżel li jikkondividi magħna li jimmarka kunfidenzjali. Dokumenti ta’ dan it-tip se jiġu ttrattati u maħżuna f’konformità ma’ dan l-istatus kunfidenzjali u se jitħassru mill-fajls tal-Ombudsman ftit wara li tkun intemmet l-inkjesta.

L-ilmentatur qajjem ukoll tliet punti ta’ tħassib proċedurali fir-rigward tat-trattament mill-Europol ta’ talbiet għal aċċess. L-ewwel nett, l-ilmentatur indika li l-- tal-Europol għall-kuntrarju ta' korpi oħra tal-UE - ma jassenjax numri ċari ta' każijiet għal talbiet għal aċċess pubbliku, u dan jagħmilha diffiċli għall-applikanti biex iżommu rekord. It-tieni, huma mħassba li l-Europol tibgħat it-tweġibiet tagħha għal applikazzjonijiet konfermatorji fil-forma ta’ posta elettronika li ma jkunx fiha firma jew referenza għal membru tal-persunal tal-Europol. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur iddikjara li jidher li l-istess entità (“il-Liġi Korporattiva G2-01”) hija responsabbli għat-trattament tal-appelli tad-deċiżjonijiet tagħha stess, peress li tiffirma kemm it-tweġibiet inizjali kif ukoll dawk konfermatorji.

Fir-rigward tat-tħassib finali, aħna osservajna li d-deċiżjoni konfermatorja tal-Europol f’dan il-każ ma ssemmix li din ġiet adottata mid-Direttur Eżekuttiv tal-Europol, kif meħtieġ mir-Regoli tal-Bord ta’ Amministrazzjoni [6]. Għalhekk, ikun ta’ għajnuna jekk il-Europol tkun tista’ tiċċara liema entità ttrattat l-applikazzjoni konfermatorja fi żmien ħmistax-il jum tax-xogħol mill-wasla ta’ din l-ittra, jiġifieri, sat-13 ta’ Marzu 2025. Jekk l-Europol jixtieq jipprovdi kwalunkwe opinjoni addizzjonali oħra, li għandha titqies mill-Ombudsman Ewropew matul din l-inkjesta, inkunu grati jekk dawn ikunu jistgħu jiġu pprovduti lilna fl-istess ħin.

Fir-rigward tal-ewwel żewġ punti ta’ tħassib, infurmajna lill-ilmentatur li f’dan l-istadju ma hemmx biżżejjed raġunijiet biex jiġu investigati dawn il-kwistjonijiet.

L-uffiċjal tal-inkjesti responsabbli għal din l-inkjesta hija s-Sinjura Paulien Van de Velde-Van Rumst.

Dejjem tiegħek,

Rosita Hickey
Direttur tal-Inkjesti

Strasburgu, 20/02/2025

[1] Disponibbli fuq: https://www.europol.europa.eu/sites/default/files/documents/decision_of_the_mb_rules_applying _reg_1049_2001.pdf.

[2] It-tielet inċiż tal-Artikolu 4(1)(a) tad-Deċiżjoni tal-Bord ta' Amministrazzjoni tal-Europol tat-13 ta' Diċembru 2016 li tistabbilixxi r-regoli għall-applikazzjoni tar-Regolament 1049/2001 fir-rigward tad-dokumenti tal-Europol.

[3] L-Artikolu 4(1)(b) tad-Deċiżjoni tat-13 ta’ Diċembru 2016. L-ilmentatur ma jikkontestax l-applikazzjoni ta’ din l-eċċezzjoni.

[4] Ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[5] L-emails kriptati jistgħu jintbagħtu fil-kaxxa postali apposta tagħna.

[6] L-Artikolu 6(1) tad-Deċiżjoni tat-13 ta’ Diċembru 2016.